Ce tutoriel explique les différents aspects de la signature Outlook. Vous trouverez les étapes détaillées pour créer et modifier la signature dans Outlook, ajouter automatiquement une signature à tous les e-mails sortants et l'insérer manuellement dans un message. Vous apprendrez également comment créer une signature Outlook professionnelle avec une image et des icônes de médias sociaux cliquables. Les instructions fonctionnent pour toutes les versions d'Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et antérieures.

Si vous communiquez souvent avec vos amis et votre famille, et surtout si vous faites des affaires par courrier électronique, votre signature est l'un des points essentiels de la communication. On dit que la première impression est importante, et la dernière aussi, car une dernière impression positive est une impression durable !

Sur le web, il existe de nombreux articles, conseils et outils spéciaux pour créer une signature électronique professionnelle. Dans ce tutoriel, nous nous concentrerons principalement sur des directives pratiques pour créer, utiliser et modifier une signature dans Outlook. Entre les lignes, vous trouverez également quelques conseils pour créer des signatures électroniques Outlook personnalisées, informatives et qui attirent l'attention.

Comment créer une signature dans Outlook

Il est facile de créer une signature simple dans Outlook. Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, vous pouvez définir une signature différente pour chaque compte. Vous pouvez également ajouter automatiquement une signature à tous les messages sortants ou choisir les types de messages qui doivent inclure une signature.

Pour configurer une signature dans Outlook, procédez comme suit.

1. Sur le Accueil cliquez sur l'onglet Nouvel Email puis cliquez sur Signature > ; Signatures... sur le Message dans l'onglet Inclure groupe.

   

   Une autre façon d'accéder à la Signature se fait via Fichier > ; Options > ; Courrier section> ; Signatures... dans Outlook 2010 et les versions ultérieures. Dans Outlook 2007 et les versions précédentes, il s'agit de Outils > ; Options > ; Format du courrier tab> ; Signatures... .

2. Quoi qu'il en soit, le Signatures et papeterie s'ouvrira et affichera une liste des signatures précédemment créées, le cas échéant.

   Pour ajouter une nouvelle signature, cliquez sur le bouton Nouveau bouton sous Sélectionnez la signature à modifier et tapez un nom pour la signature dans le champ Nouvelle signature de la boîte de dialogue.

   

3. En vertu de la Choisir la signature par défaut faites ce qui suit :
   • Dans le Compte de courrier électronique dans la liste déroulante, choisissez un compte de messagerie à associer à la signature nouvellement créée.
   • Dans le Nouveaux messages Si vous ne voulez pas qu'Outlook ajoute automatiquement une signature électronique aux nouveaux messages, laissez l'option par défaut (aucune).
   • De la Réponses/renvois choisissez la signature pour les réponses et les messages transférés, ou laissez l'option par défaut (aucun).
4. Tapez la signature dans le Modifier la signature et cliquez sur OK pour enregistrer votre nouvelle signature de courriel Outlook. Terminé !

   

De la même manière, vous pouvez créer un signature différente pour un autre compte Par exemple, une signature pour les messages personnels et une autre pour les messages professionnels.

Vous pouvez même créer deux différentes signatures de courriel pour le même compte Par exemple, une signature plus longue pour les nouveaux messages et une signature plus courte et plus simple pour les réponses et les transferts. Nouveaux messages et Réponses/renvois listes déroulantes :

Conseil : cet exemple montre une signature de texte très simple, à des fins de démonstration. Si vous créez une signature de courriel formelle, vous voudrez peut-être la concevoir de manière professionnelle et inclure un logo de marque cliquable et des icônes de médias sociaux. Vous trouverez des informations pertinentes et les étapes détaillées dans cette section : Comment créer une signature de courriel professionnelle dans Outlook.

Comment ajouter une signature dans Outlook

Microsoft Outlook vous permet de configurer les paramètres de signature par défaut de manière à ce qu'une signature sélectionnée soit ajoutée automatiquement à tous les nouveaux messages et/ou aux réponses et aux transferts ; vous pouvez également insérer manuellement une signature dans un message électronique individuel.

Comment ajouter automatiquement une signature dans Outlook

Si vous avez suivi de près la section précédente de ce tutoriel, vous savez déjà comment avoir une signature automatiquement ajouté aux nouveaux messages, aux réponses et aux transferts.

Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la ou les signatures par défaut souhaitées pour chacun de vos comptes. Comme vous vous en souvenez, ces options se trouvent sous l'onglet "Signature". Choisir la signature par défaut de la section Signatures et papeterie et sont disponibles lors de la création d'une nouvelle signature Outlook ou de la modification de la signature existante.

