Това ръководство ще ви покаже как да създадете квадратче за отметка в Excel и да използвате резултатите от квадратчето за отметка във формули, за да създадете интерактивен списък за проверка, списък със задачи, отчет или графика.

Вярвам, че всеки знае какво е квадратче за отметка, сигурно сте виждали много такива в различни формуляри онлайн. И все пак, за по-голяма яснота, нека започна с кратко определение.

A квадратче за отметка , наричан също квадратче за отбелязване или квадратче с отметка или поле за избор , представлява малко квадратно поле, в което щраквате, за да изберете или отмените избора на дадена опция.

Вмъкването на квадратче за отметка в Excel звучи тривиално, но то открива множество нови възможности за работните ви листове, които ще ви помогнат да следите целите си, графика, задачите и т.н.

Как да вмъкнете квадратче за отметка в Excel

Както всички други Формуляр контрол, на Поле за отметка Контролът се намира в раздела Разработчик, който по подразбиране не се появява в лентата на Excel. Затова първо трябва да го включите.

1. Покажете раздела Developer (Разработчик) в лентата

За да добавите раздела Разработчик в лентата на Excel, направете следното:

• Щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в лентата, след което щракнете върху Персонализиране на лентата ... Или щракнете върху Файл > Опции > Персонализиране на лентата .
• Под Персонализиране на лентата , изберете Основни раздели (обикновено е избрана по подразбиране), проверете Разработчик и щракнете върху OK.

Сега, след въвеждането на раздела Разработчик, получавате достъп до множество интерактивни контроли, включително Check Box.

2. Организиране на данните

Ако създавате контролен списък или списък със задачи в Excel, първата стъпка е да съставите списък със задачи или други елементи, за които ще бъдат поставени полета за отметка.

За този пример създадох следното Контролен списък за планиране на парти :

3. Добавяне на квадратче за отметка

Стъпките за подготовка са завършени и сега преминаваме към основната част - добавяме квадратчета за отметка към списъка за планиране на парти.

За да вмъкнете квадратче за отметка в Excel, изпълнете следните стъпки:

• На Разработчик в раздела Контроли група, щракнете върху Вмъкване на , и изберете Поле за отметка под Контроли на формуляра .

  

• Щракнете върху клетката, в която искате да вмъкнете първото квадратче за отметка (B2 в този пример). Контролът Check Box ще се появи близо до това място, макар и да не е позициониран точно в клетката:

  

• За да позиционирате правилно квадратчето за отметка, задръжте мишката върху него и щом курсорът се промени на четирипосочна стрелка, плъзнете квадратчето за отметка, където искате.

  

• За да премахнете текста " Отбележете поле 1 ", щракнете с десния бутон на мишката върху квадратчето, изберете текста и го изтрийте. Или щракнете с десния бутон на мишката върху квадратчето, изберете Редактиране на текст в контекстното меню и след това изтрийте текста.

  

Вашето първо квадратче за отметка в Excel е готово и трябва само да го копирате в други клетки.

4. Копирайте квадратчето за отметка в други клетки

Изберете клетката с квадратчето за отметка, като използвате клавишите със стрелки на клавиатурата, и поставете курсора върху долния десен ъгъл на клетката. Когато показалецът на мишката се промени на тънко черно кръстче, го плъзнете надолу до последната клетка, в която искате да копирате квадратчето за отметка.

Готово! Полетата за отметка са добавени към всички елементи от контролния списък:

Както можете да видите на горната екранна снимка, нашият контролен списък на Excel е почти готов. Защо почти? Въпреки че контролните полета са вмъкнати и вече можете да ги маркирате или премахвате, като просто щракнете върху полето, Microsoft Excel не може да реагира на тези промени, защото все още нито една клетка не е свързана с някое от контролните полета.

В следващата част на нашето ръководство за полета за отметка в Excel ще научите как да улавяте потребителя, който избира или изтрива поле за отметка, и как да използвате тази информация във формулите си.

Как да свържете квадратче за отметка с клетка

Както вече беше споменато, за да можете да уловите състоянието на квадратчето за отметка (отметнато или отметнато), трябва да свържете квадратчето за отметка с определена клетка. За да направите това, моля, следвайте следните стъпки:

1. Щракнете с десния бутон върху квадратчето за отметка, след което щракнете върху Контрол на формата .

   

2. В Контрол на формата диалогов прозорец, преминете към Контрол щракнете върху Клетъчна връзка и изберете празна клетка в листа, към която искате да направите връзка с полето за отметка, или въведете референцията към клетката ръчно:

   

3. Повторете горната стъпка за другите полета за отметка.

   Съвет. За да идентифицирате лесно свързаните клетки, изберете ги в съседна колона, която не съдържа други данни. По този начин ще можете безопасно да скриете свързаните клетки по-късно, за да не претрупват работния ви лист.

4. Накрая щракнете върху всяко от свързаните квадратчета за отметка. В свързаните клетки се появява TRUE за избраните квадратчета за отметка и FALSE за изчистените квадратчета за отметка:

   

На този етап свързаните клетки вероятно нямат особен смисъл, но моля, потърпете ме още малко и ще видите колко нови възможности ви предоставят те.

