Ky tutorial shpjegon aspekte të ndryshme të nënshkrimit të Outlook. Do të gjeni hapat e detajuar për të krijuar dhe ndryshuar nënshkrimin në Outlook, do të shtoni një nënshkrim në të gjitha emailet dalëse automatikisht dhe do ta futni atë në një mesazh manualisht. Gjithashtu, do të mësoni se si të bëni një nënshkrim profesional të Outlook me një imazh dhe ikona të mediave sociale të klikueshme. Udhëzimet do të funksionojnë për të gjitha versionet e Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 dhe më herët.

Nëse komunikoni shpesh me miqtë dhe familjen tuaj, dhe veçanërisht nëse bëni biznesi me e-mail, nënshkrimi juaj është një nga pikat më thelbësore të komunikimit. Ata thonë se përshtypja e parë është e rëndësishme, dhe po ashtu është e fundit, sepse një përshtypje pozitive e fundit është një përshtypje e qëndrueshme!

Në web, ekzistojnë shumë artikuj, këshilla dhe mjete speciale për të krijuar një nënshkrim profesional të emailit. Në këtë tutorial, ne do të fokusohemi kryesisht në udhëzimet praktike "si të" për të krijuar, përdorur dhe ndryshuar një nënshkrim në Outlook. Diku midis rreshtave, do të gjeni gjithashtu disa këshilla për të bërë nënshkrime emaili të Outlook të personalizuara, informuese dhe që tërheqin vëmendjen.

Si të krijoni një nënshkrim në Outlook

Krijimi i një nënshkrimi të thjeshtë në Outlook është i lehtë. Nëse keni disa llogari të ndryshme të postës elektronike, mund të vendosni një nënshkrim të ndryshëm për secilën llogari. Gjithashtu, ju mund të shtoni automatikisht njëshigjeta diagonale me dy koka në cep të imazhit tuaj për të ndryshuar përmasat proporcionale të imazhit nëse është e nevojshme.

Kjo do t'ju lejojë të rregulloni imazhin në çdo pozicion brenda kolonës së parë duke përdorur opsionet Rreshtimi në skedën Layout .

Sigurohuni që të zgjidhni të gjithë tabelën, më pas shkoni te skeda Dizajn , klikoni Kufijtë dhe zgjidhni Pa kufi .

Opsionale, për të ndarë përmbajtjen e nënshkrimit, mund të pikturoni disa kufij vertikal ose horizontal duke përdorur opsionin Border Painter dhe Pen Color të duke zgjedhur:

Për t'i bërë ndarësit më të hollë ose më të trashë, eksperimentoni me Stilet e linjës dhe peshat e vijave (këto opsione qëndrojnë djathtas mbi Ngjyra e stilolapsit në skedën Dizajn në grupin Kufijtë ).

Dhe më pas, ngjisni nënshkrimin tuaj duke shtypur Ctrl + V , ose kliko me të djathtën kudo në kutinë e tekstit nën Modifiko nënshkrimin dhe zgjidh Ngjit nga menyja e kontekstit:

Dhe këtu është një shembull tjetër i nënshkrimit të email-it të Outlook i krijuar në të njëjtën mënyrë, por me një gamë ngjyrash dhe paraqitje të ndryshme:

Si të rezervoni nënshkrimet tuaja të Outlook

Pasi të keni krijuar nënshkrimet tuaja të bukura të emailit të Outlook, ndoshta do të dëshironi t'i bëni kopje rezervë ose t'i eksportoni në një kompjuter tjetër.

Siç është përmendur tashmë, pothuajse gjithçka që lidhet me nënshkrimet e Outlook është shumë e lehtë për t'u bërë. Procesi i kopjimit nuk është përjashtim. Thjesht duhet të kopjoni të gjithë përmbajtjen e dosjes Nënshkrimet në vendndodhjen tuaj rezervë. Për të rivendosur nënshkrimet tuaja të postës elektronike të Outlook, thjesht kopjoni ato skedarë dhe dosje përsëri në dosjen Nënshkrimet në kompjuterin tuaj.

Vendndodhja e paracaktuar e dosjes Signature është si më poshtë :

• Në Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Një mënyrë e shpejtë për të gjetur një dosje Nënshkrimi në kompjuterin tuaj është të hapni Outlook, klikoni Skedari > Opsionet > Mail , dhe më pas mbani tastin Ctrl kur klikoni butonin Nënshkrimet… :

Personalizoni versionin me tekst të thjeshtë të nënshkrimit të emailit të Outlook HTML

Kur krijoni një nënshkrim emaili HTML mengjyrat, imazhet dhe lidhjet tuaja të personalizuara, kini parasysh se mund të mos duket ashtu siç e keni projektuar për të gjithë.

Për shembull, disa nga marrësit tuaj të emailit mund të kenë Lexo të gjitha postat standarde në tekst të thjeshtë Opsioni i zgjedhur në cilësimet Trust Center të Outlook-it të tyre, dhe si rezultat i gjithë formatimi, fotografitë dhe lidhjet do të çaktivizohen në nënshkrimin tuaj të emailit, si dhe në të gjithë trupin e mesazhit. Për shembull, në një mesazh me tekst të planit, nënshkrimi im i bukur html Outlook kthehet në këtë:

Ndërsa nuk mund të bëni asgjë për formatimin, logon e markës suaj ose foton personale sepse e thjeshtë formati i tekstit nuk mbështet asnjë nga këto, të paktën mund të rregulloni lidhjet tuaja që përmbajnë informacionin përkatës. Kur them "ndreqim", dua të them që URL-ja e plotë të shfaqet në versionin e tekstit të thjeshtë të nënshkrimit tuaj të html Outlook.

Për të modifikuar vetëm një nënshkrim teksti të thjeshtë, hapni skedarin përkatës .txt direkt në Dosja e nënshkrimeve dhe bëni ndryshimet e kërkuara. Hapat e detajuar vijojnë më poshtë.

1. Hapni dosjen tuaj Signatures siç shpjegohet këtu.
2. Gjeni skedarin .txt me emrin që korrespondon me emrin tuaj të nënshkrimit të Outlook. Në këtë shembull, unë do të rregulloj një lidhje në nënshkrimin e quajtur " Formal ", kështu që unë kërkoj skedarin Formal.txt :

Këshillë. Unë rekomandoj fuqimisht që të bëni një kopje rezervë të nënshkrimeve tuaja të Outlook më pas, sepse modifikimet që keni bërë në nënshkrimin e tekstit të thjeshtë do të mbishkruhen sapo të ndryshoni nënshkrimin tuaj origjinal html në Outlook.

Gjeneruesit e nënshkrimeve të postës elektronike Outlook

Lajmi i mirë është se ekzistojnë shumë gjeneratorë të nënshkrimeve të postës elektronike në internet që ofrojnë një përzgjedhje të modeleve të nënshkrimeve të postës elektronike të dizajnuara bukur. Lajmi i keq është se shumë pak prej tyre lejojnë eksportimin e nënshkrimeve të tyre të postës elektronike në Outlook falas. Por megjithatë, disa e bëjnë këtë.

Për shembull, për të kopjuar nënshkrimin tuaj të emailit të krijuar me gjeneratorin Newoldstamp në Outlook, thjesht klikoni ikonën Outlook dhe do të shihni udhëzimet e detajuara hap pas hapi:

Përveç kësaj, ka një numër mjetesh të specializuara për të krijuar dhe menaxhuar nënshkrimet e postës elektronike të Outlook, për shembull:

• Exclaimer Signature Manager - zgjidhje softuerike për nënshkrimin e postës elektronike për Microsoft Outlook. Ai ofron një numër modelesh të nënshkrimeve të postës elektronike që ju lejojnë të krijoni nënshkrime profesionale të Outlook që kombinojnë tekstin statik me imazhet dhe të dhënat dinamike.
• Xink - e bën të lehtë përditësimin e nënshkrimeve tuaja të postës elektronike nëpër klientë të ndryshëm të postës elektronike, si p.sh.si Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce dhe të tjerë.
• Signature-Switch - një shtesë e Outlook që përmirëson përdorimin e nënshkrimeve të bazuara në HTML.

Të treja janë mjete me pagesë, megjithëse versionet e provës janë të disponueshme.

Kjo është mënyra se si krijoni, shtoni dhe ndryshoni nënshkrimet në Outlook. Dhe tani, ju ka mbaruar! Argëtohuni duke dizajnuar nënshkrimin tuaj të ri të Outlook, mbajini fontet të lexueshme, ngjyrat e këndshme, grafika të thjeshta dhe sigurisht që do të lini një përshtypje të shkëlqyer të qëndrueshme për të gjithë marrësit tuaj të emailit.

Për të konfiguruar një nënshkrim në Outlook, kryeni hapat e mëposhtëm.

1. Në <1 Skeda>Home , kliko butonin Email i ri . Dhe pastaj kliko Nënshkrimi > Nënshkrimet... në skedën Mesazhi , në grupin Përfshi .

   

   Një mënyrë tjetër për të hyrë në funksionin Nënshkrimi është nëpërmjet seksionit Skedari > Opsionet > Mail > Nënshkrimet… në Outlook 2010 dhe më vonë. Në Outlook 2007 dhe versionet e mëparshme, është skeda Mjetet > Opsionet > Formati i postës > Nënshkrimet... .

2. Sidoqoftë, dritarja e dialogut Signatures and Stationery do të hapet dhe do të shfaqë një listë të nënshkrimeve të krijuara më parë, nëse ka.

   Për të shtuar një nënshkrim të ri, kliko butonin I ri nën Zgjidh nënshkrimin për ta modifikuar dhe shkruani një emër për nënshkrimin në kutinë e dialogut Nënshkrimi i ri .

   

3. Nën seksionin Zgjidhni nënshkrimin e paracaktuar , bëni sa më poshtë:
   • Në E-mail llogaria lista rënëse, zgjidhni një llogari emaili për ta lidhur me nënshkrimin e krijuar rishtazi.
   • Në listën rënëse Mesazhet e reja , zgjidhni nënshkrimin që do të shtohet automatikisht në të gjitha mesazhet e reja. Nëse nuk dëshironi që Outlook të shtojë automatikisht ndonjë nënshkrim emaili te mesazhet e reja, lini opsionin e paracaktuar (asnjë).
   • Ngalistën Përgjigje/përcjell , zgjidhni nënshkrimin për përgjigjet dhe mesazhin e përcjellë, ose lini opsionin e paracaktuar të (asnjë).
4. Shkruani nënshkrimin në <1 Kutia>Modifiko nënshkrimin dhe kliko OK për të ruajtur nënshkrimin e ri të emailit të Outlook. U krye!

   

Në mënyrë të ngjashme, mund të krijoni një nënshkrim të ndryshëm për një llogari tjetër , për shembull një nënshkrim për emailet personale dhe një tjetër për emailet e biznesit.

Mund të krijoni edhe dy nënshkrime të ndryshme emaili për të njëjtën llogari , le të themi një nënshkrim më të gjatë për mesazhet e reja dhe një më të shkurtër dhe më të thjeshtë për përgjigjet dhe përcjelljet. Sapo të keni vendosur nënshkrimet tuaja të postës elektronike, të gjitha ato do të shfaqen në listat rënëse Mesazhet e reja dhe Përgjigjet/përcjella :

Këshillë. Ky shembull tregon një nënshkrim teksti shumë të thjeshtë vetëm për qëllime demonstruese. Nëse po krijoni një nënshkrim zyrtar me email, mund të dëshironi ta dizajnoni atë në një mënyrë të ngjashme me biznesin dhe të përfshini një logo të markës së klikueshme dhe ikona të mediave sociale. Do të gjeni informacionin përkatës dhe hapat e detajuar në këtë seksion: Si të krijoni një nënshkrim profesional të emailit në Outlook.

Si të shtoni një nënshkrim në Outlook

Microsoft Outlook ju lejon të konfiguroni cilësimet e paracaktuara të nënshkrimit në mënyrë që një nënshkrim i përzgjedhur të shtohet në të gjitha mesazhet e reja dhe/ose përgjigjet dhe të përcjellë automatikisht; ose mund të futni njënënshkrimi në një mesazh individual email me dorë.

Si të shtoni nënshkrim në Outlook automatikisht

Nëse e keni ndjekur nga afër seksionin e mëparshëm të këtij tutoriali, ju tashmë e dini se si të keni një nënshkrim shtohet automatikisht te mesazhet, përgjigjet dhe përcjelljet e reja.

Gjithçka që duhet të bëni është të zgjidhni nënshkrimin(et) e dëshiruara të paracaktuara për secilën prej llogarive tuaja. Siç e mbani mend, këto opsione gjenden nën seksionin Zgjidh nënshkrimin e paracaktuar të dritares së dialogut Nënshkrimet dhe artikujt dhe janë të disponueshme kur krijoni një nënshkrim të ri të Outlook ose ndryshoni nënshkrimin ekzistues.

Për shembull, në pamjen e mëposhtme të ekranit, unë vendosa një nënshkrim për llogarinë time " Sales " dhe zgjedh nënshkrimin Formal për mesazhet e reja dhe Short nënshkrimi për përgjigje dhe përcjellje.

Futni nënshkrimin e emailit të Outlook në mesazhe me dorë

Nëse nuk dëshironi të nënshkruani automatikisht mesazhet tuaja të emailit, alternativa është për të shtuar nënshkrimin në çdo mesazh me dorë. Në këtë rast, ju vendosni nënshkrimin e paracaktuar në (asnjë) :

Dhe më pas, kur shkruani një mesazh të ri ose i përgjigjeni një emaili, klikoni butoni Nënshkrimi në skedën Mesazhi > Përfshi dhe zgjidhni nënshkrimin e dëshiruar:

Si të ndryshoni nënshkrimin në Outlook

Siç e keni parë sapo, nuk është gjë e madhe të krijosh një nënshkrim në Outlook.Ndryshimi i një nënshkrimi ekzistues të emailit është po aq i lehtë. Thjesht hapni dritaren Signature and Stationery me një përmbledhje të nënshkrimeve tuaja ekzistuese, siç tregohet në Si të krijoni nënshkrim në Outlook - Hapi 1, dhe bëni një nga sa vijon:

• Për të riemërtuar një nënshkrim të Outlook, klikoni mbi nënshkrimin nën Zgjidhni nënshkrimin për të modifikuar dhe klikoni në Riemërto Do të shfaqet kutia Riemërto nënshkrimin lart, ku shkruani një emër të ri dhe klikoni OK për të ruajtur ndryshimet.
• Për të ndryshuar pamjen e çdo teksti në nënshkrimin tuaj të emailit të Outlook, përdorni shiritin e veglave të formatimit mini në krye i Ndrysho nënshkrimin
• Për të ndryshuar një llogari emaili të lidhur me nënshkrimin, ose për të ndryshuar llojin e mesazhit (mesazhe të reja, përgjigje/përcjellje ), përdorni listën përkatëse rënëse nën Zgjidhni nënshkrimin e paracaktuar në pjesën e djathtë të dritares së dialogut Nënshkrimet dhe artikujt .

Si të shtoni imazh në nënshkrimin e Outlook

Nëse jeni duke komunikuar me shumë njerëz jashtë organizatën tuaj, ju mund të dëshironi të personalizoni nënshkrimin tuaj të emailit duke shtuar logon e kompanisë suaj, foton tuaj personale, ikonat e mediave sociale, një imazh të skanuar të nënshkrimit tuaj të shkruar me dorë ose fotografi të tjera.

Si çdo gjë tjetër që lidhet me nënshkrimet e Outlook , shtimi i një imazhi është shumë i lehtë dhe i drejtpërdrejtë.

1. Hapni Nënshkrimet dheDritarja e dialogut Stationery (pasi ju kujtohet se mënyra më e shpejtë është të klikoni Email i ri në skedën Home dhe më pas klikoni Nënshkrimi > Nënshkrimet… në skedën Mesazhi ).
2. Nën Zgjidh nënshkrimin për të modifikuar, kliko nënshkrimin të cilit dëshiron të shtosh një imazh ose kliko Butoni I ri për të krijuar një nënshkrim të ri.
3. Në kutinë Modifiko nënshkrimin , kliko ku dëshiron të shtosh një imazh dhe më pas kliko Fut një butoni i fotos në shiritin e veglave.

Outlook lejon shtimin e fotografive në formatet e mëposhtme: .png, .jpg, .bmp dhe .gif.

Nëse në vend të (ose së bashku me) logon e kompanisë suaj, keni shtuar ikona të mediave sociale, sigurisht që do të dëshironit t'i lidhni ato ikona në profilet përkatëse, dhe seksioni tjetër shpjegon se si ta bëni këtë.

Si të shtoni hiperlidhje në nënshkrimin e Outlook

Natyrisht, asgjë nuk ju pengon të shtoni një lidhje në faqen tuaj të internetit duke duke e shtypur të plotë. Por emri i kompanisë që lidhet me faqen tuaj të internetit të korporatës do të duket patjetër më i bukur.

Për ta bërë çdo tekst në nënshkrimin tuaj të Outlook të klikueshëm, thjesht bëni sa më poshtë:

1. Në Redaktokutia e nënshkrimit , zgjidhni tekstin dhe klikoni butonin Hyperlink në shiritin e veglave.

   Nëse teksti i hiperlidhjes nuk është shtuar ende në nënshkrim, thjesht mund ta vendosni treguesin e miut aty ku dëshironi të shtoni një lidhje dhe të klikoni butonin Hyperlink .

   

2. Në dritaren Fut Hyperlink , bëni sa më poshtë:
   • Në kutinë Tekst për të shfaqur , shkruani tekstin që ju dëshironi ta bëni të klikueshëm (nëse keni zgjedhur ndonjë tekst përpara se të klikoni butonin Hyperlink , ai tekst do të shfaqet automatikisht në kuti).
   • Në Adresa kutia, shkruani URL-në e plotë.
   • Klikoni OK .

