Denne vejledning forklarer forskellige aspekter af Outlook-signatur. Du vil finde detaljerede trin til at oprette og ændre signatur i Outlook, tilføje en signatur til alle udgående e-mails automatisk og indsætte den manuelt i en besked. Du vil også lære at lave en professionel Outlook-signatur med et billede og klikbare ikoner for sociale medier. Vejledningen vil fungere for alle versioner af Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og tidligere.

Hvis du ofte kommunikerer med dine venner og familie, og især hvis du gør forretninger via e-mail, er din signatur et af de vigtigste punkter i kommunikationen. Man siger, at det første indtryk er vigtigt, og det er det sidste også, for et positivt sidste indtryk er et varigt indtryk!

På nettet findes der mange artikler, tips og specielle værktøjer til at skabe en professionel e-mail-signatur. I denne vejledning vil vi fokusere mest på praktiske "how-to" retningslinjer for at oprette, bruge og ændre en signatur i Outlook. Et sted mellem linjerne vil du også finde et par tips til at lave personlige, informative og opmærksomhedsskabende Outlook-e-mail-signaturer.

Sådan opretter du en signatur i Outlook

Det er nemt at oprette en simpel signatur i Outlook. Hvis du har et par forskellige e-mail-konti, kan du indstille en anden signatur for hver konto. Du kan også automatisk tilføje en signatur til alle udgående meddelelser, eller du kan vælge, hvilke meddelelsestyper der skal indeholde en signatur.

Du kan oprette en signatur i Outlook ved at udføre følgende trin.

1. På den Hjem skal du klikke på fanen Ny e-mail knappen og klik derefter på Signatur > Underskrifter... på den Besked under fanen, i fanen Inkluder gruppe.

   

   En anden måde at få adgang til Signatur funktion er via Fil > Indstillinger > Mail afsnit> Underskrifter... i Outlook 2010 og nyere versioner. I Outlook 2007 og tidligere versioner, er det Værktøj > Indstillinger > Mail format faneblad> Underskrifter... .

2. Uanset hvad, så er det Underskrifter og brevpapir åbnes og viser en liste over tidligere oprettede signaturer, hvis der er nogen.

   Hvis du vil tilføje en ny signatur, skal du klikke på Ny knappen under Vælg den signatur, der skal redigeres , og skriv et navn til signaturen i feltet Ny signatur dialogboksen.

   

3. Under den Vælg standardsignatur gør følgende:
   • I den E-mail-konto rullelisten skal du vælge en e-mail-konto, der skal knyttes til den nyoprettede signatur.
   • I den Nye meddelelser Vælg den signatur, der automatisk skal tilføjes til alle nye meddelelser. Hvis du ikke ønsker, at Outlook automatisk skal tilføje en e-mail-signatur til nye meddelelser, skal du lade standardindstillingen (ingen) stå.
   • Fra den Svar/forsendelser listen kan du vælge signaturen for svar og videresendte meddelelser eller lade standardindstillingen (ingen) stå som standard.
4. Indtast signaturen i feltet Rediger signatur feltet, og klik på OK for at gemme din nye Outlook-e-mailsignatur. Færdig!

   

På samme måde kan du oprette en anden signatur for en anden konto , f.eks. en signatur til personlige e-mails og en anden til forretningsmails.

Du kan endda oprette to forskellige e-mail-signaturer for den samme konto , f.eks. en længere signatur til nye meddelelser og en kortere og mere enkel signatur til svar og videresendelser. Så snart du har oprettet dine e-mail-signaturer, vises de alle i Nye meddelelser og Svar/forsendelser dropdown-lister:

Tip. Dette eksempel viser en meget simpel tekstsignatur til demonstrationsformål. Hvis du opretter en formel e-mail-signatur, kan du designe den på en forretningsmæssig måde og inkludere et klikkeligt brandlogo og ikoner for sociale medier. Du finder relevante oplysninger og de detaljerede trin i dette afsnit: Sådan opretter du en professionel e-mail-signatur i Outlook.

Sådan tilføjer du en signatur i Outlook

Microsoft Outlook giver dig mulighed for at konfigurere standardsignaturindstillingerne, så en valgt signatur automatisk tilføjes til alle nye meddelelser og/eller svar og videresendelser, eller du kan indsætte en signatur manuelt i en enkelt e-mail.

Sådan tilføjer du automatisk signatur i Outlook

Hvis du har fulgt det foregående afsnit af denne vejledning nøje, ved du allerede, hvordan du kan få en signatur automatisk tilføjet til nye meddelelser, svar og videresendelser.

Det eneste du skal gøre er at vælge den/de ønskede standardsignatur(er) for hver af dine konti. Som du husker, findes disse indstillinger under Vælg standardsignatur afsnittet i Underskrifter og brevpapir og er tilgængelige, når du opretter en ny Outlook-signatur eller ændrer den eksisterende signatur.

I følgende skærmbillede har jeg f.eks. oprettet en signatur for min ' Salg ' konto, og vælg Formelt signatur for nye meddelelser og Kort signatur for svar og videresendelser.

Indsæt Outlook-e-mailsignatur i meddelelser manuelt

Hvis du ikke ønsker at autosignere dine e-mails, er alternativet at tilføje signaturen til hver enkelt e-mail manuelt. I dette tilfælde indstiller du standardsignaturen til (ingen) :

Og når du derefter udarbejder en ny besked eller besvarer en e-mail, skal du klikke på Signatur på knappen på Besked faneblad> Inkluder gruppe, og vælg den ønskede signatur:

Sådan ændrer du signaturen i Outlook

Som du lige har set, er det ikke noget særligt at oprette en signatur i Outlook. Det er lige så nemt at ændre en eksisterende e-mail-signatur. Du skal blot åbne Underskrift og brevpapir med en oversigt over dine eksisterende signaturer, som vist i Sådan opretter du en signatur i Outlook - Trin 1, og gør følgende:

• Til omdøbe en Outlook-signatur, skal du klikke på signaturen under Vælg den signatur, der skal redigeres , og klik på Omdøb Omdøbe signatur vises, hvor du kan skrive et nyt navn og klikke på OK for at gemme ændringerne.
• Til ændre udseendet af enhver tekst i din Outlook-e-mailsignatur, skal du bruge miniformateringsværktøjslinjen øverst i Rediger signatur
• Til ændre en e-mail-konto tilknyttet signaturen, eller ændre den meddelelsestype (nye meddelelser, svar/forward), skal du bruge den tilsvarende rulleliste under Vælg standardsignatur i den højre del af Underskrifter og brevpapir dialogvindue.

Sådan tilføjes billede til Outlook-signatur

Hvis du kommunikerer med mange mennesker uden for din organisation, kan du tilpasse din e-mail-signatur ved at tilføje dit firmalogo, dit personlige foto, ikoner fra sociale medier, et scannet billede af din håndskrevne signatur eller et andet billede.

Som alt andet i forbindelse med Outlook-signaturer er det meget nemt og ligetil at tilføje et billede.

1. Åbn den Underskrifter og brevpapir dialogvindue (som du husker, at den hurtigste måde er at klikke på Ny e-mail på den Hjem fanen, og klik derefter på Signatur > Underskrifter... på den Besked fanen).
2. Under Vælg den signatur, der skal redigeres, Klik på den signatur, som du vil tilføje et billede til, eller klik på Ny knappen for at oprette en ny signatur.
3. I den Rediger signatur feltet, klik på det sted, hvor du vil tilføje et billede, og klik derefter på Indsæt et billede knappen på værktøjslinjen.

Outlook gør det muligt at tilføje billeder i følgende formater: .png, .jpg, .bmp og .gif.

Hvis du i stedet for (eller sammen med) dit firmalogo har tilføjet ikoner for sociale medier, vil du naturligvis gerne linke disse ikoner til de tilsvarende profiler, og i næste afsnit forklares det, hvordan du gør det.

Sådan tilføjer du hyperlinks til Outlook-signaturen

Der er naturligvis intet, der forhindrer dig i at tilføje et link til dit websted ved at skrive det fuldt ud, men et firmanavn, der linker til dit virksomhedswebsted, vil helt sikkert se pænere ud.

Hvis du vil gøre enhver tekst i din Outlook-signatur klikbar, skal du blot gøre følgende:

1. I den Rediger signatur feltet, vælg teksten, og klik på Hyperlink knappen på værktøjslinjen.

   Hvis hyperlinkteksten ikke er tilføjet til signaturen endnu, kan du blot placere musemarkøren på det sted, hvor du vil tilføje et link, og klikke på Hyperlink knap.

   

2. I den Indsæt hyperlink skal du gøre følgende:
   • I den Tekst, der skal vises feltet, skriv den tekst, du vil gøre klikbar (hvis du har markeret tekst, før du klikker på Hyperlink knappen, vises denne tekst automatisk i feltet).
   • I den Adresse feltet, skal du skrive den fulde URL-adresse.
   • Klik på OK .

