See õpetus selgitab Outlooki allkirja erinevaid aspekte. Leiad üksikasjalikud sammud allkirja loomiseks ja muutmiseks Outlookis, allkirja automaatseks lisamiseks kõigile väljaminevatele e-kirjadele ja selle käsitsi sõnumisse lisamiseks. Samuti õpid, kuidas teha professionaalne Outlooki allkiri koos pildi ja klikkivate sotsiaalmeedia ikoonidega. Juhised toimivad kõigi Outlooki versioonide puhul.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ja varasemad.

Kui te suhtlete sageli oma sõprade ja pereliikmetega ja eriti kui te ajate äriasju e-posti teel, on teie allkiri üks olulisemaid suhtluspunkte. Öeldakse, et esimene mulje on oluline ja viimane mulje ka, sest positiivne viimane mulje on püsiv mulje!

Üle veebi on olemas arvukalt artikleid, näpunäiteid ja spetsiaalseid vahendeid professionaalse e-posti allkirja loomiseks. Selles õpetuses keskendume peamiselt praktilistele "kuidas" juhistele allkirja loomiseks, kasutamiseks ja muutmiseks Outlookis. Kuskil ridade vahel leiate ka mõned näpunäited, kuidas teha personaalset, informatiivset ja tähelepanu äratavat Outlooki e-posti allkirja.

Kuidas luua allkirja Outlookis

Lihtne allkirja loomine Outlookis on lihtne. Kui teil on mitu erinevat e-posti kontot, saate igale kontole määrata erineva allkirja. Samuti võite lisada allkirja automaatselt kõikidele väljaminevatele sõnumitele või valida, millistele sõnumitüüpidele allkiri lisada.

Allkirja seadistamiseks Outlookis tehke järgmised toimingud.

1. On Kodu klõpsake vahekaardil Uus e-kiri nuppu. Ja seejärel klõpsake Allkiri > Allkirjad... kohta Sõnum vahekaardil Lisada rühm.

   

   Teine viis juurdepääsuks Allkiri funktsioon on läbi Faili > Valikud > Mail jagu> Allkirjad... Outlookis 2010 ja hilisemates versioonides. Outlookis 2007 ja varasemates versioonides on see Tööriistad > Valikud > Maili formaat tab> Allkirjad... .

2. Mõlemal juhul on Allkirjad ja kirjatarbed dialoogiaken avaneb ja kuvab nimekirja varem loodud allkirjadest, kui need on olemas.

   Uue allkirja lisamiseks klõpsake nuppu Uus nuppu all Valige allkirja redigeerimiseks , ja sisestage allkirja nimi lahtrisse Uus allkiri dialoogiaknas.

   

3. Vastavalt Valige vaikimisi allkiri jagu, tehke järgmist:
   • In the E-posti konto valige rippmenüüst e-posti konto, mida seostada äsja loodud allkirjaga.
   • In the Uued sõnumid rippmenüüst valige allkiri, mis lisatakse automaatselt kõikidele uutele sõnumitele. Kui te ei soovi, et Outlook lisab uutele sõnumitele automaatselt ühtegi e-posti allkirja, jätke vaikimisi valik (ei ole).
   • Alates Vastused/täiendused valige vastuste ja edastatud sõnumi allkiri või jätke vaikimisi valik (ei ole).
4. Sisestage allkiri lahtrisse Allkirja muutmine ja klõpsake OK, et salvestada oma uus Outlooki e-posti allkiri. Valmis!

   

Samamoodi saate luua teine allkiri teise konto jaoks näiteks üks allkiri isiklike e-kirjade jaoks ja teine ärilistele e-kirjadele.

Saate isegi luua kaks erinevad e-posti allkirjad sama konto jaoks , näiteks pikem allkiri uute sõnumite jaoks ning lühem ja lihtsam allkiri vastuste ja edastuste jaoks. Kui olete oma e-posti allkirjad seadistanud, ilmuvad need kõik e-posti allkirja Uued sõnumid ja Vastused/täiendused ripploendid:

Vihje. See näide näitab väga lihtsat tekstilist allkirja vaid näitlikustamise eesmärgil. Kui te loote ametliku e-posti allkirja, siis võiksite selle kujundada äraspidiselt ning lisada klikitava brändi logo ja sotsiaalmeedia ikoonid. Asjakohase teabe ja üksikasjalikud sammud leiate sellest jaotisest: Kuidas luua Outlookis professionaalne e-posti allkiri.

Kuidas lisada allkirja Outlookis

Microsoft Outlook võimaldab teil konfigureerida vaikimisi allkirja seaded nii, et valitud allkiri lisatakse automaatselt kõikidele uutele sõnumitele ja/või vastustele ja edastustele; või võite lisada allkirja üksikutele e-kirjadele käsitsi.

Kuidas lisada allkirja Outlookis automaatselt

Kui te olete tähelepanelikult jälginud selle õpetuse eelmist osa, siis teate juba, kuidas allkirja saada automaatselt lisatud uutele sõnumitele, vastustele ja edastustele.

Kõik, mida te peate tegema, on valida soovitud vaikimisi allkirja(d) igale kontole. Nagu mäletate, asuvad need valikud jaotises Valige vaikimisi allkiri jagu Allkirjad ja kirjatarbed dialoogiaknas ja on saadaval uue Outlooki allkirja loomisel või olemasoleva allkirja muutmisel.

Näiteks alljärgneval ekraanipildil olen seadistanud allkirja oma ' Müük ' konto ja valige Ametlik uute sõnumite allkiri ja Lühike allkiri vastuste ja edasisuunamiste jaoks.

Outlooki e-posti allkirja sisestamine sõnumitesse käsitsi

Kui te ei soovi oma e-kirju automaatselt allkirjastada, on alternatiiviks lisada igale sõnumile allkiri käsitsi. Sellisel juhul määrate vaikimisi allkirja väärtuseks (ei ole) :

Ja siis, kui koostate uue sõnumi või vastate e-kirjale, klõpsake nuppu Allkiri nuppu Sõnum tab> Lisada rühma ja valige soovitud allkiri:

Kuidas muuta allkirja Outlookis

Nagu te just nägite, pole allkirja loomine Outlookis suur asi. Olemasoleva e-posti allkirja muutmine on sama lihtne. Avage lihtsalt faili Allkiri ja kirjatarbed aknas ülevaate oma olemasolevatest allkirjadest, nagu on näidatud peatükis Kuidas luua allkirja Outlookis - samm 1, ja tehke ükskõik mida järgmistest toimingutest:

• aadressile ümbernimetamine Outlooki allkirja, klõpsake allkirja all Valige allkirja redigeerimiseks , ja klõpsake nuppu Nimetage ümber The Allkirja ümbernimetamine ilmub kast, kuhu saate sisestada uue nime ja muudatuste salvestamiseks klõpsata nuppu OK.
• aadressile muuta mis tahes teksti välimust oma Outlooki e-posti allkirja, kasutage mini vormindamise tööriistariba ülaosas olevat Allkirja muutmine
• aadressile muuta e-posti kontot seotud allkirja või muuta allkirja sõnumi tüüp (uued sõnumid, vastused/vastused), kasutage vastavat rippmenüülistikku jaotises Valige vaikimisi allkiri parempoolses osas Allkirjad ja kirjatarbed dialoogiaken.

Kuidas lisada pilt Outlooki allkirjale

Kui suhtlete paljude inimestega väljaspool oma organisatsiooni, võite oma e-posti allkirja isikupärastada, lisades sinna oma ettevõtte logo, isikliku foto, sotsiaalmeedia ikoonid, skaneeritud pildi oma käsitsi kirjutatud allkirjast või muu pildi.

Nagu kõik muu Outlooki allkirjadega seonduv, on pildi lisamine väga lihtne ja sirgjooneline.

1. Avage Allkirjad ja kirjatarbed dialoogiaknas (nagu mäletate, et kõige kiirem viis on klõpsata Uus e-kiri kohta Kodu ja seejärel klõpsake nuppu Allkiri > Allkirjad... kohta Sõnum vahekaart).
2. Veebilehel Valige allkiri redigeerimiseks, klõpsake allkirja, millele soovite pildi lisada, või klõpsake allkirja nupul Uus nuppu, et luua uus allkiri.
3. In the Allkirja muutmine kasti, klõpsake seal, kuhu soovite pilti lisada, ja seejärel klõpsake nuppu Sisestage pilt nuppu tööriistaribal.

Outlook võimaldab lisada pilte järgmistes vormingutes: .png, .jpg, .bmp ja .gif.

Kui te lisate oma ettevõtte logo asemel (või koos sellega) sotsiaalmeedia ikoonid, siis on selge, et soovite need ikoonid siduda vastavate profiilidega, ja järgmises jaotises selgitatakse, kuidas seda teha.

Kuidas lisada hüperlingid Outlooki allkirjale

Loomulikult ei takista miski teid lisamast linki oma veebisaidile, kirjutades selle täies mahus. Kuid ettevõtte nimi, mis viitab teie ettevõtte veebisaidile, näeb kindlasti ilusam välja.

Selleks, et muuta Outlooki allkirja tekst klõpsatavaks, tehke lihtsalt järgmist:

1. In the Allkirja muutmine kasti, valige tekst ja klõpsake nuppu Hüperlink nuppu tööriistaribal.

   Kui hüperlingi tekst ei ole veel allkirja lisatud, võite lihtsalt viia hiirekursori sinna, kuhu soovite linki lisada, ja klõpsata nupule Hüperlink nuppu.

   

2. In the Sisesta hüperlink aknas tehke järgmist:
   • In the Kuvatav tekst kastis teksti, mida soovite muuta klikitavaks (kui olete enne klõpsamist valinud teksti Hüperlink nuppu, siis ilmub see tekst kasti automaatselt).
   • In the Aadress sisestage täielik URL.
   • Klõpsake OK .

   

3. In the Allkirjad ja kirjatarbed aknas, klõpsake OK muudatuste salvestamiseks.

Kuidas muuta pilt oma Outlooki allkirja klikitavaks

Et muuta Outlooki e-posti allkirja logo, sotsiaalsed ikoonid või muu pilt klõpsatavaks, lisage nendele piltidele hüperlingid. Selleks tehke ülaltoodud sammud, ainult et valite teksti asemel pildi. Näiteks saate oma ettevõtte logo teha klõpsatavaks järgmiselt:

1. In the Allkirja muutmine kasti, valige logo ja klõpsake nuppu Hüperlink nuppu tööriistaribal.

See ongi kõik! Teie brändi logo on muutunud hüperlingi kaudu klikitavaks. Samamoodi saate lisada lingid sotsiaalmeedia ikoonidele, nagu LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube jne.

Luua Outlooki allkiri visiitkaardi alusel

Teine kiire viis allkirja loomiseks Outlookis on lisada visiitkaart (vCard), mis sisaldab teie kontaktandmeid.

Kuna Outlook loob visiitkaardid automaatselt teie aadressiraamatusse salvestatud kontaktide põhjal, looge kindlasti kõigepealt oma kontakt. Selleks klõpsake nuppu Inimesed ekraani allosas Outlook 2013 ja hilisemates versioonides ( Kontaktid Outlook 2010 ja varasemates versioonides), minge aadressile Kodu tab> Uus rühma ja klõpsake Uus kontakt . suurem osa tööst on tehtud!

Ja nüüd looge uus Outlooki allkiri ja klõpsake nuppu visiitkaart nuppu minitööriistaribal, nagu on näidatud allpool oleval ekraanipildil. See kuvab teie Outlooki kontaktide nimekirja, kus te valite oma kontakti ja vajutate OK.

Märkus: vCard-põhise allkirja lisamine e-kirjale lisab automaatselt .vcf-faili, mis sisaldab teie visiitkaarti. Selle vältimiseks võite kopeerida visiitkaardi otse Outlooki kontaktidest ja seejärel sisestada kopeeritud pildi oma Outlooki allkirja:

Professionaalse Outlooki e-posti allkirja loomine (koos pildi, linkide ja sotsiaalmeedia ikoonidega)

Selles jaotises antakse üksikasjalikud samm-sammult juhised, kuidas luua keerulisem e-posti allkiri, mis sisaldab teie kontaktandmeid, fotot ja sotsiaalmeedia ikoone koos linkidega vastavatele profiililehekülgedele. Kuna Outlooki allkirja minitööriistariba pakub piiratud arvu võimalusi, loome allkirja uues sõnumis ja kopeerime selle seejärel Outlooki allkirja.

1. Looge uus sõnum, klõpsates Uus e-kiri nuppu Kodu vahekaart.
2. Sisestage tabel oma kontaktandmete ja piltide hoidmiseks ja valgustamiseks.

   Uues sõnumite aknas lülitage Sisesta vahekaart, klõpsake Tabel , ja lohistage oma kursorit tabeli ruudustikus, et valida ridade ja veergude arv, mis vastab teie e-posti allkirja paigutusele.

   

   Tabel aitab teil ühtlustada oma graafilisi ja tekstielemente ning tuua harmooniat oma Outlooki e-posti allkirja kujundusse.

   Kui te ei ole kindel, kui palju ridu ja veerge te tegelikult vajate, võite lisada 3 rida ja 3 veergu, nagu me käesolevas näites, ja lisada uusi ridu/veerge või kustutada hiljem vajaduse korral täiendavaid ridu/veerge.

3. Sisestage oma brändi logo või isiklik foto tabeli mõnda lahtrisse (antud näites esimesse lahtrisse).

   Selleks asetage kursor sellesse lahtrisse, kuhu soovite pilti lisada, ja klõpsake nuppu Pildid nuppu Sisesta vahekaart.

   

   Otsige oma arvutist pilt, valige see ja klõpsake nuppu Sisesta nupp.

4. Vajaduse korral lohistage pildi proportsionaalse suuruse muutmiseks pildi nurgas olevat diagonaalset topeltnoolt.

See võimaldab teil paigutada pildi suvalisse positsiooni esimeses veerus, kasutades funktsiooni Kohandamine valikud Paigutus vahekaart.

Kindlasti valige kogu tabel, seejärel minge juurde Disain vahekaart, klõpsake Piirid ja valige Piir puudub .

Allkirja sisu eraldamiseks saate soovi korral värvida paar vertikaalset või horisontaalset piire, kasutades selleks funktsiooni Border Painter valik ja Pliiatsi värv teie valitud:

Et vaheseinad oleksid õhemad või paksemad, katsetage erinevate Rida stiilid ja Joonte kaalud (need valikud asuvad otse üle Pliiatsi värv kohta Disain vahekaart Piirid rühm).

Ja seejärel kleebige oma allkiri, vajutades Ctrl + V , või tehke paremklõps ükskõik kus tekstikasti all Muuda allkirja ja valige Paste kontekstmenüüst:

Ja siin on veel üks Outlooki e-posti allkirja näide, mis on loodud samamoodi, kuid teistsuguse värvipaleti ja paigutusega:

Kuidas varundada oma Outlooki allkirju

Pärast seda, kui olete loonud oma ilusad Outlooki e-posti allkirjad, soovite neid tõenäoliselt varundada või eksportida teise arvutisse.

Nagu juba mainitud, on peaaegu kõike Outlooki allkirjadega seonduvat väga lihtne teha. Erandiks ei ole ka varundamise protsess. Teil on vaja lihtsalt kopeerida kogu sisu Allkirjad kausta oma varukoopia asukohta. Outlooki e-posti allkirjade taastamiseks kopeerige need failid ja kaustad lihtsalt tagasi Allkirjad kausta oma arvutis.

