Αυτό το σεμινάριο εξηγεί διάφορες πτυχές της υπογραφής του Outlook. Θα βρείτε τα λεπτομερή βήματα για να δημιουργήσετε και να αλλάξετε την υπογραφή στο Outlook, να προσθέσετε μια υπογραφή σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα και να την εισάγετε σε ένα μήνυμα χειροκίνητα. Επίσης, θα μάθετε πώς να κάνετε μια επαγγελματική υπογραφή του Outlook με μια εικόνα και εικονίδια κοινωνικών μέσων δικτύωσης που μπορούν να κάνουν κλικ. Οι οδηγίες θα λειτουργήσουν για όλες τις εκδόσεις του Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και παλαιότερα.

Αν επικοινωνείτε συχνά με τους φίλους και την οικογένειά σας και ειδικά αν κάνετε δουλειές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπογραφή σας είναι ένα από τα πιο βασικά σημεία επικοινωνίας. Λένε ότι η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική, το ίδιο και η τελευταία, γιατί μια θετική τελευταία εντύπωση είναι μια μόνιμη εντύπωση!

Στο διαδίκτυο, υπάρχουν πολλά άρθρα, συμβουλές και ειδικά εργαλεία για τη δημιουργία μιας επαγγελματικής υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτό το σεμινάριο, θα επικεντρωθούμε κυρίως σε πρακτικές οδηγίες "πώς να" για τη δημιουργία, τη χρήση και την αλλαγή μιας υπογραφής στο Outlook. Κάπου ανάμεσα στις γραμμές, θα βρείτε επίσης μερικές συμβουλές για να φτιάξετε εξατομικευμένες, ενημερωτικές και ελκυστικές υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook

Η δημιουργία μιας απλής υπογραφής στο Outlook είναι εύκολη. Εάν έχετε μερικούς διαφορετικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ορίσετε μια διαφορετική υπογραφή για κάθε λογαριασμό. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε αυτόματα μια υπογραφή σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ή μπορείτε να επιλέξετε ποιοι τύποι μηνυμάτων θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια υπογραφή.

Για να ρυθμίσετε μια υπογραφή στο Outlook, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα.

1. Στο Αρχική σελίδα κάντε κλικ στην καρτέλα Νέο email Και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή >, Υπογραφές... στο Μήνυμα στην καρτέλα Συμπεριλάβετε το ομάδα.

   

   Ένας άλλος τρόπος πρόσβασης στο Υπογραφή είναι μέσω της λειτουργίας Αρχείο >, Επιλογές >, Ταχυδρομείο τμήμα>, Υπογραφές... στο Outlook 2010 και μεταγενέστερες εκδόσεις. Στο Outlook 2007 και σε προηγούμενες εκδόσεις, είναι Εργαλεία >, Επιλογές >, Μορφή αλληλογραφίας tab>, Υπογραφές... .

2. Όπως και να έχει, η Υπογραφές και γραφική ύλη θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου και θα εμφανίσει μια λίστα με τις υπογραφές που έχουν δημιουργηθεί προηγουμένως, αν υπάρχουν.

   Για να προσθέσετε μια νέα υπογραφή, κάντε κλικ στο Νέο κουμπί κάτω από Επιλέξτε υπογραφή για επεξεργασία , και πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή στο πεδίο Νέα υπογραφή παράθυρο διαλόγου.

   

3. Σύμφωνα με το Επιλέξτε προεπιλεγμένη υπογραφή ενότητα, κάντε τα εξής:
   • Στο Λογαριασμός e-mail επιλέξτε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τον συσχετίσετε με τη νέα υπογραφή που δημιουργήθηκε.
   • Στο Νέα μηνύματα επιλέξτε την υπογραφή που θα προστίθεται αυτόματα σε όλα τα νέα μηνύματα. Εάν δεν θέλετε το Outlook να προσθέτει αυτόματα καμία υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα νέα μηνύματα, αφήστε την προεπιλεγμένη επιλογή (καμία).
   • Από το Απαντήσεις/προωθήσεις επιλέξτε την υπογραφή για τις απαντήσεις και τα προωθούμενα μηνύματα ή αφήστε την προεπιλεγμένη επιλογή (καμία).
4. Πληκτρολογήστε την υπογραφή στο πεδίο Επεξεργασία υπογραφής και κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τη νέα υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Έγινε!

