Tutorial ini akan membimbing anda tentang cara membuat kotak semak dalam Excel dan menggunakan kotak semak keputusan dalam formula untuk membuat senarai semak interaktif, senarai tugasan, laporan atau graf.

Saya percaya semua orang tahu apa itu kotak pilihan, anda pasti pernah melihatnya dalam pelbagai bentuk dalam talian. Namun, demi kejelasan, izinkan saya mulakan dengan definisi ringkas.

kotak semak , juga dirujuk sebagai kotak tanda atau tanda semak kotak atau kotak pilihan , ialah kotak kecil segi empat sama yang anda klik untuk memilih atau nyahpilih pilihan yang diberikan.

Memasukkan kotak pilihan dalam Excel kedengaran seperti perkara remeh, tetapi ia membuka pelbagai kemungkinan baharu untuk lembaran kerja anda yang akan memastikan anda berada di landasan yang betul dengan matlamat, jadual, tugasan anda, dsb.

Cara memasukkan kotak pilihan dalam Excel

Seperti semua kawalan Borang lain, kawalan Kotak Semak berada pada tab Pembangun, yang tidak muncul pada reben Excel secara lalai. Jadi, anda perlu menghidupkannya dahulu.

1. Tunjukkan tab Pembangun pada reben

Untuk menambah tab Pembangun pada reben Excel, lakukan perkara berikut:

• Klik kanan di mana-mana pada reben dan kemudian klik Sesuaikan Reben ... Atau, klik Fail > Pilihan > Peribadikan Reben .
• Di bawah Peribadikan Reben , pilih Tab Utama (biasanya ia dipilih secara lalai), tandai kotak Pembangun dan klikberfungsi dengan sempurna!

  

Jika anda ingin menyembunyikan #DIV/0! ralat yang muncul apabila tiada rantau dipilih, bungkus DSUM ke dalam fungsi IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Jika sebagai tambahan kepada jumlah, laporan anda mengira purata untuk setiap baris, anda boleh menggunakan DAVERAGE( pangkalan data, medan, kriteria) berfungsi untuk mendapatkan jualan purata untuk wilayah yang dipilih.

Akhir sekali, sembunyikan dan mungkin kunci kawasan kriteria untuk mengelakkan perubahan yang tidak disengajakan dan laporan interaktif anda sudah siap. !



Muat turun Laporan Interaktif

Buat carta dinamik berdasarkan keadaan kotak pilihan

Contoh ini akan mengajar anda cara membuat dinamik Carta Excel yang boleh bertindak balas terhadap perubahan keadaan kotak pilihan (dipilih atau dikosongkan):



Data sumber untuk contoh ini semudah ini:



Untuk mengubahnya menjadi graf Excel dinamik, laksanakan langkah berikut:

1. Buat kotak pilihan dan pautkan untuk mengosongkannya sel.

   Khususnya, masukkan 2 kotak pilihan untuk tahun 2013 dan 2014, dan sambungkannya ke sel G2 dan G3, masing-masing:

   

2. Buat set data untuk carta bergantung pada data sumber dan sel terpaut (sila lihat imej di bawah):
   • Untuk tahun 2013 (J4:J7), gunakan formula berikut:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Jika kotak pilihan 2013 dipilih (G2 ialah BENAR), formula menarik nilai asal daripada B4, sebaliknya mengembalikan #N/Aralat.

   • Untuk tahun 2014 (K4:K7), masukkan formula yang serupa untuk menarik nilai dari lajur C jika kotak pilihan 2014 dipilih:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Dalam sel L4, masukkan formula =$D4 , dan salin ke L7. Oleh kerana data untuk tahun 2015 hendaklah sentiasa dipaparkan dalam carta, formula IF tidak diperlukan untuk lajur ini.

   

3. Buat carta kombo berdasarkan set data bergantung (I3:L7). Memandangkan kami telah memautkan semua sel dalam jadual bergantung kepada data asal, carta akan dikemas kini secara automatik sebaik sahaja sebarang perubahan dibuat dalam set data asal.

   

Muat turun Carta Dinamik

Ini adalah cara anda boleh membuat dan menggunakan kotak pilihan dalam Excel. Untuk menyemak semua contoh yang dibincangkan dalam tutorial ini, anda mungkin mahu memuat turun contoh buku kerja kami di bawah. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan.

Lihat juga: Cara memasukkan baris dalam Excel dengan pintasan dan cara lain

Berlatih buku kerja untuk muat turun

Contoh Kotak Semak Excel (fail.xlsx)

OK.

