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このチュートリアルでは、Outlookの署名のさまざまな側面を説明します。 Outlookで署名を作成および変更する詳細な手順、すべての送信メールに自動的に署名を追加し、手動でメッセージに挿入します。 また、画像とクリック可能なソーシャルメディアのアイコンを使用してプロフェッショナルなOutlook署名を作成する方法を学びます。 手順はOutlookのすべてのバージョンで機能するようになります。365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013、およびそれ以前。
友人や家族とよく連絡を取る方、特にメールでビジネスを行う方は、署名はコミュニケーションに欠かせないポイントの一つです。 第一印象が大切と言われますが、最終印象も同様で、好印象を与えることができれば、その印象はずっと続くのです！そこで今回は、署名の書き方をご紹介します。
このチュートリアルでは、Outlookの署名を作成、使用、および変更するための実用的な「ハウツー」ガイドラインに焦点を当てます。 行間のどこかに、パーソナライズされた、有益で、注目を集めるOutlook電子メールの署名を作成するためのいくつかのヒントも見つかります。
Outlookで署名を作成する方法
Outlookでは、簡単に署名を作成できます。 複数の異なるメールアカウントを持っている場合は、アカウントごとに異なる署名を設定できます。 また、すべての送信メッセージに自動的に署名を追加したり、どのメッセージタイプに署名を含めるかを選択することも可能です。
Outlookで署名を設定するには、次の手順を実行します。
- について ホーム タブをクリックします。 新規メール ボタンをクリックします。 サイン > 署名... について メッセージ タブで 含まれる のグループです。
にアクセスする別の方法です。 サイン 機能は ファイル > オプション > メール セクション> 署名... は、Outlook 2010 以降のバージョンで、Outlook 2007 以前のバージョンでは ツール > オプション > メールフォーマット tab> 署名... .
- いずれにせよ サインとステーショナリー ダイアログウィンドウが開き、以前に作成した署名のリストがあれば表示されます。
新しい署名を追加するには 新規 ボタンアンダー 編集する署名を選択する に署名の名前を入力します。 新シグネチャー のダイアログボックスが表示されます。
- の下 デフォルトの署名を選択 セクションで、次のことを行ってください。
- での 電子メールアカウント ドロップダウン・リストから、新しく作成した署名に関連付ける電子メール・アカウントを選択します。
- での 新着メッセージ ドロップダウン・リストから、すべての新しいメッセージに自動的に追加される署名を選択します。 新しいメッセージに電子メールの署名を自動的に追加しない場合は、デフォルト（なし）オプションのままにしておきます。
- より 返信・転送 のリストで、返信と転送メッセージの署名を選択するか、デフォルトのオプション（なし）のままにしておきます。
- に署名を入力します。 編集署名 ボックスをクリックし、OKをクリックして新しいOutlook電子メール署名を保存します。 完了
同様の方法で 別口署名 例えば、個人用の署名とビジネス用の署名を使い分けることができます。
を2つ作成することも可能です。 同じアカウントで異なるEメール署名 新着メッセージには長い署名、返信や転送には短くてシンプルな署名を設定します。 メール署名を設定すると、それらはすべて 新着メッセージ と 返信・転送 のドロップダウン・リストです。
ヒント：この例では、デモ用に非常にシンプルなテキスト署名を示しています。 正式なメール署名を作成する場合は、ビジネスライクなデザインにして、クリックできるブランドロゴやソーシャルメディアのアイコンを含めるとよいでしょう。 関連情報と詳細手順は、このセクションにあります：Outlookでプロフェッショナルなメール署名を作成する方法。
Outlookで署名を追加する方法
Microsoft Outlookでは、選択した署名がすべての新規メッセージや返信・転送メッセージに自動的に追加されるように、デフォルトの署名設定を構成することができます。
Outlookに署名を自動的に追加する方法
このチュートリアルの前のセクションをよく見ていれば、シグネチャを持つ方法はもうお分かりでしょう。 自動追加 を新着メッセージ、返信、転送に使用することができます。
各アカウントのデフォルトの署名を選択するだけです。 デフォルトの署名を選択 のセクションを参照してください。 サインとステーショナリー ダイアログウィンドウに表示され、新しいOutlookの署名を作成するとき、または既存の署名を変更するときに利用できます。
例えば、次のスクリーンショットでは、自分の''署名''を設定しました。 売上高 'アカウントを選択します。 形式的な 新しいメッセージのための署名と ショート の署名で返信・転送が可能です。
Outlookの電子メール署名をメッセージに手動で挿入する
自動署名をしたくない場合は、各メッセージに署名を手動で追加する方法があります。 この場合、デフォルトの署名を (でもない） :
そして、新しいメッセージを作成するときや、メールに返信するときに サイン ボタンをクリックします。 メッセージ tab> 含まれる グループを作成し、必要な署名を選択します。
Outlookの署名を変更する方法
Outlookで署名を作成するのは簡単ですが、既存の署名を変更するのも簡単です。 サインとステーショナリー Outlookで署名を作成する方法 - 手順1」で説明したように、既存の署名の概要を示すウィンドウを開き、次のいずれかを実行します。
- への リネーム をクリックすると、Outlookの署名が表示されます。 編集する署名を選択する をクリックします。 リネーム があります。 シグネチャーの名前を変更する ボックスが表示されるので、新しい名前を入力し、OKをクリックして変更を保存します。
- への 描き変える の上部にあるミニ書式設定ツールバーを使用します。 編集署名
- への メールアカウントを変更する を変更したり、署名に関連する メッセージタイプ (新着メッセージ、返信/転送) の下にある対応するドロップダウンリストを使用してください。 デフォルトの署名を選択 の右側部分にある サインとステーショナリー ダイアログウィンドウを表示します。
Outlookの署名に画像を追加する方法
組織外の多くの人とコミュニケーションをとる場合、会社のロゴ、個人の写真、ソーシャルメディアのアイコン、手書きの署名のスキャン画像などを追加して、メールの署名をパーソナライズするのもよいでしょう。
Outlookの署名に関連する他のすべてのものと同様に、画像の追加も非常に簡単でわかりやすいです。
- を開く サインとステーショナリー をクリックするのが一番早いと思います。 新規メール について ホーム タブをクリックし サイン > 署名... について メッセージ タブ)で表示されます。
- アンダー 編集する署名を選択します。 画像を追加する署名をクリックするか、または 新規 ボタンをクリックすると、新しい署名が作成されます。
- での 編集署名 ボックスで、画像を追加したい場所をクリックし、次に 画像を挿入する ボタンをクリックします。
Outlookでは、.png、.jpg、.bmp、.gifの各形式の画像を追加することができます。
会社のロゴの代わりに（あるいは一緒に）ソーシャルメディアのアイコンを追加した場合、当然、そのアイコンを対応するプロフィールにリンクさせたいと思うでしょうから、次のセクションでその方法を説明します。
Outlookの署名にハイパーリンクを追加する方法
もちろん、フルネームでリンクを貼ることも可能ですが、社名がリンクになっているほうが、見た目は断然きれいです。
Outlookの署名にある任意のテキストをクリック可能にするには、次のようにするだけです。
- での 編集署名 ボックスで、テキストを選択し ハイパーリンク ボタンをクリックします。
ハイパーリンクのテキストがまだ署名に追加されていない場合は、リンクを追加したい場所にマウスポインターを置き、その場で ハイパーリンク ボタンをクリックします。
- での ハイパーリンクの挿入 ウィンドウで、次の操作を行います。
- での 表示する文字列 ボックスに、クリックできるようにしたいテキストを入力します（もし、クリックする前にテキストを選択していた場合は ハイパーリンク ボタンを押すと、そのテキストが自動的にボックス内に表示されます）。
- での 住所 ボックスに、完全なURLを入力してください。
- クリック よっしゃー .
