Гэты падручнік тлумачыць розныя аспекты подпісу Outlook. Вы знойдзеце падрабязныя інструкцыі па стварэнні і змене подпісу ў Outlook, аўтаматычнага дадання подпісу да ўсіх выходных лістоў і ўстаўкі яго ў паведамленне ўручную. Акрамя таго, вы даведаецеся, як зрабіць прафесійны подпіс Outlook з выявай і значкамі сацыяльных сетак, якія можна націснуць. Інструкцыі будуць працаваць для ўсіх версій Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 і больш ранніх версій.

Калі вы часта маеце зносіны з сябрамі і сям'ёй, і асабліва калі вы праводзіце бізнес па электроннай пошце, ваш подпіс з'яўляецца адным з самых важных пунктаў зносін. Яны кажуць, што першае ўражанне важна, як і апошняе, таму што станоўчае апошняе ўражанне - гэта доўгае ўражанне!

У Інтэрнэце існуе мноства артыкулаў, парад і спецыяльных інструментаў для стварэння прафесійнага подпісу электроннай пошты. У гэтым уроку мы засяродзімся ў асноўным на практычных інструкцыях па стварэнні, выкарыстанні і змене подпісу ў Outlook. Дзесьці паміж радкоў вы таксама знойдзеце некалькі парад па стварэнні персаналізаваных, інфарматыўных і прыцягваючых увагу подпісаў электроннай пошты Outlook.

Як стварыць подпіс у Outlook

Стварыць просты подпіс у Outlook лёгка. Калі ў вас ёсць некалькі розных уліковых запісаў электроннай пошты, вы можаце ўсталяваць розныя подпісы для кожнага ўліковага запісу. Акрамя таго, вы можаце аўтаматычна дадаць aдыяганальная двухканцовая стрэлка ў куце выявы, каб пры неабходнасці прапарцыянальна змяніць памер выявы.

Гэта дазволіць вам размясціць малюнак у любым месцы ў першым слупку з дапамогай параметраў Выраўноўванне на ўкладцы Макет .

Не забудзьцеся выбраць усю табліцу, затым перайдзіце на ўкладку Дызайн , націсніце Межы і выберыце Без межаў .

Пры жаданні, каб аддзяліць змесціва подпісу, вы можаце намаляваць пару вертыкальных або гарызантальных межаў, выкарыстоўваючы опцыю Маляр па краях і Колер пяра вашага выбіраючы:

Каб зрабіць падзельнікі танчэйшымі або тоўшчымі, паэксперыментуйце з рознымі Стылямі ліній і Таўшчынёй ліній (гэтыя параметры размешчаны справа над Колер пяра на ўкладцы Дызайн у групе Межы ).

А потым устаўце свой подпіс, націснуўшы Ctrl + V , або пстрыкніце правай кнопкай мышы ў любым месцы тэкставага поля пад Рэдагаваць подпіс і выберыце Уставіць з кантэкстнага меню:

А вось яшчэ адзін прыклад подпісу электроннай пошты Outlook, створаны такім жа чынам, але з іншай каляровай палітрай і макетам:

Як стварыць рэзервовую копію вашых подпісаў Outlook

Пасля таго, як вы стварылі прыгожыя подпісы электроннай пошты Outlook, вы, верагодна, захочаце зрабіць іх рэзервовую копію або экспартаваць на іншы камп'ютар.

Як ужо згадвалася, практычна ўсё, што звязана з подпісамі Outlook, зрабіць вельмі проста. Працэс рэзервовага капіравання не з'яўляецца выключэннем. Вам проста трэба скапіяваць усё змесціва папкі Подпісы у месца рэзервовай копіі. Каб аднавіць вашы электронныя подпісы Outlook, проста скапіруйце гэтыя файлы і тэчкі назад у папку Подпісы на вашым камп'ютары.

Стандартнае размяшчэнне папкі Подпіс наступнае :

• У Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Хуткі спосаб знайсці тэчку Подпіс на вашым кампутары - адкрыць Outlook, націснуць Файл > Параметры > Пошта , а затым утрымлівайце клавішу Ctrl, націскаючы кнопку Подпісы… :

Наладзьце звычайную тэкставую версію подпісу электроннай пошты Outlook HTML

Пры стварэнні HTML-подпісы электроннай пошты звашых уласных колераў, малюнкаў і спасылак, памятайце, што гэта можа выглядаць не так, як вы распрацавалі для ўсіх.

