In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Kontrollkästchen in Excel erstellen und die Ergebnisse des Kontrollkästchens in Formeln verwenden, um eine interaktive Checkliste, eine Aufgabenliste, einen Bericht oder ein Diagramm zu erstellen.

Ich glaube, jeder weiß, was ein Kontrollkästchen ist, Sie haben sicher schon viele davon auf verschiedenen Online-Formularen gesehen. Dennoch möchte ich der Klarheit halber mit einer kurzen Definition beginnen.

A Kontrollkästchen , auch bezeichnet als Kästchen ankreuzen oder Kontrollkästchen oder Auswahlbox ist ein kleines quadratisches Kästchen, auf das Sie klicken, um eine bestimmte Option auszuwählen oder ihre Auswahl aufzuheben.

Das Einfügen eines Kontrollkästchens in Excel hört sich trivial an, eröffnet aber eine Vielzahl neuer Möglichkeiten für Ihre Arbeitsblätter, mit denen Sie Ihre Ziele, Termine, Aufgaben usw. im Auge behalten können.

Wie man ein Kontrollkästchen in Excel einfügt

Wie alle anderen Formular Kontrollen, die Kontrollkästchen befindet sich auf der Registerkarte Entwickler, die standardmäßig nicht in der Multifunktionsleiste von Excel angezeigt wird. Sie müssen es also erst aktivieren.

1. in der Multifunktionsleiste die Registerkarte Entwickler anzeigen

Gehen Sie wie folgt vor, um die Registerkarte Entwickler zur Multifunktionsleiste von Excel hinzuzufügen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Multifunktionsleiste, und klicken Sie dann auf Anpassen der Multifunktionsleiste ... Oder, klicken Sie Datei > Optionen > Farbband anpassen .
• Unter Anpassen der Multifunktionsleiste auswählen Haupt-Registerkarten (in der Regel ist sie standardmäßig ausgewählt), überprüfen Sie die Entwickler und klicken Sie auf OK.

Mit der Registerkarte "Entwickler" haben Sie nun Zugriff auf eine Vielzahl interaktiver Steuerelemente, darunter Check Box.

2. die Daten zu organisieren

Wenn Sie eine Excel-Checkliste oder Aufgabenliste erstellen, müssen Sie zunächst eine Liste mit Aufgaben oder anderen Elementen erstellen, für die die Kontrollkästchen eingefügt werden sollen.

Für dieses Beispiel habe ich das Folgende erstellt Checkliste für die Partyplanung :

3. ein Kontrollkästchen hinzufügen

Die Vorbereitungsschritte sind abgeschlossen, und jetzt kommen wir zum wichtigsten Teil - wir fügen unserer Partyplanungsliste Kontrollkästchen hinzu.

Um ein Kontrollkästchen in Excel einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Auf der Entwickler auf der Registerkarte Kontrolliert Gruppe, klicken Sie auf einfügen. und wählen Sie Kontrollkästchen unter Formular-Steuerelemente .

  

• Klicken Sie in die Zelle, in die Sie das erste Kontrollkästchen einfügen möchten (in diesem Beispiel B2). Das Kontrollkästchen-Steuerelement wird in der Nähe dieser Stelle angezeigt, wenn auch nicht genau in der Zelle positioniert:

  

• Um das Kontrollkästchen richtig zu positionieren, bewegen Sie den Mauszeiger über das Kästchen. Sobald sich der Cursor in einen vierzackigen Pfeil verwandelt, ziehen Sie das Kästchen an die gewünschte Stelle.

  

• So entfernen Sie den Text " Kästchen 1 ankreuzen ", klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, markieren Sie den Text und löschen Sie ihn, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, wählen Sie Text bearbeiten im Kontextmenü, und löschen Sie dann den Text.

  

Ihr erstes Excel-Kontrollkästchen ist fertig, und Sie müssen es nur noch in andere Zellen kopieren.

