3 τρόποι για να αφαιρέσετε κενές γραμμές στο Excel - γρήγορη συμβουλή

Michael Brown

31-05-2023 Excel
  • Μοιραστείτε Αυτό
Michael Brown

Σε αυτή τη γρήγορη συμβουλή θα εξηγήσω γιατί η διαγραφή γραμμών του Excel μέσω της επιλογής κενών κελιών -> διαγραφή γραμμής δεν είναι καλή ιδέα και θα σας δείξω 3 γρήγορους και σωστούς τρόπους για να αφαιρέσετε κενές γραμμές χωρίς να καταστρέψετε τα δεδομένα σας. Όλες οι λύσεις λειτουργούν στο Excel 2021, 2019, 2016 και χαμηλότερα.

Αν διαβάζετε αυτό το άρθρο, τότε, όπως και εγώ, εργάζεστε συνεχώς με μεγάλους πίνακες στο Excel. Γνωρίζετε ότι κάθε τόσο εμφανίζονται κενές γραμμές στα φύλλα εργασίας σας, γεγονός που εμποδίζει τα περισσότερα ενσωματωμένα εργαλεία του Excel για πίνακες (ταξινόμηση, αφαίρεση διπλών, υποδιαστολές κ.λπ.) να αναγνωρίσουν σωστά το εύρος των δεδομένων σας. Έτσι, κάθε φορά πρέπει να καθορίζετε τα όρια του πίνακα σας χειροκίνητα, αλλιώς θα έχετεένα λάθος αποτέλεσμα και θα χρειαζόταν πολλές ώρες από το χρόνο σας για να εντοπίσετε και να διορθώσετε αυτά τα λάθη.

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους οι κενές γραμμές διεισδύουν στα φύλλα σας - έχετε πάρει ένα βιβλίο εργασίας Excel από άλλο άτομο, ή ως αποτέλεσμα εξαγωγής δεδομένων από την εταιρική βάση δεδομένων, ή επειδή αφαιρέσατε δεδομένα σε ανεπιθύμητες γραμμές με το χέρι. Όπως και να έχει, αν ο στόχος σας είναι να αφαιρέσετε όλες αυτές τις κενές γραμμές για να αποκτήσετε έναν ωραίο και καθαρό πίνακα, ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα.

Πίνακας περιεχομένων:

    Ποτέ μην αφαιρείτε κενές γραμμές επιλέγοντας κενά κελιά

    Σε όλο το Διαδίκτυο μπορείτε να δείτε την ακόλουθη συμβουλή για την αφαίρεση κενών γραμμών:

    • Επισημάνετε τα δεδομένα σας από το 1ο έως το τελευταίο κελί.
    • Πατήστε F5 για να εμφανίσετε το " Πηγαίνετε στο " διάλογος.
    • Στο παράθυρο διαλόγου κάντε κλικ στο Ειδική... κουμπί.
    • Στο " Πηγαίνετε σε ειδικό ", επιλέξτε " Κενά " και κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής OK .
    • Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε επιλεγμένο κελί και επιλέξτε " Διαγραφή... ".
    • Στο " Διαγραφή ", επιλέξτε " Ολόκληρη σειρά " και κάντε κλικ στο Ολόκληρη σειρά .

    Αυτός είναι ένας πολύ κακός τρόπος , χρησιμοποιήστε το μόνο για απλούς πίνακες με μερικές δεκάδες γραμμές που χωράνε σε μία οθόνη, ή ακόμα καλύτερα - μην το χρησιμοποιήσετε καθόλου. Ο κύριος λόγος είναι ότι εάν μια γραμμή με σημαντικά δεδομένα περιέχει μόνο ένα κενό κελί, ολόκληρη η γραμμή θα διαγραφεί .

    Για παράδειγμα, έχουμε έναν πίνακα πελατών, 6 γραμμές συνολικά. Θέλουμε να αφαιρέσουμε τις γραμμές 3 και 5 επειδή είναι κενές.

