El tutorial proporciona una lista de fórmulas y funciones básicas de Excel con ejemplos y enlaces a tutoriales detallados relacionados.

Al estar diseñado principalmente como un programa de hoja de cálculo, Microsoft Excel es extremadamente potente y versátil cuando se trata de calcular números o resolver problemas matemáticos y de ingeniería. Te permite totalizar o promediar una columna de números en un abrir y cerrar de ojos. Aparte de eso, puedes calcular un interés compuesto y una media ponderada, obtener el presupuesto óptimo para tu campaña publicitaria, minimizarlos gastos de envío o establecer el horario de trabajo óptimo para sus empleados. Todo esto se hace introduciendo fórmulas en las celdas.

Este tutorial pretende enseñarte lo esencial de las funciones de Excel y mostrarte cómo utilizar fórmulas básicas en Excel.

Conceptos básicos de las fórmulas de Excel

Antes de proporcionar la lista básica de fórmulas de Excel, vamos a definir los términos clave sólo para asegurarnos de que estamos en la misma página. Entonces, ¿cómo llamamos a una fórmula de Excel y a una función de Excel?

• Fórmula es una expresión que calcula valores en una celda o en un rango de celdas.

  Por ejemplo, =A2+A2+A3+A4 es una fórmula que suma los valores de las celdas A2 a A4.

• Función es una fórmula predefinida ya disponible en Excel. Las funciones realizan cálculos específicos en un orden concreto basándose en los valores especificados, llamados argumentos o parámetros.

Por ejemplo, en lugar de especificar cada valor a sumar como en la fórmula anterior, puede utilizar la función SUMA para sumar un rango de celdas: =SUMA(A2:A4)

Encontrará todas las funciones de Excel disponibles en Biblioteca de funciones en el Fórmulas ficha:

Existen más de 400 funciones en Excel, y el número va creciendo versión a versión. Por supuesto, es casi imposible memorizarlas todas, y en realidad no es necesario. El Asistente de funciones le ayudará a encontrar la función más adecuada para una tarea concreta, mientras que la función Excel Fórmula Intellisense le mostrará la sintaxis y los argumentos de la función en cuanto escriba el nombre de la función precedido de un signo igual en una celda:

Al hacer clic en el nombre de la función, ésta se convertirá en un hipervínculo azul que abrirá el tema de Ayuda de dicha función.

Sugerencia: no es necesario que escriba el nombre de una función en mayúsculas, Microsoft Excel la escribirá automáticamente en mayúsculas una vez que termine de escribir la fórmula y pulse la tecla Intro para completarla.

10 funciones básicas de Excel que deberías conocer

Lo que sigue a continuación es una lista de 10 funciones sencillas pero realmente útiles que son una habilidad necesaria para todo aquel que desee pasar de ser un novato en Excel a un profesional de Excel.

SUM

La primera función de Excel con la que debe estar familiarizado es la que realiza la operación aritmética básica de la suma:

En la sintaxis de todas las funciones de Excel, un argumento encerrado entre [corchetes] es opcional, los demás argumentos son obligatorios. Es decir, su fórmula Suma debe incluir al menos 1 número, referencia a una celda o a un rango de celdas. Por ejemplo:

=SUMA(B2:B6) - suma los valores de las celdas B2 a B6.

=SUMA(B2, B6) - suma los valores de las celdas B2 y B6.

Si es necesario, puede realizar otros cálculos dentro de una misma fórmula, por ejemplo, sumar los valores de las celdas B2 a B6 y luego dividir la suma por 5:

=SUMA(B2:B6)/5

Para sumar con condiciones, utilice la función SUMIF: en el 1er argumento, introduzca el rango de celdas que se comprobará con respecto a los criterios (A2:A6), en el 2º argumento - los propios criterios (D2), y en el último argumento - las celdas a sumar (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

En sus hojas de cálculo de Excel, las fórmulas pueden tener un aspecto similar al siguiente:

Consejo. La forma más rápida de sumar una columna o fila de números es seleccionar una celda junto a los números que desea sumar (la celda situada inmediatamente debajo del último valor de la columna o a la derecha del último número de la fila) y hacer clic en el botón Autosuma en el botón Inicio en la pestaña Formatos Excel insertará una fórmula SUMA automáticamente.

