Tento výukový kurz vysvětluje různé aspekty podpisu aplikace Outlook. Najdete zde podrobné kroky k vytvoření a změně podpisu v aplikaci Outlook, automatickému přidání podpisu do všech odchozích e-mailů a jeho ručnímu vložení do zprávy. Také se dozvíte, jak vytvořit profesionální podpis aplikace Outlook s obrázkem a klikatelnými ikonami sociálních médií. Pokyny budou fungovat pro všechny verze aplikace Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a starší.

Pokud často komunikujete se svými přáteli a rodinou, a zejména pokud podnikáte prostřednictvím e-mailu, je váš podpis jedním z nejpodstatnějších bodů komunikace. Říká se, že první dojem je důležitý, a stejně tak i ten poslední, protože pozitivní poslední dojem je dojem trvalý!

Na webu existuje řada článků, tipů a speciálních nástrojů pro vytvoření profesionálního e-mailového podpisu. V tomto návodu se zaměříme především na praktický návod "jak" na vytvoření, použití a změnu podpisu v aplikaci Outlook. Někde mezi řádky najdete také několik tipů na vytvoření personalizovaného, informativního a pozornost přitahujícího e-mailového podpisu v aplikaci Outlook.

Jak vytvořit podpis v aplikaci Outlook

Vytvoření jednoduchého podpisu v aplikaci Outlook je snadné. Pokud máte několik různých e-mailových účtů, můžete pro každý účet nastavit jiný podpis. Podpis můžete také automaticky přidávat ke všem odchozím zprávám nebo můžete zvolit, které typy zpráv mají podpis obsahovat.

Chcete-li v aplikaci Outlook nastavit podpis, proveďte následující kroky.

1. Na Home klikněte na kartu Nový e-mail a pak klikněte na tlačítko Podpis > Podpisy... na Zpráva na kartě Zahrnout skupina.

   

   Další způsob přístupu k Podpis funkce je prostřednictvím Soubor > Možnosti > Mail sekce> Podpisy... v aplikaci Outlook 2010 a novějších verzích. V aplikaci Outlook 2007 a předchozích verzích je to Nástroje > Možnosti > Formát pošty karta> Podpisy... .

2. Ať tak či onak, Podpisy a tiskopisy Otevře se dialogové okno a zobrazí se seznam dříve vytvořených podpisů, pokud existují.

   Chcete-li přidat nový podpis, klikněte na Nový tlačítko pod Vyberte podpis, který chcete upravit a zadejte název podpisu do pole Nový podpis dialogové okno.

   

3. V rámci Výběr výchozího podpisu proveďte následující kroky:
   • V E-mailový účet v rozevíracím seznamu vyberte e-mailový účet, který chcete přiřadit k nově vytvořenému podpisu.
   • V Nové zprávy v rozevíracím seznamu vyberte podpis, který se má automaticky přidávat ke všem novým zprávám. Pokud nechcete, aby aplikace Outlook automaticky přidávala k novým zprávám žádný e-mailový podpis, ponechte výchozí možnost (žádný).
   • Z Odpovědi/předání vyberte podpis pro odpovědi a přeposlané zprávy nebo ponechte výchozí možnost (žádný).
4. Zadejte podpis do pole Upravit podpis a kliknutím na tlačítko OK uložte nový podpis e-mailu v aplikaci Outlook. Hotovo!

   

Podobným způsobem můžete vytvořit jiný podpis pro jiný účet , například jeden podpis pro osobní e-maily a druhý pro pracovní e-maily.

Můžete dokonce vytvořit dvě různé e-mailové podpisy pro stejný účet , řekněme delší podpis pro nové zprávy a kratší a jednodušší pro odpovědi a přeposílání. Jakmile nastavíte své e-mailové podpisy, všechny se zobrazí ve složce Nové zprávy a Odpovědi/předání rozevírací seznamy:

Tip: Tento příklad ukazuje velmi jednoduchý textový podpis pouze pro demonstrační účely. Pokud vytváříte formální e-mailový podpis, možná jej budete chtít navrhnout v obchodním stylu a zahrnout do něj klikací logo značky a ikony sociálních médií. Příslušné informace a podrobný postup najdete v této části: Jak vytvořit profesionální e-mailový podpis v aplikaci Outlook.

