Ta vadnica pojasnjuje različne vidike podpisa v programu Outlook. Našli boste podrobne korake za ustvarjanje in spreminjanje podpisa v programu Outlook, samodejno dodajanje podpisa v vsa odhodna e-poštna sporočila in ročno vstavljanje v sporočilo. Naučili se boste tudi, kako narediti profesionalni podpis v programu Outlook s sliko in ikonami družabnih medijev, na katere je mogoče klikniti. Navodila bodo delovala za vse različice programa Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 in prejšnje.

Če pogosto komunicirate s prijatelji in družino, še posebej pa, če poslujete prek e-pošte, je vaš podpis ena najpomembnejših točk komunikacije. Pravijo, da je prvi vtis pomemben, pomemben pa je tudi zadnji, saj je pozitiven zadnji vtis trajen vtis!

V spletu obstajajo številni članki, nasveti in posebna orodja za ustvarjanje profesionalnega elektronskega podpisa. V tem priročniku se bomo osredotočili predvsem na praktične smernice "kako" za ustvarjanje, uporabo in spreminjanje podpisa v programu Outlook. Nekje med vrsticami boste našli tudi nekaj nasvetov za izdelavo osebnih, informativnih in pozornost vzbujajočih elektronskih podpisov v programu Outlook.

Kako ustvariti podpis v programu Outlook

Če imate več različnih e-poštnih računov, lahko za vsak račun nastavite drugačen podpis. Prav tako lahko podpis samodejno dodate vsem odhodnim sporočilom ali izberete, katere vrste sporočil naj vključujejo podpis.

Če želite v programu Outlook nastaviti podpis, naredite naslednje korake.

1. Na Domov kliknite zavihek Nova e-pošta in nato kliknite Podpis > Podpisi... na Sporočilo v zavihku Vključite skupina.

   

   Drug način za dostop do Podpis funkcija je prek Datoteka > Možnosti > Pošta oddelek> Podpisi... v Outlooku 2010 in novejših različicah. V Outlooku 2007 in prejšnjih različicah je to Orodja > Možnosti > Format pošte zavihek> Podpisi... .

2. V vsakem primeru je Podpisi in pisarniški material odpre se pogovorno okno, v katerem je prikazan seznam predhodno ustvarjenih podpisov, če obstajajo.

   Če želite dodati nov podpis, kliknite Novo gumb pod Izberite podpis, ki ga želite urediti in vnesite ime za podpis v polje Nov podpis pogovorno okno.

   

3. Na podlagi Izberite privzeti podpis naredite naslednje:
   • V e-poštni račun v spustnem seznamu izberite e-poštni račun, ki ga želite povezati z novo ustvarjenim podpisom.
   • V Nova sporočila spustnem seznamu izberite podpis, ki se samodejno doda vsem novim sporočilom. Če ne želite, da Outlook novim sporočilom samodejno doda kakršen koli e-poštni podpis, pustite privzeto možnost (ni).
   • Od Odgovori/napredovanje izberite podpis za odgovore in posredovana sporočila ali pustite privzeto možnost (ni).
4. Vnesite podpis v Urejanje podpisa in kliknite V redu, da shranite nov e-poštni podpis Outlooka. Končano!

   

Na podoben način lahko ustvarite drugačen podpis za drug račun , na primer en podpis za osebna e-poštna sporočila in drug za poslovna e-poštna sporočila.

Ustvarite lahko celo dva različni e-poštni podpisi za isti račun , recimo daljši podpis za nova sporočila ter krajši in preprostejši za odgovore in posredovana sporočila. Ko boste nastavili svoje e-poštne podpise, bodo vsi prikazani v Nova sporočila in . Odgovori/napredovanje spustni seznami:

Nasvet. Ta primer prikazuje zelo preprost besedilni podpis samo v predstavitvene namene. Če ustvarjate uradni e-poštni podpis, ga boste morda želeli oblikovati na posloven način ter vključiti logotip blagovne znamke, ki ga je mogoče klikniti, in ikone družabnih medijev. Ustrezne informacije in podrobne korake boste našli v tem razdelku: Kako ustvariti profesionalni e-poštni podpis v programu Outlook.

Kako dodati podpis v programu Outlook

Microsoft Outlook vam omogoča, da konfigurirate privzete nastavitve podpisa, tako da se izbrani podpis samodejno doda vsem novim sporočilom in/ali odgovorom ter posredovanim sporočilom; lahko pa podpis ročno vstavite v posamezno e-poštno sporočilo.

Kako samodejno dodati podpis v programu Outlook

Če ste pozorno spremljali prejšnji del tega vadnice, že veste, kako je treba podpisati samodejno dodan na nova sporočila, odgovore in posredovana sporočila.

Vse, kar morate storiti, je, da izberete želeni privzeti podpis za vsak račun. Te možnosti se nahajajo v razdelku Izberite privzeti podpis v razdelku Podpisi in pisarniški material pogovorno okno in so na voljo pri ustvarjanju novega podpisa Outlooka ali spreminjanju obstoječega podpisa.

Na naslednji sliki zaslona sem na primer nastavil podpis za svoj Prodaja ' in izberite Uradni podpis za nova sporočila in Kratek podpis za odgovore in posredovanja.

Ročno vstavite e-poštni podpis programa Outlook v sporočila

Če ne želite samodejno podpisovati e-poštnih sporočil, lahko podpis v vsako sporočilo dodate ročno. V tem primeru nastavite privzeti podpis na (ni) :

Ko sestavljate novo sporočilo ali odgovarjate na e-pošto, kliknite Podpis gumb na Sporočilo zavihek> Vključite in izberite želeni podpis:

Kako spremeniti podpis v programu Outlook

Kot ste pravkar videli, ustvarjanje podpisa v programu Outlook ni nič posebnega. Enako enostavno je tudi spreminjanje obstoječega e-poštnega podpisa. Podpis in pisarniški material okno s pregledom obstoječih podpisov, kot je prikazano v Kako ustvariti podpis v programu Outlook - korak 1, in naredite kar koli od naslednjega:

• Na naslov preimenovanje podpis v programu Outlook, kliknite na podpis pod Izberite podpis, ki ga želite urediti in kliknite Preimenovanje Spletna stran Preimenovanje podpisa prikaže se okno, v katerega vnesite novo ime in kliknite OK, da shranite spremembe.
• Na naslov spremenite videz katerega koli besedila. v podpis e-pošte v programu Outlook, uporabite mini orodno vrstico za oblikovanje na vrhu Urejanje podpisa
• Na naslov spreminjanje e-poštnega računa povezano s podpisom, ali spremenite vrsta sporočila (nova sporočila, odgovori/prejeta sporočila), uporabite ustrezen spustni seznam pod Izberite privzeti podpis v desnem delu Podpisi in pisarniški material pogovorno okno.

Kako dodati sliko v podpis programa Outlook

Če komunicirate z veliko ljudmi zunaj organizacije, boste morda želeli e-poštni podpis prilagoditi tako, da dodate logotip podjetja, osebno fotografijo, ikone družabnih omrežij, skenirano sliko lastnoročnega podpisa ali drugo sliko.

Dodajanje slike je tako kot vse drugo, kar je povezano s podpisi v programu Outlook, zelo enostavno in preprosto.

1. Odprite Podpisi in pisarniški material pogovorno okno (saj se spomnite, da je najhitrejši način, da kliknete Nova e-pošta na Domov in nato kliknite zavihek Podpis > Podpisi... na Sporočilo zavihek).
2. Pod naslovom Izberite podpis, ki ga želite urediti, kliknite podpis, ki mu želite dodati sliko, ali kliknite Novo za ustvarjanje novega podpisa.
3. V Urejanje podpisa kliknite mesto, kamor želite dodati sliko, nato pa kliknite Vstavljanje slike v orodni vrstici.

Outlook omogoča dodajanje slik v naslednjih formatih: .png, .jpg, .bmp in .gif.

Če ste namesto logotipa podjetja (ali skupaj z njim) dodali ikone družabnih medijev, jih seveda želite povezati z ustreznimi profili, v naslednjem razdelku pa je pojasnjeno, kako to storiti.

Kako dodati hiperpovezave v podpis programa Outlook

Seveda vam nič ne preprečuje, da povezavo do svoje spletne strani dodate tako, da jo vnesete v celoti. Vendar bo ime podjetja, ki je povezano s spletno stranjo vašega podjetja, vsekakor videti lepše.

Če želite, da lahko kliknete na katero koli besedilo v podpisu v programu Outlook, naredite naslednje:

1. V Urejanje podpisa izberite besedilo in kliknite polje Hiperpovezava v orodni vrstici.

   Če besedilo hiperpovezave še ni dodano podpisu, lahko preprosto postavite kazalec miške na mesto, kamor želite dodati povezavo, in kliknete Hiperpovezava gumb.

   

2. V Vstavljanje hiperpovezave naredite naslednje:
   • V Besedilo za prikaz vnesite besedilo, ki ga želite narediti klikljivega (če ste pred klikom na polje Hiperpovezava se bo besedilo samodejno pojavilo v polju).
   • V Naslov vnesite celoten naslov URL.
   • Kliknite . V REDU .

   

3. V Podpisi in pisarniški material kliknite okno V REDU da shranite spremembe.

Kako ustvariti sliko v podpisu Outlooka, ki jo je mogoče klikniti

Če želite, da je logotip, ikone družabnih omrežij ali druge slike v e-poštnem podpisu v programu Outlook mogoče klikniti, tem slikam dodajte hiperpovezave. Za to izvedite zgornje korake, le da namesto besedila izberete sliko. Na primer, tukaj je prikazano, kako lahko logotip podjetja naredite klikljiv:

1. V Urejanje podpisa izberite logotip in kliknite Hiperpovezava v orodni vrstici.

Logotip vaše blagovne znamke je postal hiperpovezava, na katero lahko kliknete. Na podoben način lahko dodate povezave do ikon družbenih medijev, kot so LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube itd.

Ustvarjanje podpisa v programu Outlook na podlagi vizitke

Drug hiter način za ustvarjanje podpisa v programu Outlook je vključitev vizitke (vCard), ki vsebuje vaše kontaktne podatke.

Ker Outlook vizitke samodejno ustvari na podlagi stikov, shranjenih v imeniku, najprej ustvarite svoj stik. Za to kliknite Ljudje na dnu zaslona v programu Outlook 2013 in novejših ( Kontakti v programu Outlook 2010 in prejšnjih), pojdite v Domov zavihek> Novo in kliknite Nov stik . Večji del dela je opravljen!

Zdaj ustvarite nov podpis v programu Outlook in kliknite Vizitka gumb v mini orodni vrstici, kot je prikazano na spodnji sliki. Prikazal se bo seznam stikov v programu Outlook, na katerem izberete svoj stik in kliknete V redu.

Opomba: Če v e-poštno sporočilo vstavite podpis na podlagi vCard, se samodejno priloži datoteka .vcf, ki vsebuje vašo vizitko. Če želite to preprečiti, lahko kopirate vizitko neposredno iz stikov v programu Outlook in nato kopirano sliko vstavite v podpis v programu Outlook:

Ustvarjanje profesionalnega podpisa e-pošte v programu Outlook (s sliko, povezavami in ikonami družabnih omrežij)

V tem razdelku so na voljo podrobna navodila po korakih za ustvarjanje kompleksnejšega e-poštnega podpisa, ki vključuje vaše kontaktne podatke, fotografijo in ikone družabnih omrežij s povezavami do ustreznih profilnih strani. Ker mini orodna vrstica za podpis v programu Outlook ponuja omejeno število možnosti, bomo podpis ustvarili v novem sporočilu in ga nato kopirali v Outlook Podpisi.

1. Ustvarite novo sporočilo s klikom na Nova e-pošta gumb na Domov zavihek.
2. Vstavite tabelo, v kateri bodo shranjeni in osvetljeni vaši kontaktni podatki in slike.

   V novem oknu sporočila preklopite na Vstavite kliknite zavihek Tabela in povlecite kazalec v mrežo tabele, da izberete število vrstic in stolpcev, ki ustrezajo postavitvi vašega e-poštnega podpisa.

   

   Tabela vam bo pomagala uskladiti grafične in besedilne elemente ter uskladiti oblikovanje e-poštnega podpisa v programu Outlook.

   Če niste prepričani, koliko vrstic in stolpcev boste dejansko potrebovali, lahko dodate 3 vrstice in 3 stolpce, kot v tem primeru, in pozneje po potrebi dodate ali izbrišete dodatne vrstice/stolpce.

3. Vstavite logotip svoje blagovne znamke ali osebno fotografijo v neko celico tabele (v tem primeru v prvo celico).

   To storite tako, da postavite kazalec v celico, v katero želite dodati sliko, in kliknete Slike gumb na Vstavite zavihek.

   

   Poiščite sliko v računalniku, jo izberite in kliknite Vstavite gumb.

4. Če želite sorazmerno spremeniti velikost slike, povlecite diagonalno dvoglavo puščico v kotu slike.

Tako boste lahko sliko v prvem stolpcu razporedili na poljubno mesto z uporabo Uskladitev možnosti na Postavitev zavihek.

Prepričajte se, da ste izbrali celotno tabelo, nato pa pojdite v Oblikovanje kliknite zavihek Meje in izberite Brez meje .

Če želite ločiti vsebino podpisa, lahko po želji narišete nekaj navpičnih ali vodoravnih robov z uporabo Slikar meja in možnost Barva pisala po vaši izbiri:

Če želite, da so delilniki tanjši ali debelejši, poskusite z različnimi Stili črt in . Uteži vrstic (te možnosti se nahajajo tik nad Barva pisala na Oblikovanje v zavihku Meje skupina).

Nato prilepite svoj podpis s pritiskom kombinacije tipk Ctrl + V ali z desnim klikom kjer koli v besedilnem polju pod Urejanje podpisa in izberite Paste iz kontekstnega menija:

Tukaj je še en primer podpisa e-pošte v programu Outlook, ustvarjen na enak način, vendar z drugačno barvno paleto in postavitvijo:

Kako varnostno kopirati podpise v programu Outlook

Ko ustvarite čudovite podpise e-pošte v programu Outlook, jih boste verjetno želeli varnostno kopirati ali izvoziti v drug računalnik.

Kot smo že omenili, je skoraj vse, kar je povezano s podpisi v programu Outlook, zelo enostavno narediti. Postopek varnostnega kopiranja ni izjema. Kopirati morate samo celotno vsebino Podpisi v varnostno kopijo. Če želite obnoviti podpise e-pošte v programu Outlook, preprosto kopirajte te datoteke in mape nazaj v varnostno kopijo. Podpisi mapo v računalniku.

Privzeta lokacija Podpis mapa je naslednja:

• V operacijskem sistemu Windows XP

C:\Dokumenti in nastavitve\%uporabniško ime%\Podatki o aplikacijah\Microsoft\Podpisi

C:\Uporabniki\%uporabniško ime%\AppData\Roaming\Microsoft\Podpisi

Hiter način iskanja Podpis mapo v računalniku, je, da odprete Outlook, kliknete Datoteka > Možnosti > Pošta , nato pa med klikanjem na ikono Podpisi... gumb:

Prilagodite različico navadnega besedila e-poštnega podpisa Outlook HTML

Ko ustvarjate e-poštni podpis HTML z lastnimi barvami, slikami in povezavami, se zavedajte, da morda ne bo prikazan tako, kot ste ga zasnovali za vse.

Nekateri prejemniki e-pošte imajo na primer Preberite vso standardno pošto v navadnem besedilu izbrana možnost v njihovem programu Outlook Trust Center in posledično bodo v vašem elektronskem podpisu in celotnem besedilu sporočila izklopljene vse oblike, slike in povezave. Na primer, v načrtovanem besedilnem sporočilu se moj čudoviti html podpis Outlooka spremeni v tole:

Čeprav ne morete storiti ničesar glede oblikovanja, logotipa blagovne znamke ali osebne fotografije, saj format navadnega besedila ne podpira ničesar od tega, lahko vsaj popravite svoje hiperpovezave, ki vsebujejo ustrezne informacije. Ko rečem "popravite", mislim na to, da bo celoten naslov URL prikazan v različici navadnega besedila vašega podpisa html v programu Outlook.

Če želite urediti samo navaden besedilni podpis, odprite ustrezno datoteko .txt neposredno v programu Mapa s podpisi in vnesite zahtevane spremembe. podrobni koraki so navedeni v nadaljevanju.

1. Odprite mapo s podpisi, kot je razloženo tukaj.
2. Poiščite datoteko .txt z imenom, ki ustreza imenu vašega podpisa v programu Outlook. V tem primeru bom popravil povezavo v podpisu z imenom " Uradni ", zato poiščem Formal.txt datoteka:

Nasvet. Priporočam, da si naknadno naredite varnostno kopijo podpisov v programu Outlook, saj bodo spremembe, ki ste jih naredili v podpisu v navadnem besedilu, prepisane, ko boste v programu Outlook spremenili prvotni podpis html.

Outlook e-poštni podpis generatorji

Dobra novica je, da obstaja veliko spletnih generatorjev e-poštnih podpisov, ki ponujajo izbor lepo oblikovanih predlog za e-poštne podpise. Slaba novica je, da jih zelo malo omogoča brezplačen izvoz e-poštnih podpisov v Outlook.

Če želite na primer kopirati e-poštni podpis, ustvarjen z generatorjem Newoldstamp, v Outlook, preprosto kliknite ikono Outlook in videli boste podrobna navodila po korakih:

Poleg tega obstajajo številna specializirana orodja za ustvarjanje in upravljanje e-poštnih podpisov v programu Outlook, na primer:

• Exclaimer Signature Manager - programska rešitev za elektronske podpise za Microsoft Outlook. Zagotavlja številne predloge za elektronske podpise, s katerimi lahko ustvarite profesionalne podpise za Outlook, ki združujejo statično besedilo s slikami in dinamičnimi podatki.
• Xink - omogoča enostavno posodabljanje e-poštnih podpisov v različnih e-poštnih odjemalcih, kot so Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce in drugi.
• Signature-Switch - dodatek za Outlook, ki izboljša uporabo podpisov, ki temeljijo na HTML.

Vsa tri orodja so plačljiva, čeprav so na voljo poskusne različice.

Tako ustvarjate, dodajate in spreminjate podpise v programu Outlook. Zdaj je vse prepuščeno vam! Zabavajte se pri oblikovanju svojega novega podpisa v programu Outlook, ohranite berljive pisave, lepe barve, preprosto grafiko in zagotovo boste pustili odličen trajen vtis na vse prejemnike e-pošte.