Recursos útiles:

• Ejemplos de fórmulas de Suma en Excel - fórmulas para sumar una columna, filas, sólo celdas filtradas (visibles), o sumar a través de hojas.
• Autosuma Excel - la forma más rápida de sumar una columna o fila de números.
• SUMIF en Excel - ejemplos de fórmulas para sumar celdas condicionalmente.
• SUMIFS en Excel - ejemplos de fórmulas para sumar celdas en base a múltiples criterios.

MEDIA

La función PROMEDIO de Excel hace exactamente lo que su nombre indica, es decir, encuentra un promedio, o media aritmética, de números. Su sintaxis es similar a la de SUMA:

Examinando más detenidamente la fórmula de la sección anterior ( =SUMA(B2:B6)/5 ), ¿qué hace en realidad? Suma los valores de las celdas B2 a B6 y luego divide el resultado por 5. ¿Y cómo se llama sumar un grupo de números y luego dividir la suma por el recuento de esos números? Sí, ¡una media!

La función PROMEDIO de Excel realiza estos cálculos entre bastidores. Así, en lugar de dividir la suma entre el recuento, puedes simplemente poner esta fórmula en una celda:

=MEDIA(B2:B6)

Para promediar celdas basadas en la condición, utilice la siguiente fórmula AVERAGEIF, donde A2:A6 es el rango de criterios, D3 es el criterio, y B2:B6 son las celdas a promediar:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Recursos útiles:

• Excel AVERAGE - promedia celdas con números.
• Excel AVERAGEA - encuentra un promedio de celdas con cualquier dato (números, valores booleanos y de texto).
• Excel AVERAGEIF - calcula la media de las celdas basándose en un criterio.
• Excel AVERAGEIFS - promedia celdas basándose en múltiples criterios.
• Cómo calcular la media ponderada en Excel
• Cómo hallar la media móvil en Excel

MAX & MIN

Las fórmulas MAX y MIN en Excel obtienen el valor mayor y menor de un conjunto de números, respectivamente. Para nuestro conjunto de datos de muestra, las fórmulas serán tan sencillas como:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Recursos útiles:

• Función MAX - encuentra el valor más alto.
• Fórmula MAX IF - obtener el número más alto con condiciones.
• Función MAXIFS - obtener el valor más grande basado en múltiples criterios.
• Función MIN - devuelve el valor más pequeño de un conjunto de datos.
• Función MINIFS - encuentra el número más pequeño basado en una o varias condiciones.

COUNT & COUNTA

Si tiene curiosidad por saber cuántas celdas de un rango determinado contienen valores numéricos (números o fechas), no pierda el tiempo contándolos a mano. La función CONTAR de Excel le proporcionará el recuento en un santiamén:

Mientras que la función COUNT se ocupa sólo de las celdas que contienen números, la función COUNTA cuenta todas las celdas que no están en blanco tanto si contienen números, fechas, horas, texto, valores lógicos de TRUE y FALSE, errores o cadenas de texto vacías (""):

Por ejemplo, para saber cuántas celdas de la columna B contienen números, utilice esta fórmula:

=CONTEO(B:B)

Para contar todas las celdas no vacías de la columna B, utilice ésta:

=COUNTA(B:B)

En ambas fórmulas, se utiliza la llamada "referencia de columna completa" (B:B) que hace referencia a todas las celdas de la columna B.

La siguiente captura de pantalla muestra la diferencia: mientras que COUNT procesa sólo números, COUNTA muestra el número total de celdas que no están en blanco en la columna B, incluyendo el valor del texto en la cabecera de la columna.

Recursos útiles:

• Función CONTAR de Excel - una forma rápida de contar celdas con números.
• Función COUNTA de Excel - cuenta celdas con cualquier valor (celdas no vacías).
• Función COUNTIF de Excel - cuenta las celdas que cumplen una condición.
• Función COUNTIFS de Excel - contar celdas con varios criterios.

SI

A juzgar por el número de comentarios relacionados con IF en nuestro blog, es la función más popular de Excel. En términos sencillos, se utiliza una fórmula IF para pedir a Excel que compruebe una determinada condición y devuelva un valor o realice un cálculo si se cumple la condición, y otro valor o cálculo si no se cumple la condición:

Por ejemplo, la siguiente sentencia IF comprueba si el pedido se ha completado (es decir, si hay un valor en la columna C) o no. Para comprobar si una celda no está vacía, se utiliza el operador "no igual a" ( ) en combinación con una cadena vacía (""). Como resultado, si la celda C2 no está vacía, la fórmula devuelve "Sí", en caso contrario "No":

=IF(C2"", "Sí", "No")

Recursos útiles:

• Función IF en Excel con ejemplos de fórmulas
• Cómo utilizar IFs anidados en Excel
• Fórmulas IF con múltiples condiciones AND/OR

TRIM

Si sus fórmulas de Excel, obviamente correctas, sólo devuelven un montón de errores, una de las primeras cosas que hay que comprobar son los espacios de más en las celdas de referencia (¡le sorprenderá saber cuántos espacios iniciales, finales e intermedios se esconden inadvertidos en sus hojas sólo hasta que algo va mal!)

