Acest tutorial explică diferite aspecte ale semnăturii Outlook. Veți găsi pașii detaliați pentru a crea și a schimba semnătura în Outlook, pentru a adăuga automat o semnătură la toate e-mailurile de ieșire și pentru a o insera manual într-un mesaj. De asemenea, veți învăța cum să faceți o semnătură profesională Outlook cu o imagine și pictograme de social media care pot fi accesate. Instrucțiunile vor funcționa pentru toate versiunile de Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și versiunile anterioare.

Dacă comunicați des cu prietenii și familia și, mai ales, dacă faceți afaceri prin e-mail, semnătura dvs. este unul dintre cele mai importante puncte de comunicare. Se spune că prima impresie este importantă, la fel și ultima, pentru că o ultimă impresie pozitivă este o impresie de durată!

Pe web, există numeroase articole, sfaturi și instrumente speciale pentru a crea o semnătură de e-mail profesională. În acest tutorial, ne vom concentra mai ales pe îndrumări practice "cum să" pentru a crea, utiliza și modifica o semnătură în Outlook. Undeva printre rânduri, veți găsi și câteva sfaturi pentru a realiza semnături de e-mail Outlook personalizate, informative și care să atragă atenția.

Cum să creați o semnătură în Outlook

Crearea unei semnături simple în Outlook este ușoară. Dacă aveți câteva conturi de e-mail diferite, puteți seta o semnătură diferită pentru fiecare cont. De asemenea, puteți adăuga automat o semnătură la toate mesajele de ieșire sau puteți alege ce tipuri de mesaje trebuie să includă o semnătură.

Pentru a configura o semnătură în Outlook, efectuați următorii pași.

1. Pe Acasă fila, faceți clic pe butonul Email nou și apoi faceți clic pe Semnătură > Semnături... pe Mesaj în fila Includeți grup.

   

   O altă modalitate de a accesa Semnătură este prin intermediul Fișier > Opțiuni > Mail secțiune> Semnături... în Outlook 2010 și versiunile ulterioare. În Outlook 2007 și versiunile anterioare, este Unelte > Opțiuni > Formatul corespondenței tab> Semnături... .

2. În orice caz, în Semnături și papetărie se va deschide o fereastră de dialog care va afișa o listă a semnăturilor create anterior, dacă există.

   Pentru a adăuga o nouă semnătură, faceți clic pe butonul Nou butonul de sub Selectați semnătura de editat , și introduceți un nume pentru semnătură în câmpul Semnătură nouă caseta de dialog.

   

3. În conformitate cu Alegeți semnătura implicită faceți următoarele:
   • În Contul de e-mail din lista derulantă, alegeți un cont de e-mail pe care să îl asociați cu semnătura nou creată.
   • În Mesaje noi lista derulantă, alegeți semnătura care să fie adăugată automat la toate mesajele noi. Dacă nu doriți ca Outlook să adauge automat nicio semnătură de e-mail la mesajele noi, lăsați opțiunea implicită (niciuna).
   • De la Răspunsuri/întoarceri alegeți semnătura pentru răspunsurile și mesajele redirecționate sau lăsați opțiunea implicită (niciuna).
4. Introduceți semnătura în fereastra Editați semnătura și faceți clic pe OK pentru a vă salva noua semnătură de e-mail Outlook. Gata!

   

În mod similar, puteți crea un fișier semnătură diferită pentru un alt cont De exemplu, o semnătură pentru e-mailurile personale și alta pentru e-mailurile de afaceri.

Puteți crea chiar și două semnături de e-mail diferite pentru același cont , să zicem o semnătură mai lungă pentru mesajele noi și una mai scurtă și mai simplă pentru răspunsuri și trimiteri. De îndată ce v-ați configurat semnăturile de e-mail, toate vor apărea în Mesaje noi și Răspunsuri/întoarceri listele derulante:

Sfat. Acest exemplu prezintă o semnătură de text foarte simplă, doar în scop demonstrativ. Dacă creați o semnătură de e-mail formală, este posibil să doriți să o concepeți într-un mod profesional și să includeți un logo de marcă care poate fi accesat și pictograme de social media. Veți găsi informații relevante și pașii detaliați în această secțiune: Cum să creați o semnătură de e-mail profesională în Outlook.

Cum să adăugați o semnătură în Outlook

Microsoft Outlook vă permite să configurați setările implicite ale semnăturii, astfel încât o semnătură selectată să fie adăugată automat la toate mesajele noi și/sau la răspunsurile și expedierile; sau puteți insera manual o semnătură într-un mesaj de e-mail individual.

Cum să adăugați automat semnătura în Outlook

Dacă ați urmărit cu atenție secțiunea anterioară a acestui tutorial, știți deja cum să aveți o semnătură adăugat automat la mesajele noi, răspunsurile și trimiterile.

