Το σεμινάριο δείχνει πώς να χρησιμοποιείτε το Σύνθετο φίλτρο στο Excel και παρέχει μια σειρά από μη τετριμμένα παραδείγματα εύρους κριτηρίων για τη δημιουργία ενός φίλτρου ευαίσθητου στην πεζότητα, την εύρεση αντιστοιχιών και διαφορών μεταξύ δύο στηλών, την εξαγωγή εγγραφών που ταιριάζουν σε μια μικρότερη λίστα και πολλά άλλα.

Στο προηγούμενο άρθρο μας, συζητήσαμε διάφορες πτυχές του Προχωρημένου φίλτρου του Excel και πώς να το χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε γραμμές με λογική AND καθώς και OR. Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά, ας ρίξουμε μια ματιά σε πιο σύνθετα παραδείγματα εύρους κριτηρίων που μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμα για την εργασία σας.

Ρύθμιση ενός εύρους κριτηρίων βάσει τύπου

Δεδομένου ότι τα περισσότερα παραδείγματα περιοχών κριτηρίων που θα συζητηθούν σε αυτό το σεμινάριο θα περιλαμβάνουν διάφορους τύπους, ας ξεκινήσουμε με τον ορισμό των βασικών κανόνων για τη σωστή εγκατάστασή τους. Πιστέψτε με, αυτό το μικρό κομμάτι θεωρίας θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και θα σας απαλλάξει από τον πονοκέφαλο της αντιμετώπισης των πολύπλοκων περιοχών κριτηρίων που περιλαμβάνουν πολλαπλές συνθήκες βασισμένες σε τύπους.

• Ο τύπος που χρησιμοποιείτε στην περιοχή κριτηρίων πρέπει να αξιολογείται ως εξής ΑΛΗΘΙΝΟ ή FALSE .
• Η περιοχή κριτηρίων πρέπει να περιέχει τουλάχιστον 2 κελιά: κελί τύπου και κελί κεφαλίδας.
• Το κελί κεφαλίδας των βασισμένων στον τύπο κριτηρίων πρέπει να είναι είτε κενό είτε διαφορετικό από οποιαδήποτε από τις επικεφαλίδες του πίνακα (εύρος λίστας).
• Για τον τύπο που πρέπει να αξιολογηθεί για κάθε σειρά στην περιοχή λίστας, αναφερθείτε στο επάνω κελί με τα δεδομένα χρησιμοποιώντας μια σχετική αναφορά όπως το A1.
• Για να αξιολογηθεί ο τύπος μόνο για ένα συγκεκριμένο κύτταρο ή εύρος κυττάρων , αναφερθείτε σε αυτό το κελί ή την περιοχή χρησιμοποιώντας μια απόλυτη αναφορά όπως $A$1.
• Κατά την αναφορά στο εύρος λίστας στον τύπο, χρησιμοποιείτε πάντα απόλυτες αναφορές κελιών.
• Όταν παρέχετε πολλαπλές συνθήκες, εισάγετε όλα τα κριτήρια στην ίδια γραμμή για να τα ενώσετε με ένα ΚΑΙ και βάλτε κάθε κριτήριο σε μια ξεχωριστή γραμμή για να τα ενώσετε με τον τελεστή Ή χειριστή.

Παραδείγματα εύρους κριτηρίων προηγμένου φίλτρου του Excel

Τα παρακάτω παραδείγματα θα σας διδάξουν πώς να δημιουργείτε τα δικά σας φίλτρα στο Excel για να χειρίζεστε πιο σύνθετες εργασίες που δεν μπορούν να εκτελεστούν με το κανονικό αυτόματο φίλτρο του Excel.

Φίλτρο με ευαισθησία στην πεζότητα για τιμές κειμένου

Όπως και το Αυτόματο φίλτρο του Excel, το εργαλείο Σύνθετο φίλτρο είναι από τη φύση του μη ευαίσθητο στην πεζότητα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν κάνει διάκριση μεταξύ κεφαλαίων και πεζών χαρακτήρων κατά το φιλτράρισμα τιμών κειμένου. Ωστόσο, μπορείτε εύκολα να εκτελέσετε μια αναζήτηση με ευαισθησία στην πεζότητα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία EXACT στα κριτήρια του σύνθετου φίλτρου.