   

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διαφορετική υπογραφή για άλλο λογαριασμό , για παράδειγμα, μια υπογραφή για προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια άλλη για επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε δύο διαφορετικές υπογραφές email για τον ίδιο λογαριασμό , π.χ. μια μεγαλύτερη υπογραφή για τα νέα μηνύματα και μια μικρότερη και απλούστερη για τις απαντήσεις και τις προωθήσεις. Μόλις ρυθμίσετε τις υπογραφές σας στο email, όλες θα εμφανίζονται στο πεδίο Νέα μηνύματα και Απαντήσεις/προωθήσεις αναπτυσσόμενες λίστες:

Συμβουλή. Αυτό το παράδειγμα δείχνει μια πολύ απλή υπογραφή κειμένου μόνο για λόγους επίδειξης. Εάν δημιουργείτε μια επίσημη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως θελήσετε να τη σχεδιάσετε με επιχειρηματικό τρόπο και να συμπεριλάβετε ένα λογότυπο μάρκας που μπορεί να κάνει κλικ και εικονίδια μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Θα βρείτε σχετικές πληροφορίες και τα λεπτομερή βήματα σε αυτήν την ενότητα: Πώς να δημιουργήσετε μια επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Outlook

Το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις υπογραφής έτσι ώστε μια επιλεγμένη υπογραφή να προστίθεται αυτόματα σε όλα τα νέα μηνύματα ή/και τις απαντήσεις και τις προωθήσεις ή μπορείτε να εισάγετε μια υπογραφή σε ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χειροκίνητα.

Πώς να προσθέσετε υπογραφή στο Outlook αυτόματα

Αν έχετε παρακολουθήσει προσεκτικά την προηγούμενη ενότητα αυτού του σεμιναρίου, γνωρίζετε ήδη πώς να έχετε μια υπογραφή προστίθεται αυτόματα σε νέα μηνύματα, απαντήσεις και προωθήσεις.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε την ή τις επιθυμητές προεπιλεγμένες υπογραφές για κάθε λογαριασμό σας. Όπως θυμάστε, οι επιλογές αυτές βρίσκονται κάτω από το πεδίο Επιλέξτε προεπιλεγμένη υπογραφή τμήμα του Υπογραφές και γραφική ύλη και είναι διαθέσιμα κατά τη δημιουργία μιας νέας υπογραφής του Outlook ή την αλλαγή της υπάρχουσας υπογραφής.

Για παράδειγμα, στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης, έχω δημιουργήσει μια υπογραφή για το ' Πωλήσεις ' και επιλέξτε Επίσημο υπογραφή για νέα μηνύματα και Σύντομο υπογραφή για απαντήσεις και προωθήσεις.

Εισαγωγή υπογραφής email του Outlook σε μηνύματα με μη αυτόματο τρόπο

Εάν δεν θέλετε να υπογράφετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, η εναλλακτική λύση είναι να προσθέτετε την υπογραφή σε κάθε μήνυμα χειροκίνητα. Σε αυτή την περίπτωση, ορίζετε την προεπιλεγμένη υπογραφή σε (κανένας) :

Και στη συνέχεια, όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα ή απαντάτε σε ένα email, κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή στο κουμπί Μήνυμα tab>, Συμπεριλάβετε το και επιλέξτε την επιθυμητή υπογραφή:

Πώς να αλλάξετε την υπογραφή στο Outlook

Όπως μόλις είδατε, η δημιουργία μιας υπογραφής στο Outlook δεν είναι μεγάλη υπόθεση. Η αλλαγή μιας υπάρχουσας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εξίσου εύκολη. Απλά ανοίξτε το αρχείο Υπογραφή και γραφική ύλη παράθυρο με μια επισκόπηση των υφιστάμενων υπογραφών σας, όπως φαίνεται στην ενότητα Πώς να δημιουργήσετε υπογραφή στο Outlook - Βήμα 1, και κάντε κάτι από τα εξής:

• Προς μετονομασία μια υπογραφή του Outlook, κάντε κλικ στην υπογραφή κάτω από Επιλέξτε υπογραφή για επεξεργασία , και κάντε κλικ στο Μετονομασία Το Μετονομασία υπογραφής θα εμφανιστεί το πλαίσιο, όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα νέο όνομα και να κάνετε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
• Προς να αλλάξετε την εμφάνιση οποιουδήποτε κειμένου στην υπογραφή του email σας στο Outlook, χρησιμοποιήστε τη μίνι γραμμή εργαλείων μορφοποίησης στο πάνω μέρος του Επεξεργασία υπογραφής
• Προς αλλαγή λογαριασμού email που σχετίζονται με την υπογραφή, ή να αλλάξετε την τύπος μηνύματος (νέα μηνύματα, απαντήσεις/προωθήσεις), χρησιμοποιήστε την αντίστοιχη πτυσσόμενη λίστα στην ενότητα Επιλέξτε προεπιλεγμένη υπογραφή στο δεξιό μέρος του Υπογραφές και γραφική ύλη παράθυρο διαλόγου.

Πώς να προσθέσετε εικόνα στην υπογραφή του Outlook

Εάν επικοινωνείτε με πολλούς ανθρώπους εκτός του οργανισμού σας, ίσως θελήσετε να εξατομικεύσετε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου προσθέτοντας το λογότυπο της εταιρείας σας, την προσωπική σας φωτογραφία, εικονίδια μέσων κοινωνικής δικτύωσης, μια σαρωμένη εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας ή άλλη εικόνα.

Όπως όλα τα υπόλοιπα που σχετίζονται με τις υπογραφές του Outlook, η προσθήκη μιας εικόνας είναι πολύ εύκολη και απλή.

1. Ανοίξτε το Υπογραφές και γραφική ύλη παράθυρο διαλόγου (καθώς θυμάστε ότι ο γρηγορότερος τρόπος είναι να κάνετε κλικ στο Νέο email στο Αρχική σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Υπογραφή >, Υπογραφές... στο Μήνυμα καρτέλα).
2. Κάτω από το Επιλέξτε την υπογραφή για επεξεργασία, κάντε κλικ στην υπογραφή στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια εικόνα, ή κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή.
3. Στο Επεξεργασία υπογραφής πλαίσιο, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε μια εικόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή εικόνας στη γραμμή εργαλείων.

Το Outlook επιτρέπει την προσθήκη εικόνων στις ακόλουθες μορφές: .png, .jpg, .bmp και .gif.

Αν αντί (ή μαζί με) το λογότυπο της εταιρείας σας, προσθέσατε εικονίδια κοινωνικών μέσων, προφανώς θα θέλατε να συνδέσετε αυτά τα εικονίδια με τα αντίστοιχα προφίλ, και η επόμενη ενότητα εξηγεί πώς να το κάνετε.

Πώς να προσθέσετε υπερσυνδέσμους στην υπογραφή του Outlook

Φυσικά, τίποτα δεν σας εμποδίζει να προσθέσετε έναν σύνδεσμο προς τον ιστότοπό σας πληκτρολογώντας τον ολόκληρο. Όμως, η επωνυμία της εταιρείας που παραπέμπει στον εταιρικό ιστότοπό σας θα φαίνεται σίγουρα πιο όμορφη.

Για να κάνετε οποιοδήποτε κείμενο στην υπογραφή σας στο Outlook να μπορεί να κάνει κλικ, απλώς κάντε τα εξής:

1. Στο Επεξεργασία υπογραφής πλαίσιο, επιλέξτε το κείμενο και κάντε κλικ στο κουμπί Υπερσύνδεσμος στη γραμμή εργαλείων.

   Εάν το κείμενο υπερσύνδεσης δεν έχει προστεθεί ακόμα στην υπογραφή, μπορείτε απλά να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε μια σύνδεση και να κάνετε κλικ στο κουμπί Υπερσύνδεσμος κουμπί.

   

2. Στο Εισαγωγή υπερσυνδέσμου παράθυρο, κάντε τα εξής:
   • Στο Κείμενο προς εμφάνιση πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να κάνετε κλικ (αν έχετε επιλέξει οποιοδήποτε κείμενο πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Υπερσύνδεσμος αυτό το κείμενο θα εμφανιστεί αυτόματα στο πλαίσιο).
   • Στο Διεύθυνση πληκτρολογήστε την πλήρη διεύθυνση URL.
   • Κάντε κλικ στο OK .

