Vodič pokazuje kako napraviti prilagođena pravila za provjeru valjanosti podataka u Excelu. Naći ćete nekoliko primjera formula za provjeru valjanosti podataka E xcel koji dozvoljavaju samo brojeve ili tekstualne vrijednosti u određenim ćelijama, ili samo tekst koji počinje određenim znakovima, dozvoljava jedinstvene podatke koji sprječavaju dupliranje i još mnogo toga.

U jučerašnjem vodiču počeli smo da razmatramo Excel Validaciju podataka - koja je njena svrha, kako funkcioniše i kako koristiti ugrađena pravila za provjeru valjanosti podataka u vašim radnim listovima. Danas ćemo napraviti korak dalje i razgovarati o najsitnijim aspektima prilagođene validacije podataka u Excelu, kao i eksperimentirati s pregršt različitih formula za provjeru valjanosti.

Kako kreirajte prilagođenu provjeru valjanosti podataka pomoću formule

Microsoft Excel ima nekoliko ugrađenih pravila za provjeru valjanosti podataka za brojeve, datume i tekst, ali pokrivaju samo najosnovnije scenarije. Ako želite provjeriti ćelije s vlastitim kriterijima, kreirajte prilagođeno pravilo provjere zasnovano na formuli. Evo kako:

1. Odaberite jednu ili više ćelija za provjeru valjanosti.
2. Otvorite dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka. Za ovo kliknite na dugme Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci , u grupi Alatke za podatke ili pritisnite slijed tipki Alt > D > L (svaka tipka se mora pritisnuti zasebno).
3. Na kartici Postavke dijaloškog prozora Provjera valjanosti podataka odaberite Prilagođeno u Dozvoli okvir i unesitepoložaj redova i kolona. Dakle, za ćeliju D3 formula će se promijeniti u =A3/B3 , a za D4 će postati =A4/B4 , radeći pogrešnu provjeru valjanosti podataka!

   Da popravite formulu, samo upišite "$" prije referenci stupca i reda da biste zaključali ih: =$A$2/$B$2 . Ili, pritisnite F4 za prebacivanje između različitih tipova referenci.

   U situacijama kada želite potvrditi svaku ćeliju na osnovu vlastitih kriterija, koristite relativne reference ćelije bez znaka $ da dobijete formulu za prilagođavanje svaki red ili/i kolonu:

   

   Kao što vidite, ne postoji "apsolutna istina", ista formula može biti ispravna ili pogrešna ovisno o situaciji i vašem konkretnom zadatku.

   Ovo je kako koristiti provjeru valjanosti podataka u Excelu s vlastitim formulama. Kako biste stekli više razumijevanja, slobodno preuzmite naš primjer radne sveske u nastavku i ispitajte postavke pravila. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!

   Vježbanje za preuzimanje

   Primjeri provjere valjanosti podataka u Excelu (.xlsx datoteka)

   formula za provjeru valjanosti podataka u polju Formula .
4. Kliknite na OK .

Po želji, možete dodati prilagođenu poruku za unos i upozorenje o grešci koje će se pojaviti kada korisnik odabere provjerenu ćeliju ili unese nevažeće podatke, respektivno.

U nastavku ćete pronaći nekoliko primjera prilagođenih pravila za provjeru valjanosti za različite tipove podataka.

Napomena. Sva pravila za provjeru valjanosti Excel podataka, ugrađena i prilagođena, provjeravaju samo nove podatke koji su upisani u ćeliju nakon kreiranja pravila. Kopirani podaci se ne provjeravaju, kao ni unos podataka u ćeliju prije izrade pravila. Da biste utvrdili postojeće unose koji ne zadovoljavaju vaše kriterije za provjeru valjanosti podataka, koristite funkciju Zaokruži nevažeće podatke kao što je prikazano u Kako pronaći nevažeće podatke u Excelu.