Напрыклад, некаторыя з атрымальнікаў вашай электроннай пошты могуць мець Чытаць усю стандартную пошту ў выглядзе звычайнага тэксту Параметр абраны ў наладах Цэнтра даверу Outlook, і ў выніку ўсё фарматаванне, выявы і спасылкі будуць адключаны ў вашым подпісе электроннай пошты, а таксама ва ўсім целе паведамлення. Напрыклад, у планавым тэкставым паведамленні мая цудоўная HTML-подпіс Outlook ператвараецца ў наступнае:

Хоць вы нічога не можаце зрабіць з фарматаваннем, лагатыпам вашага брэнда або асабістай фатаграфіяй, таму што просты тэкставы фармат нічога з гэтага не падтрымлівае, вы можаце прынамсі выправіць свае гіперспасылкі, якія змяшчаюць адпаведную інфармацыю. Калі я кажу "выправіць", я маю на ўвазе зрабіць так, каб поўны URL-адрас з'яўляўся ў звычайнай тэкставай версіі вашага html-подпісу Outlook.

Каб адрэдагаваць толькі просты тэкставы подпіс, адкрыйце адпаведны файл .txt непасрэдна ў Папку подпісаў і ўнясіце неабходныя змены. Падрабязныя дзеянні прыведзены ніжэй.

1. Адкрыйце папку "Подпісы", як апісана тут.
2. Знайдзіце файл .txt з імем, якое адпавядае імя вашага подпісу Outlook. У гэтым прыкладзе я збіраюся выправіць спасылку ў подпісе пад назвай " Formal ", таму я шукаю файл Formal.txt :

Парада. Я настойліва рэкамендую пасля гэтага зрабіць рэзервовую копію вашых подпісаў Outlook, таму што праўкі, зробленыя вамі ў простым тэкставым подпісе, будуць перазапісаны, калі вы зменіце свой зыходны подпіс html у Outlook.

Генатары электронных подпісаў Outlook

Добрай навіной з'яўляецца тое, што існуе мноства інтэрнэт-генератараў подпісаў электроннай пошты, якія прапануюць выбар прыгожых шаблонаў подпісаў электроннай пошты. Дрэнная навіна заключаецца ў тым, што вельмі нешматлікія з іх дазваляюць экспартаваць подпісы электроннай пошты ў Outlook бясплатна. Але ўсё ж некаторыя робяць.

Напрыклад, каб скапіяваць свой подпіс электроннай пошты, створаны з дапамогай генератара Newoldstamp, у Outlook, проста пстрыкніце значок Outlook і ўбачыце падрабязныя пакрокавыя інструкцыі:

Акрамя таго, існуе шэраг спецыялізаваных інструментаў для стварэння і кіравання подпісамі электроннай пошты Outlook, напрыклад:

• Exclaimer Signature Manager - праграмнае рашэнне для подпісаў электроннай пошты для Microsoft Outlook. Ён забяспечвае шэраг шаблонаў подпісаў электроннай пошты, якія дазваляюць ствараць прафесійныя подпісы Outlook, якія спалучаюць статычны тэкст з выявамі і дынамічнымі дадзенымі.
• Xink - дазваляе лёгка абнаўляць вашыя подпісы электроннай пошты ў розных паштовых кліентах, напрыкладяк Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce і іншыя.
• Signature-Switch - надбудова Outlook, якая паляпшае выкарыстанне подпісаў на аснове HTML.

Усе тры з'яўляюцца платнымі інструментамі, хаця даступныя пробныя версіі.

Вось як вы ствараеце, дадаяце і змяняеце подпісы ў Outlook. А цяпер усё скончана! Атрымлівайце задавальненне, распрацоўваючы свой новы подпіс Outlook, захоўвайце шрыфты чытэльнымі, колеры прыгожыя, графіку простую, і вы, безумоўна, пакінеце вялікае ўражанне на ўсіх атрымальнікаў электроннай пошты.

Каб наладзіць подпіс у Outlook, выканайце наступныя дзеянні.

1. На <1 На ўкладцы>Галоўная націсніце кнопку Новы ліст . Затым націсніце Подпіс > Подпісы… на ўкладцы Паведамленне ў групе Уключыць .

   

   Яшчэ адзін спосаб атрымаць доступ да функцыі Подпіс праз раздзел Файл > Параметры > Пошта > Подпісы… у Outlook 2010 і пазнейшых версіях. У Outlook 2007 і папярэдніх версіях гэта ўкладка Інструменты > Параметры > Фармат пошты > Подпісы… .

2. У любым выпадку адкрыецца дыялогавае акно Подпісы і канцылярскія прыналежнасці і пакажа спіс раней створаных подпісаў, калі такія маюцца.

   Каб дадаць новы подпіс, націсніце кнопку Новы пад Выберыце подпіс для рэдагавання і ўвядзіце імя для подпісу ў дыялогавым акне Новы подпіс .

   

3. У раздзеле Выберыце подпіс па змаўчанні зрабіце наступнае:
   • У Электронная пошта уліковы запіс , выберыце ўліковы запіс электроннай пошты, каб звязаць яго з толькі што створаным подпісам.
   • У выпадальным спісе Новыя паведамленні абярыце подпіс, які будзе аўтаматычна дадавацца да ўсіх новых паведамленняў. Калі вы не жадаеце, каб Outlook аўтаматычна дадаваў подпіс электроннай пошты да новых паведамленняў, пакіньце параметр па змаўчанні (няма).
   • Адспіс Адказы/перасылкі , выберыце подпіс для адказаў і перанакіраваных паведамленняў або пакіньце параметр па змаўчанні (няма).
4. Увядзіце подпіс у поле Рэдагаваць подпіс і націсніце OK, каб захаваць новы подпіс электроннай пошты Outlook. Гатова!

   

Аналагічным чынам вы можаце стварыць іншы подпіс для іншага ўліковага запісу , напрыклад, адзін подпіс для асабістых лістоў і іншы для дзелавых лістоў.

Вы нават можаце стварыць дзве розныя подпісы электроннай пошты для аднаго ўліковага запісу , скажам, больш доўгі подпіс для новых паведамленняў і больш кароткі і просты для адказаў і перасылак. Як толькі вы ўсталюеце подпісы электроннай пошты, усе яны з'явяцца ў выпадаючых спісах Новыя паведамленні і Адказы/перасылкі :

Парада. Гэты прыклад паказвае вельмі простую тэкставую подпіс толькі ў дэманстрацыйных мэтах. Калі вы ствараеце афіцыйны электронны подпіс, вы можаце аформіць яго ў дзелавым стылі і ўключыць лагатып брэнда, які можна націснуць, і значкі сацыяльных сетак. Вы знойдзеце адпаведную інфармацыю і падрабязныя крокі ў гэтым раздзеле: Як стварыць прафесійны подпіс электроннай пошты ў Outlook.

Як дадаць подпіс у Outlook

Microsoft Outlook дазваляе наладзіць параметры подпісу па змаўчанні, каб выбраны подпіс дадаваўся да ўсіх новых паведамленняў і/ці адказаў і аўтаматычна перасылаўся; ці вы можаце ўставіць aподпіс у асобным паведамленні электроннай пошты ўручную.

Як аўтаматычна дадаць подпіс у Outlook

Калі вы ўважліва сачылі за папярэднім раздзелам гэтага падручніка, вы ўжо ведаеце, як мець подпіс аўтаматычна дадаецца ў новыя паведамленні, адказы і перасылкі.

Усё, што вам трэба зрабіць, гэта выбраць патрэбны подпіс(-і) па змаўчанні для кожнага з вашых уліковых запісаў. Як вы памятаеце, гэтыя параметры знаходзяцца ў раздзеле Выбраць подпіс па змаўчанні дыялогавага акна Подпісы і канцылярскія прыналежнасці і даступныя пры стварэнні новага подпісу Outlook або змяненні існуючага подпісу.

Напрыклад, на наступным скрыншоце я наладжваю подпіс для свайго ўліковага запісу « Sales » і выбіраю подпіс Formal для новых паведамленняў і Short подпіс для адказаў і перасылак.

Устаўце подпіс электроннай пошты Outlook у паведамленні ўручную

Калі вы не хочаце аўтаматычна падпісваць свае паведамленні электроннай пошты, альтэрнатывай з'яўляецца каб дадаць подпіс да кожнага паведамлення ўручную. У гэтым выпадку вы ўсталюеце подпіс па змаўчанні (няма) :

І потым, калі пішаце новае паведамленне або адказваеце на ліст, націсніце кнопку Подпіс на ўкладцы Паведамленне > Уключыць групу і выберыце патрэбны подпіс:

Як змяніць подпіс у Outlook

Як вы толькі што бачылі, стварыць подпіс у Outlook не складае вялікай працы.Змяніць існуючы подпіс электроннай пошты аднолькава проста. Проста адкрыйце акно Подпіс і канцылярскія прыналежнасці з аглядам існуючых подпісаў, як паказана ў раздзеле "Як стварыць подпіс у Outlook - Крок 1", і зрабіце любое з наступнага:

• Каб перайменаваць подпіс Outlook, пстрыкніце подпіс у раздзеле Выберыце подпіс для рэдагавання і націсніце Перайменаваць . З'явіцца поле Перайменаваць подпіс уверх, дзе вы ўводзіце новае імя, і націскаеце OK, каб захаваць змены.
• Каб змяніць знешні выгляд любога тэксту ў подпісе электроннай пошты Outlook, выкарыстоўвайце міні-панэль інструментаў фарматавання ўверсе Рэдагаваць подпіс
• Каб змяніць уліковы запіс электроннай пошты , звязаны з подпісам, або змяніць тып паведамлення (новыя паведамленні, адказы/перасылка ), выкарыстоўвайце адпаведны выпадальны спіс у раздзеле Выбраць подпіс па змаўчанні ў правай частцы дыялогавага акна Подпісы і канцылярскія прыналежнасці .

Як дадаць выяву ў подпіс Outlook

Калі вы маеце зносіны з вялікай колькасцю людзей па-за вашай арганізацыі, вы можаце персаналізаваць свой электронны подпіс, дадаўшы лагатып вашай кампаніі, вашу асабістую фатаграфію, абразкі ў сацыяльных сетках, адсканаваную выяву вашага ўласнаручнага подпісу або іншую выяву.

Як і ўсё, што звязана з подпісамі Outlook , дадаць малюнак вельмі проста і проста.

1. Адкрыйце Подпісы іДыялогавае акно Stationery (як вы памятаеце, самы хуткі спосаб - націснуць Новы ліст на ўкладцы Галоўная , а затым націснуць Подпіс > Подпісы… на ўкладцы Паведамленне ).
2. У раздзеле Выберыце подпіс для рэдагавання пстрыкніце подпіс, да якога вы хочаце дадаць малюнак, або пстрыкніце Кнопка Новы для стварэння новага подпісу.
3. У полі Рэдагаваць подпіс пстрыкніце там, дзе вы хочаце дадаць малюнак, а затым націсніце Уставіць малюнак кнопка на панэлі інструментаў.

Outlook дазваляе дадаваць малюнкі ў наступных фарматах: .png, .jpg, .bmp і .gif.

Калі замест (або разам з) лагатыпам вашай кампаніі вы дадалі значкі сацыяльных сетак, відавочна, вы захочаце звязаць іх значкі ў адпаведныя профілі, і ў наступным раздзеле тлумачыцца, як гэта зрабіць.

Як дадаць гіперспасылкі ў подпіс Outlook

Натуральна, нішто не перашкаджае вам дадаць спасылку на ваш вэб-сайт шляхам набраўшы яго цалкам. Але назва кампаніі, якая спасылаецца на ваш карпаратыўны вэб-сайт, безумоўна, будзе выглядаць прыгажэй.

Каб любы тэкст у вашым подпісе Outlook можна было націснуць, проста зрабіце наступнае:

1. У Рэдагавацьполе подпісу , выберыце тэкст і націсніце кнопку Гіперспасылка на панэлі інструментаў.

   Калі тэкст гіперспасылкі яшчэ не дададзены да подпісу, вы можаце проста навесці паказальнік мышы на месца, дзе хочаце дадаць спасылку, і націснуць кнопку Гіперспасылка .

   

2. У акне Уставіць гіперспасылку зрабіце наступнае:
   • У полі Тэкст для адлюстравання увядзіце тэкст, які вы хочаце зрабіць клікабельным (калі вы вылучылі любы тэкст перад націскам кнопкі Гіперспасылка , гэты тэкст з'явіцца ў полі аўтаматычна).
   • У Адрасе поле, увядзіце поўны URL.
   • Націсніце ОК .

   

3. У Подпісы і Канцылярскія прыналежнасці , націсніце ОК , каб захаваць змены.

Як зрабіць малюнак у вашым подпісе Outlook даступным для націску

Каб зрабіць лагатып, сацыяльны абразкі або іншы малюнак у подпісе электроннай пошты Outlook, які можна націснуць, дадайце гіперспасылкі на гэтыя выявы. Для гэтага выканайце апісаныя вышэй дзеянні, з той толькі розніцай, што замест тэксту вы вылучыце малюнак. Напрыклад, вось як вы можаце зрабіць лагатып вашай кампаніі клікабельным:

1. У полі Рэдагаваць подпіс выберыце лагатып і націсніце кнопку Гіперспасылка на панэль інструментаў.

Вось і ўсё! Лагатып вашага брэнда стаў клікабельным праз гіперспасылку. Упадобным чынам вы можаце дадаць спасылкі на значкі сацыяльных сетак, такіх як LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube і г.д.

Стварыце подпіс Outlook на аснове візітнай карткі

Іншы хуткі спосаб стварыць подпіс у Outlook заключаецца ў тым, каб уключыць візітную картку (vCard), якая змяшчае вашу кантактную інфармацыю.

Паколькі візітныя карткі ствараюцца Outlook аўтаматычна на аснове кантактаў, якія захоўваюцца ў вашай адраснай кнізе, не забудзьцеся спачатку стварыць свой уласны кантакт. Для гэтага націсніце Людзі ў ніжняй частцы экрана ў Outlook 2013 і пазнейшых версіях ( Кантакты у Outlook 2010 і больш ранніх версіях), перайдзіце на ўкладку Галоўная > Група Новы і націсніце Новы кантакт . Большая частка працы зроблена!

А цяпер стварыце новы подпіс Outlook і націсніце кнопку Візітная картка на міні-панэлі інструментаў, як паказана на скрыншоце ніжэй. Гэта адлюструе ваш спіс кантактаў Outlook, дзе вы выбіраеце свой уласны кантакт і націскаеце OK.

Заўвага. Пры ўстаўцы подпісу на аснове vCard у электронны ліст будзе аўтаматычна далучаны файл .vcf, які змяшчае вашу візітную картку. Каб гэтага не здарылася, вы можаце скапіяваць візітную картку непасрэдна з кантактаў Outlook, а потым уставіць скапіяваны відарыс у свой подпіс Outlook:

Стварэнне прафесійнага подпісу электроннай пошты Outlook (з выявай, спасылкамі і значкі сацыяльных сетак)

У гэтым раздзеле прадстаўлены падрабязныя пакрокавыя інструкцыі аб тым, якстварыць больш складаны подпіс электроннай пошты, які ўключае вашу кантактную інфармацыю, фота і значкі сацыяльных сетак са спасылкамі на адпаведныя старонкі профілю. Паколькі міні-панэль інструментаў подпісаў Outlook забяспечвае абмежаваную колькасць опцый, мы збіраемся стварыць подпіс у новым паведамленні, а потым скапіяваць яго ў Подпісы Outlook.

1. Стварыце новае паведамленне, націснуўшы Кнопка "Новы ліст" на ўкладцы Галоўная старонка .
2. Устаўце табліцу для размяшчэння і асвятлення вашых кантактных дадзеных і малюнкаў.

   У новым акне паведамлення пераключыцеся на ўкладку Уставіць , націсніце Табліца і перацягніце курсор у сетку табліцы, каб выбраць колькасць радкоў і слупкоў, якія адпавядаюць вашаму электроннаму лісту макет подпісу.

   

   Табліца дапаможа вам сумясціць вашыя графічныя і тэкставыя элементы і ўнесці гармонію ў дызайн подпісу электроннай пошты Outlook.

   Калі вы не ўпэўнены колькі радкоў і слупкоў вам сапраўды спатрэбіцца, вы можаце дадаць 3 радкі і 3 слупкі, як мы робім у гэтым прыкладзе, і дадаць новыя або выдаліць дадатковыя радкі/слупкі пазней, калі спатрэбіцца.

3. Устаўце лагатып вашага брэнда або асабістую фатаграфію ў нейкую ячэйку табліцы (першая ячэйка ў гэтым прыкладзе).

   Каб зрабіць гэта, пастаўце курсор у ячэйку, куды вы хочаце дадаць выяву, і націсніце кнопку Малюнкі на ўкладцы Уставіць .

   

   Знайдзіце малюнак на вашым кампутары, выберыце яго і націсніце кнопку Уставіць .

4. Перацягнуць a