Existen varias formas de eliminar espacios no deseados en Excel, siendo la función TRIM la más sencilla:

Por ejemplo, para recortar los espacios sobrantes en la columna A, introduce la siguiente fórmula en la celda A1 y, a continuación, cópiala en la columna:

=TRIM(A1)

Eliminará todos los espacios extra en las celdas excepto un único carácter de espacio entre palabras:

Recursos útiles:

• Función TRIM de Excel con ejemplos de fórmulas
• Cómo eliminar saltos de línea y caracteres no imprimibles
• Cómo eliminar los espacios de no ruptura ( )
• Cómo eliminar un carácter específico no impreso

LEN

Siempre que desee conocer el número de caracteres de una determinada celda, LEN es la función que debe utilizar:

Si desea saber cuántos caracteres hay en la celda A2, escriba la siguiente fórmula en otra celda:

=LEN(A2)

Tenga en cuenta que la función LEN de Excel cuenta absolutamente todos los caracteres incluidos los espacios :

¿Desea obtener el recuento total de caracteres en un rango o celdas o contar sólo caracteres específicos? Consulte los siguientes recursos.

Recursos útiles:

• Fórmulas LEN de Excel para contar caracteres en una celda
• Contar el número total de caracteres de un rango
• Contar caracteres específicos en una celda
• Contar un carácter específico en un rango

AND & OR

Estas son las dos funciones lógicas más populares para comprobar múltiples criterios. La diferencia es cómo lo hacen:

• Y devuelve TRUE si todas las condiciones y FALSE en caso contrario.
• OR devuelve TRUE si cualquier condición y FALSE en caso contrario.

Aunque rara vez se utilizan por sí solas, estas funciones resultan muy útiles como parte de fórmulas mayores.

Por ejemplo, para comprobar los resultados de la prueba en las columnas B y C y devolver "Pasa" si ambos son mayores que 60, "No pasa" en caso contrario, utilice la siguiente fórmula IF con una sentencia AND incrustada:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Aprobado", "Suspenso")

Si basta con que la puntuación de una sola prueba sea superior a 60 (ya sea la prueba 1 o la prueba 2), incruste la sentencia OR:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Aprobado", "Suspenso")

Recursos útiles:

• Función AND de Excel con ejemplos de fórmulas
• Función OR de Excel con ejemplos de fórmulas

CONCATENAR

Si desea tomar valores de dos o más celdas y combinarlos en una sola, utilice el operador de concatenación (&) o la función CONCATENAR:

Por ejemplo, para combinar los valores de las celdas A2 y B2, basta con introducir la siguiente fórmula en una celda diferente:

=CONCATENAR(A2, B2)

Para separar los valores combinados con un espacio, escriba el carácter de espacio (" ") en la lista de argumentos:

=CONCATENAR(A2, " ", B2)

Recursos útiles:

• Cómo concatenar en Excel - ejemplos de fórmulas para combinar cadenas de texto, celdas y columnas.
• Función CONCAT - función más nueva y mejorada para combinar el contenido de varias celdas en una sola.

HOY Y AHORA

Para ver la fecha y hora actuales siempre que abras tu hoja de cálculo sin tener que actualizarla manualmente a diario, utiliza cualquiera de las dos opciones:

=HOY() para insertar la fecha de hoy en una celda.

=NOW() para insertar la fecha y hora actuales en una celda.

Lo bueno de estas funciones es que no requieren ningún argumento en absoluto, escribes las fórmulas exactamente como están escritas arriba.

Recursos útiles:

• Cómo insertar la fecha de hoy en Excel - diferentes maneras de introducir la fecha y hora actuales en Excel: como una marca de tiempo inalterable o como fecha y hora actualizables automáticamente.
• Funciones de fecha de Excel con ejemplos de fórmulas - fórmulas para convertir fecha en texto y viceversa, extraer un día, mes o año de una fecha, calcular la diferencia entre dos fechas, y mucho más.

