Aquest tutorial explica diferents aspectes de la signatura d'Outlook. Trobareu els passos detallats per crear i canviar la signatura a Outlook, afegir una signatura a tots els correus electrònics de sortida automàticament i inserir-la en un missatge manualment. A més, aprendràs a fer una signatura professional d'Outlook amb una imatge i icones de xarxes socials on es pugui fer clic. Les instruccions funcionaran per a totes les versions d'Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i anteriors.

Si us comuniqueu sovint amb els vostres amics i familiars, i sobretot si conduïu comercial a través del correu electrònic, la vostra signatura és un dels punts de comunicació més essencials. Diuen que la primera impressió és important, i l'última també, perquè una darrera impressió positiva és una impressió duradora!

A la web, hi ha nombrosos articles, consells i eines especials per crear una signatura de correu electrònic professional. En aquest tutorial, ens centrarem principalment en directrius pràctiques per crear, utilitzar i canviar una signatura a l'Outlook. En algun punt entre línies, també trobareu alguns consells per crear signatures de correu electrònic d'Outlook personalitzades, informatives i cridan l'atenció.

Com crear una signatura a Outlook

Crear una signatura senzilla a Outlook és fàcil. Si teniu uns quants comptes de correu electrònic diferents, podeu establir una signatura diferent per a cada compte. A més, podeu afegir automàticament unfletxa diagonal de doble cap a la cantonada de la imatge per canviar la mida proporcional de la imatge si cal.

Això us permetrà organitzar la imatge en qualsevol posició de la primera columna mitjançant les opcions Alineació de la pestanya Disposició .

Assegureu-vos de seleccionar tota la taula, després aneu a la pestanya Disseny , feu clic a Bordes i seleccioneu Sense vora .

Opcionalment, per separar el contingut de la signatura, podeu pintar un parell de vores verticals o horitzontals mitjançant l'opció Pintor de vores i el Color del llapis del vostre escollint:

Per fer que els separadors siguin més prims o més gruixuts, experimenteu amb diferents Estils de línia i Gras de línia (aquestes opcions es troben a la dreta). a sobre del Color del llapis a la pestanya Disseny del grup Vorres ).

A continuació, enganxeu la vostra signatura prement Ctrl + V , o feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc del quadre de text sota Edita la signatura i seleccioneu Enganxa del menú contextual:

I aquí hi ha un altre exemple de signatura de correu electrònic d'Outlook creat de la mateixa manera però amb una paleta de colors i un disseny diferents:

Com fer una còpia de seguretat de les vostres signatures d'Outlook

Després d'haver creat les vostres belles signatures de correu electrònic d'Outlook, probablement voldreu fer-ne una còpia de seguretat o exportar-les a un altre ordinador.

Com ja s'ha esmentat, gairebé tot el relacionat amb les signatures d'Outlook és molt fàcil de fer. El procés de còpia de seguretat no és una excepció. Només cal que copieu tot el contingut de la carpeta Signatures a la vostra ubicació de còpia de seguretat. Per restaurar les signatures de correu electrònic d'Outlook, simplement copieu aquests fitxers i carpetes a la carpeta Signatures del vostre ordinador.

La ubicació predeterminada de la carpeta Signature és la següent :

• A Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Una manera ràpida de localitzar una carpeta Signature a la vostra màquina és obrir Outlook, fer clic a Fitxer > Opcions > Correu , i, a continuació, manteniu premuda la tecla Ctrl quan feu clic al botó Signatures... :

Personalitza la versió de text sense format de la signatura de correu electrònic HTML d'Outlook

Quan es crea una signatura de correu electrònic HTML ambEls vostres colors, imatges i enllaços personalitzats, tingueu en compte que pot ser que no apareguin com els vau dissenyar per a tothom.

Per exemple, alguns dels vostres destinataris de correu electrònic poden tenir el Llegir tot el correu estàndard en text sense format. L'opció seleccionada a la configuració del Centre de confiança d'Outlook i, com a resultat, es desactivaran tots els formats, imatges i enllaços a la vostra signatura de correu electrònic, així com a tot el cos del missatge. Per exemple, en un missatge de text del pla, la meva bonica signatura html d'Outlook es converteix en això:

Tot i que no pots fer res pel que fa al format, el logotip de la teva marca o la foto personal perquè el pla El format de text no admet res d'això, almenys podeu arreglar els vostres hiperenllaços que continguin la informació rellevant. Quan dic "corregir", vull dir que l'URL complet aparegui a la versió de text sense format de la vostra signatura html d'Outlook.