Par exemple, dans la capture d'écran suivante, j'ai mis en place une signature pour mon ' Ventes et choisissez Formel signature pour les nouveaux messages et Short signature pour les réponses et les renvois.

Insertion manuelle de la signature électronique Outlook dans les messages

Si vous ne voulez pas signer automatiquement vos messages électroniques, l'alternative est d'ajouter la signature à chaque message manuellement. Dans ce cas, vous définissez la signature par défaut comme suit (aucun) :

Puis, lors de la composition d'un nouveau message ou de la réponse à un courriel, cliquez sur le bouton Signature sur le bouton Message tab> ; Inclure et sélectionnez la signature souhaitée :

Comment modifier la signature dans Outlook

Comme vous venez de le voir, il n'est pas difficile de créer une signature dans Outlook. La modification d'une signature existante est tout aussi simple. Il suffit d'ouvrir le menu contextuel de l'application Signature et papeterie avec un aperçu de vos signatures existantes, comme indiqué dans Comment créer une signature dans Outlook - Étape 1, et effectuez l'une des opérations suivantes :

• A renommer une signature Outlook, cliquez sur la signature sous Sélectionnez la signature à modifier et cliquez sur le bouton Renommer Le site Renommer la signature s'affiche, dans laquelle vous tapez un nouveau nom, puis cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
• A modifier l'apparence de n'importe quel texte dans votre signature de courriel Outlook, utilisez la mini-barre d'outils de formatage située en haut de l'écran. Modifier la signature
• A changer de compte de messagerie associé à la signature, ou modifier le type de message (nouveaux messages, réponses/renvois), utilisez la liste déroulante correspondante sous la rubrique Choisir la signature par défaut dans la partie droite de la Signatures et papeterie de la fenêtre de dialogue.

Comment ajouter une image à la signature Outlook

Si vous communiquez avec de nombreuses personnes extérieures à votre organisation, vous pouvez personnaliser votre signature électronique en ajoutant le logo de votre entreprise, votre photo personnelle, des icônes de médias sociaux, une image scannée de votre signature manuscrite ou une autre image.

Comme tout ce qui concerne les signatures Outlook, l'ajout d'une image est très simple et direct.

1. Ouvrez le Signatures et papeterie (vous vous rappelez que le moyen le plus rapide est de cliquer sur Nouvel Email sur le Accueil et cliquez ensuite sur Signature > ; Signatures... sur le Message tab).
2. Sous Sélectionnez la signature à modifier, cliquez sur la signature à laquelle vous souhaitez ajouter une image, ou cliquez sur l'icône Nouveau pour créer une nouvelle signature.
3. Dans le Modifier la signature cliquez à l'endroit où vous voulez ajouter une image, puis cliquez sur le bouton Insérer une image dans la barre d'outils.

Outlook permet d'ajouter des images dans les formats suivants : .png, .jpg, .bmp et .gif.

Si, au lieu (ou en même temps) que le logo de votre entreprise, vous avez ajouté des icônes de médias sociaux, il est évident que vous voudrez lier ces icônes aux profils correspondants, et la section suivante explique comment le faire.

Comment ajouter des hyperliens à la signature Outlook

Bien entendu, rien ne vous empêche d'ajouter un lien vers votre site web en le tapant en entier, mais le nom de l'entreprise qui renvoie à son site web sera certainement plus joli.

Pour rendre cliquable n'importe quel texte de votre signature Outlook, il suffit de procéder comme suit :

1. Dans le Modifier la signature sélectionnez le texte, puis cliquez sur le bouton Hyperlien dans la barre d'outils.

   Si le texte de l'hyperlien n'est pas encore ajouté à la signature, vous pouvez simplement placer le pointeur de la souris à l'endroit où vous voulez ajouter un lien, et cliquer sur l'icône Hyperlien bouton.

   

2. Dans le Insérer un hyperlien faites ce qui suit :
   • Dans le Texte à afficher tapez le texte que vous souhaitez rendre cliquable (si vous avez sélectionné un texte avant de cliquer sur le bouton Hyperlien ce texte apparaîtra automatiquement dans la case).
   • Dans le Adresse tapez l'URL complet.
   • Cliquez sur OK .

   

   Voir également: Tutoriel sur le Solveur d'Excel avec des exemples étape par étape
3. Dans le Signatures et papeterie cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Comment rendre une image cliquable dans votre signature Outlook ?

