บทช่วยสอนนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีสร้างช่องทำเครื่องหมายใน Excel และใช้ผลลัพธ์ของช่องทำเครื่องหมายในสูตรเพื่อสร้างรายการตรวจสอบแบบโต้ตอบ รายการสิ่งที่ต้องทำ รายงาน หรือกราฟ

ฉันเชื่อว่าทุกคนรู้ว่าช่องทำเครื่องหมายคืออะไร คุณต้องเคยเห็นช่องทำเครื่องหมายเหล่านี้มากมายในแบบฟอร์มต่างๆ ทางออนไลน์ ถึงกระนั้น เพื่อความชัดเจน ผมขอเริ่มต้นด้วยคำจำกัดความสั้นๆ

A ช่องทำเครื่องหมาย หรือที่เรียกว่า ช่องทำเครื่องหมาย หรือ เครื่องหมายถูก box หรือ กล่องตัวเลือก เป็นกล่องสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่คุณคลิกเพื่อเลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่กำหนด

การใส่ช่องทำเครื่องหมายใน Excel ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เปิดโฮสต์ของความเป็นไปได้ใหม่ๆ สำหรับเวิร์กชีตของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ตารางเวลา การมอบหมาย และอื่นๆ

วิธีแทรกช่องทำเครื่องหมายใน Excel

เช่นเดียวกับตัวควบคุม ฟอร์ม อื่นๆ ทั้งหมด ตัวควบคุม กล่องกาเครื่องหมาย อยู่บนแท็บนักพัฒนา ซึ่งไม่ปรากฏบน Ribbon ของ Excel ตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณต้องเปิดใช้งานก่อน

1. แสดงแท็บนักพัฒนาบน Ribbon

หากต้องการเพิ่มแท็บนักพัฒนาใน Ribbon ของ Excel ให้ทำดังต่อไปนี้:

• คลิกขวาที่ใดก็ได้บน Ribbon แล้วคลิก ปรับแต่ง Ribbon … หรือคลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ปรับแต่ง Ribbon .
• ใต้ ปรับแต่ง Ribbon เลือก แท็บหลัก (โดยปกติจะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น) ทำเครื่องหมายในช่อง นักพัฒนาซอฟต์แวร์ และคลิกทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ!

  

หากคุณต้องการซ่อน #DIV/0! ข้อผิดพลาดที่ปรากฏขึ้นเมื่อไม่ได้เลือกภูมิภาค ให้รวม DSUM ไว้ในฟังก์ชัน IFERROR:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

หากนอกเหนือจากผลรวม รายงานของคุณจะคำนวณค่าเฉลี่ยสำหรับแต่ละแถว คุณสามารถใช้ DAVERAGE( ฟังก์ชันฐานข้อมูล ฟิลด์ เกณฑ์) เพื่อรับยอดขาย ค่าเฉลี่ย สำหรับภูมิภาคที่เลือก

สุดท้าย ซ่อนและอาจล็อกพื้นที่เกณฑ์เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ และรายงานเชิงโต้ตอบของคุณก็พร้อม !



ดาวน์โหลดรายงานเชิงโต้ตอบ

สร้างแผนภูมิไดนามิกตามสถานะช่องทำเครื่องหมาย

ตัวอย่างนี้จะสอนวิธีสร้างไดนามิก แผนภูมิ Excel ที่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนสถานะช่องทำเครื่องหมาย (เลือกหรือล้าง):



แหล่งข้อมูลสำหรับตัวอย่างนี้มีความเรียบง่ายดังนี้:



หากต้องการเปลี่ยนเป็นกราฟ Excel ไดนามิก ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สร้างช่องทำเครื่องหมาย และ ลิงก์ เพื่อเว้นว่างไว้ เซลล์.

