Gabayan ka ng tutorial na ito kung paano gumawa ng checkbox sa Excel at gamitin ang mga resulta ng check box sa mga formula para gumawa ng interactive na checklist, listahan ng gagawin, ulat o graph.

Naniniwala ako na alam ng lahat kung ano ang isang checkbox, malamang na marami ka nang nakita sa iba't ibang anyo online. Gayunpaman, para sa kalinawan, hayaan mo akong magsimula sa isang maikling kahulugan.

Isang check box , na tinutukoy din bilang isang tick box o checkmark box o kahon ng pagpili , ay isang maliit na parisukat na kahon kung saan ka nag-click upang piliin o alisin sa pagkakapili ang isang ibinigay na opsyon.

Ang paglalagay ng checkbox sa Excel ay parang isang maliit na bagay, ngunit nagbubukas ito ng maraming bagong posibilidad para sa iyong mga worksheet na magpapanatili sa iyo sa track sa iyong mga layunin, iskedyul, takdang-aralin, atbp.

Paano maglagay ng checkbox sa Excel

Tulad ng lahat ng iba pang Form na kontrol, ang kontrol na Check Box ay nasa tab ng Developer, na hindi lumalabas sa Excel ribbon bilang default. Kaya, kailangan mo muna itong i-on.

1. Ipakita ang tab ng Developer sa ribbon

Upang idagdag ang tab ng Developer sa Excel ribbon, gawin ang sumusunod:

• I-right click kahit saan sa ribbon, at pagkatapos ay i-click ang I-customize ang Ribbon ... O, i-click ang File > Options > Customize Ribbon .
• Sa ilalim ng I-customize ang Ribbon , piliin ang Mga Pangunahing Tab (karaniwang pinipili ito bilang default), lagyan ng check ang kahon na Developer , at i-clickgumagana nang perpekto!

  

Kung gusto mong itago ang #DIV/0! error na lumilitaw kapag walang napiling rehiyon, i-wrap ang DSUM sa IFERROR function:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Kung bilang karagdagan sa kabuuan, ang iyong ulat ay nagkalkula ng average para sa bawat row, maaari mong gamitin ang DAVERAGE( database, field, criteria) function upang makakuha ng benta average para sa mga napiling rehiyon.

Sa wakas, itago at malamang na i-lock ang lugar ng pamantayan upang maiwasan ang mga hindi sinasadyang pagbabago, at handa na ang iyong interactive na ulat !



I-download ang Interactive na Ulat

Gumawa ng dynamic na chart batay sa estado ng checkbox

Ang halimbawang ito ay magtuturo sa iyo kung paano gumawa ng dynamic Excel chart na maaaring tumugon sa pagbabago ng estado ng mga checkbox (pinili o na-clear):



Ang source data para sa halimbawang ito ay kasing simple nito:



Upang gawin itong isang dynamic na Excel graph, isagawa ang mga sumusunod na hakbang:

1. Gumawa ng mga checkbox at i-link ang mga ito upang walang laman mga selula.

   Sa partikular, maglagay ng 2 checkbox para sa 2013 at 2014 na taon, at ikonekta ang mga ito sa mga cell G2 at G3, ayon sa pagkakabanggit:

   

2. Gumawa ng dataset para sa chart nakadepende sa source data at naka-link na mga cell (pakitingnan ang larawan sa ibaba):
   • Para sa 2013 taon (J4:J7), gamitin ang sumusunod na formula:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Kung pinili ang 2013 na checkbox (G2 ay TRUE), kukunin ng formula ang orihinal na halaga mula sa B4, kung hindi, ibabalik ang #N/Aerror.

   • Para sa 2014 na taon (K4:K7), maglagay ng katulad na formula para kunin ang mga value mula sa column C kung pinili ang 2014 checkbox:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Sa cell L4, ilagay ang formula =$D4 , at kopyahin ito hanggang L7. Dahil ang data para sa taong 2015 ay dapat palaging ipinapakita sa chart, hindi kailangan ng IF formula para sa column na ito.

