I denne vejledning forklares alle hovedfunktionerne i Excel betinget formatering med eksempler. Du vil lære at lave betinget formatering i alle versioner af Excel, effektivt bruge forudindstillede regler eller oprette nye, redigere, kopiere og slette formatering.

Excel betinget formatering er en virkelig kraftfuld funktion, når det drejer sig om at anvende forskellige formater på data, der opfylder visse betingelser. Den kan hjælpe dig med at fremhæve de vigtigste oplysninger i dine regneark og opdage variationer i celleværdierne med et hurtigt blik.

Mange brugere, især nybegyndere, finder den indviklet og uoverskuelig. Hvis du føler dig skræmt og utilpas med denne funktion, skal du ikke gøre det! Faktisk er betinget formatering i Excel meget ligetil og let at bruge, og det vil du kunne konstatere på bare 5 minutter, når du er færdig med at læse denne vejledning :)

Hvad er betinget formatering i Excel?

Excel betinget formatering bruges til at anvende en bestemt formatering på data, der opfylder en eller flere betingelser. Ligesom almindelig celleformatering giver den dig mulighed for at fremhæve og differentiere dine data på forskellige måder ved at ændre cellernes fyldfarve, skriftfarve, grænsestil osv. Forskellen er, at den er mere fleksibel og dynamisk - når dataene ændres, opdateres betingede formateringer automatisk for atafspejler ændringerne.

Betinget formatering kan anvendes på individuelle celler eller hele rækker baseret på værdien af selve den formaterede celle eller en anden celle. For at formattere dine data betinget kan du bruge forudindstillede regler som f.eks. farveskalaer, datastriber og ikonsæt eller oprette brugerdefinerede regler hvor du definerer, hvornår og hvordan de markerede celler skal fremhæves.

Hvor er betinget formatering i Excel?

I alle versioner af Excel 2010 til og med Excel 365 findes betinget formatering det samme sted: Hjem faneblad> Stilarter gruppe> Betinget formatering .

Nu hvor du ved, hvor du kan finde betinget formatering i Excel, kan du se, hvordan du kan udnytte den i dit daglige arbejde for at få mere mening ud af det projekt, du arbejder på i øjeblikket.

I vores eksempler vil vi bruge Excel 365, som synes at være den mest populære version i øjeblikket. Men mulighederne er stort set de samme i alle Excel-versioner, så du vil ikke have problemer med at følge med, uanset hvilken version der er installeret på din computer.

Sådan bruger du betinget formatering i Excel

Hvis du virkelig vil udnytte mulighederne i betinget format, skal du lære at bruge forskellige regeltyper. Den gode nyhed er, at uanset hvilken regel du vil anvende, definerer den de to vigtigste ting:

• Hvilke celler er omfattet af reglen.
• Hvilken betingelse skal være opfyldt.

Så sådan bruger du Excel betinget formatering:

1. Vælg de celler, du vil formatere, i dit regneark.
2. På den Hjem under fanen, i fanen Stilarter gruppe, klik på Betinget formatering .
3. Vælg den regel, der passer til dit formål, ud fra et sæt indbyggede regler.

Som eksempel vil vi fremhæve værdier under 0, så vi klikker på Fremhæv celler Regler > Mindre end...

Når du er færdig, viser Excel dig en forhåndsvisning af de formaterede data. Hvis du er tilfreds med forhåndsvisningen, skal du klikke på OK .

På samme måde kan du bruge enhver anden regeltype, der passer bedre til dine data, f.eks:

• Større end eller lig med
• Mellem to værdier
• Tekst, der indeholder bestemte ord eller tegn
• Dato, der forekommer i et bestemt interval
• Dobbelte værdier
• Øverste/nedre N-numre

Sådan bruger du en forudindstillet regel med brugerdefineret formatering

Hvis ingen af de foruddefinerede formater passer til dig, kan du vælge andre farver til cellernes baggrund, skrifttype eller rammer. Sådan gør du:

1. I dialogboksen for forudindstillede regler skal du vælge følgende på rullelisten til højre i Brugerdefineret format...
2. I den Formater celler dialogvinduet, skifter du mellem Skrifttype , Grænse og Fyld for at vælge henholdsvis den ønskede skrifttypestil, grænsestil og baggrundsfarve. Når du gør dette, vil du straks se en forhåndsvisning af det valgte format. Når du er færdig, skal du klikke på OK .
3. Klik på OK endnu en gang for at lukke det foregående dialogvindue og anvende den ønskede brugerdefinerede formatering.