4. das Kontrollkästchen in andere Zellen kopieren

Wählen Sie die Zelle mit dem Kontrollkästchen mit Hilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur aus, und positionieren Sie den Mauszeiger über der unteren rechten Ecke der Zelle. Wenn sich der Mauszeiger in ein dünnes schwarzes Kreuz verwandelt, ziehen Sie ihn nach unten in die letzte Zelle, in die Sie das Kontrollkästchen kopieren möchten.

Fertig! Die Kontrollkästchen werden zu allen Punkten der Checkliste hinzugefügt:

Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, ist unsere Excel-Checkliste fast fertig. Warum fast? Obwohl die Kontrollkästchen eingefügt sind und Sie sie nun durch einfaches Anklicken eines Kästchens an- oder abwählen können, ist Microsoft Excel nicht in der Lage, auf diese Änderungen zu reagieren, da noch keine Zelle mit einem der Kontrollkästchen verknüpft ist.

Im nächsten Teil unseres Excel-Tutorials zum Thema Kontrollkästchen lernen Sie, wie Sie die Auswahl oder Deaktivierung eines Kontrollkästchens durch den Benutzer erfassen und wie Sie diese Informationen in Ihren Formeln verwenden können.

Wie man ein Kontrollkästchen mit einer Zelle verknüpft

Wie bereits erwähnt, müssen Sie das Kontrollkästchen mit einer bestimmten Zelle verknüpfen, um den Zustand des Kontrollkästchens (markiert oder nicht markiert) zu erfassen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Formatsteuerung .

   

2. In der Formatsteuerung wechseln Sie in das Dialogfenster Kontrolle klicken Sie in der Registerkarte Link zur Zelle und wählen Sie eine leere Zelle auf dem Blatt aus, mit dem Sie das Kontrollkästchen verknüpfen möchten, oder geben Sie den Zellbezug manuell ein:

   

3. Wiederholen Sie den obigen Schritt für andere Kontrollkästchen.

   Tipp: Um die verknüpften Zellen leicht zu erkennen, markieren Sie sie in einer angrenzenden Spalte, die keine anderen Daten enthält. Auf diese Weise können Sie die verknüpften Zellen später sicher ausblenden, damit sie Ihr Arbeitsblatt nicht unübersichtlich machen.

4. Klicken Sie schließlich auf jedes der verknüpften Kontrollkästchen. In den verknüpften Zellen erscheint TRUE für ausgewählte Kontrollkästchen und FALSE für deaktivierte Kontrollkästchen:

   

An dieser Stelle machen die verlinkten Zellen wahrscheinlich nicht viel Sinn, aber bitte haben Sie noch ein wenig Geduld mit mir und Sie werden sehen, wie viele neue Möglichkeiten sie Ihnen bieten.

Beispiele für die Verwendung von Kontrollkästchen in Excel

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Kontrollkästchen in Excel, um eine interaktive Checkliste, eine Aufgabenliste, einen Bericht oder ein Diagramm zu erstellen. Aber zuerst wollen wir lernen, wie man Kontrollkästchen mit Zellen verknüpft. Die Technik ist sehr einfach, aber sie ist der Grundstein für die Verwendung von Kontrollkästchenergebnissen in Ihren Formeln.

Tipp: Um schnell eine Auswahl an Checklistenvorlagen für Excel zu erhalten, klicken Sie auf Datei > Neu , geben Sie "Checkliste" in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.

So erstellen Sie eine Checkliste mit Datenzusammenfassung

Den größten Teil der Arbeit haben wir bereits erledigt, indem wir Kontrollkästchen hinzugefügt und mit Zellen verknüpft haben. Jetzt müssen wir nur noch ein paar Formeln schreiben, um eine Datenzusammenfassung für unsere Excel-Checkliste zu erstellen.

Formel zur Berechnung der Gesamtzahl der Aufgaben

Am einfachsten ist es, wenn Sie die Funktion COUNTA verwenden, um die Anzahl der nicht leeren Zellen in der Checkliste zu ermitteln:

=COUNTA(A2:A12)

Dabei sind A2:A12 die Punkte der Checkliste.