   

3. Gumawa ng combo chart batay sa dependent data set (I3:L7). Dahil na-link namin ang lahat ng mga cell sa dependent na talahanayan sa orihinal na data, awtomatikong mag-a-update ang chart sa sandaling magawa ang anumang pagbabago sa orihinal na set ng data.

   

I-download ang Dynamic Chart

Ganito ka makakagawa at makakagamit ng mga checkbox sa Excel. Upang suriin ang lahat ng mga halimbawang tinalakay sa tutorial na ito, maaaring gusto mong i-download ang aming sample na workbook sa ibaba. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo.

Magsanay ng workbook para sa pag-download

Mga halimbawa ng Excel Checkbox (.xlsx file)

OK.

Ngayon, kasama ang tab na Developer sa lugar, makakakuha ka ng access sa isang host ng mga interactive na kontrol, kabilang ang Check Box.

2 . Ayusin ang data

Kung gumagawa ka ng Excel checklist o to-do list, ang unang hakbang ay gumawa ng listahan ng mga gawain o iba pang item kung saan ilalagay ang mga check box.

Para sa halimbawang ito, ginawa ko ang sumusunod na Checklist sa Pagpaplano ng Partido :

3. Magdagdag ng check box

Nakumpleto na ang mga hakbang sa paghahanda, at ngayon ay papunta na tayo sa pangunahing bahagi - magdagdag ng mga checkbox sa aming listahan ng Party Planning.

Upang magpasok ng checkbox sa Excel, isagawa ang mga hakbang na ito :

• Sa tab na Developer , sa grupong Controls , i-click ang Ipasok , at piliin ang Check Box sa ilalim ng Mga Kontrol ng Form .

  

• Mag-click sa cell kung saan mo gustong ipasok ang unang checkbox (B2 sa halimbawang ito). Lalabas ang kontrol ng Check Box malapit sa lugar na iyon, bagama't hindi eksaktong nakaposisyon sa cell:

  

• Upang maayos na iposisyon ang check box, i-hover ang iyong mouse dito at sa sandaling Nagbabago ang cursor sa isang arrow na may apat na puntos, i-drag ang checkbox kung saan mo ito gusto.

  

• Upang alisin ang text na " Check Box 1 ", i-right click ang checkbox, piliin ang teksto at tanggalin ito. O, i-right click ang check box, piliin ang I-edit ang Text sa menu ng konteksto, at pagkatapos ay tanggalin ang text.

  

Ang iyong unang Excel checkbox handa na,at kailangan mo lang itong kopyahin sa ibang mga cell.

4. Kopyahin ang checkbox sa iba pang mga cell

Piliin ang cell na may check box sa pamamagitan ng paggamit ng mga arrow key sa iyong keyboard, at iposisyon ang cursor sa ibabang kanang sulok ng cell. Kapag naging manipis na itim na krus ang pointer ng mouse, i-drag ito pababa sa huling cell kung saan mo gustong kopyahin ang checkbox.

Tapos na! Ang mga check box ay idinagdag sa lahat ng mga item sa checklist:

Tulad ng makikita mo sa screenshot sa itaas, ang aming Excel checklist ay halos handa na. Bakit halos? Bagama't ang mga checkbox ay ipinasok at maaari mo na ngayong lagyan ng check o alisan ng tsek ang mga ito sa pamamagitan lamang ng pag-click sa isang kahon, ang Microsoft Excel ay hindi makatugon sa mga pagbabagong ito dahil wala pang cell na naka-link sa alinman sa mga checkbox.

Ang susunod bahagi ng aming Excel Checkbox tutorial ay magtuturo sa iyo kung paano makuha ang user na pumipili o nag-clear ng checkbox at kung paano gamitin ang impormasyong iyon sa iyong mga formula.