- での サインとステーショナリー をクリックします。 よっしゃー をクリックして、変更を保存します。
Outlookの署名にある画像をクリック可能にする方法
Outlookの電子メール署名のロゴ、ソーシャルアイコン、その他の画像をクリック可能にするには、それらの画像にハイパーリンクを追加します。 そのためには、上記の手順を実行します。唯一の違いは、テキストの代わりに画像を選択することです。 たとえば、会社のロゴをクリック可能にするには、次のようになります。
- での 編集署名 ボックスで、ロゴを選択し ハイパーリンク ボタンをクリックします。
同様に、LinkedIn、Facebook、Twitter、YouTubeなどのソーシャルメディアアイコンへのリンクを追加することもできます。
名刺をもとにOutlookの署名を作成する
Outlookで署名を作成するもう一つの手軽な方法は、連絡先を記載した名刺（vCard）を入れることです。
名刺は、アドレス帳に登録されている連絡先をもとにOutlookが自動的に作成するため、まず自分の連絡先を作成してください。 そのためには、次のようにクリックします。 人 は、Outlook 2013以降では画面下部の( お問い合わせ先 Outlook 2010 以前のバージョン) に移動します。 ホーム tab> 新規 をクリックします。 新規お問い合わせ 主要な部分は完成しています。
そして今度は、Outlookの署名を新規に作成し、その中から 名刺 ボタンをクリックすると、Outlookの連絡先のリストが表示されますので、そこから連絡先を選択して、「OK」をクリックします。
注：電子メールにvCardベースの署名を挿入すると、名刺を含む.vcfファイルが自動的に添付されます。 これを防ぐには、Outlookの連絡先から直接名刺をコピーし、コピーした画像をOutlookの署名に挿入することができます。
プロフェッショナルなOutlookメールの署名の作成（画像、リンク、ソーシャルメディアのアイコンを含む）
このセクションでは、連絡先情報、写真、ソーシャルメディカルのアイコン（対応するプロフィールページへのリンク付き）を含む、より複雑な電子メールの署名を作成する方法をステップバイステップで詳しく説明します。 Outlook署名ミニツールバーではオプションの数が限られているので、新しいメッセージで署名を作成し、それをOutlook署名にコピーすることになります。
- をクリックして、新しいメッセージを作成します。 新規メール ボタンをクリックします。 ホーム タブで表示します。
- 連絡先や画像を入れるテーブルを挿入し、点灯させます。
新しいメッセージウィンドウで インサート タブをクリックします。 テーブル をクリックし、テーブルグリッド内でカーソルをドラッグして、メール署名のレイアウトに対応する行と列の数を選択します。
この表を利用することで、グラフィックやテキストの要素を整列させ、Outlookのメール署名のデザインに調和をもたらすことができます。
実際に必要な行や列の数がわからない場合は、この例のように3行3列を追加し、必要に応じて後で行や列を追加したり削除したりすることができます。
- テーブルのどこかのセル（この例では最初のセル）に、ブランドロゴや個人的な写真を挿入します。
そのためには、画像を追加したいセルにカーソルを置き、そのセルで 写真 ボタンをクリックします。 インサート タブで表示します。
パソコンで画像を参照し、選択してから インサート ボタンをクリックします。
- 画像の隅にある斜めの両頭矢印をドラッグすると、必要に応じて画像のサイズを比例して変更することができます。
これにより、1列目内の任意の位置に画像を配置することができるようになります。 アライメント のオプションがあります。 レイアウト タブで表示します。
例えば、LinkedInのアイコンをLinkedInのプロフィールに接続する方法はこのようになります。
同様に、会社のロゴやその他のグラフィックやテキスト要素にハイパーリンクを追加することができます。
たとえば、Webサイトの短い名前( エイブルビッツ・ドットコム を選択し、右クリックし、次のようにします。 ハイパーリンク をクリックし、完全なURLを入力すると、その短いリンクがクリックできるようになります。
必ずテーブル全体を選択し、次に デザイン タブをクリックします。 ボーダー を選択し ノーボーダー .
