Ten tutorial wyjaśnia różne aspekty podpisu w programie Outlook. Znajdziesz tu szczegółowe kroki, aby utworzyć i zmienić podpis w programie Outlook, dodać podpis do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail automatycznie i wstawić go do wiadomości ręcznie. Ponadto dowiesz się, jak zrobić profesjonalny podpis programu Outlook z obrazem i klikalnymi ikonami mediów społecznościowych. Instrukcje będą działać dla wszystkich wersji programu Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i wcześniejsze.

Jeśli często komunikujesz się ze swoimi przyjaciółmi i rodziną, a zwłaszcza jeśli prowadzisz interesy za pośrednictwem poczty elektronicznej, Twój podpis jest jednym z najistotniejszych punktów komunikacji. Mówi się, że pierwsze wrażenie jest ważne, podobnie jak ostatnie, ponieważ pozytywne ostatnie wrażenie to trwałe wrażenie!

W sieci istnieje wiele artykułów, porad i specjalnych narzędzi do tworzenia profesjonalnych podpisów email. W tym poradniku skupimy się głównie na praktycznych wskazówkach "how-to" do tworzenia, używania i zmieniania podpisu w Outlooku. Gdzieś między wierszami znajdziesz również kilka wskazówek do tworzenia spersonalizowanych, informacyjnych i przyciągających uwagę podpisów email w Outlooku.

Jak utworzyć podpis w programie Outlook

Tworzenie prostego podpisu w Outlooku jest proste. Jeśli masz kilka różnych kont e-mail, możesz ustawić inny podpis dla każdego konta. Możesz także automatycznie dodawać podpis do wszystkich wychodzących wiadomości lub wybrać, które typy wiadomości powinny zawierać podpis.

Aby skonfigurować podpis w programie Outlook, wykonaj następujące kroki.

1. Na Strona główna kliknij zakładkę Nowa poczta elektroniczna a następnie kliknij Podpis > Podpisy... na Wiadomość zakładka, w Włącz grupa.

   

   Inny sposób na uzyskanie dostępu do Podpis funkcja jest przez Plik > Opcje > Mail sekcja> Podpisy... w programie Outlook 2010 i nowszych. W programie Outlook 2007 i poprzednich wersjach jest to Narzędzia > Opcje > Format poczty tab> Podpisy... .

2. Tak czy inaczej, Podpisy i papeteria firmowa Otwarte zostanie okno dialogowe, w którym wyświetlona zostanie lista wcześniej utworzonych podpisów, jeśli takie istnieją.

   Aby dodać nowy podpis, kliknij przycisk Nowy przycisk pod Wybierz podpis do edycji i wpisz nazwę podpisu w polu Nowa sygnatura okno dialogowe.

   

3. Na mocy Wybierz domyślny podpis sekcja, wykonaj następujące czynności:
   • W Konto e-mail z listy rozwijanej wybierz konto e-mail, które ma być powiązane z nowo utworzonym podpisem.
   • W Nowe wiadomości z listy rozwijanej wybierz sygnaturę, która ma być automatycznie dodawana do wszystkich nowych wiadomości. Jeśli nie chcesz, aby Outlook automatycznie dodawał do nowych wiadomości jakiekolwiek podpisy e-mail, pozostaw opcję domyślną (brak).
   • Z. Odpowiedzi/przekazania z listy, wybierz podpis dla odpowiedzi i przekazanych wiadomości lub pozostaw opcję domyślną (brak).
4. Wpisz podpis do Edycja podpisu i kliknij OK, aby zapisać swój nowy podpis w programie Outlook. Gotowe!

   

W podobny sposób można utworzyć inny podpis dla innego konta , na przykład jeden podpis dla osobistych e-maili i inny dla e-maili biznesowych.

Możesz nawet stworzyć dwa różne podpisy email dla tego samego konta powiedzmy dłuższą sygnaturę dla nowych wiadomości, a krótszą i prostszą dla odpowiedzi i dalszych wiadomości. Jak tylko ustawisz swoje sygnatury e-mail, wszystkie pojawią się w Nowe wiadomości oraz Odpowiedzi/przekazania listy rozwijane:

Wskazówka. Ten przykład pokazuje bardzo prosty podpis tekstowy tylko w celach demonstracyjnych. Jeśli tworzysz formalny podpis e-mail, możesz chcieć zaprojektować go w sposób biznesowy, a także dołączyć klikalne logo marki i ikony mediów społecznościowych. Odpowiednie informacje i szczegółowe kroki znajdziesz w tej sekcji: Jak stworzyć profesjonalny podpis e-mail w programie Outlook.

Jak dodać podpis w programie Outlook

Program Microsoft Outlook umożliwia skonfigurowanie domyślnych ustawień podpisu, tak aby wybrany podpis był dodawany do wszystkich nowych wiadomości i/lub odpowiedzi i forwardów automatycznie; można też wstawić podpis do pojedynczej wiadomości e-mail ręcznie.

Jak automatycznie dodać podpis w Outlooku

Jeśli uważnie prześledziłeś poprzednią część tego poradnika, wiesz już, jak stworzyć sygnaturę automatycznie dodany do nowych wiadomości, odpowiedzi i przekazów.

Wystarczy wybrać domyślny podpis dla każdego z rachunków. Jak pamiętasz, opcje te znajdują się w zakładce Wybierz domyślny podpis sekcja Podpisy i papeteria firmowa okno dialogowe i są dostępne podczas tworzenia nowego podpisu programu Outlook lub zmiany istniejącego podpisu.

Na przykład, na poniższym zrzucie ekranu, ustawiłem podpis dla mojego ' Sprzedaż ' konto, i wybrać Formalna podpis dla nowych wiadomości i Krótka sygnatura dla odpowiedzi i forwardów.

Ręczne wstawianie podpisu e-mail programu Outlook do wiadomości

Jeśli nie chcesz automatycznie podpisywać swoich wiadomości e-mail, alternatywą jest ręczne dodawanie podpisu do każdej wiadomości. W tym przypadku ustawiasz domyślny podpis na (brak) :

A następnie, podczas tworzenia nowej wiadomości lub odpowiadania na wiadomość e-mail, kliknij przycisk Podpis przycisk na Wiadomość tab> Włącz grupę, a następnie wybierz żądany podpis:

Jak zmienić podpis w Outlooku

Jak już zauważyłeś, stworzenie podpisu w Outlooku to nic trudnego. Zmiana istniejącego podpisu jest równie prosta. Wystarczy otworzyć Podpis i papeteria okno z przeglądem istniejących podpisów, jak pokazano w rozdziale Jak stworzyć podpis w Outlooku - Krok 1, i wykonaj dowolną z poniższych czynności:

• Do zmienić nazwę podpisu w programie Outlook, kliknij na podpis pod Wybierz podpis do edycji , a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę Na stronie Zmiana nazwy podpisu Pojawi się okienko, w którym wpisujemy nową nazwę i klikamy OK, aby zapisać zmiany.
• Do zmienić wygląd dowolnego tekstu w podpisie emaila w Outlooku, użyj mini paska narzędzi formatowania na górze strony Edytuj podpis
• Do zmienić konto e-mail związane z podpisem, lub zmienić typ wiadomości (nowe wiadomości, odpowiedzi/przekazania), użyj odpowiedniej listy rozwijanej pod Wybierz domyślny podpis w prawej części Podpisy i papeteria firmowa okno dialogowe.

Jak dodać obraz do podpisu w Outlooku

Jeśli komunikujesz się z wieloma osobami spoza swojej organizacji, możesz chcieć spersonalizować swój podpis e-mail, dodając logo firmy, swoje osobiste zdjęcie, ikony mediów społecznościowych, zeskanowany obraz swojego odręcznego podpisu lub inny obrazek.

Jak wszystko inne związane z podpisami w Outlooku, dodanie obrazu jest bardzo łatwe i proste.

1. Otwórz Podpisy i papeteria firmowa okno dialogowe (pamiętasz, że najszybszym sposobem jest kliknięcie Nowa poczta elektroniczna na Strona główna a następnie kliknij Podpis > Podpisy... na Wiadomość tab).
2. Pod adresem Wybierz podpis do edycji, kliknij podpis, do którego chcesz dodać obraz, lub kliknij Nowy aby utworzyć nowy podpis.
3. W Edycja podpisu kliknij miejsce, w którym chcesz dodać obraz, a następnie kliknij przycisk Wstaw zdjęcie na pasku narzędzi.

Outlook umożliwia dodawanie zdjęć w następujących formatach: .png, .jpg, .bmp i .gif.

Jeśli zamiast (lub wraz z) logo firmy dodałeś ikony mediów społecznościowych, oczywiście chciałbyś połączyć te ikony z odpowiednimi profilami, a następny rozdział wyjaśnia, jak to zrobić.

Jak dodać hiperłącza do podpisu w Outlooku

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać link do swojej strony internetowej wpisując go w całości, jednak nazwa firmy, która linkuje do firmowej strony internetowej będzie zdecydowanie ładniej wyglądać.

Aby uczynić dowolny tekst w podpisie programu Outlook klikalnym, wystarczy wykonać następujące czynności:

1. W Edycja podpisu zaznacz tekst, a następnie kliknij przycisk Hiperłącze na pasku narzędzi.

   Jeśli tekst hiperłącza nie został jeszcze dodany do podpisu, możesz po prostu umieścić wskaźnik myszy w miejscu, w którym chcesz dodać link i kliknąć przycisk Hiperłącze przycisk.

   

2. W Wstaw hiperłącze okno, wykonaj następujące czynności:
   • W Tekst do wyświetlenia Wpisz tekst, który chcesz uczynić klikalnym (jeśli zaznaczyłeś jakiś tekst przed kliknięciem przycisku Hiperłącze przycisk, ten tekst pojawi się w polu automatycznie).
   • W Adres w polu, wpisz pełny adres URL.
   • Kliknij OK .

   

3. W Podpisy i papeteria firmowa okno, kliknij OK aby zapisać zmiany.

Jak sprawić, aby obraz w podpisie programu Outlook był klikalny

Aby logo, ikony społecznościowe lub inny obraz w podpisie email w Outlooku były klikalne, dodaj hiperłącza do tych obrazów. W tym celu wykonaj powyższe kroki, z tą różnicą, że wybierzesz obraz zamiast tekstu. Na przykład, oto jak możesz sprawić, że logo twojej firmy będzie klikalne:

1. W Edycja podpisu wybierz logo i kliknij przycisk Hiperłącze na pasku narzędzi.

To jest to! Logo Twojej marki stało się klikalne poprzez hiperłącze. W podobny sposób możesz dodać linki do ikon mediów społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, itp.

Tworzenie podpisu w Outlooku na podstawie wizytówki

Innym szybkim sposobem na stworzenie podpisu w Outlooku jest dołączenie wizytówki (vCard), która zawiera Twoje dane kontaktowe.

Ponieważ wizytówki są tworzone przez program Outlook automatycznie na podstawie kontaktów przechowywanych w książce adresowej, pamiętaj, aby najpierw utworzyć własny kontakt. W tym celu kliknij Ludzie na dole ekranu w programie Outlook 2013 i nowszych ( Kontakty w programie Outlook 2010 i wcześniejszych), przejdź do Strona główna tab> Nowy grupę, a następnie kliknij Nowy Kontakt . większa część pracy została wykonana!

A teraz utwórz nowy podpis w Outlooku i kliknij Wizytówka na mini pasku narzędzi, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Spowoduje to wyświetlenie listy kontaktów programu Outlook, gdzie wybieramy własny kontakt i klikamy OK.

