Този урок обяснява основите на структурните препратки в Excel и споделя някои трикове за използването им в реални формули.

Една от най-полезните функции на таблиците в Excel са структурните препратки. Когато току-що сте се натъкнали на специалния синтаксис за препратки към таблици, той може да изглежда скучен и объркващ, но след като експериментирате малко, със сигурност ще видите колко полезна и готина е тази функция.

Структурирана справка в Excel

A структурирана справка , или Препратка към таблицата , е специален начин за позоваване на таблици и техни части, който използва комбинация от имена на таблици и колони вместо адреси на клетки.

Този специален синтаксис е необходим, тъй като таблиците на Excel (в сравнение с диапазоните) са много мощни и устойчиви, а нормалните препратки към клетките не могат да се адаптират динамично при добавяне или премахване на данни от таблицата.

Например, за да съберете стойностите в клетки B2:B5, използвайте функцията SUM с обичайната препратка към обхвата:

=SUM(B2:B5)

За да съберете числата в колоната "Продажби" на таблица1, използвате структурирана справка:

=SUM(Таблица1[Продажби])

Основни характеристики на структурираните препратки

В сравнение със стандартните препратки към клетки, препратките към таблици имат редица усъвършенствани функции.

Лесно се създава

За да добавите структурирани препратки към формулата си, просто изберете клетките на таблицата, към които искате да се препрати. Не се изисква познаване на специален синтаксис.

Устойчиви и автоматично актуализирани

Когато преименувате колона, препратките автоматично се актуализират с новото име и формулата не се прекъсва. Освен това, когато добавяте нови редове към таблицата, те веднага се включват в съществуващите препратки и формулите изчисляват пълния набор от данни.

Така че, каквито и манипулации да правите с таблиците на Excel, не е необходимо да се притеснявате за актуализирането на структурните препратки.

Може да се използва във и извън масата

Структурираните препратки могат да се използват във формули както в таблицата на Excel, така и извън нея, което улеснява намирането на таблици в големи работни книги.

Автоматично попълване на формулата (изчислени колони)

За да извършите едно и също изчисление във всеки ред на таблицата, е достатъчно да въведете формула само в една клетка. Всички останали клетки в тази колона се попълват автоматично.

Как да създадете структурирана препратка в Excel

Създаването на структурирана препратка в Excel е много лесно и интуитивно.

Ако работите с диапазон, първо го преобразувайте в таблица на Excel. За целта изберете всички данни и натиснете Ctrl + T . За повече информация вижте Как да създадем таблица в Excel.

За да създадете структурирана препратка, трябва да направите следното:

1. Започнете да въвеждате формула, както обикновено, като започнете със знака за равенство (=).
2. Когато става въпрос за първата препратка, изберете съответната клетка или диапазон от клетки в таблицата. Excel ще вземе името(ата) на колоната(ите) и ще създаде автоматично подходяща структурирана препратка за вас.
3. Въведете затварящата скоба и натиснете Enter. Ако формулата е създадена вътре в таблицата, Excel автоматично попълва цялата колона със същата формула.

Като пример, нека съберем данните за продажбите за 3 месеца във всеки ред на нашата примерна таблица, наречена Продажби За тази цел въвеждаме =SUM( в E2, избираме B2:D2, въвеждаме затварящата скоба и натискаме Enter:

В резултат на това цялата колона E се запълва автоматично с тази формула:

=SUM(Продажби[@[януари]:[март]])

Въпреки че формулата е една и съща, данните се изчисляват във всеки ред поотделно. За да разберете вътрешната механика, моля, разгледайте синтаксиса на референтната таблица.

Ако въвеждате формула извън масата , а тази формула изисква само диапазон от клетки, по-бърз начин за създаване на структурирана препратка е следният:

1. След отварящата скоба започнете да въвеждате името на таблицата. Когато въведете първата буква, Excel ще покаже всички съвпадащи имена. Ако е необходимо, въведете още няколко букви, за да стесните списъка.
2. Използвайте клавишите със стрелки, за да изберете името на таблицата в списъка.
3. Щракнете два пъти върху избраното име или натиснете клавиша Tab, за да го добавите към формулата.
4. Въведете затварящата скоба и натиснете Enter.

