Този урок обяснява различни аспекти на подписа в Outlook. Ще намерите подробни стъпки за създаване и промяна на подписа в Outlook, автоматично добавяне на подпис към всички изходящи имейли и ръчното му вмъкване в съобщение. Също така ще научите как да направите професионален подпис в Outlook с изображение и икони на социални медии, които могат да се кликват. Инструкциите ще работят за всички версии на Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и по-ранни версии.

Ако често общувате с приятелите и семейството си и особено ако извършвате бизнес по електронна поща, подписът ви е една от най-съществените точки на комуникация. Казват, че първото впечатление е важно, както и последното, защото положителното последно впечатление е трайно впечатление!

В интернет съществуват многобройни статии, съвети и специални инструменти за създаване на професионален имейл подпис. В това ръководство ще се съсредоточим най-вече върху практическите насоки "как да" за създаване, използване и промяна на подпис в Outlook. Някъде между редовете ще намерите и няколко съвета за създаване на персонализирани, информативни и привличащи вниманието имейл подписи в Outlook.

Как да създадете подпис в Outlook

Създаването на прост подпис в Outlook е лесно. Ако имате няколко различни имейл акаунта, можете да зададете различен подпис за всеки акаунт. Също така можете автоматично да добавяте подпис към всички изходящи съобщения или да изберете кои типове съобщения да включват подпис.

За да настроите подпис в Outlook, изпълнете следните стъпки.

1. На Начало щракнете върху раздела Нова електронна поща И след това щракнете върху Подпис > Подписи... на Съобщение в раздела Включете група.

   

   Друг начин за достъп до Подпис функцията е чрез Файл > Опции > Поща секция> Подписи... в Outlook 2010 и по-нови версии. В Outlook 2007 и предишни версии това е Инструменти > Опции > Формат на пощата tab> Подписи... .

2. Така или иначе, Подписи и канцеларски материали ще се отвори диалогов прозорец, в който ще бъде показан списък с предварително създадените подписи, ако има такива.

   За да добавите нов подпис, щракнете върху Нов бутон под Изберете подпис, който да редактирате и въведете име на подписа в полето Нов подпис диалогов прозорец.

   

3. Съгласно Избор на подпис по подразбиране направете следното:
   • В Акаунт за електронна поща в падащия списък изберете имейл акаунт, който да бъде свързан с новосъздадения подпис.
   • В Нови съобщения падащия списък, изберете подписа, който да се добавя автоматично към всички нови съобщения. Ако не искате Outlook да добавя автоматично никакъв имейл подпис към новите съобщения, оставете опцията по подразбиране (няма).
   • От Отговори/препратки изберете подписа за отговорите и препратените съобщения или оставете опцията по подразбиране (няма).
4. Въведете подписа в Редактиране на подписа и щракнете върху OK, за да запазите новия си имейл подпис в Outlook. Готово!

   

По подобен начин можете да създадете различен подпис за друг акаунт , например един подпис за лични имейли и друг за служебни имейли.

Можете дори да създадете две различни имейл подписи за един и същи акаунт , да речем по-дълъг подпис за нови съобщения и по-кратък и по-прост за отговори и препратки. Веднага след като настроите своите имейл подписи, всички те ще се появят в Нови съобщения и Отговори/препратки падащи списъци:

Съвет. Този пример показва много прост текстов подпис само с демонстрационна цел. Ако създавате официален имейл подпис, може да искате да го оформите по делови начин и да включите лого на марката с възможност за кликване и икони на социални медии. Ще намерите съответната информация и подробните стъпки в този раздел: Как да създадете професионален имейл подпис в Outlook.

Как да добавите подпис в Outlook

Microsoft Outlook ви позволява да конфигурирате настройките на подписа по подразбиране, така че избраният подпис да се добавя автоматично към всички нови съобщения и/или отговори и препратки; или можете да вмъкнете подпис в отделно имейл съобщение ръчно.

Как да добавите подпис в Outlook автоматично

Ако сте проследили внимателно предишния раздел на това ръководство, вече знаете как да създадете подпис. автоматично добавени на нови съобщения, отговори и препращания.

Всичко, което трябва да направите, е да изберете желания(те) подпис(и) по подразбиране за всяка от вашите сметки. Както си спомняте, тези опции се намират в Избор на подпис по подразбиране раздел на Подписи и канцеларски материали диалогов прозорец и са на разположение при създаването на нов подпис на Outlook или промяна на съществуващия подпис.

Например на следващата снимка на екрана съм създал подпис за моя Продажби ' и изберете Официален подпис за нови съобщения и Кратък подпис за отговори и препращания.

Вмъкване на Outlook имейл подпис в съобщения ръчно

Ако не искате да подписвате автоматично имейл съобщенията си, алтернативата е да добавяте подписа към всяко съобщение ръчно. В този случай задавате подписа по подразбиране на (няма) :

И след това, когато съставяте ново съобщение или отговаряте на имейл, щракнете върху Подпис на бутона Съобщение tab> Включете и изберете желания подпис:

Как да промените подписа в Outlook

Както току-що видяхте, създаването на подпис в Outlook не е голяма работа. Промяната на съществуващ имейл подпис е също толкова лесна. Подпис и канцеларски материали прозорец с преглед на съществуващите подписи, както е показано в Как да създадете подпис в Outlook - Стъпка 1, и направете някое от следните:

• За преименуване на подпис в Outlook, щракнете върху подписа под Изберете подпис, който да редактирате и щракнете върху Преименуване на Сайтът Преименуване на подпис ще се появи поле, в което трябва да въведете ново име и да щракнете върху OK, за да запазите промените.
• За промяна на външния вид на всеки текст в подписа на електронната си поща в Outlook, използвайте мини лентата с инструменти за форматиране в горната част на Редактиране на подписа
• За промяна на имейл акаунт свързан с подписа, или да промените тип съобщение (нови съобщения, отговори/препратки), използвайте съответния падащ списък под Избор на подпис по подразбиране в дясната част на Подписи и канцеларски материали диалогов прозорец.

Как да добавите изображение към подписа на Outlook

Ако общувате с много хора извън организацията си, може да искате да персонализирате подписа си под имейл, като добавите логото на компанията си, лична снимка, икони на социални мрежи, сканирано изображение на ръкописния си подпис или друга картинка.

Както всичко останало, свързано с подписите на Outlook, добавянето на изображение е много лесно и просто.

1. Отворете Подписи и канцеларски материали диалогов прозорец (тъй като си спомняте, че най-бързият начин е да щракнете върху Нова електронна поща на Начало и след това щракнете върху Подпис > Подписи... на Съобщение tab).
2. Под Изберете подписа, който искате да редактирате, щракнете върху подписа, към който искате да добавите изображение, или щракнете върху Нов за създаване на нов подпис.
3. В Редактиране на подписа щракнете върху мястото, където искате да добавите изображение, след което щракнете върху Вмъкване на снимка в лентата с инструменти.

Outlook позволява добавяне на снимки в следните формати: .png, .jpg, .bmp и .gif.

Ако вместо (или заедно с) логото на фирмата си сте добавили икони на социалните медии, очевидно ще искате да свържете тези икони със съответните профили и в следващия раздел е обяснено как да го направите.

Как да добавите хипервръзки към подписа на Outlook

Естествено, нищо не ви пречи да добавите връзка към вашия уебсайт, като я въведете изцяло. Но името на компанията, което препраща към корпоративния ви уебсайт, определено ще изглежда по-хубаво.

За да направите текста в подписа си в Outlook кликаем, просто направете следното:

1. В Редактиране на подписа изберете текста и щракнете върху Хипервръзка в лентата с инструменти.

   Ако текстът на хипервръзката все още не е добавен към подписа, можете просто да поставите показалеца на мишката на мястото, където искате да добавите връзка, и да щракнете върху Хипервръзка бутон.

   

2. В Вмъкване на хипервръзка направете следното:
   • В Текст за показване въведете текста, който искате да направите кликаем (ако сте избрали някакъв текст, преди да щракнете върху Хипервръзка този текст ще се появи автоматично в полето).
   • В Адрес въведете пълния URL адрес.
   • Кликнете върху OK .

   

3. В Подписи и канцеларски материали щракнете върху OK за да запазите промените.

Как да направите изображение в подписа на Outlook кликаемо

За да направите логото, иконите на социалните мрежи или друго изображение в подписа на електронната поща в Outlook кликаемо, добавете хипервръзки към тези изображения. За целта изпълнете горните стъпки с единствената разлика, че избирате изображение вместо текст. Например ето как можете да направите логото на компанията си кликаемо:

1. В Редактиране на подписа изберете логото и щракнете върху Хипервръзка в лентата с инструменти.

И това е! Логото на вашата марка е станало достъпно за кликване чрез хипервръзка. По подобен начин можете да добавите връзки към икони на социални медии, като LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube и др.

Създаване на подпис в Outlook въз основа на визитна картичка

Друг бърз начин за създаване на подпис в Outlook е да включите визитна картичка (vCard), която съдържа информация за контакт.

Тъй като визитните картички се създават автоматично от Outlook въз основа на контактите, съхранявани в адресната ви книга, не забравяйте първо да създадете свой собствен контакт. За целта щракнете върху Хора в долната част на екрана в Outlook 2013 и по-нови версии ( Контакти в Outlook 2010 и по-ранни версии), отидете в Начало tab> Нов и щракнете върху Нов контакт . Основната част от работата е свършена!

А сега създайте нов подпис в Outlook и щракнете върху Визитна картичка бутон на мини лентата с инструменти, както е показано на долната екранна снимка. Това ще покаже вашия списък с контакти на Outlook, където можете да изберете своя собствен контакт и щракнете върху OK.

Забележка. Вмъкването на подпис на базата на vCard в имейл автоматично ще прикачи .vcf файл, съдържащ вашата визитна картичка. За да предотвратите това, можете да копирате визитната картичка директно от контактите на Outlook, и след това вмъкнете копираното изображение в подписа на Outlook:

Създаване на професионален имейл подпис в Outlook (с изображение, връзки и икони на социални медии)

В този раздел са дадени подробни инструкции стъпка по стъпка за това как да създадете по-сложен имейл подпис, който включва информация за контакт, снимка и икони на социални медии с връзки към съответните страници на профила. Тъй като мини лентата с инструменти за подпис в Outlook предоставя ограничен брой опции, ще създадем подпис в ново съобщение, след което ще го копираме в Outlook Signatures.

1. Създайте ново съобщение, като щракнете върху Нова електронна поща на бутона Начало таб.
2. Вмъкнете таблица, в която да съхранявате и осветявате данните си за контакт и изображенията.

   В новия прозорец за съобщения преминете към Вмъкване на щракнете върху Таблица , и плъзнете курсора в табличната мрежа, за да изберете броя на редовете и колоните, съответстващи на оформлението на вашия имейл подпис.

   

   Таблицата ще ви помогне да подравните графичните и текстовите елементи и да внесете хармония в дизайна на имейл подписа в Outlook.

   Ако не сте сигурни колко реда и колони ще са ви необходими, можете да добавите 3 реда и 3 колони, както е в този пример, и да добавите нови или да изтриете допълнителни редове/колони по-късно, ако е необходимо.

3. Поставете логото на марката или личната си снимка в някоя клетка на таблицата (първата клетка в този пример).

   За да направите това, поставете курсора в клетката, в която искате да добавите изображение, и щракнете върху Снимки на бутона Вмъкване на таб.

   

   Търсете изображение на компютъра си, изберете го и щракнете върху Вмъкване на бутон.

4. Плъзнете диагоналната двупосочна стрелка в ъгъла на изображението, за да промените пропорционално размера му, ако е необходимо.

Това ще ви позволи да подредите изображението на всяка позиция в първата колона, като използвате Изравняване опции в Макет таб.

Не забравяйте да изберете цялата таблица, след което отидете в Дизайн щракнете върху Граници , и изберете Без граници .

По желание, за да отделите съдържанието на подписа, можете да нарисувате няколко вертикални или хоризонтални рамки с помощта на Художник на граници и опцията Цвят на писалката по ваш избор:

За да направите разделителите по-тънки или по-дебели, експериментирайте с различни Стилове на линиите и Тегла на линиите (тези опции се намират точно над Цвят на писалката на Дизайн в раздела Граници група).

И след това поставете подписа си, като натиснете Ctrl + V или щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в текстовото поле под Редактиране на подписа , и изберете Паста от контекстното меню:

А ето и друг пример за имейл подпис на Outlook, създаден по същия начин, но с различна цветова палитра и оформление:

Как да архивирате подписите си в Outlook

След като сте създали красивите си подписи за имейли в Outlook, вероятно ще искате да ги архивирате или да ги експортирате на друг компютър.

Както вече беше споменато, почти всичко, свързано с Outlook подписи е много лесно да се направи. Процесът на архивиране не е изключение. Просто трябва да копирате цялото съдържание на Подписи За да възстановите имейл подписите си в Outlook, просто копирайте тези файлове и папки обратно в папката за архивиране. Подписи в папката на вашия компютър.

Местоположението по подразбиране на Подпис папка е следната:

• В Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Бърз начин за намиране на Подпис папка на вашата машина, е да отворите Outlook, да щракнете върху Файл > Опции > Поща , след което задръжте клавиша Ctrl, когато щракнете върху Подписи... бутон:

Персонализиране на обикновената текстова версия на Outlook HTML имейл подпис

Когато създавате HTML имейл подпис с персонализирани цветове, изображения и връзки, имайте предвид, че той може да не се появи за всички по начина, по който сте го проектирали.

Например, някои от получателите на имейли може да имат Четене на цялата стандартна поща в обикновен текст опция, избрана в техния Outlook's Център за доверие и в резултат на това всички форматирания, изображения и връзки ще бъдат изключени в подписа на имейла ви, както и в цялото тяло на съобщението. Например в текстово съобщение в план моят прекрасен html подпис в Outlook се превръща в следното:

Въпреки че не можете да направите нищо за форматирането, логото на марката или личната си снимка, тъй като текстовият формат не поддържа нищо от това, можете поне да поправите хипервръзките си, съдържащи съответната информация. Когато казвам "поправя", имам предвид да направите така, че пълният URL адрес да се появи в текстовата версия на подписа ви в html Outlook.

За да редактирате само текстов подпис, отворете съответния .txt файл директно в Папка с подписи , и направете необходимите промени. Подробните стъпки следват по-долу.

1. Отворете папката с подписи, както е обяснено тук.
2. Намерете .txt файла с име, съответстващо на името на подписа ви в Outlook. В този пример ще поправя връзка в подписа с име " Официален ", затова търся Formal.txt файл:

Съвет: Силно препоръчвам да направите резервно копие на подписите си в Outlook, защото направените редакции в подписа в обикновен текст ще бъдат презаписани, след като промените оригиналния си html подпис в Outlook.

Outlook имейл подпис генератори

Добрата новина е, че има много онлайн генератори на имейл подписи, които предлагат селекция от красиво проектирани шаблони за имейл подписи. Лошата новина е, че много малко от тях позволяват безплатно експортиране на техните имейл подписи в Outlook. Но все пак някои го правят.

Например, за да копирате подписа на имейла си, създаден с генератора на Newoldstamp, в Outlook, просто щракнете върху иконата на Outlook и ще видите подробните инструкции стъпка по стъпка:

Освен това има редица специализирани инструменти за създаване и управление на имейл подписи в Outlook, например:

• Exclaimer Signature Manager - софтуерно решение за имейл подписи за Microsoft Outlook. То предоставя редица шаблони за имейл подписи, които ви позволяват да създавате професионални подписи за Outlook, които съчетават статичен текст с изображения и динамични данни.
• Xink - улеснява актуализирането на вашите имейл подписи в различни клиенти за електронна поща, като например Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce и други.
• Signature-Switch - добавка за Outlook, която подобрява използването на подписи, базирани на HTML.

И трите инструмента са платени, въпреки че са налични пробни версии.

Това е начинът, по който създавате, добавяте и променяте подписи в Outlook. А сега всичко е за вас! Забавлявайте се с проектирането на вашия чисто нов подпис в Outlook, запазете шрифтовете четливи, цветовете хубави, графиките прости и със сигурност ще оставите голямо трайно впечатление на всички получатели на имейли.