Provjera valjanosti Excel podataka da dozvoli samo brojeve

Iznenađujuće, nijedno od ugrađenih Excel pravila za provjeru valjanosti podataka ne zadovoljava vrlo tipičnu situaciju kada trebate ograničiti korisnike da unose samo brojeve u određene ćelije. Ali to se lako može učiniti pomoću prilagođene formule za provjeru valjanosti podataka zasnovane na funkciji ISNUMBER, poput ove:

=ISNUMBER(C2)

Gdje je C2 najviša ćelija raspona koji želite provjeriti.

Napomena. Funkcija ISNUMBER dozvoljava bilo koje numeričke vrijednosti u provjerenim ćelijama, uključujući cijele brojeve, decimale, razlomke, kao i datume i vremena, koji su također brojevi u smislu Excela.

Provjera valjanosti podataka u Excelu omogućavatext only

Ako tražite suprotno - dozvoliti samo unos teksta u datom rasponu ćelija, onda napravite prilagođeno pravilo s funkcijom ISTEXT, na primjer:

=ISTEXT(D2)

Gdje je D2 najgornja ćelija odabranog raspona.

Dozvoli tekst koji počinje određenim znakovima

Ako su sve vrijednosti u određenom raspon bi trebao početi s određenim znakom ili podnizom, a zatim izvršite provjeru valjanosti podataka u Excelu na osnovu funkcije COUNTIF sa zamjenskim znakom:

Na primjer, kako biste osigurali da svi ID-ovi narudžbe u stupcu A počinju s "AA-", "aa-", "Aa-" ili "aA-" prefiksom (neosjetljivo na velika i mala slova), definirajte prilagođeno pravilo s ovim Formula za validaciju podataka:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Formula za validaciju sa logikom ILI (više kriterijuma)

U slučaju da postoje 2 ili više važećih prefiksi, dodajte nekoliko funkcija COUNTIF, tako da vaše Excel pravilo za provjeru valjanosti podataka radi s logikom ILI:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula za provjeru valjanosti osjetljiva na velika i mala slova

Ako su velika i mala slova bitna, tada koristite EXACT u kombinaciji s funkcijom LEFT da kreirate formulu za validaciju osjetljivu na velika i mala slova za unose koji počinju određenim tekstom:

Na primjer, da dozvolite samo one ID-ove narudžbi koji počinju sa "AA-" (ni "aa-" ni "Aa-" nisu dozvoljeni), koristite ovo formula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

U gornjoj formuli,funkcija LEFT izdvaja prva 3 znaka iz ćelije A2, a EXACT vrši poređenje osjetljivo na velika i mala slova sa tvrdo kodiranim podnizom ("AA-" u ovom primjeru). Ako se dva podniza tačno podudaraju, formula vraća TRUE i provjera valjanosti prolazi; u suprotnom se vraća FALSE i provjera valjanosti ne uspijeva.

Dozvoli unose koji sadrže određeni tekst

Da bi se dozvolili unosi koji sadrže određeni tekst bilo gdje u ćeliji (na početku , sredinu ili kraj), koristite funkciju ISNUMBER u kombinaciji sa FIND ili SEARCH ovisno o tome želite li podudaranje osjetljivo na velika ili mala slova:

• Provjeru valjanosti bez obzira na velika i mala slova: ISNUMBER(SEARCH( tekst , ćelija ))
• Potvrda osjetljiva na velika i mala slova: ISNUMBER(FIND( tekst , ćelija ))

U našem skupu podataka uzorka, da biste dozvolili samo unose koji sadrže tekst "AA" u ćelijama A2:A6, koristite jednu od ovih formula:

Neosjetljivo na velika i mala slova:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Osjetljivo na velika i mala slova:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formule rade sa sljedećom logikom:

Pretražujete podniz "AA" u ćeliji A2 koristeći FIND ili SEARCH, a oba vraćaju poziciju prvog znaka u podnizu. Ako tekst nije pronađen, vraća se greška. Za bilo koju numeričku vrijednost vraćenu kao rezultat pretraživanja, funkcija ISNUMBER daje TRUE i provjera valjanosti podataka je uspješna. U slučaju greške, ISNUMBER vraća FALSE, a unos neće biti dozvoljen u aćelija.

Provjera valjanosti podataka koja dozvoljava samo jedinstvene unose i zabranjuje duplikate

U situacijama kada određeni stupac ili raspon ćelija ne bi trebao sadržavati duplikate, konfigurirajte prilagođeno pravilo provjere valjanosti podataka da dozvoli samo jedinstvene unose. Za ovo ćemo koristiti klasičnu formulu COUNTIF za identifikaciju duplikata:

Na primjer, da napravimo sigurni da su samo jedinstveni ID-ovi narudžbi uneseni u ćelije A2 do A6, kreirajte prilagođeno pravilo sa ovom formulom za provjeru valjanosti podataka:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Kada se unese jedinstvena vrijednost, formula vraća TRUE i validacija je uspjela. Ako ista vrijednost već postoji u navedenom rasponu (broj veći od 1), COUNTIF vraća FALSE i unos ne uspijeva provjeriti valjanost.

Obratite pažnju da zaključavamo raspon apsolutnim referencama ćelija (A$2:$A $6) i koristite relativnu referencu za gornju ćeliju (A2) kako biste dobili da se formula pravilno prilagodi za svaku ćeliju u potvrđenom rasponu.

Napomena. Ova formula za provjeru valjanosti podataka je neosjetljiva na velika i mala slova , ne razlikuje tekst u velikim i malim slovima.

Formule za validaciju datuma i vremena

Ugrađena provjera valjanosti datuma pruža dosta unaprijed definirani kriteriji koji ograničavaju korisnike na unos samo datuma između dva datuma koja navedete, veći od, manji ili jednaki datom datumu.

Ako želite veću kontrolu nad podacimavalidaciju u vašim radnim listovima, možete replicirati ugrađenu funkcionalnost pomoću prilagođenog pravila ili napisati vlastitu formulu koja nadilazi ugrađene mogućnosti provjere valjanosti Excel podataka.

Dozvoli datume između dva datuma

Da biste ograničili unos na datum unutar određenog raspona, možete koristiti ili unaprijed definirano pravilo datuma s kriterijima "između" ili napraviti prilagođeno pravilo validacije sa ovom generičkom formulom:

Gdje:

• ćelija je najviša ćelija u potvrđenom rasponu, a
• početni i krajnji datumi su važeći datumi dostavljeni preko funkcije DATE ili reference na ćelije koje sadrže datume.

Na primjer, da dozvolite samo datume u mjesecu julu 2017. godine, koristite sljedeću formulu:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Ili unesite datum početka i kraja datum u nekim ćelijama (F1 i F2 u ovom primjeru) i referencirajte te ćelije u vašoj formuli:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Primijetite da su granični datumi ar e zaključano s apsolutnim referencama ćelija.

Dozvoli samo dane u tjednu ili vikende

Da ograničite korisnika na ulazak samo radnim danima ili vikendima, konfigurirajte prilagođeno pravilo provjere zasnovano na na funkciji WEEKDAY.

Sa argumentom return_type postavljenim na 2, WEEKDAY vraća cijeli broj u rasponu od 1 (ponedjeljak) do 7 (nedjelja). Dakle, za radne dane (pon do pet) rezultat formule bi trebao bitimanje od 6, a za vikende (sub i ned) veće od 5.

Dozvoli samo radnim danima :

Dozvoli samo vikende :

Na primjer, da dozvolite unos samo radnih dana u ćelije C2:C6, koristite ovo formula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Provjeri datume na osnovu današnjeg datuma

U mnogim situacijama, možda ćete željeti koristiti današnji datum kao početak datum dozvoljenog perioda. Da biste dobili trenutni datum, koristite funkciju DANAS, a zatim joj dodajte željeni broj dana da biste izračunali datum završetka.

