Denna handledning förklarar olika aspekter av Outlook-signatur. Du hittar detaljerade steg för att skapa och ändra signatur i Outlook, lägga till en signatur till alla utgående e-postmeddelanden automatiskt och infoga den i ett meddelande manuellt. Du kommer också att lära dig att göra en professionell Outlook-signatur med en bild och klickbara ikoner för sociala medier. Instruktionerna kommer att fungera för alla versioner av Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 och tidigare.

Om du ofta kommunicerar med dina vänner och din familj, och särskilt om du gör affärer via e-post, är din signatur en av de viktigaste punkterna i kommunikationen. Det sägs att det första intrycket är viktigt, och det är det sista också, för ett positivt sista intryck är ett bestående intryck!

På webben finns det många artiklar, tips och specialverktyg för att skapa en professionell e-postsignatur. I den här handledningen kommer vi att fokusera på praktiska riktlinjer för att skapa, använda och ändra en signatur i Outlook. Någonstans mellan raderna hittar du också några tips för att skapa personliga, informativa och uppmärksammade e-postsignaturer i Outlook.

Hur man skapar en signatur i Outlook

Det är enkelt att skapa en enkel signatur i Outlook. Om du har flera olika e-postkonton kan du ange en egen signatur för varje konto. Du kan också lägga till en signatur automatiskt i alla utgående meddelanden eller välja vilka typer av meddelanden som ska ha en signatur.

Om du vill skapa en signatur i Outlook utför du följande steg.

1. På den Hem klickar du på fliken Nytt e-postmeddelande och klicka sedan på Signatur > Underskrifter... på den Meddelande på fliken Inkludera grupp.

   

   Ett annat sätt att komma åt Signatur funktionen är via Fil > Alternativ > E-post sektion> Underskrifter... i Outlook 2010 och senare. I Outlook 2007 och tidigare versioner är det Verktyg > Alternativ > Format för e-post flik> Underskrifter... .

2. I vilket fall som helst är Signaturer och brevpapper öppnas och visar en lista över eventuella tidigare skapade signaturer.

   Om du vill lägga till en ny signatur klickar du på Ny knappen under Välj den signatur som ska redigeras och skriv ett namn för signaturen i fältet Ny signatur dialogrutan.

   

3. I enlighet med Välj standardsignatur gör följande:
   • I E-postkonto I rullgardinslistan väljer du ett e-postkonto som ska associeras med den nyss skapade signaturen.
   • I Nya meddelanden i rullgardinslistan väljer du den signatur som automatiskt ska läggas till i alla nya meddelanden. Om du inte vill att Outlook ska lägga till någon e-postsignatur automatiskt i nya meddelanden, behåller du standardalternativet (ingen).
   • Från Svar/framåt väljer du signatur för svar och vidarebefordrade meddelanden eller låter standardalternativet (inget) vara kvar.
4. Skriv in signaturen i fältet Redigera signatur och klicka på OK för att spara din nya e-postsignatur i Outlook. Klart!

   

På samma sätt kan du skapa en en annan signatur för ett annat konto till exempel en signatur för personlig e-post och en annan för affärsmässig e-post.

Du kan till och med skapa två olika e-postsignaturer för samma konto , till exempel en längre signatur för nya meddelanden och en kortare och enklare för svar och vidarebefordringar. Så snart du har skapat dina e-postsignaturer kommer de att visas i Nya meddelanden och Svar/framåt rullgardinslistor:

Tips: Det här exemplet visar en mycket enkel textsignatur i demonstrationssyfte. Om du skapar en formell e-postsignatur kanske du vill utforma den på ett affärsmässigt sätt och inkludera en klickbar varumärkeslogotyp och ikoner för sociala medier. Du hittar relevant information och detaljerade steg i det här avsnittet: Så här skapar du en professionell e-postsignatur i Outlook.

Hur man lägger till en signatur i Outlook

I Microsoft Outlook kan du konfigurera standardinställningarna för signaturer så att en vald signatur läggs till automatiskt i alla nya meddelanden och/eller svar och vidarebefordringar, eller så kan du lägga in en signatur manuellt i ett enskilt e-postmeddelande.

Hur du lägger till signatur i Outlook automatiskt

Om du har följt det föregående avsnittet i den här handledningen vet du redan hur man skapar en signatur. läggs automatiskt till till nya meddelanden, svar och vidarebefordringar.

Allt du behöver göra är att välja önskad(a) standardsignatur(er) för vart och ett av dina konton. Som du kommer ihåg finns dessa alternativ under Välj standardsignatur i avsnittet i Signaturer och brevpapper och är tillgängliga när du skapar en ny Outlook-signatur eller ändrar en befintlig signatur.

I följande skärmdump har jag till exempel skapat en signatur för min ' Försäljning konto och välj Formellt signatur för nya meddelanden och Kort signatur för svar och vidarebefordringar.

Infoga Outlooks e-postsignatur i meddelanden manuellt

Om du inte vill ha automatisk signering av dina e-postmeddelanden är alternativet att lägga till signaturen manuellt i varje meddelande. I det här fallet ställer du in standardsignaturen till (ingen) :

När du sedan skriver ett nytt meddelande eller svarar på ett e-postmeddelande klickar du på Signatur på knappen på Meddelande flik> Inkludera och välj önskad signatur:

Hur man ändrar signaturen i Outlook

Som du just har sett är det inte svårt att skapa en signatur i Outlook. Det är lika enkelt att ändra en befintlig e-postsignatur. Signatur och brevpapper med en översikt över dina befintliga signaturer, som visas i Så här skapar du signaturer i Outlook - Steg 1, och gör något av följande:

• Till byta namn på en Outlook-signatur, klicka på signaturen under Välj den signatur som ska redigeras och klicka på Byt namn på Byt namn på signatur där du skriver ett nytt namn och klickar på OK för att spara ändringarna.
• Till ändra utseendet på vilken text som helst i din e-postsignatur i Outlook använder du verktygsfältet för miniformatering högst upp i Redigera signatur
• Till ändra ett e-postkonto som är kopplade till signaturen, eller ändra den typ av meddelande (nya meddelanden, svar/framskick), använd motsvarande rullgardinslista under Välj standardsignatur i den högra delen av Signaturer och brevpapper dialogfönstret.

Hur man lägger till en bild i Outlook-signaturen

Om du kommunicerar med många människor utanför din organisation kanske du vill anpassa din e-postsignatur genom att lägga till företagets logotyp, ditt personliga foto, ikoner för sociala medier, en skannad bild av din handskrivna signatur eller en annan bild.

Som allt annat som rör Outlook-signaturer är det mycket enkelt att lägga till en bild.

1. Öppna Signaturer och brevpapper dialogfönstret (eftersom du kommer ihåg att det snabbaste sättet är att klicka på Nytt e-postmeddelande på den Hem och klickar sedan på Signatur > Underskrifter... på den Meddelande flik).
2. Under Välj den signatur som ska redigeras, klicka på den signatur som du vill lägga till en bild i, eller klicka på Ny för att skapa en ny signatur.
3. I Redigera signatur Klicka på den plats där du vill lägga till en bild och klicka sedan på Infoga en bild i verktygsfältet.

Outlook gör det möjligt att lägga till bilder i följande format: .png, .jpg, .bmp och .gif.

Om du i stället för (eller tillsammans med) din företagslogotyp lägger till ikoner för sociala medier vill du naturligtvis länka dessa ikoner till motsvarande profiler, och i nästa avsnitt förklaras hur du gör det.

Hur du lägger till hyperlänkar i Outlook-signaturen

Det finns naturligtvis inget som hindrar dig från att lägga till en länk till din webbplats genom att skriva in den i sin helhet, men ett företagsnamn som länkar till din företagswebbplats ser definitivt snyggare ut.

Om du vill göra texten i din Outlook-signatur klickbar gör du följande:

1. I Redigera signatur rutan, markera texten och klicka på Hyperlänkar i verktygsfältet.

   Om hyperlänktexten inte har lagts till i signaturen ännu kan du helt enkelt placera muspekaren på den plats där du vill lägga till en länk och klicka på Hyperlänkar knapp.

   

2. I Infoga hyperlänk gör följande:
   • I Text som ska visas den text som du vill göra klickbar (om du har markerat någon text innan du klickade på Hyperlänkar knappen, kommer texten att visas automatiskt i rutan).
   • I Adress och skriver den fullständiga URL:n.
   • Klicka på OK .

   

3. I Signaturer och brevpapper fönstret, klicka på OK för att spara ändringarna.

Så här gör du en bild i din Outlook-signatur klickbar

Om du vill göra logotypen, de sociala ikonerna eller andra bilder i din e-postsignatur i Outlook klickbara lägger du till hyperlänkar till dessa bilder. Utför ovanstående steg, med den enda skillnaden att du väljer en bild istället för text. Så här kan du till exempel göra ditt företags logotyp klickbar:

1. I Redigera signatur Välj logotypen och klicka på Hyperlänkar i verktygsfältet.

Så är det, din varumärkeslogotyp har blivit klickbar via en hyperlänk. På samma sätt kan du lägga till länkar till ikoner för sociala medier som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube osv.

Skapa en Outlook-signatur baserad på ett visitkort

Ett annat snabbt sätt att skapa en signatur i Outlook är att inkludera ett visitkort (vCard) som innehåller dina kontaktuppgifter.

Eftersom visitkort skapas automatiskt av Outlook baserat på kontakter som finns i din adressbok, ska du först skapa en egen kontakt. Klicka på Människor längst ner på skärmen i Outlook 2013 och senare ( Kontakter i Outlook 2010 och tidigare), gå till Hem flik> Ny grupp och klicka på Ny kontakt Den största delen av arbetet är gjort!

Nu skapar du en ny Outlook-signatur och klickar på Visitkort på miniverktygsfältet som visas i skärmbilden nedan. Detta visar din lista över Outlook-kontakter, där du väljer din egen kontakt och klickar på OK.

Obs. Om du infogar en vCard-baserad signatur i ett e-postmeddelande bifogas automatiskt en .vcf-fil som innehåller ditt visitkort. För att förhindra detta kan du kopiera visitkortet direkt från Outlook-kontakterna och sedan infoga den kopierade bilden i din Outlook-signatur:

Skapa en professionell e-postsignatur i Outlook (med bild, länkar och ikoner för sociala medier)

Det här avsnittet innehåller detaljerade steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar en mer komplex e-postsignatur som innehåller din kontaktinformation, foto och ikoner för sociala medier med länkar till motsvarande profilsidor. Eftersom Outlooks miniverktygsfält för signaturer ger ett begränsat antal alternativ, kommer vi att skapa en signatur i ett nytt meddelande och sedan kopiera den till Outlook Signatures.

1. Skapa ett nytt meddelande genom att klicka på Nytt e-postmeddelande på knappen på Hem fliken.
2. Lägg in en tabell för att hålla och tända dina kontaktuppgifter och bilder.

   I det nya meddelandefönstret växlar du till Infoga klickar du på fliken Tabell och dra markören i tabellgallret för att välja det antal rader och kolumner som motsvarar layouten för din e-postsignatur.

   

   Tabellen hjälper dig att anpassa dina grafiska element och textelement och skapa harmoni i din e-postsignatur i Outlook.

   Om du inte är säker på hur många rader och kolumner du behöver kan du lägga till 3 rader och 3 kolumner som i det här exemplet, och lägga till eller ta bort ytterligare rader/kolumner senare om det behövs.

3. Infoga din logotyp eller ditt personliga foto i en cell i tabellen (första cellen i det här exemplet).

   Detta gör du genom att placera markören i den cell där du vill lägga till en bild och klicka på Bilder på knappen på Infoga fliken.

   

   Bläddra till en bild på din dator, välj den och klicka på knappen Infoga knapp.

4. Dra en diagonal dubbelpil i bildens hörn för att proportionellt ändra storleken på bilden om det behövs.

På så sätt kan du placera bilden i vilken position som helst i den första kolumnen med hjälp av Anpassning alternativ på Layout fliken.

Var noga med att välja hela tabellen och gå sedan till Design klickar du på fliken Gränser och välj Ingen gräns .

För att separera innehållet i signaturen kan du som ett alternativ måla ett par vertikala eller horisontella ramar med hjälp av Border Painter och och och Färg på pennan som du själv väljer:

För att göra delarna tunnare eller tjockare, experimentera med olika Linjestilar och Linjevikter (dessa alternativ finns precis ovanför Färg på pennan på den Design på fliken Gränser grupp).

Klistra sedan in din signatur genom att trycka på Ctrl + V , eller högerklicka någonstans i textrutan under Redigera signatur och välj Klistra in från kontextmenyn:

Och här är ett annat exempel på en e-postsignatur för Outlook som skapats på samma sätt, men med en annan färgpalett och layout:

Hur du säkerhetskopierar dina Outlook-signaturer

När du har skapat dina vackra e-postsignaturer för Outlook vill du förmodligen säkerhetskopiera dem eller exportera dem till en annan dator.

Som redan nämnts är nästan allt som rör Outlook-signaturer mycket enkelt att göra. Säkerhetskopieringsprocessen är inget undantag. Du behöver bara kopiera hela innehållet i Outlook-signaturen. Underskrifter mappen till din säkerhetskopieringsplats. För att återställa dina e-postsignaturer i Outlook kopierar du helt enkelt dessa filer och mappar tillbaka till Underskrifter på din dator.

Standardplatsen för Signatur mappen är följande:

• I Windows XP

C:\Dokument och inställningar\%användarnamn%\Programdata\Microsoft\Signaturer

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ett snabbt sätt att hitta en Signatur mapp på din dator är att öppna Outlook, klicka på Fil > Alternativ > E-post och håll sedan in Ctrl-tangenten när du klickar på Underskrifter... knapp:

Anpassa den rena textversionen av Outlooks HTML-e-postsignatur

När du skapar en HTML-e-postsignatur med dina egna färger, bilder och länkar ska du vara medveten om att den kanske inte visas för alla på samma sätt som du har utformat den.

Vissa av dina e-postmottagare kan till exempel ha Läsa all standardpost i klartext alternativ som valts i deras Outlook's Trust Center inställningar, och som ett resultat kommer all formatering, bilder och länkar att stängas av i din e-postsignatur samt i hela meddelandet. Till exempel, i ett plan textmeddelande blir min vackra html Outlook-signatur till detta:

Även om du inte kan göra något åt formatering, din varumärkeslogotyp eller ditt personliga foto eftersom formatet för vanlig text inte stöder något av detta, kan du åtminstone fixa dina hyperlänkar som innehåller relevant information. När jag säger "fixa" menar jag att hela URL:en ska visas i vanlig textversionen av din html Outlook-signatur.

Om du bara vill redigera en signatur i ren text öppnar du motsvarande .txt-fil direkt i Mapp med signaturer och gör de nödvändiga ändringarna. De detaljerade stegen följer nedan.

1. Öppna mappen Signaturer enligt förklaringen här.
2. Hitta .txt-filen med det namn som motsvarar namnet på din Outlook-signatur. I det här exemplet ska jag fixa en länk i signaturen som heter " Formellt ", så jag letar efter Formell.txt fil:

Tips: Jag rekommenderar starkt att du gör en säkerhetskopia av dina Outlook-signaturer efteråt, eftersom de ändringar du har gjort i signaturen i vanlig text kommer att skrivas över när du ändrar din ursprungliga html-signatur i Outlook.

Outlook e-signatur generatorer

Den goda nyheten är att det finns många generatorer av e-postsignaturer online som erbjuder ett urval av vackert utformade mallar för e-postsignaturer. Den dåliga nyheten är att väldigt få av dem tillåter att exportera sina e-postsignaturer till Outlook gratis. Men vissa gör det ändå.

Om du till exempel vill kopiera din e-postsignatur som skapats med Newoldstamp-generatorn till Outlook klickar du helt enkelt på Outlook-ikonen och får detaljerade steg-för-steg-instruktioner:

Dessutom finns det ett antal specialiserade verktyg för att till exempel skapa och hantera Outlooks e-postsignaturer:

• Exclaimer Signature Manager - programvara för e-postsignaturer för Microsoft Outlook. Den tillhandahåller ett antal mallar för e-postsignaturer som låter dig skapa professionella Outlook-signaturer som kombinerar statisk text med bilder och dynamisk data.
• Xink - gör det enkelt att uppdatera dina e-postsignaturer i olika e-postklienter som Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce och andra.
• Signature-Switch - ett tillägg till Outlook som förbättrar användningen av HTML-baserade signaturer.

Alla tre är betalverktyg, men det finns testversioner.

Det är så här du skapar, lägger till och ändrar signaturer i Outlook. Och nu är det upp till dig! Ha kul med att utforma din helt nya Outlook-signatur, håll teckensnitten läsbara, färgerna trevliga, grafiken enkel, och du kommer säkert att lämna ett bra bestående intryck på alla dina e-postmottagare.