本教程解释了Outlook签名的不同方面。 你会发现在Outlook中创建和更改签名的详细步骤，自动为所有发出的邮件添加签名，并手动将其插入邮件中。 此外，你将学习如何用图片和可点击的社交媒体图标制作一个专业的Outlook签名。 本说明适用于所有版本的Outlook365，Outlook 2021，Outlook 2019，Outlook 2016，Outlook 2013，以及更早的版本。

如果你经常与你的朋友和家人沟通，特别是通过电子邮件进行商务往来，你的签名是最基本的沟通点之一。 他们说第一印象很重要，最后的印象也很重要，因为一个积极的最后印象是一个持久的印象!

在网络上，有许多文章、技巧和特殊工具来创建一个专业的电子邮件签名。 在本教程中，我们将主要关注实用的 "如何 "指南，以创建、使用和更改Outlook中的签名。 在字里行间，你也会发现一些提示，使个性化的、信息丰富的、吸引人的Outlook电子邮件签名。

如何在Outlook中创建一个签名

在Outlook中创建一个简单的签名是很容易的。 如果你有几个不同的电子邮件帐户，你可以为每个帐户设置一个不同的签名。 此外，你可以自动添加一个签名到所有发出的邮件，或者你可以选择哪些邮件类型应该包括一个签名。

要在Outlook中设置签名，请执行以下步骤。

1. 关于 首页 选项卡，点击 新的电子邮件 按钮，然后点击 签名 > 签名... 关于 留言 选项卡，在 包括 组。

   

   另一种访问方式是 签名 功能是通过 文件 > 选择 > 邮件 节>。 签名... 在Outlook 2010及以后的版本中，它是在Outlook 2007及以前的版本中。 工具 > 选择 > 邮件格式 标签> 签名... .

2. 无论是哪种方式， 签名和文具 对话窗口将打开，并显示以前创建的签名列表，如果有的话。

   要添加一个新的签名，请点击 新的 下的按钮 选择要编辑的签名 ，并在签名中键入一个名称。 新签名 对话框。

   

3. 根据 选择默认签名 部分，做以下工作。
   • 在 电子邮件账户 下拉列表，选择一个电子邮件帐户与新创建的签名相关联。
   • 在 新消息 如果你不希望Outlook自动添加任何邮件签名到新邮件中，请保留默认（无）选项。
   • 从 答复/转发 列表中，选择回复和转发信息的签名，或保留默认选项（无）。
4. 将签名输入到 编辑签名 完成了！你的新Outlook电子邮件签名。

   

以类似的方式，你可以创建一个 另一个账户的不同签名 例如，一个签名用于个人邮件，另一个用于商务邮件。

你甚至可以创建两个 同一帐户的不同电子邮件签名 一旦你设置了你的电子邮件签名，它们都将出现在 新消息 和 答复/转发 下拉列表。

提示：这个例子显示的是一个非常简单的文本签名，只是为了演示。 如果你要创建一个正式的电子邮件签名，你可能希望以一种商业的方式来设计它，并包括一个可点击的品牌标志和社交媒体图标。 你将在本节中找到相关信息和详细步骤：如何在Outlook中创建一个专业的电子邮件签名。

如何在Outlook中添加签名

Microsoft Outlook允许你配置默认的签名设置，使选定的签名将自动添加到所有新邮件和/或回复和转发中；或者你可以手动在个别邮件中插入签名。

如何在Outlook中自动添加签名

如果你已经密切关注本教程的前一部分，你已经知道如何拥有一个签名 自动添加 到新的信息、回复和转发。

你所要做的就是为你的每个账户选择所需的默认签名。 正如你所记得的，这些选项位于 选择默认签名 的部分 签名和文具 对话窗口，并在创建新的Outlook签名或改变现有签名时可用。

例如，在下面的截图中，我为我的''设置了一个签名。 销售 '账户，并选择 正式的 新信息的签名和 短暂的 回复和转发的签名。

手动插入Outlook电子邮件签名到邮件中

如果你不想自动签署你的电子邮件，另一种方法是手动添加签名到每封邮件中。 在这种情况下，你设置默认签名为 (没有) :

然后，在撰写新邮件或回复邮件时，点击 签名 上的按钮。 留言 标签> 包括 组，并选择所需的签名。

如何改变Outlook中的签名

正如你刚才所看到的，在Outlook中创建一个签名并不是什么大问题。 改变一个现有的电子邮件签名也同样容易。 只要打开 签名和文具 如如何在Outlook中创建签名 - 第1步所示，在Outlook中创建签名的窗口中查看现有的签名，并做以下任何一项。

