Jos työhösi kuuluu liikekirjeenvaihto, kirjoitat varmasti pyyntökirjeet Kyse voi olla esimerkiksi työpaikkapyynnöstä, ylennys- tai kokouspyynnöstä, tietopyynnöstä tai suosituspyynnöstä, palveluskirjeestä tai suosituskirjeestä. Tällaisia kirjeitä on vaikea kirjoittaa, ja vielä vaikeampaa on kirjoittaa ne niin, että vastaanottaja vastaa niihin mielellään ja innostuneesti.

Mitä tulee rahapyyntökirjeet , kaikenlaisia sponsorointi-, lahjoitus- tai varainhankintapyyntöjä, olet varmasti samaa mieltä siitä, että vastauksen saaminen vaatii usein ihmeen : ) En tietenkään voi taata, että vinkkimme ja kirje-esimerkkimme tekevät ihmeen, mutta ne säästävät varmasti aikaa ja tekevät kirjoitustyöstäsi vähemmän tuskallista.

Ajan säästövinkki ! Jos kommunikoit sähköpostitse, voit säästää vielä enemmän aikaa lisäämällä kaikki nämä esimerkit suoraan Outlookiin. Ja sitten voit lähettää henkilökohtaisia, räätälöityjä liikesähköposteja hiiren klikkauksella!

Tarvitset vain Shared Email Templates -lisäosan, jonka näet oikealla. Kun olet ottanut sen käyttöön Outlookissasi, sinun ei tarvitse kirjoittaa samoja lauseita uudelleen ja uudelleen.

Kaksoisnapsauta vain mallia ja löydät tekstin lisättynä viestirunkoon hetkessä. Kaikki muotoilut, hyperlinkit, kuvat ja allekirjoitukset ovat paikoillaan!

Älä epäröi tarkistaa sitä heti; ilmainen versio on ladattavissa Microsoft AppStoresta.

No, takaisin liikekirjeiden kirjoittamiseen, artikkelin jatkossa löydät:

Liikekirjeen muoto

Liikekirje on muodollinen viestintätapa, ja siksi se vaatii erityisen muodon. Et ehkä välitä kirjeen muodosta liikaa, jos lähetät sähköpostia, mutta jos kirjoitat perinteistä paperista liikekirjettä, alla olevat suositukset voivat olla hyödyllisiä. Hyvänä käytäntönä pidetään sitä, että liikekirje tulostetaan tavalliselle 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) valkoiselle paperille.

1. Lähettäjän osoite. Yleensä aloitat kirjoittamalla oman osoitteesi. Brittiläisessä englannissa lähettäjän osoite kirjoitetaan yleensä kirjeen oikeaan yläkulmaan. Amerikkalaisessa englannissa lähettäjän osoite sijoitetaan vasempaan yläkulmaan.

   Lähettäjän nimeä tai titteliä ei tarvitse kirjoittaa, koska se sisältyy kirjeen loppuun. Kirjoita vain katuosoite, kaupunki ja postinumero sekä valinnaisesti puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

   Jos kirjoitat kirjepaperille, jolla on kirjepäällyste, jätä tämä väliin.

2. Päivämäärä Kirjoita päivämäärä muutamalle riville kirjelomakkeen tai palautusosoitteen alapuolelle. Standardi on 2-3 riviä (yhdestä neljään riviä voidaan hyväksyä).
3. Vertailulinja (valinnainen) . Jos kirjeesi liittyy johonkin tiettyyn tietoon, kuten työnumeroon tai laskunumeroon, lisää se päivämäärän alapuolelle. Jos vastaat kirjeeseen, viittaat siihen. Esimerkiksi,
   • Re: Lasku nro 000987
   • Re: 4.1.2014 päivätty kirjeenne
4. Saapumisilmoitukset (valinnainen) Jos haluatte lisätä merkinnän yksityisestä tai luottamuksellisesta kirjeenvaihdosta, kirjoittakaa se viiterivin alapuolelle tarvittaessa suuraakkosin. Esimerkiksi PERSONAL tai CONFIDENTIAL.
5. Sisäinen osoite Tämä on liikekirjeesi vastaanottajan osoite, joka voi olla yksityishenkilö tai yritys. On aina parasta kirjoittaa kirjeen vastaanottavan yrityksen tietylle henkilölle.