Например, за да намерим най-голямото число в нашата примерна таблица, започваме да въвеждаме формулата MAX, след отварящата скоба въвеждаме "s", избираме Продажби таблица в списъка и натиснете Tab или щракнете два пъти върху името.

В резултат на това получаваме тази формула:

=MAX(Продажби)

Синтаксис на структурирана референция

Както вече споменахме, не е необходимо да познавате синтаксиса на структурираните препратки, за да ги включите във формулите си, но това ще ви помогне да разберете какво всъщност прави всяка формула.

Обикновено структурираната препратка се представя чрез низ, който започва с име на таблица и завършва със спецификатор на колона.

Като пример, нека да разгледаме следната формула, която сумира сумите на Южна и Северна колони в таблицата с име Региони :

Справката включва три компонента:

1. Име на таблицата
2. Спецификатор на елемента
3. Спецификатори на колони

За да видите кои клетки всъщност са изчислени, изберете клетката с формула и щракнете където и да е в лентата с формули. Excel ще маркира клетките на таблицата, към които се препраща:

Име на таблицата

Името на таблицата препраща само към данни за таблицата , без заглавен ред или общ брой редове. Това може да бъде име на таблица по подразбиране като Таблица1 или потребителско име като Региони . За да дадете потребителско име на таблицата си, изпълнете следните стъпки.

Ако формулата ви се намира в таблицата, към която се отнася, името на таблицата обикновено се пропуска, тъй като то се подразбира.

Спецификатор на колона

Спецификаторът на колона препраща към данните в съответната колона, без заглавния ред и общия ред. Спецификаторът на колона се представя чрез името на колоната, затворено в скоби, например [South].

За да се позовете на повече от една съседна колона, използвайте оператора за обхват, например [[South]:[East]].

Спецификатор на елемента

За да се позовете на конкретни части от таблица, можете да използвате някой от следните спецификатори.

Обърнете внимание, че знакът за паунд (#) се използва при всички спецификатори на елементи, с изключение на текущия ред. За да се позовете на клетките в същия ред, в който въвеждате формулата, Excel използва знака @, последван от името на колоната.

Например, за да добавите числа в Южна и West колони на текущия ред, ще използвате тази формула:

=SUM(Региони[@South], Региони[@West])

Ако имената на колоните съдържат интервали, препинателни знаци или специални символи, около името на колоната ще се появи допълнителен набор от скоби:

=SUM(Региони[@[продажби на юг]], Региони[@[продажби на запад]])

Структурирани референтни оператори

Следните оператори ви позволяват да комбинирате различни спецификатори и да добавите още по-голяма гъвкавост към вашите структурирани препратки.

Оператор за обхват (двоеточие)

Както и при обичайните препратки към диапазони, използвате двоеточие (:), за да се позовавате на две или повече съседни колони в таблица.

Например формулата по-долу сумира числата във всички колони между Южна и Изток .

=SUM(Региони[[Юг]:[Изток]])

Оператор за обединяване (запетая)

За да се позовете на колони, които не са съседни, разделете спецификаторите на колони със запетаи.

Например, ето как можете да сумирате редовете с данни в Южна и West колони.

=SUM(Региони[Юг], Региони[Запад])

Оператор за пресичане (пространство)

Използва се за обозначаване на клетка в пресечната точка на определен ред и колона.

Например, за да върнете стойност в пресечната точка на Общо ред и West използвайте тази справка:

=Региони[#Обща сума] Региони[[#Всички],[Запад]]

Моля, обърнете внимание, че спецификаторът [#All] е необходим в този случай, тъй като спецификаторът за колона не включва общия ред. Без него формулата ще върне #NULL!.

