Tässä opetusohjelmassa selitetään Outlookin allekirjoituksen eri osa-alueita. Löydät yksityiskohtaiset vaiheet allekirjoituksen luomiseksi ja muuttamiseksi Outlookissa, allekirjoituksen lisäämiseksi kaikkiin lähteviin sähköposteihin automaattisesti ja sen lisäämiseksi viestiin manuaalisesti. Lisäksi opit, miten tehdä ammattimainen Outlook-allekirjoitus, jossa on kuva ja klikattavat sosiaalisen median kuvakkeet. Ohjeet toimivat kaikissa Outlook-versioissa.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ja aiemmin.

Jos olet usein yhteydessä ystäviisi ja perheeseesi ja varsinkin jos käytät sähköpostia liiketoimintaan, allekirjoituksesi on yksi viestinnän keskeisimmistä kohdista. Sanotaan, että ensivaikutelma on tärkeä, ja niin on myös viimeinenkin, sillä myönteinen viimeinen vaikutelma on pysyvä!

Verkossa on lukuisia artikkeleita, vinkkejä ja erikoistyökaluja ammattimaisen sähköpostin allekirjoituksen luomiseen. Tässä oppaassa keskitymme lähinnä käytännön "miten" -ohjeisiin allekirjoituksen luomiseen, käyttöön ja muuttamiseen Outlookissa. Jossain rivien välissä löydät myös muutamia vinkkejä henkilökohtaisten, informatiivisten ja huomiota herättävien Outlook-sähköpostin allekirjoitusten tekemiseen.

Kuinka luoda allekirjoitus Outlookissa

Yksinkertaisen allekirjoituksen luominen Outlookissa on helppoa. Jos sinulla on useita eri sähköpostitilejä, voit määrittää eri allekirjoituksen kullekin tilille. Voit myös lisätä allekirjoituksen automaattisesti kaikkiin lähteviin viesteihin tai valita, minkä tyyppisiin viesteihin allekirjoituksen on sisällyttävä.

Voit määrittää allekirjoituksen Outlookissa suorittamalla seuraavat vaiheet.

1. On Etusivu välilehteä, napsauta Uusi sähköposti ja napsauta sitten Allekirjoitus > Allekirjoitukset... on Viesti välilehdellä, kohdassa Sisällytä ryhmä.

   

   Toinen tapa käyttää Allekirjoitus ominaisuus on kautta Tiedosto > Vaihtoehdot > Posti jakso> Allekirjoitukset... Outlookissa 2010 ja uudemmissa versioissa. Outlookissa 2007 ja aiemmissa versioissa, se on Työkalut > Vaihtoehdot > Mail-muoto tab> Allekirjoitukset... .

2. Joka tapauksessa Allekirjoitukset ja paperitavarat valintaikkuna avautuu ja näyttää luettelon aiemmin luoduista allekirjoituksista, jos sellaisia on.

   Voit lisätä uuden allekirjoituksen napsauttamalla Uusi painike alla Valitse muokattava allekirjoitus ja kirjoita allekirjoituksen nimi kenttään Uusi allekirjoitus valintaikkuna.

   

3. Under the Valitse oletusarvoinen allekirjoitus osiossa, toimi seuraavasti:
   • Vuonna Sähköpostitili Valitse avattavasta luettelosta sähköpostitili, joka liitetään juuri luotuun allekirjoitukseen.
   • Vuonna Uudet viestit Jos et halua Outlookin lisäävän sähköpostin allekirjoitusta uusiin viesteihin automaattisesti, jätä oletusarvo (ei mitään) -vaihtoehto, jos et halua Outlookin lisäävän sähköpostin allekirjoitusta uusiin viesteihin automaattisesti.
   • Vuodesta Vastaukset/edelleenlähetykset Valitse vastausten ja edelleenlähetettyjen viestien allekirjoitus tai jätä oletusvaihtoehto (ei mitään).
4. Kirjoita allekirjoitus kenttään Muokkaa allekirjoitusta ja tallenna uusi Outlook-sähköpostin allekirjoitus napsauttamalla OK. Valmis!

   

Samalla tavalla voit luoda eri allekirjoitus toiselle tilille esimerkiksi yksi allekirjoitus henkilökohtaisiin sähköposteihin ja toinen liikesähköposteihin.

Voit jopa luoda kaksi eri sähköpostiosoitteet samalle tilille , esimerkiksi pidempi allekirjoitus uusille viesteille ja lyhyempi ja yksinkertaisempi vastauksille ja edelleenlähetyksille. Kun olet määrittänyt sähköpostin allekirjoitukset, ne näkyvät kaikki sähköpostiviestien Uudet viestit ja Vastaukset/edelleenlähetykset pudotusluettelot:

Vihje: Tässä esimerkissä on hyvin yksinkertainen tekstimuotoinen allekirjoitus, joka on vain esittelytarkoituksessa. Jos luot virallisen sähköpostisignaation, haluat ehkä suunnitella sen liikemiesmäisesti ja sisällyttää siihen napsautettavan tuotemerkin logon ja sosiaalisen median kuvakkeet. Löydät asiaa koskevat tiedot ja yksityiskohtaiset vaiheet tästä osiosta: Ammattimaisen sähköpostisignaation luominen Outlookissa.

Kuinka lisätä allekirjoitus Outlookissa

Microsoft Outlookin avulla voit määrittää oletusarvoiset allekirjoitusasetukset siten, että valittu allekirjoitus lisätään kaikkiin uusiin viesteihin ja/tai vastauksiin ja edelleenlähetyksiin automaattisesti; tai voit lisätä allekirjoituksen yksittäiseen sähköpostiviestiin manuaalisesti.

Miten lisätä allekirjoituksen Outlookissa automaattisesti

Jos olet seurannut tarkasti tämän ohjeen edellistä osiota, tiedät jo, miten allekirjoitus voidaan tehdä lisätään automaattisesti uusiin viesteihin, vastauksiin ja edelleenlähetyksiin.

Sinun tarvitsee vain valita haluamasi oletusallekirjoitus(t) kullekin tilillesi. Kuten muistat, nämä vaihtoehdot sijaitsevat kohdassa Valitse oletusarvoinen allekirjoitus osiossa Allekirjoitukset ja paperitavarat valintaikkunassa, ja ne ovat käytettävissä, kun luodaan uusi Outlook-allekirjoitus tai muutetaan olemassa olevaa allekirjoitusta.

Esimerkiksi seuraavassa kuvakaappauksessa asetin allekirjoituksen ' Myynti ' -tilille ja valitse Virallinen allekirjoitus uusille viesteille ja Lyhyt allekirjoitus vastauksia ja edelleenlähetyksiä varten.

Lisää Outlookin sähköpostin allekirjoitus viesteihin manuaalisesti

Jos et halua allekirjoittaa sähköpostiviestejäsi automaattisesti, vaihtoehtona on lisätä allekirjoitus jokaiseen viestiin manuaalisesti. Tässä tapauksessa oletusarvoiseksi allekirjoitukseksi asetetaan (ei mitään) :

Kun kirjoitat uuden viestin tai vastaat sähköpostiviestiin, napsauta painiketta Allekirjoitus painiketta Viesti tab> Sisällytä ryhmä ja valitse haluamasi allekirjoitus:

Kuinka muuttaa allekirjoitusta Outlookissa

Kuten olet juuri nähnyt, allekirjoituksen luominen Outlookissa ei ole iso juttu. Olemassa olevan sähköpostin allekirjoituksen muuttaminen on yhtä helppoa. Avaa vain Allekirjoitus ja paperitavarat ikkuna, jossa on yleiskatsaus olemassa oleviin allekirjoituksiin, kuten on esitetty kohdassa Miten luodaan allekirjoitus Outlookissa - Vaihe 1, ja tee jokin seuraavista:

• Osoitteeseen nimetä uudelleen Outlook-allekirjoituksen, klikkaa allekirjoitusta kohdassa Valitse muokattava allekirjoitus ja napsauta Nimeä uudelleen The Nimeä allekirjoitus uudelleen ruutu tulee näkyviin, johon voit kirjoittaa uuden nimen ja tallentaa muutokset napsauttamalla OK.
• Osoitteeseen muuttaa minkä tahansa tekstin ulkoasua Outlook-sähköpostin allekirjoituksessa, käytä minimuotoilutyökaluriviä yläreunassa olevaa Muokkaa allekirjoitusta
• Osoitteeseen vaihtaa sähköpostitiliä allekirjoituksen yhteydessä, tai muuttaa viestin tyyppi (uudet viestit, vastaukset/edelleenlähetykset), käytä vastaavaa pudotusvalikkoa kohdassa Valitse oletusarvoinen allekirjoitus oikeanpuoleisessa osassa Allekirjoitukset ja paperitavarat ikkuna.

Kuinka lisätä kuva Outlookin allekirjoitukseen

Jos viestittelet paljon organisaatiosi ulkopuolisten ihmisten kanssa, saatat haluta muokata sähköpostin allekirjoitustasi lisäämällä siihen yrityksesi logon, henkilökohtaisen valokuvasi, sosiaalisen median kuvakkeita, skannatun kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi tai muun kuvan.

Kuten kaikki muukin Outlook-allekirjoituksiin liittyvä, kuvan lisääminen on erittäin helppoa ja suoraviivaista.

1. Avaa Allekirjoitukset ja paperitavarat valintaikkunassa (kuten muistat, että nopein tapa on klikata Uusi sähköposti on Etusivu välilehteä ja valitse sitten Allekirjoitus > Allekirjoitukset... on Viesti välilehti).
2. osoitteessa Valitse muokattava allekirjoitus, napsauta allekirjoitusta, johon haluat lisätä kuvan, tai napsauta allekirjoitusta, johon haluat lisätä kuvan. Uusi painiketta luodaksesi uuden allekirjoituksen.
3. Vuonna Muokkaa allekirjoitusta ruutuun, napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kuvan, ja napsauta sitten valintaa Kuvan lisääminen painiketta työkalupalkissa.

Outlook sallii kuvien lisäämisen seuraavissa muodoissa: .png, .jpg, .bmp ja .gif.

Jos olet lisännyt sosiaalisen median kuvakkeita yrityksesi logon sijasta (tai sen ohella), haluat tietenkin linkittää nämä kuvakkeet vastaaviin profiileihin, ja seuraavassa osiossa kerrotaan, miten se tehdään.

Miten lisätä hyperlinkkejä Outlookin allekirjoitukseen

Mikään ei tietenkään estä sinua lisäämästä linkkiä verkkosivuillesi kirjoittamalla se kokonaan, mutta yrityksen nimi, joka linkittää yrityksen verkkosivuille, näyttää varmasti paremmalta.

Jos haluat tehdä minkä tahansa tekstin Outlook-allekirjoituksessasi klikattavaksi, toimi seuraavasti:

1. Vuonna Muokkaa allekirjoitusta ruutuun, valitse teksti ja napsauta Hyperlinkki painiketta työkalupalkissa.

   Jos hyperlinkkitekstiä ei ole vielä lisätty allekirjoitukseen, voit yksinkertaisesti sijoittaa hiiren osoittimen kohtaan, johon haluat lisätä linkin, ja napsauttaa Hyperlinkki nappi.

   

2. Vuonna Lisää hyperlinkki ikkunassa, toimi seuraavasti:
   • Vuonna Näytettävä teksti ruutuun teksti, jonka haluat tehdä napsautettavaksi (jos olet valinnut tekstiä ennen napsauttamista kohtaan Hyperlinkki painiketta, teksti ilmestyy laatikkoon automaattisesti).
   • Vuonna Osoite ruutuun koko URL-osoite.
   • Klikkaa OK .

   

3. Vuonna Allekirjoitukset ja paperitavarat ikkunassa, napsauta OK tallentaaksesi muutokset.

Kuinka tehdä kuva Outlook-allekirjoituksessa napsautettavaksi?

Jos haluat tehdä logon, sosiaaliset kuvakkeet tai muun kuvan Outlook-sähköpostin allekirjoituksessasi klikattavaksi, lisää hyperlinkit näihin kuviin. Tätä varten suorita edellä mainitut vaiheet sillä erotuksella, että valitset kuvan tekstin sijasta. Esimerkiksi näin voit tehdä yrityksesi logon klikattavaksi:

1. Vuonna Muokkaa allekirjoitusta ruutuun, valitse logo ja napsauta Hyperlinkki painiketta työkalupalkissa.

Siinä kaikki! Brändisi logo on nyt napsautettavissa hyperlinkin kautta. Samalla tavalla voit lisätä linkkejä sosiaalisen median kuvakkeisiin, kuten LinkedIniin, Facebookiin, Twitteriin, YouTubeen jne.

Luo Outlook-allekirjoitus käyntikortin perusteella

Toinen nopea tapa luoda allekirjoitus Outlookissa on liittää mukaan käyntikortti (vCard), joka sisältää yhteystietosi.

Koska Outlook luo käyntikortit automaattisesti osoitekirjaan tallennettujen yhteystietojen perusteella, muista luoda ensin oma yhteystietosi. Valitse tätä varten Ihmiset näytön alareunassa Outlook 2013:ssa ja uudemmissa versioissa ( Yhteystiedot Outlook 2010:ssä ja aiemmissa), siirry kohtaan Etusivu tab> Uusi ja napsauta Uusi yhteyshenkilö . Suurin osa työstä on tehty!

Ja nyt, luo uusi Outlook-allekirjoitus ja napsauta painiketta Käyntikortti painiketta minityökalurivillä, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy. Tämä näyttää Outlookin yhteystietoluettelon, jossa voit valita oman yhteystietosi ja napsauttaa OK.

Huomautus: vCard-pohjaisen allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin liittää automaattisesti .vcf-tiedoston, joka sisältää käyntikorttisi. Estääksesi tämän, voit kopioida käyntikortin suoraan Outlookin yhteystiedoista ja lisätä kopioidun kuvan Outlookin allekirjoitukseen:

Ammattimaisen Outlook-sähköpostin allekirjoituksen luominen (kuva, linkit ja sosiaalisen median kuvakkeet).

Tässä osassa annetaan yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet siitä, miten luoda monimutkaisempi sähköpostin allekirjoitus, joka sisältää yhteystietosi, valokuvan ja sosiaalisen median kuvakkeet linkkeineen vastaaville profiilisivuille. Koska Outlookin allekirjoituksen minityökalurivi tarjoaa rajoitetun määrän vaihtoehtoja, luomme allekirjoituksen uudessa viestissä ja kopioimme sen sitten Outlookin allekirjoituksiin.

1. Luo uusi viesti napsauttamalla Uusi sähköposti painiketta Etusivu välilehti.
2. Lisää taulukko, johon voit tallentaa ja valaista yhteystietosi ja kuvasi.

   Siirry uudessa viesti-ikkunassa Lisää välilehdellä, napsauta Taulukko , ja vedä kursori taulukkoruudussa valitaksesi sähköpostin allekirjoituksen ulkoasua vastaavien rivien ja sarakkeiden määrän.

   

   Taulukko auttaa sinua kohdistamaan graafiset ja tekstielementit ja tuomaan harmoniaa Outlook-sähköpostin allekirjoitussuunnitteluun.

   Jos et ole varma, kuinka monta riviä ja saraketta todella tarvitset, voit lisätä 3 riviä ja 3 saraketta, kuten tässä esimerkissä, ja lisätä uusia rivejä/sarakkeita tai poistaa niitä myöhemmin tarvittaessa.

3. Lisää brändilogosi tai henkilökohtainen valokuvasi johonkin taulukon soluun (tässä esimerkissä ensimmäiseen soluun).

   Voit tehdä tämän asettamalla kursorin soluun, johon haluat lisätä kuvan, ja napsauttamalla painiketta Kuvat painiketta Lisää välilehti.

   

   Etsi kuva tietokoneeltasi, valitse se ja napsauta painiketta Lisää nappi.

4. Vedä kuvan kulmassa olevaa diagonaalista kaksipäistä nuolta, jos haluat tarvittaessa muuttaa kuvan kokoa oikeassa suhteessa.

Tämän avulla voit järjestää kuvan mihin tahansa paikkaan ensimmäisessä sarakkeessa käyttämällä komentoa Kohdistus vaihtoehdot Asettelu välilehti.

Varmista, että valitset koko taulukon, ja siirry sitten kohtaan Suunnittelu välilehdellä, napsauta Rajat ja valitse Ei rajaa .

Vaihtoehtoisesti voit erottaa allekirjoituksen sisällön toisistaan maalaamalla pari pystysuoraa tai vaakasuoraa reunusta käyttämällä komentoa Border Painter vaihtoehto ja Kynän väri valintasi mukaan:

Jos haluat tehdä välilevyistä ohuempia tai paksumpia, kokeile eri Viivatyylit ja Linjojen painot (nämä vaihtoehdot sijaitsevat aivan Kynän väri on Suunnittelu välilehti Rajat ryhmä).

Liitä sitten allekirjoituksesi painamalla Ctrl + V tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella missä tahansa tekstikentässä kohdassa Muokkaa allekirjoitusta ja valitse Liitä kontekstivalikosta:

Ja tässä on toinen esimerkki Outlook-sähköpostin allekirjoituksesta, joka on luotu samalla tavalla, mutta eri väripaletilla ja asettelulla:

Miten varmuuskopioida Outlookin allekirjoitukset

Kun olet luonut kauniit Outlook-sähköpostin allekirjoitukset, haluat todennäköisesti varmuuskopioida ne tai viedä ne toiselle tietokoneelle.

Kuten jo mainittiin, lähes kaikki Outlook-allekirjoituksiin liittyvät asiat on helppo tehdä. Varmuuskopiointiprosessi ei ole poikkeus. Sinun tarvitsee vain kopioida koko sisällön Allekirjoitukset kansio varmuuskopiointisi sijaintiin. Voit palauttaa Outlook-sähköpostin allekirjoitukset, yksinkertaisesti kopioida nämä tiedostot ja kansiot takaisin kansioon. Allekirjoitukset kansioon tietokoneellasi.

Oletussijainti on Allekirjoitus kansio on seuraava:

• Windows XP:ssä

C:\\Dokumentit ja asetukset\%käyttäjätunnus%\\Sovellustiedot\Microsoft\Allekirjoitukset

C:\\Users\%käyttäjätunnus%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Nopea tapa löytää Allekirjoitus kansio koneellasi on avata Outlook, napsauta Tiedosto > Vaihtoehdot > Posti ja pidä sitten Ctrl-näppäintä alhaalla, kun napsautat Allekirjoitukset... nappi:

Mukauta Outlookin HTML-sähköpostin allekirjoituksen pelkkä tekstiversio

Kun luot HTML-sähköpostisignaattorin, jossa on mukautettuja värejä, kuvia ja linkkejä, muista, että se ei välttämättä näy kaikille samalla tavalla kuin olet suunnitellut sen.