オプションとして、署名の内容を区切るために、いくつかの縦または横のボーダーを ボーダーペインター オプションと ペンカラー を選択することができます。
仕切り板を薄くしたり厚くしたりするには、さまざまな方法を試してみてください。 ラインスタイル と ラインウエイト (これらのオプションは ペンカラー について デザイン のタブをクリックします。 ボーダー のグループ)。
次に、Ctrl + V を押して署名を貼り付けるか、または、以下のテキストボックスの任意の場所を右クリックしてください。 シグネチャーを編集する を選択し 貼り付け をクリックすると、コンテキストメニューが表示されます。
また、同じ方法で作成したOutlookのメール署名の例ですが、カラーパレットとレイアウトを変えています。
Outlookの署名をバックアップする方法
美しいOutlookメールの署名を作成した後は、バックアップを取ったり、別のコンピュータにエクスポートしたりしたいと思うことでしょう。
すでに述べたように、Outlookの署名に関連するほぼすべてのことは非常に簡単に行うことができます。 バックアッププロセスも例外ではなく、Outlookの署名の内容をすべてコピーする必要があります。 サイン フォルダをバックアップ先にコピーします。 Outlookの電子メール署名を復元するには、これらのファイルやフォルダを サイン フォルダーに保存してください。
のデフォルトの場所です。 サイン フォルダーは次のとおりです。
- Windows XPの場合
C:\Documents and Settings%username%Application Data
C:\Users%username%AppData³³Roaming³³Microsoft³³Signatures
を探す手っ取り早い方法です。 サイン をクリックすると、Outlook が起動します。 ファイル > オプション > 郵便物 をクリックした後、Ctrlキーを押しながら 署名... ボタンをクリックします。
OutlookのHTMLメールの署名のプレーンテキスト版をカスタマイズすることができます。
カスタムカラー、画像、リンクを使用してHTMLメール署名を作成する場合、すべての人にデザインしたとおりに表示されない可能性があることに注意してください。
例えば、メール受信者の中には 標準的なメールをすべて平文で読む オプションが選択されています。 トラストセンター の設定を変更すると、メール本文だけでなく、署名の書式、画像、リンクもすべてオフになります。 たとえば、プランのテキストメッセージでは、私の美しいHTML Outlook署名は、次のようになります。
プレーンテキスト形式では、書式、ブランドロゴ、個人写真などはサポートされていないため、何もできませんが、少なくとも関連情報を含むハイパーリンクを修正することはできます。 修正する」というのは、html Outlook署名のプレーンテキスト版に完全なURLを表示させることを意味します。
プレーンテキストの署名だけを編集するには、対応する .txt ファイルを直接 サインフォルダ 詳細な手順は以下のとおりです。
- ここで説明したように、Signatures フォルダを開きます。
- Outlookの署名の名前に対応する名前の.txtファイルを探します。 この例では、署名の中の " 形式的な " を探すので Formal.txt ファイルを作成します。
ヒント：プレーンテキストの署名で行った編集は、Outlookで元のhtml署名を変更すると上書きされるため、その後、Outlookの署名のバックアップを取ることを強くお勧めします。
Outlookメール署名ジェネレータ
しかし、Outlookへのエクスポートが可能なものはほとんどありません。
例えば、Newoldstamp ジェネレーターで作成したメールの署名を Outlook にコピーするには、Outlook のアイコンをクリックするだけで、ステップバイステップの詳細な手順が表示されるようになっています。
また、Outlookのメール署名の作成・管理など、専用のツールも多数用意されています。
- Exclaimer Signature Manager - Microsoft Outlook用の電子メール署名ソフトウェアソリューション。 静的テキストと画像や動的データを組み合わせたプロフェッショナルなOutlook署名を作成できる、多数の電子メール署名テンプレートを提供します。
- Xink - Outlook、Office 365、Google Apps for Work、Salesforceなど、異なるメールクライアント間でメール署名を簡単に更新することができます。
- Signature-Switch - HTMLベースの署名の利用を改善するOutlookアドオンです。
いずれも有償のツールですが、試用版も用意されています。
これは、Outlookで署名を作成、追加、および変更する方法です。 そして今、それはあなたにあります！あなたのブランドの新しいOutlookの署名を設計する楽しみを持って、読みやすいフォント、素敵な色、グラフィック、シンプルで、あなたは確かにすべてのメール受信者に大きな印象を残すことになります。
