આજે હું બતાવવા જઈ રહ્યો છું કે તમે એક્સચેન્જ સર્વર એકાઉન્ટ (POP3/IMAP એકાઉન્ટ્સ) નો ઉપયોગ કર્યા વિના Outlook માં ઈમેલનો આપમેળે જવાબ કેવી રીતે આપી શકો છો. જો તમને ખાતરી નથી કે તમે કયા ઈમેલ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરો છો, તો તમે આની સાથે પ્રારંભ કરી શકો છો: હું કયું ઈમેલ એકાઉન્ટ વાપરું છું તે હું કેવી રીતે શોધી શકું?

તમારા ઈમેલ એકાઉન્ટનો પ્રકાર કેવી રીતે નક્કી કરવો( s)

એકવાર તમે નક્કી કરી લો કે ઓટો રિસ્પોન્સ તમારી પ્રી-વેકેશન તૈયારી ચેકલિસ્ટમાં હોવો જોઈએ, તમારે પ્રથમ વસ્તુ એ શોધવાનું છે કે તમારી પાસે કયું ઈમેલ એકાઉન્ટ છે - એક્સચેન્જ સર્વર અથવા Outlook POP/IMAP.

સૌથી સહેલો રસ્તો એ છે કે તમારા ઈમેલ એકાઉન્ટનો પ્રકાર તપાસો ફાઈલ ટેબ > માહિતી પર જાઓ અને એકાઉન્ટ માહિતી ની નીચે જુઓ. .

જો તમારી પાસે ઘણા એકાઉન્ટ્સ છે, તો તમારા બધા એકાઉન્ટ્સ સાથે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ખોલવા માટે જમણી બાજુની નાની કાળી ભૂલ પર ક્લિક કરો. હવે તમે જોઈ શકો છો કે કયું ખાતું Microsoft Exchange આધારિત છે અને કયું POP/IMAP છે.

જો તમને તમારા એકાઉન્ટ્સ વિશે વધુ વિગતવાર માહિતીની જરૂર હોય (ખાસ કરીને, તમે ડિફોલ્ટ એકાઉન્ટ કયું છે તે તપાસવા માગો છો), એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ

માં જુઓ Outlook 2010 અને Outlook 2013, ફાઇલ ટેબ > પર સ્વિચ કરો. માહિતી > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ...

ઉપરનું ડબલ " એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ " ખોટી છાપ નથી :-) પ્રથમ તમે ચોરસ બટન પર ક્લિક કરો અને પછી એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ પસંદ કરો. .. માં બતાવ્યા પ્રમાણે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાંથી આદેશનીચેનો સ્ક્રીનશૉટ (જો તમારી પાસે એક્સચેન્જ આધારિત ઈમેઈલ એકાઉન્ટ ન હોય, તો વાસ્તવમાં આ તમારા માટે ઉપલબ્ધ એકમાત્ર પસંદગી હશે).

એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ... આદેશને ક્લિક કરવાથી નીચેની વિન્ડો ખુલશે:

આઉટલુક 2007માં, તમે તેને ટૂલ્સ > પર જઈને ખોલી શકો છો. એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ > ઈ-મેલ .

આઉટલુક 2003માં, તમે તેને ટૂલ્સ > ઈ-મેલ એકાઉન્ટ્સ... > હાલના ઈમેલ એકાઉન્ટ્સ જુઓ અથવા બદલો > આગળ .

હવે તમે જાણો છો કે તમે કયા પ્રકારનાં ઈમેલ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તમે તરત જ તમારો સ્વચાલિત જવાબ સેટ કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.

ઑફિસની બહાર સ્વતઃ જવાબ સેટ કરી રહ્યાં છીએ Outlook POP3/IMAP એકાઉન્ટ્સ માટે

એક્સચેન્જ સર્વર એકાઉન્ટ્સથી વિપરીત, POP3 અને IMAP એકાઉન્ટમાં સ્વચાલિત જવાબો વિશેષતા નથી (ઔપચારિક રીતે ઓફિસ સહાયકની બહાર ). તેમ છતાં, તમે હજુ પણ તમારા વેકેશનનો આનંદ માણો ત્યારે તમારા કેટલાક અથવા તમામ ઇનકમિંગ ઇમેઇલ સંદેશાઓનો આપમેળે જવાબ આપવા માટે તમે Outlook સેટ કરી શકો છો.