Esimerkiksi joillakin sähköpostin vastaanottajilla voi olla sähköpostiosoite Lue kaikki tavalliset sähköpostiviestit tavallisena tekstinä vaihtoehto valittuna heidän Outlookin Trust Center asetukset, ja sen seurauksena kaikki muotoilut, kuvat ja linkit poistetaan käytöstä sähköpostin allekirjoituksessa sekä koko viestin rungossa. Esimerkiksi suunnitelman tekstiviestissä ihana html Outlook-allekirjoitukseni muuttuu seuraavaksi:

Vaikka et voi tehdä mitään muotoilulle, tuotemerkkisi logolle tai henkilökohtaiselle valokuvallesi, koska pelkkä tekstimuoto ei tue mitään näistä, voit ainakin korjata hyperlinkkisi, jotka sisältävät asiaankuuluvat tiedot. Kun sanon "korjata", tarkoitan sitä, että koko URL-osoite tulee näkyviin html Outlook -allekirjoituksesi pelkkään tekstiversioon.

Jos haluat muokata pelkkää tekstimuotoista allekirjoitusta, avaa vastaava .txt-tiedosto suoraan ohjelmassa Allekirjoituskansio ja tee tarvittavat muutokset. Yksityiskohtaiset vaiheet ovat jäljempänä.

1. Avaa Signatures-kansiosi, kuten tässä selitetään.
2. Etsi .txt-tiedosto, jonka nimi vastaa Outlookin allekirjoituksen nimeä. Tässä esimerkissä korjaan allekirjoituksessa olevan linkin nimellä " Virallinen ", joten etsin Formal.txt tiedosto:

Vihje: Suosittelen vahvasti tekemään varmuuskopion Outlook-allekirjoituksistasi jälkikäteen, koska tekstimuotoiseen allekirjoitukseen tekemäsi muutokset korvataan, kun muutat alkuperäistä html-allekirjoitusta Outlookissa.

Outlook sähköpostin allekirjoitus generaattorit

Hyvä uutinen on se, että verkossa on paljon sähköpostin allekirjoitusten generaattoreita, jotka tarjoavat valikoiman kauniisti suunniteltuja sähköpostin allekirjoitusmalleja. Huono uutinen on se, että hyvin harvat niistä mahdollistavat sähköpostin allekirjoitusten viennin Outlookiin ilmaiseksi. Mutta jotkut kuitenkin mahdollistavat.

Jos haluat esimerkiksi kopioida Newoldstamp-generaattorilla luodun sähköpostin allekirjoituksen Outlookiin, napsauta Outlook-kuvaketta, ja näet yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet:

Lisäksi on olemassa useita erikoistyökaluja esimerkiksi Outlook-sähköpostin allekirjoitusten luomiseen ja hallintaan:

• Exclaimer Signature Manager - sähköpostin allekirjoituksen ohjelmistoratkaisu Microsoft Outlookille. Se tarjoaa useita sähköpostin allekirjoitusmalleja, joiden avulla voit luoda ammattimaisia Outlook-allekirjoituksia, joissa yhdistyvät staattinen teksti, kuvat ja dynaamiset tiedot.
• Xink - helpottaa sähköpostin allekirjoitusten päivittämistä eri sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa, Office 365:ssä, Google Apps for Workissa, Salesforcessa ja muissa.
• Signature-Switch - Outlook-lisäosa, joka parantaa HTML-pohjaisten allekirjoitusten käyttöä.

Kaikki kolme ovat maksullisia työkaluja, vaikka kokeiluversiot ovatkin saatavilla.

Näin luot, lisäät ja muutat allekirjoituksia Outlookissa. Ja nyt se on sinun vastuullasi! Pidä hauskaa suunnittelemalla upouusi Outlook-allekirjoituksesi, pidä fontit luettavina, värit mukavina, grafiikka yksinkertaisena, ja jätät varmasti hyvän ja pysyvän vaikutuksen kaikkiin sähköpostin vastaanottajiin.