Outlook-handtekening: hoe om te skep, te gebruik en te verander

Michael Brown

25-05-2023 Outlook
  • Deel Dit
Michael Brown

Hierdie tutoriaal verduidelik verskillende aspekte van Outlook-handtekening. Jy sal die gedetailleerde stappe vind om handtekening in Outlook te skep en te verander, 'n handtekening by alle uitgaande e-posse outomaties by te voeg en dit handmatig in 'n boodskap in te voeg. Jy sal ook leer hoe om 'n professionele Outlook-handtekening te maak met 'n prent en klikbare sosiale media-ikone. Die instruksies sal vir alle weergawes van Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 en vroeër werk.

As jy gereeld met jou vriende en familie kommunikeer, en veral as jy optree besigheid via e-pos, jou handtekening is een van die mees noodsaaklike punte van kommunikasie. Hulle sê die eerste indruk is belangrik, en so ook die laaste, want 'n positiewe laaste indruk is 'n blywende indruk!

Oor die web bestaan ​​daar talle artikels, wenke en spesiale hulpmiddels om 'n professionele e-poshandtekening te skep. In hierdie tutoriaal sal ons hoofsaaklik fokus op praktiese "hoe-om"-riglyne om 'n handtekening in Outlook te skep, te gebruik en te verander. Iewers tussen die lyne sal jy ook 'n paar wenke kry om persoonlike, insiggewende en aandaggewende Outlook-e-poshandtekeninge te maak.

    Hoe om 'n handtekening in Outlook te skep

    Dit is maklik om 'n eenvoudige handtekening in Outlook te skep. As jy 'n paar verskillende e-posrekeninge het, kan jy 'n ander handtekening vir elke rekening stel. Jy kan ook outomaties 'n byvoegdiagonale dubbelkoppyltjie in die hoek van jou prent om die prent proporsioneel te verander indien nodig.

  • As jy nie van plan is om enige ander grafika of teks in te sluit nie. elemente in die eerste kolom, vee die onnodige rygrense uit. Hiervoor, skakel oor na die Uitleg -oortjie > Teken -groep, en klik die Uitveër -knoppie.

    • Dit sal jou toelaat om die prent in enige posisie binne die eerste kolom te rangskik deur die Belyning -opsies op die Uitleg -oortjie te gebruik.

  • Tik jou persoonlike inligting soos naam, postitel, maatskappynaam, telefoonnommers in ander selle en formateer dit soos jy wil deur verskillende lettertipes en kleure te gebruik:

  • As jy die sosiale media-ikone by jou handtekening wil insluit, kan jy dit van hierdie bladsy af gryp. Regskliek eenvoudig die onderstaande ikone een vir een, en klik Stoor prent as... om elke ikoon individueel op jou rekenaar as 'n .png-prent te stoor.

  • Voeg hiperskakels by waar toepaslik. Byvoorbeeld, om die sosiale media-ikone in jou Outlook-handtekening klikbaar te maak, regskliek elke ikoon individueel en klik Hyperskakel . In die Voeg hiperskakel in dialoogkassie, tik of plak die URL en klik OK.

    Dit is byvoorbeeld hoe jy 'n LinkedIn-ikoon aan jou LinkedIn-profiel koppel:

    Op 'n soortgelyke manier kan jy 'n hiperskakel by jou maatskappy se logo voeg, of andergrafiese en tekselemente.

    Byvoorbeeld, jy kan 'n kort naam van jou webwerf tik ( AbleBits.com in hierdie voorbeeld), kies dit, regskliek, kies Hyperskakel vanaf die kontekskieslys en tik die volledige URL in om daardie kort skakel klikbaar te maak.

  • Sleep om die grootte van die tabelkolomme te verander om ekstra kamer in selle te verwyder of by te voeg.

  • Ons Outlook-e-poshandtekening is amper klaar, en ons kan raak ontslae van die tafelrande.

    • Maak seker dat jy die hele tabel kies, gaan dan na die Ontwerp -oortjie, klik Rense en kies Geen grens .

    Opsioneel, om die handtekening-inhoud te skei, kan jy 'n paar vertikale of horisontale grense verf deur die Border Painter -opsie en die Pen Color van jou kies:

    Om die verdelers dunner of dikker te maak, eksperimenteer met verskillende Lynstyle en Lyngewigte (hierdie opsies is regs bo die Penkleur op die Ontwerp -oortjie in die Rande -groep).

  • Wanneer jy tevrede is met die ontwerp van jou Outlook-e-poshandtekening, kies die hele tabel en kopieer dit deur Ctrl + C te druk, of regskliek en kies Kopieer vanaf die kontekskieslys.

  • Laastens, stel 'n nuwe handtekening in Outlook op deur na die Insert -oortjie te gaan en Handtekening > te klik ; Handtekeninge... (as jy die gedetailleerde instruksies nodig het, hier gaan jy: Hoe omskep handtekening in Outlook).

    • En plak dan jou handtekening deur Ctrl + V te druk, of regskliek enige plek in die tekskassie onder Wysig handtekening , en kies Plak uit die konteks kieslys:

    En hier is nog 'n Outlook e-pos handtekening voorbeeld wat op dieselfde manier geskep is maar met 'n ander kleur palet en uitleg:

    Hoe om jou Outlook-handtekeninge te rugsteun

    Nadat jy jou pragtige Outlook-e-poshandtekeninge geskep het, sal jy dit waarskynlik wil rugsteun of na 'n ander rekenaar wil uitvoer.

    Soos reeds genoem, is byna alles wat met Outlook-handtekeninge verband hou, baie maklik om te doen. Die rugsteunproses is nie 'n uitsondering nie. Jy hoef net die hele inhoud van die Handtekeninge -lêergids na jou rugsteunligging te kopieer. Om jou Outlook-e-poshandtekeninge te herstel, kopieer eenvoudig daardie lêers en vouers terug na die Signatures -lêergids op jou rekenaar.

    Die verstekligging van die Handtekening -lêergids is soos volg :

    • Op Windows XP

    C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

  • Op Windows 8, Windows 7 en Vista

    • C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

    'n Vinnige manier om 'n Handtekening -lêergids op jou masjien op te spoor, is om Outlook oop te maak, klik Lêer > Opsies > Pos , en hou dan die Ctrl-sleutel in wanneer jy die Handtekeninge... -knoppie klik:

    Pasmaak die gewone teks weergawe van Outlook HTML e-pos handtekening

    By die skep van 'n HTML-e-pos handtekening metjou gepasmaakte kleure, prente en skakels, wees bewus daarvan dat dit dalk nie lyk soos jy dit vir almal ontwerp het nie.

    Byvoorbeeld, sommige van jou e-posontvangers het dalk die Lees alle standaardpos in gewone teks opsie gekies in hul Outlook se Trust Center instellings, en as gevolg sal alle formatering, prente en skakels afgeskakel word in jou e-pos handtekening sowel as in die hele boodskap liggaam. Byvoorbeeld, in 'n plan-teksboodskap verander my pragtige html Outlook-handtekening in hierdie:

    Terwyl jy niks aan formatering, jou handelsmerklogo of persoonlike foto kan doen nie, want die gewone teksformaat ondersteun niks hiervan nie, jy kan ten minste jou hiperskakels regmaak wat die relevante inligting bevat. Wanneer ek sê "fix", bedoel ek dat die volledige URL in die gewone teks weergawe van jou html Outlook handtekening verskyn.

    Om net 'n gewone teks handtekening te wysig, maak die ooreenstemmende .txt lêer direk oop in die Handtekeninge-lêergids , en maak die vereiste veranderinge. Die gedetailleerde stappe volg hieronder.

    1. Maak jou Handtekeninge-lêergids oop soos hier verduidelik.
    2. Vind die .txt-lêer met die naam wat ooreenstem met jou Outlook-handtekeningnaam. In hierdie voorbeeld gaan ek 'n skakel regmaak in die handtekening genaamd " Formeel ", so ek soek die Formal.txt -lêer:

  • Dubbelklik op die .txt-lêer om dit in jou verstek teksredigeerder oop te maak en maak die veranderinge wat jy wil hê. In hierdieEk het byvoorbeeld ekstra reëlbreuke verwyder en " AbleBits.com " vervang met die volledige URL:

  • Stoor die gewysigde lêer (Ctrl + S kortpad werk goed in die meeste toepassings), en jy is klaar!

    • Wenk. Ek beveel sterk aan om daarna 'n rugsteun van jou Outlook-handtekeninge te maak, want die wysigings wat jy in die gewone tekshandtekening aangebring het, sal oorgeskryf word sodra jy jou oorspronklike HTML-handtekening in Outlook verander.

    Outlook e-pos handtekening generators

    Die goeie nuus is dat daar baie aanlyn e-pos handtekening generators bestaan ​​wat 'n verskeidenheid pragtig ontwerpte e-pos handtekening sjablone bied. Die slegte nuus is dat baie min van hulle dit toelaat om hul e-poshandtekeninge gratis na Outlook uit te voer. Maar tog, sommige doen dit.

    Om byvoorbeeld jou e-poshandtekening wat met die Newoldstamp-opwekker geskep is na Outlook te kopieer, klik eenvoudig op die Outlook-ikoon en sal die gedetailleerde stap-vir-stap-instruksies sien:

    Daarbenewens is daar 'n aantal gespesialiseerde gereedskap om Outlook-e-poshandtekeninge te skep en te bestuur, byvoorbeeld:

    • Exclaimer Signature Manager - e-pos handtekening sagteware oplossing vir Microsoft Outlook. Dit bied 'n aantal sjablone vir e-poshandtekeninge waarmee jy professionele Outlook-handtekeninge kan skep wat statiese teks met beelde en dinamiese data kombineer.
    • Xink - maak dit maklik om jou e-poshandtekeninge oor verskillende e-poskliënte op te dateer, bv.soos Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce en ander.
    • Signature-Switch - 'n Outlook-byvoeging wat die gebruik van HTML-gebaseerde handtekeninge verbeter.

    Al drie is betaalde gereedskap, alhoewel proefweergawes beskikbaar is.

    Dit is hoe jy handtekeninge in Outlook skep, byvoeg en verander. En nou is dit verby vir jou! Geniet dit om jou splinternuwe Outlook-handtekening te ontwerp, hou lettertipes leesbaar, kleure mooi, grafika eenvoudig, en jy sal beslis 'n goeie blywende indruk op al jou e-posontvangers laat.

    handtekening aan alle uitgaande boodskappe, of jy kan kies watter boodskaptipes 'n handtekening moet insluit.

    Om 'n handtekening in Outlook op te stel, voer die volgende stappe uit.

    1. Op die Tuis -oortjie, klik die Nuwe e-pos -knoppie. En klik dan Handtekening > Handtekeninge... op die Boodskap -oortjie, in die Sluit in -groep.

      Nog 'n manier om toegang tot die Handtekening -kenmerk te kry, is via Lêer > Opsies > Pos -afdeling > Handtekeninge... in Outlook 2010 en later. In Outlook 2007 en vorige weergawes is dit Gereedskap > Opsies > Posformaat -oortjie > Handtekeninge... .

    2. In elk geval, die dialoogvenster Handtekeninge en skryfbehoeftes sal oopmaak en 'n lys van voorheen geskepte handtekeninge vertoon, indien enige.

      Om 'n nuwe handtekening by te voeg, klik die Nuwe -knoppie onder Kies handtekening om te wysig , en tik 'n naam vir die handtekening in die Nuwe handtekening dialoogkassie .

    3. Doen die volgende onder die Kies verstekhandtekening -afdeling:
      • In die E-pos rekening -aftreklys, kies 'n e-posrekening om met die nuutgeskepte handtekening te assosieer.
      • In die Nuwe boodskappe -aftreklys, kies die handtekening om outomaties by alle nuwe boodskappe gevoeg te word. As jy nie wil hê Outlook moet outomaties enige e-poshandtekening by nuwe boodskappe voeg nie, laat die verstek (geen) opsie.
      • Vanafdie Antwoorde/aanstuur lys, kies die handtekening vir antwoorde en aangestuurde boodskap, of laat die verstek opsie van (geen).
    4. Tik die handtekening in die Wysig handtekening boks, en klik OK om jou nuwe Outlook e-pos handtekening te stoor. Klaar!

    Op 'n soortgelyke manier kan jy 'n ander handtekening vir 'n ander rekening skep , byvoorbeeld een handtekening vir persoonlike e-posse en 'n ander vir besigheids-e-posse.

    Jy kan selfs twee verskillende e-poshandtekeninge vir dieselfde rekening skep , sê 'n langer handtekening vir nuwe boodskappe, en 'n korter en eenvoudiger een vir antwoorde en aanstuur. Sodra jy jou e-poshandtekeninge opgestel het, sal hulle almal in die Nuwe boodskappe en Antwoorde/aanstuur aftreklyste verskyn:

    Wenk. Hierdie voorbeeld toon 'n baie eenvoudige tekshandtekening net vir demonstrasiedoeleindes. As jy 'n formele e-poshandtekening skep, wil jy dit dalk op 'n besigheidsagtige manier ontwerp, en 'n klikbare handelsmerklogo en sosiale media-ikone insluit. Jy sal relevante inligting en die gedetailleerde stappe in hierdie afdeling vind: Hoe om 'n professionele e-pos handtekening in Outlook te skep.

    Hoe om 'n handtekening in Outlook by te voeg

    Microsoft Outlook laat jou toe om die verstekhandtekeninginstellings op te stel sodat 'n geselekteerde handtekening by alle nuwe boodskappe gevoeg sal word en/of antwoorde en outomaties aanstuur; of jy kan 'n invoeghandtekening in 'n individuele e-posboodskap met die hand.

    Hoe om handtekening outomaties in Outlook by te voeg

    As jy die vorige afdeling van hierdie tutoriaal noukeurig gevolg het, weet jy reeds hoe om 'n handtekening te hê outomaties bygevoeg by nuwe boodskappe, antwoorde en aanstuur.

    Al wat jy hoef te doen is om die verlangde verstekhandtekening(e) vir elk van jou rekeninge te kies. Soos jy onthou, is hierdie opsies onder die Kies verstekhandtekening -afdeling van die Handtekeninge en skryfbehoeftes -dialoogvenster en is beskikbaar wanneer 'n nuwe Outlook-handtekening geskep word of die bestaande handtekening verander word.

    Byvoorbeeld, in die volgende skermkiekie stel ek 'n handtekening op vir my ' Verkope '-rekening, en kies Formele -handtekening vir nuwe boodskappe en Kort handtekening vir antwoorde en aanstuur.

    Voeg Outlook-e-poshandtekening handmatig in boodskappe in

    As jy nie jou e-posboodskappe outomaties wil onderteken nie, is die alternatief om die handtekening met die hand by elke boodskap te voeg. In hierdie geval stel jy die verstekhandtekening op (geen) :

    En dan, wanneer jy 'n nuwe boodskap saamstel of op 'n e-pos antwoord, klik die Handtekening -knoppie op die Boodskap -oortjie > Sluit in -groep, en kies die gewenste handtekening:

    Hoe om handtekening in Outlook te verander

    Soos jy sopas gesien het, is dit nie 'n groot probleem om 'n handtekening in Outlook te skep nie.Om 'n bestaande e-poshandtekening te verander is ewe maklik. Maak net die venster Handtekening en skryfbehoeftes oop met 'n oorsig van jou bestaande handtekeninge, soos gedemonstreer in Hoe om handtekening in Outlook te skep - Stap 1, en doen enige van die volgende:

    • Om hernoem 'n Outlook-handtekening, klik op die handtekening onder Kies handtekening om te wysig , en klik die Hernoem Die Hernoem handtekening -boks sal wys op, waar jy 'n nuwe naam tik, en klik OK om die veranderinge te stoor.
    • Om die voorkoms van enige teks in jou Outlook-e-poshandtekening te verander, gebruik die miniformatering-nutsbalk aan die bokant van die Wysig handtekening
    • Om 'n e-posrekening te verander wat met die handtekening geassosieer word, of verander die boodskaptipe (nuwe boodskappe, antwoorde/aanstuur ), gebruik die ooreenstemmende aftreklys onder Kies verstekhandtekening in die regterkantste deel van die dialoogvenster Handtekeninge en skryfbehoeftes .

    Hoe om prent by Outlook-handtekening te voeg

    As jy met baie mense buite kommunikeer jou organisasie, wil jy dalk jou e-poshandtekening personaliseer deur jou maatskappylogo, jou persoonlike foto, sosialemedia-ikone, 'n geskandeerde prent van jou handgeskrewe handtekening of ander prentjie by te voeg.

    Soos alles wat met Outlook-handtekeninge verband hou. , is dit baie maklik en eenvoudig om 'n prent by te voeg.

    1. Maak die Handtekeninge enSkryfbehoeftes -dialoogvenster (soos jy onthou, is die vinnigste manier om Nuwe e-pos op die Tuis -oortjie te klik, en klik dan Handtekening > Handtekeninge... op die Boodskap -oortjie).
    2. Klik onder Kies handtekening om te wysig, op die handtekening waarby jy 'n prent wil voeg, of klik die Nuwe -knoppie om 'n nuwe handtekening te skep.
    3. In die Wysig handtekening -kassie, klik waar jy 'n prent wil byvoeg, en klik dan op die Voeg 'n prentjie -knoppie op die nutsbalk.

  • Blaai vir 'n logo, sosialemedia-ikoon of ander prent wat jy by jou Outlook-e-poshandtekening wil voeg, kies dit, en klik die Voeg in -knoppie.

    • Outlook laat toe om prente in die volgende formate by te voeg: .png, .jpg, .bmp en .gif.

  • Klik OK om jou Outlook-handtekening met prent klaar te skep.

    • As jy in plaas van (of saam met) jou maatskappylogo, sosiale media-ikone bygevoeg het, sal jy dit natuurlik wil koppel ikone na die ooreenstemmende profiele, en die volgende afdeling verduidelik hoe om dit te doen.

    Hoe om hiperskakels by Outlook-handtekening te voeg

    Natuurlik verhinder niks jou om 'n skakel by jou webwerf by te voeg deur tik dit volledig. Maar die maatskappy se naam wat na jou korporatiewe webwerf skakel, sal beslis mooier lyk.

    Om enige teks in jou Outlook-handtekening klikbaar te maak, doen net die volgende:

    1. In die Wysighandtekening -kassie, kies die teks en klik die Hyperskakel -knoppie op die nutsbalk.

      As die hiperskakelteks nog nie by die handtekening gevoeg is nie, kan jy eenvoudig die muiswyser plaas na waar jy 'n skakel wil byvoeg, en klik op die Hyperskakel -knoppie.

    2. Doen die volgende in die venster Voeg hiperskakel in :
      • Tik die teks wat jy in die boks Teks om te vertoon in wil klikbaar maak (as jy enige teks gekies het voordat jy die Hiperskakel -knoppie geklik het, sal daardie teks outomaties in die blokkie verskyn).
      • In die Adres boks, tik die volledige URL in.
      • Klik OK .

    3. In die Handtekeninge en Skryfbehoeftes -venster, klik OK om die veranderinge te stoor.

    Hoe om 'n prent in jou Outlook-handtekening klikbaar te maak

    Om die logo, sosiale ikone of ander prent in jou Outlook e-pos handtekening klikbaar, voeg hiperskakels by daardie beelde. Voer hiervoor bogenoemde stappe uit, met die enigste verskil dat jy 'n prent in plaas van teks kies. Byvoorbeeld, hier is hoe jy jou maatskappylogo klikbaar kan maak:

    1. In die Wysig handtekening -blokkie, kies die logo en klik die Hyperskakel -knoppie op die nutsbalk.

  • In die Voeg hiperskakel in -venster, tik of plak net die URL in die adresblokkie en klik OK.

    • Dit is dit! Jou handelsmerklogo het klikbaar geword via 'n hiperskakel. Inop soortgelyke wyse, kan jy skakels by sosiale media-ikone soos LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, ens. byvoeg.

    Skep 'n Outlook-handtekening gebaseer op besigheidskaartjie

    Nog 'n vinnige manier om 'n handtekening in Outlook is om 'n besigheidskaartjie (vCard) in te sluit wat jou kontakinligting bevat.

    Omdat besigheidskaartjies outomaties deur Outlook geskep word gebaseer op kontakte wat in jou adresboek gestoor is, maak seker dat jy eers jou eie kontak skep. Klik hiervoor op Mense onderaan die skerm in Outlook 2013 en later ( Kontakte in Outlook 2010 en vroeër), gaan na die Tuis -oortjie > Nuwe groep, en klik Nuwe kontak . Die grootste deel van die werk is klaar!

    En skep nou 'n nuwe Outlook-handtekening, en klik op die Besigheidskaart -knoppie op die mini-nutsbalk soos in die skermkiekie hieronder getoon. Dit sal jou lys van Outlook-kontakte vertoon, waar jy jou eie kontak kies en OK klik.

    Let wel. Die invoeging van 'n vCard-gebaseerde handtekening in 'n e-pos sal outomaties 'n .vcf-lêer aanheg wat jou besigheidskaartjie bevat. Om te verhoed dat dit gebeur, kan jy besigheidskaartjie direk vanaf Outlook-kontakte kopieer en dan die gekopieerde prent in jou Outlook-handtekening invoeg:

    Skep professionele Outlook-e-poshandtekening (met beeld, skakels en sosiale media ikone)

    Hierdie afdeling verskaf gedetailleerde stap-vir-stap instruksies oor hoe omskep 'n meer komplekse e-pos handtekening, wat jou kontakinligting, foto en sosiale media ikone met skakels na ooreenstemmende profielbladsye insluit. Omdat die Outlook-handtekening-mini-nutsbalk 'n beperkte aantal opsies bied, gaan ons 'n handtekening in 'n nuwe boodskap skep en dit dan na Outlook Handtekeninge kopieer.

    1. Skep 'n nuwe boodskap deur op die Nuwe e-pos -knoppie op die Tuis -oortjie.
    2. Voeg 'n tabel in om jou kontakbesonderhede en prente vas te hou en aan te lig.

      Skakel in die nuwe boodskapvenster oor na die Voeg in -oortjie, klik Tabel en sleep jou wyser in die tabelrooster om die aantal rye en kolomme te kies wat met jou e-pos ooreenstem. handtekeninguitleg.

      Die tabel sal jou help om jou grafiese en tekselemente in lyn te bring en harmonie in jou Outlook-e-pos handtekeningontwerp te bring.

      As jy nie seker is nie. hoeveel rye en kolomme jy werklik sal benodig, kan jy 3 rye en 3 kolomme byvoeg soos ons in hierdie voorbeeld doen, en nuwe byvoeg of ekstra rye/kolomme later uitvee indien nodig.

    3. Voeg jou handelsmerklogo of persoonlike foto in een of ander sel van die tabel in (eerste sel in hierdie voorbeeld).

      Om dit te doen, plaas die wyser in die sel waar jy 'n prent wil byvoeg, en klik die Prente -knoppie op die Voeg in -oortjie.

      Blaai vir 'n prent op jou rekenaar, kies dit en klik die Voeg in -knoppie.

    4. Sleep a
    Vorige pos Tel unieke en afsonderlike waardes in Excel met formule of spiltabel
    Volgende plasing Hoe om Google Sheets QUERY-funksie te gebruik – standaardklousules en 'n alternatiewe hulpmiddel

    Michael Brown is 'n toegewyde tegnologie-entoesias met 'n passie om komplekse prosesse te vereenvoudig deur sagteware-instrumente te gebruik. Met meer as 'n dekade se ondervinding in die tegnologiebedryf, het hy sy vaardighede in Microsoft Excel en Outlook, sowel as Google Sheets en Docs, opgeskerp. Michael se blog is toegewy daaraan om sy kennis en kundigheid met ander te deel, en verskaf maklik-om-te volg wenke en tutoriale vir die verbetering van produktiwiteit en doeltreffendheid. Of jy nou 'n ervare professionele persoon of 'n beginner is, Michael se blog bied waardevolle insigte en praktiese raad om die meeste uit hierdie noodsaaklike sagteware-nutsmiddels te kry.