Vaikimisi asukoht Allkiri kaust on järgmine:

• Windows XPs

C:\Dokumendid ja seaded\%Kasutajanimi%\rakenduse andmed\Microsoft\allkirjad

C:\Users\%Username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Kiire viis leida Allkiri kausta oma masinas on avada Outlook, klõpsata Faili > Valikud > Mail ja seejärel hoidke Ctrl-klahvi all, kui klõpsate nupule Allkirjad... nupp:

Kohandada Outlooki HTML e-posti allkirja tavatekstiversiooni

Kui loote HTML-allkirja oma kohandatud värvide, piltide ja linkidega, siis arvestage, et see ei pruugi ilmuda kõigile nii, nagu te selle kujundasite.

Näiteks võib mõnel teie e-posti adressaadil olla Lugeda kogu tavaposti tavatekstina valik on valitud nende Outlooki Trust Center seaded ja selle tulemusena lülitatakse kõik vormingud, pildid ja lingid välja nii teie e-posti allkirjastuses kui ka kogu sõnumi tekstis. Näiteks minu armas Outlooki html-allkiri muutub plaanitekstis selliseks:

Kuigi te ei saa midagi teha vormindamise, teie kaubamärgi logo või isikliku foto osas, sest tavaline tekstivorming ei toeta seda, saate vähemalt parandada oma hüperlingid, mis sisaldavad asjakohast teavet. Kui ma ütlen "parandada", siis pean silmas, et täielik URL ilmuks teie html Outlooki allkirja tavalises tekstiversioonis.

Lihtsalt tavalise tekstiallkirja redigeerimiseks avage vastav .txt fail otse programmis Allkirjade kaust ja tehke vajalikud muudatused. Järgnevad üksikasjalikud sammud.

1. Avage oma allkirja kaust nagu siin selgitatud.
2. Leidke .txt fail, mille nimi vastab teie Outlooki allkirja nimele. Selles näites kavatsen parandada lingi allkirja nimega " Ametlik ", nii et ma otsin Formaalne.txt faili:

Vihje. Soovitan tungivalt teha oma Outlooki allkirjadest pärast seda varukoopia, sest tavalises tekstis allkirjas tehtud muudatused kirjutatakse üle, kui muudate Outlookis oma algset html-allkirja.

Outlooki e-posti allkirja generaatorid

Hea uudis on see, et on olemas palju veebipõhiseid e-posti allkirjade generaatoreid, mis pakuvad valikut kaunilt kujundatud e-posti allkirjade malle. Halb uudis on see, et väga vähesed neist võimaldavad oma e-posti allkirjade eksportimist Outlooki tasuta. Kuid mõned siiski teevad seda.

Näiteks Newoldstamp'i generaatoriga loodud e-posti allkirja kopeerimiseks Outlooki, klõpsake lihtsalt Outlooki ikoonil ja näete üksikasjalikke samm-sammult juhiseid:

Lisaks on olemas mitmeid spetsiaalseid vahendeid näiteks Outlooki e-posti allkirjade loomiseks ja haldamiseks:

• Exclaimer Signature Manager - e-posti allkirja tarkvara lahendus Microsoft Outlookile. See pakub mitmeid e-posti allkirja malle, mis võimaldavad teil luua professionaalseid Outlooki allkirju, mis kombineerivad staatilist teksti piltide ja dünaamiliste andmetega.
• Xink - võimaldab hõlpsasti uuendada oma e-posti allkirju erinevates e-posti klientides, näiteks Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce ja muud.
• Signature-Switch - Outlooki lisand, mis parandab HTML-põhiste allkirjade kasutamist.

Kõik kolm on tasulised tööriistad, kuigi saadaval on ka prooviversioonid.

Nii saate Outlookis allkirju luua, lisada ja muuta. Ja nüüd on see teie päralt! Nautige oma uhiuue Outlooki allkirja kujundamist, hoidke kirjatüübid loetavad, värvid ilusad, graafika lihtne ja kindlasti jätate kõigile oma e-kirja saajatele suurepärase ja püsiva mulje.