Съдържание
В урока е обяснено как да използвате Paste Special в Excel и как да направите процеса по-ефективен, като използвате бързи клавиши за поставяне на стойности, формули, коментари, формати, ширина на колоната и др.
Копирането и поставянето в Excel е лесно. Мисля, че всеки знае бързата клавишна комбинация за копиране на клетка ( Ctrl+C ) и за поставянето ѝ ( Ctrl+V ). Но знаете ли, че освен поставянето на цялата клетка можете да поставите само определен атрибут, например стойност, формула, форматиране или коментар? Именно тук се появява функцията Paste Special.
Excel Paste Special прави операцията по вмъкване по-гладка, като ви позволява да изберете кое форматиране (източник или дестинация) да запазите или да премахнете цялото форматиране и да вмъкнете само стойностите или формулите.
Какво е Paste Special в Excel?
В ситуации, в които стандартното копиране/вмъкване не е подходящо, функцията Paste Special на Excel предлага широк набор от опции за вмъкване само на специфични елементи на копираните клетки или да извършите математическа операция с копираните данни.
Например можете да копирате данни, базирани на формула, и да поставите само изчислените стойности в същите или различни клетки. Или можете да копирате ширината на една колона и да я приложите към всички други колони в набора от данни. Или можете да транспонирате копирания диапазон, т.е. да преобразувате редове в колони и обратно. Следната екранна снимка демонстрира всички налични опции на Paste Special:
Всички команди Paste Special работят както в рамките на един и същ работен лист, така и в различни листове и работни книги.
Как да поставите специални в Excel
Използването на Paste Special в Excel се свежда до следното:
- Копирайте изходната клетка или диапазон от клетки (най-бързият начин е да изберете клетката(ите) и да натиснете клавишната комбинация Ctrl + C).
- Изберете клетката(ите) на дестинацията.
- Отворете Специално поставяне диалогов прозорец, като използвате един от методите, описани по-долу (най-бързият начин е да натиснете бързия клавиш Paste Special).
- Изберете желаната опция за вмъкване и щракнете върху OK или натиснете клавиша Enter.
Да, толкова е просто!
3 начина за достъп до Paste Special в Excel
Обикновено Microsoft Excel предоставя редица начини за използване на една и съща функция и Paste Special не е по-различна. Можете да получите достъп до нейните функции чрез лентата, менюто с десен бутон на мишката и клавишните комбинации.
1. Бутон Paste Special в лентата
Най-очевидният начин да отворите диалоговия прозорец Paste Special е като щракнете върху Паста > Специално поставяне на Начало в раздела Клипборд група:
2. команда Paste Special в менюто с десен бутон на мишката
Алтернативно можете да щракнете с десния бутон на мишката върху клетката, в която искате да поставите копираните данни, и след това да щракнете върху Специално вмъкване в контекстното меню.
Както може би сте забелязали, 6 най-популярни опции за поставяне се появяват директно в изскачащото меню под Опции за вмъкване : Вмъкване на всичко (еквивалентно на CTRL + V ), вмъкване на стойности, вмъкване на формули, транспониране, вмъкване на форматиране и вмъкване на връзка:
Ако започнете да надничате над Специална паста... в контекстното меню, ще се появи изскачащо меню с още 14 опции за поставяне:
За да разберете какво прави дадена икона, поставете курсора на мишката върху нея. Преглед на живо Този метод е особено полезен, когато току-що сте започнали да изучавате тази функция.
Например, ако преминете с мишката над паста транспониране ще видите предварителен преглед на начина, по който ще бъдат транспонирани копираните данни:
Съвет: Ако не сте привърженик на натискането на десния бутон на мишката и предпочитате през повечето време да държите ръцете си на клавиатурата, можете да отворите контекстното меню, като натиснете клавишната комбинация Shift+F10 или контекстно меню вместо да щракнете с десния бутон на мишката върху целевата клетка. На повечето клавиатури клавишът от контекстното меню 
се намира вдясно от интервала, между клавишите Alt и Ctrl .
3. Пряк път за Paste Special
Най-бързият начин за поставяне на конкретен аспект от копираните данни в Excel е да използвате един от следните бързи клавиши.