Примери за използване на квадратчета за отметка в Excel

По-долу ще намерите няколко примера за това как да използвате квадратчетата за отметка в Excel, за да направите интерактивен списък за проверка, списък със задачи, отчет и диаграма. Но първо нека научим как да свързваме квадратчетата за отметка с клетки. Техниката е много проста, но е крайъгълният камък за използване на резултатите от квадратчетата за отметка във вашите формули.

Съвет. За да получите бързо избор от шаблони на контролни списъци за Excel, щракнете върху Файл > Нов , въведете "checklist" в полето за търсене и натиснете Enter.

Как да направите контролен списък с обобщение на данните

Всъщност вече свършихме основната част от работата, като добавихме полета за отметка и ги свързахме с клетки. Сега просто ще напишем няколко формули, за да създадем обобщение на данните за нашия контролен списък в Excel.

Формула за изчисляване на общия брой задачи

Това е най-лесният начин - използвайте функцията COUNTA, за да получите броя на непразните клетки в контролния списък:

=COUNTA(A2:A12)

Където A2:A12 са елементите от контролния списък.

Формула за преброяване на броя на маркираните елементи (изпълнени задачи)

Изпълнена задача означава квадратче за отметка със символ за отметка в него, което означава стойност TRUE в свързана клетка. Така че, получете общия брой на TRUE с тази формула COUNTIF:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Където C2:C12 са свързаните клетки.

За да направите формулата малко по-интелигентна, използвате COUNTIFS вместо COUNTIF, за да проверите за празни клетки в списъка (колона А):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

В този случай, ако изтриете някои несъществени елементи от контролния си списък в Excel, но забравите да премахнете символа за отметка от съответното поле, тези отметки няма да бъдат отчетени.

Формула за получаване на процента на изпълнените задачи

За да изчислите представените изпълнени задачи, използвайте обикновената формула за проценти:

Част/Общо = Процент

В нашия случай разделете броя на завършените задачи на общия брой задачи по следния начин:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Следващата снимка на екрана демонстрира всички горепосочени формули в действие:

Както можете да видите на горната снимка на екрана, вмъкнахме още една формула в B18. Формулата се основава на функцията IF, която връща "Да", ако броят на завършените задачи е равен на общия брой задачи, и "Не" в противен случай:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

За да украсите още малко контролния си списък, можете да създадете няколко правила за условно форматиране, които ще променят цвета на клетка B18 в зависимост от нейната стойност.

След като приключите, скрийте колоната със свързаните клетки и вашият контролен списък на Excel е готов!

Ако контролният списък, който създадохме за този пример, ви харесва, можете да го изтеглите сега.

Изтегляне на контролен списък на Excel

Как да създадете списък със задачи с условно форматиране

По принцип можете да добавяте квадратчета за отметка и формули за списъка със задачи точно по същия начин, както току-що направихме за контролния списък на Excel. "Какъв е смисълът да пиша този раздел тогава?" - можете да ме попитате. Е, в типичния списък със задачи изпълнените задачи имат формат на зачеркване като тази:

Този ефект може лесно да се постигне чрез създаване на правило за условно форматиране. Подробните стъпки следват по-долу.

Като начало запишете списък със задачи, поставете квадратчета за отметка и ги свържете с клетки:

И сега, прилагайте условно форматиране която ще даде формат на зачеркване и, по желание, различен фон или цвят на шрифта на маркираните елементи.

1. Изберете списък със задачи (A2:A11 в този пример).
2. Отидете в Начало tab> Стилове и щракнете върху Условно форматиране > Ново правило...
3. В Ново правило за форматиране диалогов прозорец, изберете Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
4. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете следната формула:

   =$C2=TRUE

   Където C2 е най-горната свързана клетка.

   

5. Кликнете върху Формат изберете желания стил на форматиране и щракнете върху OK. В този пример избираме Зачеркване и светлосивия цвят на шрифта:

   

   Съвет. Ако имате малко опит с условното форматиране, може да ви бъдат полезни следните подробни указания: Условно форматиране в Excel въз основа на стойност от друга клетка.

Към момента винаги, когато е поставена отметка в определено поле, съответният елемент се форматира в светлосив цвят на шрифта със зачеркване.

А ето и още една идея за форматиране на списъка със задачи в Excel. Вместо да зачерквате задачите, за които се състезавате, можете да вмъкнете допълнителна колона със следната формула IF:

=IF(E2=TRUE, "Готово", "Предстои да се направи")

Където E2 е най-горната свързана клетка.

Както е показано на скрийншота по-долу, формулата връща "Готово", ако свързаната клетка съдържа TRUE, и "Предстои да се направи", ако е FALSE:

След това приложете желания условен формат към Статус колона въз основа на тази формула:

=$C2="Готово"

Резултатът ще изглежда по подобен начин:

И накрая, добавете няколко формули за изчисляване на изпълнените задачи (както направихме за контролния списък), скрийте свързаните клетки и вашият списък със задачи в Excel е готов за работа!

