Þessi kennsla útskýrir mismunandi þætti Outlook undirskriftar. Þú finnur ítarleg skref til að búa til og breyta undirskrift í Outlook, bæta undirskrift við allan sendan tölvupóst sjálfkrafa og setja það inn í skilaboð handvirkt. Einnig munt þú læra hvernig á að búa til faglega Outlook undirskrift með mynd og smellanlegum táknum á samfélagsmiðlum. Leiðbeiningarnar munu virka fyrir allar útgáfur af Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og eldri.

Ef þú átt oft samskipti við vini þína og fjölskyldu, og sérstaklega ef þú stundar viðskipti með tölvupósti, undirskrift þín er einn mikilvægasti samskiptapunkturinn. Þeir segja að fyrstu sýn sé mikilvæg og sú síðasta líka, því jákvæð síðasta sýn er varanleg sýn!

Á vefnum eru til fjölmargar greinar, ráð og sérstök verkfæri til að búa til faglega tölvupóstundirskrift. Í þessari kennslu munum við einblína að mestu á hagnýtar „hvernig á að“ leiðbeiningar til að búa til, nota og breyta undirskrift í Outlook. Einhvers staðar á milli línanna finnur þú einnig nokkur ráð til að búa til sérsniðnar, upplýsandi og athyglisverðar Outlook tölvupóstundirskriftir.

Hvernig á að búa til undirskrift í Outlook

Auðvelt er að búa til einfalda undirskrift í Outlook. Ef þú ert með nokkra mismunandi tölvupóstreikninga geturðu stillt mismunandi undirskrift fyrir hvern reikning. Einnig geturðu sjálfkrafa bætt við aská tvíhöfða ör í horninu á myndinni þinni til að breyta stærð myndarinnar í réttu hlutfalli ef þörf krefur.

Þetta gerir þér kleift að raða myndinni í hvaða stöðu sem er innan fyrsta dálksins með því að nota Alignation valkostina á Layout flipanum.

Vertu viss um að velja alla töfluna, farðu síðan í flipann Hönnun , smelltu á Rammi og veldu Engin rammi .

Valfrjálst, til að aðskilja undirskriftarefnið, geturðu málað nokkra lóðrétta eða lárétta ramma með því að nota Border Painter valkostinn og Pen Color á að velja:

Til að gera skilin þynnri eða þykkari skaltu gera tilraunir með mismunandi Línustíl og Línuþyngd (þessir valkostir eru til hægri fyrir ofan Pennalitinn á flipanum Hönnun í hópnum Borders ).

Og svo skaltu líma undirskriftina þína með því að ýta á Ctrl + V , eða hægrismella hvar sem er í textareitnum undir Breyta undirskrift og velja Líma úr samhengisvalmyndinni:

Og hér er annað Outlook tölvupóstundirskriftardæmi búið til á sama hátt en með öðru litavali og útliti:

Hvernig á að taka öryggisafrit af Outlook undirskriftum þínum

Eftir að þú hefur búið til fallegu Outlook tölvupóstundirskriftina þína muntu líklega vilja taka öryggisafrit af þeim eða flytja út í aðra tölvu.

Eins og áður hefur verið nefnt er mjög auðvelt að gera næstum allt sem tengist Outlook undirskriftum. Afritunarferlið er engin undantekning. Þú þarft bara að afrita allt innihald Signatures möppunnar á öryggisafritið þitt. Til að endurheimta Outlook tölvupóstundirskriftina þína skaltu einfaldlega afrita þessar skrár og möppur aftur í Undirskriftir möppuna á tölvunni þinni.

Sjálfgefin staðsetning Undirskrift möppunnar er sem hér segir :

• Á Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Fljót leið til að finna Undirskrift möppu á vélinni þinni er að opna Outlook, smella á Skrá > Valkostir > Mail , og haltu síðan Ctrl takkanum inni þegar þú smellir á Undirskriftir... hnappinn:

Sérsníða textaútgáfu af Outlook HTML tölvupóstundirskrift

Þegar þú býrð til HTML tölvupóstundirskrift meðsérsniðnir litir þínar, myndir og tenglar, hafðu í huga að það lítur kannski ekki út eins og þú hannaðir það fyrir alla.

Til dæmis gætu sumir viðtakendur tölvupóstsins þíns haft Lesa allan venjulegan póst í venjulegum texta valkostur valinn í Traust Center stillingum Outlook þeirra, og þar af leiðandi verður slökkt á öllu sniði, myndum og hlekkjum í tölvupóstsundirskriftinni þinni sem og í öllu skilaboðunum. Til dæmis, í áætlunartextaskilaboðum, breytist yndislega html Outlook undirskriftin mín í þessa:

Þó að þú getir ekkert gert um snið, vörumerkjamerkið þitt eða persónulega mynd vegna þess að látlaus textasnið styður ekki neitt af þessu, þú getur að minnsta kosti lagað tenglana þína sem innihalda viðeigandi upplýsingar. Þegar ég segi "laga", þá meina ég að slóðin í heild sinni birtist í textaútgáfu html Outlook undirskriftarinnar þinnar.

Til að breyta bara textaundirskrift skaltu opna samsvarandi .txt skrá beint í Undirskriftarmöppu og gerðu nauðsynlegar breytingar. Nákvæm skref fylgja hér að neðan.

1. Opnaðu Signatures möppuna þína eins og útskýrt er hér.
2. Finndu .txt skrána með nafninu sem samsvarar Outlook undirskriftarheitinu þínu. Í þessu dæmi ætla ég að laga tengil í undirskriftinni sem heitir " Formal ", svo ég leita að Formal.txt skránni:

Ábending. Ég mæli eindregið með því að taka öryggisafrit af Outlook undirskriftinni þinni eftir það, því breytingarnar sem þú hefur gert í textaundirskriftinni verður skrifað yfir þegar þú breytir upprunalegu HTML undirskriftinni þinni í Outlook.

Outlook tölvupóstundirskriftarframleiðendur

Góðu fréttirnar eru þær að það er til fullt af tölvupóstundirskriftarframleiðendum á netinu sem bjóða upp á úrval af fallega hönnuðum undirskriftarsniðmátum fyrir tölvupóst. Slæmu fréttirnar eru þær að mjög fáir þeirra leyfa útflutning á tölvupóstundirskriftum sínum til Outlook ókeypis. En samt gera sumir það.

Til dæmis, til að afrita tölvupóstundirskriftina þína sem búin var til með Newoldstamp rafallinu yfir í Outlook, smelltu einfaldlega á Outlook táknið og þú munt sjá nákvæmar skref-fyrir-skref leiðbeiningar:

Að auki er fjöldi sérhæfðra verkfæra til að búa til og stjórna Outlook tölvupóstundirskriftum, til dæmis:

• Exclaimer Signature Manager - tölvupóstundirskrift hugbúnaðarlausn fyrir Microsoft Outlook. Það býður upp á fjölda undirskriftarsniðmáta fyrir tölvupóst sem gera þér kleift að búa til faglegar Outlook undirskriftir sem sameina kyrrstæðan texta með myndum og kraftmiklum gögnum.
• Xink - gerir það auðvelt að uppfæra tölvupóstundirskriftina þína í mismunandi tölvupóstforritum, ss.eins og Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce og fleiri.
• Signature-Switch - Outlook viðbót sem bætir notkun HTML-undirritaðra undirskrifta.

Allar þrjár eru greidd verkfæri, þó prufuútgáfur séu fáanlegar.

Svona býrð þú til, bætir við og breytir undirskriftum í Outlook. Og nú er komið að þér! Skemmtu þér við að hanna glænýju Outlook undirskriftina þína, haltu leturgerðum læsilegum, fallegum litum, grafík einföldum og þú munt örugglega skilja eftir varanleg áhrif á alla viðtakendur tölvupóstsins.

Til að setja upp undirskrift í Outlook skaltu framkvæma eftirfarandi skref.

1. Á Heima flipann, smelltu á hnappinn Nýr tölvupóstur . Og smelltu svo á Undirskrift > Undirskriftir... á flipanum Skilaboð , í hópnum Ta með .

   

   Önnur leið til að fá aðgang að Undirskrift eiginleikanum er í gegnum Skrá > Valkostir > Póst hlutanum > Undirskriftir... í Outlook 2010 og síðar. Í Outlook 2007 og fyrri útgáfum er það Tools > Options > Mail Format flipinn > Undirskriftir... .

2. Hvort sem er, glugginn Undirskriftir og ritföng opnast og birtir lista yfir áður búnar undirskriftir, ef einhverjar eru.

   Til að bæta við nýrri undirskrift skaltu smella á Ný hnappinn undir Veldu undirskrift til að breyta og sláðu inn nafn fyrir undirskriftina í Ný undirskrift svarglugganum .

   

3. Undir hlutanum Veldu sjálfgefna undirskrift skaltu gera eftirfarandi:
   • Í Tölvupóstinum reiknings fellilista, veldu tölvupóstreikning til að tengja við nýstofnaða undirskrift.
   • Í fellilistanum Ný skilaboð skaltu velja undirskriftina sem á að bætast sjálfkrafa við öll ný skilaboð. Ef þú vilt ekki að Outlook bæti tölvupóstundirskrift við ný skilaboð sjálfkrafa skaltu skilja eftir sjálfgefna (enginn) valmöguleikann.
   • Frá Svör/framsenda listann, veldu undirskrift fyrir svör og send skilaboð, eða skildu eftir sjálfgefna valmöguleikann (enginn).
4. Sláðu inn undirskriftina í Breyta undirskrift reitnum og smelltu á Í lagi til að vista nýja Outlook tölvupóstundirskriftina þína. Búið!

   

Á svipaðan hátt geturðu búið til öðruvísi undirskrift fyrir annan reikning , til dæmis eina undirskrift fyrir persónulegan tölvupóst og aðra fyrir viðskiptatölvupóst.

Þú getur jafnvel búið til tvær mismunandi tölvupóstundirskriftir fyrir sama reikning , td lengri undirskrift fyrir ný skilaboð, og styttri og einfaldari fyrir svör og áframsendingar. Um leið og þú hefur sett upp tölvupóstundirskriftina þína munu þær allar birtast í fellilistunum Ný skilaboð og Svör/framsenda :

Ábending. Þetta dæmi sýnir mjög einfalda textaundirskrift bara í sýningarskyni. Ef þú ert að búa til formlega tölvupóstundirskrift gætirðu viljað hanna hana á viðskiptalegan hátt og innihalda smellanlegt vörumerki og tákn á samfélagsmiðlum. Þú finnur viðeigandi upplýsingar og ítarleg skref í þessum hluta: Hvernig á að búa til faglega tölvupóstundirskrift í Outlook.

Hvernig á að bæta við undirskrift í Outlook

Microsoft Outlook gerir þér kleift að stilla sjálfgefnar undirskriftarstillingar þannig að völdu undirskrift verði bætt við öll ný skilaboð og/eða svör og áframsend sjálfkrafa; eða þú getur sett inn aundirskrift í einstökum tölvupóstskeyti handvirkt.

Hvernig á að bæta við undirskrift í Outlook sjálfkrafa

Ef þú hefur fylgst vel með fyrri hluta þessa kennsluefnis, veistu nú þegar hvernig á að hafa undirskrift bætt sjálfkrafa við ný skilaboð, svör og áframsendingar.

Allt sem þú þarft að gera er að velja sjálfgefna undirskrift(ir) fyrir hvern reikning þinn. Eins og þú manst eru þessir valkostir undir Veldu sjálfgefna undirskrift hlutanum í glugganum Undirskriftir og ritföng og eru tiltækir þegar þú býrð til nýja Outlook undirskrift eða breytir núverandi undirskrift.

Til dæmis, í eftirfarandi skjámynd, setti ég upp undirskrift fyrir ' Sala ' reikninginn minn og velur Formleg undirskrift fyrir ný skilaboð og Stutt undirskrift fyrir svör og áframsendingar.

Settu Outlook tölvupóstundirskrift handvirkt inn í skilaboð

Ef þú vilt ekki undirrita tölvupóstinn sjálfkrafa er valkosturinn til að bæta undirskriftinni við hvert skeyti handvirkt. Í þessu tilviki stillirðu sjálfgefna undirskrift á (engin) :

Og síðan, þegar þú skrifar ný skilaboð eða svarar tölvupósti, smellirðu á hnappinn Undirskrift á flipanum Skilaboð > Ta með hópnum og veldu þá undirskrift sem þú vilt:

Hvernig á að breyta undirskrift í Outlook

Eins og þú sást nýlega er ekkert mál að búa til undirskrift í Outlook.Það er jafn auðvelt að breyta núverandi tölvupóstundirskrift. Opnaðu bara Undirskrift og ritföng gluggann með yfirliti yfir núverandi undirskriftir þínar, eins og sýnt er í Hvernig á að búa til undirskrift í Outlook - Skref 1, og gerðu eitthvað af eftirfarandi:

• Til að endurnefna Outlook undirskrift skaltu smella á undirskriftina undir Veldu undirskrift til að breyta og smelltu á Endurnefna Reiturinn Endurnefna undirskrift mun sýna upp, þar sem þú slærð inn nýtt nafn og smellir á Í lagi til að vista breytingarnar.
• Til að breyta útliti hvaða texta sem er í Outlook tölvupóstundirskriftinni þinni skaltu nota smásniðsstikuna efst af Breyta undirskrift
• Til að breyta tölvupóstreikningi sem tengist undirskriftinni, eða breyta gerð skilaboða (ný skilaboð, svör/framsendingar ), notaðu samsvarandi fellilista undir Veldu sjálfgefna undirskrift hægra megin í glugganum Undirskriftir og ritföng .

Hvernig á að bæta mynd við Outlook undirskrift

Ef þú ert í samskiptum við fullt af fólki utan fyrirtækinu þínu gætirðu viljað sérsníða tölvupóstundirskriftina þína með því að bæta við fyrirtækismerkinu þínu, persónulegu myndinni þinni, táknum á samfélagsmiðlum, skannaðri mynd af handskrifuðu undirskriftinni þinni eða annarri mynd.

Eins og allt annað sem tengist Outlook undirskriftum , það er mjög auðvelt og einfalt að bæta við mynd.

1. Opnaðu Undirskriftir ogRitföng gluggi (eins og þú manst þá er fljótlegasta leiðin að smella á Nýr tölvupóstur á flipanum Heima og smella síðan á Undirskrift > Undirskriftir... á flipanum Skilaboð ).
2. Undir Veldu undirskrift til að breyta, smelltu á undirskriftina sem þú vilt bæta mynd við, eða smelltu á Nýr hnappur til að búa til nýja undirskrift.
3. Í reitnum Breyta undirskrift , smelltu þar sem þú vilt bæta við mynd og smelltu síðan á Setja inn mynd hnappinn á tækjastikunni.

Outlook gerir kleift að bæta við myndum á eftirfarandi sniðum: .png, .jpg, .bmp og .gif.

Ef þú bættir við táknum á samfélagsmiðlum í staðinn fyrir (eða ásamt) merki fyrirtækisins, myndirðu augljóslega vilja tengja þau táknum við samsvarandi snið, og næsti hluti útskýrir hvernig á að gera það.

Hvernig á að bæta tengli við Outlook undirskrift

Að sjálfsögðu kemur ekkert í veg fyrir að þú bætir hlekk á vefsíðuna þína með því að skrifa það að fullu. En nafn fyrirtækisins sem tengist fyrirtækjavefsíðunni þinni mun örugglega líta fallegra út.

Til að gera hvaða texta sem er í Outlook undirskriftinni þinni smellanlegan skaltu bara gera eftirfarandi:

1. Í

Ef stiklutextanum hefur ekki verið bætt við undirskriftina enn þá geturðu einfaldlega sett músarbendilinn þangað sem þú vilt bæta við hlekk og smellt á hnappinn Hyperlink .

