El tutorial explica las especificidades de la función SUBTOTAL en Excel y muestra cómo utilizar fórmulas de Subtotal para resumir datos en celdas visibles.

En el artículo anterior, hablamos de una forma automática de insertar subtotales en Excel mediante la función Subtotal. Hoy, aprenderás a escribir fórmulas de Subtotal por tu cuenta y qué ventajas te aporta.

Función Subtotal de Excel - sintaxis y usos

Microsoft define Excel SUBTOTAL como la función que devuelve un subtotal en una lista o base de datos. En este contexto, "subtotal" no es sólo sumar números en un rango definido de celdas. A diferencia de otras funciones de Excel que están diseñadas para hacer sólo una cosa específica, SUBTOTAL es sorprendentemente versátil - puede realizar diferentes operaciones aritméticas y lógicas como contar celdas, calcular el promedio,encontrar el valor mínimo o máximo, y mucho más.

La función SUBTOTAL está disponible en todas las versiones de Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 e inferiores.

La sintaxis de la función SUBTOTAL de Excel es la siguiente:

Dónde:

• Número_de_función - un número que especifica qué función utilizar para el subtotal.
• Ref1, Ref2, ... - una o más celdas o rangos a subtotalizar. El primer argumento ref es obligatorio, los demás (hasta 254) son opcionales.

El argumento function_num puede pertenecer a uno de los siguientes conjuntos:

• 1 - 11 ignoran las celdas filtradas, pero incluyen las filas ocultas manualmente.
• 101 - 111 ignoran todas las celdas ocultas - filtradas y ocultadas manualmente.

De hecho, no es necesario memorizar todos los números de función. En cuanto empiece a escribir una fórmula de Subtotal en una celda o en la barra de fórmulas, Microsoft Excel le mostrará una lista de los números de función disponibles.

Por ejemplo, así es como puedes hacer una fórmula de Subtotal 9 para sumar los valores de las celdas C2 a C8:

Para añadir un número de función a la fórmula, haga doble clic sobre él y, a continuación, escriba una coma, especifique un intervalo, escriba el paréntesis de cierre y pulse Intro. La fórmula completada tendrá el siguiente aspecto:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

De manera similar, puede escribir una fórmula Subtotal 1 para obtener un promedio, Subtotal 2 para contar celdas con números, Subtotal 3 para contar celdas sin espacios en blanco, etc. La siguiente captura de pantalla muestra algunas otras fórmulas en acción:

Nota: cuando se utiliza una fórmula de subtotal con una función de resumen como SUMA o PROMEDIO, sólo se calculan las celdas con números, ignorando los espacios en blanco y las celdas que contienen valores no numéricos.

Ahora que ya sabe cómo crear una fórmula de Subtotal en Excel, la pregunta principal es: ¿por qué querría uno tomarse la molestia de aprenderla? ¿Por qué no utilizar simplemente una función normal como SUM, COUNT, MAX, etc.? Encontrará la respuesta a continuación.

Las 3 razones principales para utilizar SUBTOTAL en Excel

En comparación con las funciones tradicionales de Excel, SUBTOTAL le ofrece las siguientes ventajas importantes.

1. Calcular los valores de las filas filtradas

Dado que la función SUBTOTAL de Excel ignora los valores de las filas filtradas, puede utilizarla para crear un resumen de datos dinámico en el que los valores de los subtotales se recalculen automáticamente en función del filtro.

Por ejemplo, si filtramos la tabla para que muestre sólo las ventas de la región Este, la fórmula Subtotal se ajustará automáticamente para que todas las demás regiones se eliminen del total:

Nota: Dado que ambos conjuntos de números de función (1-11 y 101-111) ignoran las celdas filtradas, puede utilizar la fórmula Subtotal 9 o Subtotal 109 en este caso.

2. Calcular sólo las celdas visibles

Como recordarás, las fórmulas de Subtotal con función_num 101 a 111 ignoran todas las celdas ocultas - filtradas y ocultadas manualmente. Por lo tanto, cuando utilices la función Ocultar de Excel para eliminar datos irrelevantes de la vista, utiliza la función número 101-111 para excluir los valores de las filas ocultas de los subtotales.

El siguiente ejemplo le ayudará a comprender mejor cómo funciona: Subtotal 9 frente a Subtotal 109.

3. Ignorar valores en fórmulas de Subtotal anidadas

Si el rango suministrado a su fórmula Subtotal de Excel contiene cualquier otra fórmula Subtotal, esos subtotales anidados serán ignorados, por lo que los mismos números no se calcularán dos veces. Impresionante, ¿no?