   โดยเฉพาะ ให้ใส่ช่องทำเครื่องหมาย 2 ช่องสำหรับปี 2013 และ 2014 และเชื่อมต่อกับเซลล์ G2 และ G3 ตามลำดับ:

   

2. สร้าง ชุดข้อมูลสำหรับแผนภูมิ ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลและเซลล์ที่เชื่อมโยง (โปรดดูภาพด้านล่าง):
   • สำหรับปี 2013 (J4:J7) ใช้สูตรต่อไปนี้:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     หากเลือกช่องทำเครื่องหมาย 2013 (G2 เป็น TRUE) สูตรจะดึงค่าเดิมจาก B4 มิฉะนั้นจะส่งกลับ #N/Aข้อผิดพลาด

   • สำหรับปี 2014 (K4:K7) ให้ป้อนสูตรที่คล้ายกันเพื่อดึงค่าจากคอลัมน์ C หากเลือกช่องทำเครื่องหมายปี 2014:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • ในเซลล์ L4 ให้ป้อนสูตร =$D4 แล้วคัดลอกลงไปที่ L7 เนื่องจากข้อมูลสำหรับปี 2015 ควรแสดงในแผนภูมิเสมอ จึงไม่จำเป็นต้องใช้สูตร IF สำหรับคอลัมน์นี้

   

3. สร้างแผนภูมิผสมตามชุดข้อมูลอิสระ (I3:L7) เนื่องจากเราได้เชื่อมโยงเซลล์ทั้งหมดในตารางอ้างอิงกับข้อมูลต้นฉบับ แผนภูมิจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในชุดข้อมูลดั้งเดิม

   

ดาวน์โหลดแผนภูมิไดนามิก

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างและใช้ช่องทำเครื่องหมายใน Excel หากต้องการตรวจสอบตัวอย่างทั้งหมดที่กล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้ คุณอาจต้องการดาวน์โหลดสมุดงานตัวอย่างด้านล่าง ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า

สมุดฝึกปฏิบัติสำหรับการดาวน์โหลด

ตัวอย่างช่องทำเครื่องหมาย Excel (ไฟล์ .xlsx)

ตกลง

ตอนนี้ เมื่อมีแท็บนักพัฒนาแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงโฮสต์ของการควบคุมแบบโต้ตอบ รวมถึงช่องทำเครื่องหมาย

2 . จัดระเบียบข้อมูล

หากคุณกำลังสร้างรายการตรวจสอบ Excel หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ ขั้นตอนแรกคือสร้างรายการงานหรือรายการอื่นๆ ที่จะแทรกกล่องกาเครื่องหมาย

สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันได้สร้าง รายการตรวจสอบการวางแผนงานเลี้ยง :

3. เพิ่มช่องทำเครื่องหมาย

ขั้นตอนการเตรียมการเสร็จสิ้น และตอนนี้เรากำลังเข้าสู่ส่วนหลัก - เพิ่มช่องทำเครื่องหมายในรายการการวางแผนงานเลี้ยงของเรา

หากต้องการแทรกช่องทำเครื่องหมายใน Excel ให้ดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ :

• บนแท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ในกลุ่ม การควบคุม ให้คลิก แทรก และเลือก ช่องทำเครื่องหมาย ภายใต้ การควบคุมแบบฟอร์ม .

  

• คลิกในเซลล์ที่คุณต้องการแทรกช่องทำเครื่องหมายแรก (B2 ในตัวอย่างนี้) ตัวควบคุมกล่องกาเครื่องหมายจะปรากฏขึ้นใกล้กับตำแหน่งนั้น แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่แน่นอนในเซลล์:

  

• หากต้องการวางกล่องกาเครื่องหมายให้ถูกต้อง ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือกล่องกาเครื่องหมายนั้น และทันทีที่ เคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสี่แฉก ให้ลากช่องทำเครื่องหมายไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

  

  ดูสิ่งนี้ด้วย: สูตรการเปลี่ยนแปลงเปอร์เซ็นต์ของ Excel: คำนวณเปอร์เซ็นต์การเพิ่ม / ลด
• หากต้องการลบข้อความ " ช่องทำเครื่องหมาย 1 " ให้คลิกขวา ช่องทำเครื่องหมาย เลือกข้อความและลบออก หรือคลิกขวาที่ช่องทำเครื่องหมาย เลือก แก้ไขข้อความ ในเมนูบริบท จากนั้นลบข้อความออก