Правила за синтаксис на таблицата

За да редактирате или направите структурирани препратки ръчно, следвайте следните указания:

1. Затворете спецификаторите в скоби

Всички спецификатори на колони и специални елементи трябва да бъдат затворени в [квадратни скоби].

Спецификатор, който съдържа други спецификатори, трябва да бъде обвит във външни скоби. Например Regions[[South]:[East]].

2. Разделяйте вътрешните спецификатори със запетаи

Ако даден спецификатор съдържа два или повече вътрешни спецификатора, тези вътрешни спецификатори трябва да бъдат разделени със запетаи.

Например, за да върнете заглавието на Южна колона, въвеждате запетая между [#Headers] и [South] и затваряте цялата тази конструкция в допълнителен набор от скоби:

=Региони[[#Headers],[South]]

3. Не използвайте кавички около заглавията на колоните

В препратките към таблици заглавията на колоните не изискват кавички, независимо дали са текст, числа или дати.

4. Използвайте единични кавички за някои специални символи в заглавията на колоните

В структурираните препратки някои знаци, като леви и десни скоби, знакът за паунд (#) и единичната кавичка ('), имат специално значение. Ако някой от горепосочените знаци е включен в заглавието на колона, в спецификатора на колона трябва да се използва единична кавичка преди този знак.

Например за заглавието на колоната "Item #" спецификаторът е [Item '#].

5. Използвайте интервали, за да направите структурираните препратки по-четивни

За да подобрите четливостта на препратките към таблици, можете да вмъкнете интервали между спецификаторите. Обикновено се счита за добра практика да се използват интервали след запетаи. Например:

=СРЕДНИК(Региони[Юг], Региони[Запад], Региони[Север])

Препратки към таблицата на Excel - примери за формули

За да придобиете повече разбиране за структурните препратки в Excel, нека разгледаме още няколко примера за формули. Ще се опитаме да ги направим прости, смислени и полезни.

Намиране на броя на редовете и колоните в таблица на Excel

За да получите общия брой колони и редове, използвайте функциите COLUMNS и ROWS, които изискват само името на таблицата:

Например, за да намерите броя на колоните и редове с данни в таблицата с име Продажби , използвайте тези формули:

=COLUMNS(Продажби)

=ROWS(Продажби)

Да включите заглавие и общ брой редове в броя, използвайте спецификатора [#ALL]:

=ROWS(Продажби[#Всички])

На снимката по-долу са показани всички формули в действие:

Преброяване на празните и непразните места в дадена колона

Когато броите нещо в определена колона, не забравяйте да изведете резултата извън таблицата, в противен случай може да се стигне до кръгови препратки и грешни резултати.

За да преброите празните клетки в дадена колона, използвайте функцията COUNTBLANK. За да преброите непразните клетки в дадена колона, използвайте функцията COUNTA.

Например, за да разберете колко клетки в Ян колони са празни и колко от тях съдържат данни, използвайте тези формули:

Заготовки:

=COUNTBLANK(Продажби[Ян])

Без празни полета:

=COUNTA(Продажби[Ян])

Преброяване на непразни клетки в видими редове във филтрирана таблица използвайте функцията SUBTOTAL с function_num, зададена на 103:

=SUBTOTAL(103,Продажби[януари])

Сума в таблица на Excel

Най-бързият начин за сумиране на числата в таблица на Excel е да активирате опцията "Общ ред". За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката върху която и да е клетка в таблицата, посочете Таблица и щракнете върху Общ ред . Общият ред ще се появи веднага в края на таблицата ви.

