Mae'r tiwtorial hwn yn esbonio gwahanol agweddau ar lofnod Outlook. Fe welwch y camau manwl i greu a newid llofnod yn Outlook, ychwanegu llofnod i bob e-bost sy'n mynd allan yn awtomatig a'i fewnosod i neges â llaw. Hefyd, byddwch chi'n dysgu sut i wneud llofnod Outlook proffesiynol gyda delwedd ac eiconau cyfryngau cymdeithasol y gellir eu clicio. Bydd y cyfarwyddiadau yn gweithio ar gyfer pob fersiwn o Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, ac yn gynharach.

Os ydych yn cyfathrebu'n aml â'ch ffrindiau a'ch teulu, ac yn enwedig os ydych yn ymddwyn busnes trwy e-bost, eich llofnod yw un o'r pwyntiau cyfathrebu mwyaf hanfodol. Maen nhw'n dweud bod yr argraff gyntaf yn bwysig, a'r un olaf hefyd, oherwydd mae argraff olaf bositif yn argraff barhaol!

Dros y we, mae yna nifer o erthyglau, awgrymiadau ac offer arbennig i greu llofnod e-bost proffesiynol. Yn y tiwtorial hwn, byddwn yn canolbwyntio'n bennaf ar ganllawiau "sut-i" ymarferol i greu, defnyddio a newid llofnod yn Outlook. Rhywle rhwng y llinellau, byddwch hefyd yn dod o hyd i ychydig o awgrymiadau i wneud llofnodion e-bost Outlook personol, llawn gwybodaeth, sy'n denu sylw.

Sut i greu llofnod yn Outlook

Mae'n hawdd creu llofnod syml yn Outlook. Os oes gennych ychydig o gyfrifon e-bost gwahanol, gallwch osod llofnod gwahanol ar gyfer pob cyfrif. Hefyd, gallwch chi ychwanegu asaeth pen dwbl croeslin yng nghornel eich delwedd i newid maint y ddelwedd yn gymesur os oes angen.

3>

Bydd hyn yn gadael i chi drefnu'r ddelwedd mewn unrhyw safle o fewn y golofn gyntaf drwy ddefnyddio'r opsiynau Aliniad ar y tab Cynllun .

Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dewis y tabl cyfan, yna ewch i'r tab Dylunio , cliciwch Borders , a dewiswch Dim Border .

Yn ddewisol, i wahanu cynnwys y llofnod, gallwch beintio cwpl o ffiniau fertigol neu lorweddol gan ddefnyddio'r opsiwn Border Painter a Lliw Pen eich dewis:

I wneud y rhanwyr yn deneuach neu'n fwy trwchus, arbrofwch gyda gwahanol Arddulliau Llinell a Pwysau llinell (mae'r opsiynau hyn ar y dde uwchben y Lliw Pen ar y tab Dylunio yn y grŵp Ffiniau ).

Ac yna, gludwch eich llofnod trwy wasgu Ctrl + V , neu de-gliciwch unrhyw le yn y blwch testun o dan Golygu Llofnod , a dewiswch Gludo o'r ddewislen cyd-destun:

A dyma enghraifft llofnod e-bost Outlook arall a grëwyd yn yr un ffordd ond gyda phalet a chynllun lliw gwahanol:

Sut i wneud copi wrth gefn o'ch llofnodion Outlook

Ar ôl i chi greu eich llofnodion e-bost Outlook hardd, mae'n debyg y byddwch am eu gwneud wrth gefn neu eu hallforio i gyfrifiadur arall.

Fel y soniwyd eisoes, mae bron popeth sy'n ymwneud â llofnodion Outlook yn hawdd iawn i'w wneud. Nid yw'r broses wrth gefn yn eithriad. Does ond angen i chi gopïo holl gynnwys y ffolder Signatures i'ch lleoliad wrth gefn. I adfer eich llofnodion e-bost Outlook, copïwch y ffeiliau a'r ffolderi hynny yn ôl i'r ffolder Signatures ar eich cyfrifiadur.