Pour rendre le logo, les icônes sociales ou toute autre image de votre signature électronique Outlook cliquable, ajoutez des hyperliens vers ces images. Pour cela, suivez les étapes ci-dessus, à la seule différence que vous sélectionnez une image au lieu d'un texte. Par exemple, voici comment rendre le logo de votre entreprise cliquable :

1. Dans le Modifier la signature sélectionnez le logo, puis cliquez sur le bouton Hyperlien dans la barre d'outils.

Et voilà, le logo de votre marque est devenu cliquable via un lien hypertexte. De la même manière, vous pouvez ajouter des liens vers des icônes de médias sociaux tels que LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, etc.

Créer une signature Outlook à partir d'une carte de visite

Une autre façon rapide de créer une signature dans Outlook est d'inclure une carte de visite (vCard) qui contient vos informations de contact.

Les cartes de visite étant créées automatiquement par Outlook sur la base des contacts stockés dans votre carnet d'adresses, veillez à créer d'abord votre propre contact. Pour cela, cliquez sur Personnes au bas de l'écran dans Outlook 2013 et les versions ultérieures ( Contacts dans Outlook 2010 et antérieur), allez dans la section Accueil tab> ; Nouveau et cliquez sur Nouveau contact La plus grande partie du travail est faite !

Et maintenant, créez une nouvelle signature Outlook, et cliquez sur le bouton Carte de visite sur la mini-barre d'outils, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Cela affichera votre liste de contacts Outlook, où vous choisissez votre propre contact et cliquez sur OK.

Remarque : L'insertion d'une signature basée sur vCard dans un courriel joindra automatiquement un fichier .vcf contenant votre carte de visite. Pour éviter que cela ne se produise, vous pouvez copier la carte de visite directement à partir des contacts Outlook, puis insérer l'image copiée dans votre signature Outlook :

Création d'une signature professionnelle de courriel Outlook (avec image, liens et icônes de médias sociaux)

Cette section fournit des instructions détaillées, étape par étape, sur la façon de créer une signature de courriel plus complexe, qui comprend vos coordonnées, une photo et des icônes de médias sociaux avec des liens vers les pages de profil correspondantes. Comme la mini-barre d'outils de signature d'Outlook offre un nombre limité d'options, nous allons créer une signature dans un nouveau message, puis la copier dans Signatures Outlook.

1. Créez un nouveau message en cliquant sur le bouton Nouvel Email sur le bouton Accueil onglet.
2. Insérez un tableau pour contenir et allumer vos coordonnées et vos images.

   Dans la nouvelle fenêtre de message, passez au Insérer cliquez sur Tableau et faites glisser votre curseur dans la grille du tableau pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes correspondant à la mise en page de votre signature électronique.

   

   Le tableau vous aidera à aligner vos éléments graphiques et textuels et à apporter de l'harmonie à la conception de votre signature électronique Outlook.

   Si vous n'êtes pas sûr du nombre de lignes et de colonnes dont vous aurez réellement besoin, vous pouvez ajouter 3 lignes et 3 colonnes comme nous le faisons dans cet exemple, et ajouter ou supprimer des lignes/colonnes supplémentaires ultérieurement si nécessaire.

3. Insérez le logo de votre marque ou votre photo personnelle dans une cellule du tableau (la première cellule dans cet exemple).

   Pour ce faire, placez le curseur dans la cellule où vous souhaitez ajouter une image, puis cliquez sur le bouton Photos sur le bouton Insérer onglet.

   

   Recherchez une image sur votre ordinateur, sélectionnez-la et cliquez sur l'icône de l'image. Insérer bouton.

4. Faites glisser une flèche diagonale à double tête dans le coin de votre image pour redimensionner proportionnellement l'image si nécessaire.

Cela vous permettra de disposer l'image à n'importe quel endroit de la première colonne en utilisant la fonction Alignement options sur le Mise en page onglet.

Veillez à sélectionner l'ensemble du tableau, puis passez à la rubrique Design cliquez sur Frontières et sélectionnez Pas de frontière .

Si vous le souhaitez, pour séparer le contenu de la signature, vous pouvez peindre quelques bordures verticales ou horizontales à l'aide de l'attribut Border Painter et l'option Couleur du stylo de votre choix :

Pour rendre les séparateurs plus fins ou plus épais, expérimentez avec différentes Styles de lignes et Poids des lignes (ces options se trouvent juste au-dessus du Couleur du stylo sur le Design dans l'onglet Frontières groupe).

