Dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của bạn có khiến bạn đau đầu không? Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng tìm, chọn, tô màu hoặc loại bỏ các mục lặp lại trong tập dữ liệu của bạn.

Cho dù bạn nhập dữ liệu từ nguồn bên ngoài hay tự đối chiếu dữ liệu, vấn đề trùng lặp đều giống nhau - các ô giống hệt nhau tạo ra sự hỗn loạn trong bảng tính của bạn và bạn cần phải xử lý chúng bằng cách nào đó. Vì các bản sao trong Excel có thể có nhiều dạng khác nhau nên các kỹ thuật chống trùng lặp cũng có thể khác nhau. Hướng dẫn này tập trung vào những hướng dẫn hữu ích nhất.

Lưu ý. Bài viết này cho biết cách tìm kiếm các ô trùng lặp trong phạm vi hoặc danh sách . Nếu bạn đang so sánh hai cột, thì hãy xem các giải pháp sau: Cách tìm các mục trùng lặp trong 2 cột.

Cách đánh dấu các ô trùng lặp trong Excel

Để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong một cột hoặc dải ô, bạn thường sử dụng Định dạng có điều kiện của Excel. Trong trường hợp đơn giản nhất, bạn có thể áp dụng quy tắc được xác định trước; trong các tình huống phức tạp hơn, bạn sẽ phải tạo quy tắc của riêng mình dựa trên công thức. Các ví dụ dưới đây minh họa cả hai trường hợp.

Ví dụ 1. Đánh dấu các ô trùng lặp bao gồm cả các lần xuất hiện đầu tiên

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng quy tắc đặt trước có sẵn trong tất cả các phiên bản Excel. Như bạn có thể hiểu từ tiêu đề, quy tắc này đánh dấu tất cả các lần xuất hiện của một giá trị trùng lặp, kể cả giá trị đầu tiên.

Để áp dụng quy tắc tích hợp chotrùng lặp, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn phạm vi mà bạn muốn tìm các ô trùng lặp.
2. Trên tab Trang chủ , trong phần Kiểu , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Đánh dấu các quy tắc ô > Các giá trị trùng lặp…

Mẹo:

• Để áp dụng định dạng của riêng bạn cho các bản sao, hãy nhấp vào Định dạng tùy chỉnh… (mục cuối cùng trong danh sách thả xuống), rồi chọn Phông chữ , Đường viền và Điền .
• Để đánh dấu các ô duy nhất, hãy chọn Duy nhất trong hộp bên trái.

Ví dụ 2. Đánh dấu các ô trùng lặp ngoại trừ các ô xuất hiện đầu tiên

Để đánh dấu các giá trị trùng lặp trừ các ô xuất hiện đầu tiên, quy tắc sẵn có không thể trợ giúp và bạn sẽ cần thiết lập quy tắc của riêng mình bằng công thức. Công thức này khá phức tạp và yêu cầu thêm một cột trống ở bên trái tập dữ liệu của bạn (cột A trong ví dụ này).

Để tạo quy tắc, đây là các bước cần thực hiện:

1. Chọn phạm vi mục tiêu.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Mới quy tắc > Sử dụng một công thức để xác định những ô cầnformat .
3. Trong hộp Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng , hãy nhập công thức sau:

   =IF(COLUMNS($B2:B2)>1, COUNTIF(A$2:$B$7,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

   Trong đó B2 là ô đầu tiên trong cột đầu tiên, B7 là ô cuối cùng trong cột đầu tiên và A2 là ô trong cột trống tương ứng với hàng đầu tiên trong dải ô đã chọn của bạn. Giải thích chi tiết về công thức được cung cấp trong một hướng dẫn riêng.