  

ช่องทำเครื่องหมาย Excel ช่องแรกของคุณ พร้อมแล้วและคุณต้องคัดลอกไปยังเซลล์อื่น

4. คัดลอกช่องทำเครื่องหมายไปยังเซลล์อื่น

เลือกเซลล์ที่มีช่องทำเครื่องหมายโดยใช้ปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์ และวางเคอร์เซอร์ไว้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ เมื่อตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นกากบาทสีดำบางๆ ให้ลากลงไปที่เซลล์สุดท้ายที่คุณต้องการคัดลอกช่องทำเครื่องหมาย

เสร็จสิ้น! ช่องทำเครื่องหมายถูกเพิ่มไปยังรายการทั้งหมดในรายการตรวจสอบ:

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบน รายการตรวจสอบ Excel ของเราเกือบจะพร้อมแล้ว ทำไมเกือบ? แม้ว่าช่องทำเครื่องหมายจะถูกแทรก และขณะนี้คุณสามารถทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายได้โดยคลิกที่ช่องนั้น แต่ Microsoft Excel ไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ เนื่องจากยังไม่มีเซลล์ใดเชื่อมโยงกับช่องทำเครื่องหมายใดๆ

ถัดไป ส่วนหนึ่งของบทแนะนำช่องทำเครื่องหมาย Excel ของเราจะสอนวิธีจับภาพผู้ใช้ที่เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมาย และวิธีใช้ข้อมูลนั้นในสูตรของคุณ

วิธีเชื่อมโยงช่องทำเครื่องหมายกับเซลล์

ในฐานะ ที่กล่าวมาแล้ว เพื่อให้สามารถบันทึกสถานะช่องทำเครื่องหมาย (ทำเครื่องหมายหรือไม่ทำเครื่องหมาย) คุณต้องเชื่อมโยงช่องทำเครื่องหมายกับเซลล์ที่ต้องการ ในการดำเนินการนี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกขวาที่ช่องทำเครื่องหมาย จากนั้นคลิก รูปแบบการควบคุม .

   

2. ในกล่องโต้ตอบ การควบคุมรูปแบบ ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ การควบคุม คลิกในกล่อง ลิงก์เซลล์ และเลือกเซลล์ว่างบนแผ่นงานที่ต้องการคุณต้องการเชื่อมโยงไปยังช่องทำเครื่องหมาย หรือพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเอง:

   

3. ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับช่องทำเครื่องหมายอื่นๆ

   เคล็ดลับ หากต้องการระบุเซลล์ที่เชื่อมโยงได้ง่าย ให้เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่อยู่ติดกันซึ่งไม่มีข้อมูลอื่นใด ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถซ่อนเซลล์ที่เชื่อมโยงได้อย่างปลอดภัยในภายหลัง เพื่อไม่ทำให้เวิร์กชีตของคุณรกรุงรัง

4. สุดท้าย คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายที่เชื่อมโยงแต่ละช่อง ในเซลล์ที่เชื่อมโยง TRUE จะปรากฏขึ้นสำหรับช่องทำเครื่องหมายที่เลือก และเป็น FALSE สำหรับช่องทำเครื่องหมายที่ล้าง:

   

ณ จุดนี้ เซลล์ที่เชื่อมโยงอาจไม่สมเหตุสมผลมากนัก แต่โปรดอดทนรออีกหน่อย แล้วคุณจะเห็นว่ามีโอกาสใหม่ๆ มากมายเพียงใดที่มอบให้แก่คุณ

