В тази статия ще научите за цифровия подпис на Outlook, криптиране на имейл връзки с SSL / TLS и други начини за изпращане на сигурни имейли в Outlook 365 - 2010.

Миналата седмица се спряхме на различни начини за изпращане на криптирани имейли в Outlook. Днес нека разгледаме по-отблизо друга техника за защита на вашите имейл съобщения - Цифров подпис на Outlook .

Валидният цифров подпис доказва автентичността на електронното писмо и демонстрира на получателя, че съобщението е създадено от известен подател и съдържанието му не е било променено при преноса.

По-нататък в тази статия ще научите как можете бързо да изпращате сигурни цифрово подписани съобщения в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 и 2010 и да проучите няколко други начина за защита на имейли:

Изпращане на защитени имейли в Outlook чрез използване на цифров подпис

Цифровото подписване на имейл в Outlook не е същото като добавянето на ваш текстов или графичен подпис в края на изходящите съобщения. Подписът на имейл съобщението е просто вашият персонализиран заключителен поздрав, който всеки може да копира или имитира.

Цифровият подпис на Outlook е нещо различно - той добавя вашия уникален цифров знак към съобщението. Подписвайки имейл с цифров подпис, включвате своя сертификат и публичен ключ, свързан с вашия цифров идентификатор (сертификат за подписване). По този начин доказвате на получателя, че съобщението идва от доверен подател и че съдържанието му е непокътнато.

За да можете да изпращате сигурни имейли в Outlook с помощта на цифров подпис, са ви необходими две основни неща:

• Цифров идентификатор (сертификат за електронна поща). Вижте къде и как можете да получите цифров идентификатор.
• Настройка на сертификата за подписване в Outlook . В предишната статия разгледахме и как можете да настроите сертификата за криптиране в Outlook. За да конфигурирате сертификата за подписване, изпълнявате абсолютно същите стъпки с единствената разлика, че избирате да добавите Сертификат за подписване вместо сертификат за криптиране.

Въпреки това, ако вашият цифров идентификатор е валиден както за криптиране на електронна поща, така и за цифрово подписване (а повечето сертификати за електронна поща са такива), няма значение коя опция ще изберете, тъй като и двата сертификата ще бъдат конфигурирани така или иначе.

Как да подпишете един имейл в Outlook с цифров подпис

След като вече имате сертификат за цифрово подписване, продължете със следните стъпки.

В съобщението, което съставяте или на което отговаряте, отидете в Раздел Опции> Група разрешения и щракнете върху Знак бутон.

Ако не виждате Знак След това направете следното:

1. Отидете в Опции tab> Повече опции и щракнете върху малката икона със стрелка надолу ( Диалогов прозорец с опции Стартиране ) в долния ъгъл.

   

2. Щракнете върху бутона Security Settings (Настройки за сигурност) и проверете Добавяне на цифров подпис към това съобщение.

   

3. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец, и изпратете имейла, както обикновено, като щракнете върху Изпрати бутон.

Как да подпишете цифрово всички имейл съобщения, които изпращате в Outlook

1. В Outlook отворете Център за доверие диалогов прозорец: отидете в Раздел Файл> Опции> Център за доверие и щракнете върху Настройки на Trust Center бутон.

   

2. Преминете към Сигурност на електронната поща и изберете Добавяне на цифров подпис към изходящите съобщения под Криптирана поща .

   

3. Можете да изберете една от допълнителните опции, когато е приложимо:
   • Изберете Изпращане на подписано съобщение с ясен текст при изпращане на подписани съобщения ако искате получателите, които нямат S/MIME сигурност, да могат да четат изпратените от вас съобщения. Това квадратче е избрано по подразбиране.
   • Проверете Искане за получаване на S/MIME за всички подписани от S/MIME съобщения ако желаете да проверите дали вашето цифрово подписано имейл съобщение е било получено непроменено от получателите, за които е предназначено. Когато изберете тази опция, информацията за проверката ще ви бъде изпратена в отделно съобщение.
   • Ако имате няколко сертификата за подписване, можете да избор на подходящ цифров идентификатор като щракнете върху бутона Настройки.
4. Щракнете върху OK, за да затворите всеки отворен диалогов прозорец.

   Забележка: Ако изпращате чувствителна или строго поверителна информация, може да искате да криптирате имейла, за да осигурите пълна поверителност.