   Standardi on kaksi riviä edellisen kirjoittamasi kohdan alapuolella, mutta yhdestä kuuteen riviä on hyväksyttävää.

6. Attention Line (valinnainen). Kirjoita sen henkilön nimi, jota yrität tavoittaa. Jos kirjoitit henkilön nimen Sisäosoite-kohtaan, ohita Huomio-rivi.
7. Tervehdys . Käytä samaa nimeä kuin sisäisessä osoitteessa, myös otsikko. Jos tunnet henkilön, jolle kirjoitat, ja puhuttelet häntä yleensä etunimellä, voit kirjoittaa etunimen esimerkiksi tervehdykseen: Rakas Jane. Kaikissa muissa tapauksissa on yleinen käytäntö, että henkilöä puhutellaan esimerkiksi tittelillä ja sukunimellä, jota seuraa pilkku tai kaksoispiste:
   • Herra Brown:
   • Hyvä tohtori Brown:
   • Hyvä neiti Smith,

   Jos et tiedä vastaanottajan nimeä tai et ole varma, miten se kirjoitetaan, käytä jotakin seuraavista tervehdyksistä:

   • Hyvät naiset
   • Herrat
   • Hyvä herra
   • Hyvä herra tai rouva
   • Kenelle tahansa, jota asia koskee
8. Aihe (vapaaehtoinen): Jätä tervehdyksen jälkeen kaksi tai kolme tyhjää riviä ja kirjoita kirjeesi ydin isolla alkukirjaimella joko vasemmalle tai keskelle. Jos olet lisännyt viiterivin (3), otsikkorivi voi olla tarpeeton. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
   • SUOSITUSKIRJE
   • KANTAKIRJE
   • TUOTTEEN VAIHTAMISTA KOSKEVA PYYNTÖ
   • TYÖPAIKKATIEDUSTELU
9. Keho Tämä on kirjeesi pääosa, joka koostuu yleensä 2-5 kappaleesta, ja jokaisen kappaleen välissä on tyhjä rivi. Kirjoita ensimmäiseen kappaleeseen ystävällinen avaus ja esitä sitten pääkohtasi. Seuraavissa kappaleissa annat taustatietoja ja tukevia yksityiskohtia. Kirjoita lopuksi loppukappale, jossa kerrot kirjeen tarkoituksen ja pyydät joitakin toimia, jos ne ovat tarpeen.sovellettavissa. Katso lisätietoja vakuuttavien liikekirjeiden kirjoittamiseen liittyvistä vinkeistä.
10. Sulkeminen. Kuten tiedät, on olemassa muutamia yleisesti hyväksyttyjä täydentäviä sulkumuotoja. Se, minkä valitset, riippuu kirjeesi sävystä. Esimerkiksi,
    • Ystävällisin terveisin (hyvin muodollinen)
    • Ystävällisin terveisin tai Ystävällisin terveisin tai Ystävällisin terveisin tai Ystävällisin terveisin (hyödyllisimmät loppukommentit liikekirjeissä).
    • Ystävällisin terveisin, sydämellisesti sinun (hieman henkilökohtaisemmin ja ystävällisemmin).

    Loppukappale kirjoitetaan yleensä samaan pystysuoraan kohtaan kuin päivämäärä ja yhden rivin pääkappaleen viimeisen kappaleen jälkeen. Vain ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, ja loppukappaleen ja allekirjoituslohkon väliin jätetään kolme tai neljä riviä. Jos tervehdyksen jälkeen on kaksoispiste, loppukappaleen jälkeen lisätään pilkku; muutoin loppukappaleen jälkeen ei tarvita välimerkkejä.