ตัวอย่างการใช้ช่องทำเครื่องหมายใน Excel

ด้านล่างนี้ คุณจะพบตัวอย่างบางส่วนเกี่ยวกับวิธีการ ใช้ช่องทำเครื่องหมายใน Excel เพื่อสร้างรายการตรวจสอบแบบโต้ตอบ รายการสิ่งที่ต้องทำ รายงาน และแผนภูมิ แต่ก่อนอื่น เรามาเรียนรู้วิธีเชื่อมโยงช่องทำเครื่องหมายกับเซลล์กันก่อน เทคนิคนี้ง่ายมาก แต่เป็นรากฐานที่สำคัญของการใช้ช่องทำเครื่องหมายผลลัพธ์ในสูตรของคุณ

เคล็ดลับ หากต้องการเลือกเทมเพลตรายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วสำหรับ Excel ให้คลิก ไฟล์ > ใหม่ พิมพ์ "รายการตรวจสอบ" ในช่องค้นหา แล้วกด Enter

วิธีการ สร้างรายการตรวจสอบพร้อมสรุปข้อมูล

อันที่จริง เราได้ดำเนินการส่วนสำคัญของงานไปแล้วโดยการเพิ่มช่องทำเครื่องหมายและเชื่อมโยงช่องเหล่านั้นกับเซลล์ ตอนนี้เราจะเขียนสูตรบางอย่างเพื่อสร้างสรุปข้อมูลสำหรับรายการตรวจสอบ Excel ของเรา

สูตรคำนวณจำนวนงานทั้งหมด

เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด - ใช้ฟังก์ชัน COUNTA เพื่อรับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในรายการตรวจสอบ :

=COUNTA(A2:A12)

โดยที่ A2:A12 คือรายการตรวจสอบ

สูตรนับจำนวนรายการที่ทำเครื่องหมาย (งานที่เสร็จสมบูรณ์)

งานที่เสร็จสมบูรณ์ หมายถึงช่องทำเครื่องหมายที่มีเครื่องหมายขีดอยู่ ซึ่งหมายถึงค่า TRUE ในเซลล์ที่เชื่อมโยง ดังนั้น หาจำนวนรวมของ TRUE ด้วยสูตร COUNTIF นี้:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

โดยที่ C2:C12 เป็นเซลล์ที่เชื่อมโยง

เพื่อให้สูตรฉลาดขึ้นอีกเล็กน้อย คุณใช้ COUNTIFS แทน COUNTIF เพื่อตรวจสอบเซลล์ว่างในรายการ (คอลัมน์ A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

ในกรณีนี้ หากคุณลบบางรายการที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากรายการตรวจสอบ Excel แต่ลืมเอาเครื่องหมายถูกออกจากช่องที่เกี่ยวข้อง เครื่องหมายถูกดังกล่าวจะไม่ถูกนับ

สูตรสำหรับรับเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์

ในการคำนวณการนำเสนอของงานที่เสร็จสมบูรณ์ ให้ใช้ สูตรเปอร์เซ็นต์ปกติ:

Part/Total = Percentage

ในกรณีของเรา ให้หารจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ด้วยจำนวนงานทั้งหมด ดังนี้

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงการทำงานของสูตรด้านบนทั้งหมด:

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบน เราได้ใส่สูตรเพิ่มเติมอีกหนึ่งสูตรใน B18 สูตรจะขึ้นอยู่กับฟังก์ชัน IF ที่ส่งกลับ "ใช่" ถ้าจำนวนของงานที่เสร็จสมบูรณ์จะเท่ากับงานทั้งหมด "ไม่" มิฉะนั้น:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

หากต้องการตกแต่งรายการตรวจสอบของคุณอีกเล็กน้อย คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสองสามข้อที่จะเปลี่ยนสีของ เซลล์ B18 ขึ้นอยู่กับค่าของมัน

เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้ซ่อนคอลัมน์ที่มีเซลล์ที่เชื่อมโยง และรายการตรวจสอบ Excel ของคุณก็เสร็จเรียบร้อย!