Uwaga. Wstawienie do wiadomości e-mail podpisu opartego o vCard spowoduje automatyczne dołączenie pliku .vcf zawierającego Twoją wizytówkę. Aby temu zapobiec, możesz skopiować wizytówkę bezpośrednio z kontaktów Outlooka, a następnie wstawić skopiowany obraz do podpisu w Outlooku:

Tworzenie profesjonalnego podpisu e-mail w Outlooku (z obrazem, linkami i ikonami mediów społecznościowych)

Ta sekcja zawiera szczegółowe instrukcje krok po kroku, jak stworzyć bardziej złożony podpis email, który zawiera informacje kontaktowe, zdjęcie i ikony mediów społecznościowych z linkami do odpowiednich stron profilu. Ponieważ mini pasek narzędzi podpisu w Outlooku zapewnia ograniczoną liczbę opcji, zamierzamy utworzyć podpis w nowej wiadomości, a następnie skopiować go do Podpisów Outlooka.

1. Utwórz nową wiadomość, klikając przycisk Nowa poczta elektroniczna przycisk na Strona główna tab.
2. Wstaw tabelę, aby pomieścić i zapalić dane kontaktowe i zdjęcia.

   W nowym oknie wiadomości przejdź do Wkładka zakładka, kliknij Tabela , i przeciągnij kursor w siatce tabeli, aby wybrać liczbę wierszy i kolumn odpowiadającą układowi podpisu e-mail.

   

   Tabela pomoże Ci wyrównać elementy graficzne i tekstowe oraz wprowadzić harmonię do projektu podpisu email w Outlooku.

   Jeśli nie jesteś pewien, ile wierszy i kolumn będziesz faktycznie potrzebował, możesz dodać 3 wiersze i 3 kolumny, tak jak robimy to w tym przykładzie, i dodać nowe lub usunąć dodatkowe wiersze/kolumny później, jeśli to konieczne.

3. Wstaw logo swojej marki lub osobiste zdjęcie w jakiejś komórce tabeli (w tym przykładzie pierwsza komórka).

   Aby to zrobić, umieść kursor w komórce, w której chcesz dodać obraz, i kliknij przycisk Zdjęcia przycisk na Wkładka tab.

   

   Wyszukaj obraz na komputerze, wybierz go i kliknij przycisk Wkładka przycisk.

4. Przeciągnij ukośną dwugłową strzałkę w rogu obrazu, aby w razie potrzeby proporcjonalnie zmienić rozmiar obrazu.

Pozwoli to na ułożenie obrazu w dowolnej pozycji w pierwszej kolumnie za pomocą Dostosowanie opcje na Układ tab.

Upewnij się, że zaznaczyłeś całą tabelę, a następnie przejdź do Projekt zakładka, kliknij Granice i wybierz No Border .

Opcjonalnie, aby oddzielić zawartość podpisu, możesz namalować kilka pionowych lub poziomych obramowań, używając Malarz granic opcja i Kolor pióra wybranej przez siebie:

Aby uczynić przegródki cieńszymi lub grubszymi, eksperymentuj z różnymi Style linii oraz Ciężary linii (opcje te znajdują się tuż nad Kolor pióra na Projekt zakładka w Granice grupa).

A następnie wklej swój podpis, naciskając Ctrl + V , lub kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu w polu tekstowym pod Edytuj podpis i wybierz Pasta z menu kontekstowego:

A oto kolejny przykład podpisu email w Outlooku stworzony w ten sam sposób, ale z inną paletą kolorów i układem:

Jak wykonać kopię zapasową podpisów w programie Outlook

Po utworzeniu swoich pięknych podpisów e-mail w programie Outlook, prawdopodobnie będziesz chciał wykonać ich kopię zapasową lub wyeksportować na inny komputer.

Jak już wspomniano, prawie wszystko co związane z podpisami w Outlooku jest bardzo proste do wykonania. Proces tworzenia kopii zapasowej nie jest wyjątkiem. Wystarczy skopiować całą zawartość Podpisy Aby przywrócić podpisy email w programie Outlook, wystarczy skopiować te pliki i foldery z powrotem do Podpisy folder na komputerze.

Domyślna lokalizacja Podpis folder jest następujący:

• W systemie Windows XP

C:\NDokumenty i ustawienia \%username\NDane aplikacji \Microsoft \Podpisy

Szybki sposób na zlokalizowanie Podpis na swoim komputerze, to otworzyć program Outlook, kliknąć Plik > Opcje > Poczta , a następnie przytrzymaj klawisz Ctrl podczas klikania. Podpisy... przycisk:

Dostosuj zwykłą wersję tekstową podpisu HTML w Outlooku

Tworząc podpis HTML z niestandardowymi kolorami, obrazkami i linkami, pamiętaj, że może on nie pojawić się tak, jak go zaprojektowałeś dla wszystkich.

Na przykład, niektórzy z Twoich odbiorców wiadomości e-mail mogą mieć Czytaj całą standardową pocztę w postaci zwykłego tekstu wybrana w ich Outlooku opcja Centrum zaufania ustawienia, w wyniku czego wszystkie formatowania, obrazki i linki zostaną wyłączone w podpisie emaila, jak i w całej treści wiadomości. Przykładowo, w wiadomości tekstowej planu, mój piękny htmlowy podpis Outlooka zamienia się w to:

Podczas gdy nie możesz nic zrobić z formatowaniem, logo Twojej marki lub osobistym zdjęciem, ponieważ format zwykłego tekstu nie obsługuje żadnego z tych elementów, możesz przynajmniej naprawić swoje hiperłącza zawierające odpowiednie informacje. Kiedy mówię "naprawić", mam na myśli sprawić, że pełny adres URL pojawi się w wersji tekstowej podpisu html Outlooka.

Aby edytować zwykły podpis tekstowy, otwórz odpowiedni plik .txt bezpośrednio w Folder z podpisami i dokonać wymaganych zmian. Szczegółowe kroki znajdują się poniżej.

1. Otwórz swój folder Signatures, jak wyjaśniono tutaj.
2. Znajdź plik .txt o nazwie odpowiadającej nazwie Twojego podpisu w Outlooku. W tym przykładzie naprawię link w podpisie o nazwie " Formalna ", więc szukam Formal.txt akta:

Wskazówka. Zdecydowanie zalecam wykonanie kopii zapasowej podpisów w Outlooku po zakończeniu, ponieważ edycje, które wykonałeś w podpisie zwykłym tekstem, zostaną nadpisane po zmianie oryginalnego podpisu html w Outlooku.

Generatory podpisów email w Outlooku

Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele generatorów podpisów e-mail, które oferują wybór pięknie zaprojektowanych szablonów podpisów e-mail. Złą wiadomością jest to, że bardzo niewiele z nich pozwala na eksportowanie swoich podpisów e-mail do Outlooka za darmo. Ale mimo to, niektóre z nich to robią.

Na przykład, aby skopiować podpis e-mail stworzony za pomocą generatora Newoldstamp do programu Outlook, wystarczy kliknąć ikonę Outlook, a zobaczy szczegółowe instrukcje krok po kroku:

Ponadto istnieje szereg specjalistycznych narzędzi do tworzenia i zarządzania sygnaturami e-mail w programie Outlook, np:

• Exclaimer Signature Manager - oprogramowanie do tworzenia podpisów e-mail dla programu Microsoft Outlook. Udostępnia wiele szablonów podpisów e-mail, które pozwalają na tworzenie profesjonalnych podpisów w programie Outlook, łączących statyczny tekst z obrazami i dynamicznymi danymi.
• Xink - ułatwia aktualizację podpisów e-mail w różnych klientach poczty elektronicznej, takich jak Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce i innych.
• Signature-Switch - dodatek do programu Outlook, który usprawnia korzystanie z podpisów opartych na HTML.

Wszystkie trzy są narzędziami płatnymi, choć dostępne są wersje próbne.

W ten sposób tworzysz, dodajesz i zmieniasz sygnaturę w Outlooku. Teraz wszystko należy do Ciebie! Baw się dobrze projektując swoją nową sygnaturę w Outlooku, zachowaj czytelne czcionki, ładne kolory, prostą grafikę, a na pewno pozostawisz świetne, trwałe wrażenie na wszystkich odbiorcach swoich e-maili.