Paano mag-link ng checkbox sa isang cell

Bilang nabanggit na, upang ma-capture ang checkbox state (checked or unchecked) kailangan mong iugnay ang check box sa isang tiyak na cell. Upang gawin ito, mangyaring sundin ang mga hakbang na ito:

1. I-right click ang checkbox, at pagkatapos ay i-click ang Format Control .

   

2. Sa dialog box na Control ng Format , lumipat sa tab na Control , mag-click sa kahon ng Cell link at pumili ng walang laman na cell sa sheet kung saangusto mong mag-link sa checkbox, o manu-manong i-type ang cell reference:

   

3. Ulitin ang hakbang sa itaas para sa iba pang mga check box.

   Tip. Upang madaling matukoy ang mga naka-link na cell, piliin ang mga ito sa isang katabing column na hindi naglalaman ng anumang iba pang data. Sa ganitong paraan, ligtas mong maitatago ang mga naka-link na cell sa ibang pagkakataon upang hindi kalat ang iyong worksheet.

4. Sa wakas, mag-click sa bawat isa sa mga naka-link na checkbox. Sa mga naka-link na cell, lalabas ang TRUE para sa mga napiling checkbox, at FALSE para sa mga na-clear na checkbox:

   

Sa puntong ito, ang mga naka-link na cell ay malamang na hindi gaanong makatuwiran, ngunit mangyaring tiisin mo ako nang kaunti pa at makikita mo kung gaano karaming mga bagong pagkakataon ang ibinibigay nila sa iyo.

Mga halimbawa ng paggamit ng mga checkbox sa Excel

Sa ibaba makikita mo ang ilang mga halimbawa kung paano gumamit ng mga checkbox sa Excel para gumawa ng interactive na checklist, to-do list, ulat at chart. Ngunit una, alamin natin kung paano i-link ang mga checkbox sa mga cell. Ang pamamaraan ay napaka-simple, ngunit ito ang pundasyon ng paggamit ng mga resulta ng checkbox sa iyong mga formula.

Tip. Upang mabilis na makakuha ng seleksyon ng mga template ng checklist para sa Excel, i-click ang File > Bago , i-type ang "checklist" sa box para sa paghahanap, at pindutin ang Enter.

Paano gumawa ng checklist na may buod ng data

Sa katunayan, nagawa na namin ang pangunahing bahagi ng trabaho sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga check box at pag-link sa mga ito sa mga cell. Ngayon, magsusulat lang kami ng ilang formula paragumawa ng buod ng data para sa aming checklist ng Excel.

Formula para kalkulahin ang kabuuang bilang ng mga gawain

Ito ang pinakamadaling isa - gamitin ang COUNTA function upang makuha ang bilang ng mga hindi blangkong cell sa checklist :

=COUNTA(A2:A12)

Kung saan A2:A12 ang mga item sa checklist.

Formula para mabilang ang bilang ng mga item na may checkmark (nakumpletong gawain)

Isang nakumpletong gawain nangangahulugang isang checkbox na may simbolo ng tik dito, na nangangahulugang ang TRUE na halaga sa isang naka-link na cell. Kaya, kunin ang kabuuang bilang ng TRUE gamit ang COUNTIF na formula na ito:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Kung saan ang C2:C12 ay ang mga naka-link na cell.

Upang gawing mas matalino ang isang formula, gumagamit ka ng COUNTIFS sa halip na COUNTIF para tingnan kung may mga blangkong cell sa listahan (column A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Sa kasong ito, kung tatanggalin mo ang ilang (mga) hindi nauugnay na item mula sa iyong checklist ng Excel, ngunit kalimutang mag-alis ng simbolo ng tseke mula sa kaukulang kahon, hindi mabibilang ang mga naturang checkmark.

Formula para makuha ang porsyento ng mga nakumpletong gawain

Upang kalkulahin ang ipinakita ng mga gawaing natapos, gamitin ang regular na formula ng porsyento:

Part/Total = Percentage

Sa aming kaso, hatiin ang bilang ng mga natapos na gawain sa kabuuang bilang ng mga gawain, tulad nito:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Ipinapakita ng sumusunod na screenshot ang lahat ng formula sa itaas sa pagkilos:

Gaya ng nakikita mo sa screenshot sa itaas, nagpasok kami ng isa pang formula sa B18. Ang formula ay batay sa IF function na nagbabalik ng "Oo" kung ang bilang ngang mga nakumpletong gawain ay katumbas ng kabuuang mga gawain, "Hindi" kung hindi:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Upang pagandahin ang iyong checklist nang kaunti pa, maaari kang lumikha ng ilang tuntunin sa pag-format ng kondisyon na magpapabago sa kulay ng cell B18 depende sa halaga nito.

Kapag nakumpleto na iyon, itago ang column na may mga naka-link na cell, at tapos na ang iyong checklist sa Excel!

Kung gusto mo ang checklist na ginawa namin para sa halimbawang ito, maaari mong i-download ito ngayon.

I-download ang Excel Checklist

Paano gumawa ng listahan ng Gagawin na may conditional formatting

Sa pangkalahatan , maaari kang magdagdag ng mga checkbox at formula para sa isang listahan ng dapat gawin nang eksakto sa parehong paraan tulad ng ginawa namin para sa Excel checklist. "Ano ang punto ng pagsulat ng seksyong ito?" pwede mo akong tanungin. Well, sa isang karaniwang listahan ng gagawin, ang mga nakumpletong gawain ay may strikethrough na format tulad nito:

Ang epektong ito ay madaling makamit sa pamamagitan ng paggawa ng tuntunin sa pag-format ng kondisyon. Ang mga detalyadong hakbang ay sumusunod sa ibaba.

Upang magsimula, isulat ang isang listahan ng mga gawain, maglagay ng mga checkbox at i-link ang mga ito sa mga cell:

At ngayon, mag-apply conditional formatting na magbibigay sa strikethrough na format at, opsyonal, ng ibang background o kulay ng font sa mga may check na item.

1. Pumili ng listahan ng mga gawain (A2:A11 sa halimbawang ito ).
2. Pumunta sa tab na Home > Mga Estilo , at i-click ang Conditional Formatting > BagoPanuntunan…
3. Sa dialog box na Bagong Panuntunan sa Pag-format , piliin ang Gumamit ng formula upang matukoy kung aling mga cell ang ipo-format .
4. Sa I-format ang mga value kung saan totoo ang formula na ito , ilagay ang sumusunod na formula:

   =$C2=TRUE

   Kung saan ang C2 ang pinakanangungunang naka-link na cell.

   

5. Mag-click sa button na Format , i-set up ang gustong istilo ng pag-format, at i-click ang OK. Sa halimbawang ito, pipiliin namin ang Strikethrough effect at ang light gray na kulay ng font:

   

   Tip. Kung mayroon kang kaunting karanasan sa conditional formatting, maaari mong mahanap ang sumusunod na detalyadong gabay na kapaki-pakinabang: Excel conditional formatting batay sa isa pang cell value.

Sa ngayon, sa tuwing may check ang isang partikular na kahon, na-format ang katumbas na item sa light gray na kulay ng font na may strikethrough.

At narito ang isa pang ideya para sa pag-format ng iyong listahan ng gagawin sa Excel. Sa halip na i-cross out ang mga pinagkumpitensyang gawain, maaari kang magpasok ng karagdagang column na may sumusunod na IF formula:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Kung saan ang E2 ang nangungunang pinakanaka-link na cell.

Bilang ipinapakita sa screenshot sa ibaba, ang formula ay nagbabalik ng "Tapos na" kung ang isang naka-link na cell ay naglalaman ng TRUE, "Gagawin" kung FALSE:

Pagkatapos noon, ilapat ang gustong kondisyonal na format sa column na Status batay sa formula na ito:

=$C2="Done"

Magiging katulad nito ang resulta:

Panghuli, magdagdag ng ilang formula sakalkulahin ang mga natapos na gawain (tulad ng ginawa namin para sa checklist), itago ang mga naka-link na cell, at ang iyong listahan ng Excel To Do ay handa nang gawin!