   

3. Στο Υπογραφές και γραφική ύλη παράθυρο, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Πώς να κάνετε κλικ σε μια εικόνα στην υπογραφή σας στο Outlook

Για να κάνετε το λογότυπο, τα εικονίδια κοινωνικής δικτύωσης ή άλλη εικόνα στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σας να μπορεί να κάνει κλικ, προσθέστε υπερσυνδέσμους σε αυτές τις εικόνες. Για το σκοπό αυτό, εκτελέστε τα παραπάνω βήματα, με τη μόνη διαφορά ότι επιλέγετε μια εικόνα αντί για κείμενο. Για παράδειγμα, δείτε πώς μπορείτε να κάνετε το λογότυπο της εταιρείας σας να μπορεί να κάνει κλικ:

1. Στο Επεξεργασία υπογραφής πλαίσιο, επιλέξτε το λογότυπο και κάντε κλικ στο Υπερσύνδεσμος στη γραμμή εργαλείων.

Αυτό είναι! Το λογότυπο της μάρκας σας έχει γίνει διαθέσιμο για κλικ μέσω ενός υπερσυνδέσμου. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να προσθέσετε συνδέσμους σε εικονίδια μέσων κοινωνικής δικτύωσης, όπως LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube κ.λπ.

Δημιουργήστε μια υπογραφή του Outlook με βάση την επαγγελματική κάρτα

Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook είναι να συμπεριλάβετε μια επαγγελματική κάρτα (vCard) που περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Επειδή οι επαγγελματικές κάρτες δημιουργούνται αυτόματα από το Outlook με βάση τις επαφές που είναι αποθηκευμένες στο βιβλίο διευθύνσεών σας, φροντίστε να δημιουργήσετε πρώτα τη δική σας επαφή. Για το σκοπό αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Άνθρωποι στο κάτω μέρος της οθόνης στο Outlook 2013 και μεταγενέστερα ( Επαφές στο Outlook 2010 και παλαιότερα), μεταβείτε στην επιλογή Αρχική σελίδα tab>, Νέο και κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς έχει γίνει!

Και τώρα, δημιουργήστε μια νέα υπογραφή του Outlook και κάντε κλικ στο κουμπί Επαγγελματική κάρτα στη μίνι γραμμή εργαλείων, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Αυτό θα εμφανίσει τη λίστα των επαφών του Outlook, όπου μπορείτε να επιλέξετε τη δική σας επαφή και να κάνετε κλικ στο OK.

Σημείωση: Η εισαγωγή μιας υπογραφής με βάση την κάρτα vCard σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επισυνάψει αυτόματα ένα αρχείο .vcf που περιέχει την επαγγελματική σας κάρτα. Για να αποτρέψετε αυτό να συμβεί, μπορείτε να αντιγράψετε την επαγγελματική σας κάρτα απευθείας από τις επαφές του Outlook και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε την αντιγραμμένη εικόνα στην υπογραφή του Outlook:

Δημιουργία επαγγελματικής υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook (με εικόνα, συνδέσμους και εικονίδια μέσων κοινωνικής δικτύωσης)

Αυτή η ενότητα παρέχει λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα για το πώς να δημιουργήσετε μια πιο σύνθετη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας, φωτογραφία και εικονίδια κοινωνικών μέσων με συνδέσμους προς τις αντίστοιχες σελίδες προφίλ. Επειδή η μίνι γραμμή εργαλείων υπογραφών του Outlook παρέχει περιορισμένο αριθμό επιλογών, θα δημιουργήσουμε μια υπογραφή σε ένα νέο μήνυμα και στη συνέχεια θα την αντιγράψουμε στις Υπογραφές του Outlook.

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα κάνοντας κλικ στο Νέο email στο κουμπί Αρχική σελίδα καρτέλα.
2. Εισάγετε έναν πίνακα για να κρατάτε και να φωτίζετε τα στοιχεία επικοινωνίας και τις εικόνες σας.

   Στο νέο παράθυρο μηνυμάτων, μεταβείτε στο Εισαγωγή κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακας , και σύρετε το δρομέα σας στο πλέγμα του πίνακα για να επιλέξετε τον αριθμό των γραμμών και των στηλών που αντιστοιχούν στη διάταξη της υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

   

   Ο πίνακας θα σας βοηθήσει να ευθυγραμμίσετε τα γραφικά και τα στοιχεία κειμένου σας και να δώσετε αρμονία στο σχεδιασμό της υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.

   Αν δεν είστε σίγουροι για το πόσες γραμμές και στήλες θα χρειαστείτε, μπορείτε να προσθέσετε 3 γραμμές και 3 στήλες όπως κάνουμε σε αυτό το παράδειγμα και να προσθέσετε νέες ή να διαγράψετε επιπλέον γραμμές/στήλες αργότερα, αν χρειαστεί.

   Δείτε επίσης: Σεμινάριο για τον πίνακα Pivot του Google Sheets - πώς να δημιουργήσετε και παραδείγματα
3. Εισάγετε το λογότυπο ή την προσωπική σας φωτογραφία σε κάποιο κελί του πίνακα (το πρώτο κελί σε αυτό το παράδειγμα).

   Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί όπου θέλετε να προσθέσετε μια εικόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Εικόνες στο κουμπί Εισαγωγή καρτέλα.

   

   Αναζητήστε μια εικόνα στον υπολογιστή σας, επιλέξτε την και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή κουμπί.

4. Σύρετε ένα διαγώνιο βέλος με διπλή κεφαλή στη γωνία της εικόνας σας για να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας αναλογικά, αν χρειάζεται.

Αυτό θα σας επιτρέψει να τακτοποιήσετε την εικόνα σε οποιαδήποτε θέση μέσα στην πρώτη στήλη, χρησιμοποιώντας την εντολή Ευθυγράμμιση επιλογές στο Διάταξη καρτέλα.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ολόκληρο τον πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Σχεδιασμός κάντε κλικ στην καρτέλα Σύνορα , και επιλέξτε Χωρίς σύνορα .

Προαιρετικά, για να διαχωρίσετε το περιεχόμενο της υπογραφής, μπορείτε να ζωγραφίσετε μερικά κατακόρυφα ή οριζόντια όρια χρησιμοποιώντας την εντολή Ζωγράφος συνόρων και η επιλογή Χρώμα στυλό της επιλογής σας:

Για να κάνετε τα διαχωριστικά λεπτότερα ή παχύτερα, πειραματιστείτε με διαφορετικές Στυλ γραμμής και Βάρη γραμμών (αυτές οι επιλογές βρίσκονται ακριβώς πάνω από το Χρώμα στυλό στο Σχεδιασμός στην καρτέλα Σύνορα ομάδα).

Και στη συνέχεια, επικολλήστε την υπογραφή σας πατώντας Ctrl + V , ή κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο πλαίσιο κειμένου στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής , και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος:

Και εδώ είναι ένα άλλο παράδειγμα υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook που δημιουργήθηκε με τον ίδιο τρόπο, αλλά με διαφορετική παλέτα χρωμάτων και διάταξη:

Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των υπογραφών σας στο Outlook

Αφού δημιουργήσετε τις όμορφες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, πιθανόν να θέλετε να τις δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ή να τις εξαγάγετε σε άλλο υπολογιστή.

Όπως έχει ήδη αναφερθεί, σχεδόν τα πάντα που σχετίζονται με τις υπογραφές του Outlook είναι πολύ εύκολο να γίνουν. Η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεν αποτελεί εξαίρεση. Απλά πρέπει να αντιγράψετε ολόκληρο το περιεχόμενο του Υπογραφές για να επαναφέρετε τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, απλά αντιγράψτε αυτά τα αρχεία και τους φακέλους πίσω στον φάκελο Υπογραφές φάκελο στον υπολογιστή σας.

Η προεπιλεγμένη θέση του Υπογραφή φάκελος έχει ως εξής:

• Στα Windows XP

C:\\Έγγραφα και ρυθμίσεις\%όνομα χρήστη%\\Δεδομένα εφαρμογών\Microsoft\Υπογραφές

C:\\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ένας γρήγορος τρόπος για να εντοπίσετε ένα Υπογραφή φάκελο στο μηχάνημά σας είναι να ανοίξετε το Outlook, να κάνετε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Ταχυδρομείο , και στη συνέχεια κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl όταν κάνετε κλικ στο Υπογραφές... κουμπί:

Προσαρμόστε την έκδοση απλού κειμένου της υπογραφής HTML του Outlook για email

Όταν δημιουργείτε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTML με τα προσαρμοσμένα χρώματα, τις εικόνες και τους συνδέσμους σας, πρέπει να γνωρίζετε ότι μπορεί να μην εμφανίζεται σε όλους με τον τρόπο που τη σχεδιάσατε.

Για παράδειγμα, ορισμένοι από τους παραλήπτες του email σας μπορεί να έχουν το Διαβάστε όλα τα τυπικά μηνύματα σε απλό κείμενο επιλογή επιλεγμένη στο Outlook τους Κέντρο εμπιστοσύνης ρυθμίσεις, και ως αποτέλεσμα όλες οι μορφοποιήσεις, οι εικόνες και οι σύνδεσμοι θα απενεργοποιηθούν στην υπογραφή του email σας καθώς και σε ολόκληρο το σώμα του μηνύματος. Για παράδειγμα, σε ένα μήνυμα κειμένου plan, η υπέροχη html υπογραφή μου στο Outlook μετατρέπεται σε αυτό:

Αν και δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα για τη μορφοποίηση, το λογότυπο της μάρκας σας ή την προσωπική σας φωτογραφία, επειδή η μορφή απλού κειμένου δεν υποστηρίζει τίποτα από αυτά, μπορείτε τουλάχιστον να διορθώσετε τους υπερσυνδέσμους σας που περιέχουν τις σχετικές πληροφορίες. Όταν λέω "διορθώνω", εννοώ να κάνετε την πλήρη διεύθυνση URL να εμφανίζεται στην έκδοση απλού κειμένου της html υπογραφής σας στο Outlook.

Για να επεξεργαστείτε μόνο μια υπογραφή απλού κειμένου, ανοίξτε το αντίστοιχο αρχείο .txt απευθείας στο πρόγραμμα Φάκελος υπογραφών , και κάντε τις απαιτούμενες αλλαγές. Τα λεπτομερή βήματα ακολουθούν παρακάτω.

1. Ανοίξτε το φάκελο Signatures όπως εξηγείται εδώ.
2. Βρείτε το αρχείο .txt με το όνομα που αντιστοιχεί στο όνομα της υπογραφής σας στο Outlook. Σε αυτό το παράδειγμα, θα διορθώσω έναν σύνδεσμο στην υπογραφή με το όνομα " Επίσημο ", έτσι ψάχνω για το Formal.txt αρχείο:

Συμβουλή: Σας συνιστώ να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των υπογραφών σας στο Outlook στη συνέχεια, διότι οι επεξεργασίες που έχετε κάνει στην υπογραφή απλού κειμένου θα αντικατασταθούν μόλις αλλάξετε την αρχική υπογραφή html στο Outlook.

Γεννήτριες υπογραφής email του Outlook

Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν πολλές διαδικτυακές γεννήτριες υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρουν μια επιλογή από όμορφα σχεδιασμένα πρότυπα υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα κακά νέα είναι ότι πολύ λίγες από αυτές επιτρέπουν την εξαγωγή των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στο Outlook δωρεάν. Παρόλα αυτά, ορισμένες το κάνουν.

Για παράδειγμα, για να αντιγράψετε την υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργήσατε με τη γεννήτρια Newoldstamp στο Outlook, απλά κάντε κλικ στο εικονίδιο του Outlook και θα δείτε τις λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα:

Επιπλέον, υπάρχουν ορισμένα εξειδικευμένα εργαλεία για τη δημιουργία και διαχείριση υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, για παράδειγμα:

• Exclaimer Signature Manager - λύση λογισμικού υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Microsoft Outlook. Παρέχει μια σειρά από πρότυπα υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε επαγγελματικές υπογραφές του Outlook που συνδυάζουν στατικό κείμενο με εικόνες και δυναμικά δεδομένα.
• Xink - διευκολύνει την ενημέρωση των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε διαφορετικούς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, το Office 365, το Google Apps for Work, το Salesforce και άλλα.
• Signature-Switch - ένα πρόσθετο του Outlook που βελτιώνει τη χρήση υπογραφών που βασίζονται σε HTML.

Και τα τρία είναι εργαλεία επί πληρωμή, αν και διατίθενται δοκιμαστικές εκδόσεις.

Έτσι δημιουργείτε, προσθέτετε και αλλάζετε τις υπογραφές στο Outlook. Και τώρα, είναι στο χέρι σας! Διασκεδάστε σχεδιάζοντας την ολοκαίνουργια υπογραφή σας στο Outlook, κρατήστε τις γραμματοσειρές ευανάγνωστες, τα χρώματα ωραία, τα γραφικά απλά, και σίγουρα θα αφήσετε μια μεγάλη εντύπωση σε όλους τους παραλήπτες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.