નોંધ: POP/IMAP એકાઉન્ટ્સના કિસ્સામાં, આઉટલુક હંમેશા ચાલુ અને ગોઠવેલું હોવું જોઈએ નવા સંદેશાઓ માટે સમયાંતરે તપાસો. સ્વાભાવિક રીતે, તમારું કમ્પ્યુટર આ બધા સમયે ચાલુ હોવું જોઈએ.

અલબત્ત, તે ખૂબ અનુકૂળ નથી અથવા લાંબા સમય સુધી કોઈપણ દેખરેખ વિના કામ કરતા મશીનને છોડવું અસુરક્ષિત પણ હોઈ શકે છે, પરંતુ અન્ય કોઈ રસ્તો નથી. તેમ છતાં, કેટલાક ઇમેઇલ પ્રદાતાઓ (દા.ત. Gmail અથવા Outlook.com) તેમના વેબ પર સીધા જ સ્વતઃ જવાબો બનાવવાની મંજૂરી આપે છે-સાઇટ્સ તેથી, સૌ પ્રથમ હું તમને સલાહ આપીશ કે તમારા ઈમેલ પ્રદાતા સાથે તપાસ કરો કે શું તમારા વેકેશન ઓટો-પ્રતિસાદને તેમની બાજુએ ગોઠવવાનું શક્ય છે.

નીચે તમને કેવી રીતે પગલું-દર-પગલાં સૂચનો મળશે. એક્સચેન્જ સર્વર એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કર્યા વિના ઑફિસની બહાર ઑટો-રિસ્પોન્સ બનાવવા માટે. તમે Outlook નિયમો સાથે સંયોજનમાં ઇમેઇલ નમૂનાનો ઉપયોગ કરીને આ કરી શકો છો. પરંતુ ધ્યાન રાખો કે આ કાર્યક્ષમતા Office 2010 સર્વિસ પેક 1 થી શરૂ કરીને આઉટલુક 2010 માં ઉપલબ્ધ છે. ઠીક છે, ચાલો ક્રેકીંગ કરીએ!

ઓટો રિપ્લાય મેસેજ ટેમ્પલેટ બનાવવું

1. પ્રથમ, આપણે ઑફિસની બહારના સંદેશ સાથે એક નમૂનો બનાવો જે તમને ઈમેલ મોકલનાર લોકોને આપમેળે મોકલવામાં આવશે. તમે હોમ ટેબ પર નવું ઈમેલ બટન ક્લિક કરીને સામાન્ય રીતે આ કરો છો.
2. તમારા સ્વચાલિત જવાબ માટે ટેક્સ્ટ કંપોઝ કરો. જો તે તમારા વ્યક્તિગત એકાઉન્ટ માટે બનાવાયેલ છે, તો તે તમે નીચે આપેલા સ્ક્રીનશૉટમાં જુઓ છો તેના જેવું જ હોઈ શકે છે. ઑફિસ સંદેશાઓની બહારના વ્યવસાય માટે, તમારે કદાચ થોડી વધુ ઔપચારિક વસ્તુની જરૂર પડશે :)
3. જ્યારે તમે સંદેશ લખવાનું સમાપ્ત કરી લો, ત્યારે ફાઇલ > પર ક્લિક કરીને તેને સાચવો. મેસેજ વિન્ડોમાં Save As .
4. Save As સંવાદ બોક્સમાં, તમારા સ્વતઃ જવાબ નમૂનાને એક નામ આપો અને તેને Outlook તરીકે સાચવવાનું પસંદ કરો. ટેમ્પલેટ (*.oft) . તે પછી સાચવો બટન પર ક્લિક કરો.