Hvernig á að gera mynd í Outlook undirskriftinni þinni smellanlega

Til að gera lógóið, social tákn eða önnur mynd í Outlook tölvupóstundirskriftinni þinni sem hægt er að smella á, bættu tengla við þessar myndir. Til þess skaltu framkvæma ofangreind skref, með þeim eina mun að þú velur mynd í stað texta. Til dæmis, hér er hvernig þú getur gert fyrirtækismerki þitt smellanlegt:

1. Í Breyta undirskrift reitnum skaltu velja lógóið og smella á Hyperlink hnappinn á tækjastikunni.

Það er það! Vörumerkjamerkið þitt er orðið smellanlegt með stiklu. Íá svipaðan hátt geturðu bætt við tenglum á tákn á samfélagsmiðlum eins og LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube o.s.frv.

Búa til Outlook undirskrift byggða á nafnspjaldi

Önnur fljótleg leið til að búa til undirskrift í Outlook er að innihalda nafnspjald (vCard) sem inniheldur tengiliðaupplýsingarnar þínar.

Vegna þess að nafnspjöld eru búin til af Outlook sjálfkrafa byggt á tengiliðum sem eru vistaðir í heimilisfangaskránni þinni, vertu viss um að búa til þinn eigin tengilið fyrst. Til þess skaltu smella á Fólk neðst á skjánum í Outlook 2013 og síðar ( Tengiliðir í Outlook 2010 og eldri), farðu á flipann Heima > Nýr hópur og smelltu á Nýr tengiliður . Stærsti hluti vinnunnar er búinn!

Og nú skaltu búa til nýja Outlook undirskrift og smella á Nauðsynskort hnappinn á litlu tækjastikunni eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan. Þetta mun birta lista yfir Outlook tengiliði, þar sem þú velur þinn eigin tengilið og smellir á OK.

Athugið. Ef vCard undirskrift er sett inn í tölvupóst verður sjálfkrafa .vcf skrá sem inniheldur nafnspjaldið þitt viðhengt. Til að koma í veg fyrir að hann gerist geturðu afritað nafnspjald beint úr Outlook tengiliðum og sett síðan afrituðu myndina inn í Outlook undirskriftina þína:

Búa til faglega Outlook tölvupóstundirskrift (með mynd, tenglum og samfélagsmiðla tákn)

Þessi hluti veitir nákvæmar skref-fyrir-skref leiðbeiningar um hvernig á að gera þaðbúa til flóknari tölvupóstundirskrift, sem inniheldur tengiliðaupplýsingar þínar, mynd og tákn fyrir samfélagsmiðla með tenglum á samsvarandi prófílsíður. Þar sem Outlook undirskrift lítill tækjastikan býður upp á takmarkaðan fjölda valkosta ætlum við að búa til undirskrift í nýjum skilaboðum og afrita hana síðan yfir í Outlook undirskriftir.

1. Búðu til ný skilaboð með því að smella á Nýr tölvupóstur hnappur á flipanum Heima .
2. Settu inn töflu til að halda og kveikja á tengiliðaupplýsingum þínum og myndum.

   Í nýja skilaboðaglugganum skaltu skipta yfir í flipann Setja inn , smella á Tafla og draga bendilinn í töflutöfluna til að velja fjölda lína og dálka sem samsvara tölvupóstinum þínum undirskriftarútlit.

   

   Taflan mun hjálpa þér að samræma grafík- og textaþætti þína og koma á samræmi við Outlook tölvupóstundirskriftarhönnunina þína.

   Ef þú ert ekki viss hversu margar línur og dálka þú þarft í raun, þú getur bætt við 3 línum og 3 dálkum eins og við gerum í þessu dæmi, og bæta við nýjum eða eytt auka línum/dálkum síðar ef þörf krefur.

3. Settu inn lógóið þitt eða persónulega mynd í einhvern reit töflunnar (fyrsta reitinn í þessu dæmi).

   Til að gera þetta skaltu setja bendilinn inn í reitinn þar sem þú vilt bæta við mynd og smella á Myndir hnappinn á flipanum Setja inn .

   

   Leitaðu að mynd á tölvunni þinni, veldu hana og smelltu á Insert hnappinn.

4. Dragðu a