يشرح هذا البرنامج التعليمي الجوانب المختلفة لتوقيع Outlook. ستجد الخطوات التفصيلية لإنشاء التوقيع وتغييره في Outlook ، وإضافة توقيع إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة تلقائيًا وإدخاله في رسالة يدويًا. ستتعلم أيضًا كيفية عمل توقيع Outlook احترافي مع صورة وأيقونات وسائط اجتماعية قابلة للنقر. ستعمل الإرشادات مع جميع إصدارات Outlook 365 و Outlook 2021 و Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 والإصدارات الأقدم.

إذا كنت تتواصل غالبًا مع أصدقائك وعائلتك ، وخاصة إذا كنت تقوم بذلك العمل عبر البريد الإلكتروني ، يعد توقيعك أحد أهم نقاط الاتصال. يقولون إن الانطباع الأول مهم ، وكذلك الأخير ، لأن الانطباع الأخير الإيجابي هو انطباع دائم!

عبر الويب ، توجد العديد من المقالات والنصائح والأدوات الخاصة لإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي. في هذا البرنامج التعليمي ، سوف نركز في الغالب على إرشادات "إرشادية" عملية لإنشاء توقيع واستخدامه وتغييره في Outlook. في مكان ما بين السطور ، ستجد أيضًا بعض النصائح لإنشاء توقيعات بريد إلكتروني مخصصة وغنية بالمعلومات ومثيرة للاهتمام.

كيفية إنشاء توقيع في Outlook

يعد إنشاء توقيع بسيط في Outlook أمرًا سهلاً. إذا كان لديك عدد قليل من حسابات البريد الإلكتروني المختلفة ، فيمكنك تعيين توقيع مختلف لكل حساب. أيضًا ، يمكنك إضافة ملفسهم قطري برأسين في زاوية صورتك لتغيير حجم الصورة بشكل متناسب إذا لزم الأمر.

سيسمح لك هذا بترتيب الصورة في أي موضع داخل العمود الأول باستخدام خيارات محاذاة في علامة التبويب تخطيط .

تأكد من تحديد الجدول بالكامل ، ثم انتقل إلى علامة التبويب تصميم ، انقر فوق حدود ، وحدد بلا حدود .

اختياريًا ، لفصل محتوى التوقيع ، يمكنك رسم زوجين من الحدود الرأسية أو الأفقية باستخدام الخيار Border Painter و Pen Color الخاص بك اختيار:

لجعل الفواصل أرق أو أكثر سمكًا ، جرب أنماط خط مختلفة و أوزان خط (هذه الخيارات موجودة على اليمين أعلى علامة التبويب لون القلم في علامة التبويب تصميم في المجموعة حدود ).

ثم الصق توقيعك بالضغط على Ctrl + V ، أو انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان في مربع النص ضمن تحرير التوقيع ، وحدد لصق من قائمة السياق:

وإليك مثال آخر لتوقيع بريد إلكتروني في Outlook تم إنشاؤه بنفس الطريقة ولكن باستخدام لوحة ألوان وتخطيط مختلفين:

كيفية عمل نسخة احتياطية من تواقيع Outlook الخاصة بك

بعد إنشاء توقيعات البريد الإلكتروني الجميلة في Outlook ، ربما تريد نسخها احتياطيًا أو تصديرها إلى كمبيوتر آخر.

كما ذكرنا سابقًا ، من السهل جدًا القيام بكل ما يتعلق بتوقيعات Outlook. عملية النسخ الاحتياطي ليست استثناء. تحتاج فقط إلى نسخ محتويات المجلد التوقيعات بالكامل إلى موقع النسخ الاحتياطي. لاستعادة توقيعات البريد الإلكتروني في Outlook ، ما عليك سوى نسخ هذه الملفات والمجلدات مرة أخرى إلى المجلد التوقيعات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الموقع الافتراضي للمجلد التوقيع هو كما يلي :

• في Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

هناك طريقة سريعة لتحديد موقع مجلد التوقيع على جهازك وهي فتح Outlook ، والنقر فوق ملف & gt؛ خيارات & gt؛ البريد ، ثم اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl عند النقر فوق الزر التوقيعات ... :

تخصيص إصدار النص العادي لتوقيع البريد الإلكتروني في Outlook HTML

عند إنشاء توقيع بريد إلكتروني بتنسيق HTML باستخدامألوانك وصورك وروابطك المخصصة ، اعلم أنها قد لا تظهر بالطريقة التي صممتها بها للجميع.