• 拟 重命名 一个Outlook签名，点击签名下的 选择要编辑的签名 ，并点击 重命名 ǞǞǞ 重命名签名 框会出现，在这里你可以键入一个新的名字，然后单击 "确定 "来保存修改。
• 拟 改变任何文本的外观 在您的Outlook电子邮件签名中，使用位于邮件顶部的迷你格式化工具条。 编辑签名
• 拟 更改电子邮件帐户 与该签名相关联，或改变 信息类型 (新邮件、回复/转发)，使用下面相应的下拉列表。 选择默认签名 的右边部分中的 签名和文具 对话窗口。

如何在Outlook签名中添加图片

如果你与组织外的很多人交流，你可能想通过添加你的公司标志、个人照片、社交媒体图标、手写签名的扫描图像或其他图片来个性化你的电子邮件签名。

正如其他与Outlook签名有关的一切，添加图像是非常容易和直接的。

1. 打开 签名和文具 对话窗口（因为你记得，最快的方法是点击 新的电子邮件 关于 首页 标签，然后点击 签名 > 签名... 关于 留言 选项卡）。
2. 隶属 选择要编辑的签名。 点击你想添加图像的签名，或点击 新的 按钮来创建一个新的签名。
3. 在 编辑签名 框，点击你想添加图片的地方，然后点击 插入图片 工具栏上的按钮。

Outlook允许添加以下格式的图片：.png，.jpg，.bmp，和.gif。

如果你添加了社交媒体图标，而不是（或伴随着）你的公司标志，显然你想把这些图标链接到相应的档案，下一节将解释如何做到这一点。

如何在Outlook签名中添加超链接

自然，没有什么能阻止你通过输入全称来添加你的网站链接。 但链接到你的公司网站的公司名称肯定会看起来更漂亮。

要使你的Outlook签名中的任何文本可以点击，只需做以下工作。

1. 在 编辑签名 框，选择文本，然后点击 超链接 工具栏上的按钮。

   如果超链接文本还没有添加到签名中，你可以简单地将鼠标指针放在你想添加链接的地方，然后点击 超链接 按钮。

   

2. 在 插入超链接 窗口，进行以下操作。
   • 在 要显示的文本 框中，键入你想使之成为可点击的文本（如果你在点击前已经选择了任何文本 超链接 按钮，该文本将自动出现在方框中）。
   • 在 地址 框，键入完整的URL。
   • 点击 认可 .

   

3. 在 签名和文具 窗口，点击 认可 来保存这些变化。

如何使你的Outlook签名中的图片可以点击

要使您的Outlook电子邮件签名中的标志、社交图标或其他图像可被点击，请为这些图像添加超链接。 为此，请执行上述步骤，唯一不同的是，您选择的是图像而不是文本。 例如，下面是如何使您的公司标志可被点击。

1. 在 编辑签名 框，选择标识，并点击 超链接 工具栏上的按钮。

就这样！你的品牌标志已经可以通过超链接进行点击。 以类似的方式，你可以添加社交媒体图标的链接，如LinkedIn、Facebook、Twitter、YouTube等。

根据名片创建一个Outlook签名

在Outlook中创建签名的另一个快速方法是包括一张包含你的联系信息的名片（vCard）。

因为名片是由Outlook根据存储在通讯录中的联系人自动创建的，所以一定要先创建自己的联系人。 为此，点击 人 在Outlook 2013及以后的版本中，屏幕底部的( 联系我们 在Outlook 2010和更早的版本中），去到 首页 标签> 新的 组，并点击 新联系人 主要的工作已经完成!

而现在，创建一个新的Outlook签名，并点击 商务卡 这将显示你的Outlook联系人列表，你可以选择自己的联系人并点击 "确定"。

注意：在电子邮件中插入基于vCard的签名会自动附加一个包含你的名片的.vcf文件。 为了防止这种情况发生，你可以直接从Outlook联系人中复制名片，然后将复制的图片插入你的Outlook签名。

创建专业的Outlook电子邮件签名（带图片、链接和社交媒体图标）。

本节提供了详细的步骤说明如何创建一个更复杂的电子邮件签名，其中包括你的联系信息、照片和社交媒体图标，以及相应的个人资料页面链接。 由于Outlook签名小工具栏提供的选项有限，我们将在新邮件中创建一个签名，然后将其复制到Outlook签名中。

1. 创建一个新的信息，点击 新的电子邮件 上的按钮。 首页 标签。
2. 插入一个表格，以容纳和照亮你的联系细节和图像。

   在新的信息窗口中，切换到 插入 标签，点击 表 ，并在表格网格中拖动光标，选择与你的电子邮件签名布局相对应的行数和列数。

   

   该表将帮助你对齐你的图形和文本元素，并为你的Outlook电子邮件签名设计带来和谐。

   如果你不确定你实际需要多少行和列，你可以像我们在这个例子中那样添加3行和3列，如果需要，以后再添加新的或删除额外的行/列。

3. 在表格的某个单元格（本例中的第一个单元格）插入你的品牌标识或个人照片。

   要做到这一点，把光标放到你想添加图片的单元格中，然后点击 图片 上的按钮。 插入 标签。

   

   在你的电脑上浏览一个图像，选择它，然后点击 插入 按钮。

4. 如果需要的话，在你的图像的角落里拖动一个对角线的双头箭头来调整图像的大小。

这将让你在第一列中的任何位置安排图像，通过使用 统一口径 上的选项。 布局 标签。

一定要选择整个表，然后到 设计 标签，点击 边界 ，并选择 没有边界 .

另外，为了分隔签名的内容，你可以用 "A "来画几个垂直或水平的边框。 边界画师 选项和 笔的颜色 你选择的。

要使隔板变薄或变厚，可尝试使用不同的 线条风格 和 线条权重 (这些选项就在 笔的颜色 关于 设计 中的选项卡。 边界 组）。

然后，按Ctrl + V粘贴您的签名，或右键单击文本框中的任何地方，在下面的 编辑签名 ，并选择 粘贴 从上下文菜单中选择。

这里是另一个Outlook电子邮件签名的例子，以同样的方式创建，但有一个不同的调色板和布局。

如何备份你的Outlook签名

在你创建了漂亮的Outlook电子邮件签名后，你可能想把它们备份或导出到另一台电脑。

正如已经提到的，几乎所有与Outlook签名相关的事情都非常容易做。 备份过程也不例外。 你只需要复制整个内容的 签名 要恢复你的Outlook电子邮件签名，只需将这些文件和文件夹复制到你的备份位置。 签名 你的电脑上的文件夹。

的默认位置。 签名 文件夹的内容如下。

• 在Windows XP上

C:\Documents and Settings%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

一个快速定位的方法是 签名 你的机器上的文件夹是打开Outlook，点击 文件 > 选择 > 邮件 ，然后在点击时按住Ctrl键。 签名... 按钮。

自定义Outlook HTML电子邮件签名的纯文本版本

当用你自定义的颜色、图像和链接创建一个HTML电子邮件签名时，请注意它可能不会像你为每个人设计的那样出现。

例如，你的一些电子邮件收件人可能有 以纯文本阅读所有标准邮件 在他们的Outlook中选择的选项 信托中心 设置，结果是所有的格式、图片和链接都会在你的电子邮件签名和整个邮件正文中被关闭。 例如，在一个计划的文本信息中，我可爱的HTML Outlook签名变成了这样。

虽然你对格式、你的品牌标志或个人照片无能为力，因为纯文本格式不支持这些，但你至少可以修复你包含相关信息的超链接。 当我说 "修复 "时，我的意思是使完整的URL出现在你的html Outlook签名的纯文本版本中。

要编辑纯文本签名，可直接打开相应的.txt文件。 签名文件夹 下面是详细的步骤。

1. 按照这里的解释，打开你的签名文件夹。
2. 找到与你的Outlook签名名称相对应的.txt文件。 在这个例子中，我将修复签名中的一个链接，名为" 正式的 "，所以我找了 Formal.txt 文件。

提示：我强烈建议事后对你的Outlook签名进行备份，因为一旦你在Outlook中改变了你的原始html签名，你在纯文本签名中所作的编辑就会被覆盖。

Outlook电子邮件签名生成器

好消息是，存在大量的在线电子邮件签名生成器，提供设计精美的电子邮件签名模板的选择。 坏消息是，他们中很少有人允许将其电子邮件签名免费导出到Outlook。 但是，仍然有一些人这样做。

例如，要把用Newoldstamp生成器创建的电子邮件签名复制到Outlook，只需点击Outlook图标，就会看到详细的步骤说明。

此外，还有一些专门的工具来创建和管理Outlook电子邮件签名，例如：。

• Exclaimer Signature Manager - Microsoft Outlook的电子邮件签名软件解决方案。 它提供一些电子邮件签名模板，让您创建专业的Outlook签名，将静态文本与图像和动态数据相结合。
• Xink - 使得在不同的电子邮件客户端，如Outlook、Office 365、Google Apps for Work、Salesforce等更新您的电子邮件签名变得容易。
• 签名-切换 - 一个Outlook插件，改善基于HTML的签名的使用。

这三个工具都是付费的，尽管有试用版。

这就是在Outlook中创建、添加和更改签名的方法。 现在，一切都交给你了！祝你在设计你的全新Outlook签名时愉快，保持字体可读，颜色漂亮，图形简单，你一定会给你所有的电子邮件收件人留下一个美好的持久印象。