Tot ce trebuie să faceți este să selectați semnătura (semnăturile) implicită (implicite) dorită (dorite) pentru fiecare dintre conturile dvs. După cum vă amintiți, aceste opțiuni se află în secțiunea Alegeți semnătura implicită din secțiunea Semnături și papetărie și sunt disponibile la crearea unei noi semnături Outlook sau la modificarea semnăturii existente.

De exemplu, în următoarea captură de ecran, am configurat o semnătură pentru aplicația mea ' Vânzări ', și alegeți Formal semnătura pentru mesajele noi și Scurt semnătura pentru răspunsuri și trimiteri.

Introduceți manual semnătura de e-mail Outlook în mesaje

Dacă nu doriți să semnați automat mesajele de e-mail, alternativa este să adăugați manual semnătura la fiecare mesaj. În acest caz, setați semnătura implicită la (niciunul) :

Apoi, atunci când compuneți un mesaj nou sau răspundeți la un e-mail, faceți clic pe butonul Semnătură de pe butonul Mesaj tab> Includeți și selectați semnătura dorită:

Cum să schimbați semnătura în Outlook

După cum tocmai ați văzut, nu este mare lucru să creați o semnătură în Outlook. Modificarea unei semnături de e-mail existente este la fel de ușoară. Trebuie doar să deschideți fereastra Semnătură și papetărie cu o imagine de ansamblu a semnăturilor existente, așa cum se arată în Cum să creați o semnătură în Outlook - Pasul 1, și efectuați oricare dintre următoarele acțiuni:

• La redenumiți o semnătură Outlook, faceți clic pe semnătură sub Selectați semnătura de editat , și faceți clic pe butonul Redenumiți The Redenumirea semnăturii în care trebuie să introduceți un nou nume și să faceți clic pe OK pentru a salva modificările.
• La modificați aspectul oricărui text în semnătura dvs. de e-mail Outlook, utilizați mini bara de instrumente de formatare din partea de sus a ferestrei de Editați semnătura
• La schimbați un cont de e-mail asociată semnăturii sau modificați tipul de mesaj (mesaje noi, răspunsuri/întâlniri), utilizați lista derulantă corespunzătoare de sub Alegeți semnătura implicită în partea dreaptă a Semnături și papetărie fereastra de dialog.

Cum să adăugați o imagine la semnătura Outlook

Dacă comunicați cu multe persoane din afara organizației dumneavoastră, este posibil să doriți să vă personalizați semnătura de e-mail prin adăugarea logo-ului companiei, a fotografiei personale, a pictogramelor din rețelele de socializare, a unei imagini scanate a semnăturii dumneavoastră scrise de mână sau a altei imagini.

Ca orice altceva legat de semnăturile Outlook, adăugarea unei imagini este foarte ușoară și directă.

1. Deschideți fereastra Semnături și papetărie fereastra de dialog (vă amintiți că cea mai rapidă metodă este să faceți clic pe Email nou pe Acasă și apoi faceți clic pe Semnătură > Semnături... pe Mesaj tab).
2. Sub Selectați semnătura care urmează să fie editată, faceți clic pe semnătura la care doriți să adăugați o imagine sau faceți clic pe butonul Nou pentru a crea o nouă semnătură.
3. În Editați semnătura faceți clic pe locul în care doriți să adăugați o imagine, apoi faceți clic pe butonul Introduceți o imagine de pe bara de instrumente.

Outlook permite adăugarea de imagini în următoarele formate: .png, .jpg, .bmp și .gif.

Dacă, în locul (sau împreună cu) logo-ul companiei, ați adăugat pictograme de socializare, este evident că veți dori să le legați de profilurile corespunzătoare, iar secțiunea următoare explică cum să faceți acest lucru.

Cum să adăugați hyperlink-uri la semnătura Outlook

Firește, nimic nu vă împiedică să adăugați un link către site-ul dvs. web scriindu-l în întregime, dar numele companiei care face legătura cu site-ul web al firmei dvs. va arăta cu siguranță mai bine.

Pentru a face ca orice text din semnătura Outlook să poată fi accesat, trebuie doar să faceți următoarele:

1. În Editați semnătura selectați textul și faceți clic pe butonul Hyperlink de pe bara de instrumente.

   Dacă textul hyperlink nu este încă adăugat la semnătură, puteți pur și simplu să plasați indicatorul mouse-ului în locul unde doriți să adăugați un link și să faceți clic pe butonul Hyperlink buton.

   

2. În Inserare Hyperlink faceți următoarele:
   • În Text de afișat tastați textul pe care doriți să îl faceți să poată fi accesat (dacă ați selectat vreun text înainte de a face clic pe butonul Hyperlink acest text va apărea automat în căsuță).
   • În Adresa introduceți adresa URL completă.
   • Faceți clic pe OK .