ถ้าคุณชอบ รายการตรวจสอบที่เราสร้างขึ้นสำหรับตัวอย่างนี้ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ทันที

ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบ Excel

วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

โดยทั่วไป คุณสามารถเพิ่มช่องทำเครื่องหมายและสูตรสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำได้เหมือนกับที่เราเพิ่งทำกับรายการตรวจสอบของ Excel "จุดประสงค์ของการเขียนส่วนนี้คืออะไร?" คุณสามารถถามฉันได้. ในรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป งานที่เสร็จสมบูรณ์จะมี รูปแบบขีดทับ ดังนี้:

เอฟเฟกต์นี้สามารถทำได้ง่ายๆ โดยการสร้าง กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ขั้นตอนโดยละเอียดมีดังต่อไปนี้

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการงาน แทรกช่องทำเครื่องหมาย และลิงก์ไปยังเซลล์:

และตอนนี้ ใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ที่จะให้รูปแบบการขีดทับ และเลือกสีพื้นหลังหรือแบบอักษรอื่นให้กับรายการที่เลือก

1. เลือกรายการงาน (A2:A11 ในตัวอย่างนี้ ).
2. ไปที่กลุ่ม หน้าแรก > สไตล์ แล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ใหม่กฎ…
3. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ
4. ใน จัดรูปแบบค่าโดยที่สูตรนี้เป็นจริง ป้อนสูตรต่อไปนี้:

   =$C2=TRUE

   โดยที่ C2 คือเซลล์ที่เชื่อมโยงบนสุด

   

5. คลิกที่ปุ่ม รูปแบบ ตั้งค่ารูปแบบการจัดรูปแบบที่ต้องการ แล้วคลิก ตกลง ในตัวอย่างนี้ เราเลือกเอฟเฟ็กต์ ขีดทับ และสีแบบอักษรสีเทาอ่อน:

   

   เคล็ดลับ หากคุณมีประสบการณ์น้อยเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณอาจพบว่าคำแนะนำโดยละเอียดต่อไปนี้มีประโยชน์: การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel ตามค่าเซลล์อื่น

ณ ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่มีการทำเครื่องหมายที่ช่องใดช่องหนึ่ง รายการที่เกี่ยวข้องจะได้รับการจัดรูปแบบเป็นสีแบบอักษรสีเทาอ่อนพร้อมขีดทับ

และนี่คืออีกหนึ่งแนวคิดในการจัดรูปแบบรายการสิ่งที่ต้องทำใน Excel แทนที่จะข้ามงานที่แข่งขันกัน คุณสามารถแทรกคอลัมน์เพิ่มเติมด้วยสูตร IF ต่อไปนี้:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

โดยที่ E2 เป็นเซลล์ที่เชื่อมโยงบนสุด

เป็น ที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง สูตรจะส่งกลับ "เสร็จสิ้น" ถ้าเซลล์ที่เชื่อมโยงมี TRUE "ดำเนินการ" ถ้า FALSE:

หลังจากนั้น ใช้รูปแบบเงื่อนไขที่ต้องการ ไปที่คอลัมน์ สถานะ ตามสูตรนี้:

=$C2="Done"

ผลลัพธ์จะมีลักษณะดังนี้:

สุดท้าย เพิ่มสองสามสูตรเข้าไปคำนวณงานที่เสร็จสมบูรณ์ (เหมือนที่เราทำในรายการตรวจสอบ) ซ่อนเซลล์ที่เชื่อมโยง และรายการสิ่งที่ต้องทำใน Excel ของคุณก็พร้อมใช้งาน!