    Κάντε ό,τι προτείνεται παραπάνω και θα έχετε τα εξής:

    Η σειρά 4 (Roger) έχει επίσης εξαφανιστεί. επειδή το κελί D4 στη στήλη "Traffic source" είναι κενό: (

    Αν έχετε έναν μικρό πίνακα, θα παρατηρήσετε μια απώλεια δεδομένων, αλλά σε πραγματικούς πίνακες με χιλιάδες γραμμές μπορεί ασυναίσθητα να διαγράψετε δεκάδες καλές γραμμές. Αν είστε τυχεροί, θα ανακαλύψετε την απώλεια σε λίγες ώρες, θα επαναφέρετε το βιβλίο εργασίας σας από ένα αντίγραφο ασφαλείας και θα κάνετε ξανά τη δουλειά. Τι γίνεται αν δεν είστε τόσο τυχεροί ή δεν έχετε αντίγραφο ασφαλείας;

    Περαιτέρω σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω 3 γρήγορους και αξιόπιστους τρόπους για να αφαιρέσετε κενές γραμμές από τα φύλλα εργασίας του Excel. Αν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο - πηγαίνετε κατευθείαν στον 3ο τρόπο.

    Αφαίρεση κενών γραμμών χρησιμοποιώντας μια στήλη κλειδί

    Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εάν υπάρχει μια στήλη στον πίνακα σας που βοηθά να προσδιοριστεί εάν πρόκειται για κενή γραμμή ή όχι (μια στήλη κλειδί). Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ένα αναγνωριστικό πελάτη ή ένας αριθμός παραγγελίας ή κάτι παρόμοιο.

    Είναι σημαντικό να αποθηκεύσετε τη σειρά των γραμμών, ώστε να μην μπορούμε να ταξινομήσουμε τον πίνακα με βάση αυτή τη στήλη για να μετακινήσουμε τις κενές γραμμές στο κάτω μέρος.

    1. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα, από την 1η έως την τελευταία γραμμή (πατήστε Ctrl + Home , στη συνέχεια πατήστε Ctrl + Shift + End ).

  • Προσθέστε AutoFilter στο τραπέζι: πηγαίνετε στο Δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Φίλτρο κουμπί.

  • Εφαρμόστε το φίλτρο στο " Cust # στήλη ": κάντε κλικ στο βέλος στην επικεφαλίδα της στήλης, απενεργοποιήστε την επιλογή (Επιλέξτε όλα) το πλαίσιο ελέγχου, μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι το τέλος της λίστας (στην πραγματικότητα, η λίστα είναι αρκετά μεγάλη) και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου (κενά) στο κάτω μέρος της λίστας. OK .

  • Επιλέξτε όλες τις φιλτραρισμένες γραμμές: Πατήστε Ctrl + Home , στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο με το κάτω βέλος για να μεταβείτε στην πρώτη γραμμή δεδομένων και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + Shift + End .

  • Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε επιλεγμένο κελί και επιλέξτε " Διαγραφή γραμμής " από το μενού περιβάλλοντος ή απλά πατήστε Ctrl + - (σύμβολο μείον) .

  • Κάντε κλικ στο OK στο " Διαγραφή ολόκληρης γραμμής φύλλου; ".

  • Καθαρίστε το εφαρμοζόμενο φίλτρο: μεταβείτε στο Δεδομένα και πατήστε το πλήκτρο Σαφής κουμπί.

  • Μπράβο! Όλες οι κενές γραμμές έχουν αφαιρεθεί εντελώς, και η γραμμή 3 (Roger) εξακολουθεί να υπάρχει (συγκρίνετε με την προηγούμενη έκδοση).

    • Διαγράψτε κενές γραμμές εάν ο πίνακάς σας δεν έχει στήλη κλειδί

    Χρησιμοποιήστε αυτή τη μέθοδο εάν έχετε έναν πίνακα με πολλά κενά κελιά διάσπαρτα σε διάφορες στήλες και πρέπει να διαγράψετε μόνο τις γραμμές που δεν έχουν ούτε ένα κελί με δεδομένα σε καμία στήλη.

    Σε αυτή την περίπτωση δεν έχουμε μια στήλη-κλειδί που θα μπορούσε να μας βοηθήσει να προσδιορίσουμε αν η γραμμή είναι κενή ή όχι. Έτσι προσθέτουμε τη βοηθητική στήλη στον πίνακα:

    1. Προσθέστε το " Κενά " στο τέλος του πίνακα και εισάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πρώτο κελί της στήλης: =COUNTBLANK(A2:C2) .

      Αυτός ο τύπος, όπως υποδηλώνει το όνομά του, μετράει τα κενά κελιά στην καθορισμένη περιοχή, A2 και C2 είναι το πρώτο και το τελευταίο κελί της τρέχουσας γραμμής, αντίστοιχα.

    2. Αντιγράψτε τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη. Για οδηγίες βήμα προς βήμα ανατρέξτε στην ενότητα πώς να εισάγετε τον ίδιο τύπο σε όλα τα επιλεγμένα κελιά ταυτόχρονα.