4. Nhấp vào nút Định dạng… và chọn tùy chọn định dạng bạn thích.
5. Nhấp vào OK để lưu quy tắc.

Mẹo và lưu ý:

• Ví dụ 2 yêu cầu cột trống ở bên trái phạm vi mục tiêu. Nếu một cột như vậy không thể được thêm vào trang tính của bạn thì bạn có thể định cấu hình hai quy tắc khác nhau (một cho cột đầu tiên và một cho tất cả các cột tiếp theo). Hướng dẫn chi tiết được cung cấp tại đây: Đánh dấu các mục trùng lặp trong nhiều cột mà không có lần xuất hiện đầu tiên.
• Các giải pháp trên dành cho các ô riêng lẻ . Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu có cấu trúc , thì hãy xem cách đánh dấu các hàng dựa trên các giá trị trùng lặp trong một cột chính.
• Một cách dễ dàng hơn nhiều để đánh dấu các ô giống hệt nhau có hoặc không có phiên bản đầu tiên là bằng cách bằng cách sử dụng công cụ Tìm các ô trùng lặp.

Bạn có thể tìm thấy nhiều trường hợp sử dụng và ví dụ khác trong hướng dẫn này: Cách đánh dấu các ô trùng lặp trong Excel.

Cách tìm các ô trùng lặp trong Excel sử dụng công thức

Khi làm việc vớicột giá trị, bạn có thể dễ dàng xác định các ô trùng lặp với sự trợ giúp của hàm COUNTIF và IF.

Để tìm các ô trùng lặp bao gồm cả lần xuất hiện đầu tiên , công thức chung là:

Để phát hiện các giá trị trùng lặp ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên , công thức chung là:

Như bạn có thể thấy, các công thức rất giống nhau, sự khác biệt nằm ở cách bạn xác định phạm vi nguồn.

Để định vị các ô trùng lặp bao gồm cả các trường hợp đầu tiên , bạn so sánh ô đích (A2) với tất cả các ô khác trong phạm vi $A$2:$ A$10 (lưu ý rằng chúng tôi khóa phạm vi với các tham chiếu tuyệt đối) và nếu tìm thấy nhiều ô chứa cùng một giá trị, hãy gắn nhãn ô đích là "Trùng lặp".

=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, A2)>1, "Duplicate", "")

Công thức này chuyển đến B2, sau đó bạn sao chép nó xuống nhiều ô bằng số mục trong danh sách.

Để nhận các ô trùng lặp không có ô đầu tiên , bạn so sánh ô mục tiêu (A2) chỉ với các ô trên, không với từng ô khác trong phạm vi. Đối với điều này, hãy tạo một tham chiếu phạm vi mở rộng như $A$2:$A2.

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1, "Duplicate", "")

Khi được sao chép vào các ô bên dưới, tham chiếu phạm vi sẽ mở rộng thêm 1. Vì vậy, công thức trong B2 so sánh giá trị trong A2 chỉ đối với chính ô này. Trong B3, phạm vi mở rộng thành $A$2:$A3, vì vậy giá trị trong A3 được so sánh với ô ở trêncũng như v.v.

Mẹo:

• Trong ví dụ này, chúng tôi đang xử lý trùng lặp số . Đối với giá trị văn bản , các công thức hoàn toàn giống nhau :)
• Sau khi xác định được các giá trị trùng lặp, bạn có thể bật Bộ lọc Excel để chỉ hiển thị các giá trị lặp lại. Sau đó, bạn có thể làm mọi thứ mình muốn với các ô được lọc: chọn, đánh dấu, xóa, sao chép hoặc di chuyển sang trang tính mới.

Để biết thêm ví dụ về công thức, vui lòng xem Cách tìm các giá trị trùng lặp trong Excel .

Cách xóa các bản sao trong Excel

Có thể bạn đã biết, tất cả các phiên bản Excel hiện đại đều được trang bị công cụ Xóa bản sao , công cụ này hoạt động với các lưu ý sau:

• Tính năng này xóa toàn bộ hàng dựa trên các giá trị trùng lặp trong một hoặc nhiều cột mà bạn chỉ định.
• Tính năng này không xóa các lần xuất hiện đầu tiên của các giá trị lặp lại.

Để xóa các bản ghi trùng lặp, bạn cần làm như sau:

1. Chọn tập dữ liệu bạn muốn loại bỏ trùng lặp.
2. Bật tab Dữ liệu , trong nhóm Công cụ dữ liệu , nhấp vào Xóa các mục trùng lặp.
3. Trong hộp thoại Xóa các mục trùng lặp , chọn các cột để kiểm tra trùng lặp và nhấp vào OK .