En la siguiente captura de pantalla, la fórmula Grand Average SUBTOTAL(1, C2:C10) ignora los resultados de las fórmulas Subtotal en las celdas C3 y C10, como si utilizara una fórmula Promedio con 2 rangos separados MEDIA(C2:C5, C7:C9) .

Uso del subtotal en Excel - ejemplos de fórmulas

La primera vez que se encuentre con SUBTOTAL, puede parecer complejo, complicado e incluso inútil. Pero una vez que se ponga manos a la obra, se dará cuenta de que no es tan difícil de dominar. Los siguientes ejemplos le mostrarán un par de consejos útiles e ideas inspiradoras.

Ejemplo 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109

Como ya sabe, el SUBTOTAL de Excel acepta 2 conjuntos de números de funciones: 1-11 y 101-111. Ambos conjuntos ignoran las filas filtradas, pero los números 1-11 incluyen las filas ocultas manualmente mientras que los 101-111 las excluyen. Para entender mejor la diferencia, consideremos el siguiente ejemplo.

Al total filas filtradas puede utilizar la fórmula Subtotal 9 o Subtotal 109 como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Pero si tienen oculto elementos irrelevantes manualmente mediante el Ocultar filas en el Inicio tab> Células grupo> Formato > Ocultar & Desocultar o haciendo clic con el botón derecho en las filas y, a continuación, en Ocultar y ahora desea totalizar los valores sólo en las filas visibles, Subtotal 109 es la única opción:

Otros números de función funcionan de la misma manera. Por ejemplo, para contar celdas filtradas no en blanco puede utilizar la fórmula Subtotal 3 o Subtotal 103. Pero sólo Subtotal 103 puede contar correctamente los espacios en blanco no visibles si los hay oculto filas en el rango:

Nota: La función SUBTOTAL de Excel con function_num 101-111 no tiene en cuenta los valores de las filas ocultas, pero no los de las filas ocultas. columnas ocultas Por ejemplo, si utiliza una fórmula como SUBTOTAL(109, A1:E1) para sumar números en un rango horizontal, ocultar una columna no afectará al subtotal.

Ejemplo 2. IF + SUBTOTAL para resumir datos dinámicamente

Si está creando un informe resumido o un cuadro de mandos en el que tiene que mostrar varios datos resumidos pero no tiene espacio para todo, el siguiente planteamiento puede ser una solución:

• En una celda, haz una lista desplegable que contenga los nombres de las funciones, como Total, Máx, Mín, etc.
• En una celda junto a la lista desplegable, introduzca una fórmula IF anidada con las funciones Subtotal incrustadas correspondientes a los nombres de función de la lista desplegable.

Por ejemplo, suponiendo que los valores a subtotalizar están en las celdas C2:C16, y la lista desplegable en A17 contiene Total , Media , Max y Min artículos, la fórmula "dinámica" del Subtotal es la siguiente:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="media", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Y ahora, dependiendo de qué función seleccione el usuario en la lista desplegable, la función Subtotal correspondiente calculará los valores en las filas filtradas:

Consejo: si de repente la lista desplegable y la celda de fórmula desaparecen de la hoja de cálculo, asegúrese de seleccionarlas en la lista de filtros.

Subtotal Excel no funciona - errores comunes

Si su fórmula Subtotal devuelve un error, es probable que se deba a una de las siguientes razones:

#¡VALOR! - el argumento function_num es distinto de un número entero comprendido entre 1 - 11 o 101 - 111; o cualquiera de los argumentos ref contiene una referencia 3D.

#DIV/0 - se produce si una función de resumen especificada tiene que realizar una división por cero (por ejemplo, calcular una media o una desviación estándar para un rango de celdas que no contiene un único valor numérico).

#¿NOMBRE? - el nombre de la función Subtotal está mal escrito - el error más fácil de arreglar :)

Sugerencia: si aún no se siente cómodo con la función SUBTOTAL, puede utilizar la función SUBTOTAL incorporada y hacer que las fórmulas se inserten automáticamente.

Así es como se utilizan las fórmulas SUBTOTALES en Excel para calcular los datos de las celdas visibles. Para que los ejemplos sean más fáciles de seguir, te invitamos a descargar nuestro libro de trabajo de ejemplo a continuación ¡Gracias por leer!

Cuaderno de prácticas

Ejemplos de fórmulas SUBTOTALES en Excel (archivo .xlsx)