- Специална клавишна комбинация за Paste Special за Excel 2016 - 2007: Ctrl+Alt+V
- Специална клавишна комбинация за Paste Special за всички версии на Excel: Alt+E , след това S
И двата горепосочени бързи клавишни комбинации отварят Специално поставяне диалогов прозорец, в който можете да изберете желаната опция с мишката или да натиснете съответния клавиш за бърз достъп. В следващия раздел ще намерите пълен списък на наличните опции за вмъкване и техните клавиши за бърз достъп.
Специални клавиши за поставяне на Excel
Както вече знаете, функцията на Excel Специално поставяне диалогов прозорец може да се отвори чрез комбинацията от клавиши Ctrl+Alt+V. След това можете да изберете конкретна опция за вмъкване, като натиснете само един буквен клавиш на клавиатурата.
Обърнете внимание, че бързият клавиш за поставяне на специален текст работи само когато Специално поставяне диалоговият прозорец вече е отворен и някои данни са били копирани в клипборда.
| Кратък път | Операция | Описание |
| A | Всички | Вмъкнете съдържанието и форматирането на клетката. |
| F | Формула | Формули само за паста. |
| V | Стойности | Вмъквайте само стойности, а не формули. |
| T | Формати | Копирайте само форматите на клетките, но не и стойностите. |
| C | Коментари | Вмъкнете само коментарите, прикрепени към дадена клетка. |
| N | Утвърждаване на данните | Вмъкнете само настройките за валидиране на данните. |
| H | Всички те използват тема на източника | Вмъкнете цялото съдържание на клетката във форматирането на темата, приложено към изходната клетка. |
| X | Всички с изключение на границите | Вмъкнете цялото съдържание и форматиране на клетките, но не и границите. |
| W | Ширина на колоната | Вмъкнете само ширината на колоната от копираните клетки. |
| R | Формули и формати на числата | Вмъквайте формули и формати на числа, като например валутни символи, формати на дати и др. |
| U | Стойности и формати на числата | Вмъквайте стойности (но не и формули) и формати на числа. |
| D | Добавяне на | Добавете копираните данни към данните в клетката(ите) на местоназначението. |
| S | Извадете | Извадете копираните данни от данните в целевата(ите) клетка(и). |
| M | Умножете | Умножете копираните данни по данните в клетката(ите) на местоназначението. |
| I | Разделете | Разделете копираните данни на данните в клетката(ите) на местоназначението. |
| B | Пропускане на заготовки | Предотвратява заместването на стойностите в целевия диапазон с празни клетки, които се срещат в копирания диапазон. |
| E | Транспониране | Преобразувайте колоните на копираните данни в редове и обратно. |
| L | Връзка | Свържете вмъкнатите данни с копираните данни, като вмъкнете формули като =A1 . |
На пръв поглед това изглежда като много натискания на клавиши за запомняне, но само с малко практика ще можете да поставяте специални в Excel по-бързо, отколкото средностатистическият потребител може да посегне към мишката. поставяне на специални стойности ( Ctrl+Alt+V , след това V ), които вероятно ще използвате няколко пъти на ден.
Ако се случи да забравите бърз клавиш, просто погледнете необходимата опция в Специално вмъкване диалогов прозорец и забележете подчертана буква . Както си спомняте, бързият клавиш за вмъкване на стойности е V и тази буква е подчертана в "Стойности".
Съвет. Още полезни клавишни комбинации можете да намерите в 30 най-полезни клавишни комбинации на Excel.
Примери за използване на Paste Special в Excel
За да преминем от теорията към практиката, нека видим някои от най-популярните специални функции на пастата в действие. Тези примери са прости и ясни, но все пак могат да ви научат на няколко неочевидни употреби.
Как да копирате коментари в Excel
Ако искате да копирате само коментарите, без да вземате предвид стойностите и форматирането на клетките, процедирайте по този начин:
- Изберете клетката(ите), от която(ито) искате да копирате коментарите, и натиснете Ctrl + C, за да копирате тези клетки.
- Изберете целевата клетка или горната лява клетка на целевия диапазон.
- Натиснете специалната бърза клавишна комбинация за поставяне ( Ctrl + Alt + V ) и след това натиснете C, за да поставите само коментари.