Понякога Excel може да предположи, че искате да съберете само последната колона, и оставя другите клетки в реда Общо празни. За да поправите това, изберете празна клетка в реда Общо, щракнете върху стрелката, която се появява до клетката, и след това изберете функцията SUM от списъка:

Това ще вмъкне формула SUBTOTAL, която сумира стойностите само в видими редове , като се игнорират филтрираните редове:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Моля, обърнете внимание, че тази формула работи само в Общ ред Ако се опитате да я вмъкнете ръчно в ред с данни, това ще създаде кръгова препратка и ще върне 0 като резултат. Формулата SUM със структурирана препратка също няма да работи по същата причина:

Така че, ако искате да получите общите стойности вътре в таблицата , трябва или да активирате реда Общо, или да използвате нормален референтен диапазон, като например:

=SUM(B2:B5)

Извън масата , формулата SUM със структурирана препратка работи добре:

=SUM(Продажби[Ян])

Обърнете внимание, че за разлика от SUBTOTAL функцията SUM сумира стойностите във всички редове, видими и скрити.

Относителни и абсолютни структурирани препратки в Excel

По подразбиране структурните препратки в Excel се държат по следния начин:

• Множество колони препратките са абсолютен и не се променят при копиране на формулите.
• Единична колона препратките са относително и се променят при плъзгане по колоните. Когато се копират/вмъкват чрез съответната команда или бързи клавиши (Ctrl+C и Ctrl+V), те не се променят.

В ситуации, когато се нуждаете от комбинация от относителни и абсолютни препратки към таблиците, няма начин да копирате формулата и да запазите правилните препратки към таблиците. Плъзгането на формулата ще промени препратките към единични колони, а препратките за копиране/вмъкване ще направят всички препратки статични. Но има няколко прости трика, които могат да се заобиколят!

Абсолютна структурирана препратка към една колона

За да направите абсолютна препратка към една колона, повторете името на колоната, за да я превърнете в препратка към диапазон.

Относителна референтна колона (по подразбиране)

таблица [колона]

Абсолютна референция на колоната

таблица[[колона]:[колона]]

За да направите абсолютна референция за текущ ред , поставете префикс на идентификатора на колоната със символа @:

таблица[@[колона]:[колона]]

За да видите как работят на практика относителните и абсолютните препратки към таблици, разгледайте следния пример.

Да предположим, че искате да съберете броя на продажбите на определен продукт за 3 месеца. За целта въвеждаме името на целевия продукт в някоя клетка (F2 в нашия случай) и използваме функцията SUMIF, за да получим общата сума на Ян продажби:

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Проблемът се състои в това, че когато плъзнем формулата надясно, за да изчислим общите суми за другите два месеца, препратката [Item] се променя и формулата се нарушава:

За да поправите това, направете препратката към [Item] абсолютна, но запазете [Jan] относителна:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Сега можете да плъзнете променената формула към други колони и тя работи перфектно:

Относителна структурирана препратка към няколко колони

В таблиците на Excel структурните препратки към няколко колони са абсолютни по своята същност и остават непроменени, когато се копират в други клетки.

Според мен това поведение е много разумно. Но ако трябва да направите относителна препратка към структуриран диапазон, предхождайте всеки спецификатор на колона с името на таблицата и премахнете външните квадратни скоби, както е показано по-долу.

Абсолютен референтен обхват (по подразбиране)

table[[column1]:[column2]]

Референтен обхват

таблица[колона1]:таблица[колона2]

За да се обърнете към текущия ред в таблицата , използвайте символа @:

[@column1]:[@column2]

Например, формулата по-долу с абсолютна структурирана референция сумира числата в текущия ред на Ян и Feb Когато се копира в друга колона, тя ще продължи да се Ян и Feb .

=SUM(Продажби[@[януари]:[февруари]])

В случай че искате референцията да се променя в зависимост от относителната позиция на колоната, в която е копирана формулата, направете я относително :

=SUM(Продажби[@Jan]:Продажби[@Feb])

Обърнете внимание на трансформацията на формулата в колона F (името на таблицата е пропуснато, тъй като формулата е вътре в таблицата):

Ето как правите препратки към таблици в Excel. За да разгледате по-отблизо примерите, разгледани в този урок, не се колебайте да изтеглите нашата примерна работна книга към Структурирана препратка към Excel. Благодаря ви за прочита и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица.