В урока се обяснява какво е име в Excel и се показва как да дефинирате име за клетка, диапазон, константа или формула. Ще научите също как да редактирате, филтрирате и изтривате дефинирани имена в Excel.

Имената в Excel са нещо парадоксално: бидейки една от най-полезните функции, те често се смятат за безсмислени или ботанически. Причината за това е, че много малко потребители разбират същността на имената в Excel. Този урок не само ще ви научи как да създадете именуван диапазон в Excel, но и ще ви покаже как да използвате тази функция, за да направите формулите си много по-лесни за писане, четене и повторно използване.

Какво означава името в Excel?

В ежедневието имената се използват широко за обозначаване на хора, предмети и географски местоположения. Например, вместо да кажете "градът, разположен на 40,7128° с.ш. и 74,0059° з.д., просто казвате "Ню Йорк".

По подобен начин в Microsoft Excel можете да дадете разбираемо за човека име на отделна клетка или на диапазон от клетки и да се позовавате на тези клетки чрез име, а не чрез препратка.

Например, за да намерите общата сума на продажбите (B2:B10) за конкретен артикул (E1), можете да използвате следната формула:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Или можете да дадете смислени имена на диапазоните и отделните клетки и да ги предоставите на формулата:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Коя от двете формули ви е по-лесна за разбиране, като погледнете снимката на екрана по-долу?

Типове имена в Excel

В Microsoft Excel можете да създавате и използвате два вида имена:

Дефинирано име - име, което се отнася до една клетка, диапазон от клетки, константна стойност или формула. Например, когато дефинирате име за диапазон от клетки, то се нарича именуван обхват , или определен обхват . Тези имена са предмет на днешния урок.

Име на таблицата - име на таблица на Excel, която се създава автоматично при вмъкване на таблица в работен лист ( Ctrl + T ). За повече информация относно таблиците на Excel, моля, вижте Как да създадем и използваме таблица в Excel.

Как да създадете именуван диапазон в Excel

Като цяло има 3 начина за определяне на име в Excel: Поле за име , Определяне на името бутон и Мениджър на имената в Excel .

Въведете име в полето за име

Сайтът Кутия за име в Excel е най-бързият начин за създаване на именуван диапазон:

1. Изберете клетка или диапазон от клетки, на които искате да дадете име.
2. Въведете име в полето Кутия за име .
3. Натиснете клавиша Enter.

Воала, създаден е нов именуван диапазон в Excel!

Създайте име, като използвате опцията Дефиниране на име

Друг начин за създаване на именуван диапазон в Excel е следният:

1. Изберете клетката(ите).
2. На Формули в раздела Определяне на имена щракнете върху групата Определяне на името бутон.
3. В Ново име диалогов прозорец, посочете три неща:
   • В Име въведете името на обхвата.
   • В Обхват в падащото меню, задайте обхвата на името ( Работна тетрадка по подразбиране).
   • В Отнася се за проверете справката и я коригирайте, ако е необходимо.
4. Кликнете върху OK за да запазите промените и да затворите диалоговия прозорец.

Забележка. По подразбиране Excel създава име с абсолютни референции Ако предпочитате да имате диапазон с относително име, премахнете знака $ от препратката (преди да направите това, се уверете, че напълно разбирате как се държат относителните имена в работните листове).

В сравнение с предишния метод използването на Определяне на името в Excel изисква няколко допълнителни кликвания, но също така предоставя няколко допълнителни опции, като например задаване на обхвата на името и добавяне на коментар, който обяснява нещо за името. Определяне на името ви позволява да създадете име за константа или формула.

Създаване на именуван диапазон с помощта на Excel Name Manager

Обикновено мениджърът за имена в Excel се използва за работа със съществуващи имена. Той обаче може да ви помогне да създадете и ново име. Ето как:

1. Отидете в Формули tab> Дефинирани имена група, щракнете върху Име на мениджъра . Или просто натиснете Ctrl + F3 (моят предпочитан начин).
2. В горния ляв ъгъл на Име на мениджъра диалогов прозорец, щракнете върху Нов... бутон:

   

3. Това ще отвори Ново име диалогов прозорец, в който конфигурирате име, както е показано в предишния раздел.

