Questo tutorial spiega i diversi aspetti della firma di Outlook. Troverete i passaggi dettagliati per creare e modificare la firma in Outlook, aggiungere una firma a tutti i messaggi di posta elettronica in uscita automaticamente e inserirla manualmente in un messaggio. Inoltre, imparerete come creare una firma professionale in Outlook con un'immagine e le icone dei social media cliccabili. Le istruzioni funzioneranno per tutte le versioni di Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e precedenti.

Se comunicate spesso con amici e familiari, e soprattutto se conducete affari via e-mail, la vostra firma è uno dei punti più essenziali della comunicazione. Si dice che la prima impressione sia importante, e lo è anche l'ultima, perché un'ultima impressione positiva è un'impressione duratura!

Sul web esistono numerosi articoli, suggerimenti e strumenti speciali per creare una firma professionale per i messaggi di posta elettronica. In questo tutorial ci concentreremo soprattutto sulle linee guida pratiche per creare, utilizzare e modificare una firma in Outlook. Tra le righe, troverete anche alcuni suggerimenti per creare firme di posta elettronica personalizzate, informative e in grado di attirare l'attenzione.

Come creare una firma in Outlook

Creare una firma semplice in Outlook è facile. Se si dispone di diversi account di posta elettronica, è possibile impostare una firma diversa per ogni account. Inoltre, è possibile aggiungere automaticamente una firma a tutti i messaggi in uscita, oppure scegliere quali tipi di messaggi devono includere una firma.

Per impostare una firma in Outlook, eseguire le seguenti operazioni.

1. Sul Casa fare clic sulla scheda Nuova e-mail e quindi fare clic su Firma > Firme... sul Messaggio nella scheda Includere gruppo.

   

   Un altro modo per accedere al file Firma è tramite File > Opzioni > Posta sezione> Firme... in Outlook 2010 e versioni successive. In Outlook 2007 e versioni precedenti, è Strumenti > Opzioni > Formato della posta scheda> Firme... .

2. In ogni caso, il Firme e cancelleria si aprirà una finestra di dialogo che visualizzerà l'elenco delle firme create in precedenza, se presenti.

   Per aggiungere una nuova firma, fare clic sul pulsante Nuovo pulsante sotto Selezionare la firma da modificare e digitare un nome per la firma nel campo Nuova firma finestra di dialogo.

   

3. Ai sensi del Scegliere la firma predefinita sezione, procedere come segue:
   • Nel Account e-mail scegliere un account e-mail da associare alla firma appena creata.
   • Nel Nuovi messaggi Se non si desidera che Outlook aggiunga automaticamente alcuna firma ai nuovi messaggi, lasciare l'opzione predefinita (nessuna).
   • Dal Risposte/avanti scegliere la firma per le risposte e i messaggi inoltrati, oppure lasciare l'opzione predefinita (nessuna).
4. Digitare la firma nel campo Modifica della firma e fare clic su OK per salvare la nuova firma di Outlook. Fatto!

   

In modo simile, si può creare un oggetto firma diversa per un altro conto Ad esempio, una firma per le e-mail personali e un'altra per le e-mail di lavoro.

Si possono anche creare due firme di posta elettronica diverse per lo stesso account Una firma più lunga per i nuovi messaggi e una più corta e semplice per le risposte e gli inoltri. Una volta impostate le firme delle e-mail, queste appariranno tutte nella finestra di dialogo Nuovi messaggi e Risposte/avanti elenchi a discesa:

Suggerimento: questo esempio mostra una firma di testo molto semplice a scopo dimostrativo. Se state creando una firma di posta elettronica formale, potreste volerla progettare in modo professionale e includere un logo del marchio cliccabile e le icone dei social media. Troverete le informazioni pertinenti e i passaggi dettagliati in questa sezione: Come creare una firma di posta elettronica professionale in Outlook.

Come aggiungere una firma in Outlook

Microsoft Outlook consente di configurare le impostazioni predefinite della firma in modo che la firma selezionata venga aggiunta automaticamente a tutti i nuovi messaggi e/o alle risposte e agli inoltri; oppure è possibile inserire manualmente una firma in un singolo messaggio di posta elettronica.

Come aggiungere automaticamente la firma in Outlook

Se si è seguita con attenzione la sezione precedente di questo tutorial, si sa già come avere una firma aggiunto automaticamente ai nuovi messaggi, alle risposte e agli inoltri.

È sufficiente selezionare la firma o le firme predefinite desiderate per ogni conto. Come si ricorderà, queste opzioni si trovano sotto la voce Scegliere la firma predefinita della sezione Firme e cancelleria e sono disponibili quando si crea una nuova firma di Outlook o si modifica quella esistente.

Ad esempio, nella schermata seguente, ho impostato una firma per il mio ' Vendite ' e scegliere Formale per i nuovi messaggi e Breve firma per le risposte e gli inoltri.

Inserire manualmente la firma di Outlook nei messaggi

Se non si desidera firmare automaticamente i messaggi di posta elettronica, l'alternativa è aggiungere manualmente la firma a ogni messaggio. In questo caso, si imposta la firma predefinita a (nessuno) :

Quindi, quando si compone un nuovo messaggio o si risponde a un'e-mail, fare clic sul pulsante Firma sul pulsante Messaggio scheda> Includere e selezionare la firma desiderata:

Come cambiare la firma in Outlook

Come si è appena visto, creare una firma in Outlook non è un problema. Modificare una firma di posta elettronica esistente è altrettanto facile: basta aprire la finestra di dialogo Firma e cancelleria con una panoramica delle firme esistenti, come illustrato in Come creare una firma in Outlook - Fase 1, ed eseguire una delle seguenti operazioni:

• A rinominare una firma di Outlook, fare clic sulla firma sotto Selezionare la firma da modificare e fare clic sul pulsante Rinominare Il Rinominare la firma dove si potrà digitare un nuovo nome e fare clic su OK per salvare le modifiche.
• A modificare l'aspetto di qualsiasi testo nella firma dei messaggi di posta elettronica di Outlook, utilizzare la mini barra degli strumenti di formattazione nella parte superiore della finestra. Modifica della firma
• A cambiare un account di posta elettronica associato alla firma, oppure modificare il tipo di messaggio (nuovi messaggi, risposte/avanti), utilizzare l'elenco a discesa corrispondente in Scegliere la firma predefinita nella parte destra del Firme e cancelleria finestra di dialogo.

Come aggiungere un'immagine alla firma di Outlook

Se comunicate con molte persone al di fuori della vostra organizzazione, potreste voler personalizzare la vostra firma e-mail aggiungendo il logo aziendale, la vostra foto personale, le icone dei social media, un'immagine scannerizzata della vostra firma autografa o un'altra immagine.

Come tutto ciò che riguarda le firme di Outlook, l'aggiunta di un'immagine è molto semplice e diretta.

1. Aprire la sezione Firme e cancelleria (come si ricorda che il modo più veloce è fare clic su Nuova e-mail sul Casa e quindi fare clic su Firma > Firme... sul Messaggio scheda).
2. Sotto Selezionare la firma da modificare, fare clic sulla firma a cui si desidera aggiungere un'immagine, oppure fare clic sul pulsante Nuovo per creare una nuova firma.
3. Nel Modifica della firma fare clic sul punto in cui si desidera aggiungere un'immagine, quindi fare clic sul pulsante Inserire un'immagine sulla barra degli strumenti.

Outlook consente di aggiungere immagini nei seguenti formati: .png, .jpg, .bmp e .gif.

Se al posto del (o insieme al) logo della vostra azienda, avete aggiunto le icone dei social media, ovviamente dovrete collegare queste icone ai profili corrispondenti, e la prossima sezione spiega come farlo.

Come aggiungere collegamenti ipertestuali alla firma di Outlook

Naturalmente nulla vieta di aggiungere un link al vostro sito web digitandolo per intero, ma il nome della società che rimanda al vostro sito web aziendale avrà sicuramente un aspetto più gradevole.

Per rendere cliccabile il testo della firma di Outlook, è sufficiente procedere come segue:

1. Nel Modifica della firma selezionare il testo e fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale sulla barra degli strumenti.

   Se il testo del collegamento ipertestuale non è ancora stato aggiunto alla firma, è sufficiente posizionare il puntatore del mouse nel punto in cui si desidera aggiungere un collegamento e fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale pulsante.

   

2. Nel Inserisci collegamento ipertestuale eseguire le seguenti operazioni:
   • Nel Testo da visualizzare digitare il testo che si desidera rendere cliccabile (se è stato selezionato del testo prima di fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale il testo apparirà automaticamente nella casella).
   • Nel Indirizzo digitare l'URL completo.
   • Cliccare OK .

   

3. Nel Firme e cancelleria fare clic su OK per salvare le modifiche.

Come rendere cliccabile un'immagine nella firma di Outlook

Per rendere cliccabili il logo, le icone social o altre immagini nella firma di Outlook, aggiungete dei collegamenti ipertestuali a tali immagini. A tale scopo, eseguite i passaggi precedenti, con l'unica differenza di selezionare un'immagine anziché del testo. Ad esempio, ecco come rendere cliccabile il logo della vostra azienda:

1. Nel Modifica della firma selezionare il logo e fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale sulla barra degli strumenti.

Il logo del vostro marchio è diventato cliccabile tramite un collegamento ipertestuale. In modo simile, potete aggiungere collegamenti alle icone dei social media come LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, ecc.

Creare una firma di Outlook basata sul biglietto da visita

Un altro modo rapido per creare una firma in Outlook è quello di includere un biglietto da visita (vCard) contenente le informazioni di contatto.

Poiché i biglietti da visita vengono creati automaticamente da Outlook in base ai contatti memorizzati nella rubrica, è necessario creare prima il proprio contatto. A tale scopo, fare clic su Persone nella parte inferiore dello schermo in Outlook 2013 e successivi ( Contatti in Outlook 2010 e precedenti), andare alla voce Casa scheda> Nuovo e fare clic su Nuovo contatto La maggior parte del lavoro è stata fatta!

Ora, create una nuova firma di Outlook e fate clic sul pulsante Biglietto da visita Nella barra degli strumenti mini, come mostrato nell'immagine seguente, viene visualizzato l'elenco dei contatti di Outlook, dove è possibile scegliere il proprio contatto e fare clic su OK.

Nota: l'inserimento di una firma basata su vCard in un messaggio di posta elettronica allegherà automaticamente un file .vcf contenente il biglietto da visita. Per evitare che ciò accada, è possibile copiare il biglietto da visita direttamente dai contatti di Outlook, quindi inserire l'immagine copiata nella firma di Outlook:

Creazione di una firma professionale per le e-mail di Outlook (con immagini, link e icone dei social media)

Questa sezione fornisce istruzioni dettagliate, passo dopo passo, su come creare una firma di posta elettronica più complessa, che includa le informazioni di contatto, la foto e le icone dei social media con i collegamenti alle corrispondenti pagine del profilo. Poiché la mini-barra degli strumenti per le firme di Outlook offre un numero limitato di opzioni, creeremo una firma in un nuovo messaggio e poi la copieremo nelle Firme di Outlook.

1. Creare un nuovo messaggio facendo clic sul pulsante Nuova e-mail sul pulsante Casa scheda.
2. Inserire una tabella per contenere e illuminare i dati di contatto e le immagini.

   Nella nuova finestra di messaggio, passare alla voce Inserire fare clic su Tabella e trascinare il cursore nella griglia della tabella per selezionare il numero di righe e colonne corrispondenti al layout della firma e-mail.

   

   La tabella vi aiuterà ad allineare gli elementi grafici e di testo e a rendere più armonioso il design della firma e-mail di Outlook.

   Se non si è sicuri del numero di righe e colonne effettivamente necessarie, si possono aggiungere 3 righe e 3 colonne come in questo esempio e aggiungere o eliminare righe/colonne supplementari in seguito, se necessario.

3. Inserite il logo del vostro marchio o una foto personale in una cella della tabella (la prima in questo esempio).

   A tal fine, posizionare il cursore nella cella in cui si desidera aggiungere un'immagine e fare clic sul tasto Immagini sul pulsante Inserire scheda.

   

   Cercare un'immagine sul computer, selezionarla e fare clic sul pulsante Inserire pulsante.

4. Trascinare una freccia a doppia punta diagonale nell'angolo dell'immagine per ridimensionare l'immagine in proporzione, se necessario.

In questo modo si potrà disporre l'immagine in qualsiasi posizione all'interno della prima colonna, utilizzando l'opzione Allineamento opzioni sul Layout scheda.

Assicurarsi di selezionare l'intera tabella, quindi andare alla voce Design fare clic su Confini e selezionare Nessun confine .

Facoltativamente, per separare il contenuto della firma, è possibile dipingere un paio di bordi verticali o orizzontali utilizzando il comando Pittore di bordi e l'opzione Colore della penna di vostra scelta:

Per rendere i divisori più sottili o più spessi, sperimentate con diversi Stili di linea e Pesi delle linee (queste opzioni si trovano proprio sopra la voce Colore della penna sul Design nella scheda Confini gruppo).