Mae lleoliad rhagosodedig y ffolder Signature fel a ganlyn :

• Ar Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ffordd gyflym i leoli ffolder Signature ar eich peiriant yw agor Outlook, cliciwch Ffeil > Dewisiadau > Mail , ac yna dal y fysell Ctrl wrth glicio ar y botwm Signatures... :

Addasu fersiwn testun plaen llofnod e-bost Outlook HTML

Wrth greu llofnod e-bost HTML gydaeich lliwiau, delweddau a dolenni personol, byddwch yn ymwybodol efallai nad yw'n ymddangos y ffordd y gwnaethoch ei ddylunio i bawb.

Er enghraifft, efallai y bydd gan rai o'ch derbynwyr e-bost y Darllen pob post safonol mewn testun plaen opsiwn wedi'i ddewis yng ngosodiadau Trust Center Outlook, ac o ganlyniad bydd yr holl fformatio, lluniau a dolenni yn cael eu diffodd yn eich llofnod e-bost yn ogystal ag yn y corff neges cyfan. Er enghraifft, mewn neges destun cynllun, mae fy llofnod html Outlook hyfryd yn troi i mewn i hyn:

Er na allwch wneud dim am fformatio, eich logo brand neu lun personol oherwydd y plaen Nid yw fformat testun yn cefnogi dim o hyn, gallwch o leiaf drwsio eich hyperddolenni sy'n cynnwys y wybodaeth berthnasol. Pan dwi'n dweud "trwsio", dwi'n golygu gwneud i'r URL llawn ymddangos yn fersiwn testun plaen eich llofnod Outlook html.

I olygu llofnod testun plaen yn unig, agorwch y ffeil .txt cyfatebol yn uniongyrchol yn y <1 Ffolder> Llofnodion , a gwnewch y newidiadau gofynnol. Mae'r camau manwl yn dilyn isod.

1. Agorwch eich ffolder Signatures fel yr eglurir yma.
2. Dod o hyd i'r ffeil .txt gyda'r enw sy'n cyfateb i'ch enw llofnod Outlook. Yn yr enghraifft hon, rydw i'n mynd i drwsio dolen yn y llofnod o'r enw " Ffurfiol ", felly rwy'n edrych am y ffeil Formal.txt :

Awgrym. Rwy'n argymell yn gryf i wneud copi wrth gefn o'ch llofnodion Outlook wedyn, oherwydd bydd y golygiadau rydych chi wedi'u gwneud yn y llofnod testun plaen yn cael eu trosysgrifo ar ôl i chi newid eich llofnod html gwreiddiol yn Outlook.

Generaduron llofnod e-bost Outlook

Y newyddion da yw bod digon o gynhyrchwyr llofnod e-bost ar-lein sy'n cynnig detholiad o dempledi llofnod e-bost wedi'u dylunio'n hyfryd. Y newyddion drwg yw mai ychydig iawn ohonynt sy'n caniatáu allforio eu llofnodion e-bost i Outlook am ddim. Ond o hyd, mae rhai yn gwneud hynny.

Er enghraifft, i gopïo'ch llofnod e-bost a grëwyd gyda'r generadur Newoldstamp i Outlook, cliciwch yr eicon Outlook, a bydd yn gweld y cyfarwyddiadau cam-wrth-gam manwl:

Yn ogystal, mae yna nifer o offer arbenigol i greu a rheoli llofnodion e-bost Outlook, er enghraifft:

• Exclaimer Signature Manager - datrysiad meddalwedd llofnod e-bost ar gyfer Microsoft Outlook. Mae'n darparu nifer o dempledi llofnod e-bost sy'n gadael i chi greu llofnodion Outlook proffesiynol sy'n cyfuno testun statig gyda delweddau a data deinamig.
• Xink - yn ei gwneud hi'n hawdd diweddaru eich llofnodion e-bost ar draws gwahanol gleientiaid e-bost felfel Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce ac eraill.
• Signature-Switch - ychwanegyn Outlook sy'n gwella'r defnydd o lofnodion seiliedig ar HTML.

Y tri yn offer taledig, er bod fersiynau prawf ar gael.

Dyma sut rydych yn creu, ychwanegu a newid llofnodion yn Outlook. Ac yn awr, mae drosodd i chi! Dewch i gael hwyl yn dylunio eich llofnod Outlook newydd sbon, cadwch ffontiau'n ddarllenadwy, lliwiau'n braf, graffeg yn syml, a byddwch yn sicr yn gadael argraff barhaol wych ar bob un o'ch derbynwyr e-bost.

I osod llofnod yn Outlook, dilynwch y camau canlynol.

1. Ar y <1 tab>Cartref , cliciwch y botwm E-bost Newydd . Ac yna cliciwch ar Llofnod > Llofnod… ar y tab Neges , yn y grŵp Cynnwys .

   <3

   Ffordd arall o gael mynediad i'r nodwedd Signature yw trwy Ffeil > Dewisiadau > Mail adran > Llofnodion… yn Outlook 2010 ac yn ddiweddarach. Yn Outlook 2007 a fersiynau blaenorol, mae'n Tools > Dewisiadau > Fformat Post tab> Llofnodiadau… .

2. Y naill ffordd neu'r llall, bydd ffenestr ddeialog Llofnodiadau a Deunydd Ysgrifennu yn agor ac yn dangos rhestr o lofnodion a grëwyd yn flaenorol, os o gwbl.

   I ychwanegu llofnod newydd, cliciwch y botwm Newydd o dan Dewis llofnod i olygu , a theipiwch enw ar gyfer y llofnod yn y blwch deialog Llofnod Newydd .

   

3. O dan yr adran Dewiswch lofnod rhagosodedig , gwnewch y canlynol:
   • Yn yr E-bost cyfrif gwymplen, dewiswch gyfrif e-bost i'w gysylltu â'r llofnod newydd ei greu.
   • Yn y gwymplen Negeseuon Newydd , dewiswch y llofnod i'w ychwanegu'n awtomatig at bob neges newydd. Os nad ydych am i Outlook ychwanegu unrhyw lofnod e-bost at negeseuon newydd yn awtomatig, gadewch yr opsiwn rhagosodedig (dim).
   • Oy rhestr Atebion/ymlaen , dewiswch y llofnod ar gyfer atebion a neges a anfonwyd ymlaen, neu gadewch yr opsiwn rhagosodedig o (dim).
4. Teipiwch y llofnod i'r <1 blwch> Golygu llofnod , a chliciwch Iawn i arbed eich llofnod e-bost Outlook newydd. Wedi'i wneud!

   

Mewn modd tebyg, gallwch greu llofnod gwahanol ar gyfer cyfrif arall , er enghraifft un llofnod ar gyfer e-byst personol ac un arall ar gyfer e-byst busnes.

Gallwch hyd yn oed greu dau lofnod e-bost gwahanol ar gyfer yr un cyfrif , dyweder llofnod hirach ar gyfer negeseuon newydd, ac un byrrach a symlach ar gyfer atebion ac anfon ymlaen. Cyn gynted ag y byddwch wedi gosod eich llofnodion e-bost, byddant i gyd yn ymddangos yn y Negeseuon newydd a Ymatebion/ymlaen rhestrau cwymplen:

Awgrym. Mae'r enghraifft hon yn dangos llofnod testun syml iawn at ddibenion arddangos yn unig. Os ydych chi'n creu llofnod e-bost ffurfiol, efallai y byddwch am ei ddylunio mewn ffordd debyg i fusnes, a chynnwys logo brand y gellir ei glicio ac eiconau cyfryngau cymdeithasol. Fe welwch wybodaeth berthnasol a'r camau manwl yn yr adran hon: Sut i greu llofnod e-bost proffesiynol yn Outlook.

Sut i ychwanegu llofnod yn Outlook

Mae Microsoft Outlook yn caniatáu i chi ffurfweddu'r gosodiadau llofnod rhagosodedig fel y bydd llofnod dethol yn cael ei ychwanegu at bob neges newydd a/neu atebion ac ymlaen yn awtomatig; neu gallwch fewnosod allofnod mewn neges e-bost unigol â llaw.

Sut i ychwanegu llofnod yn Outlook yn awtomatig

Os ydych chi wedi dilyn adran flaenorol y tiwtorial hwn yn agos, rydych chi eisoes yn gwybod sut i gael llofnod wedi'i ychwanegu'n awtomatig at negeseuon newydd, atebion ac ymlaen.

Y cyfan sy'n rhaid i chi ei wneud yw dewis y llofnod(ion) rhagosodedig a ddymunir ar gyfer pob un o'ch cyfrifon. Fel y cofiwch, mae'r opsiynau hyn yn perthyn i'r adran Dewiswch lofnod rhagosodedig yn y ffenestr ddeialog Llofnodiadau a Deunydd Ysgrifennu ac maent ar gael wrth greu llofnod Outlook newydd neu newid y llofnod presennol.

Er enghraifft, yn y sgrinlun canlynol, gosodais lofnod ar gyfer fy nghyfrif ' Gwerthiant ', a dewisais llofnod Ffurfiol ar gyfer negeseuon newydd a Byr llofnod ar gyfer atebion ac anfon ymlaen.

Mewnosod llofnod e-bost Outlook i mewn i negeseuon â llaw

Os nad ydych am lofnodi eich negeseuon e-bost yn awtomatig, y dewis arall yw i ychwanegu'r llofnod at bob neges â llaw. Yn yr achos hwn, rydych chi wedi gosod y llofnod rhagosodedig i (dim) :

Ac yna, wrth gyfansoddi neges newydd neu ymateb i e-bost, cliciwch y botwm Llofnod ar y tab Neges > Cynnwys grŵp , a dewiswch y llofnod a ddymunir:

Fel yr ydych newydd weld, nid yw'n fawr o beth i greu llofnod yn Outlook.Mae newid llofnod e-bost presennol yr un mor hawdd. Agorwch y ffenestr Llofnod a Llyfrfa gyda throsolwg o'ch llofnodion presennol, fel y dangosir yn Sut i greu llofnod yn Outlook - Cam 1, a gwnewch unrhyw un o'r canlynol:

• I ailenwi llofnod Outlook, cliciwch ar y llofnod o dan Dewiswch lofnod i olygu , a chliciwch ar y Ailenwi Bydd y blwch Ailenwi Llofnod yn dangos i fyny, lle rydych yn teipio enw newydd, a chliciwch OK i gadw'r newidiadau.
• I newid ymddangosiad unrhyw destun yn eich llofnod e-bost Outlook, defnyddiwch y bar offer fformatio mini ar y brig o'r Golygu llofnod
• I newid cyfrif e-bost sy'n gysylltiedig â'r llofnod, neu newid y math o neges (negeseuon newydd, atebion/anfonwyr ymlaen ), defnyddiwch y gwymplen gyfatebol o dan Dewiswch lofnod rhagosodedig yn rhan dde'r ffenestr ddeialog Llofnodiadau a Llyfrfa .

3>

Sut i ychwanegu delwedd at lofnod Outlook

Os ydych chi'n cyfathrebu â llawer o bobl y tu allan i eich sefydliad, efallai y byddwch am bersonoli eich llofnod e-bost trwy ychwanegu logo eich cwmni, eich llun personol, eiconau cyfryngau cymdeithasol, delwedd wedi'i sganio o'ch llofnod mewn llawysgrifen, neu lun arall.

Fel popeth arall sy'n ymwneud â llofnodion Outlook , mae ychwanegu delwedd yn hawdd iawn ac yn syml.

1. Agorwch y Llofnod aFfenestr deialog deunydd ysgrifennu (wrth ichi gofio mai'r ffordd gyflymaf yw clicio E-bost Newydd ar y tab Cartref , ac yna cliciwch ar Llofnod > Llofnodion… ar y tab Neges ).
2. O dan Dewiswch lofnod i olygu, cliciwch ar y llofnod yr ydych am ychwanegu delwedd ato, neu cliciwch ar y Botwm Newydd i greu llofnod newydd.
3. Yn y blwch Golygu llofnod , cliciwch lle rydych am ychwanegu delwedd, ac yna cliciwch ar y Mewnosod a llun botwm ar y bar offer.

Pori am logo, eicon cyfryngau cymdeithasol neu ddelwedd arall yr hoffech ei ychwanegu at eich llofnod e-bost Outlook, dewiswch iddo, a chliciwch ar y botwm Mewnosod .

Mae Outlook yn caniatáu ychwanegu lluniau yn y fformatau canlynol: .png, .jpg, .bmp, a .gif.

Os yn lle (neu ynghyd â) logo eich cwmni, rydych wedi ychwanegu eiconau cyfryngau cymdeithasol, yn amlwg byddech am gysylltu'r rhain eiconau i'r proffiliau cyfatebol, ac mae'r adran nesaf yn esbonio sut i wneud hynny.

Sut i ychwanegu hyperddolenni i lofnod Outlook

Yn naturiol, nid oes dim yn eich atal rhag ychwanegu dolen i'ch gwefan gan ei deipio yn llawn. Ond bydd enw'r cwmni sy'n cysylltu â'ch gwefan gorfforaethol yn bendant yn edrych yn brafiach.

I wneud unrhyw destun yn eich llofnod Outlook yn un clicadwy, gwnewch y canlynol:

1. Yn y Golygullofnod blwch, dewiswch y testun, a chliciwch ar y botwm Hyperlink ar y bar offer.

   Os nad yw'r testun hyperddolen wedi'i ychwanegu at y llofnod eto, gallwch chi osod pwyntydd y llygoden i'r lle rydych chi am ychwanegu dolen, a chlicio ar y botwm Hyperlink .

   

2. Yn y ffenestr Mewnosod Hyperddolen , gwnewch y canlynol:
   • Yn y blwch Testun i'w ddangos , teipiwch y testun rydych eisiau clicio (os ydych chi wedi dewis unrhyw destun cyn clicio ar y botwm Hyperlink , bydd y testun hwnnw'n ymddangos yn y blwch yn awtomatig).
   • Yn y Cyfeiriad blwch, teipiwch yr URL llawn.
   • Cliciwch Iawn .

   

3. Yn y Llofnodiadau a Deunydd ysgrifennu ffenestr, cliciwch Iawn i gadw'r newidiadau.

Sut i wneud delwedd yn eich llofnod Outlook yn clicio

I wneud y logo, cymdeithasol eiconau neu ddelwedd arall yn eich llofnod e-bost Outlook y gellir ei glicio, ychwanegwch hyperddolenni i'r delweddau hynny. Ar gyfer hyn, perfformiwch y camau uchod, gyda'r unig wahaniaeth y byddwch chi'n dewis delwedd yn lle testun. Er enghraifft, dyma sut y gallwch wneud logo eich cwmni yn un cliciadwy:

1. Yn y blwch Golygu llofnod , dewiswch y logo, a chliciwch ar y botwm Hyperlink ar y bar offer.

Dyna ni! Mae modd clicio ar eich logo brand trwy hyperddolen. YnMewn ffordd debyg, gallwch ychwanegu dolenni at eiconau cyfryngau cymdeithasol fel LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, ac ati.

Creu llofnod Outlook yn seiliedig ar gerdyn busnes

Ffordd gyflym arall o greu a llofnod yn Outlook yw cynnwys cerdyn busnes (vCard) sy'n cynnwys eich gwybodaeth gyswllt.

Oherwydd bod cardiau busnes yn cael eu creu gan Outlook yn awtomatig yn seiliedig ar gysylltiadau sydd wedi'u storio yn eich llyfr cyfeiriadau, gwnewch yn siŵr eich bod yn creu eich cyswllt eich hun yn gyntaf. Ar gyfer hyn, cliciwch Pobl ar waelod y sgrin yn Outlook 2013 ac yn ddiweddarach ( Cysylltiadau yn Outlook 2010 ac yn gynharach), ewch i'r tab Cartref > Grŵp Newydd, a chliciwch Cysylltiad Newydd . Mae rhan fawr y gwaith wedi'i wneud!

A nawr, crëwch lofnod Outlook newydd, a chliciwch ar y botwm Cerdyn Busnes ar y bar offer mini fel y dangosir yn y llun isod. Bydd hwn yn dangos eich rhestr o gysylltiadau Outlook, lle byddwch yn dewis eich cyswllt eich hun ac yn clicio Iawn.

Sylwch. Bydd mewnosod llofnod vCard yn seiliedig ar e-bost yn atodi ffeil .vcf yn cynnwys eich cerdyn busnes yn awtomatig. Er mwyn ei atal rhag digwydd, gallwch gopïo cerdyn busnes yn uniongyrchol o gysylltiadau Outlook, ac yna mewnosod y ddelwedd wedi'i gopïo yn eich llofnod Outlook:

Creu llofnod e-bost Outlook proffesiynol (gyda delwedd, dolenni a eiconau cyfryngau cymdeithasol)

Mae'r adran hon yn darparu cyfarwyddiadau cam wrth gam manwl ar sut i wneud hynnycreu llofnod e-bost mwy cymhleth, sy'n cynnwys eich gwybodaeth gyswllt, llun ac eiconau cyfryngau cymdeithasol gyda dolenni i dudalennau proffil cyfatebol. Oherwydd bod bar offer mini llofnod Outlook yn darparu nifer cyfyngedig o opsiynau, rydym yn mynd i greu llofnod mewn neges newydd, ac yna ei gopïo i Outlook Signatures.

1. Creu neges newydd trwy glicio ar y E-bost Newydd botwm ar y tab Cartref .
2. Mewnosodwch dabl i ddal a gollwng eich manylion cyswllt a'ch delweddau.

   Yn y ffenestr neges newydd, newidiwch i'r tab Mewnosod , cliciwch Tabl , a llusgwch eich cyrchwr yn y grid tabl i ddewis nifer y rhesi a cholofnau sy'n cyfateb i'ch e-bost cynllun llofnod.

   

   Gweld hefyd: Sut i hollti celloedd yn Excel: Testun i Golofnau, Flash Fill a fformiwlâu

   Bydd y tabl yn eich helpu i alinio eich elfennau graffig a thestun a dod â harmoni i ddyluniad eich llofnod e-bost Outlook.

   Os nad ydych yn siŵr faint o resi a cholofnau fydd eu hangen arnoch chi mewn gwirionedd, gallwch chi ychwanegu 3 rhes a 3 cholofn fel rydyn ni'n ei wneud yn yr enghraifft hon, ac ychwanegu rhesi / colofnau newydd neu ddileu yn ddiweddarach os oes angen.

3. Rhowch eich logo brand neu lun personol yn rhyw gell yn y tabl (gell gyntaf yn yr enghraifft hon).

   I wneud hyn, rhowch y cyrchwr yn y gell lle rydych chi am ychwanegu delwedd, a chliciwch ar y botwm Lluniau ar y tab Mewnosod .

   

   Porwch am ddelwedd ar eich cyfrifiadur, dewiswch hi, a chliciwch ar y botwm Mewnosod .

4. Llusgo a