แผนภูมิแท่งที่ด้านบนสุด ของรายการสิ่งที่ต้องทำจะขึ้นอยู่กับสูตรเปอร์เซ็นต์ใน B2 หากคุณอยากทราบรายละเอียด เราขอแนะนำให้คุณดาวน์โหลดเทมเพลต เลิกซ่อนคอลัมน์ D และ E และตรวจสอบสูตร

ดาวน์โหลดเทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำ

วิธีสร้าง รายงานแบบโต้ตอบพร้อมช่องทำเครื่องหมาย

แอปพลิเคชันที่มีประโยชน์อีกอย่างของช่องทำเครื่องหมายใน Excel คือการสร้างรายงานแบบโต้ตอบ

สมมติว่าคุณมีรายงานการขายที่มีข้อมูลสำหรับ 4 ภูมิภาค: เหนือ ใต้ ตะวันออก และตะวันตก . เป้าหมายของคุณคือการได้รับผลรวมสำหรับหนึ่งภูมิภาคหรือมากกว่าที่เลือก แน่นอนว่าสามารถทำได้โดยใช้ฟีเจอร์ตัวแบ่งส่วนข้อมูลของตาราง Excel หรือ PivotTable หรือโดยการแทรกผลรวมย่อย แต่ทำไมเราไม่ทำให้รายงานเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้นด้วยการใส่ช่องทำเครื่องหมาย 4 ช่องที่ด้านบน

ดูดีใช่ไหม หากต้องการสร้างรายงานที่คล้ายกันในแผ่นงานของคุณ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เพิ่มช่องทำเครื่องหมาย 4 ช่องที่ด้านบนของแผ่นงาน สำหรับ ทิศเหนือ , ทิศใต้ , ตะวันออก และ ตะวันตก ภูมิภาค
2. สร้างพื้นที่เกณฑ์ในส่วนที่ไม่ได้ใช้ของแผ่นงาน และเชื่อมโยงช่องทำเครื่องหมายกับเซลล์ว่าง:

   

   ในภาพหน้าจอด้านบน I2:I5 คือเซลล์ที่เชื่อมโยง และ H2:H5 คือชื่อภูมิภาคที่เหมือนกับที่ปรากฏในส่วนรายงาน

3. เพิ่มอีกหนึ่งคอลัมน์ลงในพื้นที่เกณฑ์ด้วยสูตร IF ที่ส่งคืนชื่อภูมิภาคหากเซลล์ที่เชื่อมโยงประเมินค่าเป็น TRUE ขีดกลาง ("-") มิฉะนั้น:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. พิมพ์ส่วนหัวสำหรับคอลัมน์สูตรที่ตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในรายงานทุกประการ ( ภูมิภาค ในตัวอย่างนี้) การจับคู่แบบตรงทั้งหมดมีความสำคัญมากและในขั้นต่อไป คุณจะเข้าใจว่าเหตุใด
5. จากนั้น เขียนสูตรเพื่อคำนวณผลรวมสำหรับภูมิภาคที่เลือก สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้ฟังก์ชัน DSUM ที่รวมค่าในฐานข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ระบุ: DSUM(ฐานข้อมูล ฟิลด์ เกณฑ์)

   ที่ไหน:

   • ฐานข้อมูล คือตารางหรือช่วงของคุณที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ (A5:F48 ในตัวอย่างนี้)
   • ฟิลด์ คือคอลัมน์ที่คุณต้องการรวม สามารถระบุเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ที่อยู่ในเครื่องหมายคำพูด หรือตัวเลขที่แสดงตำแหน่งของคอลัมน์ในฐานข้อมูล ในตัวอย่างนี้ เราบวกตัวเลขในคอลัมน์ ผลรวมย่อย ดังนั้นอาร์กิวเมนต์ที่สองคือ "ผลรวมย่อย"
   • เกณฑ์ คือช่วงของเซลล์ ที่มีเงื่อนไขของคุณ รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ (J1:J5) นั่นคือเหตุผลที่ส่วนหัวของคอลัมน์สูตรในพื้นที่เกณฑ์ควรตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ในรายงาน

   ใส่อาร์กิวเมนต์ด้านบนเข้าด้วยกัน แล้วสูตร DSUM ของคุณจะเป็นดังนี้:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   …และ

   ดูสิ่งนี้ด้วย: การอ้างอิง Excel ไปยังชีตหรือสมุดงานอื่น (การอ้างอิงภายนอก)