Tutorial ini menerangkan pelbagai aspek tandatangan Outlook. Anda akan menemui langkah terperinci untuk mencipta dan menukar tandatangan dalam Outlook, menambah tandatangan pada semua e-mel keluar secara automatik dan memasukkannya ke dalam mesej secara manual. Selain itu, anda akan belajar cara membuat tandatangan Outlook profesional dengan imej dan ikon media sosial yang boleh diklik. Arahan akan berfungsi untuk semua versi Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 dan lebih awal.

Jika anda sering berkomunikasi dengan rakan dan keluarga anda, dan terutamanya jika anda menjalankan perniagaan melalui e-mel, tandatangan anda adalah salah satu titik komunikasi yang paling penting. Mereka mengatakan tanggapan pertama adalah penting, begitu juga yang terakhir, kerana tanggapan terakhir yang positif ialah tanggapan yang berkekalan!

Melalui web, terdapat banyak artikel, petua dan alatan khas untuk mencipta tandatangan e-mel profesional. Dalam tutorial ini, kami akan menumpukan kebanyakannya pada garis panduan "cara-cara" praktikal untuk mencipta, menggunakan dan menukar tandatangan dalam Outlook. Di suatu tempat di antara garisan, anda juga akan menemui beberapa petua untuk membuat tandatangan e-mel Outlook yang diperibadikan, bermaklumat dan menarik perhatian.

Cara membuat tandatangan dalam Outlook

Mencipta tandatangan ringkas dalam Outlook adalah mudah. Jika anda mempunyai beberapa akaun e-mel yang berbeza, anda boleh menetapkan tandatangan yang berbeza untuk setiap akaun. Selain itu, anda boleh menambah aanak panah berkepala dua pepenjuru di penjuru imej anda untuk mengubah saiz imej secara berkadar jika perlu.

Ini akan membolehkan anda menyusun imej dalam mana-mana kedudukan dalam lajur pertama dengan menggunakan pilihan Penjajaran pada tab Reka Letak .

Pastikan anda memilih keseluruhan jadual, kemudian pergi ke tab Reka Bentuk , klik Sempadan dan pilih Tiada Sempadan .

Secara pilihan, untuk memisahkan kandungan tandatangan, anda boleh melukis beberapa jidar menegak atau mendatar menggunakan pilihan Pelukis Sempadan dan Warna Pen anda memilih:

Untuk menjadikan pembahagi lebih nipis atau lebih tebal, percubaan dengan Gaya Garisan dan Berat garisan yang berbeza (pilihan ini terletak betul-betul di atas Warna Pen pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Sempadan ).

Kemudian, tampal tandatangan anda dengan menekan Ctrl + V , atau klik kanan di mana-mana dalam kotak teks di bawah Edit Tandatangan dan pilih Tampal daripada menu konteks:

Dan berikut ialah satu lagi contoh tandatangan e-mel Outlook yang dibuat dengan cara yang sama tetapi dengan palet warna dan reka letak yang berbeza:

Cara menyandarkan tandatangan Outlook anda

Selepas anda mencipta tandatangan e-mel Outlook yang cantik, anda mungkin mahu menyandarkannya atau mengeksport ke komputer lain.

Seperti yang telah disebutkan, hampir semua yang berkaitan dengan tandatangan Outlook adalah sangat mudah untuk dilakukan. Proses sandaran tidak terkecuali. Anda hanya perlu menyalin keseluruhan kandungan folder Tandatangan ke lokasi sandaran anda. Untuk memulihkan tandatangan e-mel Outlook anda, hanya salin semula fail dan folder tersebut ke dalam folder Tandatangan pada komputer anda.

Lokasi lalai folder Tandatangan adalah seperti berikut :

• Pada Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Cara cepat untuk mencari folder Tandatangan pada mesin anda ialah dengan membuka Outlook, klik Fail > Pilihan > Mel , dan kemudian tahan kekunci Ctrl apabila mengklik butang Tandatangan… :

Sesuaikan versi teks biasa tandatangan e-mel Outlook HTML

Apabila membuat tandatangan e-mel HTML denganwarna, imej dan pautan tersuai anda, maklum bahawa ia mungkin tidak kelihatan seperti cara anda mereka bentuknya untuk semua orang.

Sebagai contoh, sesetengah penerima e-mel anda mungkin mempunyai Baca semua mel standard dalam teks biasa Pilihan dipilih dalam tetapan Pusat Amanah Outlook mereka, dan akibatnya semua pemformatan, gambar dan pautan akan dimatikan dalam tandatangan e-mel anda serta dalam keseluruhan badan mesej. Contohnya, dalam mesej teks pelan, tandatangan Outlook html saya yang cantik bertukar menjadi ini:

Walaupun anda tidak boleh berbuat apa-apa tentang pemformatan, logo jenama atau foto peribadi anda kerana gambar biasa format teks tidak menyokong mana-mana ini, anda sekurang-kurangnya boleh membetulkan hiperpautan anda yang mengandungi maklumat yang berkaitan. Apabila saya menyebut "betulkan", saya maksudkan menjadikan URL penuh muncul dalam versi teks biasa tandatangan Outlook html anda.

Untuk mengedit hanya tandatangan teks biasa, buka fail .txt yang sepadan terus dalam Folder tandatangan , dan buat perubahan yang diperlukan. Langkah terperinci mengikuti di bawah.

1. Buka folder Tandatangan anda seperti yang dijelaskan di sini.
2. Cari fail .txt dengan nama yang sepadan dengan nama tandatangan Outlook anda. Dalam contoh ini, saya akan membetulkan pautan dalam tandatangan bernama " Formal ", jadi saya mencari fail Formal.txt :

Petua. Saya amat mengesyorkan untuk membuat sandaran tandatangan Outlook anda selepas itu, kerana pengeditan yang anda buat dalam tandatangan teks biasa akan ditimpa selepas anda menukar tandatangan html asal anda dalam Outlook.

Penjana tandatangan e-mel Outlook

Berita baiknya ialah terdapat banyak penjana tandatangan e-mel dalam talian yang menawarkan pilihan templat tandatangan e-mel yang direka dengan cantik. Berita buruknya ialah sangat sedikit daripada mereka membenarkan mengeksport tandatangan e-mel mereka ke Outlook secara percuma. Namun, masih ada yang melakukannya.

Sebagai contoh, untuk menyalin tandatangan e-mel anda yang dibuat dengan penjana Newoldstamp ke Outlook, cuma klik ikon Outlook dan akan melihat arahan langkah demi langkah yang terperinci:

Selain itu, terdapat beberapa alatan khusus untuk mencipta dan mengurus tandatangan e-mel Outlook, contohnya:

• Pengurus Tandatangan Exclaimer - penyelesaian perisian tandatangan e-mel untuk Microsoft Outlook. Ia menyediakan beberapa templat tandatangan e-mel yang membolehkan anda mencipta tandatangan Outlook profesional yang menggabungkan teks statik dengan imej dan data dinamik.
• Xink - memudahkan anda mengemas kini tandatangan e-mel anda merentas klien e-mel yang berbeza sepertisebagai Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce dan lain-lain.
• Signature-Switch - alat tambah Outlook yang meningkatkan penggunaan tandatangan berasaskan HTML.

Ketiga-tiga ialah alat berbayar, walaupun versi percubaan tersedia.

Ini adalah cara anda mencipta, menambah dan menukar tandatangan dalam Outlook. Dan sekarang, ia terserah kepada anda! Berseronoklah mereka bentuk tandatangan Outlook anda yang serba baharu, pastikan fon boleh dibaca, warna cantik, grafik ringkas dan anda pastinya akan meninggalkan kesan berkekalan yang hebat pada semua penerima e-mel anda.

Untuk menyediakan tandatangan dalam Outlook, lakukan langkah berikut.

1. Pada <1 tab>Laman Utama , klik butang E-mel Baharu . Dan kemudian klik Tandatangan > Tandatangan… pada tab Mesej , dalam kumpulan Sertakan .

   

   Cara lain untuk mengakses ciri Tandatangan ialah melalui Fail > Pilihan > Mel bahagian > Tandatangan… dalam Outlook 2010 dan lebih baru. Dalam Outlook 2007 dan versi sebelumnya, ia ialah Alat > Pilihan > Format Mel tab > Tandatangan… .

2. Walau bagaimanapun, tetingkap dialog Tandatangan dan Alat Tulis akan dibuka dan memaparkan senarai tandatangan yang dibuat sebelum ini, jika ada.

   Untuk menambah tandatangan baharu, klik butang Baharu di bawah Pilih tandatangan untuk diedit dan taipkan nama untuk tandatangan dalam kotak dialog Tandatangan Baharu .

   

3. Di bawah bahagian Pilih tandatangan lalai , lakukan perkara berikut:
   • Dalam E-mel akaun senarai lungsur turun, pilih akaun e-mel untuk dikaitkan dengan tandatangan yang baru dibuat.
   • Dalam senarai lungsur turun Mesej baharu , pilih tandatangan untuk ditambahkan secara automatik pada semua mesej baharu. Jika anda tidak mahu Outlook menambah sebarang tandatangan e-mel pada mesej baharu secara automatik, biarkan pilihan lalai (tiada).
   • Daripadasenarai Balasan/forward , pilih tandatangan untuk balasan dan mesej yang dimajukan, atau biarkan pilihan lalai (tiada).
4. Taip tandatangan ke dalam Edit tandatangan kotak, dan klik OK untuk menyimpan tandatangan e-mel Outlook baharu anda. Selesai!

   

Dengan cara yang sama, anda boleh mencipta tandatangan yang berbeza untuk akaun lain , contohnya satu tandatangan untuk e-mel peribadi dan satu lagi untuk e-mel perniagaan.

Malah anda boleh membuat dua tandatangan e-mel yang berbeza untuk akaun yang sama , sebut tandatangan yang lebih panjang untuk mesej baharu dan yang lebih pendek dan ringkas untuk balasan dan ke hadapan. Sebaik sahaja anda menyediakan tandatangan e-mel anda, kesemuanya akan muncul dalam senarai lungsur turun Mesej baharu dan Balasan/maju :

Petua. Contoh ini menunjukkan tandatangan teks yang sangat mudah hanya untuk tujuan demonstrasi. Jika anda membuat tandatangan e-mel rasmi, anda mungkin mahu mereka bentuknya dengan cara seperti perniagaan, dan sertakan logo jenama yang boleh diklik dan ikon media sosial. Anda akan menemui maklumat yang berkaitan dan langkah terperinci dalam bahagian ini: Cara membuat tandatangan e-mel profesional dalam Outlook.

Cara menambah tandatangan dalam Outlook

Microsoft Outlook membolehkan anda mengkonfigurasi tetapan tandatangan lalai supaya tandatangan yang dipilih akan ditambahkan pada semua mesej baharu dan/atau balasan dan ke hadapan secara automatik; atau anda boleh memasukkan atandatangan dalam mesej e-mel individu secara manual.

Cara menambah tandatangan dalam Outlook secara automatik

Jika anda telah mengikuti dengan teliti bahagian sebelumnya dalam tutorial ini, anda sudah tahu cara untuk memiliki tandatangan ditambahkan secara automatik pada mesej baharu, balasan dan ke hadapan.

Apa yang anda perlu lakukan ialah memilih tandatangan lalai yang dikehendaki untuk setiap akaun anda. Seperti yang anda ingat, pilihan ini berada di bawah bahagian Pilih tandatangan lalai pada tetingkap dialog Tandatangan dan Alat Tulis dan tersedia apabila membuat tandatangan Outlook baharu atau menukar tandatangan sedia ada.

Sebagai contoh, dalam tangkapan skrin berikut, saya menyediakan tandatangan untuk akaun ' Jualan ' saya dan memilih tandatangan Formal untuk mesej baharu dan Pendek tandatangan untuk balasan dan ke hadapan.

Masukkan tandatangan e-mel Outlook ke dalam mesej secara manual

Jika anda tidak mahu menandatangani mesej e-mel anda secara automatik, alternatifnya ialah untuk menambah tandatangan pada setiap mesej secara manual. Dalam kes ini, anda menetapkan tandatangan lalai kepada (tiada) :

Dan kemudian, apabila mengarang mesej baharu atau membalas e-mel, klik butang Tandatangan pada tab Mesej > Sertakan kumpulan, dan pilih tandatangan yang diingini:

Cara menukar tandatangan dalam Outlook

Seperti yang baru anda lihat, bukan masalah besar untuk mencipta tandatangan dalam Outlook.Menukar tandatangan e-mel sedia ada adalah sama mudah. Cuma buka tetingkap Tandatangan dan Alat Tulis dengan gambaran keseluruhan tandatangan sedia ada anda, seperti yang ditunjukkan dalam Cara membuat tandatangan dalam Outlook - Langkah 1, dan lakukan mana-mana perkara berikut:

• Untuk menamakan semula tandatangan Outlook, klik pada tandatangan di bawah Pilih tandatangan untuk diedit dan klik Namakan semula kotak Namakan Semula Tandatangan akan dipaparkan ke atas, tempat anda menaip nama baharu dan klik OK untuk menyimpan perubahan.
• Untuk menukar rupa mana-mana teks dalam tandatangan e-mel Outlook anda, gunakan bar alat pemformatan mini di bahagian atas daripada Edit tandatangan
• Untuk menukar akaun e-mel yang dikaitkan dengan tandatangan atau tukar jenis mesej (mesej baharu, balasan/forward ), gunakan senarai lungsur turun yang sepadan di bawah Pilih tandatangan lalai di bahagian kanan tetingkap dialog Tandatangan dan Alat Tulis .

Cara menambah imej pada tandatangan Outlook

Jika anda berkomunikasi dengan ramai orang di luar organisasi anda, anda mungkin ingin memperibadikan tandatangan e-mel anda dengan menambahkan logo syarikat anda, foto peribadi anda, ikon media sosial, imej imbasan tandatangan tulisan tangan anda atau gambar lain.

Seperti semua perkara lain yang berkaitan dengan tandatangan Outlook , menambah imej adalah sangat mudah dan mudah.

1. Buka Tandatangan danTetingkap dialog Alat Tulis (seperti yang anda ingat bahawa cara terpantas ialah mengklik E-mel Baharu pada tab Laman Utama dan kemudian klik Tandatangan > Tandatangan… pada tab Mesej ).
2. Di bawah Pilih tandatangan untuk diedit, klik tandatangan yang anda ingin tambahkan imej atau klik Butang Baharu untuk mencipta tandatangan baharu.
3. Dalam kotak Edit tandatangan , klik tempat anda mahu menambah imej, dan kemudian klik Sisipkan a butang gambar pada bar alat.

Outlook membenarkan menambah gambar dalam format berikut: .png, .jpg, .bmp dan .gif.

Jika bukannya (atau bersama-sama) logo syarikat anda, anda menambah ikon media sosial, jelas sekali anda ingin memautkannya ikon pada profil yang sepadan dan bahagian seterusnya menerangkan cara melakukannya.

Cara menambah hiperpautan pada tandatangan Outlook

Sememangnya, tiada apa yang menghalang anda daripada menambah pautan ke tapak web anda dengan menaipnya sepenuhnya. Tetapi nama syarikat yang memaut ke tapak web korporat anda pasti akan kelihatan lebih menarik.

Untuk menjadikan sebarang teks dalam tandatangan Outlook anda boleh diklik, cuma lakukan perkara berikut:

1. Dalam Suntingtandatangan kotak, pilih teks dan klik butang Hiperpautan pada bar alat.

   Jika teks hiperpautan belum ditambahkan pada tandatangan, anda hanya boleh meletakkan penuding tetikus ke tempat anda ingin menambah pautan dan klik butang Hiperpautan .

   

2. Dalam tetingkap Insert Hyperlink , lakukan perkara berikut:
   • Dalam kotak Teks untuk dipaparkan , taip teks yang anda mahu menjadikannya boleh diklik (jika anda telah memilih mana-mana teks sebelum mengklik butang Hiperpautan , teks itu akan muncul dalam kotak secara automatik).
   • Dalam Alamat kotak, taip URL penuh.
   • Klik OK .

   

3. Dalam Tandatangan dan Tetingkap alat tulis , klik OK untuk menyimpan perubahan.

Cara membuat imej dalam tandatangan Outlook anda boleh diklik

Untuk menjadikan logo, sosial ikon atau imej lain dalam tandatangan e-mel Outlook anda yang boleh diklik, tambahkan hiperpautan pada imej tersebut. Untuk ini, lakukan langkah di atas, dengan satu-satunya perbezaan ialah anda memilih imej dan bukannya teks. Sebagai contoh, berikut ialah cara anda boleh menjadikan logo syarikat anda boleh diklik:

1. Dalam kotak Edit tandatangan , pilih logo dan klik butang Hiperpautan pada bar alat.

Itu sahaja! Logo jenama anda telah menjadi boleh diklik melalui hiperpautan. Dalamfesyen yang serupa, anda boleh menambah pautan ke ikon media sosial seperti LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, dll.

Buat tandatangan Outlook berdasarkan kad perniagaan

Satu lagi cara pantas untuk mencipta tandatangan dalam Outlook adalah untuk memasukkan kad perniagaan (vCard) yang mengandungi maklumat hubungan anda.

Oleh kerana kad perniagaan dicipta oleh Outlook secara automatik berdasarkan kenalan yang disimpan dalam buku alamat anda, pastikan anda mencipta kenalan anda sendiri terlebih dahulu. Untuk ini, klik Orang di bahagian bawah skrin dalam Outlook 2013 dan kemudian ( Kenalan dalam Outlook 2010 dan lebih awal), pergi ke tab Laman Utama > Kumpulan Baharu dan klik Kenalan Baharu . Bahagian utama kerja telah selesai!

Dan sekarang, cipta tandatangan Outlook baharu dan klik butang Kad Perniagaan pada bar alat mini seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah. Ini akan memaparkan senarai kenalan Outlook anda, di mana anda memilih kenalan anda sendiri dan klik OK.

Nota. Memasukkan tandatangan berasaskan vCard dalam e-mel akan melampirkan fail .vcf yang mengandungi kad perniagaan anda secara automatik. Untuk mengelakkannya daripada berlaku, anda boleh menyalin kad perniagaan terus daripada kenalan Outlook, dan kemudian memasukkan imej yang disalin ke dalam tandatangan Outlook anda:

Mencipta tandatangan e-mel Outlook profesional (dengan imej, pautan dan ikon media sosial)

Bahagian ini menyediakan arahan langkah demi langkah terperinci tentang carabuat tandatangan e-mel yang lebih kompleks, yang termasuk maklumat hubungan, foto dan ikon media sosial anda dengan pautan ke halaman profil yang sepadan. Oleh kerana bar alat mini tandatangan Outlook menyediakan bilangan pilihan yang terhad, kami akan mencipta tandatangan dalam mesej baharu, dan kemudian menyalinnya ke Tandatangan Outlook.

1. Buat mesej baharu dengan mengklik Butang E-mel Baharu pada tab Laman Utama .
2. Masukkan jadual untuk menahan dan menurunkan butiran hubungan dan imej anda.

   Dalam tetingkap mesej baharu, tukar ke tab Sisipkan , klik Jadual dan seret kursor anda dalam grid jadual untuk memilih bilangan baris dan lajur yang sepadan dengan e-mel anda reka letak tandatangan.

   

   Jadual akan membantu anda menyelaraskan elemen grafik dan teks anda serta membawa keharmonian pada reka bentuk tandatangan e-mel Outlook anda.

   Jika anda tidak pasti berapa banyak baris dan lajur yang anda perlukan, anda boleh menambah 3 baris dan 3 lajur seperti yang kami lakukan dalam contoh ini, dan menambah baharu atau memadamkan baris/lajur tambahan kemudian jika perlu.

3. Masukkan logo jenama atau foto peribadi anda dalam beberapa sel jadual (sel pertama dalam contoh ini).

   Untuk melakukan ini, letakkan kursor ke dalam sel yang anda mahu tambahkan imej dan klik butang Gambar pada tab Sisipkan .

   

   Semak imbas imej pada komputer anda, pilihnya dan klik butang Sisipkan .

4. Seret a