Bu eğitimde Outlook imzasının farklı yönleri açıklanmaktadır. Outlook'ta imza oluşturmak ve değiştirmek, giden tüm e-postalara otomatik olarak imza eklemek ve bir iletiye manuel olarak eklemek için ayrıntılı adımlar bulacaksınız. Ayrıca, bir resim ve tıklanabilir sosyal medya simgeleri ile profesyonel bir Outlook imzasının nasıl yapılacağını öğreneceksiniz. Talimatlar Outlook'un tüm sürümleri için çalışacaktır365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ve önceki sürümler.

Arkadaşlarınız ve ailenizle sık sık iletişim kuruyorsanız ve özellikle e-posta yoluyla iş yapıyorsanız, imzanız iletişimin en önemli noktalarından biridir. İlk izlenim önemlidir derler, son izlenim de öyle, çünkü olumlu bir son izlenim kalıcı bir izlenimdir!

Web üzerinde, profesyonel bir e-posta imzası oluşturmak için çok sayıda makale, ipucu ve özel araç bulunmaktadır. Bu eğitimde, çoğunlukla Outlook'ta bir imza oluşturmak, kullanmak ve değiştirmek için pratik "nasıl yapılır" yönergelerine odaklanacağız. Satır aralarında, kişiselleştirilmiş, bilgilendirici ve dikkat çekici Outlook e-posta imzaları oluşturmak için birkaç ipucu da bulacaksınız.

Outlook'ta imza oluşturma

Outlook'ta basit bir imza oluşturmak kolaydır. Birkaç farklı e-posta hesabınız varsa, her hesap için farklı bir imza ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, giden tüm iletilere otomatik olarak bir imza ekleyebilir veya hangi ileti türlerinin imza içermesi gerektiğini seçebilirsiniz.

Outlook'ta bir imza ayarlamak için aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Üzerinde Ev sekmesine tıkladığınızda Yeni E-posta düğmesine tıklayın ve ardından İmza > İmzalar... üzerinde Mesaj sekmesinde Dahil etmek Grup.

   

   Erişim için başka bir yol İmza özelliği üzerinden Dosya > Seçenekler > Posta bölüm> İmzalar... Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde. Outlook 2007 ve önceki sürümlerde Araçlar > Seçenekler > Posta Biçimi tab> İmzalar... .

2. Her iki durumda da İmzalar ve Kırtasiye iletişim penceresi açılacak ve varsa önceden oluşturulmuş imzaların bir listesini görüntüleyecektir.

   Yeni bir imza eklemek için Yeni altındaki düğme Düzenlenecek imzayı seçin alanına imza için bir ad yazın ve Yeni İmza iletişim kutusu.

   

3. altında Varsayılan imzayı seçin bölümünde, aşağıdakileri yapın:
   • İçinde E-posta hesabı açılır listesinde, yeni oluşturulan imza ile ilişkilendirilecek bir e-posta hesabı seçin.
   • İçinde Yeni mesajlar açılır listesinde, tüm yeni iletilere otomatik olarak eklenecek imzayı seçin. Outlook'un yeni iletilere otomatik olarak herhangi bir e-posta imzası eklemesini istemiyorsanız, varsayılan (hiçbiri) seçeneğini bırakın.
   • Bu kitaptan Yanıtlar/İletiler listesinde, yanıtlar ve iletilen mesaj için imzayı seçin veya varsayılan (yok) seçeneğini bırakın.
4. İmzayı şu alana yazın İmzayı düzenle kutusunu seçin ve yeni Outlook e-posta imzanızı kaydetmek için Tamam'a tıklayın. Bitti!

   

Benzer bir şekilde, bir başka bir hesap için farklı imza Örneğin, kişisel e-postalar için bir imza ve iş e-postaları için başka bir imza.

İki tane bile oluşturabilirsiniz aynı hesap için farklı e-posta imzaları Örneğin yeni mesajlar için daha uzun bir imza, yanıtlar ve iletiler için daha kısa ve basit bir imza. E-posta imzalarınızı ayarladığınız anda, hepsi Yeni mesajlar ve Yanıtlar/İletiler açılır listeler:

İpucu: Bu örnek, sadece gösterim amaçlı çok basit bir metin imzasını göstermektedir. Resmi bir e-posta imzası oluşturuyorsanız, bunu iş benzeri bir şekilde tasarlamak ve tıklanabilir bir marka logosu ve sosyal medya simgeleri eklemek isteyebilirsiniz. İlgili bilgileri ve ayrıntılı adımları şu bölümde bulabilirsiniz: Outlook'ta profesyonel bir e-posta imzası nasıl oluşturulur?

Outlook'ta imza nasıl eklenir

Microsoft Outlook, varsayılan imza ayarlarını, seçilen bir imzanın tüm yeni iletilere ve/veya yanıtlara ve iletilere otomatik olarak eklenecek şekilde yapılandırmanıza olanak tanır; veya tek bir e-posta iletisine manuel olarak bir imza ekleyebilirsiniz.

Outlook'ta otomatik olarak imza ekleme

Bu eğitimin önceki bölümünü yakından takip ettiyseniz, nasıl imza atacağınızı zaten biliyorsunuzdur otomatik olarak eklendi yeni mesajlara, yanıtlara ve iletilere.

Tek yapmanız gereken, her bir hesabınız için istediğiniz varsayılan imzayı/imzaları seçmektir. Hatırlayacağınız gibi, bu seçenekler Varsayılan imzayı seçin bölümünün İmzalar ve Kırtasiye iletişim penceresidir ve yeni bir Outlook imzası oluştururken veya mevcut imzayı değiştirirken kullanılabilir.

Örneğin, aşağıdaki ekran görüntüsünde, ' Satış ' hesabını seçin ve Resmi yeni mesajlar için imza ve Kısa cevaplar ve iletiler için imza.

Outlook e-posta imzasını iletilere manuel olarak ekleme

E-posta iletilerinizi otomatik olarak imzalamak istemiyorsanız, alternatif olarak her iletiye imzayı manuel olarak ekleyebilirsiniz. Bu durumda, varsayılan imzayı şu şekilde ayarlarsınız (hiçbiri) :

Ardından, yeni bir mesaj oluştururken veya bir e-postayı yanıtlarken İmza üzerindeki Mesaj tab> Dahil etmek grubunu seçin ve istediğiniz imzayı seçin:

Outlook'ta imza nasıl değiştirilir

Gördüğünüz gibi Outlook'ta imza oluşturmak hiç de zor değil. Mevcut bir e-posta imzasını değiştirmek de aynı derecede kolay. İmza ve Kırtasiye penceresinde, Outlook'ta imza oluşturma - Adım 1 bölümünde gösterildiği gibi mevcut imzalarınıza genel bir bakış sunun ve aşağıdakilerden herhangi birini yapın:

• için yeniden adlandır altındaki imzaya tıklayarak bir Outlook imzası oluşturun. Düzenlenecek imzayı seçin üzerine tıklayın ve Yeniden Adlandır Bu İmzayı Yeniden Adlandır kutusu görüntülenir, burada yeni bir ad yazarsınız ve değişiklikleri kaydetmek için Tamam'a tıklarsınız.
• için herhangi bir metnin görünümünü değiştirme Outlook e-posta imzanızda, e-postanın üst kısmındaki mini biçimlendirme araç çubuğunu kullanın. İmzayı düzenle
• için e-posta hesabını değiştirme imzayla ilişkilendirin veya mesaj türü (yeni mesajlar, yanıtlar/yönlendirmeler), altındaki ilgili açılır listeyi kullanın Varsayılan imzayı seçin 'nin sağ tarafındaki İmzalar ve Kırtasiye iletişim penceresi.

Outlook imzasına nasıl resim eklenir

Kuruluşunuz dışında çok sayıda kişiyle iletişim kuruyorsanız, şirket logonuzu, kişisel fotoğrafınızı, sosyal medya simgelerini, el yazısı imzanızın taranmış bir görüntüsünü veya başka bir resmi ekleyerek e-posta imzanızı kişiselleştirmek isteyebilirsiniz.

Outlook imzalarıyla ilgili diğer her şey gibi, resim eklemek de çok kolay ve anlaşılırdır.

1. Açın İmzalar ve Kırtasiye iletişim penceresi (hatırladığınız gibi en hızlı yol Yeni E-posta üzerinde Ev sekmesine tıklayın ve ardından İmza > İmzalar... üzerinde Mesaj sekmesi).
2. Altında Düzenlemek için imzayı seçin, resim eklemek istediğiniz imzaya tıklayın veya Yeni düğmesine basarak yeni bir imza oluşturun.
3. İçinde İmzayı düzenle kutusuna tıklayın, görüntü eklemek istediğiniz yere tıklayın ve ardından Resim ekleme araç çubuğundaki düğmesine basın.

Outlook şu biçimlerde resim eklemeye izin verir: .png, .jpg, .bmp ve .gif.

Şirket logonuz yerine (veya onunla birlikte) sosyal medya simgeleri eklediyseniz, bu simgeleri ilgili profillere bağlamak isteyeceğiniz açıktır ve bir sonraki bölümde bunun nasıl yapılacağı açıklanmaktadır.

Outlook imzasına köprüler nasıl eklenir

Doğal olarak, web sitenize tam olarak yazarak bir bağlantı eklemenizi engelleyen hiçbir şey yoktur. Ancak kurumsal web sitenize bağlantı veren şirket adı kesinlikle daha güzel görünecektir.

Outlook imzanızdaki herhangi bir metni tıklanabilir hale getirmek için aşağıdakileri yapmanız yeterlidir:

1. İçinde İmzayı düzenle kutusuna tıklayın, metni seçin ve Köprü Bağlantı araç çubuğundaki düğmesine basın.

   Köprü metni henüz imzaya eklenmemişse, fare imlecini bağlantı eklemek istediğiniz yere getirip Köprü Bağlantı Düğme.

   

2. İçinde Köprü Ekle penceresinde aşağıdakileri yapın:
   • İçinde Görüntülenecek metin kutusuna tıklanabilir yapmak istediğiniz metni yazın (tıklamadan önce herhangi bir metin seçtiyseniz Köprü Bağlantı düğmesine bastığınızda, bu metin otomatik olarak kutuda görünecektir).
   • İçinde Adres kutusuna tam URL'yi yazın.
   • Tıklayın TAMAM. .

   

3. İçinde İmzalar ve Kırtasiye penceresinde TAMAM. değişiklikleri kaydetmek için.

Outlook imzanızdaki bir resmi tıklanabilir hale getirme

Outlook e-posta imzanızdaki logoyu, sosyal simgeleri veya diğer görselleri tıklanabilir hale getirmek için bu görsellere köprüler ekleyin. Bunun için yukarıdaki adımları uygulayın, tek fark metin yerine bir görsel seçmenizdir. Örneğin, şirket logonuzu nasıl tıklanabilir hale getirebileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:

1. İçinde İmzayı düzenle kutusunu işaretleyin, logoyu seçin ve Köprü Bağlantı araç çubuğundaki düğmesine basın.

İşte bu kadar! Marka logonuz bir köprü aracılığıyla tıklanabilir hale geldi. Benzer şekilde LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube vb. sosyal medya simgelerine bağlantılar ekleyebilirsiniz.

Kartvizite dayalı bir Outlook imzası oluşturma

Outlook'ta imza oluşturmanın bir başka hızlı yolu da iletişim bilgilerinizi içeren bir kartvizit (vCard) eklemektir.

Kartvizitler Outlook tarafından adres defterinizde kayıtlı kişiler temel alınarak otomatik olarak oluşturulduğundan, önce kendi kişinizi oluşturduğunuzdan emin olun. Bunun için İnsanlar Outlook 2013 ve sonraki sürümlerde ekranın alt kısmında ( İletişim Outlook 2010 ve önceki sürümlerde), şu adrese gidin Ev tab> Yeni grubunu seçin ve Yeni İletişim İşin büyük kısmı tamamlandı!

Şimdi de yeni bir Outlook imzası oluşturun ve Kartvizit Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi mini araç çubuğundaki düğmesine basın. Bu, kendi kişinizi seçip Tamam'a tıkladığınız Outlook kişileri listenizi görüntüleyecektir.

Not: E-postaya vCard tabanlı bir imza eklediğinizde otomatik olarak kartvizitinizi içeren bir .vcf dosyası eklenir. Bunun olmasını önlemek için kartviziti doğrudan Outlook kişilerinden kopyalayabilir ve ardından kopyalanan görüntüyü Outlook imzanıza ekleyebilirsiniz:

Profesyonel Outlook e-posta imzası oluşturma (resim, bağlantılar ve sosyal medya simgeleri ile)

Bu bölümde, iletişim bilgilerinizi, fotoğrafınızı ve ilgili profil sayfalarına bağlantılar içeren sosyal medya simgelerini içeren daha karmaşık bir e-posta imzasının nasıl oluşturulacağına ilişkin ayrıntılı adım adım talimatlar verilmektedir. Outlook imzası mini araç çubuğu sınırlı sayıda seçenek sunduğundan, yeni bir iletide bir imza oluşturacağız ve ardından bunu Outlook İmzaları'na kopyalayacağız.

1. Yeni bir mesaj oluşturmak için Yeni E-posta üzerindeki Ev sekmesi.
2. İletişim bilgilerinizi ve resimlerinizi tutmak ve aydınlatmak için bir tablo ekleyin.

   Yeni mesaj penceresinde Ekleme sekmesine tıklayın, ardından Tablo öğesini seçin ve e-posta imza düzeninize karşılık gelen satır ve sütun sayısını seçmek için imlecinizi tablo ızgarasında sürükleyin.

   

   Tablo, grafik ve metin öğelerinizi hizalamanıza ve Outlook e-posta imza tasarımınıza uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır.

   Gerçekte kaç satır ve sütuna ihtiyacınız olacağından emin değilseniz, bu örnekte yaptığımız gibi 3 satır ve 3 sütun ekleyebilir ve gerekirse daha sonra yeni satırlar/sütunlar ekleyebilir veya silebilirsiniz.

3. Marka logonuzu veya kişisel fotoğrafınızı tablonun bir hücresine ekleyin (bu örnekte ilk hücre).

   Bunu yapmak için, imleci görüntü eklemek istediğiniz hücreye getirin ve Resimler üzerindeki Ekleme sekmesi.

   

   Bilgisayarınızda bir resme göz atın, resmi seçin ve Ekleme Düğme.

4. Gerekirse görüntüyü orantılı olarak yeniden boyutlandırmak için görüntünüzün köşesindeki çapraz çift başlı oku sürükleyin.

Bu, görüntüyü ilk sütun içinde herhangi bir konumda düzenlemenize olanak tanır. Hizalama üzerindeki seçenekler Düzen sekmesi.

Tüm tabloyu seçtiğinizden emin olun, ardından Tasarım sekmesine tıklayın, ardından Sınırlar 'yi seçin ve Sınır Yok .

İsteğe bağlı olarak, imza içeriğini ayırmak için, aşağıdaki simgeyi kullanarak birkaç dikey veya yatay kenarlık boyayabilirsiniz Sınır Ressamı seçeneği ve Kalem Rengi senin seçtiğin:

Bölücüleri daha ince veya daha kalın yapmak için farklı Çizgi Stilleri ve Hat ağırlıkları (bu seçenekler Kalem Rengi üzerinde Tasarım sekmesinde Sınırlar grup).

Ardından, Ctrl + V tuşlarına basarak veya aşağıdaki metin kutusunda herhangi bir yere sağ tıklayarak imzanızı yapıştırın İmzayı Düzenle 'yi seçin ve Yapıştır bağlam menüsünden:

Burada da aynı şekilde oluşturulmuş ancak farklı bir renk paleti ve düzene sahip başka bir Outlook e-posta imzası örneği var:

Outlook imzalarınızı yedekleme

Güzel Outlook e-posta imzalarınızı oluşturduktan sonra, muhtemelen bunları yedeklemek veya başka bir bilgisayara aktarmak isteyeceksiniz.

Daha önce de belirtildiği gibi, Outlook imzalarıyla ilgili neredeyse her şeyi yapmak çok kolaydır. Yedekleme işlemi de bir istisna değildir. İmzalar klasörünü yedekleme konumunuza kopyalayın. Outlook e-posta imzalarınızı geri yüklemek için, bu dosyaları ve klasörleri İmzalar bilgisayarınızdaki klasör.