Tips:

• Hvis du ønsker flere farver end standardpaletten giver, skal du klikke på Flere farver... på knappen på Fyld eller Skrifttype fanebladet.
• Hvis du ønsker at anvende en gradient baggrundsfarve , klik på Knappen Fyldeeffekter på den Fyld fanen og vælg de ønskede indstillinger.

Sådan opretter du en ny regel for betinget formatering

Hvis ingen af de forudindstillede regler opfylder dine behov, kan du oprette en ny regel fra bunden. Følg disse trin for at få det gjort:

1. Vælg de celler, der skal formateres, og klik på Betinget formatering> Ny regel .
2. I den Ny formateringsregel Vælg regeltype i den dialogboks, der åbnes.

For at formatere celler med procentvise ændringer på mindre end 5 % i begge retninger vælger vi f.eks. Formater kun celler, der indeholder , og konfigurer derefter reglen som vist i skærmbilledet nedenfor:

Klik på OK to gange for at lukke begge dialogvinduer, og så er din betingede formatering færdig!

Excel betinget formatering baseret på en anden celle

I de foregående eksempler fremhævede vi celler baseret på "hardcodede" værdier. I nogle tilfælde giver det imidlertid mere mening at basere din betingelse på en værdi i en anden celle. Fordelen ved denne fremgangsmåde er, at uanset hvordan celleværdien ændres i fremtiden, vil din formatering automatisk tilpasse sig til ændringen.

Lad os som eksempel fremhæve priser i kolonne B, der er større end tærskelprisen i celle D2. For at opnå dette er trinene:

1. Klik på Betinget formatering > Fremhæv celler Regler > Større end...
2. I den dialogboks, der vises, skal du placere markøren i tekstboksen til venstre (eller klikke på Luk dialogboks ikonet), og vælg celle D2.
3. Når du er færdig, skal du klikke på OK .

Som et resultat heraf vil alle priser, der er højere end værdien i D2, blive fremhævet med den valgte farve:

Det er det enkleste tilfælde af betinget formatering baseret på en anden celle. Mere komplekse scenarier kan kræve brug af formler. Og du kan finde flere eksempler på sådanne formler sammen med trinvise instruktioner her:

• Excel betingede formateringsformler baseret på en anden celle
• Sådan ændrer du rækkefarven baseret på en celles værdi
• Video: Formler til betinget formatering baseret på en anden celle

Anvend flere betingede formateringsregler på de samme celler

Når du bruger betingede formater i Excel, er du ikke begrænset til kun én regel pr. celle. Du kan anvende lige så mange regler, som din forretningslogik kræver.

Du kan f.eks. oprette 3 regler for at fremhæve priser over 105 USD i rødt, over 100 USD i orange og over 99 USD i gult. For at reglerne kan fungere korrekt, skal du ordne dem i den rigtige rækkefølge Hvis reglen "større end 99" placeres først, vil kun den gule formatering blive anvendt, fordi de to andre regler ikke har en chance for at blive udløst - naturligvis er ethvert tal, der er større end 100 eller 105, også større end 99 :)

Du skal gøre følgende for at omarrangere reglerne:

1. Vælg en celle i datasættet, der er omfattet af reglerne.
2. Åbn den Regelansvarlig ved at klikke på Betinget formatering> Administrer regler...
3. Klik på den regel, der skal anvendes først, og brug derefter opadgående pil for at flytte den til toppen. Gør det samme for den næstmest prioriterede regel.
4. Vælg den Stop hvis sandt afkrydsningsfeltet ud for alle undtagen den sidste regel, fordi du ikke ønsker, at de efterfølgende regler skal anvendes, når den foregående betingelse er opfyldt.

Hvad er Stop hvis sandt i Excel betinget formatering?

Indstillingen Stop hvis sandt i betinget formatering forhindrer Excel i at behandle andre regler, når en betingelse i den aktuelle regel er opfyldt. Med andre ord, hvis to eller flere regler er indstillet for den samme celle og Stop hvis sandt er aktiveret for den første regel, ses der bort fra de efterfølgende regler, efter at den første regel er aktiveret.

I eksemplet ovenfor har vi allerede brugt denne mulighed til at ignorere efterfølgende regler, når reglen om førsteprioritet er gældende. Denne brug er ganske indlysende. Og her er endnu et par eksempler, hvor brugen af Stop hvis sandt funktion er ikke så indlysende, men meget nyttig:

• Sådan viser du kun nogle elementer i ikon-sættet
• Udelukke tomme celler fra betinget formatering

Sådan redigerer du Excel-regler for betinget formatering

Hvis du vil foretage ændringer i en eksisterende regel, skal du gå frem på denne måde:

1. Vælg en celle, som reglen gælder for, og klik på Betinget formatering> Administrer regler...
2. I den Regelansvarlig dialogboksen, klik på den regel, du ønsker at ændre, og klik derefter på Rediger regel... knap.
3. I den Rediger formateringsregel dialogvinduet, foretager de nødvendige ændringer og klikker på OK for at gemme ændringerne.

   Dette dialogvindue ligner meget det Ny formateringsregel dialogboksen, der bruges til at oprette en ny regel, så du vil ikke have problemer med den.

Tip. Hvis du ikke kan se den regel, du ønsker at redigere, skal du vælge Dette regneark fra den Vis formateringsregler for rullelisten øverst på Regelansvarlig Dialogboksen viser en liste over alle reglerne i dit regneark.

Sådan kopierer du Excel betinget formatering

Hvis du vil anvende et betinget format, du har oprettet tidligere, på andre data, behøver du ikke at oprette en lignende regel fra bunden af. Du skal blot bruge Format Painter til at kopiere de eksisterende regler for betinget formatering til et andet datasæt. Sådan gør du:

1. Klik på en celle med den formatering, du vil kopiere.
2. Klik på Hjem > Format Painter Dette ændrer musemarkøren til en pensel.

   Tip. Hvis du vil kopiere formateringen til flere ikke sammenhængende celler eller områder, skal du dobbeltklikke på Format Painter .

3. Hvis du vil indsætte den kopierede formatering, skal du klikke på den første celle og trække penslen ned til den sidste celle i det område, du vil formatere.
4. Når du er færdig, skal du trykke på Esc at holde op med at bruge malerpenslen.
5. Vælg en vilkårlig celle i dit nye datasæt, åbn Regelansvarlig og kontrollér de(n) kopierede regel(r).

Bemærk: Hvis den kopierede betingede formatering bruger en formel, skal du muligvis justere cellehenvisningerne i formlen, efter at du har kopieret reglen.

Sådan sletter du regler for betinget formatering

Jeg har gemt den nemmeste del til sidst :) For at slette en regel kan du enten:

• Åbn den Manager for regler for betinget formatering , vælg reglen, og klik på Slet regel knap.
• Vælg området med celler, klik på Betinget formatering> Klare regler og vælg den indstilling, der passer til dine behov.

Sådan gør du betinget formatering i Excel. Forhåbentlig har disse meget enkle regler, som vi har lavet, været nyttige for at få en forståelse af det grundlæggende. Nedenfor kan du finde et par flere vejledninger, der kan hjælpe dig med at forstå den indre mekanik og udvide betinget formatering i dine regneark langt ud over de traditionelle anvendelser.

Arbejdsbog til download

Excel betinget formatering - eksempler (.xlsx-fil)