   

3. În Semnături și papetărie fereastra, faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Cum să faceți o imagine în semnătura Outlook clickable

Pentru a face ca logo-ul, pictogramele sociale sau alte imagini din semnătura dvs. de e-mail Outlook să poată fi accesate, adăugați hyperlink-uri la aceste imagini. Pentru aceasta, efectuați pașii de mai sus, cu singura diferență că selectați o imagine în loc de text. De exemplu, iată cum puteți face ca logo-ul companiei dvs. să poată fi accesat:

1. În Editați semnătura selectați logo-ul, apoi faceți clic pe butonul Hyperlink de pe bara de instrumente.

Gata, logo-ul mărcii dvs. a devenit accesibil prin intermediul unui hyperlink. În mod similar, puteți adăuga linkuri către pictograme de social media, cum ar fi LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube etc.

Creați o semnătură Outlook bazată pe cartea de vizită

O altă modalitate rapidă de a crea o semnătură în Outlook este de a include o carte de vizită (vCard) care conține informațiile dumneavoastră de contact.

Deoarece cărțile de vizită sunt create automat de Outlook pe baza contactelor stocate în agenda dvs. de adrese, asigurați-vă că vă creați mai întâi propriul contact. Pentru aceasta, faceți clic pe Oameni în partea de jos a ecranului în Outlook 2013 și ulterior ( Contacte în Outlook 2010 și versiunile anterioare), accesați Acasă tab> Nou grup, apoi faceți clic pe Contact nou Cea mai mare parte a lucrului este gata!

Și acum, creați o nouă semnătură Outlook, și faceți clic pe butonul Carte de vizită de pe mini-barra de instrumente, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. Aceasta va afișa lista de contacte Outlook, unde veți alege propriul contact și veți face clic pe OK.

Notă. Inserarea unei semnături bazate pe vCard într-un e-mail va atașa în mod automat un fișier .vcf care conține cartea dvs. de vizită. Pentru a preveni acest lucru, puteți copia cartea de vizită direct din contactele Outlook și apoi să inserați imaginea copiată în semnătura Outlook:

Crearea semnăturii profesionale de e-mail Outlook (cu imagine, link-uri și pictograme de social media)

Această secțiune oferă instrucțiuni detaliate, pas cu pas, despre cum să creați o semnătură de e-mail mai complexă, care să includă informații de contact, fotografie și pictograme de socializare cu linkuri către paginile de profil corespunzătoare. Deoarece mini-barra de instrumente pentru semnături din Outlook oferă un număr limitat de opțiuni, vom crea o semnătură într-un mesaj nou și apoi o vom copia în Outlook Signatures.

1. Creați un mesaj nou făcând clic pe butonul Email nou de pe butonul Acasă tab.
2. Inserați un tabel pentru a păstra și afișa detaliile de contact și imaginile.

   În noua fereastră de mesaje, treceți la Introduceți fila, faceți clic pe Tabelul și trageți cursorul în grila tabelului pentru a selecta numărul de rânduri și de coloane care corespund aspectului semnăturii dvs. de e-mail.

   

   Tabelul vă va ajuta să vă aliniați elementele grafice și de text și să aduceți armonie în designul semnăturii de e-mail Outlook.

   Dacă nu sunteți sigur de câte rânduri și coloane veți avea nevoie, puteți adăuga 3 rânduri și 3 coloane, așa cum am făcut în acest exemplu, și puteți adăuga sau șterge rânduri/coloane suplimentare mai târziu, dacă este necesar.

3. Introduceți logo-ul mărcii sau fotografia personală într-o celulă a tabelului (prima celulă în acest exemplu).

   Pentru a face acest lucru, puneți cursorul în celula în care doriți să adăugați o imagine și faceți clic pe butonul Imagini de pe butonul Introduceți tab.

   

   Căutați o imagine pe computer, selectați-o și faceți clic pe butonul Introduceți buton.

4. Trageți o săgeată diagonală cu două capete în colțul imaginii pentru a redimensiona proporțional imaginea, dacă este necesar.

Acest lucru vă va permite să aranjați imaginea în orice poziție din prima coloană, folosind opțiunea Aliniere opțiunile de pe Layout tab.

Asigurați-vă că selectați întregul tabel, apoi mergeți la fereastra Design fila, faceți clic pe Frontierele , și selectați Fără frontieră .

Opțional, pentru a separa conținutul semnăturii, puteți picta câteva margini verticale sau orizontale folosind opțiunea Pictor de frontieră și opțiunea Culoarea stiloului la alegerea dumneavoastră:

Pentru a face separatoarele mai subțiri sau mai groase, experimentați cu diferite Stiluri de linii și Greutăți de linie (aceste opțiuni se află chiar deasupra butonului Culoarea stiloului pe Design în fila Frontierele grup).

Și apoi, lipiți semnătura dvs. apăsând Ctrl + V , sau faceți clic dreapta oriunde în caseta de text de sub Editați semnătura , și selectați Paste din meniul contextual:

Și iată un alt exemplu de semnătură de e-mail Outlook creată în același mod, dar cu o paletă de culori și un aspect diferit:

Cum să faceți o copie de rezervă a semnăturilor Outlook

După ce v-ați creat frumoasele semnături de e-mail Outlook, probabil că veți dori să le salvați sau să le exportați pe un alt computer.

După cum am menționat deja, aproape tot ceea ce este legat de semnăturile Outlook este foarte ușor de făcut. Procesul de backup nu face excepție. Trebuie doar să copiați întregul conținut al Semnături în locația de rezervă. Pentru a restabili semnăturile de e-mail Outlook, copiați pur și simplu aceste fișiere și foldere înapoi în dosarul Semnături de pe computerul dumneavoastră.

Locația implicită a fișierului Semnătură este următorul:

• Pe Windows XP

C:\Documente și setări\% nume utilizator%\Date de aplicații\Microsoft\Semnături

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

O modalitate rapidă de a localiza un Semnătură pe calculatorul dumneavoastră este să deschideți Outlook, faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Mail , apoi țineți apăsată tasta Ctrl atunci când faceți clic pe butonul Semnături... buton:

Personalizați versiunea de text simplu a semnăturii de e-mail Outlook HTML

Atunci când creați o semnătură de e-mail în format HTML cu culori, imagini și linkuri personalizate, aveți în vedere că este posibil ca aceasta să nu apară așa cum ați conceput-o pentru toată lumea.

De exemplu, este posibil ca unii dintre destinatarii e-mailului dvs. Citiți toate mesajele standard în text simplu opțiune selectată în Outlook's Centrul de încredere și, ca rezultat, toate formatele, imaginile și linkurile vor fi dezactivate în semnătura de e-mail, precum și în întregul corp al mesajului. De exemplu, într-un mesaj text plan, semnătura mea minunată în html din Outlook se transformă în acest lucru:

Deși nu puteți face nimic în ceea ce privește formatarea, logo-ul mărcii sau fotografia personală, deoarece formatul de text simplu nu suportă nimic din toate acestea, puteți cel puțin să vă reparați hyperlink-urile care conțin informațiile relevante. Când spun "reparați", mă refer la a face ca URL-ul complet să apară în versiunea de text simplu a semnăturii html Outlook.

Pentru a edita doar o semnătură în text simplu, deschideți fișierul .txt corespunzător direct în aplicația Dosar de semnături , și efectuați modificările necesare. Pașii detaliați urmează mai jos.

1. Deschideți dosarul Signatures (Semnături), așa cum se explică aici.
2. Găsiți fișierul .txt cu numele corespunzător numelui semnăturii dvs. din Outlook. În acest exemplu, voi repara un link din semnătură numit " Formal ", așa că am căutat Formal.txt dosar:

Sfat. Vă recomand cu tărie să faceți o copie de rezervă a semnăturilor Outlook după aceea, deoarece modificările pe care le-ați făcut în semnătura în text simplu vor fi suprascrise odată ce modificați semnătura html originală în Outlook.

Generatoare de semnături de e-mail Outlook

Vestea bună este că există o mulțime de generatoare de semnături de e-mail online care oferă o selecție de șabloane de semnături de e-mail frumos concepute. Vestea proastă este că foarte puține dintre ele permit exportul gratuit al semnăturilor de e-mail în Outlook. Dar totuși, unele o fac.

De exemplu, pentru a copia semnătura de e-mail creată cu generatorul Newoldstamp în Outlook, trebuie doar să faceți clic pe pictograma Outlook și veți vedea instrucțiunile detaliate pas cu pas:

În plus, există o serie de instrumente specializate pentru crearea și gestionarea semnăturilor de e-mail Outlook, de exemplu:

• Exclaimer Signature Manager - soluție software de semnături de e-mail pentru Microsoft Outlook. Acesta oferă o serie de șabloane de semnături de e-mail care vă permit să creați semnături profesionale Outlook care combină textul static cu imagini și date dinamice.
• Xink - facilitează actualizarea semnăturilor de e-mail pe diferiți clienți de e-mail, cum ar fi Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce și alții.
• Signature-Switch - un add-on pentru Outlook care îmbunătățește utilizarea semnăturilor bazate pe HTML.

Toate trei sunt instrumente cu plată, deși sunt disponibile versiuni de încercare.

Acesta este modul în care creați, adăugați și modificați semnături în Outlook. Și acum, este peste la tine! Distrează-te în proiectarea semnătura Outlook nou-nouț, păstrați fonturi lizibile, culori frumos, grafică simplă, și veți lăsa cu siguranță o impresie de durată mare pe toți destinatarii de e-mail.