Съвет. За да тествате бързо новосъздаденото име, изберете го в Кутия за име Веднага щом освободите мишката, обхватът в работния лист ще бъде избран.

Как да създадем име на константа в Excel

В допълнение към именуваните диапазони Microsoft Excel ви позволява да дефинирате име без препратка към клетка, което ще работи като именувана константа За да създадете такова име, използвайте функцията на Excel Define Name (Дефиниране на име) или Name Manager (Мениджър на имена), както е обяснено по-горе.

Например, можете да създадете име като USD_EUR (обменния курс USD - EUR) и да му присвоите фиксирана стойност. За тази цел въведете стойността, предшествана от знак за равенство (=), в полето Отнася се за полето , например =0,93:

Сега можете да използвате това име навсякъде във формулите си за конвертиране на USD в EUR:

При промяна на обменния курс актуализирате стойността само на едно централно място и всички ваши формули се преизчисляват само в една стъпка!

Как да определите име за формула

По подобен начин можете да дадете име на формула на Excel, например тази, която връща броя на непразните клетки в колона А, с изключение на заглавния ред (-1):

=COUNTA(Sheet5!$A:$A)-1

Забележка: Ако формулата ви се отнася до клетки от текущия лист, не е необходимо да включвате името на листа в препратките, Excel ще го направи автоматично вместо вас. Ако се отнасяте до клетка или диапазон от друг работен лист, добавете името на листа, последвано от възклицателен знак, преди препратката към клетката/диапазона (както в примера с формулата по-горе).

Сега, когато искате да разберете колко елемента има в колона А на лист 5, без да включвате заглавието на колоната, просто въведете знака за равенство, последван от името на формулата, в която и да е клетка, например по следния начин: =Items_count

Как да наименуваме колони в Excel (имена от селекция)

Ако данните ви са подредени в табличен вид, можете бързо да създадете имена за всяка колона и/или ред въз основа на техните етикети:

1. Изберете цялата таблица, включително заглавията на колоните и редовете.
2. Отидете в Формули tab> Определяне на имена и щракнете върху Създаване от селекция Или натиснете бързата клавишна комбинация Ctrl + Shift + F3 .
3. Така или иначе, Създаване на имена от селекция Ще се отвори диалогов прозорец. Избирате колоната или реда със заглавия, или и двете, и щраквате върху OK .

В този пример имаме заглавия в горния ред и лявата колона, затова избираме тези две опции:

В резултат на това Excel ще създаде 7 именувани диапазона, като автоматично ще вземе имената от заглавията:

• Ябълки , Банани , Лимони и Портокали за редове и
• Ян , Feb и Мар за колони.

Забележка: Ако между думите в етикетите на заглавието има интервали, те ще бъдат заменени с долна черта (_).

Динамичен именуван диапазон на Excel

Във всички предишни примери се занимавахме с статичен именувани диапазони, които винаги се отнасят до едни и същи клетки, което означава, че ще трябва да актуализирате референтния диапазон ръчно, когато искате да добавите нови данни в именувания диапазон.

Ако работите с разширяеми масиви от данни, е логично да създадете динамичен именуван диапазон, който автоматично да приема новодобавени данни.

Подробни указания за това как да създадете динамичен именуван диапазон в Excel можете да намерите тук:

• Формула OFFSET на Excel за създаване на динамичен диапазон
• формула INDEX за създаване на динамичен обхват

Правила за именуване в Excel

Когато създавате име в Excel, трябва да запомните няколко правила:

• Дължината на името на Excel не трябва да надвишава 255 символа.
• Имената в Excel не могат да съдържат интервали и повечето препинателни знаци.
• Името трябва да започва с буква, долна черта (_) или обратна наклонена черта (\). Ако името започва с нещо друго, Excel ще обяви грешка.
• Имената в Excel не се различават по големина на буквите. Например "Apples", "apples" и "APPLES" ще се разглеждат като едно и също име.
• Не можете да давате имена на диапазони като препратки към клетки, т.е. не можете да дадете име "A1" или "AA1" на даден диапазон.
• Можете да използвате една буква за наименование на диапазон като "a", "b", "D" и т.н., с изключение на буквите "r" "R", "c" и "C" (тези символи се използват като съкращения за избор на ред или колона за текущо избраната клетка, когато ги въвеждате в Име Кутия ).