Quindi, incollate la vostra firma premendo Ctrl + V , o facendo clic con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della casella di testo sotto la voce Modifica della firma e selezionare Incolla dal menu contestuale:

Ecco un altro esempio di firma di Outlook creato nello stesso modo, ma con una tavolozza di colori e un layout diversi:

Come eseguire il backup delle firme di Outlook

Dopo aver creato le vostre bellissime firme di posta elettronica di Outlook, probabilmente vorrete eseguirne il backup o esportarle su un altro computer.

Come già accennato, quasi tutto ciò che riguarda le firme di Outlook è molto semplice da fare. Il processo di backup non fa eccezione: è sufficiente copiare l'intero contenuto del file Firme nella posizione di backup. Per ripristinare le firme dei messaggi di posta elettronica di Outlook, è sufficiente copiare nuovamente i file e le cartelle nella cartella Firme sul computer.

La posizione predefinita del file Firma La cartella è la seguente:

• Su Windows XP

C:´Documenti e impostazioni´%nome utente´Dati applicazioni´Microsoft'Firme

C:\Users\%username%AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Un modo rapido per individuare un Firma sul computer è quello di aprire Outlook, fare clic su File > Opzioni > Posta e poi tenere premuto il tasto Ctrl quando si fa clic sul pulsante Firme... pulsante:

Personalizzate la versione in testo normale della firma HTML dei messaggi di posta elettronica di Outlook.

Quando si crea una firma e-mail in HTML con colori, immagini e link personalizzati, è bene tenere presente che potrebbe non apparire a tutti nel modo in cui è stata progettata.

Ad esempio, alcuni dei vostri destinatari di posta elettronica potrebbero avere l'opzione Leggere tutta la posta standard in testo normale selezionata nell'opzione di Outlook Centro fiduciario e di conseguenza tutta la formattazione, le immagini e i link saranno disattivati nella firma dell'e-mail e nell'intero corpo del messaggio. Ad esempio, in un messaggio di testo piano, la mia bella firma html di Outlook si trasforma in questo:

Sebbene non si possa fare nulla per la formattazione, il logo del marchio o la foto personale, perché il formato di testo semplice non supporta nulla di tutto ciò, è possibile almeno correggere i collegamenti ipertestuali che contengono le informazioni pertinenti. Quando dico "correggere", intendo far apparire l'URL completo nella versione di testo semplice della firma html di Outlook.

Per modificare solo una firma di testo semplice, aprire il file .txt corrispondente direttamente nel programma Cartella firme I passaggi dettagliati sono riportati di seguito.

1. Aprire la cartella Signatures come spiegato qui.
2. Trovate il file .txt con il nome corrispondente al nome della vostra firma di Outlook. In questo esempio, correggerò un link nella firma chiamato " Formale ", quindi cerco l'opzione Formale.txt file:

Consiglio: si consiglia vivamente di eseguire un backup delle firme di Outlook, poiché le modifiche apportate alla firma in testo normale verranno sovrascritte una volta modificata la firma html originale in Outlook.

Generatori di firme e-mail di Outlook

La buona notizia è che esistono molti generatori di firme e-mail online che offrono una selezione di modelli di firma e-mail dal design accattivante. La cattiva notizia è che pochissimi di essi consentono di esportare gratuitamente le firme e-mail in Outlook, ma alcuni lo fanno.

Ad esempio, per copiare la firma e-mail creata con il generatore Newoldstamp in Outlook, è sufficiente fare clic sull'icona di Outlook per visualizzare le istruzioni dettagliate passo dopo passo:

Inoltre, esistono diversi strumenti specializzati per creare e gestire le firme dei messaggi di posta elettronica di Outlook, ad esempio:

• Exclaimer Signature Manager - soluzione software per le firme di posta elettronica per Microsoft Outlook. Fornisce una serie di modelli di firma di posta elettronica che consentono di creare firme professionali in Outlook che combinano testo statico con immagini e dati dinamici.
• Xink - semplifica l'aggiornamento delle firme di posta elettronica in diversi client di posta elettronica come Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce e altri.
• Signature-Switch - un componente aggiuntivo di Outlook che migliora l'uso delle firme basate su HTML.

Tutti e tre sono strumenti a pagamento, anche se sono disponibili versioni di prova.

Ecco come si creano, si aggiungono e si modificano le firme in Outlook. E ora tocca a voi! Divertitevi a creare la vostra nuova firma di Outlook, mantenete i caratteri leggibili, i colori gradevoli, la grafica semplice e lascerete sicuramente un'ottima impressione a tutti i destinatari delle vostre e-mail.