Formel zum Zählen der angekreuzten Elemente (erledigte Aufgaben)

Eine abgeschlossene Aufgabe ist ein Kontrollkästchen mit einem Häkchen, das in einer verknüpften Zelle den Wert WAHR bedeutet. Ermitteln Sie also die Gesamtzahl der WAHR-Werte mit dieser COUNTIF-Formel:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Dabei sind C2:C12 die verbundenen Zellen.

Um eine Formel etwas geschickter zu gestalten, verwenden Sie COUNTIFS anstelle von COUNTIF, um nach leeren Zellen in der Liste (Spalte A) zu suchen:

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

Wenn Sie in diesem Fall einen oder mehrere irrelevante Punkte aus Ihrer Excel-Checkliste löschen, aber vergessen, ein Häkchen aus dem entsprechenden Kästchen zu entfernen, werden diese Häkchen nicht gezählt.

Formel zur Ermittlung des Prozentsatzes der erledigten Aufgaben

Um den Anteil der erledigten Aufgaben zu berechnen, verwenden Sie die übliche Prozentformel:

Teil/Gesamt = Prozentsatz

In unserem Fall dividieren Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben durch die Gesamtzahl der Aufgaben, etwa so:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Der folgende Screenshot veranschaulicht alle oben genannten Formeln in Aktion:

Wie Sie in der obigen Abbildung sehen können, haben wir eine weitere Formel in B18 eingefügt. Die Formel basiert auf der IF-Funktion, die "Ja" zurückgibt, wenn die Anzahl der erledigten Aufgaben gleich der Gesamtzahl der Aufgaben ist, ansonsten "Nein":

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

Um Ihre Checkliste noch ein wenig zu verschönern, können Sie ein paar bedingte Formatierungsregeln erstellen, die die Farbe der Zelle B18 in Abhängigkeit von ihrem Wert ändern.

Wenn das erledigt ist, blenden Sie die Spalte mit den verknüpften Zellen aus, und Ihre Excel-Checkliste ist fertig!

Wenn Ihnen die Checkliste, die wir für dieses Beispiel erstellt haben, gefällt, können Sie sie jetzt gerne herunterladen.

Excel-Checkliste herunterladen

So erstellen Sie eine Aufgabenliste mit bedingter Formatierung

Im Grunde können Sie einer Aufgabenliste genauso Kontrollkästchen und Formeln hinzufügen, wie wir es gerade für die Excel-Checkliste getan haben. "Wozu dann dieser Abschnitt?", können Sie mich fragen. Nun, in einer typischen Aufgabenliste haben die erledigten Aufgaben die durchgestrichenes Format wie diese:

Dieser Effekt lässt sich ganz einfach durch die Erstellung einer bedingten Formatierungsregel erreichen, die im Folgenden ausführlich beschrieben wird.

Schreiben Sie zunächst eine Liste von Aufgaben auf, fügen Sie Kontrollkästchen ein und verknüpfen Sie sie mit Zellen:

Und jetzt gilt bedingte Formatierung die den angekreuzten Elementen das Durchstreichungsformat und optional eine andere Hintergrund- oder Schriftfarbe verleiht.

1. Wählen Sie eine Liste von Aufgaben (A2:A11 in diesem Beispiel).
2. Gehen Sie zum Startseite tab> Stile Gruppe, und klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Neue Vorschrift...
3. In der Neue Formatierungsvorschrift wählen Sie im Dialogfenster Verwenden Sie eine Formel, um die zu formatierenden Zellen zu bestimmen. .
4. In der Werte formatieren, auf die diese Formel zutrifft geben Sie die folgende Formel ein:

   =$C2=TRUE

   Dabei ist C2 die oberste verknüpfte Zelle.

   

5. Klicken Sie auf das Format klicken, den gewünschten Formatierungsstil einstellen und auf OK klicken. In diesem Beispiel wählen wir die Durchgestrichen Effekt und die hellgraue Schriftfarbe:

   

   Tipp: Wenn Sie nur wenig Erfahrung mit der bedingten Formatierung haben, finden Sie vielleicht die folgende ausführliche Anleitung hilfreich: Excel bedingte Formatierung basierend auf einem anderen Zellwert.

Wenn jetzt ein bestimmtes Kästchen angekreuzt wird, wird der entsprechende Eintrag in hellgrauer Schriftfarbe und durchgestrichen formatiert.

Und hier noch eine Idee zur Formatierung Ihrer Excel-Aufgabenliste: Anstatt die erledigten Aufgaben durchzustreichen, können Sie eine zusätzliche Spalte mit der folgenden IF-Formel einfügen:

=IF(E2=TRUE, "Erledigt", "Noch zu erledigen")

Dabei ist E2 die oberste verbundene Zelle.

Wie in der Abbildung unten zu sehen ist, gibt die Formel "Erledigt" zurück, wenn eine verknüpfte Zelle den Wert TRUE enthält, und "Noch zu erledigen", wenn FALSE:

Danach wenden Sie das gewünschte bedingte Format auf die Status Spalte auf der Grundlage dieser Formel:

=$C2="Erledigt"

Das Ergebnis wird in etwa so aussehen:

Zum Schluss fügen Sie einige Formeln zur Berechnung der erledigten Aufgaben hinzu (wie bei der Checkliste), blenden Sie die verknüpften Zellen aus, und schon ist Ihre Excel-Aufgabenliste einsatzbereit!

Das Balkendiagramm oben auf der Aufgabenliste basiert auf der Prozentformel in B2. Wenn Sie sich für die Details interessieren, laden Sie die Vorlage herunter, blenden Sie die Spalten D und E aus und untersuchen Sie die Formeln.

To-Do-Listen-Vorlage herunterladen

Wie man einen interaktiven Bericht mit Kontrollkästchen erstellt

Eine weitere nützliche Anwendung von Kontrollkästchen in Excel ist die Erstellung interaktiver Berichte.

Angenommen, Sie haben einen Verkaufsbericht, der Daten für 4 Regionen enthält: Nord, Süd, Ost und West. Sie möchten die Gesamtsumme für eine oder mehrere ausgewählte Regionen ermitteln. Natürlich können Sie dazu die Slicer-Funktion einer Excel-Tabelle oder PivotTable verwenden oder Zwischensummen einfügen. Aber warum machen wir den Bericht nicht benutzerfreundlicher, indem wir 4 Kontrollkästchen am oberen Rand einfügen?

Um einen ähnlichen Bericht in Ihrem Blatt zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Fügen Sie oben auf dem Blatt 4 Kontrollkästchen hinzu, für die Norden , Süd , Ost und West Regionen.
2. Legen Sie den Kriterienbereich an einer unbenutzten Stelle des Blattes an, und verknüpfen Sie die Kontrollkästchen mit leeren Zellen:

   

   Im obigen Screenshot sind I2:I5 verknüpfte Zellen und H2:H5 sind die Namen der Regionen genau so, wie sie im Bericht erscheinen.

3. Fügen Sie dem Kriterienbereich eine weitere Spalte mit einer WENN-Formel hinzu, die den Regionsnamen zurückgibt, wenn die verknüpfte Zelle den Wert WAHR ergibt, und andernfalls einen Bindestrich ("-"):

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Geben Sie eine Überschrift für die Formelspalte ein, die genau mit der Überschrift der entsprechenden Spalte im Bericht übereinstimmt ( Region Die genaue Übereinstimmung ist sehr wichtig, und im nächsten Schritt werden Sie verstehen, warum.
5. Als Nächstes schreiben Sie die Formel, um die Summe für die ausgewählten Regionen zu berechnen. Dazu verwenden wir die DSUM-Funktion, die die Werte in einer Datenbank summiert, die den angegebenen Bedingungen entsprechen: DSUM(Datenbank, Feld, Kriterien)

   Wo:

   • Datenbank ist Ihre Tabelle oder Ihr Bereich einschließlich der Spaltenüberschriften (A5:F48 in diesem Beispiel).
   • Feld ist die Spalte, die summiert werden soll. Sie kann entweder als Spaltenüberschrift in Anführungszeichen oder als Zahl, die die Position der Spalte in der Datenbank angibt, angegeben werden. In diesem Beispiel addieren wir die Zahlen in der Spalte Zwischensumme Spalte, unser zweites Argument ist also "Zwischensumme".
   • Kriterien ist der Bereich der Zellen, die Ihre Bedingungen enthalten, einschließlich der Spaltenüberschrift (J1:J5). Deshalb sollte die Überschrift der Formelspalte im Kriterienbereich mit der Spaltenüberschrift im Bericht übereinstimmen.

   Setzt man die obigen Argumente zusammen, ergibt sich die folgende DSUM-Formel:

   =DSUM(A5:F48, "Zwischensumme", J1:J5)

   ...und funktioniert perfekt!

   

Wenn Sie die Fehlermeldung #DIV/0! ausblenden möchten, die erscheint, wenn keine Region ausgewählt ist, binden Sie DSUM in die Funktion IFERROR ein:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "Zwischensumme", J1:J5), 0)

Wenn Ihr Bericht nicht nur die Gesamtsumme, sondern auch einen Durchschnitt für jede Zeile berechnet, können Sie die Funktion DAVERAGE(Datenbank, Feld, Kriterien) verwenden, um einen Umsatz zu erhalten Durchschnitt für die ausgewählten Regionen.

Blenden Sie abschließend den Kriterienbereich aus und sperren Sie ihn eventuell, um versehentliche Änderungen zu verhindern, und schon ist Ihr interaktiver Bericht fertig!

Interaktiver Bericht herunterladen

Erstellen eines dynamischen Diagramms basierend auf dem Zustand der Checkbox

In diesem Beispiel lernen Sie, wie Sie ein dynamisches Excel-Diagramm erstellen, das auf Änderungen des Zustands der Kontrollkästchen (aktiviert oder deaktiviert) reagieren kann:

Die Ausgangsdaten für dieses Beispiel sind so einfach wie folgt:

Um es in ein dynamisches Excel-Diagramm zu verwandeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Kontrollkästchen erstellen und Link sie in leere Zellen.

   Fügen Sie insbesondere 2 Kontrollkästchen für die Jahre 2013 und 2014 ein und verbinden Sie sie mit den Zellen G2 bzw. G3:

   

2. Erstellen Sie die Datensatz für das Diagramm abhängig von den Quelldaten und den verknüpften Zellen (siehe Abbildung unten):
   • Für das Jahr 2013 (J4:J7) verwenden Sie die folgende Formel:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Wenn das Kontrollkästchen 2013 aktiviert ist (G2 ist WAHR), zieht die Formel den ursprünglichen Wert aus B4, andernfalls wird der Fehler #N/A zurückgegeben.

   • Für das Jahr 2014 (K4:K7) geben Sie eine ähnliche Formel ein, um die Werte aus Spalte C zu ziehen, wenn das Kontrollkästchen 2014 aktiviert ist:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • Geben Sie in Zelle L4 die Formel =$D4 Da die Daten für das Jahr 2015 immer im Diagramm angezeigt werden sollen, ist für diese Spalte keine IF-Formel erforderlich.

   

3. Erstellen Sie ein Kombinationsdiagramm auf der Grundlage des abhängigen Datensatzes (I3:L7). Da wir alle Zellen in der abhängigen Tabelle mit den ursprünglichen Daten verknüpft haben, wird das Diagramm automatisch aktualisiert, sobald eine Änderung im ursprünglichen Datensatz vorgenommen wurde.

   

Dynamisches Diagramm herunterladen

So können Sie Kontrollkästchen in Excel erstellen und verwenden. Um alle in diesem Lehrgang besprochenen Beispiele zu überprüfen, können Sie unsere Beispiel-Arbeitsmappe herunterladen. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen.

Übungsheft zum Herunterladen

Excel Checkbox Beispiele (.xlsx Datei)