Обхват на името на Excel

По отношение на имената в Excel обхватът е мястото или нивото, в което се разпознава името. Той може да бъде или:

• Специфичен работен лист - нивото на локалния работен лист
• Работна тетрадка - глобалното ниво на работната книга

Имена на нива на работните листове

Име на ниво работен лист се разпознава в рамките на работния лист, в който се намира. Например, ако създадете именуван диапазон и зададете обхвата му на Лист1 , то ще бъде разпознато само в Лист1 .

За да можете да използвате име на ниво работен лист в друг работен лист , трябва да поставите пред името на работния лист префикс, последван от възклицателния знак (!), както е показано по-долу:

Sheet1!items_list

Препратка към на ниво работен лист име в друга работна книга , трябва да включите и името на работната книга, затворено в квадратни скоби:

[Sales.xlsx]Sheet1!items_list

Ако името на листа или на работната книга съдържа пространства , те трябва да бъдат поставени в единични кавички:

'[Sales 2017.xlsx]Sheet1'!items_list

Имена на нива на работната книга

Името на ниво работна книга се разпознава в рамките на цялата работна книга и можете да се обръщате към него просто по име от всеки лист в същата работна книга.

Използване на име на ниво работна книга в друга работна книга , предшествайте името с името на работната книга (включително разширението), последвано от възклицателен знак:

Book1.xlsx!items_list

Предимство на обхвата

Дефинираното име трябва да бъде уникален Можете да използвате едно и също име в различни обхвати, но това може да доведе до конфликт на имена. За да се предотврати това, по подразбиране нивото на работния лист има предимство на ниво работна книга.

Ако има няколко еднакво наименувани диапазона с различен обхват и искате да използвате името на нивото на работната книга, поставете префикс на името с името на работната книга, все едно че се позовавате на име в друга работна книга, напр: Book1.xlsx!данни По този начин конфликтът на имената може да бъде заменен за всички работни листове, с изключение на първия лист, който винаги използва името на локалното ниво на работния лист.

Мениджър на имена в Excel - бърз начин за редактиране, изтриване и филтриране на имена

Както подсказва името му, мениджърът за имена в Excel е специално създаден за управление на имена: промяна, филтриране или изтриване на съществуващи имена, както и създаване на нови.

Има два начина за достъп до мениджъра на имената в Excel:

• На Формули в раздела Определяне на имена щракнете върху групата Име на мениджъра

  

• Натиснете бързата клавишна комбинация Ctrl + F3.

Така или иначе, Име на мениджъра Ще се отвори диалогов прозорец, който ще ви позволи да видите всички имена в текущата работна книга с един поглед. Сега можете да изберете името, с което искате да работите, и да щракнете върху един от трите бутона в горната част на прозореца, за да извършите съответното действие: редактиране, изтриване или филтриране.

Как да редактирате именуван диапазон в Excel

За да промените съществуващо име в Excel, отворете Име на мениджъра , изберете името и щракнете върху Редактиране... Това ще отвори бутона Редактиране на името диалогов прозорец, в който можете да промените името и препратката. Обхватът на името не може да се променя.

За редактиране на препратка към име , не е необходимо да отваряте Редактиране на името Просто изберете името, което ви интересува, в Excel Име на мениджъра и въведете нова препратка директно в Отнася се за или щракнете върху бутона вдясно и изберете желания диапазон в листа. След като щракнете върху бутона Затвори Excel ще ви попита дали искате да запазите промените и вие щракнете върху Да .

Съвет. Опит за навигация в дълга препратка или формула в Отнася се за поле със стрелките най-вероятно ще доведе до много разочароващо поведение. За да се движите в това поле, без да прекъсвате справката, натиснете клавиша F2, за да преминете от режим Enter към режим Edit (Редактиране).

Как да филтрирате имена в Excel

Ако в дадена работна книга има много имена, щракнете върху Филтър бутона в горния десен ъгъл на прозореца на Excel Name Manager, за да видите само имената, които са подходящи в даден момент. Налични са следните филтри:

• Имена, ограничени до работен лист или работна книга
• Имена с или без грешки
• Дефинирани имена или имена на таблици

Как да изтриете именуван диапазон в Excel

За изтриване на именуван диапазон , изберете го в Име на мениджъра и щракнете върху Изтриване на бутон в горната част.

