Искате ли да защитите работните си книги от неочаквани сривове на компютъра или прекъсвания на електрозахранването? В тази статия е обяснено как да възстановите незаписани файлове и да възстановите предишни версии на работната си книга в Excel 2010 - 365. Ще научите и различни начини за архивиране на файлове на вашия компютър или в облака.

Само си представете, че сте работили няколко часа върху много важен документ в Excel, създавайки много сложна графика, и след това... упс! Excel се срина, токът спря или случайно сте затворили файла, без да го запазите. Това е неприятно, но не се разстройвайте толкова - можете лесно да възстановите незаписания си документ.

Какво е най-лошото, което може да се случи? Докато работите върху работна книга, установявате, че сте допуснали грешка преди около час, вече сте направили много промени оттогава и отмяната не е възможна. Ако искате да знаете как да възстановите презаписан файл на Excel, продължете и прочетете тази статия.

Автоматично запазване и автоматично възстановяване на Excel

Excel ни предоставя такива добри функции като Автоматично запазване и Автоматично възстановяване . Ако те са активирани, няма да е проблем за вас да възстановите незаписани файлове и да възстановите предишни версии. Но тези две функции често се разбират погрешно, затова нека първо определим какво означават.

Автоматично запазване на Excel е инструмент, който автоматично запазва нов документ, който току-що сте създали, но все още не сте съхранили. Той ви помага да не губите важни данни в случай на срив на компютъра или прекъсване на електрозахранването.

Автоматично възстановяване на Excel ви помага да възстановите незаписаните файлове след случайно затваряне или срив. Тя ви позволява да възстановите последната запазена версия, която се показва в Възстановяване на документи когато стартирате Excel следващия път.

Забележка: Функцията за автоматично възстановяване работи само за работни книги на Excel, които са били запазени поне веднъж. Ако никога не сте запазвали документ преди срив на компютъра, панелът за възстановяване на документи няма да се появи в Excel.

За щастие, опциите за автоматично запазване и автоматично възстановяване на файлове са включени по подразбиране в Excel. Ако не сте сигурни, можете лесно да ги проверите.

Как да конфигурирате настройките за автоматично запазване (AutoRecover) в Excel:

1. Отидете в ФАЙЛ и изберете Опции от ФАЙЛ меню
2. Кликнете върху Запазете в левия прозорец на Опции за Excel диалог.
3. Уверете се, че и двете Запазване на информация за автоматично възстановяване на всеки X минути и Запазване на последната автоматично запазена версия, ако затворя, без да запазя се проверяват.

По подразбиране функцията AutoRecover е настроена автоматично да запазва промените в работната книга на всеки 10 минути. Можете да съкратите или удължите този интервал, както желаете. Тук можете също да промените местоположението на файла Excel AutoRecover и да зададете изключенията на AutoRecover.

Съвет: Ако искате да сте по-сигурни в случай на срив или прекъсване на електрозахранването, трябва да намалите интервала от време за запазване на информацията. Колкото по-често се запазва документът, колкото повече версии имате, толкова повече са шансовете да върнете всички промени.

Сега, когато Excel е конфигуриран за автоматично запазване и автоматично възстановяване на документите ви, лесно ще възстановявате файла, когато нещо се обърка. По-нататък в тази статия ще разберете как да възстановявате нови файлове, които току-що сте създали, и такива, които вече сте запазили.

Как да възстановите неспазени файлове на Excel

Да предположим, че работите върху нов документ в Excel и програмата неочаквано блокира. След няколко секунди разбирате, че не сте запазили работната книга. Не изпадайте в паника, а открийте по-долу как да възстановите незаписан файл.

1. Отидете на ФАЙЛ -> Отворено.
2. Изберете Последни работни книги .

Забележка: Можете също така да отидете в ФАЙЛ -> Информация, да отворите Управление на работни книги падащото меню и изберете Възстановяване на незаписани работни книги от менюто.

Документът ще се отвори в Excel и програмата ще ви подкани да го запазите. Щракнете върху Запазване като в жълтата лента над работния лист и запишете файла в желаното местоположение.

Възстановяване на презаписани файлове на Excel

Excel 2010 и по-новите версии дават възможност не само за възстановяване на незаписани работни книги, но и за възстановяване на предишни версии на документа. Това е особено полезно, когато направите грешка, която не можете да върнете, или когато искате да видите как е изглеждал документът няколко минути по-рано. Вижте по-долу как да възстановите презаписан файл на Excel:

Кликнете върху ФАЙЛ и изберете Информация в левия прозорец. До Управление на версиите ще видите всички автоматично запазени версии на документа.

