Ovaj vodič objašnjava različite aspekte Outlook potpisa. Naći ćete detaljne korake za kreiranje i promjenu potpisa u Outlooku, automatsko dodavanje potpisa svim odlaznim porukama e-pošte i ručno ga umetanje u poruku. Također, naučit ćete kako napraviti profesionalni Outlook potpis sa slikom i ikonama društvenih medija na koje se može kliknuti. Uputstva će raditi za sve verzije Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i ranije.

Ako često komunicirate sa svojim prijateljima i porodicom, a posebno ako vodite poslovanje putem e-pošte, vaš potpis je jedna od najvažnijih točaka komunikacije. Kažu da je prvi dojam važan, pa tako i posljednji, jer pozitivan posljednji utisak je trajan!

Na webu postoje brojni članci, savjeti i posebni alati za kreiranje profesionalnog potpisa e-pošte. U ovom vodiču ćemo se uglavnom fokusirati na praktične smjernice „kako da“ za kreiranje, korištenje i promjenu potpisa u Outlooku. Negdje između redova, također ćete pronaći nekoliko savjeta za izradu personaliziranih, informativnih i privući pažnju Outlook potpisa e-pošte.

Kako kreirati potpis u Outlooku

Kreiranje jednostavnog potpisa u Outlooku je jednostavno. Ako imate nekoliko različitih naloga e-pošte, možete postaviti drugačiji potpis za svaki nalog. Također, možete automatski dodati adijagonalna dvosmjerna strelica u kutu vaše slike da biste proporcionalno promijenili veličinu slike ako je potrebno.

Ovo će vam omogućiti da rasporedite sliku na bilo koju poziciju unutar prve kolone koristeći opcije Poravnanje na kartici Izgled .

Obavezno odaberite cijelu tabelu, zatim idite na karticu Dizajn , kliknite na Granice i odaberite Bez obruba .

Opciono, da biste odvojili sadržaj potpisa, možete obojiti nekoliko vertikalnih ili horizontalnih ivica koristeći opciju Border Painter i Boja olovke vašeg odabirom:

Da bi razdjelnici bili tanji ili deblji, eksperimentirajte s različitim Stilovima linija i Težinama linija (ove opcije se nalaze desno iznad Boja olovke na kartici Dizajn u grupi Granice ).

A zatim, zalijepite svoj potpis pritiskom na Ctrl + V ili kliknite desnim tasterom miša bilo gdje u tekstualnom okviru ispod Uredi potpis i odaberite Zalijepi iz kontekstnog menija:

I evo još jednog primjera potpisa Outlook e-pošte kreiranog na isti način, ali s drugom paletom boja i rasporedom:

Kako napraviti sigurnosnu kopiju svojih Outlook potpisa

Nakon što kreirate svoje prekrasne Outlook potpise e-pošte, vjerovatno ćete htjeti da ih napravite sigurnosnu kopiju ili izvezete na drugi računar.

Kao što je već spomenuto, gotovo sve što se odnosi na Outlook potpise je vrlo lako učiniti. Proces izrade rezervnih kopija nije izuzetak. Samo trebate kopirati cijeli sadržaj foldera Potpisi na vašu sigurnosnu lokaciju. Da biste vratili svoje Outlook potpise e-pošte, jednostavno kopirajte te datoteke i mape nazad u mapu Potpisi na vašem računaru.

Zadana lokacija mape Potpis je sljedeća :

• Na Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Brzi način da pronađete fasciklu Signature na vašem računaru je da otvorite Outlook, kliknete na File > Options > Mail , a zatim držite tipku Ctrl kada kliknete na dugme Potpisi… :

Prilagodite verziju običnog teksta Outlook HTML potpisa e-pošte

Prilikom kreiranja HTML potpisa e-pošte savaše prilagođene boje, slike i veze, imajte na umu da možda neće izgledati onako kako ste ga osmislili za svakoga.

Na primjer, neki od vaših primatelja e-pošte mogu imati Čitajte svu standardnu ​​poštu u običnom tekstu Opcija odabrana u postavkama Centar za povjerenje njihovog Outlooka, i kao rezultat će svo formatiranje, slike i linkovi biti isključeni u vašem potpisu e-pošte kao iu cijelom tijelu poruke. Na primjer, u tekstualnoj poruci plana, moj ljupki html Outlook potpis pretvara se u ovo:

Dok ne možete učiniti ništa u vezi s formatiranjem, logotipom vašeg brenda ili ličnom fotografijom jer je obična tekstualni format ne podržava ništa od ovoga, možete barem popraviti svoje hiperveze koje sadrže relevantne informacije. Kada kažem "popravi", mislim da se puni URL pojavljuje u verziji običnog teksta vašeg html Outlook potpisa.

Da biste uredili samo potpis običnih teksta, otvorite odgovarajuću .txt datoteku direktno u Fascikla sa potpisima i izvršite potrebne promjene. Detaljni koraci slijede u nastavku.

1. Otvorite svoju mapu Potpisi kao što je ovdje objašnjeno.
2. Pronađite .txt datoteku s nazivom koji odgovara imenu vašeg Outlook potpisa. U ovom primjeru, popravit ću vezu u potpisu pod nazivom " Formal ", tako da tražim datoteku Formal.txt :

Savjet. Toplo preporučujem da nakon toga napravite rezervnu kopiju vaših Outlook potpisa, jer će izmene koje ste napravili u potpisu običnog teksta biti prebrisane kada promenite originalni html potpis u Outlooku.

Outlook generatori potpisa e-pošte

Dobra vijest je da postoji mnogo online generatora potpisa e-pošte koji nude izbor lijepo dizajniranih predložaka potpisa e-pošte. Loša vijest je da vrlo malo njih dozvoljava besplatan izvoz svojih potpisa e-pošte u Outlook. Ali ipak, neki to rade.

Na primjer, da biste kopirali svoj potpis e-pošte kreiran pomoću Newoldstamp generatora u Outlook, jednostavno kliknite na Outlook ikonu i vidjet ćete detaljna uputstva korak po korak:

Pored toga, postoji niz specijalizovanih alata za kreiranje i upravljanje Outlook potpisima e-pošte, na primjer:

• Exclaimer Signature Manager - softversko rješenje za potpis e-pošte za Microsoft Outlook. Pruža brojne šablone potpisa e-pošte koji vam omogućavaju da kreirate profesionalne Outlook potpise koji kombinuju statički tekst sa slikama i dinamičkim podacima.
• Xink - olakšava ažuriranje vaših potpisa e-pošte na različitim klijentima e-pošte kao što sukao Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce i drugi.
• Signature-Switch - dodatak za Outlook koji poboljšava korištenje potpisa zasnovanih na HTML-u.

Sva tri su plaćeni alati, iako su dostupne probne verzije.

Ovako kreirate, dodajete i mijenjate potpise u Outlooku. A sada je na vama! Zabavite se dizajnirajući svoj potpuno novi Outlook potpis, neka fontovi budu čitljivi, boje lijepe, grafika jednostavna i sigurno ćete ostaviti odličan trajni utisak na sve primaoce e-pošte.

Da biste postavili potpis u Outlooku, izvršite sljedeće korake.

1. Na Početna , kliknite na dugme Nova e-pošta . Zatim kliknite Potpis > Potpisi… na kartici Poruka , u grupi Uključi .

   

   Drugi način za pristup funkciji Potpis je putem Datoteka > Opcije > Pošta odjeljak > Potpisi… u Outlook 2010 i novijim verzijama. U Outlook 2007 i prethodnim verzijama, to je Alati > Opcije > Format pošte kartica > Potpisi… .

2. U svakom slučaju, dijaloški prozor Potpisi i dopisnica će se otvoriti i prikazati listu prethodno kreiranih potpisa, ako ih ima.

   Da biste dodali novi potpis, kliknite na dugme Novi ispod Odaberi potpis za uređivanje i upišite ime za potpis u dijaloškom okviru Novi potpis .

   

3. U odjeljku Odaberi zadani potpis uradite sljedeće:
   • U E-mail account padajuće liste, odaberite nalog e-pošte koji ćete povezati s novokreiranim potpisom.
   • U padajućoj listi Nove poruke odaberite potpis koji će se automatski dodati svim novim porukama. Ako ne želite da Outlook automatski dodaje potpis e-pošte novim porukama, ostavite zadanu opciju (nijedna).
   • Odna listi Odgovori/proslijedi , odaberite potpis za odgovore i proslijeđenu poruku ili ostavite zadanu opciju (ništa).
4. Upišite potpis u Uredi potpis i kliknite na OK da sačuvate svoj novi Outlook potpis e-pošte. Gotovo!

   

Na sličan način možete kreirati različiti potpis za drugi račun , na primjer jedan potpis za ličnu e-poštu i drugi za poslovnu e-poštu.

Možete čak kreirati dva različita potpisa e-pošte za isti nalog , recimo duži potpis za nove poruke, a kraći i jednostavniji za odgovore i prosljeđivanje. Čim postavite svoje potpise e-pošte, svi će se pojaviti na padajućim listama Nove poruke i Odgovori/prosljeđivanja :

Savjet. Ovaj primjer pokazuje vrlo jednostavan tekstualni potpis samo u demonstracijske svrhe. Ako kreirate formalni potpis e-pošte, možda biste željeli da ga dizajnirate na poslovni način i da uključite logo brenda na koji se može kliknuti i ikone društvenih medija. Relevantne informacije i detaljne korake pronaći ćete u ovom odjeljku: Kako kreirati profesionalni potpis e-pošte u Outlooku.

Kako dodati potpis u Outlook

Microsoft Outlook vam omogućava da konfigurišete podrazumevane postavke potpisa tako da će izabrani potpis biti dodan u sve nove poruke i/ili odgovore i automatski prosleđuje; ili možete umetnuti apotpis u pojedinačnoj e-poruci ručno.

Kako automatski dodati potpis u Outlook

Ako ste pažljivo pratili prethodni odjeljak ovog vodiča, već znate kako da imate potpis automatski dodano u nove poruke, odgovore i prosljeđivanje.

Sve što trebate učiniti je odabrati željeni zadani potpis(e) za svaki od vaših naloga. Kao što se sjećate, ove opcije se nalaze u odjeljku Odaberi zadani potpis dijaloškog prozora Potpisi i dopisnica i dostupne su kada kreirate novi Outlook potpis ili promijenite postojeći potpis.

Na primjer, na sljedećem snimku ekrana, postavio sam potpis za svoj ' Prodaja ' račun i izabrao Formalni potpis za nove poruke i Kratku potpis za odgovore i prosljeđivanje.

Ručno umetnite Outlook potpis e-pošte u poruke

Ako ne želite automatski potpisivati ​​svoje e-poruke, alternativa je da biste ručno dodali potpis svakoj poruci. U ovom slučaju postavljate zadani potpis na (none) :

A zatim, kada sastavljate novu poruku ili odgovarate na e-poštu, kliknite dugme Potpis na kartici Poruka > Uključi grupu i izaberite željeni potpis:

Kako promijeniti potpis u Outlooku

Kao što ste upravo vidjeli, nije velika stvar kreirati potpis u Outlooku.Promjena postojećeg potpisa e-pošte je jednako jednostavna. Samo otvorite prozor Potpis i dopisnica s pregledom vaših postojećih potpisa, kao što je prikazano u Kako kreirati potpis u Outlooku - Korak 1, i učinite nešto od sljedećeg:

• Da preimenujete Outlook potpis, kliknite na potpis pod Odaberi potpis za uređivanje i kliknite na Preimenuj Pojavit će se okvir Preimenuj potpis gore, gdje upisujete novo ime i kliknite OK da sačuvate promjene.
• Da promijenite izgled bilo kojeg teksta u potpisu e-pošte u Outlooku, koristite mini traku s alatima za formatiranje na vrhu od Uredi potpis
• Da promijenite račun e-pošte povezan s potpisom, ili promijenite tip poruke (nove poruke, odgovori/prosljeđivanje ), koristite odgovarajuću padajuću listu pod Odaberite zadani potpis u desnom dijelu dijaloškog prozora Potpisi i dopisnica .

Kako dodati sliku u Outlook potpis

Ako komunicirate s puno ljudi izvan svoju organizaciju, možda ćete htjeti personalizirati svoj potpis putem e-pošte dodavanjem logotipa vaše kompanije, vaše lične fotografije, ikona društvenih medija, skenirane slike vašeg rukom pisanog potpisa ili druge slike.

Kao i sve ostalo što se odnosi na Outlook potpise , dodavanje slike je vrlo jednostavno i jednostavno.

1. Otvorite Potpisi iProzor za dijalog Stationery (kao što se sjećate da je najbrži način da kliknete Nova e-pošta na kartici Početna , a zatim kliknete Potpis > Potpisi… na kartici Poruka ).
2. Pod Odaberi potpis za uređivanje, kliknite na potpis kojem želite dodati sliku ili kliknite na Novo dugme za kreiranje novog potpisa.
3. U okviru Uredi potpis kliknite na mesto gde želite da dodate sliku, a zatim kliknite na Umetni Dugme slika na alatnoj traci.

Outlook dozvoljava dodavanje slika u sljedećim formatima: .png, .jpg, .bmp i .gif.

Ako ste umjesto (ili zajedno s) logotipa vaše kompanije dodali ikone društvenih medija, očito biste željeli da ih povežete ikone na odgovarajuće profile, a sljedeći odjeljak objašnjava kako to učiniti.

Kako dodati hiperveze u Outlook potpis

Naravno, ništa vas ne sprječava da dodate link na svoju web stranicu tako što ćete otkucajte ga u potpunosti. Ali naziv kompanije koji vodi do vaše korporativne web-stranice definitivno će izgledati ljepše.

Da bi bilo koji tekst u vašem Outlook potpisu moguće kliknuti, samo učinite sljedeće:

1. U Uredisignature , odaberite tekst i kliknite na dugme Hyperlink na traci sa alatkama.

   Ako tekst hiperveze još nije dodan u potpis, možete jednostavno postaviti pokazivač miša na mjesto na koje želite dodati vezu i kliknuti na dugme Hiperveza .

   

2. U prozoru Insert Hyperlink , uradite sljedeće:
   • U polju Text to display unesite tekst koji želite učiniti klikom na klik (ako ste odabrali bilo koji tekst prije klika na dugme Hyperlink , taj tekst će se automatski pojaviti u okviru).
   • U Adresa u polje, upišite puni URL.
   • Kliknite OK .

   

3. U Potpisi i U prozoru Stationery , kliknite OK da biste spremili promjene.

Kako napraviti sliku u vašem Outlook potpisu na kliknutu

Da biste logotip učinili društvenim ikone ili drugu sliku u potpisu Outlook e-pošte na koju se može kliknuti, dodajte hiperveze tim slikama. Za to izvršite gore navedene korake, s jedinom razlikom što odaberete sliku umjesto teksta. Na primjer, evo kako možete učiniti da se logotip vaše kompanije može kliknuti:

1. U polju Uredi potpis odaberite logotip i kliknite na dugme Hiperveza na traku sa alatkama.

To je to! Logotip vašeg brenda je postao kliknut putem hiperveze. Una sličan način, možete dodati veze do ikona društvenih medija kao što su LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, itd.

Kreirajte Outlook potpis na osnovu posjetnice

Još jedan brz način za kreiranje potpis u Outlooku je uključiti vizitkartu (vCard) koja sadrži vaše kontakt informacije.

Pošto Outlook kreira vizitkarte automatski na osnovu kontakata pohranjenih u vašem adresaru, obavezno prvo kreirajte svoj kontakt. Za ovo kliknite na Ljudi na dnu ekrana u Outlook 2013 i novijim verzijama ( Kontakti u Outlook 2010 i starijim verzijama), idite na karticu Početna > Grupa Novi i kliknite na Novi kontakt . Najveći dio posla je obavljen!

A sada, kreirajte novi Outlook potpis i kliknite na dugme Poslovna kartica na mini traci sa alatkama kao što je prikazano na slici ispod. Ovo će prikazati vašu listu Outlook kontakata, gdje birate svoj kontakt i kliknite OK.

Napomena. Umetanje potpisa zasnovanog na vCard-u u e-poruku će automatski priložiti .vcf datoteku koja sadrži vašu posjetnicu. Kako biste spriječili da se to dogodi, možete kopirati posjetnicu direktno iz Outlook kontakata, a zatim umetnuti kopiranu sliku u svoj Outlook potpis:

Kreiranje profesionalnog Outlook potpisa e-pošte (sa slikom, vezama i ikone društvenih medija)

Ovaj odjeljak pruža detaljna uputstva korak po korak o tome kakokreirajte složeniji potpis e-pošte, koji uključuje vaše kontakt informacije, fotografije i ikone društvenih medija s linkovima na odgovarajuće stranice profila. Budući da Outlook mini traka sa alatima za potpis pruža ograničen broj opcija, kreirat ćemo potpis u novoj poruci, a zatim ga kopirati u Outlook potpise.

1. Kreirajte novu poruku klikom na Nova e-pošta dugme na kartici Početna .
2. Ubacite tabelu da držite i osvijetlite svoje kontakt podatke i slike.

   U novom prozoru poruke, prebacite se na karticu Insert , kliknite na Tabela i prevucite kursor u mrežu tabele da odaberete broj redaka i kolona koji odgovaraju vašoj e-pošti izgled potpisa.

   

   Tabela će vam pomoći da uskladite svoje grafičke i tekstualne elemente i unesete sklad u dizajn potpisa vašeg Outlook e-pošte.

   Ako niste sigurni koliko će vam redova i stupaca zapravo trebati, možete dodati 3 reda i 3 stupca kao što radimo u ovom primjeru, te dodati nove ili izbrisati dodatne redove/kolone kasnije ako je potrebno.

3. Umetnite logo vašeg brenda ili ličnu fotografiju u neku ćeliju tabele (prva ćelija u ovom primjeru).

   Da biste to učinili, postavite kursor u ćeliju u koju želite da dodate sliku i kliknite na dugme Slike na kartici Insert .

   

   Potražite sliku na svom računaru, odaberite je i kliknite na dugme Insert .

4. Prevucite a