Varsayılan konumu İmza klasörü aşağıdaki gibidir:

• Windows XP'de

C:\Documents and Settings\%kullanıcıadı%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Bulmak için hızlı bir yol İmza klasörünü açmak için Outlook'u açın ve Dosya > Seçenekler > Posta simgesine tıklayın ve ardından Ctrl tuşunu basılı tutun. İmzalar... Düğme:

Outlook HTML e-posta imzasının düz metin sürümünü özelleştirme

Özel renkleriniz, resimleriniz ve bağlantılarınızla bir HTML e-posta imzası oluştururken, bunun herkes için tasarladığınız şekilde görünmeyebileceğini unutmayın.

Örneğin, e-posta alıcılarınızdan bazıları Tüm standart postaları düz metin olarak okuyun Outlook'larında seçili seçenek Güven Merkezi ayarlarını değiştirdiğinizde, tüm biçimlendirme, resimler ve bağlantılar e-posta imzanızda ve tüm mesaj gövdesinde kapatılır. Örneğin, bir plan metin mesajında, güzel html Outlook imzam şuna dönüşür:

Düz metin formatı bunların hiçbirini desteklemediği için biçimlendirme, marka logonuz veya kişisel fotoğrafınız hakkında hiçbir şey yapamasanız da, en azından ilgili bilgileri içeren köprülerinizi düzeltebilirsiniz. "Düzeltmek" derken, tam URL'nin html Outlook imzanızın düz metin sürümünde görünmesini sağlamaktan bahsediyorum.

Sadece bir düz metin imzasını düzenlemek için, ilgili .txt dosyasını doğrudan İmzalar klasörü 'yi seçin ve gerekli değişiklikleri yapın. Ayrıntılı adımlar aşağıda verilmiştir.

1. İmzalar klasörünüzü burada açıklandığı gibi açın.
2. Outlook imza adınıza karşılık gelen ada sahip .txt dosyasını bulun. Bu örnekte, imzadaki " Resmi ", bu yüzden Formal.txt dosya:

İpucu: Düz metin imzada yaptığınız düzenlemeler, Outlook'ta orijinal html imzanızı değiştirdiğinizde üzerine yazılacağından, daha sonra Outlook imzalarınızın bir yedeğini almanızı şiddetle tavsiye ederim.

Outlook e-posta imza oluşturucuları

İyi haber şu ki, güzel tasarlanmış e-posta imza şablonlarından oluşan bir seçki sunan çok sayıda çevrimiçi e-posta imza oluşturucu var. Kötü haber ise, bunlardan çok azının e-posta imzalarını Outlook'a ücretsiz olarak aktarmaya izin vermesi. Ancak yine de bazıları bunu yapıyor.

Örneğin, Newoldstamp oluşturucu ile oluşturduğunuz e-posta imzanızı Outlook'a kopyalamak için Outlook simgesine tıklamanız yeterlidir ve ayrıntılı adım adım talimatları göreceksiniz:

Buna ek olarak, örneğin Outlook e-posta imzalarını oluşturmak ve yönetmek için bir dizi özel araç vardır:

• Exclaimer Signature Manager - Microsoft Outlook için e-posta imza yazılımı çözümü. Statik metni görüntülerle ve dinamik verilerle birleştiren profesyonel Outlook imzaları oluşturmanıza olanak tanıyan bir dizi e-posta imza şablonu sağlar.
• Xink - Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce ve diğerleri gibi farklı e-posta istemcilerinde e-posta imzalarınızı güncellemeyi kolaylaştırır.
• Signature-Switch - HTML tabanlı imzaların kullanımını geliştiren bir Outlook eklentisi.

Deneme sürümleri mevcut olsa da her üçü de ücretli araçlardır.

Outlook'ta imzaları bu şekilde oluşturabilir, ekleyebilir ve değiştirebilirsiniz. Artık her şey sizin elinizde! Yepyeni Outlook imzanızı tasarlarken eğlenin, yazı tiplerini okunabilir, renkleri hoş, grafikleri basit tutun ve tüm e-posta alıcılarınız üzerinde kesinlikle harika bir kalıcı izlenim bırakacaksınız.