Гэты кароткі падручнік тлумачыць асновы знешняй спасылкі ў Excel і паказвае, як спасылацца на іншы аркуш і кнігу ў вашых формулах.

Пры разліку даных у Excel вы часта можаце апынецеся ў сітуацыі, калі вам трэба атрымаць дадзеныя з іншага аркуша або нават з іншага файла Excel. Вы можаце зрабіць гэта? Вядома, можна. Вам проста трэба стварыць спасылку паміж аркушамі (у адной кнізе або ў розных кнігах), выкарыстоўваючы так званую знешнюю спасылку на ячэйку або спасылку .

Знешняя спасылка у Excel - гэта спасылка на ячэйку або дыяпазон вочак па-за межамі бягучага аркуша. Асноўная перавага выкарыстання знешняй спасылкі Excel заключаецца ў тым, што кожны раз, калі ячэйка(-і), на якую спасылаецца(-і), у іншым аркушы змяняецца, значэнне, якое вяртаецца знешняй спасылкай на ячэйку, аўтаматычна абнаўляецца.

Хоць знешнія спасылкі ў Excel вельмі падобныя на спасылкі на клеткі, ёсць некалькі важных адрозненняў. У гэтым уроку мы пачнем з асноў і пакажам, як ствараць розныя тыпы знешніх спасылак з падрабязнымі крокамі, здымкамі экрана і прыкладамі формул.

Як зрабіць спасылку на іншы аркуш у Excel

Каб спасылацца на ячэйку або дыяпазон ячэек на іншым аркушы ў той жа кнізе, пастаўце назву аркуша, за якой варта клічнік (!) перад адрасам ячэйкі.

Іншымі словамі, у Excel спасылка на іншпрацоўны ліст, вы выкарыстоўваеце наступны фармат:

Спасылка на асобную ячэйку:

Напрыклад, каб звярнуцца да ячэйкі A1 у Sheet2, вы набіраеце Sheet2!A1 .

Спасылка на дыяпазон ячэек:

Напрыклад, каб спасылацца на ячэйкі A1:A10 у Аркушы2, вы набіраеце Аркуш2!A1:A10 .

Заўвага. Калі імя працоўнага аркуша змяшчае прабелы або неалфавітныя сімвалы , вы павінны заключыць яго ў двукоссе. Напрыклад, знешняя спасылка на ячэйку A1 на аркушы з назвай Вехі праекта павінна гучаць наступным чынам: 'Вехі праекта'!A1.

У рэальнай формуле, якая памнажае значэнне ў ячэйцы A1 аркуша ' Вехі праекта' на 10, спасылка на аркуш Excel выглядае наступным чынам:

='Project Milestones'!A1*10

Стварэнне спасылкі на іншы аркуш у Excel

Пры напісанні формулы, якая спасылаецца на ячэйкі ў іншым аркушы, вы, вядома, можаце ўвесці імя гэтага аркуша, пасля якога клічнік і спасылка на ячэйку ўручную, але гэта быў бы павольны і схільны да памылак спосаб.

Лепшы спосаб - паказаць на ячэйкі(-і) на іншым аркушы, да якіх вы хочаце спасылацца формулу, і дазволіць Excel клапаціцца аб правільным сінтаксісе ваша спасылка на ліст. Каб Excel уставіў у вашу формулу спасылку на іншы аркуш, зрабіце наступнае:

1. Пачніце ўводзіць формулу альбо ўвочка прызначэння або ў радку формул.
2. Калі справа даходзіць да дадання спасылкі на іншы аркуш, пераключыцеся на гэты аркуш і выберыце ячэйку або дыяпазон ячэек, да якіх вы хочаце звярнуцца.
3. Скончыце ўводзіць формулу і націсніце клавішу Enter, каб завяршыць яе.

Напрыклад, калі ў вас ёсць спіс лічбаў продажаў на аркушы Продажы і вы хочаце вылічыць дабаўленую вартасць Падатак (19%) для кожнага прадукту ў іншым аркушы з назвай ПДВ , дзейнічайце наступным чынам:

• Пачніце ўводзіць формулу =19%* у ячэйцы B2 на аркушы ПДВ .
• Пераключыцеся на аркуш Продажы і націсніце там на ячэйку B2. Excel неадкладна ўставіць знешнюю спасылку на гэтую ячэйку, як паказана на наступным скрыншоце:

Заўвага . Пры даданні спасылкі Excel на іншы аркуш з дапамогай апісанага вышэй метаду Microsoft Excel па змаўчанні дадае адносную спасылку (без знака $). Такім чынам, у прыведзеным вышэй прыкладзе вы можаце проста скапіяваць формулу ў іншыя ячэйкі ў слупку B на аркушы ПДВ , спасылкі на ячэйкі будуць скарэкціраваны для кожнага радка, і ПДВ для кожнага прадукту будзе разлічаны правільна.

Аналагічным чынам вы можаце спасылацца на дыяпазон вочак на іншым аркушы . Адзіная розніца ў тым, што вы выбіраеце некалькі вочак на зыходным аркушы. Напрыклад, каб даведацца агульны аб'ём продажаў у ячэйках B2:B5 на аркушы Продажы , трэба ўвесцінаступную формулу:

=SUM(Sales!B2:B5)

Вось як вы спасылаецеся на іншы аркуш у Excel. А цяпер давайце паглядзім, як можна спасылацца на ячэйкі з іншай працоўнай кнігі.

Як спасылацца на іншую працоўную кнігу ў Excel

У формулах Microsoft Excel знешнія спасылкі на іншую працоўную кнігу адлюстроўваюцца двума спосабамі , у залежнасці ад таго, адкрытая ці закрытая зыходная кніга.

Знешняя спасылка на адкрытую працоўную кнігу

Калі зыходная кніга адкрыта, знешняя спасылка Excel змяшчае імя працоўнай кнігі ў квадратных дужках (у тым ліку пашырэнне файла), за якім ідуць назва аркуша, клічнік (!) і вочка або дыяпазон вочак, на які спасылаецца. Іншымі словамі, вы выкарыстоўваеце наступны фармат спасылкі для спасылкі на адкрытую працоўную кнігу:

Напрыклад, вось знешняя спасылка на ячэйкі B2:B5 на аркушы Jan у кнізе з назвай Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Калі вы хочаце, скажам, каб вылічыць суму гэтых вочак, формула са спасылкай на працоўную кнігу будзе выглядаць наступным чынам:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Знешняя спасылка на закрытую працоўную кнігу

Калі вы спасылаецеся на іншую працоўную кнігу ў Excel, гэтая іншая кніга не абавязкова павінна быць адкрытай. Калі зыходная кніга закрыта, вы павінны дадаць увесь шлях да вашай знешняй спасылкі.

Напрыклад, каб скласці ячэйкі B2:B5 на аркушы Jan з Sales.xlsx працоўная кніга, якая знаходзіцца ў тэчцы Reports на дыску D, вы пішаце наступную формулу:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Вось разбіўка даведачныя часткі:

• Шлях да файла . Ён паказвае на дыск і каталог, у якім захоўваецца ваш файл Excel ( D:\Reports\ у гэтым прыкладзе).
• Назва працоўнай кнігі . Ён уключае пашырэнне файла (.xlsx, .xls або .xslm) і заўсёды заключаны ў квадратныя дужкі, як [Sales.xlsx] у прыведзенай вышэй формуле.
• Назва аркуша . Гэтая частка знешняй спасылкі Excel уключае назву аркуша, за якой ідзе клічнік, дзе знаходзіцца ячэйка(-і), на якую спасылка ( Jan! у гэтым прыкладзе).
• Спасылка на ячэйку . Ён паказвае на сапраўдную ячэйку або дыяпазон ячэек, на якія спасылаецца ваша формула.

Калі вы стварылі спасылку на іншую кнігу, калі гэтая кніга была адкрыта, і пасля гэтага вы закрылі зыходную кнігу, ваша знешняя спасылка на працоўную кнігу будзе аўтаматычна абноўлена, каб уключыць увесь шлях.

Заўвага. Калі альбо назва працоўнай кнігі, альбо назва аркуша, альбо абодва, утрымліваюць прабелы або любыя неалфавітныя сімвалы , вы павінны заключыць шлях у двукоссе. Напрыклад:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Стварэнне спасылкі на іншую кнігу ў Excel

Як у выпадку са стварэннем формулы Excel які спасылаецца на іншы аркуш, вам не трэба ўводзіць спасылкуу іншую кнігу ўручную. Проста пераключыцеся на іншую працоўную кнігу пры ўводзе формулы і выберыце ячэйку або дыяпазон вочак, да якіх вы хочаце звярнуцца. Пра астатняе паклапоціцца Microsoft Excel:

Заўвагі:

• Пры стварэнні спасылкі на іншую працоўную кнігу шляхам выбару ячэйкі(-й) у ёй Excel заўсёды ўстаўляе абсалютныя спасылкі на ячэйкі. Калі вы збіраецеся скапіяваць толькі што створаную формулу ў іншыя ячэйкі, не забудзьцеся выдаліць знак даляра ($) са спасылак на ячэйкі, каб ператварыць іх у адносныя або змешаныя спасылкі, у залежнасці ад вашых мэтаў.
• Пры выбары вочка або дыяпазон у кнізе, на якую спасылаецца, не стварае аўтаматычна спасылку ў формуле, хутчэй за ўсё, два файлы адкрыты ў розных асобніках Excel . Каб праверыць гэта, адкрыйце дыспетчар задач і паглядзіце, колькі асобнікаў Microsoft Excel запушчана. Калі больш за адзін, разгарніце кожны асобнік, каб убачыць, якія файлы там укладзены. Каб выправіць праблему, зачыніце адзін файл (і асобнік), а затым адкрыйце яго зноў з іншага файла.

Спасылка на вызначанае імя ў той самай ці іншай працоўнай кнізе

Каб зрабіць знешнюю спасылку Excel больш кампактнай, вы можаце стварыць вызначанае імя ў зыходным аркушы, а потым спасылацца на гэтае імя з іншага аркуша, які знаходзіцца ў той жа кнізе або ў іншай кнізе.

Стварэнне імя ў Excel

Каб стварыць імя ў Excel, вылучыце ўсе ячэйкі, якія хочацеуключыце, а потым альбо перайдзіце на ўкладку Формулы > Вызначаныя імёны і націсніце кнопку Вызначыць назву , альбо націсніце Ctrl + F3 і націсніце Новае .

У дыялогавым акне Новае імя увядзіце любое імя, якое хочаце (памятайце, што прабелы ў імёнах Excel не дапускаюцца) і праверце, ці правільны дыяпазон адлюстроўваецца ў Адносіцца да поля .

Напрыклад, вось як мы ствараем назву ( Jan_sales ) для ячэек B2:B5 на аркушы Jan :

Пасля стварэння імя вы можаце выкарыстоўваць яго ў сваіх знешніх спасылках у Excel. Фармат такіх спасылак нашмат прасцейшы, чым фармат спасылкі на аркуш Excel і спасылкі на працоўную кнігу, якія абмяркоўваліся раней, што робіць формулы са спасылкамі на імёны лягчэйшымі для разумення.

Заўвага. Па змаўчанні імёны Excel ствараюцца для ўзроўню працоўнай кнігі , звярніце ўвагу на поле Сфера дзеяння на скрыншоце вышэй. Але вы таксама можаце назваць пэўны ўзровень аркуша , выбраўшы адпаведны аркуш з выпадальнага спісу Сфера дзеяння . Для даведак Excel вобласць імя вельмі важная, таму што яна вызначае месцазнаходжанне імя.

Рэкамендуецца заўсёды ствараць імёны на ўзроўні працоўных кніг (калі ў вас няма асаблівых прычын гэтага не рабіць), таму што яны значна спрашчаюць стварэнне знешніх спасылак Excel, як паказана ў наступных прыкладах.

Спасылка на імяна іншым аркушы ў той самай кнізе

Каб спасылацца на глабальнае імя на ўзроўні працоўнай кнігі ў той самай кнізе, вы проста ўводзіце гэтае імя ў аргумент функцыі:

Напрыклад, каб знайсці суму ўсіх ячэек у межах імя Jan_sales , якое мы стварылі хвіліну таму, выкарыстоўвайце наступную формулу:

=SUM(Jan_sales)

Каб спасылацца на лакальнае імя ўзроўню працоўнага аркуша на іншым аркушы ў той жа самай працоўнай кнізе, вам трэба паставіць перад імем назву аркуша, а затым клічнік:

= Function ( Sheet_name ! name )

Напрыклад:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Калі назвы аркушаў утрымліваюць прабелы або сімвалы алфавіту, не забывайце браць іх у адзінарныя двукоссе, напрыклад:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Спасылка на імя ў іншай працоўнай кнізе

Спасылка на назву ўзроўню працоўнай кнігі ў іншай працоўнай кнізе складаецца з назвы працоўнай кнігі (у тым ліку пашырэнне), за якім ідуць клічнік і вызначанае імя (дыяпазон з назвамі):

Для прыклад:

3 018

Для спасылкі на імя ўзроўню працоўнага аркуша ў іншай працоўнай кнізе таксама павінна быць уключана назва аркуша з клічнікам, а назва працоўнай кнігі павінна быць заключана ў квадратныя дужкі. Напрыклад:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Пры спасылцы на найменны дыяпазон у закрытай кнізе не забудзьце ўключыць поўны шлях да вашага файла Excel, напрыклад:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Як стварыцьДаведка па імёнах Excel

Калі вы стварылі некалькі розных імёнаў у сваіх аркушах Excel, вам не трэба запамінаць усе гэтыя імёны на памяць. Каб уставіць спасылку на імя Excel у формулу, выканайце наступныя крокі:

1. Выберыце ячэйку прызначэння, увядзіце знак роўнасці (=) і пачніце ўводзіць формулу або разлік.
2. Калі справа даходзіць да часткі, дзе вам трэба ўставіць спасылку на імя Excel, зрабіце адно з наступнага:
   • Калі вы спасылаецеся на назву ўзроўню працоўнай кнігі з іншай працоўнай кнігі, пераключыцеся на той працоўны сшытак. Калі імя знаходзіцца на іншым аркушы ў той жа кнізе, прапусціце гэты крок.
   • Калі вы робіце спасылку на імя ўзроўню працоўнага аркуша , перайдзіце да гэтага канкрэтнага аркуша альбо ў бягучым або іншую працоўную кнігу.
3. Націсніце F3, каб адкрыць дыялогавае акно Мінулае імя , абярыце імя, на якое вы хочаце спасылацца, і націсніце OK.

Цяпер, калі вы ведаеце, як стварыць знешнюю спасылку ў Excel, вы можаце скарыстацца перавагамі гэта выдатная здольнасць і выкарыстоўваць дадзеныя з іншых працоўных лістоў і кніг у вашых разліках. Я дзякую вам за чытанне і з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі ў нашым блогу на наступным тыдні!