Για παράδειγμα, για να φιλτράρετε γραμμές που περιέχουν Μπανάνα , αγνοώντας BANANA και μπανάνα , εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στην περιοχή κριτηρίων:

=EXACT(B5, "Banana")

Όπου Β είναι η στήλη που περιέχει τα ονόματα των στοιχείων και η γραμμή 5 είναι η πρώτη γραμμή δεδομένων.

Και στη συνέχεια, εφαρμόστε το φίλτρο Excel Advanced Filter κάνοντας κλικ στο κουμπί Προχωρημένο στο κουμπί Δεδομένα και ρυθμίστε τις παραμέτρους του Εύρος λίστας και Εύρος κριτηρίων όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Εύρος κριτηρίων περιλαμβάνει 2 κύτταρα - το κελί κεφαλίδας και το κελί τύπου .

Σημείωση: Η παραπάνω εικόνα καθώς και όλα τα επόμενα στιγμιότυπα οθόνης σε αυτό το σεμινάριο δείχνουν τύπους στα κελιά της περιοχής κριτηρίων αποκλειστικά για λόγους σαφήνειας. Στα πραγματικά φύλλα εργασίας σας, το κελί του τύπου θα πρέπει να επιστρέφει είτε TRUE είτε FALSE, ανάλογα με το αν η πρώτη σειρά δεδομένων ταιριάζει με τα κριτήρια ή όχι:

Φίλτρο τιμών πάνω ή κάτω από το μέσο όρο σε μια στήλη

Κατά το φιλτράρισμα αριθμητικών τιμών, μπορεί συχνά να θέλετε να εμφανίσετε μόνο τα κελιά που βρίσκονται πάνω ή κάτω από μια μέση τιμή της στήλης. Για παράδειγμα:

Για να φιλτράρετε γραμμές με υποσύνολο πάνω από το μέσο όρο , χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στην περιοχή κριτηρίων:

=F5>ΜΕΣΟΣ($F$5:$F$50)

Για να φιλτράρετε γραμμές με υποσύνολο κάτω του μέσου όρου , χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=F5

Προσέξτε ότι χρησιμοποιούμε μια σχετική αναφορά για να αναφερθούμε στο επάνω κελί με τα δεδομένα (F5) και απόλυτες αναφορές για να ορίσουμε ολόκληρο το εύρος για το οποίο θέλετε να υπολογίσετε το μέσο όρο, εξαιρουμένης της επικεφαλίδας της στήλης ($F$5:$F$50).

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τον παραπάνω μέσο όρο σε δράση:

Όσοι από εσάς είστε εξοικειωμένοι με τα φίλτρα αριθμών του Excel μπορεί να αναρωτιέστε, γιατί κάποιος να μπει στον κόπο να χρησιμοποιήσει ένα προηγμένο φίλτρο, ενώ τα ενσωματωμένα φίλτρα αριθμών έχουν ήδη την Πάνω από το μέσο όρο και Κάτω από το μέσο όρο Σωστά, αλλά τα ενσωματωμένα φίλτρα του Excel δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν με τη λογική OR!

Έτσι, για να προχωρήσουμε περαιτέρω σε αυτό το παράδειγμα, ας φιλτράρουμε τις γραμμές όπου Υποσύνολο (στήλη ΣΤ) Ή Σεπτέμβριος πωλήσεις (στήλη E) είναι πάνω από το μέσο όρο. Για το σκοπό αυτό, ρυθμίστε το εύρος κριτηρίων με τη λογική OR, εισάγοντας κάθε συνθήκη σε ξεχωριστή γραμμή. Ως αποτέλεσμα, θα λάβετε μια λίστα στοιχείων με τιμές πάνω από το μέσο όρο είτε στη στήλη E είτε στη στήλη F:

Φιλτράρετε γραμμές με κενά ή μη κενά

Όπως όλοι γνωρίζουν, το Φίλτρο του Excel διαθέτει μια ενσωματωμένη επιλογή για το φιλτράρισμα κενών κελιών. Επιλέγοντας ή αποεπιλέγοντας το (κενά) πλαίσιο ελέγχου στο μενού AutoFilter, μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τις γραμμές που έχουν κενά ή μη κενά κελιά σε μία ή περισσότερες στήλες. Το πρόβλημα είναι ότι το ενσωματωμένο φίλτρο του Excel για τα κενά μπορεί να λειτουργήσει μόνο με τη λογική AND.