Per editar només una signatura de text sense format, obriu el fitxer .txt corresponent directament al Carpeta de signatures i feu els canvis necessaris. A continuació es detallen els passos següents.

1. Obre la carpeta de signatures tal com s'explica aquí.
2. Cerca el fitxer .txt amb el nom corresponent al nom de la teva signatura d'Outlook. En aquest exemple, arreglaré un enllaç a la signatura anomenat " Formal ", així que busco el fitxer Formal.txt :

Consell. Us recomano fer una còpia de seguretat de les vostres signatures d'Outlook després, perquè les modificacions que hàgiu fet a la signatura de text sense format es sobreescriuran un cop canvieu la vostra signatura html original a Outlook.

Generadors de signatures de correu electrònic d'Outlook

La bona notícia és que existeixen molts generadors de signatures de correu electrònic en línia que ofereixen una selecció de plantilles de signatura de correu electrònic ben dissenyades. La mala notícia és que molt pocs permeten exportar les seves signatures de correu electrònic a Outlook de forma gratuïta. Tot i així, alguns ho fan.

Per exemple, per copiar la signatura de correu electrònic creada amb el generador Newoldstamp a Outlook, només cal que feu clic a la icona d'Outlook i veureu les instruccions detallades pas a pas:

A més, hi ha una sèrie d'eines especialitzades per crear i gestionar signatures de correu electrònic d'Outlook, per exemple:

• Exclaimer Signature Manager: solució de programari de signatura de correu electrònic per a Microsoft Outlook. Proporciona una sèrie de plantilles de signatura de correu electrònic que us permeten crear signatures professionals d'Outlook que combinen text estàtic amb imatges i dades dinàmiques.
• Xink: facilita l'actualització de signatures de correu electrònic a diferents clients de correu electrònic, com aracom Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce i altres.
• Signature-Switch: un complement d'Outlook que millora l'ús de signatures basades en HTML.

Tots tres són eines de pagament, tot i que hi ha versions de prova disponibles.

Així és com podeu crear, afegir i canviar signatures a Outlook. I ara, us toca! Diverteix-te dissenyant la teva nova signatura d'Outlook, manté els tipus de lletra llegibles, els colors agradables, els gràfics senzills i, sens dubte, deixaràs una gran impressió duradora a tots els teus destinataris de correu electrònic.

Per configurar una signatura a l'Outlook, seguiu els passos següents.

1. A <1 Pestanya>Inici , feu clic al botó Correu electrònic nou . A continuació, feu clic a Firma > Signatures... a la pestanya Missatge , al grup Inclou .

   

   Una altra manera d'accedir a la funció Signatura és mitjançant Fitxer > Opcions > Correu secció > Signatures... a l'Outlook 2010 i posteriors. A l'Outlook 2007 i versions anteriors, és la pestanya Eines > Opcions > Format de correu > Signes... .

2. En qualsevol cas, la finestra de diàleg Signes i papereria s'obrirà i mostrarà una llista de signatures creades anteriorment, si n'hi ha.

   Per afegir una signatura nova, feu clic al botó Nova a Seleccioneu la signatura per editar i escriviu un nom per a la signatura al quadre de diàleg Nova signatura .

   

3. A la secció Tria la signatura predeterminada , feu el següent:
   • A la secció Correu electrònic compte , trieu un compte de correu electrònic per associar-lo amb la signatura acabada de crear.
   • A la llista desplegable Missatges nous , trieu la signatura que s'afegirà automàticament a tots els missatges nous. Si no voleu que Outlook afegeixi cap signatura de correu electrònic als missatges nous automàticament, deixeu l'opció predeterminada (cap).
   • Des dela llista Respostes/reenviaments , trieu la signatura per a les respostes i el missatge reenviat, o deixeu l'opció predeterminada de (cap).
4. Escriviu la signatura al Edita la signatura i feu clic a D'acord per desar la vostra nova signatura de correu electrònic d'Outlook. Fet!

   

De manera semblant, podeu crear una signatura diferent per a un altre compte , per exemple, una signatura per a correus electrònics personals i una altra per a correus electrònics empresarials.

Fins i tot podeu crear dues signatures de correu electrònic diferents per al mateix compte , per exemple, una signatura més llarga per als missatges nous i una de més curta i senzilla per a les respostes i els reenviaments. Tan bon punt hàgiu configurat les vostres signatures de correu electrònic, totes apareixeran a les llistes desplegables Missatges nous i Respostes/reenviaments :

Consell. Aquest exemple mostra una signatura de text molt senzilla només amb finalitats demostratives. Si esteu creant una signatura de correu electrònic formal, és possible que vulgueu dissenyar-la d'una manera empresarial i incloure un logotip de marca en què es pot fer clic i icones de xarxes socials. Trobareu informació rellevant i els passos detallats en aquesta secció: Com crear una signatura de correu electrònic professional a Outlook.

Com afegir una signatura a l'Outlook

Microsoft Outlook us permet configurar els paràmetres de signatura per defecte de manera que s'afegirà una signatura seleccionada a tots els missatges i/o respostes nous i reenviï automàticament; o podeu inserir asignatura en un missatge de correu electrònic individual manualment.

Com afegir signatura a Outlook automàticament

Si heu seguit de prop la secció anterior d'aquest tutorial, ja sabeu com tenir una signatura afegits automàticament als missatges, respostes i reenviaments nous.

Tot el que heu de fer és seleccionar la signatura(s) predeterminada desitjada per a cadascun dels vostres comptes. Com recordeu, aquestes opcions es troben a la secció Tria la signatura predeterminada de la finestra de diàleg Signatures i papereria i estan disponibles quan es crea una signatura nova d'Outlook o es canvia la signatura existent.

Per exemple, a la captura de pantalla següent, he configurat una signatura per al meu compte " Vendes " i he triat la signatura Formal per als missatges nous i Curt signatura per a respostes i reenviaments.

Inseriu manualment la signatura de correu electrònic d'Outlook als missatges

Si no voleu signar automàticament els missatges de correu electrònic, l'alternativa és per afegir la signatura a cada missatge manualment. En aquest cas, establiu la signatura predeterminada a (cap) :

I després, quan redacteu un missatge nou o responeu a un correu electrònic, feu clic a el botó Signatura de la pestanya Missatge > Inclou i seleccioneu la signatura desitjada:

Com canviar la signatura a l'Outlook

Com acabeu de veure, no és gran cosa crear una signatura a l'Outlook.Canviar una signatura de correu electrònic existent és igualment fàcil. Només cal que obriu la finestra Firma i papereria amb una visió general de les vostres signatures existents, tal com es mostra a Com crear una signatura a Outlook - Pas 1, i feu qualsevol de les accions següents:

• Per canviar el nom d'una signatura d'Outlook, feu clic a la signatura a Seleccioneu la signatura per editar i feu clic al Canvia el nom El quadre Canvia el nom de la signatura es mostrarà amunt, on escriviu un nom nou i feu clic a D'acord per desar els canvis.
• Per canviar l'aparença de qualsevol text a la vostra signatura de correu electrònic d'Outlook, utilitzeu la barra d'eines de format mini a la part superior. de la Edita la signatura
• Per canviar un compte de correu electrònic associat a la signatura o canviar el tipus de missatge (missatges nous, respostes/reenviament) ), utilitzeu la llista desplegable corresponent a Tria la signatura predeterminada a la part dreta de la finestra de diàleg Signes i papereria .

Com afegir una imatge a la signatura d'Outlook

Si us esteu comunicant amb molta gent fora de la vostra organització, és possible que vulgueu personalitzar la vostra signatura de correu electrònic afegint el logotip de la vostra empresa, la vostra foto personal, icones de xarxes socials, una imatge escanejada de la vostra signatura manuscrita o una altra imatge.

Com tot el relacionat amb les signatures d'Outlook. , afegir una imatge és molt fàcil i senzill.

1. Obre el Signes iFinestra de diàleg Papereria (ja que recordeu que la manera més ràpida és fer clic a Correu electrònic nou a la pestanya Inici i, a continuació, fer clic a Firma > Signatures... a la pestanya Missatge ).
2. A Seleccioneu la signatura per editar, feu clic a la signatura a la qual voleu afegir una imatge o feu clic al botó. Botó Nou per crear una signatura nova.
3. Al quadre Edita la signatura , feu clic a on vulgueu afegir una imatge i, a continuació, feu clic a Insereix una botó imatge de la barra d'eines.

Outlook permet afegir imatges en els formats següents: .png, .jpg, .bmp i .gif.

Si en comptes de (o juntament amb) el logotip de la vostra empresa, heu afegit icones de xarxes socials, òbviament, voldreu enllaçar-les. icones als perfils corresponents, i la secció següent explica com fer-ho.

Com afegir hipervincles a la signatura d'Outlook

Naturalment, res no us impedeix afegir un enllaç al vostre lloc web mitjançant escrivint-lo sencer. Però el nom de l'empresa que enllaça amb el vostre lloc web corporatiu sens dubte es veurà millor.

Per fer clic a qualsevol text de la vostra signatura d'Outlook, feu el següent:

1. A la Editasignatura , seleccioneu el text i feu clic al botó Hiperenllaç de la barra d'eines.

   Si encara no s'ha afegit el text de l'hiperenllaç a la signatura, només cal que col·loqueu el punter del ratolí on vulgueu afegir un enllaç i feu clic al botó Hiperenllaç .

   

2. A la finestra Insereix hiperenllaç , feu el següent:
   • Al quadre Text per mostrar , escriviu el text que voleu voleu fer clic (si heu seleccionat algun text abans de fer clic al botó Hiperenllaç , aquest text apareixerà automàticament al quadre).
   • A l' Adreça escriviu l'URL complet.
   • Feu clic a D'acord .

   

3. A Signatures i A la finestra Papereria , feu clic a D'acord per desar els canvis.

Com fer clic a una imatge a la vostra signatura d'Outlook

Per fer que el logotip, social icones o una altra imatge a la vostra signatura de correu electrònic d'Outlook que es pugui fer clic, afegiu hiperenllaços a aquestes imatges. Per a això, realitzeu els passos anteriors, amb l'única diferència que seleccioneu una imatge en lloc de text. Per exemple, a continuació us indiquem com podeu fer clic al logotip de la vostra empresa:

1. Al quadre Edita la signatura , seleccioneu el logotip i feu clic al botó Hiperenllaç de la barra d'eines.

Això és! El logotip de la vostra marca es pot fer clic mitjançant un hiperenllaç. Ende manera similar, podeu afegir enllaços a icones de xarxes socials com LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, etc.

Creeu una signatura d'Outlook basada en una targeta de visita

Una altra manera ràpida de crear un La signatura a l'Outlook és incloure una targeta de visita (vCard) que contingui la vostra informació de contacte.

Com que Outlook crea les targetes de visita automàticament a partir dels contactes emmagatzemats a la vostra llibreta d'adreces, assegureu-vos de crear primer el vostre propi contacte. Per fer-ho, feu clic a Persones a la part inferior de la pantalla a Outlook 2013 i posteriors ( Contactes a Outlook 2010 i anteriors), aneu a la pestanya Inici > Grup Nou i feu clic a Nou contacte . La major part de la feina està feta!

I ara, creeu una nova signatura d'Outlook i feu clic al botó Targeta de presentació de la minibarra d'eines, tal com es mostra a la captura de pantalla següent. Això mostrarà la vostra llista de contactes d'Outlook, on trieu el vostre propi contacte i feu clic a D'acord.

Nota. Si inseriu una signatura basada en vCard en un correu electrònic, s'adjuntarà automàticament un fitxer .vcf que conté la vostra targeta de visita. Per evitar que passi, podeu copiar la targeta de visita directament des dels contactes d'Outlook i, a continuació, inserir la imatge copiada a la vostra signatura d'Outlook:

Crear una signatura de correu electrònic professional d'Outlook (amb imatge, enllaços i icones de xarxes socials)

Aquesta secció ofereix instruccions detallades pas a pas sobre com fer-hocreeu una signatura de correu electrònic més complexa, que inclogui la vostra informació de contacte, fotos i icones de xarxes socials amb enllaços a les pàgines de perfil corresponents. Com que la minibarra d'eines de signatures d'Outlook ofereix un nombre limitat d'opcions, crearem una signatura en un missatge nou i després la copiarem a Signatures d'Outlook.

1. Creeu un missatge nou fent clic a Botó de correu electrònic nou a la pestanya Inici .
2. Inseriu una taula per guardar i encendre les vostres dades de contacte i imatges.

   A la finestra del missatge nou, canvieu a la pestanya Insereix , feu clic a Taula i arrossegueu el cursor a la graella de la taula per seleccionar el nombre de files i columnes corresponents al vostre correu electrònic. disseny de la signatura.

   

   La taula us ajudarà a alinear els vostres elements gràfics i de text i donarà harmonia al disseny de la vostra signatura de correu electrònic d'Outlook.

   Si no esteu segurs. quantes files i columnes necessitareu realment, podeu afegir 3 files i 3 columnes com ho fem en aquest exemple, i afegir-ne noves o suprimir files/columnes addicionals més tard si cal.

3. Inseriu el logotip de la vostra marca o la vostra foto personal en alguna cel·la de la taula (la primera cel·la d'aquest exemple).

   Per fer-ho, col·loqueu el cursor a la cel·la on voleu afegir una imatge i feu clic al botó Imatges de la pestanya Insereix .

   

   Busqueu una imatge a l'ordinador, seleccioneu-la i feu clic al botó Insereix .

4. Arrossegueu a