Kini, dengan tab Pembangun disediakan, anda mendapat akses kepada hos kawalan interaktif, termasuk Kotak Semak.

2 . Susun data

Jika anda membuat senarai semak Excel atau senarai tugasan, langkah pertama ialah membuat senarai tugas atau item lain yang mana kotak semak akan dimasukkan.

Untuk contoh ini, saya telah mencipta Senarai Semak Perancangan Parti berikut:

3. Tambahkan kotak semak

Langkah penyediaan telah selesai dan kini kita sampai ke bahagian utama - tambah kotak pilihan pada senarai Perancangan Parti kami.

Untuk memasukkan kotak pilihan dalam Excel, laksanakan langkah ini :

• Pada tab Pembangun , dalam kumpulan Kawalan , klik Sisipkan dan pilih Kotak Semak di bawah Kawalan Borang .

  

• Klik dalam sel yang anda mahu masukkan kotak pilihan pertama (B2 dalam contoh ini). Kawalan Kotak Semak akan muncul berhampiran tempat itu, walaupun tidak diletakkan tepat di dalam sel:

  

• Untuk meletakkan kotak semak dengan betul, tuding tetikus anda di atasnya dan sebaik sahaja kursor bertukar kepada anak panah empat mata, seret kotak pilihan ke tempat yang anda mahukan.

  

• Untuk mengalih keluar teks " Check Box 1 ", klik kanan kotak semak, pilih teks dan padamkannya. Atau, klik kanan kotak semak, pilih Edit Teks dalam menu konteks, dan kemudian padam teks.

  

Kotak pilihan Excel pertama anda sudah bersedia,dan anda hanya perlu menyalinnya ke sel lain.

4. Salin kotak pilihan ke sel lain

Pilih sel dengan kotak semak dengan menggunakan kekunci anak panah pada papan kekunci anda dan letakkan kursor di sudut kanan bawah sel. Apabila penuding tetikus bertukar kepada salib hitam nipis, seretnya ke bawah ke sel terakhir di mana anda mahu menyalin kotak pilihan.

Selesai! Kotak semak ditambahkan pada semua item dalam senarai semak:

Seperti yang anda lihat dalam tangkapan skrin di atas, senarai semak Excel kami hampir siap. Kenapa hampir? Walaupun kotak semak dimasukkan dan anda kini boleh menandai atau menyahtandanya dengan hanya mengklik pada kotak, Microsoft Excel tidak dapat bertindak balas kepada perubahan ini kerana tiada sel yang dipautkan ke mana-mana kotak pilihan lagi.

Seterusnya sebahagian daripada tutorial Kotak Semak Excel kami akan mengajar anda cara menangkap pengguna yang memilih atau mengosongkan kotak pilihan dan cara menggunakan maklumat tersebut dalam formula anda.

Cara memautkan kotak pilihan ke sel

Sebagaimana telah disebutkan, untuk dapat menangkap keadaan kotak semak (ditandai atau tidak ditanda) anda perlu mengaitkan kotak semak dengan sel tertentu. Untuk melakukan ini, sila ikuti langkah berikut:

1. Klik kanan kotak pilihan, dan kemudian klik Kawalan Format .

   

2. Dalam kotak dialog Kawalan Format , tukar ke tab Kawalan , klik dalam kotak Pautan sel dan pilih sel kosong pada helaian yanganda ingin memautkan ke kotak pilihan atau taip rujukan sel secara manual:

   

3. Ulang langkah di atas untuk kotak semak lain.

   Petua. Untuk mengenal pasti sel yang dipautkan dengan mudah, pilihnya dalam lajur bersebelahan yang tidak mengandungi sebarang data lain. Dengan cara ini, anda akan dapat menyembunyikan sel terpaut dengan selamat kemudiannya supaya ia tidak mengacaukan lembaran kerja anda.

4. Akhir sekali, klik pada setiap kotak pilihan yang dipautkan. Dalam sel yang dipautkan, TRUE muncul untuk kotak pilihan yang dipilih dan FALSE untuk kotak pilihan yang dikosongkan:

   

Pada ketika ini, sel yang dipautkan mungkin tidak begitu masuk akal, tetapi sila bersabar dengan saya sedikit lagi dan anda akan melihat berapa banyak peluang baharu yang mereka sediakan kepada anda.

Contoh menggunakan kotak pilihan dalam Excel

Di bawah anda akan menemui beberapa contoh cara untuk gunakan kotak pilihan dalam Excel untuk membuat senarai semak interaktif, senarai tugasan, laporan dan carta. Tetapi pertama-tama, mari kita pelajari cara memautkan kotak pilihan ke sel. Teknik ini sangat mudah, tetapi ia adalah asas penggunaan kotak pilihan menghasilkan formula anda.

Petua. Untuk mendapatkan pilihan templat senarai semak untuk Excel dengan cepat, klik Fail > Baharu , taip "senarai semak" dalam kotak carian dan tekan Enter.

Cara untuk buat senarai semak dengan ringkasan data

Malah, kami telah melakukan bahagian utama tugas dengan menambahkan kotak semak dan memautkannya ke sel. Sekarang, kami hanya akan menulis beberapa formulabuat ringkasan data untuk senarai semak Excel kami.

Formula untuk mengira jumlah tugasan

Ini adalah yang paling mudah - gunakan fungsi COUNTA untuk mendapatkan bilangan sel bukan kosong dalam senarai semak :

=COUNTA(A2:A12)

Di mana A2:A12 ialah item senarai semak.

Formula untuk mengira bilangan item yang ditanda semak (tugas yang telah selesai)

Tugas yang telah selesai bermaksud kotak semak dengan simbol tanda di dalamnya, yang bermaksud nilai TRUE dalam sel yang dipautkan. Jadi, dapatkan jumlah kiraan TRUE dengan formula COUNTIF ini:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Di mana C2:C12 ialah sel yang dipautkan.

Untuk membuat formula lebih bijak, anda menggunakan COUNTIFS dan bukannya COUNTIF untuk menyemak sel kosong dalam senarai (lajur A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Dalam kes ini, jika anda memadamkan beberapa item yang tidak berkaitan daripada senarai semak Excel anda, tetapi terlupa untuk mengalih keluar simbol semak daripada kotak yang sepadan, tanda semak tersebut tidak akan dikira.

Formula untuk mendapatkan peratusan tugasan yang telah selesai

Untuk mengira pembentangan tugasan yang telah selesai, gunakan formula peratusan biasa:

Part/Total = Percentage

Dalam kes kami, bahagikan bilangan tugasan yang telah selesai dengan jumlah tugasan, seperti ini:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Tangkapan skrin berikut menunjukkan semua formula di atas dalam tindakan:

Seperti yang anda lihat dalam tangkapan skrin di atas, kami telah memasukkan satu lagi formula dalam B18. Formula adalah berdasarkan fungsi IF yang mengembalikan "Ya" jika bilangantugasan yang telah selesai adalah sama dengan jumlah tugasan, "Tidak" sebaliknya:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Untuk memperindah senarai semak anda lebih jauh, anda boleh membuat beberapa peraturan pemformatan bersyarat yang akan menukar warna sel B18 bergantung pada nilainya.

Setelah itu selesai, sembunyikan lajur dengan sel terpaut dan senarai semak Excel anda selesai!

Jika anda suka senarai semak yang kami buat untuk contoh ini, anda dialu-alukan untuk memuat turunnya sekarang.

Muat turun Senarai Semak Excel

Cara membuat senarai Tugasan dengan pemformatan bersyarat

Pada asasnya , anda boleh menambah kotak pilihan dan formula untuk senarai tugasan dengan cara yang sama seperti yang baru kami lakukan untuk senarai semak Excel. "Apa gunanya menulis bahagian ini?" awak boleh tanya saya. Nah, dalam senarai tugasan biasa, tugasan yang telah selesai mempunyai format coretan seperti ini:

Kesan ini boleh dicapai dengan mudah dengan mencipta peraturan pemformatan bersyarat. Langkah terperinci mengikuti di bawah.

Untuk bermula, tulis senarai tugasan, masukkan kotak pilihan dan pautkannya ke sel:

Dan sekarang, gunakan pemformatan bersyarat yang akan memberikan format coretan dan, secara pilihan, latar belakang atau warna fon yang berbeza kepada item yang ditandai.

1. Pilih senarai tugasan (A2:A11 dalam contoh ini ).
2. Pergi ke tab Laman Utama > Gaya kumpulan dan klik Pemformatan Bersyarat > BaharuPeraturan…
3. Dalam kotak dialog Peraturan Pemformatan Baharu , pilih Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang hendak diformatkan .
4. Dalam Formatkan nilai di mana formula ini adalah benar kotak, masukkan formula berikut:

   =$C2=TRUE

   Di mana C2 ialah sel terpaut paling atas.

