ट्यूटोरियल आपको सिखाएगा कि अपनी वर्कशीट को स्पष्ट और पेशेवर रूप देने के लिए एक्सेल में रिक्त स्थान कैसे निकालें।

खाली सेल खराब नहीं हैं यदि आप जानबूझकर उन्हें सही में छोड़ रहे हैं सौंदर्य कारणों से स्थान। लेकिन गलत जगहों पर खाली सेल निश्चित रूप से अवांछनीय हैं। सौभाग्य से, एक्सेल में रिक्त स्थान निकालने का एक अपेक्षाकृत आसान तरीका है, और एक क्षण में आप इस तकनीक के सभी विवरण जान जाएंगे।

एक्सेल में रिक्त कक्ष कैसे निकालें

Excel में खाली सेल हटाना आसान है। हालाँकि, यह विधि सभी स्थितियों में लागू नहीं होती है। अपने आप को सुरक्षित रखने के लिए, कृपया अपनी वर्कशीट की बैकअप कॉपी बनाना सुनिश्चित करें और कुछ और करने से पहले इन चेतावनियों को पढ़ें।

एक सेव लोकेशन में बैकअप कॉपी के साथ। , Excel में रिक्त कक्षों को हटाने के लिए निम्न चरणों का पालन करें:

1. वह श्रेणी चुनें जहाँ से आप रिक्त स्थान निकालना चाहते हैं। डेटा के साथ सभी सेल को जल्दी से चुनने के लिए, ऊपरी-बाएँ सेल पर क्लिक करें और Ctrl + Shift + End दबाएं। यह अंतिम उपयोग किए गए सेल तक चयन का विस्तार करेगा।
2. F5 दबाएं और विशेष... क्लिक करें। या होम टैब > प्रारूप समूह पर जाएं, और ढूंढें & चुनें > विशेष पर जाएं :

   

3. विशेष पर जाएं संवाद बॉक्स में, खाली चुनें और ओके पर क्लिक करें। यह श्रेणी में सभी रिक्त कक्षों का चयन करेगा।

   

4. चयनित में से किसी पर भी राइट-क्लिक करेंरिक्त स्थान चुनें, और संदर्भ मेनू से हटाएं... चुनें:

   

5. अपने डेटा के लेआउट के आधार पर, सेल को बाईं ओर स्थानांतरित करें<2 चुनें> या सेल्स को ऊपर ले जाएं , और ठीक पर क्लिक करें। इस उदाहरण में, हम पहले विकल्प के साथ जाते हैं:

   

बस। आपने अपनी तालिका में रिक्त स्थानों को सफलतापूर्वक हटा दिया है:

युक्तियाँ:

• अगर कुछ गलत हो गया है, तो घबराएं नहीं और तुरंत Ctrl दबाएं + Z अपना डेटा वापस पाने के लिए।
• यदि आप हटाने के बजाय केवल रिक्त कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको इस लेख में कुछ भिन्न विधियाँ मिलेंगी: Excel में रिक्त कक्षों का चयन और हाइलाइट कैसे करें।

रिक्त स्थान का चयन करके रिक्त कक्षों को कब नहीं हटाना है

विशेष पर जाएं > रिक्त स्थान तकनीक एकल स्तंभ या पंक्ति के लिए ठीक काम करती है। यह उपरोक्त उदाहरण की तरह स्वतंत्र पंक्तियों या स्तंभों की श्रेणी में खाली कोशिकाओं को भी सफलतापूर्वक समाप्त कर सकता है। हालांकि, यह संरचित डेटा के लिए हानिकारक हो सकता है। ऐसा होने से रोकने के लिए, कृपया अपने वर्कशीट में रिक्त स्थान हटाते समय बहुत सावधान रहें और निम्नलिखित चेतावनियों को ध्यान में रखें:

1. सेल के बजाय खाली पंक्तियां और कॉलम हटाएं

अगर आपका डेटा किसी तालिका में व्यवस्थित है जहां कॉलम और पंक्तियों में संबंधित जानकारी होती है, तो खाली सेल को हटाने से डेटा खराब हो जाएगा। इस स्थिति में, आपको केवल रिक्त पंक्तियाँ और रिक्त स्तंभ निकालने चाहिए। लिंक किए गए ट्यूटोरियल समझाते हैं कि इसे जल्दी और कैसे करेंसुरक्षित रूप से।

2. एक्सेल टेबल के लिए काम नहीं करता

एक्सेल टेबल (बनाम एक रेंज) में किसी भी सेल को हटाना संभव नहीं है, आपको केवल पूरी टेबल पंक्तियों को हटाने की अनुमति है। या आप पहले तालिका को श्रेणी में बदल सकते हैं, और फिर रिक्त कक्षों को हटा सकते हैं।

3। सूत्रों और नामित श्रेणियों को नुकसान पहुंचा सकता है

Excel सूत्र संदर्भित डेटा में किए गए कई परिवर्तनों को समायोजित कर सकते हैं। बहुत सारे, लेकिन सभी नहीं। कुछ स्थितियों में, हटाए गए कक्षों को संदर्भित करने वाले सूत्र भंग हो सकते हैं। इसलिए, रिक्त स्थानों को हटाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए संबंधित सूत्रों और/या नामित श्रेणियों पर एक त्वरित नज़र डालें कि वे सामान्य रूप से काम करते हैं।

रिक्त स्थानों को अनदेखा करते हुए डेटा की सूची कैसे निकालें

यदि आप डर है कि किसी कॉलम में रिक्त कक्षों को हटाने से आपका डेटा नष्ट हो सकता है, मूल स्तंभ को जैसा है वैसा ही छोड़ दें और गैर-रिक्त कक्षों को कहीं और निकाल दें। जब आप एक कस्टम सूची या ड्रॉप-डाउन डेटा सत्यापन सूची बना रहे होते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि इसमें कोई रिक्त स्थान नहीं है, तो यह विधि काम आती है।

A2:A11 में स्रोत सूची के साथ, नीचे दी गई सरणी दर्ज करें C2 में सूत्र, इसे सही ढंग से पूरा करने के लिए Ctrl + Shift + Enter दबाएं, और फिर सूत्र को कुछ और कक्षों में कॉपी करें। उन कक्षों की संख्या जहां आप सूत्र की प्रतिलिपि बनाते हैं, आपकी सूची में आइटमों की संख्या के बराबर या उससे अधिक होनी चाहिए।

गैर-रिक्त कक्ष निकालने के लिए सूत्र:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट परिणाम दिखाता है:

सूत्र कैसा हैकाम करता है

पहली नजर में मुश्किल, करीब से देखने पर सूत्र के तर्क का पालन करना आसान है। सादे अंग्रेजी में, C2 में सूत्र निम्नानुसार पढ़ता है: श्रेणी A2: A11 में पहला मान वापस करें यदि वह कक्ष रिक्त नहीं है। किसी त्रुटि के मामले में, एक खाली स्ट्रिंग ("") वापस करें।

विचारशील एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए, जो हर नए फॉर्मूले के नट और बोल्ट को जानने के लिए उत्सुक हैं, यहां विस्तृत ब्रेक-डाउन है:

आपके पास INDEX फ़ंक्शन निर्दिष्ट पंक्ति संख्या के आधार पर $A$2:$A$11 से एक मान लौटाता है (वास्तविक पंक्ति संख्या नहीं, श्रेणी में एक सापेक्ष पंक्ति संख्या)। एक सरल परिदृश्य में, हम C2 में INDEX($A$2:$A$11, 1) डाल सकते हैं, और यह हमें A2 में एक मान देगा। समस्या यह है कि हमें 2 और चीजों को पूरा करने की आवश्यकता है:

• सुनिश्चित करें कि A2 खाली नहीं है
• C3 में दूसरा गैर-रिक्त मान लौटाएं, तीसरा गैर-रिक्त मान C4 में और इसी तरह। 1>array तर्क निम्नलिखित तरीके से गतिशील रूप से उत्पन्न होता है:
  • NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) यह पहचानता है कि लक्ष्य श्रेणी में कौन से कक्ष रिक्त नहीं हैं और उनके लिए TRUE देता है, अन्यथा FALSE। TRUE और FALSE की परिणामी सरणी IF फ़ंक्शन के तार्किक परीक्षण में जाती है।
  • IF TRUE/FALSE सरणी के प्रत्येक तत्व का मूल्यांकन करता है और TRUE के लिए संबंधित संख्या देता है, FALSE के लिए एक खाली स्ट्रिंग:

    IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

  ROW($A$1:$A$10) केवल संख्या 1 की एक सरणी वापस करने के लिए आवश्यक है10 के माध्यम से (क्योंकि हमारी सीमा में 10 सेल हैं) जिससे IF TRUE मानों के लिए एक संख्या चुन सकता है।

  परिणाम के रूप में, हमें {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} सरणी मिलती है और हमारा जटिल छोटा फ़ंक्शन इस सरल फ़ंक्शन में बदल जाता है:

  SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

  जैसा कि आप देखते हैं, सरणी तर्क में केवल गैर-खाली कोशिकाओं की संख्या होती है (ध्यान दें, ये सापेक्ष की स्थिति हैं सरणी में तत्व, यानी A2 तत्व 1 है, A3 तत्व 2 है, और इसी तरह)। 1 की सबसे छोटी संख्या वापस करने के लिए। रिश्तेदार सेल संदर्भ के उपयोग के कारण पंक्ति संख्या 1 की वृद्धि में बढ़ जाती है क्योंकि आप सूत्र को कॉपी करते हैं। तो, C3 में, k ROW(A2) में बदल जाएगा और सूत्र दूसरे गैर-रिक्त सेल की संख्या लौटाएगा, और इसी तरह।

  हालांकि, हम वास्तव में नहीं गैर-खाली सेल नंबरों की आवश्यकता है, हमें उनके मूल्यों की आवश्यकता है। इसलिए, हम आगे बढ़ते हैं और INDEX के row_num तर्क में SMALL फ़ंक्शन को नेस्ट करते हैं, जिससे यह सीमा में संबंधित पंक्ति से एक मान वापस करने के लिए मजबूर हो जाता है।

  अंतिम रूप से, हम संलग्न करते हैं रिक्त स्ट्रिंग्स के साथ त्रुटियों को बदलने के लिए IFERROR फ़ंक्शन में संपूर्ण निर्माण। त्रुटियाँ अपरिहार्य हैं क्योंकि आप नहीं जान सकते कि लक्ष्य सीमा में कितने गैर-रिक्त सेल हैं, इसलिए आप सूत्र को बड़ी संख्या में सेल में कॉपी करते हैं।

  उपरोक्त को देखते हुए, हम इस सामान्य सूत्र को निकालने के लिए बना सकते हैंरिक्त स्थान को अनदेखा करने वाले मान:

  {=IFERROR(INDEX( श्रेणी , SMALL(IF(NOT(ISBLANK( श्रेणी )), ROW($A$1:$A$10), ""), ROW(A1))),"")}

  जहां "रेंज" आपके मूल डेटा के साथ रेंज है। कृपया ध्यान दें कि ROW($A$1:$A$10) और ROW(A1) स्थिर भाग हैं और कभी भी नहीं बदलते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका डेटा कहां से शुरू होता है और इसमें कितने सेल शामिल हैं।