Ensuite, collez votre signature en appuyant sur Ctrl + V , ou cliquez avec le bouton droit de la souris n'importe où dans la zone de texte sous Modifier la signature et sélectionnez Pâte dans le menu contextuel :

Et voici un autre exemple de signature de courriel Outlook créé de la même façon, mais avec une palette de couleurs et une mise en page différentes :

Comment sauvegarder vos signatures Outlook

Après avoir créé vos magnifiques signatures de courriel Outlook, vous voudrez probablement les sauvegarder ou les exporter vers un autre ordinateur.

Comme nous l'avons déjà mentionné, presque tout ce qui concerne les signatures d'Outlook est très facile à faire. Le processus de sauvegarde ne fait pas exception à la règle. Il suffit de copier l'intégralité du contenu du dossier de signatures d'Outlook. Signatures Pour restaurer vos signatures de messages Outlook, il suffit de recopier ces fichiers et dossiers dans l'emplacement de sauvegarde. Signatures sur votre ordinateur.

L'emplacement par défaut du Signature est le suivant :

• Sous Windows XP

C:\Documents and Settings\%nom d'utilisateur%\Données d'application\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Un moyen rapide de localiser un Signature sur votre machine est d'ouvrir Outlook, de cliquer sur Fichier > ; Options > ; Courrier puis maintenez la touche Ctrl enfoncée lorsque vous cliquez sur l'icône Signatures... bouton :

Personnaliser la version en texte brut de la signature électronique HTML d'Outlook

Lorsque vous créez une signature électronique HTML avec vos couleurs, images et liens personnalisés, sachez qu'elle peut ne pas apparaître comme vous l'avez conçue pour tout le monde.

Par exemple, certains de vos destinataires d'e-mails peuvent avoir l'adresse suivante Lire tout le courrier standard en texte clair sélectionnée dans la fenêtre d'Outlook Centre de confiance et, par conséquent, tous les formats, images et liens seront désactivés dans votre signature électronique ainsi que dans le corps du message. Par exemple, dans un message texte planifié, ma belle signature html Outlook se transforme en ceci :

Si vous ne pouvez rien faire pour le formatage, le logo de votre marque ou votre photo personnelle, car le format texte brut ne prend pas en charge ces éléments, vous pouvez au moins corriger vos hyperliens contenant les informations pertinentes. Quand je dis "corriger", je veux dire faire apparaître l'URL complet dans la version texte brut de votre signature html Outlook.

Pour modifier une signature en texte brut, ouvrez le fichier .txt correspondant directement dans l'outil de gestion des signatures. Dossier des signatures Les étapes détaillées sont présentées ci-dessous.

1. Ouvrez votre dossier Signatures comme expliqué ici.
2. Trouvez le fichier .txt dont le nom correspond au nom de votre signature Outlook. Dans cet exemple, je vais corriger un lien dans la signature nommé " Formel ", alors je cherche le Formal.txt fichier :

Conseil : je vous recommande vivement de faire une sauvegarde de vos signatures Outlook par la suite, car les modifications que vous avez apportées à la signature en texte brut seront écrasées lorsque vous modifierez votre signature html originale dans Outlook.

Générateurs de signature d'e-mail Outlook

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreux générateurs de signatures électroniques en ligne qui offrent une sélection de modèles de signatures électroniques magnifiquement conçus. La mauvaise nouvelle, c'est que très peu d'entre eux permettent d'exporter gratuitement leurs signatures électroniques vers Outlook. Mais certains le font quand même.

Par exemple, pour copier dans Outlook votre signature de courriel créée avec le générateur Newoldstamp, cliquez simplement sur l'icône Outlook, et vous verrez les instructions détaillées étape par étape :

En outre, il existe un certain nombre d'outils spécialisés permettant de créer et de gérer les signatures de courriel Outlook, par exemple :

• Exclaimer Signature Manager - solution logicielle de signature de courrier électronique pour Microsoft Outlook. Elle fournit un certain nombre de modèles de signature de courrier électronique qui vous permettent de créer des signatures Outlook professionnelles combinant du texte statique avec des images et des données dynamiques.
• Xink - facilite la mise à jour de vos signatures de courriel sur différents clients de messagerie tels qu'Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce et autres.
• Signature-Switch - un module complémentaire pour Outlook qui améliore l'utilisation des signatures basées sur HTML.

Ces trois outils sont payants, bien que des versions d'essai soient disponibles.

C'est ainsi que vous créez, ajoutez et modifiez les signatures dans Outlook. Maintenant, c'est à vous de jouer ! Amusez-vous à concevoir votre toute nouvelle signature Outlook, gardez des polices lisibles, des couleurs agréables, des graphiques simples, et vous laisserez certainement une grande impression durable à tous vos destinataires d'e-mails.