За изтриване на няколко имена , щракнете върху първото име, след което натиснете клавиша Ctrl и го задръжте, докато щраквате върху другите имена, които искате да премахнете. След това щракнете върху Изтриване на и всички избрани имена ще бъдат изтрити наведнъж.

За изтриване на всички дефинирани имена в работна книга, изберете първото име в списъка, натиснете и задръжте клавиша Shift, след което щракнете върху последното име. Освободете клавиша Shift и щракнете върху Изтриване на .

Как да изтриете дефинирани имена с грешки

Ако имате няколко невалидни имена с грешки в препратките, щракнете върху Филтър бутон> Имена с грешки за да ги филтрирате:

След това изберете всички филтрирани имена, както е обяснено по-горе (като използвате клавиша Shift), и щракнете върху Изтриване на бутон.

Забележка: Ако някое от имената в Excel се използва във формули, не забравяйте да актуализирате формулите, преди да изтриете имената, в противен случай формулите ви ще връщат грешки #NAME?.

Топ 5 предимства на използването на имена в Excel

Досега в този урок се фокусирахме предимно върху това как да създаваме и използваме именувани диапазони в Excel. Но може би ви е интересно да разберете какво е толкова специалното в имената в Excel, че си струва да полагате усилия? По-долу са изброени петте основни предимства на използването на дефинирани имена в Excel.

1. Имената в Excel улесняват съставянето и четенето на формули

Не е необходимо да въвеждате сложни препратки или да се връщате напред-назад, като избирате диапазони в листа. Просто започнете да въвеждате името, което искате да използвате във формулата, и Excel ще покаже списък с подходящи имена, от които да избирате. Щракнете два пъти върху желаното име и Excel веднага ще го вмъкне във формулата:

2. Имената в Excel позволяват създаването на разширяеми формули

С помощта на динамични именувани диапазони можете да създадете "динамична" формула, която автоматично включва нови данни в изчисленията, без да се налага да актуализирате всяка препратка ръчно.

3. Имената в Excel улесняват повторното използване на формулите

Имената в Excel улесняват много копирането на формула в друг лист или пренасянето на формула в друга работна книга. Достатъчно е да създадете същите имена в целевата работна книга, да копирате/вмъкнете формулата, както е, и тя ще заработи веднага.

Съвет: За да предотвратите създаването на нови имена в Excel в движение, копирайте формулата като текст в лентата с формули, вместо да копирате клетката с формулата.

4. Именуваните диапазони опростяват навигацията

За да стигнете бързо до конкретен именуван диапазон, просто щракнете върху името му в полето Name (Име). Ако именуваният диапазон се намира на друг лист, Excel автоматично ще ви прехвърли на този лист.

Забележка. Динамичните именувани диапазони не се показват в Поле за име в Excel. За да видите динамични диапазони , отворете мениджъра на имената в Excel ( Ctrl + F3 ), който показва пълна информация за всички имена в работната книга, включително техния обхват и препратки.

5. Именуваните диапазони позволяват създаването на динамични падащи списъци

За да създадете разширяем и актуализируем падащ списък, първо направете динамичен именуван диапазон и след това създайте списък за проверка на данните въз основа на този диапазон. Подробните инструкции стъпка по стъпка можете да намерите тук: Как да създадем динамичен падащ списък в Excel.

Именуван диапазон в Excel - съвети и трикове

След като вече знаете основите на създаването и използването на имена в Excel, нека споделя още няколко съвета, които могат да се окажат полезни в работата ви.

Как да получите списък с всички имена в работната книга

За да получите по-осезаем списък с всички имена в текущата работна книга, направете следното:

1. Изберете най-горната клетка от обхвата, в която искате да се появят имената.
2. Отидете в Формули tab> Определяне на имена група, щракнете върху Използване във формули , след което щракнете върху Поставяне на имена... Или просто натиснете клавиша F3.
3. В Имена на пасти диалогов прозорец, щракнете върху Списък с пасти .

Това ще вмъкне всички имена на Excel заедно с техните препратки в текущия работен лист, започвайки от избраната клетка.