Αν θέλετε να φιλτράρετε κενά ή μη κενά κελιά με τη λογική Ή, ή να χρησιμοποιήσετε τις συνθήκες κενών/μη κενών σε συνδυασμό με κάποια άλλα κριτήρια, δημιουργήστε μια περιοχή κριτηρίων φίλτρου για προχωρημένους με έναν από τους ακόλουθους τύπους:

Φίλτρο κενά :

Φίλτρο μη κενά:

Φιλτράρισμα κενών κελιών με τη λογική OR

Για να φιλτράρετε τις γραμμές που έχουν κενό κελί είτε στη στήλη Α είτε στη στήλη Β είτε και στις δύο στήλες, ρυθμίστε την περιοχή κριτηρίων Σύνθετο φίλτρο με τον ακόλουθο τρόπο:

• =A6=""
• =B6=""

Όπου 6 είναι η επάνω σειρά δεδομένων.

Φιλτράρισμα μη κενών κελιών με OR καθώς και με λογική AND

Για να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί το Προηγμένο φίλτρο του Excel με πολλαπλά κριτήρια, ας φιλτράρουμε τις γραμμές του πίνακα του δείγματός μας με τις ακόλουθες συνθήκες:

• Είτε Περιοχή (στήλη Α) ή Στοιχείο (στήλη Β) θα πρέπει να είναι μη κενή, και
• Υποσύνολο (στήλη Γ) πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 900.

Για να το θέσουμε διαφορετικά, θέλουμε να εμφανίζουμε γραμμές που πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

( Υποσύνολο >900 ΚΑΙ Περιοχή =non-blank) Ή ( Υποσύνολο >900 ΚΑΙ Στοιχείο =non-blank)

Όπως ήδη γνωρίζετε, στην περιοχή κριτηρίων του Excel Advanced Filter, οι συνθήκες που ενώνονται με τη λογική AND πρέπει να εισάγονται στην ίδια γραμμή και οι συνθήκες που ενώνονται με τη λογική OR σε διαφορετικές γραμμές:

Επειδή το ένα κριτήριο σε αυτό το παράδειγμα εκφράζεται με έναν τύπο (μη κενά) και το άλλο περιλαμβάνει έναν τελεστή σύγκρισης (Sub-total> 900), να σας υπενθυμίσω ότι:

• Τα κριτήρια που σχηματίζονται με τελεστές σύγκρισης θα πρέπει να έχουν επικεφαλίδες ακριβώς ίσες με τις επικεφαλίδες του πίνακα, όπως το Υποσύνολο κριτήρια στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.
• Τα κριτήρια που βασίζονται σε τύπους θα πρέπει να έχουν είτε ένα κενό κελί επικεφαλίδας είτε μια επικεφαλίδα που δεν ταιριάζει με καμία από τις επικεφαλίδες του πίνακα, όπως η Μη κενά κριτήρια στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.

Πώς να εξαγάγετε τις κορυφαίες/κατώτερες εγγραφές N

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, τα ενσωματωμένα στο Excel Φίλτρα αριθμών έχουν την επιλογή να εμφανίζουν τα 10 κορυφαία ή τα 10 χαμηλότερα στοιχεία. Τι γίνεται όμως αν πρέπει να φιλτράρετε τις 3 κορυφαίες ή τις 5 χαμηλότερες τιμές; Σε αυτή την περίπτωση, το Φίλτρο για προχωρημένους του Excel με τους ακόλουθους τύπους είναι χρήσιμο:

Απόσπασμα top Ν στοιχεία:

Απόσπασμα κάτω Ν στοιχεία:

Για παράδειγμα, για να φιλτράρετε τα 3 κορυφαία υποδιαμερίσματα, δημιουργήστε την περιοχή κριτηρίων με τον ακόλουθο τύπο:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Για να εξαγάγετε τα κάτω 3 υποδιαστημάτων, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Όπου F5 είναι το πιο πάνω κελί με δεδομένα στο Υποσύνολο στήλη (εκτός από την επικεφαλίδα της στήλης).