  • Τώρα έχουμε τη στήλη-κλειδί στον πίνακα μας :). Εφαρμόστε το φίλτρο στο " Κενά " (βλ. τις οδηγίες βήμα προς βήμα παραπάνω) για να εμφανίζονται μόνο οι γραμμές με τη μέγιστη τιμή (3). Ο αριθμός 3 σημαίνει ότι όλα τα κελιά σε μια συγκεκριμένη γραμμή είναι κενά.

  • Στη συνέχεια, επιλέξτε όλες τις φιλτραρισμένες γραμμές και αφαιρέστε ολόκληρες γραμμές όπως περιγράφεται παραπάνω.

    • Ως αποτέλεσμα, η κενή γραμμή (γραμμή 5) διαγράφεται, ενώ όλες οι άλλες γραμμές (με και χωρίς κενά κελιά) παραμένουν στη θέση τους.

  • Τώρα μπορείτε να αφαιρέσετε τη βοηθητική στήλη. Ή μπορείτε να εφαρμόσετε ένα νέο φίλτρο στη στήλη για να εμφανίζει μόνο τις γραμμές που έχουν ένα ή περισσότερα κενά κελιά .

    • Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε την επιλογή " 0 " και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

    Ο γρηγορότερος τρόπος για να αφαιρέσετε όλες τις κενές γραμμές - Εργαλείο Διαγραφής κενών γραμμών

    Ο γρηγορότερος και άψογος τρόπος για να αφαιρέσετε κενές γραμμές είναι η επιλογή Διαγραφή κενών εργαλείο που περιλαμβάνεται στην Ultimate Suite for Excel.

    Μεταξύ άλλων χρήσιμων λειτουργιών, περιέχει μια χούφτα βοηθητικών προγραμμάτων με ένα κλικ για να μετακινήσετε στήλες με drag-n-dropping, να διαγράψετε όλα τα κενά κελιά, γραμμές και στήλες, να φιλτράρετε με βάση την επιλεγμένη τιμή, να υπολογίσετε το ποσοστό, να εφαρμόσετε οποιαδήποτε βασική μαθηματική πράξη σε μια περιοχή, να αντιγράψετε τις διευθύνσεις των κελιών στο πρόχειρο και πολλά άλλα.

    Πώς να αφαιρέσετε κενές γραμμές σε 4 εύκολα βήματα

    Με την προσθήκη της Ultimate Suite στην κορδέλα του Excel, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

    1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί του πίνακα.
    2. Πηγαίνετε στο Εργαλεία Ablebits tab>, Μετασχηματισμός ομάδα.
    3. Κάντε κλικ στο Διαγραφή κενών >, Κενές σειρές .

  • Κάντε κλικ στο OK για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε πραγματικά να αφαιρέσετε τις κενές γραμμές.

    • Αυτό είναι! Λίγα κλικ και έχετε έναν καθαρό πίνακα, όλες οι κενές γραμμές έχουν εξαφανιστεί και η σειρά των γραμμών δεν έχει παραμορφωθεί!

    Συμβουλή. Περισσότεροι τρόποι για την αφαίρεση κενών γραμμών στο Excel θα βρείτε σε αυτό το σεμινάριο: Διαγραφή κενών γραμμών με VBA, τύπους και Power Query

    Βίντεο: Πώς να αφαιρέσετε κενές γραμμές στο Excel

    Προηγούμενη ανάρτηση Excel: Εάν το κελί περιέχει παραδείγματα τύπου
    Επόμενη ανάρτηση Πώς να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλά κελιά στο Excel

    Ο Michael Brown είναι ένας αφοσιωμένος λάτρης της τεχνολογίας με πάθος για την απλοποίηση πολύπλοκων διαδικασιών χρησιμοποιώντας εργαλεία λογισμικού. Με περισσότερο από μια δεκαετία εμπειρίας στον κλάδο της τεχνολογίας, έχει βελτιώσει τις δεξιότητές του στο Microsoft Excel και το Outlook, καθώς και στα Φύλλα Google και στα Έγγραφα. Το blog του Michael είναι αφιερωμένο στο να μοιράζεται τη γνώση και την τεχνογνωσία του με άλλους, παρέχοντας εύκολες συμβουλές και σεμινάρια για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Είτε είστε έμπειρος επαγγελματίας είτε αρχάριος, το ιστολόγιο του Michael προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες και πρακτικές συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτά τα βασικά εργαλεία λογισμικού.