11. Allekirjoitus. Allekirjoitus tulee yleensä neljä tyhjää riviä Complimentary Close -kohdan jälkeen. Kirjoita nimesi allekirjoituksen alle ja lisää tarvittaessa otsikko.
12. Kotelot. Tällä rivillä kerrotaan vastaanottajalle, mitä muita asiakirjoja, kuten ansioluetteloa, kirjeesi liitteenä on. Seuraavassa on lueteltu yleiset tyylit:
    • Liitteenä.
    • Kiinnitä.
    • Kotelot: 2
    • Kotelot (2)
13. Kirjoittajan nimikirjaimet (valinnainen) . Tätä osaa käytetään osoittamaan henkilö, joka kirjoitti kirjeen puolestasi. Jos kirjoitit kirjeen itse, jätä tämä pois. Tavallisesti tunnistuskirjaimet sisältävät kolme sinun nimikirjaintasi isolla alkukirjaimella ja kaksi tai kolme kirjoittajan nimikirjainta pienellä. Esimerkiksi, JAM/dmc , JAM:cm . Tätä osaa käytetään kuitenkin nykyään melko harvoin, ainoastaan hyvin virallisissa liikekirjeissä.

    Alla näet oikein muotoillun esimerkin lahjoituskirjeestä. Esimerkkien perusteella on aina helpompi ymmärtää, eikö olekin?

    

10 vinkkiä vakuuttavien hakemuskirjeiden kirjoittamiseen

Alla on 10 strategiaa, joiden avulla voit kirjoittaa pyyntökirjeet niin, että ne saavat lukijasi vastaamaan tai toimimaan.

1. Tunne vastaanottaja Ennen kuin alat laatia kirjettä, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset: Kuka on lukijani ja miten hän voi auttaa minua? Onko hän päätöksentekijä vai välittääkö hän vain pyyntöni korkeammalle virkamiehelle? Sekä kirjeen tyyli että sisältö riippuvat lukijan asemasta.
2. Älä ole ylimalkainen . Ole selkeä, lyhyt ja ytimekäs. Nyrkkisääntö on tämä - älä käytä kahta sanaa, kun yksi riittäisi. Muista vain Mark Twainin kuuluisa sitaatti - "Minulla ei ollut aikaa kirjoittaa lyhyttä kirjettä, joten kirjoitin sen sijaan pitkän". Hänen asemassaan olevalla henkilöllä oli siihen varaa, ja... hän ei pyytänyt mitään : )
3. Tee kirjeestäsi helppolukuinen . Kun kirjoitat pyyntökirjettä, älä eksy lukijaa hämmentämään päätarkoituksestasi. Vältä pitkiä, täyteen ahdettuja lauseita ja kappaleita, koska ne ovat pelottavia ja vaikeasti sulavia. Käytä sen sijaan yksinkertaisia, toteavia lauseita ja katkaise pitkät lauseet pilkuilla, kaksoispisteillä ja puolipisteillä. Aloita uusi kappale, kun muutat ajatusta tai ideaa.

   Tässä on erittäin huono esimerkki saatekirjeestä:

   " Kelpoisuuteni näyttää kaikin puolin vastaavan ilmoituksessanne esitettyjä toiveita, ja yrityksenne blogien äänenkäytön perusteella uskon todella, että minut on tarkoitettu [asemaan] yrityksessänne."

   Ja tämä on hyvä:

   " Minulla on hyvät taidot ja kokemusta [erikoisalaltasi], ja olisin erittäin kiitollinen, jos harkitsisit minua sopivaan tehtävään."

   Muista, että jos kirjeesi näyttää helppolukuiselta, se luetaan helpommin!

4. Lisää toimintakutsu Pyyntökirjeissäsi on aina kun se on mahdollista. Helpointa on käyttää toimintaverbejä ja aktiivia ääntämystä passiivin sijasta.
5. Vakuuta mutta älä vaadi Älä kohtele vastaanottajaa ikään kuin hän olisi sinulle jotakin velkaa, vaan kiinnitä lukijan huomio mainitsemalla yhteiset asiat ja korostamalla toiminnan etuja.
6. Älä ole rasittava . Anna lukijoille kaikki tarvittavat tiedot ja kerro, mitä tarkalleen ottaen haluat heidän tekevän. Yksinkertaista työtä vastaajan kannalta - sisällytä yhteystiedot, suorat puhelinnumerot, anna linkkejä tai liitä tiedostoja, mikä tahansa on tarkoituksenmukaista.
7. Kirjoita ystävällisesti ja vetoa lukijan tunteisiin. . Vaikka kirjoitat liikekirjeen, älä ole turhan liikemiesmäinen. Ystävälliset kirjeet tekevät ystäviä, joten kirjoita pyyntökirjeesi ystävällisesti kuin puhuisit oikealle ystävällesi tai vanhalle tuttavallesi. Olemme kaikki ihmisiä, ja voi olla hyvä idea vedota kirjeenvaihtajasi inhimillisyyteen, anteliaisuuteen tai sympatiaan.
8. Pysy kohteliaana ja ammattimaisena Vaikka kirjoittaisitkin tilauksen peruutuspyynnön tai valituskirjeen, pysy kohteliaana ja kohteliaana, ilmoita yksinkertaisesti ongelma(t), anna kaikki asiaankuuluvat tiedot ja vältä uhkailua ja herjausta.
9. Varo kielioppiasi Kielioppi on tärkeää ensivaikutelman kannalta, ja huono kielioppi, kuten huonot käytöstavat, voi pilata kaiken, joten muista oikolukea kaikki lähettämäsi liikekirjeet.
10. Tarkista ennen lähettämistä Kun olet kirjoittanut kirjeen, lue se ääneen. Jos keskeinen kohta ei ole kristallinkirkas, kirjoita se uudelleen. On parempi käyttää aikaa uudelleen kirjoittamiseen ja saada vastaus kuin tehdä se nopeasti ja heittää kirje heti roskiin.

Ja lopuksi, jos olet saanut vastauksen pyyntökirjeeseesi tai haluttu toimenpide on toteutettu, älä unohda kiittää henkilöä. Täältä löydät esimerkkejä kiitoskirjeistä kaikkiin tilaisuuksiin.

Esimerkkejä hakemuskirjeistä

Alla on muutamia esimerkkejä eri tilaisuuksiin tarkoitetuista kirjeistä.

Näyte suosituskirjeen pyytämisestä

Hyvä herra Brown:

Toivottavasti voitte hyvin. Minulla on lämpimiä muistoja merkittävästä johtajuudestanne ja tuestanne opettajille työskennellessäni XYZ High Schoolissa.

Olen parhaillaan hakemassa XYZ-koulupiiriin, ja minun on toimitettava kolme suosituskirjettä. Kirjoitan kysyäkseni, voisitteko kirjoittaa suosituskirjeen puolestani.

Haluaisin antaa teille joitakin taustatietoja, jotka voivat auttaa teitä, jos päätätte kirjoittaa tämän kirjeen.

Liitteenä on kopio viimeisimmästä ansioluettelostani. Ottakaa rohkeasti yhteyttä, jos tarvitsette lisätietoja. Odotan innolla yhteydenottoanne ja kiitän teitä etukäteen ajastanne.

Tietopyyntö

Kiitos, että lähetit ansioluettelosi vastauksena mainostamaamme työpaikkaan. Ansioluettelosi lisäksi tarvitsemme myös kolme suositusta ja luettelon aiemmista työnantajista viimeisten kolmen vuoden ajalta sekä heidän puhelinnumeronsa.

Periaatteemme on tutkia perusteellisesti jokaisen hakijan tausta, jotta voimme valita tehtävään sopivimman henkilön.

Kiitos avustanne, odotamme mielenkiinnolla yhteydenottoanne.

Luonteenomaista referenssiä koskeva pyyntö

on hakenut yritykseemme työpaikkaa . Hän on antanut nimenne referenssiksi. Olisitteko ystävällinen ja voisitteko antaa meille kirjallisen arvionne tästä henkilöstä.

Voitte olla varmoja, että vastauksenne käsitellään luottamuksellisesti. Kiitos etukäteen.

Lahjoituspyyntö

Lähetän tämän teille yhteisömme toisena jäsenenä. Olen varma, että arvostatte asumista tällaisessa rauhallisessa ja hiljaisessa naapurustossa, aivan kuten minäkin.

Tiedättehän, että joskus on ryhdyttävä toimiin pitääkseen yhteisönsä hiljaisena ja rauhallisena. Kuten ehkä tiedätte, paikallinen yhteisökomiteamme on kokoontunut viimeisten kahden kuukauden aikana etsimään keinoja vähentää murtojen määrää alueellamme. Viime viikolla he julkaisivat suosituksensa siitä, miten ongelmaa voitaisiin parhaiten torjua.

Heidän ensisijainen suosituksensa edellyttää poliisi- ja turvallisuuspartioiden lisäämistä paikallisen Neighborhood Watch -ohjelman täydentämiseksi. Valitettavasti tarvittava määrä ei sisälly tämän vuoden kunnan talousarviomäärärahoihin.

Tämän vuoksi olen päättänyt, että tämän yhteisön huolestuneena jäsenenä yritykseni lahjoittaa jokaista yhteisössä kerättyä dollaria kohti ylimääräisten turvallisuuskustannusten kattamiseksi. Kehotan teitä liittymään minuun tänään tukeaksenne tätä arvokasta asiaa yhteiseksi parhaaksemme.

Jos haluat tehdä lahjoituksen tänään, voit tulla jompaan kumpaan myymäläämme ja tallettaa lahjoituksesi kassojen lähellä oleviin laatikoihin. Jos et pääse myymälään, lähetä shekki tai maksumääräys, joka on osoitettu "XYZ:lle", ja postita se edellä mainittuun osoitteeseen.

Kiitos etukäteen.

Pyydän palvelusta

Kirjoitan sinulle pyytääkseni sinulta palvelusta, jonka toivon sinun voivan tehdä minulle.

Vajaan kolmen kuukauden kuluttua suoritan , ja toivon pääseväni , jossa on paras jatko-opinto-ohjelma minua kiinnostavalle kurssille.

Koulu painottaa erittäin paljon opiskelijan menestystä kokeessa, minkä vuoksi tunnen suurta painetta saada keskimääräistä paremmat pisteet Graduate Record Examination -tutkinnosta.

Koska olet äskettäin valmistunut , olet luonnollisesti ensimmäinen henkilö, jota ajattelin harkitessani, ketä voisin lähestyä auttaakseni minua. En pyydä liikaa aikaa, olisin todella kiitollinen kaikista vihjeistä, joita voisit antaa minulle, ja muutamista oppitunneista , jotka ovat mielestäni heikoimmat kohtani.

Toivon, että annatte minulle myönteisen vastauksen. Kiitos etukäteen.

Tuotteen palauttamista / vaihtamista koskeva pyyntö

Olen tehnyt tilauksen , sain sen . Olen havainnut, että ostetussa tuotteessa on seuraava ongelma:

Koska toimittamanne tuote ei ole laadultaan tyydyttävä, minulla on oikeus saada se takaisin, ja pyydän teitä vahvistamaan, että teette sen seuraavien seitsemän päivän kuluessa. Pyydän teitä myös vahvistamaan, järjestättekö tuotteen noutamisen vai korvaatteko minulle sen palauttamisesta aiheutuvat kustannukset.

Odotan saavani tyydyttävät ehdotuksenne korvausvaatimukseni ratkaisemiseksi seitsemän päivän kuluessa tämän kirjeen päiväyksestä.

*****

Toivottavasti nämä tiedot auttavat sinua laatimaan oikein muotoillun liikekirjeen yleensä ja vakuuttavan tarjouspyyntökirjeen erityisesti ja saamaan aina halutun vastauksen. Kiitos lukemisesta!