Jak přidat podpis v aplikaci Outlook

Aplikace Microsoft Outlook umožňuje nakonfigurovat výchozí nastavení podpisu tak, aby se vybraný podpis automaticky přidával ke všem novým zprávám a/nebo odpovědím a předávaným zprávám; nebo můžete podpis vložit do jednotlivé e-mailové zprávy ručně.

Jak automaticky přidat podpis v aplikaci Outlook

Pokud jste pozorně sledovali předchozí část tohoto návodu, už víte, jak vytvořit podpis. automaticky přidáno na nové zprávy, odpovědi a přeposílání.

Stačí jen vybrat požadovaný výchozí podpis pro každý z vašich účtů. Jak si pamatujete, tyto možnosti se nacházejí v části Výběr výchozího podpisu sekce Podpisy a tiskopisy a jsou k dispozici při vytváření nového podpisu aplikace Outlook nebo při změně stávajícího podpisu.

Například na následujícím snímku obrazovky jsem nastavil podpis pro svůj Prodej ' a vyberte možnost Formální podpis pro nové zprávy a Krátké podpis pro odpovědi a přeposílání.

Ruční vložení e-mailového podpisu aplikace Outlook do zpráv

Pokud nechcete automaticky podepisovat e-mailové zprávy, můžete je podepsat ručně. V takovém případě nastavíte výchozí podpis na hodnotu (žádný) :

A pak při psaní nové zprávy nebo odpovědi na e-mail klikněte na tlačítko . Podpis tlačítko na Zpráva karta> Zahrnout a vyberte požadovaný podpis:

Jak změnit podpis v aplikaci Outlook

Jak jste se právě přesvědčili, vytvoření podpisu v aplikaci Outlook není nic složitého. Stejně snadná je i změna stávajícího e-mailového podpisu. Stačí otevřít aplikaci Podpisy a tiskopisy okno s přehledem existujících podpisů, jak je uvedeno v části Jak vytvořit podpis v aplikaci Outlook - krok 1, a proveďte některou z následujících akcí:

• Na přejmenovat podpis v aplikaci Outlook, klikněte na podpis v části Vyberte podpis, který chcete upravit a klikněte na tlačítko Přejmenování Na stránkách Přejmenování podpisu zobrazí se okno, do kterého zadejte nový název, a kliknutím na tlačítko OK změny uložte.
• Na změnit vzhled jakéhokoli textu v podpisu e-mailu v aplikaci Outlook, použijte miniaturní panel nástrojů pro formátování v horní části okna. Upravit podpis
• Na změnit e-mailový účet spojený s podpisem, nebo změnit typ zprávy (nové zprávy, odpovědi/předání), použijte příslušný rozevírací seznam v části Výběr výchozího podpisu v pravé části Podpisy a tiskopisy dialogové okno.

Jak přidat obrázek do podpisu aplikace Outlook

Pokud komunikujete s mnoha lidmi mimo vaši organizaci, můžete si podpis e-mailu přizpůsobit přidáním loga společnosti, osobní fotografie, ikon sociálních sítí, naskenovaného obrázku vlastnoručního podpisu nebo jiného obrázku.

Stejně jako vše ostatní, co se týká podpisů aplikace Outlook, je i přidání obrázku velmi snadné a jednoduché.

1. Otevřete Podpisy a tiskopisy dialogové okno (jak si pamatujete, nejrychlejší způsob je kliknout na tlačítko Nový e-mail na Home a pak klikněte na tlačítko Podpis > Podpisy... na Zpráva tab).
2. Pod Vyberte podpis, který chcete upravit, klikněte na podpis, ke kterému chcete přidat obrázek, nebo klikněte na tlačítko Nový vytvořit nový podpis.
3. V Upravit podpis klikněte na místo, kam chcete obrázek přidat, a potom klikněte na tlačítko Vložení obrázku na panelu nástrojů.

Aplikace Outlook umožňuje přidávat obrázky v následujících formátech: .png, .jpg, .bmp a .gif.

Pokud jste místo loga společnosti (nebo spolu s ním) přidali ikony sociálních médií, je zřejmé, že je budete chtít propojit s příslušnými profily, a v následující části je vysvětleno, jak to udělat.

Jak přidat hypertextové odkazy do podpisu aplikace Outlook

Nic vám samozřejmě nebrání přidat odkaz na vaše webové stránky tak, že jej napíšete celý. Název společnosti, který odkazuje na vaše firemní webové stránky, však bude rozhodně vypadat hezčí.

Chcete-li, aby byl jakýkoli text v podpisu aplikace Outlook klikatelný, postupujte takto:

1. V Upravit podpis vyberte text a klikněte na tlačítko Hypertextový odkaz na panelu nástrojů.

   Pokud text hypertextového odkazu ještě není přidán do podpisu, můžete jednoduše umístit ukazatel myši na místo, kam chcete přidat odkaz, a kliknout na tlačítko . Hypertextový odkaz tlačítko.

   

2. V Vložit hypertextový odkaz proveďte následující kroky:
   • V Text, který se má zobrazit zadejte text, na který chcete kliknout (pokud jste před kliknutím vybrali nějaký text, který chcete kliknutím na Hypertextový odkaz se tento text automaticky zobrazí v rámečku).
   • V Adresa zadejte celou adresu URL.
   • Klikněte na OK .

   

3. V Podpisy a tiskopisy klikněte na tlačítko OK uložit změny.

Jak vytvořit klikatelný obrázek v podpisu aplikace Outlook

Chcete-li, aby logo, ikony sociálních sítí nebo jiný obrázek v e-mailovém podpisu aplikace Outlook byly klikací, přidejte k těmto obrázkům hypertextové odkazy. Za tímto účelem proveďte výše uvedené kroky, pouze s tím rozdílem, že místo textu vyberete obrázek. Například zde je uveden postup, jak můžete logo své společnosti učinit klikacím:

1. V Upravit podpis vyberte logo a klikněte na tlačítko Hypertextový odkaz na panelu nástrojů.

A je to! Logo vaší značky se stalo klikatelným hypertextovým odkazem. Podobným způsobem můžete přidat odkazy na ikony sociálních médií, jako jsou LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube atd.

Vytvoření podpisu aplikace Outlook na základě vizitky

Dalším rychlým způsobem, jak vytvořit podpis v aplikaci Outlook, je připojit vizitku (vCard), která obsahuje vaše kontaktní údaje.

Protože aplikace Outlook vytváří vizitky automaticky na základě kontaktů uložených v adresáři, nezapomeňte si nejprve vytvořit vlastní kontakt. Za tímto účelem klikněte na možnost Lidé v dolní části obrazovky v aplikaci Outlook 2013 a novějších ( Kontakty v aplikaci Outlook 2010 a starších), přejděte na stránku Home karta> Nový a klikněte na tlačítko Nový kontakt . Hlavní část práce je hotová!

Nyní vytvořte nový podpis aplikace Outlook a klikněte na tlačítko Vizitka tlačítko na mini panelu nástrojů, jak je znázorněno na níže uvedeném obrázku. Zobrazí se seznam kontaktů aplikace Outlook, kde vyberete vlastní kontakt a kliknete na tlačítko OK.

Poznámka: Vložením podpisu založeného na vCard do e-mailu se automaticky připojí soubor .vcf obsahující vaši vizitku. Chcete-li tomu zabránit, můžete vizitku zkopírovat přímo z kontaktů aplikace Outlook a poté vložit zkopírovaný obrázek do podpisu aplikace Outlook:

Vytvoření profesionálního e-mailového podpisu aplikace Outlook (s obrázkem, odkazy a ikonami sociálních médií)

V této části najdete podrobné pokyny krok za krokem, jak vytvořit složitější podpis e-mailu, který bude obsahovat vaše kontaktní údaje, fotografii a ikony sociálních médií s odkazy na odpovídající profilové stránky. Protože miniaturní panel nástrojů pro podpis aplikace Outlook poskytuje omezený počet možností, vytvoříme podpis v nové zprávě a poté jej zkopírujeme do aplikace Outlook Podpisy.

1. Novou zprávu vytvoříte kliknutím na Nový e-mail tlačítko na Home tab.
2. Vložte tabulku pro uložení a zobrazení kontaktních údajů a obrázků.

   V novém okně zprávy přepněte na Vložte klikněte na kartu Tabulka a přetažením kurzoru v mřížce tabulky vyberte počet řádků a sloupců odpovídající rozložení vašeho e-mailového podpisu.

   

   Tabulka vám pomůže sladit grafické a textové prvky a vnést do návrhu e-mailového podpisu aplikace Outlook harmonii.

   Pokud si nejste jisti, kolik řádků a sloupců budete skutečně potřebovat, můžete přidat 3 řádky a 3 sloupce jako v tomto příkladu a později v případě potřeby přidat nové nebo odstranit další řádky/sloupce.

3. Vložte logo značky nebo osobní fotografii do některé buňky tabulky (v tomto příkladu do první buňky).

   To provedete tak, že umístíte kurzor do buňky, do které chcete přidat obrázek, a kliknete na tlačítko . Obrázky tlačítko na Vložte tab.

   

   Vyhledejte obrázek v počítači, vyberte jej a klikněte na tlačítko Vložte tlačítko.

4. Přetažením šikmé dvouhlavé šipky v rohu obrázku můžete v případě potřeby proporcionálně změnit velikost obrázku.

To vám umožní uspořádat obrázek na libovolné pozici v prvním sloupci pomocí tlačítka Zarovnání možnosti na Rozložení tab.

Ujistěte se, že jste vybrali celou tabulku, a pak přejděte do části Design klikněte na kartu Hranice a vyberte Žádná hranice .

Volitelně můžete obsah podpisu oddělit několika svislými nebo vodorovnými rámečky pomocí příkazu Malířka hranic a možnost Barva pera podle vašeho výběru:

Chcete-li dělicí příčky ztenčit nebo zesílit, experimentujte s různými variantami. Styly čar a Váhy řádků (tyto možnosti se nacházejí přímo nad Barva pera na Design na kartě Hranice skupina).

Poté vložte svůj podpis stisknutím klávesové zkratky Ctrl + V , nebo klikněte pravým tlačítkem myši kdekoli v textovém poli pod položkou Upravit podpis a vyberte Vložit z kontextové nabídky:

A zde je další příklad e-mailového podpisu aplikace Outlook vytvořený stejným způsobem, ale s jinou barevnou paletou a rozvržením:

Jak zálohovat podpisy aplikace Outlook

Po vytvoření krásných e-mailových podpisů aplikace Outlook je pravděpodobně budete chtít zálohovat nebo exportovat do jiného počítače.

Jak již bylo zmíněno, téměř vše, co souvisí s podpisy aplikace Outlook, je velmi snadné. Proces zálohování není výjimkou. Stačí zkopírovat celý obsah aplikace. Podpisy Chcete-li obnovit podpisy e-mailů v aplikaci Outlook, jednoduše zkopírujte tyto soubory a složky zpět do umístění zálohy. Podpisy v počítači.

Výchozí umístění Podpis složka je následující:

• V systému Windows XP

C:\Dokumenty a nastavení\%uživatelské jméno%\Data aplikací\Microsoft\Podpisy

C:\Uživatelé\%uživatelské jméno%\AppData\Roaming\Microsoft\Podpisy

Rychlý způsob vyhledání Podpis v počítači je otevřít Outlook, kliknout na tlačítko Soubor > Možnosti > Mail a při kliknutí na ikonu držte klávesu Ctrl. Podpisy... tlačítko:

Přizpůsobení textové verze e-mailového podpisu HTML aplikace Outlook

Při vytváření e-mailového podpisu HTML s vlastními barvami, obrázky a odkazy si uvědomte, že se nemusí zobrazovat tak, jak jste ho navrhli pro všechny.

Někteří z příjemců e-mailu mohou mít např. Čtení veškeré standardní pošty v prostém textu možnost vybraná v aplikaci Outlook Středisko Trust Center nastavení a v důsledku toho se vypne veškeré formátování, obrázky a odkazy v podpisu e-mailu i v celém těle zprávy. Například v textové zprávě plánu se můj krásný html podpis aplikace Outlook změní na toto:

S formátováním, logem značky nebo osobní fotografií sice nemůžete nic dělat, protože formát prostého textu nic z toho nepodporuje, ale můžete alespoň opravit hypertextové odkazy obsahující příslušné informace. Když říkám "opravit", myslím tím, aby se v textové verzi html podpisu aplikace Outlook objevila celá adresa URL.

Chcete-li upravit pouze prostý textový podpis, otevřete příslušný soubor .txt přímo v programu. Složka s podpisy , a proveďte požadované změny. Podrobný postup je uveden níže.

1. Otevřete složku Podpisy, jak je vysvětleno zde.
2. Najděte soubor .txt s názvem odpovídajícím názvu vašeho podpisu v aplikaci Outlook. V tomto příkladu opravím odkaz v podpisu s názvem " Formální ", takže hledám Formal.txt soubor:

Tip: Důrazně doporučuji vytvořit zálohu podpisů v aplikaci Outlook, protože úpravy provedené v textovém podpisu budou po změně původního html podpisu v aplikaci Outlook přepsány.

Generátory e-mailových podpisů aplikace Outlook

Dobrou zprávou je, že existuje spousta online generátorů e-mailových podpisů, které nabízejí výběr krásně navržených šablon e-mailových podpisů. Špatnou zprávou je, že jen málo z nich umožňuje exportovat své e-mailové podpisy do aplikace Outlook zdarma. Přesto to však některé dělají.

Chcete-li například zkopírovat podpis e-mailu vytvořený pomocí generátoru Newoldstamp do aplikace Outlook, stačí kliknout na ikonu aplikace Outlook a zobrazí se podrobné pokyny krok za krokem:

Kromě toho existuje řada specializovaných nástrojů, které umožňují například vytvářet a spravovat podpisy e-mailů v aplikaci Outlook:

• Exclaimer Signature Manager - softwarové řešení e-mailových podpisů pro aplikaci Microsoft Outlook. Poskytuje řadu šablon e-mailových podpisů, které umožňují vytvářet profesionální podpisy aplikace Outlook, které kombinují statický text s obrázky a dynamickými daty.
• Xink - usnadňuje aktualizaci e-mailových podpisů v různých e-mailových klientech, jako je Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce a další.
• Signature-Switch - doplněk aplikace Outlook, který zlepšuje používání podpisů založených na HTML.

Všechny tři nástroje jsou placené, i když jsou k dispozici zkušební verze.

Takto se vytvářejí, přidávají a mění podpisy v aplikaci Outlook. A nyní je to na vás! Bavte se při navrhování svého zbrusu nového podpisu v aplikaci Outlook, dbejte na čitelnost písma, pěkné barvy, jednoduchou grafiku a určitě zanecháte skvělý trvalý dojem na všechny příjemce e-mailů.