   

3. Në Nënshkrimet dhe Dritarja Stationery , klikoni OK për të ruajtur ndryshimet.

Si të bëni një imazh në nënshkrimin tuaj të Outlook të klikueshëm

Për ta bërë logon, sociale ikona ose imazhe të tjera në nënshkrimin tuaj të postës elektronike të Outlook-it që mund të klikohet, shtoni lidhje hiperlidhjesh në ato imazhe. Për këtë, kryeni hapat e mësipërm, me ndryshimin e vetëm që zgjidhni një imazh në vend të tekstit. Për shembull, ja se si mund ta bëni logon e kompanisë tuaj të klikueshme:

1. Në kutinë Modifiko nënshkrimin , zgjidhni logon dhe klikoni butonin Hyperlink në shiritin e veglave.

Kjo është! Logoja e markës suaj është bërë e klikueshme përmes një hiperlidhjeje. Nënë mënyrë të ngjashme, mund të shtoni lidhje me ikonat e mediave sociale si LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, etj.

Krijoni një nënshkrim Outlook bazuar në kartën e biznesit

Një mënyrë tjetër e shpejtë për të krijuar një nënshkrimi në Outlook do të përfshijë një kartë biznesi (vCard) që përmban informacionin tuaj të kontaktit.

Për shkak se kartat e biznesit krijohen nga Outlook automatikisht bazuar në kontaktet e ruajtura në librin tuaj të adresave, sigurohuni që fillimisht të krijoni kontaktin tuaj. Për këtë, klikoni Njerëzit në fund të ekranit në Outlook 2013 dhe më vonë ( Kontaktet në Outlook 2010 dhe më herët), shkoni te skeda Home > Grupi I ri dhe klikoni Kontakti i ri . Pjesa kryesore e punës është kryer!

Dhe tani, krijoni një nënshkrim të ri të Outlook dhe klikoni butonin Biznes Card në shiritin e veglave të vogla siç tregohet në pamjen e mëposhtme të ekranit. Kjo do të shfaqë listën tuaj të kontakteve të Outlook, ku zgjidhni kontaktin tuaj dhe klikoni OK.

Shënim. Futja e një nënshkrimi me bazë vCard në një email do të bashkëngjit automatikisht një skedar .vcf që përmban kartën tuaj të biznesit. Për të parandaluar që ai të ndodhë, mund të kopjoni kartën e biznesit direkt nga kontaktet e Outlook dhe më pas të futni imazhin e kopjuar në nënshkrimin tuaj të Outlook:

Krijimi i nënshkrimit profesional të emailit të Outlook (me imazh, lidhje dhe ikonat e mediave sociale)

Ky seksion ofron udhëzime të hollësishme hap pas hapi se sikrijoni një nënshkrim më kompleks të emailit, që përfshin informacionin tuaj të kontaktit, foton dhe ikonat e mediave sociale me lidhje në faqet përkatëse të profilit. Për shkak se mini shiriti i veglave të nënshkrimit të Outlook ofron një numër të kufizuar opsionesh, ne do të krijojmë një nënshkrim në një mesazh të ri dhe më pas do ta kopjojmë në nënshkrimet e Outlook.

1. Krijoni një mesazh të ri duke klikuar Email i ri në skedën Shtëpia .
2. Fut një tabelë për të mbajtur dhe nxjerrë në pah detajet dhe imazhet e kontaktit.

   Në dritaren e mesazhit të ri, kaloni në skedën Fut , klikoni Tabela dhe tërhiqni kursorin në rrjetin e tabelës për të zgjedhur numrin e rreshtave dhe kolonave që korrespondojnë me emailin tuaj paraqitjen e nënshkrimit.

   

   Tabela do t'ju ndihmojë të përafroni elementët tuaj grafikë dhe të tekstit dhe të sjellni harmoni në dizajnin tuaj të nënshkrimit të postës elektronike të Outlook.

   Nëse nuk jeni të sigurt sa rreshta dhe kolona do t'ju nevojiten në të vërtetë, mund të shtoni 3 rreshta dhe 3 kolona si ne në këtë shembull, dhe të shtoni të reja ose të fshini rreshta/kolona shtesë më vonë nëse është e nevojshme.

3. Fut logon e markës ose foton personale në ndonjë qelizë të tabelës (qeliza e parë në këtë shembull).

   Për ta bërë këtë, vendosni kursorin në qelizën ku dëshironi të shtoni një imazh dhe klikoni butonin Fotografitë në skedën Fut .

   

   Shfletoni për një imazh në kompjuterin tuaj, zgjidhni atë dhe klikoni butonin Fut .

4. Zvarrit a