- Натиснете клавиша Enter.
Както е показано на екранната снимка по-долу, коментарите се копират в клетките в друга колона (от колона A до C), като всички съществуващи стойности в целевите клетки се запазват.
Как да копирате стойности в Excel
Предполагаме, че сте създали обобщен отчет от няколко източника и сега трябва да го изпратите на клиента или ръководителя си. Отчетът съдържа множество формули, които извличат информация от други листове, и още повече формули, които изчисляват изходните данни. Въпросът е - как да изпратите отчета с окончателните числа, без да го претрупвате с тонове първоначални данни? Като замените формулитес изчислени стойности!
Стъпките за вмъкване на стойности само в Excel следват по-долу:
- Изберете клетката(ите) с формулите и натиснете Ctrl + C, за да ги копирате.
- Изберете диапазона на местоназначението. Ако не е необходимо да запазвате формулите, можете да изберете същия диапазон, който току-що сте копирали (клетките с формулите).
- Натиснете бутона на Excel вмъкване на стойности: Ctrl + Alt + V , след това V .
- Натиснете Enter .
Готово! Формулите са заменени с изчислени стойности.
Съвет: Ако копирате стойности в друг диапазон и искате да запазите оригиналните формати на числата, като например символите на валутата или броя на знаците след десетичната запетая, натиснете Ctrl+Alt+V , а след това U, за да вмъкване на стойности и формати на числа.
Как бързо да транспонирате в Excel
Има няколко начина за промяна на колони в редове в Excel, като най-бързият е с помощта на Вмъкване на транспониране ето как:
- Изберете таблицата, която искате да транспонирате, и натиснете Ctrl + C, за да я копирате.
- Изберете горната лява клетка на диапазона, в който искате да поставите транспонираните данни.
- Натиснете специалния бутон за поставяне Прехвърляне на кратък път: Ctrl + Alt + V , след това E .
- Натиснете Enter .
Резултатът ще изглежда по подобен начин:
Както можете да видите на снимката на екрана по-горе, в преобразуваната таблица оригиналните формати на клетките и числата са запазени - малък, но полезен щрих!
За да научите други начини за транспониране в Excel, разгледайте това ръководство: Как да превключваме колони и редове в Excel.
Как да копирате ширината на колоната в Excel
В този пример ще научите как бързо да зададете желаната ширина на всички колони на таблицата на Excel.
- Задайте желаната ширина на една колона.
- Изберете колоната с коригираната ширина (или изберете всяка отделна клетка в тази колона) и натиснете Ctrl + C .
- Изберете колоната(ите), в която(ито) искате да копирате ширината. За да изберете несъседни колони, задръжте натиснат CTRL, докато избирате.
- Натиснете бързата клавишна комбинация Paste Special Ctrl + Alt + V , след което натиснете W .
- Щракнете върху Enter .
Това е всичко! Само ширината на колоната се копира в други колони, но не и данните, съдържащи се в изходната колона.
Как да копирате ширината и съдържанието на колона
Много често при копиране на данни от една колона в друга се налага ръчно да коригирате ширината на целевата колона, за да се поберат новите стойности. В този случай може да ви хареса следният начин за копиране на изходните данни И ширината на колоната с един замах.
- Изберете данните, които трябва да бъдат копирани, и натиснете Ctrl + C .
- Щракнете с десния бутон на мишката върху горната лява клетка на целевия диапазон.
- Поставете курсора върху Специално поставяне , след което щракнете върху Запазване на ширината на колоната на източника икона под Паста , или натиснете клавиша W на клавиатурата си.
Източните данни и ширината на колоната се копират в друга колона само с няколко кликвания на мишката!
Как да поставяте и да добавяте/приспадате/умножавате/разделяте в даден момент
Извършването на аритметични операции в Excel е лесно. Обикновено просто уравнение като =A1*B1 Но ако получените данни трябва да бъдат числа, а не формули, Excel Paste Special може да ви спести неприятностите, свързани със замяната на формулите с техните стойности.
Пример 1. Замяна на проценти с изчислени суми
Да предположим, че разполагате със сумите в колона В и с данъчните проценти в колона С. Вашата задача е да замените данъчния % с действителната сума на данъка. Най-бързият начин да го направите е следният:
- Изберете сумите (клетки B2:B4 в този пример) и натиснете Ctrl + C, за да ги копирате.
- Изберете данъчните проценти, клетки C2:C4 в този пример.
- Натиснете специалната клавишна комбинация за поставяне ( Ctrl + Alt + V ), след което изберете Умножете под Операции , или натиснете M. Това ще умножи всяка от копираните от колона B суми по процент в колона C на същия ред.
- Щракнете върху Enter .
Това е всичко! Както е показано на снимката по-долу, за всеки ред се изчислява сума на данъка, а резултатът от операцията е стойност, а не формула:
С помощта на същия подход можете бързо да увеличите или намалите цяла колона от числа с определен процент. В този случай въвеждате формулата за процент, например =1+20% в отделна клетка, копирайте я и след това използвайте Excel Paste Special, за да умножите изходните числа по стойността в копираната клетка. Подробните стъпки можете да намерите тук: Как да увеличим/намалим колона с процент.
Пример 2. Премахване на множество хипервръзки в Excel
Точно тази техника (поставяне и умножаване) може да се използва за премахване на всички хипервръзки в работния лист наведнъж. Обикновено се щраква с десния бутон на мишката върху всяка клетка и след това се избира Премахване на хипервръзка Вместо това можете просто да умножите всички тези нежелани хипервръзки по 1. Звучи странно? Това е само докато не опитате :) В обобщение, ето какво правите:
- Въведете 1 във всяка празна клетка и натиснете Ctrl + C, за да го копирате.
- Изберете всички хипервръзки, които искате да премахнете.
- Натиснете Ctrl+Alt+V , а след това M, за да изберете Специално поставяне > Умножете .
- Щракнете върху Enter .
Това е всичко, което е необходимо! Всички хипервръзки са премахнати заедно със синьото подчертано форматиране:
Съвет. Ако искате да запазите оригиналните връзки и да копирате резултатите (т.е. данните без хипервръзки) на друго място, тогава направете следното: копирайте хипервръзките, изберете горната лява клетка на целевия диапазон и натиснете бързата клавишна комбинация за вмъкване на стойности в Excel: Ctrl+Alt+V , след което V .
За повече информация относно този и други начини за премахване на хипервръзки в Excel вижте Как да премахнете няколко хипервръзки едновременно.
Paste Special не работи в Excel
Ако опцията Paste Special липсва или не работи правилно във вашия Excel, това вероятно се дължи на една от следните причини.
Функцията Paste Special е деактивирана
Симптоми : функцията Paste Special не се появява в менюто с десен бутон на мишката, не работи и бързият клавиш за поставяне на специална функция.
Решение : Активирайте функцията Paste Special, както е показано по-долу.
За да включите функцията Paste Special, щракнете върху Файл > Опции > Разширен Превъртете надолу до Изрязване, копиране и поставяне и изберете Показване на бутона "Опции за поставяне" при поставяне на съдържание кутия:
Добавки от трети страни, които са в конфликт с Paste Special
Ако в Excel са инсталирани много добавки от трети страни, има вероятност някоя от тях да е причина за проблема. За да откриете виновника, изпълнете следните стъпки:
- Стартирайте Excel в Безопасен режим . За целта натиснете и задръжте клавиша Ctrl и след това щракнете върху Excel в списъка с програми или щракнете два пъти върху бързия клавиш на Excel. Ще бъдете попитани дали искате да отворите Microsoft Excel в безопасен режим и щракнете върху Да.
- Проверете дали функцията Paste Special работи в безопасен режим. Ако това е така, разрешаване на добавките един по един, докато откриете този(те), който(ито) причинява проблема. За да получите достъп до списъка с добавки, щракнете върху Файл > Опции > Добавки , изберете Добавки за Excel в Управление на и щракнете върху Отидете на . След това направете същото за Добавки COM .
- Ако са открити една или повече проблемни добавки, оставете ги деактивирани или ги деинсталирайте.
Това е начинът, по който се използва Paste Special в Excel. Сега вече знаете колко мощни функции предоставя той и как можете да използвате тези функции в работните си листове. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!