Стълбовидната диаграма в горната част на списъка със задачи се основава на формулата за проценти в B2. Ако сте любопитни да научите подробностите, ви препоръчвам да изтеглите шаблона, да разкопчаете колони D и E и да проучите формулите.

Изтегляне на шаблон за списък със задачи

Как да създадете интерактивен отчет с полета за отметка

Друго полезно приложение на квадратчетата за отметка в Excel е за създаване на интерактивни отчети.

Да предположим, че имате отчет за продажбите, който включва данни за 4 региона: Северен, Южен, Източен и Западен. Целта ви е да получите общата сума за един или повече избрани региони. Разбира се, това може да се направи чрез използване на функцията Slicers на таблица или PivotTable на Excel или чрез вмъкване на Subtotals. Но защо да не направим отчета по-удобен за потребителя, като вмъкнем 4 квадратчета за отметка в горната част?

Изглежда добре, нали? За да създадете подобен отчет във вашия лист, моля, следвайте следните стъпки:

1. Добавете 4 квадратчета за отметка в горната част на листа, за Северна , Южна , Изток и West региони.
2. Създайте област с критерии някъде в неизползвана част на листа и свържете квадратчетата за отметка с празни клетки:

   

   В горната снимка I2:I5 са свързани клетки, а H2:H5 са имената на областите, точно както се появяват в отчета.

3. Добавете още една колона към областта с критерии с формула IF, която връща името на региона, ако свързаната клетка се оценява като TRUE, а в противен случай - тире ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Въведете заглавие за колоната на формулата, което да съответства точно на заглавието на съответната колона в отчета ( Регион В този пример точното съвпадение е много важно и на следващата стъпка ще разберете защо.
5. След това напишете формулата за изчисляване на общата сума за избраните региони. За тази цел ще използваме функцията DSUM, която сумира стойностите в базата данни, които отговарят на зададените условия: DSUM(база данни, поле, критерии)

   Къде:

   • База данни е вашата таблица или диапазон, включително заглавията на колоните (A5:F48 в този пример).
   • Поле Тя може да бъде въведена или като заглавие на колона, затворено в кавички, или като число, което представлява позицията на колоната в базата данни. В този пример събираме числата в колоната Междинна сума така че вторият ни аргумент е "междинна сума".
   • Критерии е диапазонът от клетки, които съдържат вашите условия, включително заглавието на колоната (J1:J5). Ето защо заглавието на колоната с формула в областта с критерии трябва да съвпада със заглавието на колоната в отчета.

   Ако съберете горните аргументи, формулата DSUM ще изглежда по следния начин:

   Вижте също: Цифров подпис на Outlook - бърз начин за изпращане на защитени имейли

   =DSUM(A5:F48, "междинна сума", J1:J5)

   ...и работи перфектно!

   

Ако искате да скриете грешката #DIV/0!, която се появява, когато не е избран регион, вкарайте DSUM във функцията IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "междинна сума", J1:J5), 0)

Ако в допълнение към общата сума отчетът ви изчислява и средна стойност за всеки ред, можете да използвате функцията DAVERAGE(база данни, поле, критерии), за да получите данни за продажбите средно за избраните региони.

Накрая скрийте и вероятно заключете областта с критериите, за да предотвратите случайни промени, и интерактивният ви отчет е готов!

Изтегляне на интерактивен доклад

Изготвяне на динамична диаграма въз основа на състоянието на квадратчето за отметка

Този пример ще ви научи как да създадете динамична диаграма на Excel, която може да реагира на промяната на състоянието на квадратчетата за отметка (избрани или изтрити):

Изходните данни за този пример са прости:

За да я превърнете в динамична графика на Excel, изпълнете следните стъпки:

1. Създаване на полета за отметка и връзка в празни клетки.

   По-специално, поставете 2 квадратчета за отметка за 2013 и 2014 г. и ги свържете съответно с клетки G2 и G3:

   

2. Създаване на набор от данни за диаграмата в зависимост от изходните данни и свързаните клетки (моля, вижте изображението по-долу):
   • За 2013 г. (J4:J7) използвайте следната формула:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Ако е избрано квадратчето за отметка 2013 (G2 е TRUE), формулата изтегля оригиналната стойност от B4, в противен случай връща грешка #N/A.

   • За 2014 г. (K4:K7) въведете подобна формула, за да изтеглите стойностите от колона C, ако е избрано квадратчето за отметка 2014 г:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • В клетка L4 въведете формулата =$D4 , и я копирайте надолу в L7. Тъй като данните за 2015 г. трябва винаги да се показват в диаграмата, за тази колона не е необходима формула IF.

   

3. Създайте комбинирана диаграма въз основа на зависимия набор от данни (I3:L7). Тъй като сме свързали всички клетки в зависимата таблица с оригиналните данни, диаграмата ще се актуализира автоматично, веднага щом бъде направена промяна в оригиналния набор от данни.

   

Изтегляне на динамична диаграма

Ето как можете да създавате и използвате квадратчета за отметка в Excel. За да разгледате всички примери, разгледани в този урок, можете да изтеглите нашата примерна работна книга по-долу. Благодаря ви за четенето и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица.

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Примери за контролни полета на Excel (.xlsx файл)