Na primjer, da ograničite unos podataka na 6 dana od sada (7 dana uključujući danas), koristićemo ugrađeno pravilo datuma sa kriterijumima zasnovanim na formuli:

1. Odaberi Datum u Dozvoli
2. Odaberite između u Podaci
3. U polju Datum početka unesite =TODAY()
4. U <1 U polje>Datum završetka unesite =TODAY() + 6

Na sličan način možete ograničiti korisnike da unose datume prije ili poslije današnjeg datuma. Za ovo odaberite ili manje od ili veće od u polju Podaci , a zatim unesite =TODAY() u Kraj datum ili Početak okvir za datum, respektivno.

Provjeri vremena na osnovu trenutnog vremena

Da biste potvrdili podatke na osnovu trenutnog vremena, koristite unaprijed definirano vremensko pravilo s vlastitom formulom za provjeru valjanosti podataka:

1. U polju Dozvoli odaberite Vrijeme .
2. U polju Podaci odaberite ili manje od da dozvolite samo vremena prije trenutnog vremena, ili veće od da dozvolite vremena nakon trenutnog vremena.
3. U polju Vrijeme završetka ili Vrijeme početka (u zavisnosti od kriterija koji ste odabrali u prethodnom koraku), unesite jednu od sljedećih formula:
   • Za provjeru datuma i vremena na osnovu trenutnog datuma i vremena:

     =NOW()

   • Za potvrdu times na osnovu trenutnog vremena:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Snimak ekrana ispod pokazuje pravilo koje dozvoljava samo vremena veća od trenutnog vremena:

Prilagođeno Excel pravilo za provjeru valjanosti podataka ne radi

Ako vaše pravilo za provjeru valjanosti podataka zasnovano na formuli ne radi kako se očekivalo, postoje 3 glavne točke koje treba provjeriti:

• Formula za provjeru valjanosti podataka je ispravna
• Formula za validaciju se ne odnosi na praznu ćeliju
• Koriste se odgovarajuće reference ćelija

Provjerite ispravnost vaše formule za validaciju Excel podataka

Za početak, kopirajte svoju formulu za validaciju u neku ćeliju kako biste bili sigurni da ne vraća grešku kao što je #N/A, #VALUE ili #DIV/0!.

Ako kreirate prilagođeno pravilo , formula bi trebala vratiti logičke vrijednosti TRUE i FALSE ili vrijednosti 1 i 0 koje su jednake njima, respektivno.

Ako koristite kriterij zasnovan na formuli u ugrađenom pravilu (kao što smo uradili da bismo potvrdili vremena na osnovutrenutno vrijeme), također može vratiti drugu numeričku vrijednost.

Formula za provjeru valjanosti Excel podataka ne bi trebala upućivati ​​na praznu ćeliju

U mnogim situacijama, ako odaberete Zanemari prazno kada definirate pravilo (obično je odabrano prema zadanim postavkama) i jedna ili više ćelija na koje se upućuje u vašoj formuli je prazna, bilo koja vrijednost će biti dozvoljena u provjerenoj ćeliji.

Evo primjera u najjednostavnijem obliku:

Apsolutne i relativne reference ćelija u formulama za provjeru valjanosti podataka

Kada postavljate Excel pravilo za provjeru valjanosti zasnovano na formulama, imajte na umu da sve reference ćelija u vašem formule su u odnosu na gornju lijevu ćeliju u odabranom rasponu.

Ako kreirate pravilo za više od jedne ćelije i vaši kriteriji validacije zavise od specifičnih ćelija , obavezno koristite apsolutne reference ćelije (sa znakom $ kao što je $A$1), inače će vaše pravilo ispravno raditi samo za prvu ćeliju. Da biste bolje ilustrirali poentu, razmotrite sljedeći primjer.

Pretpostavimo da želite ograničiti unos podataka u ćelije D2 do D5 na cijele brojeve između 1 (minimalna vrijednost) i rezultata dijeljenja A2 sa B2. Dakle, izračunavate maksimalnu vrijednost sa ovom jednostavnom formulom =A2/B2 , kao što je prikazano na slici ispod:

Problem je što ova naizgled ispravna formula neće raditi za ćelije D3 za D5 jer se relativne reference mijenjaju na osnovu relativne