   

3. I den Underskrifter og brevpapir vindue, klik på OK for at gemme ændringerne.

Sådan gør du et billede i din Outlook-signatur klikbart

Hvis du vil gøre logoet, de sociale ikoner eller andre billeder i din Outlook-e-mailsignatur klikbare, skal du tilføje hyperlinks til disse billeder. For at gøre dette skal du udføre ovenstående trin, med den eneste forskel, at du vælger et billede i stedet for tekst. Her er f.eks. hvordan du kan gøre dit firmalogo klikbart:

1. I den Rediger signatur feltet, vælg logoet, og klik på Hyperlink knappen på værktøjslinjen.

Så er dit logo blevet klikbart via et hyperlink. På samme måde kan du tilføje links til ikoner for sociale medier som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube osv.

Opret en Outlook-signatur baseret på et visitkort

En anden hurtig måde at oprette en signatur i Outlook på er at inkludere et visitkort (vCard), der indeholder dine kontaktoplysninger.

Da Outlook automatisk opretter visitkort på baggrund af kontakter, der er gemt i din adressebog, skal du sørge for at oprette din egen kontakt først. Klik på Mennesker nederst på skærmen i Outlook 2013 og senere ( Kontakter i Outlook 2010 og tidligere), skal du gå til Hjem faneblad> Ny gruppe, og klik på Ny kontakt Den største del af arbejdet er gjort!

Og nu skal du oprette en ny Outlook-signatur og klikke på Visitkort knappen på mini værktøjslinjen som vist i nedenstående skærmbillede. Dette vil vise din liste over Outlook-kontakter, hvor du vælger din egen kontakt og klikker på OK.

Bemærk. Hvis du indsætter en vCard-baseret signatur i en e-mail, vedhæftes der automatisk en .vcf-fil med dit visitkort. For at forhindre dette kan du kopiere visitkortet direkte fra Outlook-kontakterne og derefter indsætte det kopierede billede i din Outlook-signatur:

Oprettelse af professionel Outlook-e-mailsignatur (med billede, links og ikoner for sociale medier)

Dette afsnit indeholder detaljerede trinvise instruktioner om, hvordan du opretter en mere kompleks e-mail-signatur, der indeholder dine kontaktoplysninger, foto og ikoner for sociale medier med links til de tilsvarende profilsider. Fordi Outlook-signaturens miniværktøjslinje har et begrænset antal muligheder, opretter vi en signatur i en ny meddelelse og kopierer den derefter til Outlook-signaturer.

1. Opret en ny meddelelse ved at klikke på Ny e-mail på knappen på Hjem fanebladet.
2. Indsæt en tabel, der kan indeholde dine kontaktoplysninger og billeder.

   I det nye beskedvindue skal du skifte til Indsæt klikker du på Tabel , og træk markøren i tabelgitteret for at vælge det antal rækker og kolonner, der svarer til dit layout for e-mail-signatur.

   Se også: Delte Excel-arbejdsmapper: Sådan deler du Excel-fil for flere brugere

   

   Tabellen hjælper dig med at tilpasse dine grafiske og tekstelementer og skabe harmoni i dit Outlook-e-mailsignaturdesign.

   Hvis du ikke er sikker på, hvor mange rækker og kolonner du faktisk har brug for, kan du tilføje 3 rækker og 3 kolonner som i dette eksempel og tilføje nye eller slette ekstra rækker/kolonner senere, hvis det er nødvendigt.

3. Indsæt dit varemærkelogo eller et personligt billede i en celle i tabellen (den første celle i dette eksempel).

   Det gør du ved at placere markøren i den celle, hvor du vil tilføje et billede, og klikke på Billeder på knappen på Indsæt fanebladet.

   

   Søg efter et billede på din computer, vælg det, og klik på Indsæt knap.

4. Træk i en diagonal pil med dobbelthovedet pil i hjørnet af dit billede for at ændre billedets størrelse proportionalt, hvis det er nødvendigt.

Dette giver dig mulighed for at placere billedet i en hvilken som helst position i den første kolonne ved at bruge Tilpasning muligheder på den Layout fanebladet.

Sørg for at vælge hele tabellen, og gå derefter til Design klikker du på Grænser , og vælg Ingen grænse .

For at adskille signaturens indhold kan du eventuelt male et par lodrette eller vandrette kanter ved hjælp af Border Painter og og Pen farve efter eget valg:

Hvis du vil gøre skillevæggene tyndere eller tykkere, kan du eksperimentere med forskellige Linje stilarter og Linjevægte (disse muligheder findes lige over Pen farve på den Design i fanen i Grænser gruppe).

Indsæt derefter din signatur ved at trykke på Ctrl + V , eller højreklik på et vilkårligt sted i tekstboksen under Rediger signatur , og vælg Indsæt fra kontekstmenuen:

Og her er et andet eksempel på en Outlook-e-mailsignatur, der er oprettet på samme måde, men med en anden farvepalet og et andet layout:

Sådan sikkerhedskopierer du dine Outlook-signaturer

Når du har oprettet dine smukke Outlook-e-mailsignaturer, vil du sandsynligvis gerne sikkerhedskopiere dem eller eksportere dem til en anden computer.

Som allerede nævnt er næsten alt i forbindelse med Outlook-signaturer meget nemt at gøre. Sikkerhedskopieringsprocessen er ikke en undtagelse. Du skal blot kopiere hele indholdet af den Underskrifter mappe til din backup-placering. For at gendanne dine Outlook-e-mailsignaturer skal du blot kopiere disse filer og mapper tilbage til Underskrifter mappe på din computer.

Standardplaceringen af Signatur mappe er som følger:

• På Windows XP

C:\Dokumenter og indstillinger\%brugernavn%\Applikationsdata\Microsoft\Signaturer

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signaturer

En hurtig måde at finde en Signatur mappe på din maskine er at åbne Outlook, klikke på Fil > Indstillinger > Mail , og hold derefter Ctrl-tasten nede, når du klikker på Underskrifter... knap:

Tilpas den rene tekstversion af Outlook HTML-e-mailsignaturen

Når du opretter en HTML-e-mailsignatur med dine egne farver, billeder og links, skal du være opmærksom på, at den måske ikke vises, som du har designet den for alle.

Nogle af dine e-mail-modtagere kan f.eks. have den Læs alle standardmails i almindelig tekst mulighed valgt i deres Outlook's Trust Center indstillinger, og som følge heraf vil al formatering, billeder og links blive slået fra i din e-mail-signatur samt i hele beskedteksten. I en plantekstbesked bliver min dejlige html Outlook-signatur for eksempel til dette:

Mens du ikke kan gøre noget ved formatering, dit brandlogo eller personlige foto, fordi almindelig tekstformatet ikke understøtter noget af dette, kan du i det mindste rette dine hyperlinks, der indeholder de relevante oplysninger. Når jeg siger "rette", mener jeg, at den fulde URL-adresse skal vises i almindelig tekstversionen af din html Outlook-signatur.

Hvis du kun vil redigere en ren tekstsignatur, skal du åbne den tilsvarende .txt-fil direkte i Mappe med underskrifter , og foretage de nødvendige ændringer. De detaljerede trin følger nedenfor.

1. Åbn mappen Signaturer som forklaret her.
2. Find .txt-filen med det navn, der svarer til navnet på din Outlook-signatur. I dette eksempel vil jeg rette et link i signaturen med navnet " Formelt ", så jeg leder efter den Formel.txt fil:

Tip. Jeg anbefaler på det kraftigste at lave en sikkerhedskopi af dine Outlook-signaturer bagefter, fordi de ændringer, du har foretaget i den rene tekstsignatur, vil blive overskrevet, når du ændrer din oprindelige html-signatur i Outlook.

Outlook e-mail-signaturgeneratorer

Den gode nyhed er, at der findes masser af online generatorer til e-mail-signaturer, som tilbyder et udvalg af smukt designede skabeloner til e-mail-signaturer. Den dårlige nyhed er, at meget få af dem tillader gratis eksport af deres e-mail-signaturer til Outlook. Men nogle af dem gør det alligevel.

Hvis du f.eks. vil kopiere din e-mail-signatur, der er oprettet med Newoldstamp-generatoren, til Outlook, skal du blot klikke på Outlook-ikonet, og du vil se de detaljerede trinvise instruktioner:

Derudover findes der en række specialiserede værktøjer til at oprette og administrere Outlook-e-mailsignaturer, for eksempel:

• Exclaimer Signature Manager - softwareløsning til e-mail-signaturer til Microsoft Outlook. Den indeholder en række skabeloner til e-mail-signaturer, så du kan oprette professionelle Outlook-signaturer, der kombinerer statisk tekst med billeder og dynamiske data.
• Xink - gør det nemt at opdatere dine e-mail-signaturer på tværs af forskellige e-mail-klienter som Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce og andre.
• Signature-Switch - en Outlook-tilføjelse, der forbedrer brugen af HTML-baserede signaturer.

Alle tre er betalingsværktøjer, men der findes prøveversioner.

Sådan opretter, tilføjer og ændrer du signaturer i Outlook. Og nu er det op til dig! Hav det sjovt med at designe din helt nye Outlook-signatur, hold skrifttyperne læselige, farverne pæne, grafikken enkel, og du vil helt sikkert efterlade et godt og varigt indtryk på alle dine e-mail-modtagere.