Абсолютни имена на Excel срещу относителни имена на Excel

По подразбиране имената в Excel се държат като абсолютни препратки - заключени към конкретни клетки. Въпреки това е възможно да направите именуван диапазон относително към позиция на активната клетка Относителните имена се държат като относителни препратки - променят се, когато формулата се премести или копира в друга клетка.

Всъщност не мога да се сетя за никаква причина, поради която някой би искал да създаде диапазон с относително име, освен може би когато диапазонът се състои от една клетка. Като пример нека създадем относително име, което се отнася до клетка в една колона вляво от текущата клетка, в същия ред:

1. Изберете клетка B1.
2. Натиснете Ctrl + F3, за да отворите Excel Name Manager, и щракнете върху Нов...
3. В Име въведете желаното име, например, item_left .
4. В Отнася се за кутия , тип =A1 .
5. Кликнете върху OK .

Сега нека видим какво ще се случи, когато използваме item_left име във формула, например:

Къде: items_list се отнася за $A$2:$A$10 и продажби се отнася за $B$2:$B$10 в таблицата по-долу.

Когато въведете формулата в клетка E2 и след това я копирате надолу по колоната, тя ще изчисли общите продажби за всеки продукт поотделно, защото item_left е относително име и нейната референция се настройва в зависимост от относителната позиция на колоната и реда, в които е копирана формулата:

Как да прилагате имената на Excel към съществуващи формули

Ако сте определили диапазоните, които вече се използват във формулите ви, Excel няма да промени автоматично препратките към съответните имена. Въпреки това, вместо да заменяте препратките с имена на ръка, можете да накарате Excel да свърши тази работа вместо вас. Ето как:

1. Изберете една или повече клетки с формули, които искате да актуализирате.
2. Отидете в Формули tab> Определяне на имена и щракнете върху Определяне на името > Кандидатствайте с имена...

   

3. В Нанесете имената диалогов прозорец, щракнете върху имената, които искате да приложите, и след това щракнете върху ОК . Ако Excel може да съпостави някое от съществуващите имена с референциите, използвани във формулите ви, имената ще бъдат избрани автоматично вместо вас:

   

Освен това са налични още две опции (избрани по подразбиране):

• Игнориране на относителни/абсолютни - оставете това поле маркирано, ако искате Excel да прилага само имената със същия тип референция: заменете относителните референции с относителни имена и абсолютните референции с абсолютни имена.
• Използване на имена на редове и колони - ако е избрано, Excel ще преименува всички препратки към клетки, които могат да бъдат идентифицирани като пресечна точка на именуван ред и именувана колона. Опции

Преки пътища за имената на Excel

Както често се случва в Excel, достъпът до най-популярните функции се осъществява по няколко начина: чрез лентата, менюто с десен бутон на мишката и клавишни комбинации. Именуваните диапазони в Excel не правят изключение. Ето три полезни клавишни комбинации за работа с имена в Excel:

• Ctrl + F3, за да отворите мениджъра на имената в Excel.
• Ctrl + Shift + F3 за създаване на именувани диапазони от избора.
• F3, за да получите списък с всички имена на Excel в работната книга.

Грешки в имената на Excel (#REF и #NAME)

По подразбиране Microsoft Excel прави всичко възможно, за да запази последователността и валидността на дефинираните имена, като автоматично коригира референциите на диапазоните, когато вмъквате или изтривате клетки в рамките на съществуващ именуван диапазон. Например, ако сте създали именуван диапазон за клетките A1:A10 и след това вмъкнете нов ред някъде между редове 1 и 10, референцията на диапазона ще се промени на A1:A11.клетките между A1 и A10, вашият именуван диапазон ще се свие съответно.

Ако обаче изтриване на всички клетки които съставляват именуван диапазон на Excel, името става невалидно и се извежда съобщение #REF! грешка в Име на мениджъра . Същата грешка ще се появи във формула, която се позовава на това име:

Ако дадена формула се отнася до несъществуващо име (грешно въведени или изтрити), #NAME? грешка И в двата случая отворете Excel Name Manager и проверете валидността на определените имена (най-бързият начин е да филтрирате имената с грешки).

Ето как се създават и използват имена в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!