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi muốn kiểm tra bốn cột đầu tiên để tìm trùng lặp, vì vậy chúng tôi chọn chúng. Cột Nhận xét không thực sự quan trọng và do đó không được chọn.

Dựa trên các giá trị trong cột đã chọncột, Excel đã tìm và loại bỏ 2 bản ghi trùng lặp (đối với Caden và Ethan ). Phiên bản đầu tiên của các bản ghi này được giữ lại.

Lời khuyên:

• Trước khi chạy công cụ, bạn nên tạo một bản sao của trang tính của bạn để bạn không bị mất bất kỳ thông tin nào nếu xảy ra sự cố.
• Trước khi cố gắng loại bỏ các mục trùng lặp, hãy xóa mọi bộ lọc, đường viền hoặc tổng phụ khỏi dữ liệu của bạn.
• Để xóa các giá trị trùng lặp trong các ô riêng lẻ (như trong bộ dữ liệu số Randon từ ví dụ đầu tiên), hãy sử dụng công cụ Các ô trùng lặp được thảo luận trong ví dụ tiếp theo.

Các trường hợp sử dụng khác được đề cập trong Cách xóa các hàng trùng lặp trong Excel.

Công cụ tất cả trong một để tìm và xóa các ô trùng lặp trong Excel

Như được trình bày trong phần đầu của phần này hướng dẫn, Microsoft Excel cung cấp một vài tính năng khác nhau để xử lý các bản sao. Vấn đề là bạn cần biết tìm chúng ở đâu và cách tận dụng chúng cho các tác vụ cụ thể của mình.

Để làm cho cuộc sống của người dùng Ultimate Suite dễ dàng hơn, chúng tôi đã tạo một công cụ đặc biệt để xử lý các ô trùng lặp và cách dễ dàng. Chính xác thì nó có thể làm gì? Hầu hết mọi thứ bạn có thể nghĩ tới :)

• Tìm các ô trùng lặp (có hoặc không có lần xuất hiện đầu tiên) hoặc các ô duy nhất .
• Tìm các ô có cùng giá trị , công thức , nền hoặc màu phông chữ .
• Tìm kiếm trùng lặpcác ô xem xét trường hợp văn bản (tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường) và bỏ qua khoảng trống .
• Xóa các ô trùng lặp (nội dung, định dạng hoặc tất cả).
• Màu các ô trùng lặp.
• Chọn các ô trùng lặp .

Hãy để tôi giới thiệu với bạn sự bổ sung gần đây của chúng tôi vào bộ công cụ Ablebits Duplicate Remover - Tìm các ô trùng lặp.

Để tìm các ô trùng lặp trong trang tính của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn dữ liệu của bạn.
2. Trên tab Dữ liệu Ablebits , nhấp vào Xóa trùng lặp > Tìm Các ô trùng lặp .
3. Chọn tìm kiếm các ô trùng lặp hay duy nhất .

Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn tô màu các ô trùng lặp trừ lần xuất hiện đầu tiên và nhận được kết quả như sau:

Bạn còn nhớ công thức phức tạp để định dạng có điều kiện đạt được hiệu quả tương tự không? ;)

Nếu bạn đang phân tích dữ liệu có cấu trúc được tổ chức trong một bảng, thì hãy sử dụng Công cụ xóa trùng lặp để tìm kiếm các mục trùng lặp dựa trên các giá trị trong một hoặc nhiều cột.

Để tìm trùng lặp trong 2 cột hoặc 2 khác nhaucác bảng, hãy chạy công cụ So sánh hai bảng.

Tin vui là tất cả các công cụ này đều có trong Ultimate Suite và bạn có thể dùng thử bất kỳ công cụ nào trong số đó trong trang tính của mình ngay bây giờ - liên kết tải xuống ở ngay bên dưới.

Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Có sẵn các bản tải xuống

Tìm các ô trùng lặp - ví dụ (tệp .xlsx)

Ultimate Suite - phiên bản dùng thử (tệp .exe)