   

5. Klik pada butang Format , sediakan gaya pemformatan yang diingini dan klik OK. Dalam contoh ini, kami memilih kesan Strikethrough dan warna fon kelabu muda:

   

   Petua. Jika anda mempunyai sedikit pengalaman dengan pemformatan bersyarat, anda mungkin mendapati panduan terperinci berikut berguna: Pemformatan bersyarat Excel berdasarkan nilai sel lain.

Setakat ini, apabila kotak tertentu ditandakan, item yang sepadan akan diformatkan dalam warna fon kelabu muda dengan coretan.

Dan inilah satu lagi idea untuk memformat senarai tugasan Excel anda. Daripada memotong tugasan yang dipertandingkan, anda boleh memasukkan lajur tambahan dengan formula IF berikut:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Di mana E2 ialah sel paling terpaut teratas.

Sebagaimana ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, formula mengembalikan "Selesai" jika sel yang dipautkan mengandungi BENAR, "Untuk dilakukan" jika SALAH:

Selepas itu, gunakan format bersyarat yang diingini ke lajur Status berdasarkan formula ini:

=$C2="Done"

Hasilnya akan kelihatan seperti ini:

Akhir sekali, tambahkan beberapa formula padahitung tugasan yang telah selesai (seperti yang kami lakukan untuk senarai semak), sembunyikan sel yang dipautkan dan senarai Tugasan Excel anda boleh digunakan!

Carta bar di bahagian atas daripada senarai Tugasan adalah berdasarkan formula peratusan dalam B2. Jika anda ingin tahu butirannya, saya menggalakkan anda memuat turun templat, menyahsembunyikan lajur D dan E serta menyiasat formula.

Muat Turun Templat Senarai Tugasan

Cara membuat laporan interaktif dengan kotak semak

Satu lagi aplikasi kotak pilihan yang berguna dalam Excel ialah untuk membuat laporan interaktif.

Andaikan anda mempunyai laporan jualan yang merangkumi data untuk 4 wilayah: Utara, Selatan, Timur dan Barat . Matlamat anda adalah untuk mendapatkan jumlah untuk satu atau lebih kawasan terpilih. Sudah tentu, ini boleh dilakukan dengan menggunakan ciri Slicers bagi jadual Excel atau Jadual Pangsi atau dengan memasukkan Subtotal. Tetapi mengapa kita tidak menjadikan laporan lebih mesra pengguna dengan memasukkan 4 kotak pilihan di bahagian atas?

Nampak bagus, bukan? Untuk membuat laporan serupa dalam helaian anda, sila ikuti langkah berikut:

1. Tambahkan 4 kotak pilihan di bahagian atas helaian, untuk Utara , Selatan Wilayah , Timur dan Barat .
2. Buat kawasan kriteria di suatu tempat dalam bahagian helaian yang tidak digunakan dan pautkan kotak pilihan ke sel kosong:

   

   Dalam tangkapan skrin di atas, I2:I5 ialah sel yang dipautkan dan H2:H5 ialah nama rantau tepat seperti yang ditunjukkan dalamlaporan.

3. Tambahkan satu lagi lajur pada kawasan kriteria dengan formula IF yang mengembalikan nama rantau jika sel yang dipautkan bernilai TRUE, sempang ("-") sebaliknya:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Taipkan tajuk untuk lajur formula yang betul-betul sepadan dengan tajuk lajur yang sepadan dalam laporan ( Wilayah dalam contoh ini). Padanan tepat adalah sangat penting dan pada langkah seterusnya, anda akan memahami sebabnya.
5. Seterusnya, tulis formula untuk mengira jumlah bagi wilayah yang dipilih. Untuk ini, kami akan menggunakan fungsi DSUM yang menjumlahkan nilai dalam pangkalan data yang sepadan dengan syarat yang ditetapkan: DSUM(pangkalan data, medan, kriteria)

   Di mana:

   • Pangkalan Data ialah jadual atau julat anda termasuk tajuk lajur (A5:F48 dalam contoh ini).
   • Medan ialah lajur yang anda mahu jumlahkan. Ia boleh dibekalkan sama ada sebagai tajuk lajur yang disertakan dalam tanda petikan, atau nombor yang mewakili kedudukan lajur dalam pangkalan data. Dalam contoh ini, kami menambah nombor dalam lajur Sub-total , jadi hujah kedua kami ialah "sub-total".
   • Kriteria ialah julat sel yang mengandungi syarat anda, termasuk tajuk lajur (J1:J5). Itulah sebabnya tajuk lajur formula dalam kawasan kriteria harus sepadan dengan tajuk lajur dalam laporan.

   Satukan hujah di atas dan formula DSUM anda adalah seperti berikut:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …dan