على سبيل المثال ، قد يكون لدى بعض مستلمي البريد الإلكتروني قراءة كل البريد القياسي بنص عادي تم تحديد الخيار في إعدادات مركز التوثيق الخاصة بهم في Outlook ، ونتيجة لذلك سيتم إيقاف تشغيل جميع التنسيقات والصور والروابط في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك وكذلك في نص الرسالة بالكامل. على سبيل المثال ، في رسالة نصية للخطة ، يتحول توقيعي الرائع html Outlook إلى هذا:

بينما لا يمكنك فعل أي شيء بشأن التنسيق أو شعار علامتك التجارية أو صورتك الشخصية لأن لا يدعم تنسيق النص أيًا من هذا ، يمكنك على الأقل إصلاح الارتباطات التشعبية التي تحتوي على المعلومات ذات الصلة. عندما أقول "إصلاح" ، أعني جعل عنوان URL الكامل يظهر في إصدار النص العادي لتوقيع html Outlook الخاص بك.

لتحرير توقيع نص عادي فقط ، افتح ملف .txt المقابل مباشرةً في مجلد التواقيع ، وقم بإجراء التغييرات المطلوبة. اتبع الخطوات التفصيلية أدناه.

1. افتح مجلد التوقيعات كما هو موضح هنا.
2. ابحث عن ملف .txt مع الاسم المطابق لاسم توقيع Outlook الخاص بك. في هذا المثال ، سأصلح ارتباطًا في التوقيع المسمى " رسمي " ، لذلك أبحث عن الملف Formal.txt :

نصيحة. أوصي بشدة بعمل نسخة احتياطية من توقيعات Outlook الخاصة بك بعد ذلك ، لأن التعديلات التي أجريتها في توقيع النص العادي سيتم استبدالها بمجرد تغيير توقيع html الأصلي في Outlook.

مولدات توقيع البريد الإلكتروني في Outlook

والخبر السار هو أن هناك الكثير من أدوات إنشاء توقيع البريد الإلكتروني عبر الإنترنت التي تقدم مجموعة مختارة من قوالب توقيع البريد الإلكتروني المصممة بشكل جميل. الأخبار السيئة هي أن قلة قليلة منهم تسمح بتصدير توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بهم إلى Outlook مجانًا. ولكن لا يزال البعض يفعل ذلك.

على سبيل المثال ، لنسخ توقيع البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه باستخدام منشئ Newoldstamp إلى Outlook ، ما عليك سوى النقر فوق رمز Outlook ، وسترى الإرشادات التفصيلية خطوة بخطوة:

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من الأدوات المتخصصة لإنشاء وإدارة توقيعات البريد الإلكتروني في Outlook ، على سبيل المثال:

• Exclaimer Signature Manager - حل برنامج توقيع البريد الإلكتروني لـ مايكروسوفت أوتلوك. يوفر عددًا من قوالب توقيع البريد الإلكتروني التي تتيح لك إنشاء توقيعات Outlook الاحترافية التي تجمع بين النص الثابت والصور والبيانات الديناميكية.
• Xink - يجعل من السهل تحديث توقيعات البريد الإلكتروني عبر عملاء بريد إلكتروني مختلفين مثلمثل Outlook و Office 365 و Google Apps for Work و Salesforce وغيرها.
• Signature-Switch - وظيفة إضافية في Outlook تعمل على تحسين استخدام التوقيعات المستندة إلى HTML.

الثلاثة جميعها هي أدوات مدفوعة ، على الرغم من توفر الإصدارات التجريبية.

هذه هي طريقة إنشاء وإضافة وتغيير التوقيعات في Outlook. والآن انتهى الأمر إليك! استمتع بتصميم توقيع Outlook الجديد الخاص بك ، واحتفظ بالخطوط سهلة القراءة ، والألوان لطيفة ، والرسومات بسيطة ، وستترك بالتأكيد انطباعًا دائمًا رائعًا لجميع مستلمي البريد الإلكتروني.

لإعداد توقيع في Outlook ، نفذ الخطوات التالية.

1. في الصفحة الرئيسية ، انقر فوق الزر بريد إلكتروني جديد . ثم انقر فوق التوقيع & gt؛ التوقيعات ... في علامة التبويب الرسالة ، في علامة التبويب تضمين .

   

   هناك طريقة أخرى للوصول إلى ميزة التوقيع من خلال ملف & gt؛ خيارات & gt؛ قسم البريد & gt؛ التوقيعات ... في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث. في Outlook 2007 والإصدارات السابقة ، يكون أدوات & gt؛ خيارات & gt؛ تنسيق البريد علامة تبويب & gt؛ تواقيع ... .

2. في كلتا الحالتين ، سيتم فتح نافذة الحوار التواقيع والقرطاسية وتعرض قائمة بالتوقيعات التي تم إنشاؤها مسبقًا ، إن وجدت.

   لإضافة توقيع جديد ، انقر فوق الزر جديد ضمن حدد التوقيع لتحريره ، واكتب اسمًا للتوقيع في مربع الحوار New Signature .

   

3. ضمن القسم اختر التوقيع الافتراضي ، قم بما يلي:
   • في البريد الإلكتروني حساب القائمة المنسدلة ، اختر حساب بريد إلكتروني لربطه بالتوقيع الذي تم إنشاؤه حديثًا.
   • في القائمة المنسدلة رسائل جديدة ، اختر التوقيع لإضافته تلقائيًا إلى جميع الرسائل الجديدة. إذا كنت لا تريد أن يضيف Outlook أي توقيع بريد إلكتروني إلى الرسائل الجديدة تلقائيًا ، فاترك الخيار الافتراضي (بلا).
   • منقائمة الردود / إعادة التوجيه ، اختر التوقيع للردود والرسالة المعاد توجيهها ، أو اترك الخيار الافتراضي (بلا).
4. اكتب التوقيع في تحرير التوقيع ، وانقر فوق موافق لحفظ توقيع البريد الإلكتروني الجديد في Outlook. تم!

   

بطريقة مماثلة ، يمكنك إنشاء توقيع مختلف لحساب آخر ، على سبيل المثال توقيع واحد لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية وآخر لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

يمكنك حتى إنشاء توقيعين مختلفين للبريد الإلكتروني لنفس الحساب ، مثل توقيع أطول للرسائل الجديدة ، وتوقيع أقصر وأبسط للردود وإعادة التوجيه. بمجرد قيامك بإعداد توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ستظهر جميعها في القوائم المنسدلة رسائل جديدة و الردود / إعادة التوجيه :

نصيحة. يُظهر هذا المثال توقيعًا نصيًا بسيطًا جدًا لأغراض توضيحية فقط. إذا كنت تنشئ توقيعًا رسميًا للبريد الإلكتروني ، فقد ترغب في تصميمه بطريقة تشبه الأعمال التجارية ، وتضمين شعار العلامة التجارية القابل للنقر وأيقونات الوسائط الاجتماعية. ستجد المعلومات ذات الصلة والخطوات التفصيلية في هذا القسم: كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي في Outlook.

كيفية إضافة توقيع في Outlook

يتيح لك Microsoft Outlook تكوين إعدادات التوقيع الافتراضية بحيث تتم إضافة التوقيع المحدد إلى جميع الرسائل الجديدة و / أو الردود وإعادة التوجيه تلقائيًا ؛ أو يمكنك إدراج ملفالتوقيع في رسالة بريد إلكتروني فردية يدويًا.

كيفية إضافة التوقيع في Outlook تلقائيًا

إذا كنت قد اتبعت عن كثب القسم السابق من هذا البرنامج التعليمي ، فأنت تعرف بالفعل كيفية الحصول على توقيع تمت إضافة تلقائيًا إلى الرسائل الجديدة والردود وإعادة التوجيه.

كل ما عليك فعله هو تحديد التوقيع (التوقيعات) الافتراضي المطلوب لكل حساب من حساباتك. كما تتذكر ، توجد هذه الخيارات ضمن قسم اختر التوقيع الافتراضي من نافذة الحوار التواقيع والقرطاسية وتكون متاحة عند إنشاء توقيع Outlook جديد أو تغيير التوقيع الحالي.

على سبيل المثال ، في لقطة الشاشة التالية ، قمت بإعداد توقيع لحساب ' المبيعات ' الخاص بي ، واختر توقيع رسمي للرسائل الجديدة و قصير التوقيع للرد وإعادة التوجيه.

أدخل توقيع البريد الإلكتروني لبرنامج Outlook في الرسائل يدويًا

إذا كنت لا تريد تسجيل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ، فإن البديل هو لإضافة التوقيع إلى كل رسالة يدويًا. في هذه الحالة ، يمكنك تعيين التوقيع الافتراضي على (بلا) :

وبعد ذلك ، عند إنشاء رسالة جديدة أو الرد على رسالة بريد إلكتروني ، انقر فوق الزر التوقيع في علامة التبويب الرسالة & gt ؛ تضمين المجموعة ، وحدد التوقيع المطلوب:

كيفية تغيير التوقيع في Outlook

كما رأيت للتو ، ليس من المهم إنشاء توقيع في Outlook.تغيير توقيع البريد الإلكتروني الحالي سهل بنفس القدر. ما عليك سوى فتح نافذة التوقيع والقرطاسية مع نظرة عامة على التواقيع الحالية ، كما هو موضح في كيفية إنشاء التوقيع في Outlook - الخطوة 1 ، وقم بأي مما يلي:

• لإعادة تسمية توقيع Outlook ، انقر فوق التوقيع الموجود أسفل حدد توقيعًا لتحرير ، وانقر فوق إعادة تسمية سيظهر مربع إعادة تسمية التوقيع لأعلى ، حيث تكتب اسمًا جديدًا ، ثم انقر فوق موافق لحفظ التغييرات.
• لتغيير مظهر أي نص في توقيع البريد الإلكتروني في Outlook ، استخدم شريط أدوات التنسيق المصغر في الأعلى من تحرير التوقيع
• إلى تغيير حساب بريد إلكتروني المرتبط بالتوقيع ، أو تغيير نوع الرسالة (رسائل جديدة ، ردود / إعادة توجيه ) ، استخدم القائمة المنسدلة المقابلة ضمن اختر التوقيع الافتراضي في الجزء الأيمن من نافذة الحوار التواقيع والقرطاسية .

كيفية إضافة صورة إلى توقيع Outlook

إذا كنت تتواصل مع الكثير من الأشخاص خارج مؤسستك ، قد ترغب في تخصيص توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك عن طريق إضافة شعار شركتك أو صورتك الشخصية أو أيقونات الوسائط الاجتماعية أو صورة ممسوحة ضوئيًا لتوقيعك المكتوب بخط اليد أو صورة أخرى.

مثل كل شيء آخر متعلق بتوقيعات Outlook ، إضافة صورة سهلة ومباشرة.

1. افتح التوقيعات ونافذة حوار القرطاسية (كما تتذكر أن أسرع طريقة هي النقر فوق بريد إلكتروني جديد في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم النقر فوق التوقيع & gt؛ التوقيعات ... زر جديد لإنشاء توقيع جديد.
2. في المربع تحرير التوقيع ، انقر حيث تريد إضافة صورة ، ثم انقر فوق إدراج صورة على شريط الأدوات.

يسمح Outlook بإضافة الصور بالتنسيقات التالية: .png و .jpg و .bmp و .gif.

إذا قمت بإضافة رموز وسائط اجتماعية بدلاً من (أو مع) شعار شركتك ، فمن الواضح أنك تريد ربط هذه الرموز الرموز إلى ملفات التعريف المقابلة ، ويشرح القسم التالي كيفية القيام بذلك.

كيفية إضافة ارتباطات تشعبية إلى توقيع Outlook

بطبيعة الحال ، لا شيء يمنعك من إضافة ارتباط إلى موقع الويب الخاص بك عن طريق كتابتها بالكامل. لكن اسم الشركة الذي يرتبط بموقع الويب الخاص بشركتك سيبدو أجمل بالتأكيد.

لجعل أي نص في توقيع Outlook الخاص بك قابلاً للنقر ، ما عليك سوى القيام بما يلي:

1. في تحريرالتوقيع ، حدد النص ، وانقر فوق الزر الارتباط التشعبي على شريط الأدوات.

   إذا لم تتم إضافة نص الارتباط التشعبي إلى التوقيع بعد ، يمكنك ببساطة وضع مؤشر الماوس في المكان الذي تريد إضافة ارتباط إليه ، والنقر فوق الزر الارتباط التشعبي .

   

2. في نافذة إدراج ارتباط تشعبي ، قم بما يلي:
   • في المربع النص المراد عرضه ، اكتب النص الذي تريده تريد أن تجعله قابلاً للنقر (إذا قمت بتحديد أي نص قبل النقر فوق الزر ارتباط تشعبي ، فسيظهر هذا النص في المربع تلقائيًا).
   • في العنوان ، اكتب عنوان URL الكامل.
   • انقر فوق موافق .

   

3. في التوقيعات و نافذة القرطاسية ، انقر فوق موافق لحفظ التغييرات.

كيفية جعل صورة في توقيع Outlook الخاص بك قابلة للنقر

لجعل الشعار اجتماعيًا أيقونات أو صورة أخرى في توقيع بريدك الإلكتروني في Outlook قابلة للنقر ، أضف ارتباطات تشعبية إلى تلك الصور. لهذا ، قم بتنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه ، مع الاختلاف الوحيد الذي تحدده صورة بدلاً من النص. على سبيل المثال ، إليك كيفية جعل شعار شركتك قابلاً للنقر:

1. في المربع تحرير التوقيع ، حدد الشعار ، وانقر فوق الزر الارتباط التشعبي الموجود شريط الأدوات.

هذا كل شيء! أصبح شعار علامتك التجارية قابلاً للنقر عبر ارتباط تشعبي. فيبطريقة مماثلة ، يمكنك إضافة روابط إلى أيقونات الوسائط الاجتماعية مثل LinkedIn و Facebook و Twitter و YouTube وما إلى ذلك.

إنشاء توقيع Outlook بناءً على بطاقة العمل

طريقة أخرى سريعة لإنشاء التوقيع في Outlook هو تضمين بطاقة عمل (vCard) تحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك.

نظرًا لأن بطاقات العمل يتم إنشاؤها بواسطة Outlook تلقائيًا استنادًا إلى جهات الاتصال المخزنة في دفتر العناوين الخاص بك ، تأكد من إنشاء جهة الاتصال الخاصة بك أولاً. لهذا ، انقر فوق الأشخاص في الجزء السفلي من الشاشة في Outlook 2013 والإصدارات الأحدث ( جهات الاتصال في Outlook 2010 والإصدارات الأقدم) ، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية & gt؛ مجموعة جديدة ، وانقر فوق جهة اتصال جديدة . تم الانتهاء من الجزء الأكبر من العمل!

والآن ، قم بإنشاء توقيع Outlook جديد ، وانقر فوق الزر بطاقة العمل على شريط الأدوات المصغر كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. سيعرض هذا قائمة جهات اتصال Outlook الخاصة بك ، حيث تختار جهة الاتصال الخاصة بك وانقر فوق "موافق".

ملاحظة. سيؤدي إدخال توقيع مستند إلى vCard في رسالة بريد إلكتروني إلى إرفاق ملف vcf تلقائيًا يحتوي على بطاقة عملك. لمنع حدوثه ، يمكنك نسخ بطاقة العمل مباشرة من جهات اتصال Outlook ، ثم إدراج الصورة المنسوخة في توقيع Outlook الخاص بك:

إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي في Outlook (مع صورة وروابط و أيقونات الوسائط الاجتماعية)

يقدم هذا القسم إرشادات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية القيام بذلكقم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني أكثر تعقيدًا ، والذي يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك ، والصور والرموز الاجتماعية مع روابط لصفحات الملف الشخصي المقابلة. نظرًا لأن شريط أدوات توقيع Outlook المصغر يوفر عددًا محدودًا من الخيارات ، فسننشئ توقيعًا في رسالة جديدة ، ثم ننسخه إلى توقيعات Outlook.

1. أنشئ رسالة جديدة بالنقر فوق زر بريد إلكتروني جديد في علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
2. أدخل جدولًا للاحتفاظ بتفاصيل الاتصال والصور الخاصة بك وإضاءتها.

   في نافذة الرسالة الجديدة ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب إدراج ، انقر فوق جدول ، واسحب المؤشر في شبكة الجدول لتحديد عدد الصفوف والأعمدة المقابلة لبريدك الإلكتروني تخطيط التوقيع.

   

   سيساعدك الجدول على محاذاة العناصر الرسومية والنصية وتحقيق الانسجام مع تصميم توقيع البريد الإلكتروني في Outlook.

   إذا لم تكن متأكدًا كم عدد الصفوف والأعمدة التي ستحتاجها بالفعل ، يمكنك إضافة 3 صفوف و 3 أعمدة كما نفعل في هذا المثال ، وإضافة صفوف / أعمدة جديدة أو حذفها لاحقًا إذا لزم الأمر.

3. أدخل شعار علامتك التجارية أو صورتك الشخصية في بعض خلايا الجدول (الخلية الأولى في هذا المثال).

   للقيام بذلك ، ضع المؤشر في الخلية حيث تريد إضافة صورة ، وانقر فوق الزر الصور في علامة التبويب إدراج .

   

   تصفح للوصول إلى صورة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وحددها ، وانقر فوق الزر إدراج .

4. اسحب a