Ang tutorial na ito ay nagpapaliwanag ng iba't ibang aspeto ng Outlook signature. Makikita mo ang mga detalyadong hakbang upang lumikha at magpalit ng lagda sa Outlook, awtomatikong magdagdag ng lagda sa lahat ng papalabas na email at manu-manong ipasok ito sa isang mensahe. Gayundin, matututunan mo kung paano gumawa ng isang propesyonal na pirma ng Outlook na may isang imahe at naki-click na mga icon ng social media. Ang mga tagubilin ay gagana para sa lahat ng bersyon ng Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, at mas maaga.

Kung madalas kang nakikipag-usap sa iyong mga kaibigan at pamilya, at lalo na kung nagsasagawa ka negosyo sa pamamagitan ng e-mail, ang iyong lagda ay isa sa mga pinakamahalagang punto ng komunikasyon. Sinasabi nila na ang unang impression ay mahalaga, at gayon din ang huli, dahil ang positibong huling impression ay isang pangmatagalang impression!

Sa web, mayroong maraming mga artikulo, tip at espesyal na tool upang lumikha ng isang propesyonal na lagda sa email. Sa tutorial na ito, higit kaming magtutuon ng pansin sa mga praktikal na "paano" na mga alituntunin para gumawa, gumamit at magpalit ng lagda sa Outlook. Sa isang lugar sa pagitan ng mga linya, makakahanap ka rin ng ilang mga tip upang gumawa ng mga personalized, nagbibigay-kaalaman, at nakakakuha ng atensyon ng mga email signature sa Outlook.

Paano gumawa ng signature sa Outlook

Madali ang paglikha ng isang simpleng lagda sa Outlook. Kung mayroon kang ilang magkakaibang e-mail account, maaari kang magtakda ng ibang pirma para sa bawat account. Gayundin, maaari kang awtomatikong magdagdag ng adayagonal na double-headed na arrow sa sulok ng iyong larawan upang proporsyonal na i-resize ang larawan kung kinakailangan.

Ito ay magbibigay-daan sa iyong ayusin ang imahe sa anumang posisyon sa loob ng unang column sa pamamagitan ng paggamit ng Alignment na mga opsyon sa Layout na tab.

Siguraduhing piliin ang buong talahanayan, pagkatapos ay pumunta sa tab na Disenyo , i-click ang Mga Border , at piliin ang Walang Hangganan .

Bilang opsyon, para paghiwalayin ang signature content, maaari kang magpinta ng dalawang patayo o pahalang na mga hangganan gamit ang opsyon na Border Painter at ang Kulay ng Panulat ng iyong pagpili ng:

Upang gawing mas manipis o mas makapal ang mga divider, mag-eksperimento sa iba't ibang Mga Estilo ng Linya at Mga bigat ng linya (namamalagi sa kanan ang mga opsyong ito sa itaas ng Kulay ng Panulat sa tab na Disenyo sa pangkat na Borders ).

At pagkatapos, i-paste ang iyong lagda sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + V , o mag-right click saanman sa text box sa ilalim ng I-edit ang Lagda , at piliin ang I-paste mula sa menu ng konteksto:

At narito ang isa pang halimbawa ng email signature sa Outlook na ginawa sa parehong paraan ngunit may ibang color palette at layout:

Paano i-back up ang iyong mga pirma sa Outlook

Pagkatapos mong gawin ang iyong magagandang Outlook email signature, malamang na gusto mong i-back up ang mga ito o i-export sa ibang computer.

Tulad ng nabanggit na, halos lahat ng nauugnay sa mga lagda ng Outlook ay napakadaling gawin. Ang proseso ng pag-backup ay hindi isang pagbubukod. Kailangan mo lang kopyahin ang buong nilalaman ng folder na Mga Lagda sa iyong backup na lokasyon. Upang ibalik ang iyong mga email signature sa Outlook, kopyahin lang ang mga file at folder na iyon pabalik sa folder na Mga Lagda sa iyong computer.

Ang default na lokasyon ng folder na Lagda ay ang sumusunod :

• Sa Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ang isang mabilis na paraan upang mahanap ang isang folder na Lagda sa iyong makina ay ang buksan ang Outlook, i-click ang File > Mga Opsyon > Mail , at pagkatapos ay hawakan ang Ctrl key kapag nag-click sa Mga Lagda... na buton:

I-customize ang plain text na bersyon ng Outlook HTML email signature

Kapag gumagawa ng isang HTML na email signature na mayang iyong mga custom na kulay, larawan at link, tandaan na maaaring hindi ito lilitaw sa paraang idinisenyo mo para sa lahat.

Halimbawa, ang ilan sa iyong mga tatanggap ng email ay maaaring may Basahin ang lahat ng karaniwang mail sa plain text Ang pagpipiliang ay pinili sa kanilang mga setting ng Trust Center ng Outlook, at bilang resulta, ang lahat ng pag-format, mga larawan, at mga link ay i-o-off sa iyong email signature gayundin sa buong katawan ng mensahe. Halimbawa, sa isang text message ng plano, ang aking magandang html Outlook signature ay nagiging ganito:

Bagama't wala kang magagawa sa pag-format, ang logo ng iyong brand o personal na larawan dahil ang plain Ang format ng teksto ay hindi sumusuporta sa alinman sa mga ito, maaari mong ayusin ang iyong mga hyperlink na naglalaman ng nauugnay na impormasyon. Kapag sinabi kong "ayusin", ang ibig kong sabihin ay gawin ang buong URL na lumabas sa plain text na bersyon ng iyong html Outlook signature.

Upang mag-edit lamang ng isang plain text signature, buksan ang kaukulang .txt file nang direkta sa Signatures folder , at gawin ang mga kinakailangang pagbabago. Ang mga detalyadong hakbang ay sumusunod sa ibaba.

1. Buksan ang iyong folder ng Signatures gaya ng ipinaliwanag dito.
2. Hanapin ang .txt file na may pangalang naaayon sa iyong Outlook signature name. Sa halimbawang ito, aayusin ko ang isang link sa signature na pinangalanang " Formal ", kaya hinahanap ko ang Formal.txt file:

Tip. Lubos kong inirerekumenda na gumawa ng backup ng iyong mga pirma sa Outlook pagkatapos, dahil ang mga pag-edit na iyong ginawa sa payak na pirma ng teksto ay mapapatungan kapag binago mo ang iyong orihinal na html na lagda sa Outlook.

Mga email signature generator sa Outlook

Ang magandang balita ay mayroong maraming online na email signature generator na nag-aalok ng seleksyon ng mga template ng email signature na maganda ang disenyo. Ang masamang balita ay kakaunti sa kanila ang nagpapahintulot sa pag-export ng kanilang mga email signature sa Outlook nang libre. Ngunit gayon pa man, ginagawa ng ilan.

Halimbawa, upang kopyahin ang iyong email signature na ginawa gamit ang Newoldstamp generator sa Outlook, i-click lang ang icon ng Outlook, at makikita ang mga detalyadong sunud-sunod na tagubilin:

Bukod pa rito, mayroong ilang espesyal na tool upang lumikha at pamahalaan ang mga email signature sa Outlook, halimbawa:

• Exclaimer Signature Manager - email signature software solution para sa Microsoft Outlook. Nagbibigay ito ng ilang template ng email signature na nagbibigay-daan sa iyong lumikha ng mga propesyonal na pirma sa Outlook na pinagsama ang static na text sa mga larawan at dynamic na data.
• Xink - ginagawang madali ang pag-update ng iyong mga email signature sa iba't ibang email client tulad ngbilang Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce at iba pa.
• Signature-Switch - isang Outlook add-on na nagpapahusay sa paggamit ng HTML-based na mga lagda.

Lahat ng tatlo ay mga bayad na tool, bagama't available ang mga trial na bersyon.

Ganito ka lumikha, magdagdag at magpalit ng mga lagda sa Outlook. At ngayon, nasa iyo na! Magsaya sa pagdidisenyo ng iyong bagong pirma sa Outlook, panatilihing nababasa ang mga font, maganda ang mga kulay, simple ang mga graphics, at tiyak na mag-iiwan ka ng magandang pangmatagalang impression sa lahat ng iyong tatanggap ng email.

Upang mag-set up ng lagda sa Outlook, gawin ang mga sumusunod na hakbang.

1. Sa Home tab, i-click ang Bagong Email na button. At pagkatapos ay i-click ang Lagda > Mga Lagda... sa tab na Mensahe , sa grupong Isama .

   

   Ang isa pang paraan para ma-access ang feature na Lagda ay sa pamamagitan ng File > Options > Mail section > Mga lagda... sa Outlook 2010 at mas bago. Sa Outlook 2007 at mga nakaraang bersyon, ito ay Tools > Options > Mail Format tab > Signatures… .

2. Alinmang paraan, ang dialog window na Mga Lagda at Stationery ay magbubukas at magpapakita ng listahan ng mga naunang ginawang lagda, kung mayroon man.

   Upang magdagdag ng bagong lagda, i-click ang button na Bago sa ilalim ng Pumili ng lagda na ie-edit , at mag-type ng pangalan para sa lagda sa dialog box na Bagong Lagda .

   

3. Sa ilalim ng seksyong Pumili ng default na lagda , gawin ang sumusunod:
   • Sa E-mail account dropdown list, pumili ng email account na iuugnay sa bagong likhang lagda.
   • Sa dropdown na listahan ng Mga bagong mensahe , piliin ang pirma na awtomatikong idaragdag sa lahat ng bagong mensahe. Kung hindi mo gustong awtomatikong magdagdag ng anumang email signature ang Outlook sa mga bagong mensahe, iwanan ang default (wala) na opsyon.
   • Mulaang listahan ng Mga tugon/pagpasa , piliin ang lagda para sa mga tugon at ipinasa na mensahe, o iwanan ang default na opsyon ng (wala).
4. I-type ang lagda sa I-edit ang signature box, at i-click ang OK upang i-save ang iyong bagong Outlook email signature. Tapos na!

   

Sa katulad na paraan, maaari kang lumikha ng ibang pirma para sa isa pang account , halimbawa isang lagda para sa mga personal na email at isa pa para sa mga email na pangnegosyo.

Maaari ka ring gumawa ng dalawang magkaibang email signature para sa parehong account , magsabi ng mas mahabang lagda para sa mga bagong mensahe, at isang mas maikli at mas simple para sa mga tugon at pagpapasa. Sa sandaling na-set up mo ang iyong mga email signature, lalabas silang lahat sa Mga bagong mensahe at Mga Tugon/pagpasa na dropdown na listahan:

Tip. Ang halimbawang ito ay nagpapakita ng isang napakasimpleng text signature para lamang sa mga layuning demonstrational. Kung gumagawa ka ng isang pormal na lagda sa email, maaaring gusto mong idisenyo ito sa paraang tulad ng negosyo, at magsama ng naki-click na logo ng brand at mga icon ng social media. Makakakita ka ng may-katuturang impormasyon at ang mga detalyadong hakbang sa seksyong ito: Paano lumikha ng isang propesyonal na lagda sa email sa Outlook.

Paano magdagdag ng lagda sa Outlook

Pinapayagan ka ng Microsoft Outlook na i-configure ang mga default na setting ng lagda upang ang isang napiling lagda ay maidaragdag sa lahat ng bagong mensahe at/o mga tugon at awtomatikong ipapasa; o maaari mong ipasok ang isangmanu-manong lagda sa isang indibidwal na mensahe sa email.

Paano awtomatikong magdagdag ng lagda sa Outlook

Kung mahigpit mong sinunod ang nakaraang seksyon ng tutorial na ito, alam mo na kung paano magkaroon ng lagda awtomatikong idinagdag sa mga bagong mensahe, tugon at pagpapasa.

Ang kailangan mo lang gawin ay piliin ang gustong default na (mga) lagda para sa bawat isa sa iyong mga account. Gaya ng natatandaan mo, ang mga opsyong ito ay nasa ilalim ng seksyong Pumili ng default na lagda ng Mga Lagda at Stationery na window ng dialog at available kapag gumagawa ng bagong lagda sa Outlook o binabago ang umiiral nang lagda.

Halimbawa, sa sumusunod na screenshot, nag-set up ako ng signature para sa aking ' Sales ' account, at pinili ang Formal signature para sa mga bagong mensahe at Short lagda para sa mga tugon at pagpapasa.

Ipasok ang Outlook email signature sa mga mensahe nang manu-mano

Kung ayaw mong awtomatikong lagdaan ang iyong mga email na mensahe, ang alternatibo ay upang idagdag ang lagda sa bawat mensahe nang manu-mano. Sa kasong ito, itinakda mo ang default na lagda sa (wala) :

At pagkatapos, kapag gumagawa ng bagong mensahe o tumutugon sa isang email, i-click ang button na Lagda sa tab na Mensahe > Isama ang grupo, at piliin ang gustong lagda:

Paano baguhin ang lagda sa Outlook

Tulad ng nakita mo na, hindi malaking bagay na gumawa ng lagda sa Outlook.Ang pagpapalit ng isang umiiral nang email signature ay parehong madali. Buksan lang ang Lagda at Stationery na window na may pangkalahatang-ideya ng iyong mga umiiral nang lagda, tulad ng ipinakita sa Paano gumawa ng lagda sa Outlook - Hakbang 1, at gawin ang alinman sa mga sumusunod:

• Upang palitan ang pangalan isang Outlook signature, mag-click sa signature sa ilalim ng Piliin ang signature na ie-edit , at i-click ang Rename Ang Rename Signature box ay lalabas pataas, kung saan ka nag-type ng bagong pangalan, at i-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago.
• Upang baguhin ang hitsura ng anumang text sa iyong Outlook email signature, gamitin ang mini formatting toolbar sa itaas ng I-edit ang lagda
• Upang palitan ang isang email account na nauugnay sa lagda, o baguhin ang uri ng mensahe (mga bagong mensahe, mga tugon/pagpasa ), gamitin ang kaukulang dropdown na listahan sa ilalim ng Pumili ng default na lagda sa kanang bahagi ng Mga Lagda at Stationery dialog window.

Paano magdagdag ng larawan sa Outlook signature

Kung nakikipag-usap ka sa maraming tao sa labas ng iyong organisasyon, maaaring gusto mong i-personalize ang iyong email signature sa pamamagitan ng pagdaragdag ng logo ng iyong kumpanya, iyong personal na larawan, mga icon ng social media, isang na-scan na larawan ng iyong sulat-kamay na lagda, o iba pang larawan.

Tulad ng lahat ng iba pang nauugnay sa mga lagda sa Outlook , ang pagdaragdag ng larawan ay napakadali at prangka.

1. Buksan ang Mga Lagda atStationery dialog window (sa pagtanda mo na ang pinakamabilis na paraan ay i-click ang Bagong Email sa tab na Home , at pagkatapos ay i-click ang Lagda > Mga Lagda... sa tab na Mensahe ).
2. Sa ilalim ng Pumili ng lagda na ie-edit, i-click ang lagda kung saan mo gustong magdagdag ng larawan, o i-click ang Bago na button upang lumikha ng bagong lagda.
3. Sa kahon ng I-edit ang lagda , i-click kung saan mo gustong magdagdag ng larawan, at pagkatapos ay i-click ang Maglagay ng larawan na button sa toolbar.

Pinapayagan ng Outlook ang pagdaragdag ng mga larawan sa mga sumusunod na format: .png, .jpg, .bmp, at .gif.

Kung sa halip na (o kasama ng) logo ng iyong kumpanya, nagdagdag ka ng mga icon ng social media, malinaw na gusto mong i-link ang mga iyon icon sa kaukulang mga profile, at ipinapaliwanag ng susunod na seksyon kung paano ito gagawin.

Paano magdagdag ng mga hyperlink sa Outlook signature

Natural, walang pumipigil sa iyo na magdagdag ng link sa iyong web-site sa pamamagitan ng pag-type nito nang buo. Ngunit ang pangalan ng kumpanya na nagli-link sa iyong corporate web-site ay tiyak na magmumukhang maganda.

Upang gawing naki-click ang anumang text sa iyong Outlook signature, gawin lang ang sumusunod:

1. Sa I-editsignature box, piliin ang text, at i-click ang button na Hyperlink sa toolbar.

   Kung ang teksto ng hyperlink ay hindi pa naidagdag sa lagda, maaari mo lamang ilagay ang pointer ng mouse sa kung saan mo gustong magdagdag ng link, at i-click ang button na Hyperlink .

   

2. Sa window ng Insert Hyperlink , gawin ang sumusunod:
   • Sa kahon na Ipapakita ang Text , i-type ang text na iyong gustong gawing naki-click (kung pumili ka ng anumang teksto bago i-click ang button na Hyperlink , awtomatikong lalabas ang tekstong iyon sa kahon).
   • Sa Address box, i-type ang buong URL.
   • I-click ang OK .

   

3. Sa Mga Lagda at Stationery window, i-click ang OK para i-save ang mga pagbabago.

Paano gawing naki-click ang isang imahe sa iyong Outlook signature

Upang gawing social ang logo icon o iba pang larawan sa iyong Outlook email signature na naki-click, magdagdag ng mga hyperlink sa mga larawang iyon. Para dito, gawin ang mga hakbang sa itaas, na may pagkakaiba lamang na pumili ka ng isang larawan sa halip na teksto. Halimbawa, narito kung paano mo gagawing naki-click ang logo ng iyong kumpanya:

1. Sa kahon ng I-edit ang lagda , piliin ang logo, at i-click ang button na Hyperlink sa ang toolbar.

Ayan na! Ang logo ng iyong brand ay naging naki-click sa pamamagitan ng isang hyperlink. Sakatulad na paraan, maaari kang magdagdag ng mga link sa mga icon ng social media gaya ng LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, atbp.

Gumawa ng Outlook signature batay sa business card

Isa pang mabilis na paraan upang lumikha ng isang Ang lagda sa Outlook ay magsama ng business card (vCard) na naglalaman ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

Dahil ang mga business card ay awtomatikong nilikha ng Outlook batay sa mga contact na nakaimbak sa iyong address book, siguraduhing lumikha muna ng sarili mong contact. Para dito, i-click ang Mga Tao sa ibaba ng screen sa Outlook 2013 at mas bago ( Mga Contact sa Outlook 2010 at mas maaga), pumunta sa tab na Home > Bagong pangkat, at i-click ang Bagong Contact . Ang pangunahing bahagi ng trabaho ay tapos na!

At ngayon, lumikha ng bagong Outlook signature, at i-click ang Business Card na button sa mini toolbar tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba. Ipapakita nito ang iyong listahan ng mga contact sa Outlook, kung saan pipili ka ng sarili mong contact at i-click ang OK.

Tandaan. Ang paglalagay ng signature na nakabatay sa vCard sa isang email ay awtomatikong maglalagay ng .vcf file na naglalaman ng iyong business card. Upang maiwasan ang kanyang mangyari, maaari mong kopyahin ang business card nang direkta mula sa mga contact sa Outlook, at pagkatapos ay ipasok ang kinopyang larawan sa iyong Outlook signature:

Paglikha ng propesyonal na Outlook email signature (na may larawan, mga link at mga icon ng social media)

Ang seksyong ito ay nagbibigay ng mga detalyadong sunud-sunod na tagubilin kung paanolumikha ng mas kumplikadong email signature, na kinabibilangan ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan, larawan at mga social medial na icon na may mga link sa kaukulang mga pahina ng profile. Dahil ang Outlook signature mini toolbar ay nagbibigay ng limitadong bilang ng mga opsyon, gagawa kami ng signature sa isang bagong mensahe, at pagkatapos ay kopyahin ito sa Outlook Signatures.

1. Gumawa ng bagong mensahe sa pamamagitan ng pag-click sa Bagong Email na buton sa tab na Home .
2. Maglagay ng talahanayan upang hawakan at ibaba ang iyong mga detalye sa pakikipag-ugnayan at mga larawan.

   Sa bagong window ng mensahe, lumipat sa tab na Insert , i-click ang Table , at i-drag ang iyong cursor sa grid ng talahanayan upang piliin ang bilang ng mga row at column na tumutugma sa iyong email layout ng lagda.

   

   Tutulungan ka ng talahanayan na ihanay ang iyong mga elemento ng graphic at teksto at magdala ng pagkakatugma sa iyong disenyo ng lagda sa email sa Outlook.

   Kung hindi ka sigurado kung gaano karaming mga row at column ang talagang kakailanganin mo, maaari kang magdagdag ng 3 row at 3 column tulad ng ginagawa namin sa halimbawang ito, at magdagdag ng bago o magtanggal ng mga karagdagang row/column sa ibang pagkakataon kung kinakailangan.

3. Ilagay ang logo ng iyong brand o personal na larawan sa ilang cell ng talahanayan (unang cell sa halimbawang ito).

   Upang gawin ito, ilagay ang cursor sa cell kung saan mo gustong magdagdag ng larawan, at i-click ang button na Mga Larawan sa tab na Insert .

   

   Mag-browse para sa isang imahe sa iyong computer, piliin ito, at i-click ang button na Ipasok .

4. I-drag ang a