Ang bar chart sa itaas ng listahan ng Gagawin ay batay sa formula ng porsyento sa B2. Kung gusto mong malaman ang mga detalye, hinihikayat kitang i-download ang template, i-unhide ang mga column D at E, at imbestigahan ang mga formula.

I-download ang Template ng Listahan ng Gagawin

Paano gumawa ng interactive na ulat na may mga check box

Ang isa pang kapaki-pakinabang na application ng mga checkbox sa Excel ay para sa paggawa ng mga interactive na ulat.

Ipagpalagay na mayroon kang ulat sa pagbebenta na may kasamang data para sa 4 na rehiyon: North, South, East at West . Ang iyong layunin ay makuha ang kabuuan para sa isa o higit pang mga napiling rehiyon. Siyempre, magagawa ito sa pamamagitan ng paggamit ng feature na Slicers ng Excel table o PivotTable o sa pamamagitan ng paglalagay ng Subtotals. Ngunit bakit hindi natin gawing mas madaling gamitin ang ulat sa pamamagitan ng paglalagay ng 4 na checkbox sa itaas?

Mukhang maganda, di ba? Upang lumikha ng katulad na ulat sa iyong sheet, mangyaring sundin ang mga hakbang na ito:

1. Magdagdag ng 4 na checkbox sa itaas ng sheet, para sa Hilaga , Timog , Silangan at Kanluran na mga rehiyon.
2. Gumawa ng lugar ng pamantayan sa isang lugar sa hindi nagamit na bahagi ng sheet, at i-link ang mga checkbox sa mga walang laman na cell:

   

   Sa screenshot sa itaas, ang I2:I5 ay mga naka-link na cell at ang H2:H5 ay ang mga pangalan ng rehiyon nang eksakto kung paanong lumilitaw ang mga ito saulat.

3. Magdagdag ng isa pang column sa lugar ng pamantayan na may IF formula na nagbabalik ng pangalan ng rehiyon kung ang naka-link na cell ay magiging TRUE, isang gitling ("-") kung hindi:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

   Tingnan din: Hatiin ang isang Google table o file sa maraming Google sheet o spreadsheet sa Drive
4. Mag-type ng heading para sa column ng formula na eksaktong tumutugma sa heading ng kaukulang column sa ulat ( Rehiyon sa halimbawang ito). Napakahalaga ng eksaktong tugma at sa susunod na hakbang, mauunawaan mo kung bakit.
5. Susunod, isulat ang formula upang kalkulahin ang kabuuan para sa mga napiling rehiyon. Para dito, gagamitin namin ang DSUM function na nagsusuma ng mga value sa isang database na tumutugma sa mga tinukoy na kundisyon: DSUM(database, field, criteria)

   Saan:

   • Database Ang ay ang iyong talahanayan o hanay kasama ang mga heading ng column (A5:F48 sa halimbawang ito).
   • Field ang column na gusto mong isama. Maaari itong ibigay bilang heading ng column na nakapaloob sa mga quotation mark, o isang numero na kumakatawan sa posisyon ng column sa database. Sa halimbawang ito, nagdadagdag kami ng mga numero sa column na Sub-total , kaya ang pangalawang argumento namin ay "sub-total".
   • Criteria ay ang hanay ng mga cell na naglalaman ng iyong mga kundisyon, kabilang ang heading ng column (J1:J5). Iyon ang dahilan kung bakit ang heading ng column ng formula sa lugar ng pamantayan ay dapat tumugma sa heading ng column sa ulat.

   Pagsama-samahin ang argumento sa itaas, at ang iyong formula ng DSUM ay magiging tulad ng sumusunod:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …at