Ovaj vodič objašnjava različite aspekte Outlook potpisa. Pronaći ćete detaljne korake za stvaranje i promjenu potpisa u Outlooku, automatsko dodavanje potpisa svim odlaznim porukama e-pošte i ručno umetanje u poruku. Također, naučit ćete kako napraviti profesionalni Outlook potpis sa slikom i ikonama društvenih medija koje je moguće kliknuti. Upute će funkcionirati za sve verzije programa Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i starije.

Ako često komunicirate s prijateljima i obitelji, a posebno ako provodite poslovanje putem e-maila, vaš je potpis jedna od najbitnijih točaka komunikacije. Kažu da je prvi dojam važan, pa tako i posljednji, jer pozitivan posljednji dojam je trajan dojam!

Na webu postoje brojni članci, savjeti i posebni alati za izradu profesionalnog potpisa e-pošte. U ovom vodiču ćemo se uglavnom usredotočiti na praktične smjernice "kako da" za stvaranje, korištenje i promjenu potpisa u Outlooku. Negdje između redaka pronaći ćete i nekoliko savjeta za izradu personaliziranih, informativnih i privlačnih Outlookovih potpisa e-pošte.

Kako stvoriti potpis u Outlooku

Stvaranje jednostavnog potpisa u programu Outlook jednostavno je. Ako imate nekoliko različitih računa e-pošte, možete postaviti drugačiji potpis za svaki račun. Također, možete automatski dodati adijagonalna dvosmjerna strelica u kutu vaše slike za proporcionalnu promjenu veličine slike ako je potrebno.

Ovo će vam omogućiti da rasporedite sliku u bilo kojem položaju unutar prvog stupca pomoću opcija Poravnanje na kartici Izgled .

Obavezno odaberite cijelu tablicu, zatim idite na karticu Dizajn , kliknite Grube i odaberite Bez obruba .

Po želji, da biste odvojili sadržaj potpisa, možete obojiti nekoliko okomitih ili vodoravnih obruba pomoću opcije Slikar obruba i Boje olovke vašeg odabirom:

Kako biste razdjelnike učinili tanjim ili debljim, eksperimentirajte s različitim Stilovima linija i Debljinama linija (ove opcije nalaze se desno iznad Boja olovke na kartici Dizajn u grupi Grube ).

Zatim zalijepite svoj potpis pritiskom na Ctrl + V ili desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u tekstualnom okviru ispod Uredi potpis i odaberite Zalijepi iz kontekstnog izbornika:

Evo još jednog primjera potpisa Outlook e-pošte kreiranog na isti način, ali s drugačijom paletom boja i rasporedom:

Kako sigurnosno kopirati svoje Outlook potpise

Nakon što stvorite svoje prekrasne Outlook e-mail potpise, vjerojatno ćete ih htjeti sigurnosno kopirati ili izvesti na drugo računalo.

Kao što je već spomenuto, gotovo sve što je povezano s Outlook potpisima vrlo je jednostavno učiniti. Proces izrade sigurnosne kopije nije iznimka. Samo trebate kopirati cijeli sadržaj mape Potpisi na svoju sigurnosnu kopiju. Da vratite svoje potpise Outlook e-pošte, jednostavno kopirajte te datoteke i mape natrag u mapu Potpisi na vašem računalu.

Zadana lokacija mape Potpis je sljedeća :

• Na Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Brzi način da pronađete mapu Potpis na vašem računalu je da otvorite Outlook, kliknete Datoteka > Opcije > Pošta , a zatim držite tipku Ctrl kada kliknete gumb Potpisi… :

Prilagodite verziju običnog teksta Outlook HTML potpisa e-pošte

Prilikom izrade HTML potpisa e-pošte ssvoje prilagođene boje, slike i veze, imajte na umu da možda neće izgledati onako kako ste dizajnirali za sve.

Na primjer, neki od vaših primatelja e-pošte mogu imati Pročitaj svu standardnu ​​poštu u običnom tekstu opciju odabranu u njihovim postavkama Centra za pouzdanost programa Outlook, i kao rezultat će sva oblikovanja, slike i veze biti isključeni u vašem potpisu e-pošte kao i u cijelom tijelu poruke. Na primjer, u planskoj tekstualnoj poruci, moj lijepi html Outlook potpis pretvara se u ovo:

Dok ne možete učiniti ništa u vezi s formatiranjem, logotipom vaše marke ili osobnom fotografijom jer obična format teksta ne podržava ništa od ovoga, možete barem popraviti svoje hiperveze koje sadrže relevantne informacije. Kad kažem "popraviti", mislim na to da se puni URL pojavi u običnoj tekstualnoj verziji vašeg html Outlook potpisa.

Da biste uredili samo čisti tekstualni potpis, otvorite odgovarajuću .txt datoteku izravno u Mapu s potpisima i napravite potrebne izmjene. Detaljni koraci slijede u nastavku.

1. Otvorite svoju mapu Potpisi kao što je ovdje objašnjeno.
2. Pronađite .txt datoteku s nazivom koji odgovara nazivu vašeg Outlook potpisa. U ovom primjeru, ispravit ću vezu u potpisu pod nazivom " Formal ", pa tražim datoteku Formal.txt :

Savjet. Toplo preporučam da naknadno napravite sigurnosnu kopiju svojih Outlook potpisa jer će se izmjene koje ste napravili u običnom tekstualnom potpisu prebrisati nakon što promijenite izvorni html potpis u Outlooku.

Outlook generatori potpisa za e-poštu

Dobra vijest je da postoji mnogo mrežnih generatora potpisa za e-poštu koji nude izbor lijepo dizajniranih predložaka za potpis e-pošte. Loša vijest je da vrlo malo njih dopušta izvoz svojih potpisa e-pošte u Outlook besplatno. Ali ipak, neki to rade.

Na primjer, da kopirate svoj potpis e-pošte stvoren pomoću Newoldstamp generatora u Outlook, jednostavno kliknite ikonu Outlook i vidjet ćete detaljne upute korak po korak:

Osim toga, postoji niz specijaliziranih alata za izradu i upravljanje potpisima e-pošte programa Outlook, na primjer:

• Exclaimer Signature Manager - softversko rješenje za potpis e-pošte za Microsoft Outlook. Pruža niz predložaka potpisa e-pošte koji vam omogućuju stvaranje profesionalnih Outlook potpisa koji kombiniraju statični tekst sa slikama i dinamičkim podacima.
• Xink - olakšava ažuriranje vaših potpisa e-pošte na različitim klijentima e-pošte kao što sukao što su Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce i drugi.
• Signature-Switch - Outlook dodatak koji poboljšava upotrebu potpisa temeljenih na HTML-u.

Sva tri su plaćeni alati, iako su dostupne probne verzije.

Ovako stvarate, dodajete i mijenjate potpise u programu Outlook. A sada je gotovo! Zabavite se dizajnirajući svoj potpuno novi Outlook potpis, neka fontovi budu čitljivi, boje lijepe, grafika jednostavna i sigurno ćete ostaviti sjajan trajan dojam na sve svoje primatelje e-pošte.

Da biste postavili potpis u programu Outlook, izvršite sljedeće korake.

1. Na Na kartici kliknite gumb Nova e-pošta . Zatim kliknite Potpis > Potpisi… na kartici Poruka , u grupi Uključi .

   

   Drugi način za pristup značajki Potpis je putem Datoteka > Opcije > Pošta odjeljak > Potpisi… u programu Outlook 2010 i novijim. U programu Outlook 2007 i prethodnim verzijama, to je kartica Alati > Opcije > Format pošte > Potpisi… .

2. U svakom slučaju, otvorit će se dijaloški prozor Potpisi i pribor i prikazati popis prethodno stvorenih potpisa, ako ih ima.

   Za dodavanje novog potpisa kliknite gumb Novi ispod Odaberite potpis za uređivanje i upišite naziv potpisa u dijaloški okvir Novi potpis .

   

3. U odjeljku Odaberi zadani potpis učinite sljedeće:
   • U E-pošti account padajućeg popisa, odaberite račun e-pošte koji ćete povezati s novostvorenim potpisom.
   • Na padajućem popisu Nove poruke odaberite potpis koji će se automatski dodavati svim novim porukama. Ako ne želite da Outlook automatski dodaje bilo kakav potpis e-pošte novim porukama, ostavite zadanu opciju (ništa).
   • Izpopis Odgovori/prosljeđuje , odaberite potpis za odgovore i proslijeđene poruke ili ostavite zadanu opciju (ništa).
4. Upišite potpis u <1 okvir>Uredi potpis i kliknite U redu da biste spremili svoj novi potpis e-pošte programa Outlook. Gotovo!

   

Na sličan način možete stvoriti različiti potpis za drugi račun , na primjer jedan potpis za osobnu e-poštu i drugi za poslovnu e-poštu.

Možete čak stvoriti dva različita potpisa e-pošte za isti račun , recimo duži potpis za nove poruke, te kraći i jednostavniji za odgovore i prosljeđivanje. Čim postavite svoje potpise e-pošte, svi će se pojaviti na padajućim popisima Nove poruke i Odgovori/prosljeđivanja :

Savjet. Ovaj primjer pokazuje vrlo jednostavan tekstualni potpis samo u svrhu demonstracije. Ako izrađujete formalni potpis e-pošte, možda biste ga trebali dizajnirati na poslovni način i uključiti logotip marke koji se može kliknuti i ikone društvenih medija. Relevantne informacije i detaljne korake pronaći ćete u ovom odjeljku: Kako stvoriti profesionalni potpis e-pošte u programu Outlook.

Kako dodati potpis u Outlooku

Microsoft Outlook vam omogućuje da konfigurirate zadane postavke potpisa tako da se odabrani potpis dodaje svim novim porukama i/ili odgovorima i automatski prosljeđuje; ili možete umetnuti apotpis u pojedinačnoj poruci e-pošte ručno.

Kako automatski dodati potpis u Outlook

Ako ste pažljivo pratili prethodni odjeljak ovog vodiča, već znate kako imati potpis automatski se dodaje u nove poruke, odgovore i prosljeđuje.

Sve što trebate učiniti je odabrati željeni zadani potpis(e) za svaki od svojih računa. Kao što se sjećate, ove se opcije nalaze u odjeljku Odaberi zadani potpis dijaloškog prozora Potpisi i pribor i dostupne su prilikom stvaranja novog Outlook potpisa ili mijenjanja postojećeg potpisa.

Na primjer, na sljedećoj snimci zaslona postavljam potpis za svoj račun ' Prodaja ' i biram Formalni potpis za nove poruke i Kratak potpis za odgovore i prosljeđivanje.

Umetnite Outlook email potpis u poruke ručno

Ako ne želite automatski potpisivati ​​svoje email poruke, alternativa je kako biste ručno dodali potpis svakoj poruci. U ovom slučaju postavljate zadani potpis na (ništa) :

A zatim, kada sastavljate novu poruku ili odgovarate na e-poštu, kliknite gumb Potpis na kartici Poruka > Uključi grupu i odaberite željeni potpis:

Kako promijeniti potpis u Outlooku

Kao što ste upravo vidjeli, nije velika stvar stvoriti potpis u Outlooku.Promjena postojećeg potpisa e-pošte jednako je jednostavna. Samo otvorite prozor Potpis i pribor s pregledom vaših postojećih potpisa, kao što je prikazano u Kako stvoriti potpis u programu Outlook - Korak 1, i učinite nešto od sljedećeg:

• Da biste preimenovali Outlook potpis, kliknite na potpis ispod Odaberite potpis za uređivanje i kliknite Preimenuj Prikazat će se okvir Preimenuj potpis gore, gdje upisujete novi naziv i kliknite OK za spremanje promjena.
• Za promijenu izgleda bilo kojeg teksta u vašem potpisu e-pošte programa Outlook, upotrijebite mini alatnu traku za oblikovanje na vrhu od Uredi potpis
• Za promjenu računa e-pošte povezanog s potpisom ili promjenu vrste poruke (nove poruke, odgovori/prosljeđivanja ), upotrijebite odgovarajući padajući popis pod Odaberi zadani potpis u desnom dijelu dijaloškog prozora Potpisi i pribor .

Kako dodati sliku Outlook potpisu

Ako komunicirate s mnogo ljudi izvan vašoj organizaciji, možda ćete htjeti personalizirati svoj potpis e-pošte dodavanjem logotipa vaše tvrtke, vaše osobne fotografije, ikona društvenih medija, skenirane slike vašeg rukom pisanog potpisa ili druge slike.

Kao i sve ostalo što se odnosi na Outlook potpise , dodavanje slike je vrlo jednostavno i jednostavno.

1. Otvorite Potpisi iDijaloški prozor Printery (kao što se sjećate da je najbrži način kliknuti Nova e-pošta na kartici Početna , a zatim kliknuti Potpis > Potpisi… na kartici Poruka ).
2. Pod Odaberite potpis za uređivanje, kliknite potpis kojem želite dodati sliku ili kliknite Novo gumb za stvaranje novog potpisa.
3. U okviru Uredi potpis kliknite gdje želite dodati sliku, a zatim kliknite Umetni slika gumb na alatnoj traci.

Outlook dopušta dodavanje slika u sljedećim formatima: .png, .jpg, .bmp i .gif.

Ako ste umjesto (ili uz) logotip svoje tvrtke dodali ikone društvenih medija, očito biste ih željeli povezati ikone na odgovarajuće profile, a sljedeći odjeljak objašnjava kako to učiniti.

Kako dodati hiperveze u Outlook potpis

Naravno, ništa vas ne sprječava da dodate vezu na svoju web stranicu upisujući ga u cijelosti. Ali ime tvrtke koje vodi na web-mjesto vaše tvrtke definitivno će izgledati ljepše.

Da bi bilo koji tekst u vašem Outlook potpisu bilo moguće kliknuti, samo učinite sljedeće:

1. U Urediokvir za potpis , odaberite tekst i kliknite gumb Hiperveza na alatnoj traci.

   Ako tekst hiperveze još nije dodan u potpis, možete jednostavno postaviti pokazivač miša na mjesto gdje želite dodati vezu i kliknuti gumb Hiperveza .

   

2. U prozoru Insert Hyperlink učinite sljedeće:
   • U okvir Text to display upišite tekst koji želite učiniti klikabilnim (ako ste odabrali bilo koji tekst prije klika na gumb Hiperveza , taj će se tekst automatski pojaviti u okviru).
   • U Adresi upišite puni URL.
   • Kliknite U redu .

   

3. U Potpisi i U prozoru Stationery kliknite OK da biste spremili promjene.

Kako sliku u vašem Outlook potpisu učiniti klikabilnom

Da bi logotip bio društveni ikone ili druge slike u vašem Outlook potpisu e-pošte na koje se može kliknuti, dodajte hiperveze tim slikama. Za to izvedite gore navedene korake, s jedinom razlikom što ćete odabrati sliku umjesto teksta. Na primjer, evo kako možete učiniti logotip vaše tvrtke klikabilnim:

1. U okviru Uredi potpis odaberite logotip i kliknite gumb Hiperveza na alatnoj traci.

To je to! Vaš logotip robne marke postao je moguće kliknuti putem hiperveze. UNa sličan način možete dodati veze na ikone društvenih medija kao što su LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube itd.

Stvorite Outlook potpis na temelju posjetnice

Još jedan brzi način za stvaranje potpis u programu Outlook uključuje posjetnicu (vCard) koja sadrži vaše podatke za kontakt.

Budući da Outlook automatski stvara posjetnice na temelju kontakata pohranjenih u vašem adresaru, svakako prvo stvorite vlastiti kontakt. Za to kliknite Osobe na dnu zaslona u programu Outlook 2013 i novijim ( Kontakti u programu Outlook 2010 i starijim), idite na karticu Početna > Grupu Novi i kliknite Novi kontakt . Veći dio posla je obavljen!

A sada, stvorite novi Outlook potpis i kliknite gumb Visit karta na mini alatnoj traci kao što je prikazano na slici ispod. Ovo će prikazati vaš popis Outlook kontakata, gdje odaberete vlastiti kontakt i kliknete U redu.

Napomena. Umetanje vCard potpisa u e-poruku automatski će priložiti .vcf datoteku koja sadrži vašu posjetnicu. Kako biste spriječili da se to dogodi, možete kopirati posjetnicu izravno iz Outlook kontakata, a zatim umetnuti kopiranu sliku u svoj Outlook potpis:

Stvaranje profesionalnog Outlook e-mail potpisa (sa slikom, vezama i ikone društvenih medija)

Ovaj odjeljak pruža detaljne upute korak po korak o tome kakoizradite složeniji potpis e-pošte koji uključuje vaše podatke za kontakt, fotografiju i ikone društvenih medija s poveznicama na odgovarajuće stranice profila. Budući da mini alatna traka za potpis programa Outlook pruža ograničen broj opcija, stvorit ćemo potpis u novoj poruci, a zatim ga kopirati u Potpise programa Outlook.

1. Stvorite novu poruku klikom na Gumb Nova e-pošta na kartici Početna .
2. Umetnite tablicu za držanje i osvjetljavanje vaših podataka za kontakt i slika.

   U prozoru nove poruke prebacite se na karticu Umetni , kliknite Tablica i povucite kursor u mreži tablice da biste odabrali broj redaka i stupaca koji odgovaraju vašoj e-pošti izgled potpisa.

   

   Tablica će vam pomoći uskladiti svoje grafičke i tekstualne elemente i unijeti sklad u vaš dizajn potpisa e-pošte u programu Outlook.

   Ako niste sigurni koliko će vam redaka i stupaca zapravo trebati, možete dodati 3 retka i 3 stupca kao što radimo u ovom primjeru, te dodati nove ili izbrisati dodatne retke/stupce kasnije ako je potrebno.

3. Umetnite logotip svoje marke ili osobnu fotografiju u neku ćeliju tablice (prva ćelija u ovom primjeru).

   Da biste to učinili, postavite kursor u ćeliju u koju želite dodati sliku i kliknite gumb Slike na kartici Umetni .

   

   Vidi također: VLOOKUP u Google tablicama s primjerima formula

   Potražite sliku na svom računalu, odaberite je i kliknite gumb Umetni .

4. Povucite a