Ez a bemutató elmagyarázza az Outlook aláírás különböző aspektusait. Részletes lépéseket talál az aláírás létrehozásához és megváltoztatásához az Outlookban, az aláírás automatikus hozzáadásához az összes kimenő e-mailhez, valamint az aláírás kézzel történő beillesztéséhez egy üzenetbe. Továbbá megtanulhatja, hogyan készítsen professzionális Outlook aláírást képpel és kattintható közösségi média ikonokkal. Az utasítások az Outlook minden verziójához működnek.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 és korábbi.

Ha gyakran kommunikálsz barátaiddal és családoddal, és különösen, ha e-mailben folytatsz üzleti ügyeket, az aláírásod az egyik legfontosabb kommunikációs pont. Azt mondják, hogy az első benyomás fontos, és az utolsó is az, mert a pozitív utolsó benyomás maradandó benyomást kelt!

A világhálón számos cikk, tipp és speciális eszköz létezik a professzionális e-mail aláírás létrehozásához. Ebben a bemutatóban főként a gyakorlati "hogyan kell" irányelvekre összpontosítunk az Outlook aláírások létrehozásához, használatához és módosításához. Valahol a sorok között találsz néhány tippet is, hogy személyre szabott, informatív és figyelemfelkeltő Outlook e-mail aláírásokat készíts.

Hogyan hozzon létre aláírást az Outlookban

Egyszerű aláírás létrehozása az Outlookban egyszerű. Ha több különböző e-mail fiókkal rendelkezik, minden fiókhoz más-más aláírást állíthat be. Emellett automatikusan hozzáadhat aláírást minden kimenő üzenethez, vagy kiválaszthatja, hogy mely üzenettípusok tartalmazzanak aláírást.

Aláírás beállításához az Outlookban hajtsa végre a következő lépéseket.

1. A Home lapon kattintson a Új e-mail gombra, majd kattintson a Aláírás > Aláírások... a Üzenet lapon, a Tartalmazza a címet. csoport.

   

   Egy másik módja a hozzáférésnek a Aláírás funkció a Fájl > Opciók > Mail szakasz> Aláírások... az Outlook 2010 és újabb verziókban. Az Outlook 2007 és korábbi verziókban ez a Eszközök > Opciók > Mail formátum tab> Aláírások... .

2. Akárhogy is, a Aláírások és levélpapír párbeszédablak nyílik meg, és megjeleníti a korábban létrehozott aláírások listáját, ha van ilyen.

   Új aláírás hozzáadásához kattintson a Új gomb alatt Válassza ki a szerkeszteni kívánt aláírást , és írjon be egy nevet az aláíráshoz a Új aláírás párbeszédpanel.

   Lásd még: Hogyan lehet eltávolítani az üres oszlopokat az Excelben

   

3. A Válassza ki az alapértelmezett aláírást szakaszban a következőket kell tennie:
   • A E-mail fiók legördülő listában válasszon egy e-mail fiókot, amelyet az újonnan létrehozott aláíráshoz társít.
   • A Új üzenetek legördülő listából válassza ki az új üzenetekhez automatikusan hozzáadandó aláírást. Ha nem szeretné, hogy az Outlook automatikusan hozzáadjon bármilyen e-mail aláírást az új üzenetekhez, hagyja az alapértelmezett (nincs) beállítást.
   • A Válaszok/továbbküldések listában válassza ki a válaszok és továbbított üzenetek aláírását, vagy hagyja az alapértelmezett (nincs) beállítást.
4. Írja be az aláírást a Aláírás szerkesztése mezőt, majd kattintson az OK gombra az új Outlook e-mail aláírás mentéséhez. Kész!

   

Hasonló módon létrehozhat egy más aláírás egy másik fiókhoz , például egy aláírás a személyes e-mailekhez és egy másik az üzleti e-mailekhez.

Akár két különböző e-mail aláírások ugyanahhoz a fiókhoz , mondjuk egy hosszabb aláírást az új üzenetekhez, és egy rövidebbet és egyszerűbbet a válaszokhoz és továbbküldésekhez. Amint beállította az e-mail aláírásokat, mindegyik megjelenik a Új üzenetek és Válaszok/továbbküldések legördülő listák:

Tipp: Ez a példa egy nagyon egyszerű szöveges aláírást mutat be, csak szemléltetés céljából. Ha hivatalos e-mail aláírást készít, érdemes azt üzleties módon megtervezni, és egy kattintható márkalogót és közösségi média ikonokat is tartalmaznia. A vonatkozó információkat és a részletes lépéseket ebben a részben találja: Hogyan készítsünk professzionális e-mail aláírást az Outlookban.

Aláírás hozzáadása az Outlookban

A Microsoft Outlook lehetővé teszi az alapértelmezett aláírás-beállítások konfigurálását, hogy a kiválasztott aláírás automatikusan hozzáadódjon minden új üzenethez és/vagy válaszhoz és továbbításhoz; vagy kézzel is beillesztheti az aláírást az egyes e-mail üzenetekbe.

Hogyan lehet automatikusan aláírást hozzáadni az Outlookban

Ha figyelmesen követte a bemutató előző részét, már tudja, hogyan kell aláírást készíteni. automatikusan hozzáadva az új üzenetekre, válaszokra és továbbküldésekre.

Mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja a kívánt alapértelmezett aláírás(oka)t az egyes számláihoz. Mint emlékszik, ezek az opciók a Válassza ki az alapértelmezett aláírást a Aláírások és levélpapír párbeszédablakban, és új Outlook-aláírás létrehozásakor vagy a meglévő aláírás módosításakor állnak rendelkezésre.

Például a következő képernyőképen a ' Értékesítés ' fiókot, és válassza a Hivatalos új üzenetek aláírása és Rövid aláírás válaszok és továbbküldések esetén.

Outlook e-mail aláírás beszúrása az üzenetekbe kézzel

Ha nem szeretné automatikusan aláírni az e-mail üzeneteit, akkor az alternatíva az, hogy minden egyes üzenethez kézzel adja hozzá az aláírást. Ebben az esetben az alapértelmezett aláírást a következőre állítja be (nincs) :

Majd egy új üzenet megírásakor vagy egy e-mailre való válaszadáskor kattintson a Aláírás gombot a Üzenet tab> Tartalmazza a címet. csoportot, és válassza ki a kívánt aláírást:

Hogyan lehet megváltoztatni az aláírást az Outlookban

Amint az imént láthatta, nem nagy dolog aláírást létrehozni az Outlookban. Egy meglévő e-mail aláírás módosítása ugyanilyen egyszerű. Csak nyissa meg a Aláírás és levélpapír ablakot a meglévő aláírások áttekintésével, amint azt az Aláírás létrehozása az Outlookban - 1. lépés című fejezetben bemutattuk, és tegye a következők bármelyikét:

• A címre. átnevezni egy Outlook aláírást, kattintson az aláírásra a Válassza ki a szerkeszteni kívánt aláírást , és kattintson a Átnevezés A Aláírás átnevezése mező jelenik meg, ahol beírhat egy új nevet, majd az OK gombra kattintva mentheti a változtatásokat.
• A címre. bármely szöveg megjelenésének megváltoztatása az Outlook e-mail aláírásában, használja a mini formázási eszköztárat a felső részén a Aláírás szerkesztése
• A címre. e-mail fiók módosítása az aláíráshoz kapcsolódóan, vagy módosítsa a üzenet típusa (új üzenetek, válaszok/előreküldések), használja a megfelelő legördülő listát a Válassza ki az alapértelmezett aláírást a jobb oldali részen a Aláírások és levélpapír párbeszédablak.

Hogyan adjunk képet az Outlook aláíráshoz

Ha sok emberrel kommunikál a szervezetén kívül, akkor érdemes lehet személyre szabni az e-mail aláírását a vállalati logó, a személyes fénykép, a közösségi média ikonok, a kézzel írt aláírás szkennelt képe vagy más kép hozzáadásával.

Mint minden más, az Outlook aláírásokkal kapcsolatos dolog, a kép hozzáadása nagyon egyszerű és egyszerű.

1. Nyissa meg a Aláírások és levélpapír párbeszédablakot (mivel emlékszik, hogy a leggyorsabb módja az, hogy kattintson a Új e-mail a Home fülre, majd kattintson a Aláírás > Aláírások... a Üzenet lap).
2. A címen. Válassza ki a szerkeszteni kívánt aláírást, kattintson arra az aláírásra, amelyhez képet szeretne hozzáadni, vagy kattintson a Új gombra egy új aláírás létrehozásához.
3. A Aláírás szerkesztése mezőbe, kattintson arra a helyre, ahová képet szeretne hozzáadni, majd kattintson a Kép beillesztése gombot az eszköztáron.

Az Outlook a következő formátumú képek hozzáadását teszi lehetővé: .png, .jpg, .bmp és .gif.

Ha a vállalati logó helyett (vagy azzal együtt) közösségi média ikonokat adna hozzá, akkor nyilvánvalóan ezeket az ikonokat a megfelelő profilokhoz szeretné kapcsolni, és a következő részben elmagyarázzuk, hogyan kell ezt megtenni.

Hogyan adjunk hiperhivatkozásokat az Outlook aláíráshoz

Természetesen semmi sem akadályozza meg abban, hogy a weboldalára mutató linket teljes egészében beírva adja meg. De a cégnevet, amely a vállalati weboldalára mutató linket tartalmaz, mindenképpen szebben fog kinézni.

Ahhoz, hogy az Outlook-aláírás bármely szövegét kattinthatóvá tegye, csak tegye a következőket:

1. A Aláírás szerkesztése mezőbe, jelölje ki a szöveget, és kattintson a Hiperlink gombot az eszköztáron.

   Ha a hiperhivatkozás szövege még nincs hozzáadva az aláíráshoz, akkor egyszerűen helyezze az egérmutatót arra a helyre, ahová a linket szeretné hozzáadni, és kattintson a Hiperlink gomb.

   

2. A Hiperhivatkozás beillesztése ablakban a következőket tegye:
   • A Megjelenítendő szöveg mezőbe írja be azt a szöveget, amelyet kattinthatóvá kíván tenni (ha már kiválasztott bármilyen szöveget, mielőtt rákattintott a Hiperlink gombra, a szöveg automatikusan megjelenik a mezőben).
   • A Cím: mezőbe írja be a teljes URL-címet.
   • Kattintson a címre. OK .

   

3. A Aláírások és levélpapír ablakban kattintson a OK a módosítások mentéséhez.

Hogyan lehet egy képet az Outlook aláírásában kattinthatóvá tenni?

Ahhoz, hogy az Outlook e-mail aláírásában lévő logót, közösségi ikonokat vagy más képet kattinthatóvá tegye, adjon hiperhivatkozásokat ezekhez a képekhez. Ehhez hajtsa végre a fenti lépéseket, azzal a különbséggel, hogy szöveg helyett képet választ. Például így teheti kattinthatóvá a cég logóját:

1. A Aláírás szerkesztése mezőt, válassza ki a logót, és kattintson a Hiperlink gombot az eszköztáron.

Ez az! A márka logója egy hiperhivatkozáson keresztül kattinthatóvá vált. Hasonló módon linkeket adhat hozzá a közösségi média ikonjaihoz, mint például a LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube stb.

Outlook aláírás létrehozása a névjegykártya alapján

Egy másik gyors módja az aláírás létrehozásának az Outlookban egy névjegykártya (vCard) beillesztése, amely tartalmazza az Ön elérhetőségi adatait.

Mivel a névjegykártyákat az Outlook automatikusan a címjegyzékben tárolt névjegyek alapján hozza létre, először mindenképpen hozza létre a saját névjegyét. Ehhez kattintson a Emberek a képernyő alján az Outlook 2013-ban és később ( Kapcsolat az Outlook 2010-ben és korábban), menjen a Home tab> Új csoport, és kattintson a Új kapcsolat A munka nagy részét elvégeztük!

És most hozzon létre egy új Outlook-aláírást, és kattintson a Névjegykártya gombot a mini eszköztáron, ahogy az alábbi képernyőképen látható. Ez megjeleníti az Outlook névjegyek listáját, ahol kiválaszthatja a saját névjegyét, majd kattintson az OK gombra.

Megjegyzés: A vCard alapú aláírás e-mailbe történő beillesztése automatikusan csatol egy .vcf fájlt, amely tartalmazza a névjegykártyáját. Ennek megakadályozása érdekében a névjegykártyát közvetlenül az Outlook kapcsolatokból másolhatja, majd a másolt képet beillesztheti az Outlook aláírásába:

Professzionális Outlook e-mail aláírás létrehozása (képpel, linkekkel és közösségi média ikonokkal)

Ez a szakasz részletes, lépésről lépésre bemutatja, hogyan hozzon létre egy összetettebb e-mail aláírást, amely tartalmazza az elérhetőségi adatokat, fényképet és közösségi média ikonokat a megfelelő profiloldalakra mutató linkekkel. Mivel az Outlook aláírás mini eszköztára korlátozott számú lehetőséget biztosít, egy új üzenetben fogunk aláírást létrehozni, majd átmásoljuk az Outlook aláírásokba.

1. Hozzon létre új üzenetet a Új e-mail gombot a Home tab.
2. Illesszen be egy táblázatot, amely tartalmazza és világítja meg az elérhetőségi adatokat és képeket.

   Az új üzenetablakban váltson a Beillesztés fülre, kattintson a Asztal , és húzza a kurzort a táblázat rácsán, hogy kiválassza az e-mail aláírásának elrendezéséhez tartozó sorok és oszlopok számát.

   

   A táblázat segít összehangolni a grafikai és szöveges elemeket, és összhangot teremteni az Outlook e-mail aláírás tervezésében.

   Ha nem tudja biztosan, hány sorra és oszlopra lesz szüksége, adjon hozzá 3 sort és 3 oszlopot, mint ebben a példában, és később szükség esetén adjon hozzá új sorokat/oszlopokat, vagy törölje őket.

3. Helyezze be a márka logóját vagy személyes fényképét a táblázat valamelyik cellájába (ebben a példában az első cellába).

   Ehhez helyezze a kurzort abba a cellába, ahová képet szeretne hozzáadni, és kattintson a Képek gombot a Beillesztés tab.

   

   Keressen egy képet a számítógépén, válassza ki, majd kattintson a Beillesztés gomb.

4. Húzza az átlós kétfejű nyilat a kép sarkában, hogy szükség esetén arányosan átméretezze a képet.

Ez lehetővé teszi, hogy a képet az első oszlopon belül tetszőleges pozícióba rendezze a Kiegyenlítés opciók a Elrendezés tab.

Győződjön meg róla, hogy az egész táblázatot kijelölte, majd lépjen a Tervezés fülre, kattintson a Határok , és válassza ki Nincs határ .

Az aláírás tartalmának elválasztására opcionálisan festhet néhány függőleges vagy vízszintes keretet a Border Painter opció és a Toll színe az Ön választása szerint:

Ha vékonyabbá vagy vastagabbá szeretné tenni az elválasztókat, kísérletezzen különböző Vonalstílusok és Vonalsúlyok (ezek az opciók közvetlenül a Toll színe a Tervezés fülön a Határok csoport).

Ezután illessze be az aláírását a Ctrl + V billentyűkombinációval, vagy kattintson a jobb gombbal bárhol a szövegdobozban az alábbi mezőre Aláírás szerkesztése , és válassza ki Paste a kontextusmenüből:

És itt egy másik példa az Outlook e-mail aláírásra, amely ugyanígy készült, de más színpalettával és elrendezéssel:

Hogyan készítsen biztonsági másolatot az Outlook aláírásokról

Miután létrehozta a gyönyörű Outlook e-mail aláírásokat, valószínűleg biztonsági másolatot szeretne készíteni róluk, vagy exportálni egy másik számítógépre.

Mint már említettük, szinte mindent, ami az Outlook aláírásokkal kapcsolatos, nagyon könnyű elvégezni. A biztonsági mentés folyamata sem kivétel. Csak a teljes tartalmat kell másolnia a Aláírások mappát a biztonsági mentés helyére. Az Outlook e-mail aláírások helyreállításához egyszerűen másolja vissza ezeket a fájlokat és mappákat a Aláírások mappát a számítógépén.

Az alapértelmezett hely a Aláírás mappa a következő:

• Windows XP rendszeren

C:\ Dokumentumok és beállítások\%felhasználónév%\ Alkalmazási adatok\Microsoft\Aláírások

C:\ Felhasználók\%felhasználónév%\AppData\Roaming\Microsoft\Aláírások

Egy gyors módja annak, hogy megtaláljon egy Aláírás mappát a gépén az Outlook megnyitása, kattintson a Fájl > Opciók > Mail , majd tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, amikor rákattint a Aláírások... gomb:

Az Outlook HTML e-mail aláírás egyszerű szöveges verziójának testreszabása

Amikor HTML e-mail aláírást hoz létre az egyéni színekkel, képekkel és linkekkel, vegye figyelembe, hogy nem biztos, hogy mindenki számára úgy jelenik meg, ahogyan megtervezte.

Például az e-mail címzettjei közül néhányan rendelkeznek a Olvassa el az összes szabványos levelet egyszerű szövegben opciót választotta ki az Outlook Trust Center beállítások, és ennek eredményeképpen minden formázás, kép és link kikapcsolódik az e-mail aláírásodban, valamint a teljes üzenettörzsben. Például egy szöveges üzenetben az én szép html Outlook aláírásom így néz ki:

Míg a formázással, a márka logójával vagy a személyes fényképével nem tud mit kezdeni, mert a sima szöveges formátum nem támogatja mindezt, legalább a vonatkozó információkat tartalmazó hiperhivatkozásait rögzítheti. Amikor azt mondom, hogy "rögzítheti", úgy értem, hogy a teljes URL megjelenjen a html Outlook aláírás sima szöveges változatában.

Ha csak egy egyszerű szöveges aláírást szeretne szerkeszteni, nyissa meg a megfelelő .txt fájlt közvetlenül a Aláírások mappa , és végezze el a szükséges módosításokat. A részletes lépések az alábbiakban következnek.

1. Nyissa meg az Aláírások mappát az itt leírtak szerint.
2. Keresse meg a .txt fájlt, amelynek neve megfelel az Outlook aláírásának nevének. Ebben a példában egy linket fogok kijavítani az aláírásból, amelynek neve " Hivatalos ", így keresem a Formal.txt fájl:

Tipp: Erősen ajánlom, hogy utólag készítsen biztonsági másolatot az Outlook aláírásairól, mert a sima szöveges aláíráson végzett módosítások felülíródnak, amint megváltoztatja az eredeti html aláírást az Outlookban.

Outlook e-mail aláírás generátorok

A jó hír az, hogy rengeteg online e-mail aláírás generátor létezik, amelyek gyönyörűen megtervezett e-mail aláírás sablonok választékát kínálják. A rossz hír az, hogy ezek közül csak nagyon kevesen teszik lehetővé az e-mail aláírásuk ingyenes exportálását az Outlookba. De azért néhányan mégis.

Ha például a Newoldstamp generátorral létrehozott e-mail aláírását szeretné átmásolni az Outlookba, egyszerűen kattintson az Outlook ikonra, és megjelenik a részletes, lépésről-lépésre történő utasítás:

Ezenkívül számos speciális eszköz áll rendelkezésre például az Outlook e-mail aláírások létrehozására és kezelésére:

• Exclaimer Signature Manager - e-mail aláírás szoftver megoldás a Microsoft Outlook számára. Számos e-mail aláírás sablont biztosít, amelyek segítségével professzionális Outlook aláírásokat hozhat létre, amelyek statikus szöveget képekkel és dinamikus adatokkal kombinálnak.
• Xink - megkönnyíti az e-mail aláírások frissítését különböző e-mail kliensekben, például az Outlook, az Office 365, a Google Apps for Work, a Salesforce és mások számára.
• Signature-Switch - egy Outlook-kiegészítő, amely javítja a HTML-alapú aláírások használatát.

Mindhárom eszköz fizetős, bár próbaverziók is elérhetők.

Így hozhat létre, adhat hozzá és módosíthat aláírásokat az Outlookban. És most már Önön a sor! Jó szórakozást a vadonatúj Outlook-aláírás megtervezéséhez, tartsa a betűtípusokat olvashatónak, a színeket szépnek, a grafikát egyszerűnek, és biztosan nagyszerű, maradandó benyomást fog hagyni az összes e-mail címzettre.