Excel автоматично запазва версии на работната книга на определени интервали, но само ако сте направили промени в електронната таблица между тези интервали. Името на всяка версия съдържа дата, час и символа " (автоматично запазване) "Когато щракнете върху някоя от тях, тя ще се отвори заедно с най-актуалната версия на работната ви книга, за да можете да ги сравните и да видите всички промени.

Ако програмата се затвори неправилно, последният автоматично запазен файл се маркира с думите (когато затворих, без да запазя) .

Когато отворите този файл в Excel, ще получите съобщението над работния лист. Просто щракнете върху Възстановяване на в жълтата лента, за да се върнете към по-новата незаписана версия на работната книга.

Забележка. Excel изтрива всички предишни автоматично запазени версии, когато затворите документа. Ако искате да разгледате отново предишната версия, по-добре е да създадете резервно копие на данните си.

Как да запазите резервно копие на работната си книга

Функцията за автоматично архивиране на Excel е много полезна функция, която може да ви помогне да възстановите предишна запазена версия на работната си книга. Запазването на резервно копие може да защити работата ви, ако случайно запазите промени, които не искате да запазите, или изтриете оригиналния файл. В резултат на това ще имате текущата запазена информация в оригиналната работна книга и цялата предишна запазена информация в резервното копие.

Въпреки че тази функция е много полезна, тя е достатъчно трудна за намиране в Excel-а. Затова нека сега го направим заедно:

1. Отидете на ФАЙЛ -> Запазване като .
2. Изберете Компютър и кликнете върху Преглед на бутон.

Сега можете да преименувате файла и да изберете желаното място за записването му. Excel ще създаде резервно копие на документа в същата папка.

Забележка. Резервното копие се записва с различни .xlk Когато я отворите, Excel ще ви попита дали наистина искате да отворите тази работна книга. Да и можете да възстановите предишна версия на електронната си таблица.

Създаване на бекъп версии с времеви печат в Excel

Сега вече знаете как да активирате опцията за автоматично архивиране на Excel. Въпреки това всеки път, когато запазвате работна книга, ново резервно копие ще замени съществуващото. Как можете да се върнете към предишната версия, ако вече сте запазвали документа няколко пъти? Успокойте се - имате поне два изхода от тази ситуация.

Първият е да използвате ASAP Utilities. Те предлагат Запазване на файла и създаване на резервно копие инструмент, който ви помага да създадете няколко резервни версии на вашия документ. След като инсталирате тези помощни програми в Excel, можете да използвате специална клавишна комбинация, за да запазите работната си книга и автоматично да създадете резервно копие. Всяка версия има времева марка в името на файла, така че можете лесно да намерите необходимото копие според датата и часа на създаването му.

Ако умеете да работите с VBA, можете да използвате специален макрос на Excel AutoSave за архивиране на файловете си. Просто го копирайте от тази статия и го поставете в модула с код. Можете да създадете толкова резервни копия, колкото искате, само като натиснете прост клавишен комбинатор. Той ще възстанови предварително запазена версия на работната ви книга и няма да презапише нито един стар резервен файл. Всяко копие е маркирано с дата и час на архивиране.

Ако сте запазили копия на файла в по-ранни версии на Excel, може да срещнете грешката " Файлът е повреден и не може да бъде отворен". Вижте решението на този проблем в тази статия.

Архивиране на файлове на Excel в облака

За тези, които използват услуги за съхранение в облак за запазване на своите документи, възстановяването на презаписани файлове на Excel няма да е никакъв проблем.

Нека разгледаме по-отблизо OneDrive, опцията за съхранение на Microsoft. Най-голямата му сила е, че OneDrive е тясно свързан с Office. Като пример, можете бързо да отваряте и запазвате документи от OneDrive директно от вашия Excel. OneDrive и Excel работят заедно, за да синхронизират работните книги по-бързо и да ви позволяват да работите с други хора по споделени документи едновременно.

Когато вие или ваш колега направите промени в документ, OneDrive автоматично проследява версиите, така че не е необходимо да съхранявате няколко копия на един и същ документ. С историята на версиите на OneDrive ще можете да видите по-ранните варианти на файла, ще знаете кога е бил променен документът и кой е направил промените. Можете също така да възстановите някоя от предишните версии, ако е необходимо.

Друга много популярна услуга за съхранение в облака е Dropbox. Тя съхранява снимки на всяка промяна в папката ви в Dropbox през последните 30 дни. Така че дори да сте записали лоша промяна или ако файлът е бил повреден или изтрит, можете да възстановите документа до по-стара версия само с няколко кликвания. Dropbox не работи толкова тясно с Microsoft Office, колкото OneDrive, но е толкова проста, че всеки може да я овладее.това.

Сега вече знаете различни начини за възстановяване на незаписани файлове и за създаване на резервно копие на работната ви книга в Excel. И се надявам, че следващия път, когато компютърът ви се повреди или спре електрозахранването, няма да натиснете бутона за паника.