  बाद में खाली सेल को कैसे हटाएं डेटा के साथ अंतिम सेल

  रिक्त कक्ष जिनमें स्वरूपण या गैर-प्रिंट करने योग्य वर्ण होते हैं, एक्सेल में बहुत सारी समस्याएं पैदा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके पास आवश्यकता से अधिक बड़ा फ़ाइल आकार हो या कुछ रिक्त पृष्ठ मुद्रित हों। इन समस्याओं से बचने के लिए, हम उन खाली पंक्तियों और स्तंभों को हटा देंगे (या साफ़ कर देंगे) जिनमें फ़ॉर्मेटिंग, रिक्त स्थान या अज्ञात अदृश्य वर्ण शामिल हैं।

  शीट पर अंतिम उपयोग किए गए सेल का पता कैसे लगाएं

  स्थानांतरित करने के लिए शीट पर अंतिम सेल तक जिसमें डेटा या फ़ॉर्मेटिंग हो, किसी भी सेल पर क्लिक करें और Ctrl + End दबाएं।

  यदि उपरोक्त शॉर्टकट ने आपके डेटा के साथ अंतिम सेल का चयन किया है, तो इसका मतलब है कि शेष पंक्तियाँ और कॉलम वास्तव में खाली हैं और आगे किसी हेरफेर की आवश्यकता नहीं है। लेकिन अगर यह आपको नेत्रहीन खाली सेल में ले गया है, तो जान लें कि एक्सेल उस सेल को खाली नहीं मानता है। यह एक आकस्मिक कुंजी स्ट्रोक, उस सेल के लिए एक कस्टम नंबर प्रारूप सेट, या बाहरी डेटाबेस से आयात किए गए गैर-मुद्रण योग्य वर्ण द्वारा निर्मित एक मात्र स्थान वर्ण हो सकता है। जो भी होकारण, वह सेल खाली नहीं है।

  डेटा वाले अंतिम सेल के बाद के सेल हटाएं

  डेटा वाले अंतिम सेल के बाद सभी सामग्री और स्वरूपण को साफ़ करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  <10
• अपने डेटा के दाईं ओर पहले खाली कॉलम के शीर्षक पर क्लिक करें और Ctrl + Shift + End दबाएं। यह आपके डेटा और शीट पर अंतिम उपयोग किए गए सेल के बीच सेल की एक श्रेणी का चयन करेगा।
• होम टैब पर, संपादन समूह में, <1 पर क्लिक करें>क्लियर करें > सभी क्लियर करें । या चयन पर राइट-क्लिक करें और हटाएं... > पूरा कॉलम :

  

• पहली खाली पंक्ति के शीर्षक पर क्लिक करें अपने डेटा के नीचे और Ctrl + Shift + End दबाएं।
• > चयन करें और हटाएं... > संपूर्ण पंक्ति चुनें.
• कार्यपुस्तिका को सहेजने के लिए Ctrl + S दबाएं.

उपयोग की गई श्रेणी की जांच करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसमें अब केवल डेटा वाले कक्ष हैं और कोई रिक्त स्थान नहीं है। यदि Ctrl + End शॉर्टकट फिर से एक रिक्त कक्ष का चयन करता है, तो कार्यपुस्तिका को सहेजें और उसे बंद कर दें। जब आप वर्कशीट को फिर से खोलते हैं, तो इस्तेमाल किया गया आखिरी सेल डेटा वाला आखिरी सेल होना चाहिए।

युक्ति। यह देखते हुए कि Microsoft Excel 2007 और उच्चतर में 1,000,000 से अधिक पंक्तियाँ और 16,000 से अधिक स्तंभ हैं, आप अपने उपयोगकर्ताओं को अनजाने में गलत कक्षों में डेटा दर्ज करने से रोकने के लिए कार्यक्षेत्र का आकार कम करना चाह सकते हैं। इसके लिए, आप बस खाली कोशिकाओं को उनके से निकाल सकते हैंअप्रयुक्त (खाली) पंक्तियों और स्तंभों को कैसे छुपाएं में समझाया गया है।

इस प्रकार आप Excel में रिक्त स्थान को हटा सकते हैं। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!