Други начини за изпращане на защитени имейли в Outlook

Вярно е, че криптирането на имейли и цифровият подпис на Outlook са най-разпространените методи за изпращане на сигурни имейли в Outlook и други клиенти за електронна поща. Въпреки това изборът ви не се ограничава до тези две възможности и на ваше разположение са още няколко средства за защита на имейли:

Криптиране на имейл връзки с SSL или TLS

Можете да използвате Secure Socket Layer (SSL) или Сигурност на транспортния слой (TLS) криптиране за защита на връзката между доставчика на електронна поща и вашия компютър (мобилен телефон или друго устройство). Тези методи за криптиране работят подобно на схемите за защита, които се използват за защита на онлайн транзакции и покупки.

Ако използвате уеб браузър, за да работите с електронната си поща, уверете се, че е активирано SSL/TLS криптирането. Ако то е активно, тогава адресът на уебсайта (URL) започва с https вместо обичайните http , както можете да видите на скрийншота по-долу:

В Microsoft Outlook можете да настроите криптирана връзка по този начин:

1. Отидете в Файлов раздел> Настройки на акаунта> Настройки на акаунта...
2. Щракнете два пъти върху акаунта, за който искате да активирате SSL връзката, и след това щракнете върху Още настройки... бутон.

   

3. Преминете към раздела Разширени и отбележете Този сървър изисква криптирана връзка (SSL) кутия.
4. Изберете типа криптиране от падащия списък до Използвайте следния тип криптирани връзки .

   

Кой точно тип криптиране да изберете, зависи от изискванията на вашия доставчик на електронна поща. Обикновено те предоставят подробни инструкции за конфигуриране на криптирана връзка, така че се надяваме, че няма да имате никакви затруднения с това.

Изпращане на защитени с парола zip файлове

Ако трябва да изпратите поверителна информация по имейл като текстов документ, таблица в Excel или друг файл, можете да вземете допълнителни предпазни мерки срещу неоторизиран достъп, като опаковате файла с цип и го защитите с парола.

Как да компресирате/ципирате файл или папка

Вярвам, че всеки знае как да компресира (или да използва zip) файлове или папки в Windows. Ще ви припомня начина само за пълнота : )

В Проучвателя на Windows намерете файла или папката, които искате да компресирате, щракнете с десния бутон на мишката върху тях и изберете Изпращане до> Компресирана (zipped) папка от контекстното меню.

На същото място ще бъде създадена нова папка с архивирани файлове.

Как да защитите компресирана папка с парола

Ако все още използвате Windows XP , можете да защитите съдържанието на компресирана папка с парола, като използвате средствата на Windows. Процедурата е много проста:

1. Кликнете два пъти върху папката с архивирани файлове, която искате да защитите, и щракнете върху Добавяне на парола на Файл меню.
2. Въведете паролата в полето Password (Парола).

Забележка: Не забравяйте, че паролите за компресирани файлове и папки не могат да бъдат възстановени в Windows. Затова не забравяйте да използвате такава, която можете лесно да запомните.

Ако използвате Windows 7 или Windows 8 Защо Microsoft премахна функцията за защита с парола, която се използваше от мнозина, за мен е пълна загадка. Новите версии на софтуера трябва да добавят нови функции, а не обратното, нали?

Ако използвате Windows 7 или Windows 8, можете да използвате софтуер за архивиране от трети страни с функция за защита с парола, например 7-Zip - безплатен архиватор на файлове с отворен код.

Лично аз харесвам повече софтуера WinRar (можете да видите диалоговия му прозорец на снимката по-долу), но това е въпрос на предпочитание.

След като вашият важен документ е компресиран и защитен с парола, сте готови да го изпратите безопасно по имейл като прикачен файл. Само не забравяйте да предоставите паролата на получателя в отделно имейл съобщение, по Skype или по телефона.

Съвет. Ако имат получаване на сертификата Digital ID, можете допълнително да криптирате своя zip файл и да го подпишете с цифров подпис. За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката върху .exe файла в Windows Explorer и изберете Подписване и криптиране от контекстното меню.

Ако изпращате изключително конфиденциален документ и търсите пълна поверителност, можете също така да криптирате цялото имейл съобщение, включително прикачените файлове, както е описано в Как да изпратим криптиран имейл в Outlook.

И това е всичко за днес, благодаря ви, че четете!