В этом руководстве объясняются различные аспекты подписи Outlook. Вы найдете подробные шаги для создания и изменения подписи в Outlook, автоматического добавления подписи ко всем исходящим письмам и вставки ее в сообщение вручную. Кроме того, вы узнаете, как сделать профессиональную подпись Outlook с изображением и кликабельными значками социальных сетей. Инструкции работают для всех версий Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и более ранние версии.

Если вы часто общаетесь со своими друзьями и близкими, и особенно если вы ведете бизнес по электронной почте, ваша подпись - один из самых важных пунктов общения. Говорят, что первое впечатление очень важно, как и последнее, потому что положительное последнее впечатление - это неизгладимое впечатление!

В Интернете существует множество статей, советов и специальных инструментов для создания профессиональной подписи электронной почты. В этом руководстве мы сосредоточимся в основном на практических рекомендациях по созданию, использованию и изменению подписи в Outlook. Где-то между строк вы также найдете несколько советов по созданию персонализированных, информативных и привлекающих внимание подписей электронной почты Outlook.

Как создать подпись в Outlook

Создать простую подпись в Outlook очень просто. Если у вас несколько разных учетных записей электронной почты, вы можете установить для каждой учетной записи свою подпись. Кроме того, вы можете автоматически добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям или выбрать, какие типы сообщений должны содержать подпись.

Чтобы настроить подпись в Outlook, выполните следующие действия.

1. На Главная нажмите на вкладку Новая электронная почта а затем нажмите кнопку Подпись > Подписи... на Сообщение во вкладке Включить группа.

   

   Другой способ получить доступ к Подпись возможность через Файл > Опции > Почта секция> Подписи... в Outlook 2010 и более поздних версиях. В Outlook 2007 и предыдущих версиях это Инструменты > Опции > Формат почты вкладка> Подписи... .

2. В любом случае Подписи и канцелярские принадлежности откроется диалоговое окно, в котором будет отображен список ранее созданных подписей, если таковые имеются.

   Чтобы добавить новую подпись, нажмите кнопку Новый кнопка под Выберите подпись для редактирования , и введите имя для подписи в поле Новая подпись диалоговое окно.

   

3. Под Выберите подпись по умолчанию раздел, сделайте следующее:
   • В Счет электронной почты В раскрывающемся списке выберите учетную запись электронной почты, которую следует связать с вновь созданной подписью.
   • В Новые сообщения В раскрывающемся списке выберите подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем новым сообщениям. Если вы не хотите, чтобы Outlook автоматически добавлял какую-либо подпись к новым сообщениям, оставьте значение по умолчанию (нет).
   • Из Ответы/переадресации выберите подпись для ответов и пересылаемых сообщений или оставьте значение по умолчанию (нет).
4. Введите подпись в Редактировать подпись и нажмите OK, чтобы сохранить новую подпись электронной почты Outlook. Готово!

   

Аналогичным образом вы можете создать другая подпись для другой учетной записи например, одна подпись для личных писем, а другая - для деловых.

Вы даже можете создать два разные подписи электронной почты для одной учетной записи например, более длинную подпись для новых сообщений и более короткую и простую для ответов и пересылок. Как только вы настроите свои подписи, все они появятся в разделе Новые сообщения и Ответы/переадресации выпадающие списки:

Совет. В этом примере показана очень простая текстовая подпись в демонстрационных целях. Если вы создаете официальную подпись электронной почты, возможно, вы захотите оформить ее в деловом стиле, а также включить кликабельный логотип бренда и значки социальных сетей. Соответствующую информацию и подробные шаги вы найдете в этом разделе: Как создать профессиональную подпись электронной почты в Outlook.

Как добавить подпись в Outlook

Microsoft Outlook позволяет настроить параметры подписи по умолчанию таким образом, что выбранная подпись будет автоматически добавляться ко всем новым сообщениям и/или ответам и пересылкам; или вы можете вставить подпись в отдельное сообщение электронной почты вручную.

Как добавить подпись в Outlook автоматически

Если вы внимательно следили за предыдущей частью этого руководства, вы уже знаете, как иметь подпись автоматически добавляется к новым сообщениям, ответам и пересылкам.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать желаемую подпись по умолчанию для каждого из ваших счетов. Как вы помните, эти опции находятся в разделе Выберите подпись по умолчанию раздел Подписи и канцелярские принадлежности диалоговое окно и доступны при создании новой подписи Outlook или изменении существующей подписи.

Например, на следующем снимке экрана я установил подпись для своего ' Продажи ' учетную запись, и выберите Формальный подпись для новых сообщений и Коротко подпись для ответов и пересылок.

Вставка подписи электронной почты Outlook в сообщения вручную

Если вы не хотите автоматически подписывать свои сообщения электронной почты, альтернативой может быть добавление подписи к каждому сообщению вручную. В этом случае вы устанавливаете подпись по умолчанию следующим образом (нет) :

Затем, создавая новое сообщение или отвечая на электронное письмо, нажмите кнопку Подпись кнопка на Сообщение вкладка> Включить группу и выберите нужную подпись:

Как изменить подпись в Outlook

Как вы только что убедились, создать подпись в Outlook несложно. Изменить существующую подпись не менее просто. Просто откройте окно Подпись и канцелярские принадлежности окно с обзором существующих подписей, как показано в разделе Как создать подпись в Outlook - шаг 1, и выполните любое из следующих действий:

• На переименовать подпись в Outlook, нажмите на подпись в разделе Выберите подпись для редактирования , и нажмите кнопку Переименовать Сайт Переименовать подпись появится окно, в котором введите новое имя и нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
• На изменить внешний вид любого текста в подписи электронной почты Outlook, используйте мини-панель инструментов форматирования в верхней части страницы Редактировать подпись
• На изменить учетную запись электронной почты связанную с подписью, или изменить тип сообщения (новые сообщения, ответы/переадресации), используйте соответствующий выпадающий список в разделе Выберите подпись по умолчанию в правой части Подписи и канцелярские принадлежности диалоговое окно.

Как добавить изображение в подпись Outlook

Если вы общаетесь с большим количеством людей за пределами вашей организации, вы можете персонализировать свою электронную подпись, добавив логотип вашей компании, личную фотографию, значки социальных сетей, отсканированное изображение вашей рукописной подписи или другую картинку.

Как и все остальное, связанное с подписями Outlook, добавление изображения является очень простым и понятным.

1. Откройте Подписи и канцелярские принадлежности диалоговое окно (как вы помните, самый быстрый способ - нажать кнопку Новая электронная почта на Главная вкладку, а затем нажмите Подпись > Подписи... на Сообщение вкладка).
2. Под Выберите подпись для редактирования, нажмите на подпись, к которой вы хотите добавить изображение, или нажмите кнопку Новый для создания новой подписи.
3. В Редактировать подпись выберите место, куда вы хотите добавить изображение, а затем нажмите кнопку Вставить изображение на панели инструментов.

Outlook позволяет добавлять изображения в следующих форматах: .png, .jpg, .bmp и .gif.

Если вместо (или вместе) с логотипом вашей компании вы добавили значки социальных сетей, очевидно, что вы захотите связать эти значки с соответствующими профилями, и в следующем разделе объясняется, как это сделать.

Как добавить гиперссылки в подпись Outlook

Естественно, ничто не мешает вам добавить ссылку на свой веб-сайт, набрав ее полностью. Но название компании, ссылающееся на ваш корпоративный веб-сайт, определенно будет выглядеть приятнее.

Чтобы сделать любой текст в подписи Outlook кликабельным, просто сделайте следующее:

1. В Редактировать подпись выделите текст и нажмите кнопку Гиперссылка на панели инструментов.

   Если текст гиперссылки еще не добавлен в подпись, вы можете просто поместить указатель мыши в то место, куда хотите добавить ссылку, и нажать кнопку Гиперссылка кнопка.

   

   Смотрите также: Функции COUNT и COUNTA в Google Sheets с примерами формул
2. В Вставить гиперссылку окно, выполните следующие действия:
   • В Текст для отображения Введите текст, который вы хотите сделать кликабельным (если вы выделили какой-либо текст до нажатия кнопки Гиперссылка этот текст появится в поле автоматически).
   • В Адрес введите полный URL-адрес.
   • Нажмите OK .

   

3. В Подписи и канцелярские принадлежности окно, нажмите OK чтобы сохранить изменения.

Как сделать изображение в подписи Outlook кликабельным

Чтобы сделать логотип, социальные значки или другие изображения в подписи электронной почты Outlook кликабельными, добавьте гиперссылки на эти изображения. Для этого выполните описанные выше действия, с той лишь разницей, что вместо текста вы выбираете изображение. Например, вот как можно сделать логотип вашей компании кликабельным:

1. В Редактировать подпись выберите логотип и нажмите кнопку Гиперссылка на панели инструментов.

Вот и все! Логотип вашего бренда стал кликабельным с помощью гиперссылки. Аналогичным образом можно добавить ссылки на иконки социальных сетей, таких как LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube и т.д.

Создание подписи в Outlook на основе визитной карточки

Еще один быстрый способ создать подпись в Outlook - включить в нее визитную карточку (vCard), содержащую вашу контактную информацию.

Поскольку визитные карточки создаются Outlook автоматически на основе контактов, хранящихся в вашей адресной книге, не забудьте сначала создать свой собственный контакт. Для этого нажмите кнопку Люди в нижней части экрана в Outlook 2013 и более поздних версиях ( Контакты в Outlook 2010 и более ранних версиях), перейдите в раздел Главная вкладка> Новый группу, и нажмите кнопку Новый контакт . Основная часть работы выполнена!

А теперь создайте новую подпись в Outlook и нажмите кнопку Визитная карточка Кнопка на мини-панели инструментов, как показано на скриншоте ниже, отобразит список контактов Outlook, в котором нужно выбрать нужный контакт и нажать OK.

Примечание. Вставка подписи на основе vCard в электронное письмо автоматически прикрепляет файл .vcf, содержащий вашу визитную карточку. Чтобы этого не произошло, вы можете скопировать визитную карточку непосредственно из контактов Outlook, а затем вставить скопированное изображение в подпись Outlook:

Создание профессиональной подписи электронной почты Outlook (с изображением, ссылками и значками социальных сетей)

В этом разделе представлены подробные пошаговые инструкции по созданию более сложной подписи электронной почты, которая включает вашу контактную информацию, фотографию и значки социальных сетей со ссылками на соответствующие страницы профиля. Поскольку мини-панель инструментов подписи Outlook предоставляет ограниченное количество опций, мы создадим подпись в новом сообщении, а затем скопируем ее в "Подписи Outlook".

1. Создайте новое сообщение, нажав на кнопку Новая электронная почта кнопка на Главная вкладка.
2. Вставьте таблицу для размещения и подсветки контактных данных и изображений.

   В новом окне сообщения переключитесь на Вставка вкладка, нажмите Таблица , и перетащите курсор в сетке таблицы, чтобы выбрать количество строк и столбцов, соответствующее макету подписи электронной почты.

   

   Таблица поможет вам выровнять графические и текстовые элементы и внести гармонию в дизайн подписи электронной почты Outlook.

   Если вы не уверены в том, сколько строк и столбцов вам понадобится, вы можете добавить 3 строки и 3 столбца, как мы сделали в этом примере, и добавить новые или удалить дополнительные строки/столбцы позже, если это необходимо.

3. Вставьте логотип своего бренда или личную фотографию в какую-либо ячейку таблицы (в данном примере в первую ячейку).

   Для этого установите курсор в ячейку, в которую вы хотите добавить изображение, и нажмите кнопку Фотографии кнопка на Вставка вкладка.

   

   Найдите изображение на компьютере, выберите его и нажмите кнопку Вставка кнопка.

4. При необходимости перетащите диагональную двуглавую стрелку в углу изображения, чтобы пропорционально изменить его размер.

Это позволит вам расположить изображение в любой позиции в пределах первого столбца с помощью функции Выравнивание опции на Макет вкладка.

Обязательно выделите всю таблицу, затем перейдите в меню Дизайн вкладка, нажмите Границы , и выберите Без границы .

По желанию, чтобы разделить содержимое подписи, можно нарисовать пару вертикальных или горизонтальных границ с помощью функции Border Painter опция и Цвет пера по вашему выбору:

Чтобы сделать разделители тоньше или толще, экспериментируйте с различными Стили линий и Вес линии (эти опции находятся прямо над Цвет пера на Дизайн вкладка в Границы группа).

Затем вставьте свою подпись, нажав Ctrl + V , или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте текстового поля под надписью Редактировать подпись , и выберите Паста из контекстного меню:

А вот еще один пример подписи для электронной почты Outlook, созданный таким же образом, но с другой цветовой палитрой и оформлением:

Как создать резервную копию подписей в Outlook

После создания красивых подписей электронной почты в Outlook вы, вероятно, захотите сделать их резервную копию или экспортировать на другой компьютер.

Как уже говорилось, почти все, что связано с подписями Outlook, очень легко сделать. Процесс резервного копирования не является исключением. Вам просто нужно скопировать все содержимое файла Outlook. Подписи папку в местоположение резервной копии. Чтобы восстановить подписи электронной почты Outlook, просто скопируйте эти файлы и папки обратно в папку Подписи папку на вашем компьютере.

Расположение по умолчанию Подпись папку следующим образом:

• В Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Быстрый способ найти Подпись папку на вашей машине, нужно открыть Outlook, нажать кнопку Файл > Опции > Почта , а затем удерживайте клавишу Ctrl при нажатии на кнопку Подписи... кнопка:

Настройка текстовой версии HTML-подписи электронной почты Outlook

При создании HTML-подписи электронной почты с вашими пользовательскими цветами, изображениями и ссылками имейте в виду, что она может отображаться не так, как вы ее задумали для всех.

Например, некоторые из получателей вашей электронной почты могут иметь Прочитать всю стандартную почту в виде обычного текста опция, выбранная в их Outlook Центр "Доверие В результате все форматирование, картинки и ссылки будут отключены как в подписи, так и во всем тексте сообщения. Например, в текстовом сообщении плана моя прекрасная html-подпись Outlook превращается в следующее:

Хотя вы ничего не можете сделать с форматированием, логотипом вашего бренда или личной фотографией, поскольку формат простого текста не поддерживает ничего из этого, вы можете, по крайней мере, исправить ваши гиперссылки, содержащие соответствующую информацию. Когда я говорю "исправить", я имею в виду, чтобы полный URL отображался в текстовой версии вашей html-подписи Outlook.

Чтобы отредактировать обычную текстовую подпись, откройте соответствующий файл .txt непосредственно в программе Папка с подписями , и внесите необходимые изменения. Подробные шаги приведены ниже.

1. Откройте папку "Подписи", как описано здесь.
2. Найдите файл .txt с именем, соответствующим имени вашей подписи в Outlook. В этом примере я собираюсь исправить ссылку в подписи с именем " Формальный ", поэтому я ищу Formal.txt файл:

Совет. Я настоятельно рекомендую после этого сделать резервную копию подписей в Outlook, поскольку правки, внесенные вами в обычную текстовую подпись, будут перезаписаны, как только вы измените свою оригинальную html-подпись в Outlook.

Генераторы подписей электронной почты Outlook

Хорошая новость заключается в том, что существует множество онлайн генераторов подписей электронной почты, которые предлагают выбор красиво оформленных шаблонов подписей электронной почты. Плохая новость заключается в том, что очень немногие из них позволяют экспортировать подписи электронной почты в Outlook бесплатно. Но все же некоторые из них это делают.

Например, чтобы скопировать подпись электронной почты, созданную с помощью генератора Newoldstamp, в Outlook, просто щелкните значок Outlook, и вы увидите подробные пошаговые инструкции:

Кроме того, существует ряд специализированных инструментов для создания и управления подписями электронной почты Outlook, например:

• Exclaimer Signature Manager - программное решение для подписей электронной почты для Microsoft Outlook. Оно предоставляет ряд шаблонов подписей электронной почты, которые позволяют создавать профессиональные подписи Outlook, сочетающие статический текст с изображениями и динамическими данными.
• Xink - позволяет легко обновлять подписи электронной почты в различных почтовых клиентах, таких как Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce и других.
• Signature-Switch - надстройка Outlook, улучшающая использование подписей на основе HTML.

Все три инструмента являются платными, хотя пробные версии доступны.

Вот так можно создавать, добавлять и изменять подписи в Outlook. А теперь дело за вами! Получайте удовольствие от создания своей новой подписи в Outlook, сохраняйте шрифты читаемыми, цвета приятными, графику простой, и вы непременно произведете неизгладимое впечатление на всех получателей вашей электронной почты.