અદ્યતન વપરાશકર્તાઓ માટે સાવચેતીનો શબ્દ: બદલશો નહીંઆ ફાઇલ માટે ગંતવ્ય ફોલ્ડર, તેને Microsoft સૂચવે છે તે સ્થાન પર બરાબર સાચવો, એટલે કે Microsoft > નમૂનાઓ ફોલ્ડર. "અદ્યતન વપરાશકર્તાઓને શા માટે?" તમે મને પૂછી શકો છો. કારણ કે નવા વપરાશકર્તા કંઈપણ બદલવાનું વિચારવાની હિંમત પણ કરશે નહીં સિવાય કે તેમને સ્પષ્ટપણે આમ કરવાનું કહેવામાં આવે :).

સારું, અમે કામનો પહેલો ભાગ કરી લીધો છે અને હવે તમારે આપમેળે નિયમ બનાવવાની જરૂર છે. નવા ઈમેલ સંદેશાઓનો જવાબ આપો.

વેકેશન ઓટો રિપ્લાય નિયમ સેટઅપ કરી રહ્યા છીએ

1. તમે સામાન્ય રીતે કરો છો તેવો નવો નિયમ બનાવવાનું શરૂ કરો નવો નિયમ બટન નીચે ક્લિક કરીને 6>હોમ ટેબ > નિયમો > નિયમોનું સંચાલન કરો & ચેતવણીઓ .
2. " ખાલી નિયમથી પ્રારંભ કરો " અને " મને મળતા સંદેશાઓ પર નિયમો લાગુ કરો " પસંદ કરો, અને પછી આગલું<ક્લિક કરો 7>.
3. તમે તપાસવા માંગો છો તે શરતોનો ઉલ્લેખ કરો. જો તમે તમારા બધા એકાઉન્ટ્સમાંથી પ્રાપ્ત થયેલા તમામ ઇનકમિંગ સંદેશાઓ માટે ઑફિસની બહાર સ્વતઃ-પ્રતિસાદ સેટ કરી રહ્યાં છો, તો તમારે અહીં કોઈપણ આઇટમ્સ તપાસવાની જરૂર નથી.

   જો તમે ઈચ્છો છો કે તમારા એકાઉન્ટમાંથી કોઈ એકમાંથી મળેલા સંદેશાઓ માટે જ આપોઆપ જવાબો મોકલવામાં આવે, અથવા વિષય અથવા મુખ્ય ભાગમાં ચોક્કસ શબ્દો હોય, અથવા ચોક્કસ લોકો પાસેથી પ્રાપ્ત થાય, તો પછી નીચેના સંવાદના ઉપરના ભાગમાં અનુરૂપ વિકલ્પો તપાસો 1 બધા સંદેશાઓ માટેમારા વ્યક્તિગત એકાઉન્ટ દ્વારા પ્રાપ્ત થાય છે અને મારી સેટિંગ્સ આના જેવી દેખાય છે:

4. આગલા પગલા પર, તમે વ્યાખ્યાયિત કરો છો કે તમે સંદેશાઓ સાથે શું કરવા માંગો છો. અમે ચોક્કસ નમૂનાનો ઉપયોગ કરીને જવાબ આપવા માગીએ છીએ , તેથી અમે આ વિકલ્પને બરાબર પસંદ કરીએ છીએ અને પછી પગલું 2: નિયમનું વર્ણન સંપાદિત કરો હેઠળ ચોક્કસ ટેમ્પલેટ પર ક્લિક કરો. નમૂનો અમને જોઈએ છે.
5. " જવાબનો ટેમ્પલેટ પસંદ કરો " સંવાદ બોક્સમાં, જુઓ બોક્સમાં, ફાઇલ સિસ્ટમમાં વપરાશકર્તા નમૂનાઓ પસંદ કરો. અને અમે થોડી મિનિટો પહેલા બનાવેલ નમૂનો પસંદ કરો (ઓફિસની બહાર-જવાબ).

   ખોલો ક્લિક કરો અને આ તમને નિયમો વિઝાર્ડ પર પાછા લાવશે જ્યાં તમે આગલું ક્લિક કરશો.

6. આ પગલા પર, તમારે તમારા સ્વચાલિત જવાબના નિયમમાં અપવાદો સેટ કરવાના છે. આ એક ફરજિયાત પગલું નથી, અને સામાન્ય પ્રથા એ છે કે તેને છોડી દેવો અને કોઈપણ અપવાદો ઉમેરવા નહીં. જો કે, જો તમે કેટલાક પ્રેષકોને અથવા તમારા એક એકાઉન્ટમાંથી પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશાઓને ઑફિસની બહારની નોટિસ મોકલવા માંગતા નથી, તો તમે " લોકો અથવા સાર્વજનિક જૂથમાંથી હોય તો " અથવા "" તપાસી શકો છો. અનુક્રમે ઉલ્લેખિત એકાઉન્ટ દ્વારા સિવાય ", અથવા, તમે તમારા માટે ઉપલબ્ધ કેટલાક અન્ય અપવાદોમાંથી પસંદ કરી શકો છો.

   નોંધ: કેટલાક લોકો બે મેઇલ સર્વર વચ્ચે અનંત લૂપ ન બનાવવા માટે અને ન કરવા માટે પાછા ફરેલા ઇમેઇલ્સ (જો વિષયમાં "રિટર્ન મેઇલ" અથવા "અનડિલિવરેબલ" વગેરે હોય તો) ઓટો રિપ્લાય ન કરવાનું પણ પસંદ કરે છે. ક્લટરઅવિતરિત સંદેશાઓ સાથે તેમના ઇનબોક્સ. પરંતુ આ વાસ્તવમાં એક વધારાની સાવચેતી છે, કારણ કે " ચોક્કસ ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરીને જવાબ આપો " નિયમ તમારો સ્વતઃ-જવાબ ફક્ત એક જ સત્ર દરમિયાન મોકલશે, એટલે કે જ્યાં સુધી તમે તમારું Outlook પુનઃપ્રારંભ ન કરો. અને જો તમે તેવો અપવાદ સેટ કરો છો, તો વિષય વાક્યમાં ઉલ્લેખિત શબ્દ અથવા શબ્દસમૂહ ધરાવતા તમામ ઈમેઈલને સ્વયંસંચાલિત પ્રતિસાદ મોકલવામાં આવશે નહીં, દા.ત. " જ્યારે મને પરત થયેલો મેઇલ મળે ત્યારે હું શું કરું? ".

7. આ અંતિમ પગલું છે જ્યાં તમે તમારા સ્વતઃ-જવાબ નિયમ માટે નામનો ઉલ્લેખ કરો અને નિયમના વર્ણનની સમીક્ષા કરો. . જો બધું ઠીક છે , તો ખાતરી કરો કે નિયમ ચાલુ છે અને નિયમ સાચવવા માટે સમાપ્ત કરો બટન પર ક્લિક કરો. બસ એટલું જ!

આ જ રીતે તમે વેકેશનના ઘણા ઓટો-રિપ્લાય નિયમો સેટ કરી શકો છો, દા.ત. તમારા અંગત અને કાર્યાલયના ઈમેલ એકાઉન્ટ માટે અથવા અમુક લોકો તરફથી મળેલા સંદેશાઓ માટે જુદા જુદા ટેક્સ્ટ સંદેશાઓ સાથે. ઉદાહરણ તરીકે, તમારા મિત્રો માટે બનાવાયેલ વ્યક્તિગત સ્વતઃ જવાબમાં તમે એક ફોન નંબર છોડી શકો છો જેના પર તમે સંપર્ક કરી શકો છો; જ્યારે તમારા વ્યવસાય ઓટો રિપ્લાયમાં હોય ત્યારે તમે તમારા મદદનીશ અથવા સાથીદારનું ઈમેઈલ સરનામું સ્પષ્ટ કરી શકો છો જે તમારી રજા દરમિયાન સૌથી વધુ જરૂરી બાબતોને સંભાળી શકે છે.

ટીપ: જો તમે થોડા ઓટો રિસ્પોન્સ નિયમો બનાવી રહ્યા છો, તો તમે ચેક કરી શકો છો " વધુ નિયમો પર પ્રક્રિયા કરવાનું બંધ કરો " વિકલ્પ જેથી તમારા વેકેશન ઓટો રિપ્લાય એકબીજા સાથે વિરોધાભાસી ન થાય. આ વિકલ્પ પર ઉપલબ્ધ છે નિયમો વિઝાર્ડ નું 3જું પગલું જ્યારે તમે સ્પષ્ટ કરો કે તમે સંદેશ સાથે શું કરવા માંગો છો. જો કે, આ વિકલ્પ પસંદ કરતી વખતે ખૂબ કાળજી રાખો. જો તમારી પાસે તમારા Outlook માં કેટલાક અન્ય નિયમો છે અને તમે તેને તમારી રજા દરમિયાન આવનારા સંદેશાઓ પર લાગુ કરવા માંગતા હો, તો "વધુ નિયમોની પ્રક્રિયા કરવાનું બંધ કરો"નો ઉપયોગ કરશો નહીં .

મહત્વપૂર્ણ! જ્યારે તમે પાછા ફરો ત્યારે તમારા ઑટોરિપ્લાય નિયમને બંધ કરવાનું ભૂલશો નહીં :) તમે આ હોમ ટેબ > દ્વારા કરી શકો છો. નિયમો > નિયમોનું સંચાલન કરો & ચેતવણીઓ . ઉપરાંત, આઉટલુક ટાસ્ક અથવા ટુ-ડૂ રીમાઇન્ડર બનાવવું એ એક સારો વિચાર હોઈ શકે છે જે તમને તમારા આઉટ ઑફ ઑફિસ ઑટો રિસ્પોન્સ નિયમને બંધ કરવાનું યાદ કરાવશે.

Gmail એકાઉન્ટ્સ માટે સ્વચાલિત વેકેશન પ્રતિસાદ કેવી રીતે સેટ કરવો

Gmail એ ઇમેઇલ પ્રદાતાઓમાંનું એક છે જે તમને તેમની વેબ સાઇટ્સ પર સ્વચાલિત વેકેશન જવાબો ગોઠવવા દે છે. આ રીતે, જ્યારે તમે દૂર હોવ ત્યારે તમારે તમારા પીસીને કામ કરવાનું છોડવું પડશે નહીં. તમે Gmail નું વેકેશન ઓટોરેસ્પોન્ડર નીચેની રીતે સેટ કરો છો.

1. Gmail પર લોગ ઓન કરો.
2. ઉપર જમણા ખૂણે ગિયર આઇકોન પર ક્લિક કરો અને <8 પસંદ કરો>સેટિંગ્સ .
3. સામાન્ય ટૅબ પર, વેકેશન પ્રતિસાદકર્તા વિભાગ સુધી નીચે સ્ક્રોલ કરો અને " વેકેશન પ્રતિસાદકર્તા પર" પસંદ કરો.
4. પહેલો અને છેલ્લો દિવસ (વૈકલ્પિક) સેટ કરીને તમારા વેકેશન ઓટો રિસ્પોન્સને શેડ્યૂલ કરો, પછી તમારા મેસેજનો વિષય અને મુખ્ય ભાગ ટાઈપ કરો. જો તમે સમાપ્તિ તારીખનો ઉલ્લેખ ન કરો, તો " વેકેશન રીમાઇન્ડર સેટ કરવાનું યાદ રાખોતમારા વળતર પર " બંધ કરો. તે ખૂબ જ સરળ છે, તે નથી?

   ટીપ: " મારા સંપર્કોમાંના લોકોને જ પ્રતિસાદ મોકલો પસંદ કરવાનું એક સારો વિચાર હોઈ શકે છે. ". માઈક્રોસોફ્ટ એક્સચેન્જ સર્વર અને આઉટલુકથી વિપરીત જે દરેક પ્રેષકને ફક્ત એક જ વાર સ્વચાલિત પ્રતિસાદ મોકલે છે, Gmail દર 4 દિવસે તમારા વેકેશન ઓટો રિપ્લાય દરેક વ્યક્તિને મોકલશે જે તમને ઘણા બધા ઇમેઇલ્સ મોકલે છે. અને જો તમને ઘણા બધા સ્પામ સંદેશાઓ પ્રાપ્ત થાય છે અથવા જો તમે લાંબા સમય માટે બહાર નીકળો, જ્યારે તમે પાછા ફરો ત્યારે આ તમને ઘણી બધી સફાઈ ટાળવામાં મદદ કરી શકે છે.

Outlook.com અને Hotmail એકાઉન્ટ્સ માટે સ્વચાલિત વેકેશન જવાબો કેવી રીતે સેટ કરવા

Outlook.com (અગાઉનું Hotmail) એકાઉન્ટ્સ તમને Hotmail અને Outlook.com વેબ-સાઇટ્સ પર સીધા જ ઑફિસની બહારના સ્વતઃ જવાબો સેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ સુવિધાને સ્વચાલિત વેકેશન જવાબો કહેવામાં આવે છે અને તમે તેને આ રીતે સેટ કરી શકો છો.

1. Outlook.com (અથવા Windows Live Hotmail) પર જાઓ અને લોગ ઓન કરો.
2. જો તમારી પાસે Outlook.com<છે 9> એકાઉન્ટ, ટોચના ri માં Gear આયકન પર ક્લિક કરો તમારા નામની બાજુમાં ght ખૂણો અને " વધુ મેઇલ સેટિંગ્સ " પસંદ કરો.

   જો તમારી પાસે Hotmail એકાઉન્ટ છે, તો ઉપરના જમણા ખૂણામાં તમારા નામ પર ક્લિક કરો અને પછી વિકલ્પો > મેઇલ .

3. " તમારા એકાઉન્ટનું સંચાલન " હેઠળ, તમારા સ્વતઃ-જવાબની સેટિંગ્સને ગોઠવવા માટે " સ્વચાલિત વેકેશન જવાબો મોકલવા " પસંદ કરો.
4. Outlook.com શેડ્યૂલ કરવાનો વિકલ્પ પ્રદાન કરતું નથીતમારા ઑફિસની બહારના જવાબો, તેથી તમે ફક્ત " મને ઈમેલ કરનારા લોકોને વેકેશન જવાબો મોકલો " પસંદ કરો અને તમારી વેકેશન નોટિસનો ટેક્સ્ટ ટાઈપ કરો.

નોંધ કરો કે વેકેશન જવાબ સંદેશની નીચે ડિફોલ્ટ રૂપે " તમારા સંપર્કોને જ જવાબ આપો " વિકલ્પ ચકાસાયેલ છે. જો તમે દરેકના ઇમેઇલનો આપમેળે જવાબ આપવા માંગતા હો, તો તમે અલબત્ત તેને અનચેક કરી શકો છો. જો કે, સ્પામર્સને અટકાવવા માટે તેને ચકાસાયેલ છોડવું વાજબી હોઈ શકે છે.

નોંધ: જો તમારી પાસે નવું Outlook.com એકાઉન્ટ છે, તો વેકેશન જવાબ સુવિધા બંધ થઈ શકે છે. તમે તમારા એકાઉન્ટનો થોડા દિવસો સુધી ઉપયોગ કરી લો તે પછી Microsoft તેને આપમેળે સક્ષમ કરશે. જો તમે તેને તરત જ ચાલુ કરવા માંગો છો, તો તમારે તમારા એકાઉન્ટને મોબાઇલ ફોન નંબર વડે ચકાસવાની જરૂર પડશે, તમે તેમના ફોન ઉમેરો પૃષ્ઠનો ઉપયોગ કરીને આ કરી શકો છો.

સારું, તમારે ફક્ત આ જ કરવાની જરૂર છે. વિવિધ ઈમેલ એકાઉન્ટ્સ પર સ્વચાલિત જવાબો વિશે જાણો. હવે જ્યારે તમારો ઑફિસની બહારનો ઑટો-રિસ્પોન્સ યોગ્ય રીતે ગોઠવાઈ ગયો છે, તો તમારું કમ્પ્યુટર બંધ કરો (જો તમે POP/IMAP એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરો છો તો તેને ચાલુ રાખવાનું યાદ રાખો) અને તમારા વેકેશનનો આનંદ માણો! :)