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τον τύπο top 3 σε δράση:

Σημείωση: Εάν το εύρος της λίστας περιέχει μερικές γραμμές με τις ίδιες τιμές που εμπίπτουν στην κορυφή/κάτω λίστα Ν, θα εμφανιστούν όλες αυτές οι γραμμές, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

Φίλτρο για αντιστοιχίες και διαφορές μεταξύ δύο στηλών

Ένα από τα προηγούμενα άρθρα μας εξήγησε μια ποικιλία τρόπων για να συγκρίνετε δύο στήλες στο Excel και να βρείτε αντιστοιχίες και διαφορές μεταξύ τους. Εκτός από τους τύπους του Excel, τους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους και το εργαλείο Duplicate Remover που καλύφθηκε στο παραπάνω σεμινάριο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο Advanced Filter του Excel για να εξάγετε γραμμές που έχουν τις ίδιες ή διαφορετικές τιμές σε δύο ή περισσότερες στήλες. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε μίατων ακόλουθων απλών τύπων στην περιοχή κριτηρίων:

• Φίλτρο για αγώνες (αντίγραφα) σε 2 στήλες:

=B5=C5

=B5C5

Όπου B5 και C5 είναι τα πιο πάνω κελιά με δεδομένα στις δύο στήλες που θέλετε να συγκρίνετε.

Σημείωση. Το εργαλείο Σύνθετο φίλτρο μπορεί να αναζητήσει μόνο αντιστοιχίες και διαφορές στο ίδια σειρά Για να βρείτε όλες τις τιμές που υπάρχουν στη στήλη Α αλλά δεν υπάρχουν πουθενά στη στήλη Β, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο.

Φιλτράρισμα γραμμών με βάση τα στοιχεία που ταιριάζουν σε μια λίστα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν μεγάλο πίνακα με εκατοντάδες ή χιλιάδες σειρές και έχετε λάβει έναν μικρότερο κατάλογο που περιέχει μόνο τα στοιχεία που είναι σχετικά σε μια δεδομένη στιγμή. Το ερώτημα είναι - πώς μπορείτε να βρείτε όλες τις καταχωρήσεις στον πίνακά σας που βρίσκονται ή δεν βρίσκονται στον μικρότερο κατάλογο;

Φιλτράρετε γραμμές που ταιριάζουν με στοιχεία σε μια λίστα

Για να βρείτε όλα τα στοιχεία στον πηγαίο πίνακα που υπάρχουν και σε μια μικρότερη λίστα, χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο τύπο COUNTIF:

Υποθέτοντας ότι ο μικρότερος κατάλογος βρίσκεται στο εύρος D2:D7 και ότι τα στοιχεία του πίνακα που πρέπει να συγκριθούν με τον εν λόγω κατάλογο βρίσκονται στη στήλη Β, αρχής γενομένης από τη γραμμή 10, ο τύπος έχει ως εξής (προσέξτε τη χρήση απόλυτων και σχετικών αναφορών):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Φυσικά, δεν περιορίζεστε στο φιλτράρισμα του πίνακα σας με ένα μόνο κριτήριο.

Για παράδειγμα, για να φιλτράρετε γραμμές που ταιριάζουν με τη λίστα, αλλά για το Βόρεια περιοχή μόνο, εισάγετε δύο κριτήρια στην ίδια γραμμή, ώστε να λειτουργούν με τη λογική AND:

• Περιφέρεια: ="=Βόρεια"
• Αντίστοιχα αντικείμενα: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, υπάρχουν μόνο δύο εγγραφές στον πίνακα που ταιριάζουν και στα δύο κριτήρια:

Σημείωση. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιούμε το ακριβής αντιστοιχία κριτήρια για τιμές κειμένου: ="=Βόρεια " για να βρείτε μόνο τα κελιά που είναι ακριβώς ίσα με το καθορισμένο κείμενο. Αν εισάγετε τα κριτήρια της περιοχής απλά ως Βόρεια (χωρίς το σύμβολο ισότητας και τα διπλά εισαγωγικά), το Microsoft Excel θα βρει όλα τα στοιχεία που αρχίζουν με το καθορισμένο κείμενο, π.χ. Βορειοανατολικά ή Βορειοδυτικά Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Σύνθετο φίλτρο του Excel για τιμές κειμένου.

Φιλτράρετε γραμμές που δεν ταιριάζουν με στοιχεία σε μια λίστα

Για να βρείτε όλα τα στοιχεία του πίνακα που δεν βρίσκονται στη μικρότερη λίστα, ελέγξτε αν το αποτέλεσμα του τύπου COUNTIF είναι ίσο με μηδέν:

Για παράδειγμα, για να φιλτράρετε το Βόρεια περιοχή στοιχεία του πίνακα που εμφανίζονται στη λίστα, χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα κριτήρια:

• Περιφέρεια: ="=Βόρεια"
• Αντικείμενα που δεν ταιριάζουν: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Σημειώσεις:

• Εάν η λίστα που πρέπει να αντιστοιχιστεί βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας, φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα του φύλλου στον τύπο, π.χ. =COUNTIF(Φύλλο2!$A$2:$A$7,B10) .
• Αν θέλετε να εξαγάγετε τα αποτελέσματα σε διαφορετικό φύλλο, ξεκινήστε το Σύνθετο φίλτρο από το φύλλο προορισμού, όπως εξηγείται στην ενότητα Πώς να εξαγάγετε φιλτραρισμένες γραμμές σε άλλο φύλλο εργασίας.

Φίλτρο για Σαββατοκύριακα και καθημερινές

Μέχρι στιγμής, τα παραδείγματά μας για το εύρος κριτηρίων του Προηγμένου φίλτρου έχουν ασχοληθεί κυρίως με αριθμητικές τιμές και τιμές κειμένου. Τώρα, ήρθε η ώρα να δώσουμε μερικές ενδείξεις σε όσους από εσάς εργάζονται με ημερομηνίες.

Τα ενσωματωμένα φίλτρα ημερομηνίας του Excel παρέχουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών που καλύπτουν πολλά σενάρια. Πολλά, αλλά όχι όλα! Για παράδειγμα, αν σας δινόταν μια λίστα ημερομηνιών και σας ζητούσαν να φιλτράρετε τις καθημερινές και τα Σαββατοκύριακα, πώς θα το κάνατε;

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, το Microsoft Excel παρέχει μια ειδική συνάρτηση WEEKDAY που επιστρέφει την ημέρα της εβδομάδας που αντιστοιχεί σε μια δεδομένη ημερομηνία. Και είναι αυτή η συνάρτηση που θα χρησιμοποιήσουμε στην περιοχή κριτηρίων του Excel Advanced Filter.

Πώς να φιλτράρετε τα Σαββατοκύριακα στο Excel

Έχοντας κατά νου ότι, στους όρους WEEKDAY, το 1 σημαίνει Κυριακή και το 6 σημαίνει Σάββατο, ο τύπος για το φιλτράρισμα των Σαββατοκύριακων έχει ως εξής:

Σε αυτό το παράδειγμα, φιλτράρουμε τις ημερομηνίες στη στήλη Β ξεκινώντας από τη γραμμή 5, οπότε ο τύπος Weekends έχει την ακόλουθη μορφή:

=OR(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

Πώς να φιλτράρετε τις καθημερινές στο Excel

Για να φιλτράρετε τις καθημερινές, τροποποιήστε τον παραπάνω τύπο έτσι ώστε να αφήνει εκτός τις τιμές 1 (Κυριακή) και 7 (Σάββατο):

Για τον πίνακα του δείγματός μας, ο ακόλουθος τύπος θα λειτουργήσει άψογα:

=AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε μια ακόμη συνθήκη για να φιλτράρετε τα κενά κελιά: =B5""

Για να φιλτράρετε τις ημερομηνίες στα φύλλα εργασίας σας με άλλους τρόπους, απλώς βρείτε τη σχετική λειτουργία Ημερομηνία και μη διστάσετε να τη χρησιμοποιήσετε στην περιοχή κριτηρίων προηγμένων φίλτρων.

Λοιπόν, με αυτόν τον τρόπο χρησιμοποιείτε το Σύνθετο φίλτρο στο Excel με σύνθετα κριτήρια. Φυσικά, οι επιλογές σας δεν περιορίζονται στα παραδείγματα που αναλύονται σε αυτό το σεμινάριο, στόχος μας ήταν απλώς να σας δώσουμε μερικές εμπνευσμένες ιδέες που θα σας βάλουν στο σωστό δρόμο. Θυμόμαστε ότι ο δρόμος προς τη μαεστρία είναι στρωμένος με την εξάσκηση, ίσως θέλετε να κατεβάσετε τα παραδείγματά μας χρησιμοποιώντας τον παρακάτω σύνδεσμο και να επεκτείνετε ή να αντιστρέψετε-Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Βιβλίο ασκήσεων

Παραδείγματα προηγμένων φίλτρων του Excel (.xlsx αρχείο)