Mejores prácticas para escribir fórmulas de Excel

Ahora que ya está familiarizado con las fórmulas básicas de Excel, estos consejos le orientarán sobre cómo utilizarlas de la forma más eficaz y evitar los errores comunes de las fórmulas.

No encierre los números entre comillas dobles

Cualquier texto incluido en las fórmulas de Excel debe ir entre comillas. Sin embargo, nunca debe hacer lo mismo con los números, a menos que desee que Excel los trate como valores de texto.

Por ejemplo, para comprobar el valor en la celda B2 y devolver 1 para "Aprobado", 0 en caso contrario, se pone la siguiente fórmula, digamos, en C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Copia la fórmula en otras celdas y tendrás una columna de 1's y 0's que se puede calcular sin problemas.

A ver qué pasa si entrecomillas dos veces los números:

=IF(B2="pass", "1", "0")

A primera vista, el resultado es normal - la misma columna de 1's y 0's. Sin embargo, si se mira más de cerca, se dará cuenta de que los valores resultantes están alineados a la izquierda en las celdas por defecto, lo que significa que son cadenas numéricas, ¡no números! Si más tarde alguien intenta calcular esos 1's y 0's, podría acabar tirándose de los pelos intentando averiguar por qué una fórmula Suma o Recuento 100% correcta devuelvenada más que cero.

No formatee los números en las fórmulas de Excel

Por favor, recuerde esta simple regla: los números suministrados a sus fórmulas de Excel deben introducirse sin ningún formato como separador decimal o signo de dólar. En Norteamérica y algunos otros países, la coma es el separador de argumentos por defecto, y el signo de dólar ($) se utiliza para hacer referencias absolutas a celdas. Utilizar esos caracteres en los números puede volver loco a su Excel :) Así que, en lugar de escribir2.000 $, simplemente escriba 2000 y, a continuación, formatee el valor de salida a su gusto configurando un formato numérico personalizado de Excel.

Emparejar todos los paréntesis de apertura y cierre

Cuando cree una fórmula compleja de Excel con una o más funciones anidadas, tendrá que utilizar más de un conjunto de paréntesis para definir el orden de los cálculos. En este tipo de fórmulas, asegúrese de emparejar los paréntesis correctamente para que haya un paréntesis de cierre por cada paréntesis de apertura. Para facilitarle el trabajo, Excel sombrea los pares de paréntesis en diferentes colores cuando introduce o edita una fórmula de tipofórmula.

Copiar la misma fórmula en otras celdas en lugar de volver a escribirla

Una vez escrita una fórmula en una celda, no es necesario volver a escribirla una y otra vez. Basta con copiar la fórmula en las celdas adyacentes arrastrando el botón asa de llenado (un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda). Para copiar la fórmula a toda la columna, sitúe el puntero del ratón en el asa de relleno y haga doble clic en el signo más.

Nota. Después de copiar la fórmula, asegúrese de que todas las referencias de celda son correctas. Las referencias de celda pueden cambiar dependiendo de si son absolutas (no cambian) o relativas (cambian).

Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulte Cómo copiar fórmulas en Excel.

Cómo eliminar la fórmula, pero mantener el valor calculado

Cuando eliminas una fórmula pulsando la tecla Supr, también se elimina un valor calculado. Sin embargo, puedes eliminar sólo la fórmula y mantener el valor resultante en la celda. A continuación te explicamos cómo:

• Seleccione todas las celdas con sus fórmulas.
• Pulse Ctrl + C para copiar las celdas seleccionadas.
• Haga clic con el botón derecho en la selección y, a continuación, haga clic en Pegar valores > Valores para volver a pegar los valores calculados en las celdas seleccionadas. O bien, pulse la combinación de teclas Pegado especial: Mayús+F10 y, a continuación, V .

Para ver los pasos detallados con capturas de pantalla, consulte Cómo sustituir fórmulas por sus valores en Excel.

Asegúrese de que las opciones de cálculo están en Automático

Si de repente tus fórmulas de Excel han dejado de recalcularse automáticamente, lo más probable es que el Opciones de cálculo de alguna manera cambió a Manual Para solucionarlo, vaya a Fórmulas tab> Cálculo haga clic en el botón Opciones de cálculo y seleccione Automático .

Si esto no ayuda, echa un vistazo a estos pasos de solución de problemas: Las fórmulas de Excel no funcionan: correcciones & soluciones.

Así es como se hacen y manejan las fórmulas básicas en Excel. Espero que esta información te sea útil. En fin, te agradezco por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana.