این آموزش جنبه های مختلف امضای Outlook را توضیح می دهد. مراحل دقیق ایجاد و تغییر امضا را در Outlook پیدا خواهید کرد، به همه ایمیل‌های ارسالی امضا اضافه می‌کنید و به صورت دستی آن را در پیام وارد می‌کنید. همچنین، یاد خواهید گرفت که چگونه با یک تصویر و آیکون های رسانه های اجتماعی قابل کلیک، یک امضای حرفه ای Outlook بسازید. دستورالعمل‌ها برای همه نسخه‌های Outlook 365، Outlook 2021، Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013 و نسخه‌های قبلی کار می‌کنند.

اگر اغلب با دوستان و خانواده خود ارتباط برقرار می‌کنید، مخصوصاً اگر رفتار می‌کنید. تجارت از طریق ایمیل، امضای شما یکی از ضروری ترین نقاط ارتباطی است. آنها می گویند اولین برداشت مهم است، و آخرین تأثیر نیز مهم است، زیرا آخرین تأثیر مثبت یک تأثیر ماندگار است!

در وب، مقالات، نکات و ابزارهای ویژه زیادی برای ایجاد یک امضای ایمیل حرفه ای وجود دارد. در این آموزش، ما بیشتر بر روی دستورالعمل‌های کاربردی «چگونگی» برای ایجاد، استفاده و تغییر یک امضا در Outlook تمرکز خواهیم کرد. در جایی بین خطوط، نکاتی را نیز برای ایجاد امضاهای ایمیل Outlook شخصی، آموزنده و جلب توجه خواهید یافت.

نحوه ایجاد امضا در Outlook

ایجاد یک امضای ساده در Outlook آسان است. اگر چند حساب ایمیل مختلف دارید، می توانید برای هر حساب امضای متفاوتی تنظیم کنید. همچنین، شما می توانید به طور خودکار یک را اضافه کنیدفلش دو طرفه مورب در گوشه تصویر خود برای تغییر اندازه متناسب تصویر در صورت نیاز.

با استفاده از گزینه‌های Alignment در برگه Layout ، تصویر را در هر موقعیتی در ستون اول مرتب کنید.

حتماً کل جدول را انتخاب کنید، سپس به برگه طراحی بروید، روی Borders کلیک کنید و No Border را انتخاب کنید.

به صورت اختیاری، برای جدا کردن محتوای امضا، می‌توانید چند حاشیه عمودی یا افقی را با استفاده از گزینه Border Painter و Pen Color رنگ آمیزی کنید. انتخاب کنید:

برای نازک‌تر یا ضخیم‌تر کردن تقسیم‌کننده‌ها، با سبک‌های خط و وزن‌های خط مختلف آزمایش کنید (این گزینه‌ها درست هستند بالای Pen Color در برگه Design در گروه Borders ).

و سپس، امضای خود را با فشار دادن Ctrl + V قرار دهید، یا در هر نقطه از کادر متنی در زیر Edit Signature کلیک راست کرده و Paste<را انتخاب کنید. 12> از منوی زمینه:

و در اینجا نمونه دیگری از امضای ایمیل Outlook است که به همین روش اما با پالت رنگ و طرح بندی متفاوت ایجاد شده است:

چگونه از امضاهای Outlook خود نسخه پشتیبان تهیه کنید

بعد از اینکه امضاهای ایمیل زیبای Outlook خود را ایجاد کردید، احتمالاً می خواهید از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید یا به رایانه دیگری صادر کنید.

همانطور که قبلاً ذکر شد، تقریباً همه چیز مربوط به امضاهای Outlook بسیار آسان است. فرآیند پشتیبان گیری از این قاعده مستثنی نیست. فقط باید کل محتویات پوشه Signatures را در محل پشتیبان خود کپی کنید. برای بازیابی امضاهای ایمیل Outlook خود، کافی است آن فایل ها و پوشه ها را دوباره در پوشه Signatures در رایانه خود کپی کنید.

موقعیت پیش فرض پوشه Signature به شرح زیر است. :

• در ویندوز XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

یک راه سریع برای پیدا کردن یک پوشه امضا در دستگاه شما این است که Outlook را باز کنید، روی File > Options > Mail کلیک کنید، و سپس هنگام کلیک بر روی دکمه Signatures… کلید Ctrl را نگه دارید:

نسخه متنی ساده امضای ایمیل Outlook HTML را سفارشی کنید

هنگام ایجاد امضای ایمیل HTML بارنگ ها، تصاویر و پیوندهای سفارشی شما، توجه داشته باشید که ممکن است به شکلی که شما آن را برای همه طراحی کرده اید به نظر نرسد.

به عنوان مثال، برخی از گیرندگان ایمیل شما ممکن است خواندن همه نامه های استاندارد به صورت متن ساده را داشته باشند. گزینه در تنظیمات Trust Center Outlook آنها انتخاب شده است و در نتیجه تمام قالب‌بندی، تصاویر و پیوندها در امضای ایمیل شما و همچنین در کل متن پیام خاموش می‌شوند. به عنوان مثال، در یک پیام متنی طرح، امضای دوست داشتنی html Outlook من به این شکل تبدیل می شود:

در حالی که شما نمی توانید کاری در مورد قالب بندی، لوگوی برند یا عکس شخصی خود انجام دهید زیرا ساده است. فرمت متن هیچ یک از این ها را پشتیبانی نمی کند، حداقل می توانید لینک های حاوی اطلاعات مربوطه را اصلاح کنید. وقتی می گویم "اصلاح"، منظورم این است که URL کامل را در نسخه متنی امضای html Outlook خود نشان دهید.

برای ویرایش فقط یک امضای متن ساده، فایل .txt مربوطه را مستقیماً در <1 باز کنید>پوشه Signatures ، و تغییرات مورد نیاز را انجام دهید. مراحل دقیق در زیر دنبال می شوند.

1. پوشه Signatures خود را همانطور که در اینجا توضیح داده شده است باز کنید.
2. فایل txt. را با نام مربوط به نام امضای Outlook خود بیابید. در این مثال، من قصد دارم پیوندی را در امضا به نام " Formal " تعمیر کنم، بنابراین به دنبال فایل Formal.txt می‌گردم:

نکته. اکیداً توصیه می‌کنم پس از آن از امضاهای Outlook خود نسخه پشتیبان تهیه کنید، زیرا ویرایش‌هایی که در امضای متن ساده انجام داده‌اید پس از تغییر امضای html اصلی خود در Outlook رونویسی می‌شوند.

مولدهای امضای ایمیل Outlook

خبر خوب این است که تعداد زیادی مولد امضای ایمیل آنلاین وجود دارد که مجموعه‌ای از قالب‌های امضای ایمیل با طراحی زیبا را ارائه می‌دهند. خبر بد این است که تعداد بسیار کمی از آنها اجازه می دهند امضای ایمیل خود را به صورت رایگان به Outlook صادر کنند. اما هنوز هم برخی این کار را انجام می دهند.

به عنوان مثال، برای کپی کردن امضای ایمیل خود که با مولد Newoldstamp در Outlook ایجاد شده است، به سادگی روی نماد Outlook کلیک کنید و دستورالعمل های گام به گام دقیق را مشاهده خواهید کرد:

علاوه بر این، تعدادی ابزار تخصصی برای ایجاد و مدیریت امضاهای ایمیل Outlook وجود دارد، به عنوان مثال:

• Exclaimer Signature Manager - راه حل نرم افزار امضای ایمیل برای Microsoft Outlook. تعدادی الگوی امضای ایمیل را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد امضاهای حرفه ای Outlook ایجاد کنید که متن ایستا را با تصاویر و داده های پویا ترکیب می کند.
• Xink - به روز رسانی امضاهای ایمیل خود را در کلاینت های ایمیل مختلف آسان می کند.مانند Outlook، Office 365، Google Apps for Work، Salesforce و دیگران.
• Signature-Switch - یک افزونه Outlook که استفاده از امضاهای مبتنی بر HTML را بهبود می بخشد.

هر سه مورد ابزارهای پولی هستند، اگرچه نسخه های آزمایشی موجود است.

به این ترتیب امضاها را در Outlook ایجاد، اضافه و تغییر می دهید. و اکنون، آن را به شما! از طراحی امضای جدید Outlook خود لذت ببرید، فونت ها را خوانا نگه دارید، رنگ ها را زیبا و گرافیکی ساده داشته باشید و مطمئناً تأثیر ماندگاری عالی بر روی همه گیرندگان ایمیل خود خواهید گذاشت.

برای تنظیم امضا در Outlook، مراحل زیر را انجام دهید.

1. در <1 برگه>Home ، روی دکمه ایمیل جدید کلیک کنید. و سپس روی امضا > امضا… در برگه پیام ، در گروه شامل کلیک کنید.

   

   راه دیگر برای دسترسی به ویژگی امضا از طریق بخش File > گزینه ها > Mail > است. امضاها… در Outlook 2010 به بعد. در Outlook 2007 و نسخه‌های قبلی، تب ابزارها > گزینه‌ها > فرمت نامه > امضاها… است.

   همچنین ببینید: قالب های اکسل: نحوه ساخت و استفاده
2. در هر صورت، پنجره گفتگوی امضاها و لوازم التحریر باز می شود و لیستی از امضاهای ایجاد شده قبلی، در صورت وجود، نمایش داده می شود.

   برای افزودن امضای جدید، روی دکمه جدید در زیر انتخاب امضا برای ویرایش کلیک کنید و نامی را برای امضا در کادر گفتگوی امضای جدید تایپ کنید. .

   

3. در بخش انتخاب امضای پیش فرض ، موارد زیر را انجام دهید:
   • در ایمیل حساب لیست کشویی، یک حساب ایمیل را برای مرتبط کردن با امضای تازه ایجاد شده انتخاب کنید.
   • در فهرست کشویی پیام های جدید ، امضایی را انتخاب کنید تا به طور خودکار به همه پیام های جدید اضافه شود. اگر نمی‌خواهید Outlook به طور خودکار امضای ایمیلی را به پیام‌های جدید اضافه کند، گزینه پیش‌فرض (هیچ‌کدام) را رها کنید.
   • ازلیست پاسخ‌ها/موارد ارسال ، امضای پاسخ‌ها و پیام ارسال‌شده را انتخاب کنید، یا گزینه پیش‌فرض (هیچ) را رها کنید.
4. امضا را در <1 تایپ کنید کادر>ویرایش امضا ، و روی OK کلیک کنید تا امضای ایمیل Outlook جدید شما ذخیره شود. انجام شد!

   

   > برای ایمیل‌های تجاری.

   حتی می‌توانید دو امضای ایمیل متفاوت برای یک حساب ایجاد کنید ، مثلاً یک امضای طولانی‌تر برای پیام‌های جدید، و یک امضای کوتاه‌تر و ساده‌تر برای پاسخ‌ها و ارسال‌ها. به محض اینکه امضاهای ایمیل خود را تنظیم کردید، همه آنها در لیست های کشویی پیام های جدید و پاسخ ها/موارد ارسال ظاهر می شوند:

   

   نکته. این مثال یک امضای متنی بسیار ساده را فقط برای اهداف نمایشی نشان می دهد. اگر در حال ایجاد یک امضای ایمیل رسمی هستید، ممکن است بخواهید آن را به روشی تجاری طراحی کنید و لوگوی تجاری قابل کلیک و نمادهای رسانه های اجتماعی را در آن قرار دهید. اطلاعات مرتبط و مراحل دقیق را در این بخش خواهید دید: نحوه ایجاد یک امضای ایمیل حرفه ای در Outlook.

   نحوه اضافه کردن امضا در Outlook

   Microsoft Outlook به شما امکان می دهد تنظیمات امضای پیش فرض را به گونه ای پیکربندی کنید که یک امضای انتخاب شده به همه پیام های جدید و/یا پاسخ ها اضافه شود و بطور خودکار فوروارد شود. یا می توانید یک را وارد کنیددر یک پیام ایمیل فردی به صورت دستی امضا کنید.

   نحوه اضافه کردن امضا در Outlook به صورت خودکار

   اگر بخش قبلی این آموزش را به دقت دنبال کرده اید، از قبل می دانید که چگونه امضا داشته باشید به طور خودکار به پیام ها، پاسخ ها و فورواردهای جدید اضافه می شود.

   تنها کاری که باید انجام دهید این است که امضا(های) پیش فرض دلخواه را برای هر یک از حساب های خود انتخاب کنید. همانطور که به یاد دارید، این گزینه ها در قسمت Choose default signature در پنجره گفتگوی Signatures and Stationery قرار دارند و هنگام ایجاد یک امضای Outlook جدید یا تغییر امضای موجود در دسترس هستند.

   به عنوان مثال، در تصویر زیر، یک امضا برای حساب " Sales " خود تنظیم کردم و Formal امضا را برای پیام‌های جدید و Short را انتخاب کردم. برای پاسخ‌ها و ارسال‌ها امضا کنید.

   

   امضای ایمیل Outlook را به صورت دستی در پیام‌ها وارد کنید

   اگر نمی‌خواهید پیام‌های ایمیل خود را به صورت خودکار امضا کنید، گزینه جایگزین این است برای اضافه کردن امضا به هر پیام به صورت دستی. در این حالت، امضای پیش‌فرض را روی (هیچ‌کدام) تنظیم می‌کنید :

   

   و سپس، هنگام نوشتن یک پیام جدید یا پاسخ به یک ایمیل، کلیک کنید دکمه امضا در گروه پیام > شامل ، و امضای مورد نظر را انتخاب کنید:

   

   نحوه تغییر امضا در Outlook

   همانطور که مشاهده کردید، ایجاد یک امضا در Outlook کار مهمی نیست.تغییر امضای ایمیل موجود به همان اندازه آسان است. کافی است پنجره امضا و لوازم التحریر را با نمای کلی از امضاهای موجود خود باز کنید، همانطور که در نحوه ایجاد امضا در Outlook - مرحله 1 نشان داده شده است، و یکی از کارهای زیر را انجام دهید:

   • برای تغییر نام یک امضای Outlook، روی امضای زیر Select signature to edit کلیک کنید، و روی Rename کلیک کنید. کادر Rename Signature نشان داده خواهد شد. در بالا، جایی که نام جدیدی را تایپ می کنید، و برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
   • برای تغییر ظاهر هر متن در امضای ایمیل Outlook خود، از نوار ابزار قالب بندی کوچک در بالا استفاده کنید. از ویرایش امضا
   • برای تغییر یک حساب ایمیل مرتبط با امضا، یا تغییر نوع پیام (پیام‌های جدید، پاسخ‌ها/باز ارسال‌ها) )، از لیست کشویی مربوطه در زیر انتخاب امضای پیش فرض در قسمت سمت راست پنجره گفتگوی امضاها و لوازم التحریر استفاده کنید.

   

   نحوه اضافه کردن تصویر به امضای Outlook

   اگر با افراد زیادی در خارج از کشور در ارتباط هستید سازمان خود، ممکن است بخواهید امضای ایمیل خود را با اضافه کردن لوگوی شرکت، عکس شخصی، نمادهای رسانه های اجتماعی، تصویر اسکن شده از امضای دست نویس خود یا سایر عکس ها شخصی سازی کنید.

   همانطور که هر چیز دیگری مربوط به امضاهای Outlook است. ، افزودن یک تصویر بسیار آسان و ساده است.

   1. امضاها وپنجره گفتگوی Stationery (همانطور که به یاد دارید سریعترین راه این است که روی ایمیل جدید در برگه Home کلیک کنید و سپس روی Signature > کلیک کنید. امضاها… در برگه پیام ).
   2. در قسمت انتخاب امضا برای ویرایش، روی امضایی که می‌خواهید تصویری به آن اضافه کنید کلیک کنید، یا روی دکمه جدید برای ایجاد یک امضای جدید.
   3. در کادر ویرایش امضا ، روی جایی که می‌خواهید یک تصویر اضافه کنید، کلیک کنید و سپس روی درج یک تصویر کلیک کنید. دکمه picture در نوار ابزار.

   

5. برای یافتن لوگو، نماد رسانه اجتماعی یا تصویر دیگری که می‌خواهید به امضای ایمیل Outlook خود اضافه کنید، جستجو کنید، انتخاب کنید. و روی دکمه Insert کلیک کنید.

Outlook اجازه می دهد تا تصاویر را در قالب های زیر اضافه کنید: .png، .jpg، .bmp. و .gif.



6. کلیک کنید OK ایجاد امضای Outlook خود را با تصویر به پایان برسانید.



اگر به جای (یا همراه با) لوگوی شرکت خود، آیکون های رسانه های اجتماعی را اضافه کرده باشید، بدیهی است که می خواهید آن ها را پیوند دهید. نمادها را به نمایه های مربوطه نشان می دهد، و بخش بعدی نحوه انجام آن را توضیح می دهد.

نحوه افزودن هایپرلینک به امضای Outlook

طبیعاً، هیچ چیز مانع از افزودن پیوند به وب سایت شما توسط تایپ کامل آن اما نام شرکتی که به وب‌سایت شرکتی شما پیوند می‌دهد قطعا زیباتر به نظر می‌رسد.

برای اینکه هر متنی در امضای Outlook شما قابل کلیک باشد، کافی است موارد زیر را انجام دهید:

1. در ویرایشکادر امضا ، متن را انتخاب کنید و روی دکمه Hyperlink در نوار ابزار کلیک کنید.

   اگر متن هایپرلینک هنوز به امضا اضافه نشده است، می توانید به سادگی نشانگر ماوس را در جایی که می خواهید پیوند اضافه کنید قرار دهید و روی دکمه Hyperlink کلیک کنید.

   

2. در پنجره Insert Hyperlink ، موارد زیر را انجام دهید:
   • در کادر Text to display ، متن مورد نظر را تایپ کنید می خواهید قابل کلیک کنید (اگر قبل از کلیک کردن روی دکمه Hyperlink متنی را انتخاب کرده باشید، آن متن به طور خودکار در کادر ظاهر می شود).
   • در آدرس در کادر، URL کامل را تایپ کنید.
   • کلیک کنید OK .

   

3. در امضاها و پنجره Stationery ، روی OK کلیک کنید تا تغییرات را ذخیره کنید.

چگونه یک تصویر را در امضای Outlook خود قابل کلیک کنید

برای ایجاد لوگو، اجتماعی آیکون ها یا سایر تصاویر موجود در امضای ایمیل Outlook شما قابل کلیک هستند، لینک هایی را به آن تصاویر اضافه کنید. برای این کار مراحل بالا را انجام دهید با این تفاوت که به جای متن یک تصویر را انتخاب می کنید. به عنوان مثال، چگونه می توانید لوگوی شرکت خود را قابل کلیک کنید:

1. در کادر Edit signature ، آرم را انتخاب کنید و روی دکمه Hyperlink کلیک کنید. نوار ابزار.



7. در پنجره Insert Hyperlink ، فقط URL را تایپ کرده یا در کادر آدرس قرار دهید و OK را کلیک کنید.



همین! لوگوی برند شما از طریق یک لینک قابل کلیک است. که دربه روشی مشابه، می‌توانید پیوندهایی به نمادهای رسانه‌های اجتماعی مانند لینکدین، فیس‌بوک، توییتر، یوتیوب و غیره اضافه کنید.

یک امضای Outlook بر اساس کارت ویزیت ایجاد کنید

روش سریع دیگری برای ایجاد یک امضا در Outlook شامل یک کارت ویزیت (vCard) است که حاوی اطلاعات تماس شما است.

چون کارت‌های ویزیت توسط Outlook به طور خودکار بر اساس مخاطبین ذخیره شده در دفترچه آدرس شما ایجاد می‌شوند، حتماً ابتدا مخاطب خود را ایجاد کنید. برای این کار، روی افراد در پایین صفحه در Outlook 2013 به بعد کلیک کنید ( Contacts در Outlook 2010 و نسخه های قبلی)، به برگه Home بروید > گروه جدید و روی مخاطب جدید کلیک کنید. بخش عمده کار انجام شده است!

و اکنون، یک امضای Outlook جدید ایجاد کنید، و همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، روی دکمه Business Card در نوار ابزار کوچک کلیک کنید. با این کار لیست مخاطبین Outlook شما نمایش داده می شود، جایی که مخاطب خود را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.



توجه داشته باشید. درج یک امضای مبتنی بر کارت ویزیت در یک ایمیل به طور خودکار یک فایل vcf. حاوی کارت ویزیت شما را پیوست می کند. برای جلوگیری از این اتفاق، می‌توانید کارت ویزیت را مستقیماً از مخاطبین Outlook کپی کنید و سپس تصویر کپی شده را در امضای Outlook خود قرار دهید:



ایجاد امضای ایمیل حرفه‌ای Outlook (با تصویر، پیوندها و نمادهای رسانه های اجتماعی)

این بخش دستورالعمل های گام به گام مفصلی را در مورد نحوه انجام ارائه می دهدیک امضای ایمیل پیچیده‌تر ایجاد کنید که شامل اطلاعات تماس، عکس و نمادهای رسانه اجتماعی با پیوندهایی به صفحات نمایه مربوطه است. از آنجایی که نوار ابزار Outlook signature mini تعداد محدودی از گزینه ها را ارائه می دهد، ما قصد داریم یک امضا در یک پیام جدید ایجاد کنیم و سپس آن را در Outlook Signatures کپی کنیم.

1. یک پیام جدید با کلیک کردن روی <ایجاد کنید. دکمه 1>ایمیل جدید در برگه صفحه اصلی .
2. جدولی را وارد کنید تا جزئیات تماس و تصاویر خود را نگه دارید و درج کنید.

   در پنجره پیام جدید، به برگه Insert بروید، روی Table کلیک کنید و مکان نما خود را در شبکه جدول بکشید تا تعداد سطرها و ستون های مربوط به ایمیل خود را انتخاب کنید. طرح‌بندی امضا.

   

   جدول به شما کمک می‌کند عناصر گرافیکی و متنی خود را تراز کنید و با طراحی امضای ایمیل Outlook هماهنگی ایجاد کنید.

   اگر مطمئن نیستید به چند سطر و ستون واقعاً نیاز خواهید داشت، می توانید مانند این مثال 3 سطر و 3 ستون اضافه کنید و در صورت نیاز سطر/ستون های جدید اضافه کنید یا بعداً حذف کنید.

3. لوگوی نام تجاری یا عکس شخصی خود را در برخی از سلول های جدول قرار دهید (سلول اول در این مثال).

   برای انجام این کار، مکان نما را در سلولی که می خواهید یک تصویر اضافه کنید قرار دهید و روی دکمه تصاویر در تب Insert کلیک کنید.

   

   یک تصویر را در رایانه خود جستجو کنید، آن را انتخاب کنید و روی دکمه Insert کلیک کنید.

4. یک را بکشید